Касса как в магазине

0

Онлайн-кассы в 2023 году: как установить, настроить и зарегистрировать

Эта статья будет полезна, если вы устанавливаете кассу впервые. Если у вас уже есть онлайн-касса, эта статья не расскажет ничего нового.

Что такое онлайн-касса

Онлайн-касса — кассовый аппарат с фискальным накопителем. Фискальный накопитель записывает и хранит информацию о чеках и отправляет ее в налоговую по интернету.

Налоговая получает информацию о том, какой доход получает каждый магазин. Сам продавец не может скорректировать информацию на накопителе. А значит, не может занизить доход и заплатить меньше налогов.

Продавец должен использовать кассовый аппарат при продаже товаров, работ и услуг физлицам без статуса ИП независимо от формы расчетов, а при продаже представителям компаний и ИП — если они платят наличными либо очно картой.

При очном расчете покупатель по умолчанию получает от продавца бумажный чек. Если покупателю нужна электронная версия документа, онлайн-касса отправит чек на почту или телефон. При оплате через интернет касса отправит чек на электронную почту.

Кому нужно устанавливать онлайн-кассы

По закону использовать онлайн-кассы обязаны практически все компании и ИП, если продают товары, работы или услуги физлицам, представителям компаний и ИП за наличные или при оплате картой в торговой точке.

Еще касса нужна, если компания или ИП получают деньги на счет от физлица без статуса ИП. Это может быть оплата картой на сайте, перевод по реквизитам или зачисление по СБП.

Кто может работать вообще без онлайн-кассы

Некоторым продавцам разрешили работать вообще без кассы, например:

• ИП на спецрежиме «Налог на профессиональный доход»: они отправляют чеки через приложение «Мой налог»;
• ИП, которые сдают в аренду свое жилье или машино-место;
• ИП и компаниям, которые ремонтируют обувь или делают ключи, продают мороженое через киоски, безалкогольные напитки, питьевую воду или молоко в розлив;
• ИП и компаниям, которые работают в труднодоступной местности: перечень таких муниципалитетов устанавливают региональные власти.

ИП на патенте по некоторым видам деятельности, торговля с открытых прилавков на розничных ярмарках и рынках, аптеки в селах тоже могут работать без онлайн-касс.

Что входит в кассовое оборудование

В целом кассовое оборудование можно разделить на три типа:

1. Фискальный регистратор с фискальным накопителем — это разновидность онлайн-кассы без клавиатуры и дисплея.
2. Онлайн-касса привычного вида с фискальным накопителем.
3. Дополнительное оборудование: сканер штрихкодов, терминал эквайринга, денежный ящик.

Давайте подробнее о каждом.

Зачем нужен фискальный накопитель

Онлайн-касса должна передавать данные о платежах по интернету. Для этого нужен фискальный накопитель — оборудование, которое стоит внутри кассы и выглядит как небольшая серая коробка.

Фискальный накопитель можно купить вместе с кассой или отдельно. Без фискального накопителя использовать кассу нельзя.

Фискальный накопитель записывает операции, удостоверяет их подлинность, шифрует и передает оператору фискальных данных — ОФД. Затем оператор отправляет информацию в налоговую инспекцию. Грубо говоря, фискальный накопитель как бы говорит налоговой: «Эта продажа точно была, у меня все записано».

Использовать можно только те модели накопителя, которые зарегистрированы в налоговой службе. Это можно проверить в реестре на сайте ведомства.

Стоимость. Фискальный накопитель стоит от 6000 до 12 000 ₽. Цена зависит от срока действия: они бывают на 15 и 36 месяцев. Когда срок накопителя истекает, нужно купить новый, а онлайн-кассу — перерегистрировать.

Срок работы. Бизнес выбирает срок фискального накопителя исходя из своей системы налогообложения. Например, фискальный накопитель со сроком 36 месяцев обязателен:

• для ИП и компаний на УСН или ЕСХН;
• для ИП на патенте.

В некоторых случаях продавцы могут устанавливать накопители на 15 месяцев:

• если у них сезонная работа;
• они совмещают два режима, один из которых ОСН. Например, ИП одновременно работает на патенте и ОСН;
• они используют онлайн-кассу, которая работает в автономном режиме — не передает чеки в налоговую через ОФД. Так работают кассы в муниципалитетах, которые регион включил в список удаленных от сетей связи. Это населенные пункты, где проживает менее 10 тысяч человек;
• компания или ИП — платежный агент. То есть тот, кто принимает наличные пла­те­жи фи­зи­че­ских лиц, например за ин­тер­нет, теле­фон, со­то­вую связь, ЖКУ и так да­лее.

Если ООО и ИП на спецрежиме торгуют подакцизными товарами, например сигаретами, они должны использовать накопитель на 15 месяцев.

Если использовать фискальный накопитель, который не подходит по сроку, могут оштрафовать: ИП — на 1500—3000 ₽, малые предприятия — на 2500—5000 ₽, крупные и средние предприятия — на 5000—10 000 ₽.

Как выбрать онлайн-кассу

Онлайн-касса должна соответствовать требованиям закона. Чтобы это проверить, найдите модель кассы в реестре ККТ на сайте налоговой службы.

В реестре собраны все модели кассовых аппаратов, которые разрешено использовать в работе. Сейчас там 210 моделей, но он постоянно обновляется.

Если купить кассу не из реестра ККТ, ее не получится зарегистрировать. Причем для налоговой работа на такой кассе будет выглядеть так, будто кассы вообще нет. За это ИП и руководители компаний могут заплатить штраф от 10 000 ₽, малые компании — от 15 000 ₽, а крупные и средние компании — от 30 000 ₽.

Все онлайн-кассы можно разделить на кассы автономного типа, облачные, POS-системы. Иногда вместо онлайн-кассы можно использовать фискальный регистратор.

Фискальный регистратор — аппарат без клавиатуры и дисплея. Для работы его нужно подключить к компьютеру или планшету с кассовой программой. Примеры фискальных регистраторов: АТОЛ 11Ф, АТОЛ 25Ф, АТОЛ 30Ф. Выглядят они примерно так:

Фискальный регистратор состоит из трех компонентов:

• фискальный накопитель;
• чековый принтер;
• вычислительно-коммуникационный модуль.

Не будем вдаваться в подробности. Важно, что габариты фискального регистратора зависят от того, на какую ширину чековой ленты он рассчитан: есть узкие модели под ленту 58 мм, есть под более широкую ленту — до 80 мм.

Фискальный регистратор — это не совсем онлайн-касса. Вот какие различия:

В случае с фискальным накопителем все операции кассир совершает на компьютере. Здесь есть свои плюсы и минусы:

✅ Кассир работает не с маленьким экраном обычной онлайн-кассы, а с удобным монитором, на котором могут быть параллельно открыты другие необходимые для работы программы. Это подходит для супермаркетов с большим ассортиментом.

✅Регистратор использует память компьютера, она больше, чем память онлайн-касс. Это подходит для супермаркетов с большим ассортиментом.

✅Скорость печати чеков выше, чем у онлайн-касс, за счет мощного ресурса компьютера и высокой скорости обработки информации.

❌ Решение скорее подходит для крупных магазинов. Для работы нужен компьютер.

Онлайн-касса автономного типа. Это самая простая онлайн-касса. Подойдет для выездной торговли, курьеров и мелкой розницы. Например, Атол 91Ф Lite, Атол 91Ф, Атол 92Ф, Меркурий 185Ф. Выглядит вот так:

У автономной кассы есть и плюсы, и минусы:

✅ Компактные размеры — помещается в карман или сумку.

✅ Мощные аккумуляторы — долго держит заряд.

✅ Можно использовать на улице — есть защита от влаги и морозов.

✅ Подключение по беспроводной сети через вайфай, сим-карту или по Bluetooth.

✅ Стоит от 5700 до 40 000 ₽. Минимальная цена — обычно без фискального накопителя.

❌ Низкая скорость печати чеков (40 мм в секунду) и нет автоотреза — медленное обслуживание большого потока покупателей.

❌ Не интегрируется с компьютером — не подойдет для крупных торговых сетей.

❌ Позиции товаров придется вводить вручную — не подойдет для розницы, где таких позиций тысячи.

Облачная касса. Подойдет только для интернет-магазина с оплатой на сайте, для офлайн-магазинов — нет. Эта касса стоит в серверной вашего интернет-магазина либо в серверной компании-арендодателя подобных касс.

Чтобы подключить оплату на сайте, компания должна оформить договор интернет-эквайринга с банком или подключиться к платежному сервису — ЮКassa, Робокассе и другим.

✅ Покупать облачные онлайн-кассы не обязательно — можно взять в аренду. Тогда и фискальный накопитель в ней будет менять арендодатель, а не продавец.

✅ Не занимает место в офисе или на складе — это не обычная касса с кнопками и принтером чеков.

✅Стоит в среднем от 1500 ₽ в месяц.

❌ Нельзя использовать для очных расчетов и печатать бумажные чеки.

POS-система — это комплекс оборудования, в котором все устройства интегрированы между собой: онлайн-касса, сканер штрихкодов, весы. Подойдет рознице с большим потоком клиентов и широким ассортиментом товаров. Например, Атол Ритейл 54.

Плюсы и минусы POS-систем:

✅ Несложно обновить, если в законе появятся изменения.

✅ Автоматизирует работу магазина — загружает в кассу товары и цены, отслеживает печать ценников, закрытие и открытие смены, добавляет акции, распродажи и скидки на товар.

✅ Производители продают запчасти к таким системам даже после снятия модели с производства.

❌ Стоит дорого — до 150 000 ₽.

Теперь посмотрим, сколько стоит онлайн-касса в зависимости от целей бизнеса:

Где купить онлайн-кассу

Рассказываем о плюсах и минусах каждого варианта.

В ОФД. У большинства операторов можно купить онлайн-кассу. В этом случае за подключение и настройку ККТ будут отвечать менеджеры ОФД. Зачастую ассортимент касс у ОФД ограничен.

В онлайн-банке. Новым бизнесам онлайн-банки часто предоставляют скидки, или они подпадают под акции. Например, в Тинькофф можно взять в аренду устройство 2 в 1 — онлайн-касса + терминал. Платить нужно будет только комиссию за эквайринг, аренда кассы будет бесплатной.

У операторов сотовой связи — МТС и МегаФон. Например, МТС продает кассы, которые работают на их программном обеспечении, — MSPOS и Нева. МегаФон продает кассы брендов «АТОЛ» и «Эвотор». Главный минус — это ограниченный выбор моделей, и обычно касса привязана к софту оператора.

У завода-изготовителя. В большинстве случаев изготовители не продают ККТ в розницу или мелкий опт. Им выгоднее работать с магазинами и сервисными центрами. Но если нужно купить большое количество ККТ, можно попробовать обратиться напрямую.

У предыдущего владельца. Закон разрешает работать с онлайн-кассами, которые раньше использовали другие предприниматели. Нужно запросить у предыдущего владельца документ, что онлайн-касса снята с учета в налоговой. Но фискальный накопитель нужно купить новый, подключить тот, что был у другого пользователя, — нельзя.

Способы подключения кассы

Чтобы онлайн-касса передавала данные в ОФД и налоговую, ее нужно подключить к интернету:

• через кабель;
• по вайфаю или мобильному интернету через сим-карту — на кассе нужно включить режим передачи данных.

Подключение по кабелю подходит, если в торговой точке плохо работает вайфай. Так бывает, если магазин находится, например, в подвале. Для того чтобы был вайфай, нужен роутер. Его можно взять бесплатно в аренду у интернет-провайдера.

Что еще купить, кроме кассы

Дополнительные устройства, которые помогут более эффективно продавать.

Сканер штрихкодов — для магазинов с большим ассортиментом. Сканер считывает штрихкоды, а кассир видит нужные товары на кассе. Без сканера придется искать товар в кассе по названию или вводить его артикул вручную. нужен, если магазин торгует крепким алкоголем, а в остальных случаях подойдет 1D.

Терминал эквайринга — для оплаты картами или по СБП — Системе быстрых платежей. Чтобы принимать оплату по безналу, нужны договор эквайринга с банком и терминал. Он не заменяет онлайн-кассу, а работает в комплекте с ней. Без терминала подключить эквайринг нельзя.

Продавцу принимать к оплате банковские карты удобно: ему не надо проверять купюры, пересчитывать деньги и искать сдачу. А покупатели, если расплачиваются картой, получают кэшбэк — бонусы от банка.

Денежный ящик — для магазинов с большим потоком покупателей, которые платят наличными. Нужен, чтобы хранить деньги в безопасности.

Принтер этикеток — понадобится, чтобы самостоятельно промаркировать товар, если штрихкод не нанес производитель. Но распечатывать штрихкоды можно и на обычном принтере, поэтому на принтере этикеток можно сэкономить.

Установить и зарегистрировать кассу

Шаг 1. Заключите договор с оператором фискальных данных. Оператор фискальных данных — посредник между продавцом и налоговой.

Чеки с кассы сначала поступают в ОФД, а он передает их налоговой в нужном формате. Пока нет договора с ОФД, налоговая не зарегистрирует кассу, кроме случая, когда можно работать автономно в местности, отдаленной от сетей связи.

Выберите любого ОФД из официального реестра налоговой службы. Цена у всех ОФД почти одинаковая — в среднем 3000 ₽ за кассу в год. Иногда производители касс объявляют акции и предоставляют услуги ОФД в подарок.

Шаг 2. Оформите электронную подпись. Квалифицированная электронная подпись нужна, чтобы зарегистрировать кассу через интернет. Ее можно бесплатно получить в налоговой. Если у компании или ИП уже есть КЭП, то получать новую не надо.

Шаг 3. Подайте заявление на регистрацию онлайн-кассы в личном кабинете юрлица или ИП на сайте налоговой службы. В разделе «Учет контрольно-кассовой техники» нажмите «Зарегистрировать ККТ».

В списке выберите «Заполнить параметры заявления вручную».

Заполните в заявлении:

1. Адрес и место установки онлайн-кассы, адрес местонахождения продавца — адрес магазина, кафе или другой точки, где стоит касса. Например, торговый центр «Ромашка», павильон 187. Причем адрес регистрации продавца и адрес установки онлайн-кассы могут не совпадать. Если подключаете облачную кассу, адресом места установки будет ЦОД — центр обработки данных поставщика кассы.

Адрес места установки онлайн-кассы нужно выбрать из справочника ФИАС. Если адреса в справочнике нет, нужно собрать документы на торговую точку, например договор аренды, обратиться с ними в администрацию района, где находится точка, и подать заявление о включении помещения в адресный справочник ФИАС.

2. Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Посмотрите их в паспорте кассы или на обратной стороне аппарата. Модель кассового аппарата нужно выбрать из предложенного списка. Все серийные номера ККТ и серийные номера фискального накопителя есть в базе ФНС. Как только укажете номер, сразу же запускается автоматическая проверка на наличие номера в базе и не зарегистрирован ли этот номер за кем-либо другим.

3. Сведения об использовании ККТ. Поставьте галочку, если у вашей кассы есть какие-то особенности: например, если вы будете использовать ее только для расчетов в интернете или для развозной торговли.

4. ОФД, с которым вы оформили договор. Выберите его из предложенного списка.

Отправьте заявление. Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» появится регистрационный номер кассы.

Шаг 4. Введите регистрационный номер в онлайн-кассу. У вас есть сутки с момента проверки, чтобы ввести регистрационный номер вместе с ИНН в ККТ. Если ошибетесь хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель станет недействительным и его можно будет просто выбросить. Придется покупать новый. Если вы все сделали правильно, онлайн-касса распечатает отчет о регистрации.

Шаг 5. Введите данные отчета о регистрации в личном кабинете. Вернитесь в личный кабинет на сайте налоговой службы, на вкладку «Учет контрольно-кассовой техники». Откройте «Отчет о регистрации ККТ»: укажите в нем время чека, его порядковый номер и в строке «Фискальный признак» 10 цифр с аббревиатурой «ФП» или «ФПД» — эту информацию вы тоже берете из отчета.

Нажмите кнопку «Подписать и отправить» — анкета уйдет на проверку в ФНС. Если она пройдет успешно, то на сайте появится отметка «ККТ зарегистрирована».

Шаг 6. Получите карточку регистрации онлайн-кассы. Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью налоговой службы.

Шаг 7. Введите параметры регистрации в личном кабинете ОФД. После получения карточки регистрации добавьте кассу в личном кабинете на сайте ОФД. Укажите параметры настройки — у каждого оператора они свои — и нажмите «Зарегистрировать кассу».

Ошибки при регистрации ККТ в налоговой инспекции

Налоговая инспекция может отказать в регистрации, если:

• в реестре ККТ или реестре фискальных накопителей нет сведений о вашем устройстве;
• ККТ числится как потерянная или украденная;
• в заявлении о регистрации указаны недостоверные или неполные сведения, например неправильный адрес установки.

Еще могут отказать в регистрации онлайн-кассы, которая будет работать в автономном режиме, если адрес места установки и работы кассы отсутствует в утвержденном перечне отдаленных местностей.

Что делать, если с кассой возникли проблемы

Рассказываем, что делать, если:

• не работает интернет;
• онлайн-касса сломалась или не работает из-за отключения электричества;
• онлайн-касса заблокирована из-за DDoS-атаки.

Не работает интернет. Если нет интернета, пробитые на кассе чеки не будут передаваться ОФД в момент расчета. Эти чеки сохранятся в фискальном накопителе, а после восстановления связи будут переданы ОФД.

Если чеки были пробиты при отключенном интернете, после устранения проблем со связью нужно проверить, ушли ли они в ОФД. Узнать о не переданных чеках можно:

• из уведомления о не переданных ОФД документах, если такие уведомления предусмотрены в модели кассы;
• из личного кабинета ОФД. Там можно посмотреть переданные чеки. Если нужных чеков в списке нет, значит, информация не передалась;
• из отчета о закрытии смены. В нем отражается количество чеков, которые не отправлены ОФД;
• из отчета о текущем состоянии расчетов.

Если были найдены не переданные чеки, нужно подождать до двух суток, чеки могут уйти не сразу. Если чеки все-таки не ушли — обратиться к специалисту, который занимается обслуживанием вашей кассы. Он поможет решить проблему.

Онлайн-касса сломалась или не работает из-за отключения электричества. Торговлю нужно приостановить. Продавать товары, работы, услуги без применения онлайн-кассы и выдавать вместо кассового чека товарный чек или типографский бланк строгой отчетности нельзя.

За торговлю при неработающей кассе будет штраф:

• для ИП и должностных лиц — от 25 до 50% суммы расчета, но не менее ;
• для малых предприятий — от 37,5 до 50%, но не менее 15 000 ₽;
• для крупных и средних компаний — от 75 до 100% суммы покупки, но не менее 30 000 ₽.

На случай поломки кассы лучше иметь запасную. Если ее нет, торговлю нужно остановить до тех пор, пока кассу не починят.

Когда касса заработает, нужно пробить чеки коррекции с признаком расчета «приход» на сумму каждой операции, которую провели, пока касса не работала.

ККТ заблокирована ОФД из-за DDoS-атаки. Из-за блокировки фискальные данные не поступают ОФД в момент расчета. В этом случае пользователю ККТ нужно передать фискальные данные сразу после разблокировки его IP-адреса ККТ, но не позднее чем по истечении 30 календарных дней.

В этом случае продавец освобождается от штрафа, так как в нарушении нет его вины.

Касса как в магазине

На очереди новая статья из серии про открытие магазина, точки общепита или предприятия сферы услуг. В ней эксперты Контур.Маркета расскажут кому нужно обзавестись кассой, что еще нужно для соблюдения требований и как штрафуют за нарушения.

• Кому нужна онлайн-касса
• На что обратить внимание 
• Что купить, кроме кассы
• Почему не стоит нарушать

В законодательстве используется термин «контрольно-кассовая техника» (ККТ). Для упрощения мы называем такую технику онлайн-кассами или просто кассами.

Кому нужна онлайн-касса

Если коротко, то всем продавцам и поставщикам услуг, которых нет в списке исключений (ст. 2 Закона № 54-ФЗ «О применении ККТ»). Вот, кто освобожден:

• Самозанятые.
• Бизнес, который занимается присмотром и уходом за детьми, вспашкой огородов, ремонтом обуви и оказывает другие услуги из п. 2 ст. 2 54-ФЗ.
• ИП на патенте в зависимости от вида деятельности, среди них экскурсоводы и арендодатели. Полный список есть в п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ. Но освобождение действует, только если предприниматели выдают покупателям документ, который подтверждает расчет. Его формируют любым удобным способом, например, заполняют бланк от руки.
• Юрлица и ИП, которые рассчитывают покупателей в труднодоступных местностях. Список таких мест определяет региональное правительство. Обычно это малонаселенные территории без общественного транспорта и связи. При этом такие бизнесмены обязаны по просьбе покупателя выдать документ, подтверждающий расчет. Что в нем указать описано в абз. 4-12 п. 1 ст. 4.7 54-ФЗ.
• А еще юрлица и ИП могут не применять кассу, если они рассчитывают не физических лиц, а других юрлиц и предпринимателей. Но только по безналу и без предъявления карты.

Не нашли себя среди освобожденных? Узнайте как правильно подобрать кассу под ваш тип бизнеса.

На что обратить внимание

Физические кассы можно разделить на три типа.

Кассы с сенсорным экраном, например MSPOS-K, похожи на смартфоны, поэтому на них проще и быстрее сформировать чек. Среди них есть компактные и мобильные модели, а есть стационарные с широким дисплеем.

Фискальный регистратор, например Атол 30Ф, 25Ф или 27Ф. Он не работает сам по себе, а только печатает чеки. ФР подключают к устройству, на котором и формируются чеки. Это может быть ноутбук, компьютер, POS-система на OC Windows или планшет на ОС Android или iOS.

Кнопочные кассы похожи на калькулятор и стоят дешевле других. Подходят для бизнеса с небольшим ассортиментом товаров или услуг. К таким моделям относится АТОЛ 91Ф.

При выборе модели ориентируйтесь не только на цену, но и на другие показатели.

• Мобильность. Узнайте, может ли касса работать от аккумулятора без электричества. Это особенно важно для курьеров и для торговли на открытом воздухе без розеток.
• Размер. Если вы торгуете кофе на вынос или арендовали островок в торговом центре, не стоит выбирать громоздкие модели. Рассмотрите компактные кассы, чтобы сэкономить место.
• Скорость печати чеков, автоотрез и ширина ленты. Магазину с большим потоком клиентов важно не задерживать очередь, поэтому касса должна быстро печатать чеки: высокой можно назвать скорость печати от 100 мм в секунду. Увеличить скорость работы кассира поможет автоотрез, это когда напечатанный чек отрезается сам и не нужно тратить время, чтобы ровно оторвать его. Кассы, которые печатают широкие чеки подойдут при ассортименте с длинными названиями товаров или услуг, чтобы все влезло в одну строчку.
• Способ подключения к интернету. Стационарные кассы получают доступ в интернет через компьютер или ноутбук, а мобильные подключаются самостоятельно. Тут возможны три варианта: интернет-кабель, wi-fi или сим-карта. Если в торговой точке плохой интернет, лучше купить кассу, в которую можно вставить симку.
• Наличие встроенного сканера и эквайринга. Встроенный сканер позволит сэкономить на покупке 2D-сканера. Это особенно актуально для продавцов маркированных товаров и крепкого алкоголя. Но если сканировать придется много, то лучше все-таки выбрать отдельный сканер. А прием платежей по карте поможет не потерять клиентов, которые привыкли расплачиваться картой и сэкономит место, которое занял бы терминал эквайринга.

Что купить, кроме кассы

Фискальный накопитель (ФН) — это чип, который храненит всю информации о расчетах. Работать на онлайн-кассе без ФН нельзя. Накопители отличаются по сроку действия: на 15 и на 36 месяцев. Какой выбрать, зависит от системы налогообложения и особенностей бизнеса. Как подобрать фискальный накопитель.

Оператор фискальных данных (ОФД) — сервис для передачи документов с онлайн-кассы в налоговую. К ОФД обязательно подключить все кассы, кроме тех что установлены в местностях, отдаленных от сетей связи, на территории военных объектов, органов ФСБ, госохраны и внешней разведки (п. 7 ст. 2 54-ФЗ).

А еще у ОФД есть личный кабинет, в котором хранятся данные по кассам и чекам. Это помогает контролировать продажи, возвраты и средний чек, следить за работой касс, вовремя узнавать о замене ФН и многое другое.

Учетный сервис автоматизирует работу с каталогом. Это поможет выполнить обязательное требования закона о печати в чеках названий товаров и услуг. А еще позволит следить за остатками и вовремя заказывать новые поставки.

Кассовая программа похожа на приложение, которое устанавливают на смартфон. Именно от возможностей кассовой программы зависит, сможет ли продавец вывести популярные товары на экран, принять смешанную оплату или отправить электронный чек без печати бумажного.

Поможем подобрать кассу

Почему не стоит нарушать

ФНС следит за исполнением Закона № 54-ФЗ и реагирует на сигналы от покупателей. При этом мало обзавестись кассой, важно ее правильно использовать. За что могут оштрафовать:

• Кассы нет или ее не применяют. Тогда ИП заплатит 25-50 % от суммы расчета «мимо кассы», но не менее 10 000 ₽; а юрлицо отдаст 75-100 % от суммы «серого» расчета, но не менее 30 000 ₽.

При повторном нарушении, ИП или юрлицо обяжут остановить продажи на срок до 90 суток, если общая сумма расчетов, проведенных без кассы, составит 1 млн ₽ или больше.

• Не выдают чеки клиентам. ИП грозит предупреждение или штраф 2 000 ₽, юрлицам — предупреждение или штраф 10 000 ₽.

Все нарушения и санкции опубликованы в ч. 1-6 ст. 14.5 Кодекса об административных нарушениях.

Мы уже рассказали, что сделать до регистрации бизнеса и сразу после, а еще какие инструменты для продаж и управления нужны на старте. Почитайте, если еще не успели, там много важностей, которые упростят открытие. А в следующей статье разъясним, кому нужен налоговый и бухгалтерский учет.

Бесплатная программа онлайн-кассы для тех, кому это навязывают ⁠ ⁠

Для всех остальных остальных и для вернувшихся назад за инструкцией ленивцев будет полезна следующая информация.

С 2017 года вступил в силу 54-ФЗ, который заставляет всех продавцов перейти на онлайн кассы (фискальные регистраторы). Эти новые онлайн-кассы ничем не отличаются от старых, кроме того, что новые умеют слать данные о покупках через Интернет в налоговую.

Через год (в 2018) использовать фискальные регистраторы обяжут вообще всех, даже тех, чей тип налогооблажения сейчас позволяет не использовать кассовые аппараты в работе бизнеса.

Таким образом, бизнесу навяжут следующие затраты:

1) Сама физическая онлайн-касса — мин. цена 20500 рублей, вынь да положь;

2) Услуги оператора фискальных данных (ОФД) — от 3000 рублей в год за здорово живешь;

3) Интернет от любого провайдера — тарифы для юр. лиц начинаются от 1000 рублей в месяц.

Для бизнеса, который уже использует какой-либо софт в качестве товароучетной системы, никаких дополнительных затрат не будет. Остальным же сейчас будут активно навязывать еще и программу с платной подпиской от 300 до 3000 рублей в месяц, — данный рынок делит множество старых и вновь созданных под это дело софтверных компаний. Сами производители онлайн касс также активно навязывают покупку дополнительного оборудования с установленной платной программой.

Прибыль получат компании, паразитирующие на законе. Убытки получат продавцы и покупатели. Чистая win-lose стратегия. И отказаться играть в эту игру бизнесу будет нельзя, обложат непосильными штрафами.

Но можно минимизировать потери. Компания Движ ведет разработку бесплатного решения с открытым исходным кодом: Движ.Кассир (https://[почему-то не пускает Гитхаб]/pistol88/dvizh-seller). Программу можно скачать без регистрации и СМС. Если вы установите эту программу, достаточно будет в магазин поставить любой домашний Windows-компьютер. Не нужно покупать никакого дополнительного торгового оборудования с дисплеями, кроме собственно онлайн-кассы.

Бесплатная версия имеет следующий функционал:

1) Печать чека. Поддерживается большинство известных касс. Самая дешевая — Дримкас за 20500 — https://dreamkas.ru/fiskalnye-registratory/viki-print-57/ ;

2) Покупка по сканеру штрих-кода. Можно заказать с Алиэкспресс, стоимость от 1000 рублей https://ru.aliexpress.com/wholesale?catId=0&initiative_i.

3) Ведение базы товаров и цен.

За деньги выдается токен от онлайн-офиса. Токен вводится в настройках и программа синхронизируется с разработанной нами системой учета и с админкой Интернет-магазина: https://[почему-то не пускает Гитхаб]/dvizh/shop-skeleton

Стоимость — от 2000 рублей в год, конкретный оффер с описанием функционала будет чуть позже на сайте http://dvizh.net/

Чтобы начать работать в Dvizh.Arm.Cashier, нужно:

3) Установить драйвер;

4) Через USB подключить кассу;

5) Зайти в диспетчер устройств и найти кассу в списке. Если существует проблема с драйверами, о чем сигнализирует значок с восклицательным знаком, удалить драйвер для устройства и поставит заново из папки C:\Program Files (x86)\ATOL

6) Запустить Движ.Кассир и открыть настройки кассы: Оборудование — Касса — Настройки. В списке доступного оборудования выберите своё (для Дримкас — это «Кристалл Сервис: ПИРИТ ФР01К»), выберите COM-порт (он высвечивается с суффиксом USB) и скорость (можно найти в документации) и нажмите «сохранить»;

7) Попробуйте тестовую печать: Оборудование — Касса — Тестовая печать. Если все работает — я вас поздравляю! Если нет — придется немного потанцевать с бубном и Гуглом. Можете писать мне на почту admin@dvizh.net — чем смогу, тем помогу;

8) Забить товары в Справочники — Магазин и начать работать, пробивая покупки сканером штрих-кода или через кнопку «В корзину» в справочнике. Не забывайте запускать и останавливать смену раз в 24 часа в Оборудование — Касса.

Немного позже появится функционал составления онлайн чека, который будет отправляться по почте или СМС. Пока что закон не говорит ничего о том, кто должен это делать: кассир, программа или касса. Постепенно танцев с бубнами для интеграции с оборудованием будет становиться все меньше и меньше. Нашими опенсорс-силами и вашими молитвами.

В настоящий момент программа в активной разработке, мы в самом начале пути. Буду благодарен за фидбек: какой функционал нужен такой программе, какие проблемы возникают, что неудобно, какие баги и т.д. Активные тестеры получат пожизненный бесплатный бек-офис, демо: http://demo4.dvizh.net/ (полноценный запуск через несколько месяцев).

вместо того что бы брать кассу за 20500, возьмите самую дешевую кассу за 20500

Логично бля. Вместо того что бы платить 3 косаря кому то, платите два нам, но без каких либо гарантий. Ради косаря экономии рублей в год

Т.е. у вас ещё толком ничего не работает, но вы уже активно это продвигаете?)))

Приход/расход товара учитывается?

С акцизными товарами и 2D-сканерами работает?

С ЕГАИС взаимодействует?

скачал , запустил , при открытии смены вылетает с ошибкой

Есть еще «Движение товара» поставляется как есть. Есть документация, бесплатна, есть видео по настройке оборудования http://ivk.народ.ru/online-kas.html (народ заменить на narod в адресе)

P.S. Возможно кому-то пригодится. Многим на волне бума навпихивали ККМ (особенно мелким точкам) у которых даже программ учета нет. Вот подобные программы выручили несколько человек.

SiteWatcher — программа для автоматической проверки изменений на страницах сайтов⁠ ⁠

Есть в Интернете программы, которые позволяют отслеживать изменения на сайтах.

Правда есть у них свои недостатки: что-то платное, что-то неудобное, где-то ограничения по количеству отслеживаемых страниц, некоторые работают как расширения браузера, и его необходимо держать постоянно запущенным и т.д.

Раз «я ж программист», то решил написать простенькую альтернативу с нужным мне функционалом, и раз уж программа написана, может она пригодится еще кому-то, так что решил её опубликовать с исходниками и описанием на GitHub.

Основные хотелки к программе были такие:

1. Должна работать с моего компьютера, а не из облака.

2. Нужна подсветка изменений произошедших на сайте.

3. Должна быть возможность отслеживать страницы на сайтах, которые доступны только после авторизации

4. Программа должна уведомлять пользователя при обнаружении изменений на страницах

С результатом моего «творчества» можно ознакомиться на https://github.com/hronoas/SiteWatcher

Скачать можно оттуда же.

P.S. А раз программу я писал под себя, то и лишние «рюшечки» мне не нужны: английский интерфейс мне не нужен, я ни разу не дизайнер и работаю на винде.

Альтернативы продуктам Adobe в Open source⁠ ⁠

Что ждёт бизнес в июле: новые ковидные правила и онлайн-кассы для ИП без сотрудников⁠ ⁠

В июле обяжут ИП без сотрудников работать с онлайн-кассами, введут новые правила проверок и начнут выдавать электронные подписи бесплатно. А ещё появятся новые коронавирусные ограничения. Рассказываем, к чему готовиться.

Регионы запрещают бизнесу принимать работников и клиентов без вакцин

Во второй половине июня Россию накрыла третья волна коронавируса. Ежедневно в стране выявляют порядка 20 000 новых случаев заражения, при этом доля вакцинированных граждан составляла около 7% на конец мая. Это подтолкнуло государство к жёстким мерам: теперь в ряде регионов вводят обязательную вакцинацию, а некоторым отраслям бизнеса запрещают принимать невакцинированных посетителей.

Что это значит: Пока ограничения вводят только в некоторых регионах. Активнее всего — в Москве. Вот несколько новых ковидных правил из столицы:

• с 28 июня общепит не может принимать посетителей без специального QR-кода, который подтверждает вакцинацию или отрицательный тест на COVID-19;

• до 15 июля нужно обязательно вакцинировать работников в сфере обслуживания, например, в общепите, торговле, фитнес-клубах, такси и салонах красоты;

• гостиницы и хостелы будут принимать только туристов с QR-кодами.

Бизнес из сферы обслуживания обяжут проверять QR-коды клиентов. За допуск клиентов без проверки или кода грозит штраф до 300 тыс. рублей. Подробнее узнать о правилах работы с QR-кодами можно на сайте Мэра Москвы.

Ограничения для бизнеса появились и в других регионах. Так, в Саратовской и Калининградской областях запретили ночную работу общепита, в Кемеровской и Сахалинской областях ввели обязательную вакцинацию.

Следить за документами и новостями о ковидных ограничениях в регионах можно на сайте «КонсультантПлюс».

ИП без сотрудников начнут пользоваться онлайн-кассами

Предпринимателей уже 5 лет переводят на онлайн-кассы. Их используют почти все ИП, кроме тех, кто работает без сотрудников и продаёт собственные товары, работы и услуги. Они должны были перейти на онлайн-кассы 1 июля 2020 года, но из-за коронавируса дали отсрочку на год.

Что это значит: С 1 июля 2021 года ИП без сотрудников обязаны использовать онлайн-кассы при расчётах с клиентами. Важно использовать только ту технику, которая одобрена ФНС. Перечень размещён на сайте налоговой. Кстати, онлайн-кассы «банка» тоже подходят.

Если провести оплату мимо кассы, налоговая наложит штраф от 25 до 50% от суммы чека, но не меньше 10 тыс. рублей. А если сумма таких расчётов превысит 1 млн руб., деятельность ИП могут приостановить на срок до 90 суток.

Мы подробно рассказали о том, как работать с онлайн-кассой и кому можно её не использовать, в статье «Онлайн-кассы: что меняется с 1 июля 2021 года для ИП».

Бизнес перестанут мучить постоянными выездными проверками

Раньше контролирующие органы постоянно проводили проверки, которые мешали бизнесу полноценно работать. Причём инспекторы часто проверяли одни и те же документы, процессы и требования.

С 1 июля система госконтроля будет работать по новым правилам. Главное изменение — это уменьшение числа выездных проверок. Теперь их будут проводить только в случаях, когда инспекторы не могут оценить результаты работы компании или подтвердить достоверность своих сведений.

Также закон внёс ещё несколько важных изменений:

• срок проверок сократится в два раза — до 10 рабочих дней;

• появятся новые контрольные мероприятия, которые заменят ряд проверок (например, выборочный контроль или мониторинговая закупка);

• инспекторам разных ведомств запретят проверять соблюдение одних и тех же правил.

Что это значит: Контролирующие органы будут меньше мешать бизнесу: они сосредоточатся на проверке документов и сведений, которые уже получили от самих предпринимателей.

Узнать обо всех контрольно-надзорных мероприятиях можно в Едином реестре проверок. Если проверки нет в реестре, инспекторы не вправе её проводить. А если проведут, вы сможете смело обратиться в прокуратуру.

Время выездных проверок тоже ограничат. Для микропредприятий оно не сможет превышать 15 часов суммарно, для малых предприятий — 50 часов.

Блокировать расчётные счета за несдачу отчётности будут реже

Налоговая служба блокирует расчётные счета организаций и ИП, если они не успевают сдать отчётность. Раньше блокировки начинались, если предприниматели опаздывали на 10 рабочих дней.

С 1 июля срок увеличат до 20 рабочих дней, причём за 15 дней до блокировки инспекторы ФНС обязаны уведомить о грядущих санкциях.

Что это значит: Теперь можно меньше переживать, если опоздаете со сдачей отчётности. У вас будет целых 20 рабочих дней, чтобы заполнить декларацию и отправить её в налоговую.

Если счёт всё-таки заблокируют, нужно погасить все задолженности перед ФНС. Писать заявление не нужно: налоговая сама снимет блокировки в течение нескольких дней. Но если этого не произойдёт, нужно связаться с инспекцией ФНС, в которую вы сдавали отчётность.

Интернет-магазины с оборотом от 20 млн рублей обяжут принимать карты «Мир»

Сейчас магазины, интернет-площадки, маркетплейсы и другие розничные продавцы принимают карты «Мир», если их годовой оборот превышает 30 млн рублей. Но уже с 1 июля к ним присоединятся компании и ИП, которые зарабатывают больше 20 млн рублей в год. Важно, что учитывается совокупный доход, а не только покупки розничных клиентов по картам.

Что это значит: Если розничный продавец зарабатывает больше 20 млн рублей, его платёжные терминалы должны работать с картами «Мир». В противном случае грозит штраф:

• от 15 до 30 тыс. рублей — для руководителей или ИП;

• от 30 до 50 тыс. рублей — для юрлиц.

Если ваш банк не работает с картами «Мир», вы можете подключить эквайринг в другом банке. Открывать новый расчётный счёт не нужно: деньги будут поступать на счёт в вашем банке без комиссии.

Электронные подписи для бизнеса начнут выдавать бесплатно

С 1 января 2022 года выдавать электронные подписи будет ФНС, а подписи удостоверяющих центров действовать перестанут. Чтобы не произошёл коллапс, когда старые подписи уже не работают, а на новые огромная очередь, налоговая начнёт выдавать бесплатные электронные подписи уже с 1 июля 2021 года.

Что это значит: Каждый предприниматель или директор компании сможет получить электронную подпись в инспекции ФНС по месту регистрации. Это полностью бесплатно. Мы подробно рассказали о новых правилах в статье «Как ИП получить квалифицированную электронную подпись».

Теперь онлайн-кассы должны использовать все ИП. Ну почти все⁠ ⁠

Ровно через неделю, с 1 июля 2021 года завершится отсрочка по использованию онлайн-касс. Это значит, что теперь индивидуальные предприниматели без сотрудников, продающие товары собственного производства, а также самостоятельно выполняющие работы и оказывающие услуги, должны начать работать с онлайн-кассой.

Мы подробно рассказывали о различиях в видах онлайн-касс в статье «Как выбрать онлайн-кассу для бизнеса». А в статье «Какой должна быть онлайн-касса, чтобы к ней не придралась ФНС» собрали все нюансы, на которые нужно обратить внимание, чтобы не получить проблем от налоговой службы.

А в этой статье узнайте, как зарегистрировать онлайн-кассу по всем правилам. Если нет времени читать всю статью, переходите в пункт «Главное за 30 секунд», собрали там основные мысли.

Кому потребуется онлайн-касса с 1 июля 2021 года

Реформа по переводу предпринимателей на онлайн-кассы длится уже несколько лет. Сейчас она коснется одной из последних категорий, которой позволялось не пользоваться онлайн-кассами — это ИП без сотрудников, а также продавцов товаров собственного производства или самостоятельно оказывающих услуги предпринимателей.

Кому не обязательно регистрировать онлайн-кассу

По закону, все ещё остается ряд исключений для ИП, которые могут не пользоваться контрольно-кассовой техникой (ККТ) или онлайн-кассами. Сюда входят:

Самозанятые ИП

Предпринимателям, применяющим режим налога на профессиональный доход, разрешено не устанавливать онлайн-кассу. Чеки для клиентов они формируют в приложении «Мой налог», созданном ФНС. О том, как ИП стать самозанятым мы рассказали в статье «Стать самозанятым и сохранить ИП: меньше налогов и отчётности», почитайте, может быть полезно.

Некоторые виды деятельности

Для части услуг по закону разрешено работать без онлайн-кассы, например, можно продавать мороженое в киосках или ремонтировать обувь. Полный перечень таких видов работ указан в п.2 ст.2 ФЗ №54, с ним можно ознакомиться по этой ссылке.

Некоторые ИП на патентной системе налогообложения

Индивидуальным предпринимателям на патенте разрешили не пользоваться онлайн-кассами, но не всем. Например, такое разрешение есть у ИП, занимающихся ремонтом мебели, реконструкцией или ремонтом зданий, или услугами в области фотографии. Проверить, попал ли ваш вид деятельности в список ограничений, можно в п.2.1 ст.2 ФЗ№54 по этой ссылке.

При безналичном расчете

По закону онлайн-кассы не нужны, если ИП или организации ведут расчеты в безналичном порядке. Исключение — оплата банковской картой, тогда потребуется выдать чек.

Работа в труднодоступных местностях

Для ИП, ведущих расчеты в отдаленных или труднодоступных местностях, онлайн-кассы не обязательны, но тогда нужно выдавать покупателям по требованию документ, подтверждающий факт расчета между сторонами.

А для ИП, работающих в местностях, удаленных от сетей связи, онлайн-кассы всё-таки требуются. Но их можно использовать в режиме, не предусматривающем передачу документов в ФНС. Важно: перечень труднодоступных местностей, как и перечень удаленных от сетей местностей, утверждается властями каждого региона.

В статье 2 ФЗ №54 указан полный перечень случаев, когда онлайн-касса не требуется, включая узкоспециализированные. Например, для аптек в фельдшерских пунктах в селах или для проведения религиозных церемоний. Изучите весь перечень по этой ссылке, чтобы точно знать, попадает ли ваш бизнес под ограничения для онлайн-касс.

Что будет, если не зарегистрировать онлайн-кассу

Наказания непосредственно за отсутствие онлайн-кассы в законе нет. Но как только предприниматель начинает вести продажи без онлайн-кассы, если он обязан её иметь, то он нарушает закон. В ст. 11.5 КоАП РФ предусмотрено множество штрафов за нарушения порядка работы с онлайн-кассой или работой без нее. Например, за работу без онлайн-кассы на должностное лицо наложат штраф в размере от 1\4 до 1\2 от суммы расчета, но не менее 10 тысяч рублей. А за повторное нарушение, если сумма расчетов, проведенных без онлайн-кассы, превысит 1 млн. руб., могут приостановить деятельность ИП на срок до 90 суток.

Что нужно сделать до регистрации кассы

До того, как зарегистрировать онлайн-кассу в требуемых реестрах, необходимо выполнить несколько действий.

1) Купить онлайн-кассу и фискальный накопитель, который будет хранить данные о кассовых операциях. Реестр подходящей контрольно-кассовой техники, размещен на сайте ФНС, с ним можно ознакомиться по этой ссылке.

2) Заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД), через которого в налоговую будут отправляться чеки. Таких ОФД на момент написания этого текста аккредитовано 19, реестр размещен на сайте ФНС, вот ссылка.

3) Проверить, есть ли у вас действующая квалифицированная электронная подпись. С 1 июля в работе КЭП тоже произойдут серьезные изменения, почитайте нашу статью на эту тему — «Спасибо, КЭП! Как ИП получить квалифицированную электронную подпись», может быть полезно.

Как зарегистрировать кассу в ФНС и ОФД

Зарегистрировать онлайн-кассу можно онлайн в личном кабинете на сайте ФНС. Для этого в заявлении нужно будет указать:

• Модель и заводской номер кассы и фискального накопителя (обычно они указаны на нижней части онлайн-кассы или в паспорте устройства),

• Адрес, где будет использоваться онлайн-касса и его наименование (название магазина или сайта),

• Информацию об операторе фискальных данных.

Зарегистрировать кассу в личном кабинете на сайте ФНС можно только, если у вас есть КЭП. Если этот вариант вам не подходит, можно записаться в территориальное отделение налоговой, вот ссылка для записи. Потребуется распечатать и заполнить бланк по форме КНД-1110061. Также налоговая рекомендует иметь при себе паспорта регистрируемых касс. Срок регистрации — 5 рабочих дней.

После того как онлайн-касса зарегистрирована в ФНС, её нужно будет зарегистрировать в ОФД, до этого момента касса не будет передавать данные оператору. Зарегистрировать кассу можно прямо в личном кабинете оператора фискальных данных:

• В личном кабинете выберите вкладку ККТ и нажмите «Подключить ККТ».

• Заполните все графы в появившемся окне «Регистрация ККТ», данные можно взять из отчета о регистрации онлайн-кассы.

• В поле «Внутреннее наименование ККТ» кассе можно присвоить имя.

• Кликните на «Сохранить», если все прошло без ошибок, то появится сообщение об успешной регистрации кассы в ОФД.

Статья за 30 секунд

• С 1 июля 2021 года ИП без сотрудников, продающие товары собственного производства, а также самостоятельно выполняющие работы и оказывающие услуги, должны начать работать с онлайн-кассой.

• Остается ряд исключений, когда онлайн касса ИП все-таки не нужна, проверьте, вдруг ваш бизнес под них попадает. Вот ссылка.

• Если вести продажи без онлайн кассы, можно получить штраф или даже приостановку деятельности на срок до 90 суток.

• Перед регистрацией онлайн-кассы нужно купить саму кассу, фискальный накопитель, квалифицированную электронную подпись и заключить договор с оператором фискальных данных.

Что такое кассовая программа и как она помогает магазину экономить

Предприниматели по закону ставят онлайн-кассы, но в магазине и салоне не всегда нужна дорогая касса с экраном. Достаточно поставить на компьютер кассовую программу и подключить фискальный регистратор для печати чеков. Это полноценная касса, она помогает избежать штрафов и воровства сотрудников. Рассказываем, какие программы есть на рынке, что они умеют и как помогают экономить.

Зачем нужна кассовая программа

Кассовая программа — программное обеспечение, которое учитывает каждый товар, проходящий через кассу. С помощью программы продавец рассчитывает стоимость покупки и принимает оплату. Программа формирует чек, отправляет на печать и передает его оператору фискальных данных.

Это основные функции. В дополнение к ним пользователь кассы получает бонусы, которые помогают бизнесу расти.

Защита от воровства. Когда в магазине работают наемные сотрудники, кассовая программа помогает исключить воровство товаров и выручки. В программе можно заранее задать цены, и кассир не сможет их менять. Так предприниматель исключает ошибки и махинации с ценой при продажах.

Ускорение работы кассира. У программы есть графический интерфейс, который проводит пользователя по всему процессу продажи. Кнопки быстрого доступа для популярных позиций и подсказки на каждом этапе ускоряют работу кассира.

Лояльность клиентов. Кассовая программа позволяет назначать скидки для отдельных продуктов, предлагать бонусы постоянным клиентам.

Отчеты о продажах. Кассовые программы умеют собирать данные о количестве проданных товаров и их цене. На основе этих данных отдельный сервис или товароучетная система выводят отчеты: продажи за выбранный срок, средний чек, прибыль бизнеса и маржу.

Работа периферийных устройств. К кассе или компьютеру с кассовой программой подключают сканер штрихкодов и денежный ящик. Реже — терминал для приема банковских карт и весы. Если устройства интегрированы с кассой, это позволяет не перепечатывать сумму с одного устройства на другое — она появляется на кассе автоматически. Так предприниматель исключает ошибки и обман со стороны кассира.

Кассовая программа Дримкас Старт дает продавцу быстрый доступ к популярным товарам

Что делает программа для магазина

Онлайн-касса по закону печатает чек, сохраняет данные о продаже в фискальный накопитель и отправляет эту информацию оператору фискальных данных. ОФД — это сервис, который транслирует информацию в налоговую и, если надо, отправляет чек клиенту по SMS или электронной почте. Чтобы работать с функциями кассы, нужна кассовая программа. Требования к онлайн-кассам в федеральном законе № 54

Формирование чека. Касса печатает фискальный чек с информацией по каждой позиции: наименования товаров, количество, цены с учетом скидок, ставки НДС. На каждом чеке — QR-код не меньше 20×20 мм с данными о чеке. Программа должна уметь рассчитать скидку и сформировать чек с этими данными.

Покупатель может проверить такой чек на подлинность. Для этого он считывает QR-код через приложение ФНС

Если требуется, программа добавляет в чек дополнительные реквизиты, например данные компании-поставщика, когда магазин выступает агентом. Если клиент не просто покупает товар, а вносит аванс или платит бонусной картой, программа тоже должна отразить это в чеке.

Передача чека оператору фискальных данных. Кассовая программа отправляет данные о продаже ОФД. По закону это нужно сделать в момент расчета с покупателем. Если в чеке была ошибка, через программу можно отправить чек коррекции.

Формирование чеков о технических операциях. Программа помогает зарегистрировать кассу в налоговой и изменить параметры регистрации — в обоих случаях формируются специальные чеки. Перед началом расчетов касса печатает отчет об открытии смены, после — отчет о закрытии смены. При закрытии и замене фискального накопителя формируется отчет о закрытии ФН, при налоговой проверке — отчет о текущем состоянии расчетов.

Какие бывают программы для касс

Кассовая программа может работать на кассе и на компьютере. Какую кассу и программу выбрать, зависит от бизнеса и количества магазинов.

Программа для автономной кассы. Автономка — это суммирующая касса, которая не предназначена для работы с базой товаров, не защищает от воровства и не предоставляет отчетов о бизнесе. Автономки обычно устанавливают, чтобы соблюсти закон и потратить минимум денег. Она подходит для микробизнеса, где продавец и владелец бизнеса один и тот же.

Преимущество автономки в том, что она стоит дешевле других касс.

Ее главный недостаток — в кассовой программе, которую трудно обновить без помощи специалиста и использовать по мере развития бизнеса.

У автономки маленький экран и неудобная загрузка новых позиций. Поэтому товары в базу часто просто не заносят, а покупки рассчитывают по сумме, как на калькуляторе. Какие бывают онлайн-кассы и почему автономные кассы вам не нужны

Программа для кассы-моноблока. Когда бизнес развивается и владелец магазина нанимает кассиров, он обычно меняет автономку на кассу-моноблок, простую или сенсорную. На моноблоках предустановлена полноценная кассовая программа, она позволяет владельцу устанавливать цены и контролировать работу сотрудников.

Программа для компьютера с фискальным регистратором. Фискальник — это касса без экрана, она подключается к компьютеру. Такая касса стоит недорого, почти как автономка. При подключении к компьютеру с кассовой программой фискальник превращается в полный аналог кассу-моноблока.

Мы собрали основные возможности перечисленных программ в таблицу. Некоторые из них могут быть бесполезны для предпринимателю с одной торговой точкой. Но они потребуются ему по мере расширения бизнеса.

Бесплатная кассовая программа Дримкас Старт

Защищает от воровства, показывает статистику продаж, помогает удерживать клиентов.

Работает без пробного периода и доплат за новые функции.

Когда нужна программа на компьютере

Когда предпринимателю для работы нужен компьютер, он может купить фискальный регистратор и установить кассовую программу. Если бизнес новый, то докупить фискальник к ноутбуку — недорогое решение вопроса с кассой.

Продавец ищет товары в каталоге. Если автосервис торгует запчастями, то без компьютера нельзя: продавцы постоянно подбирают детали по модели автомобиля и ищут нужный товар в каталоге. С фискальником и кассовой программой сотрудники могут использовать компьютер для поиска по запчастей и для пробивания чеков.

Мастер записывает клиентов. Без компьютера не обходятся предпринимателям, которые оказывают услуги — парикмахер или стоматолог. Они записывают время и дату, когда придет клиент, чтобы планировать рабочее время. Это можно делать в Google Календаре или специальных приложениях. С кассовой программой на том же ПК можно принимать оплату и печатать чеки.

Снижение расходов на кассу. Когда в точке продаж уже есть компьютер, предпринимателю незачем тратить 12 000–15 000 ₽ на моноблок без накопителя. Дешевле купить фискальный регистратор за 7000–8000 ₽, установить кассовую программу и торговать по закону.

Учет товаров в кассовой программе

Кассовая программа не ведет учет товаров, которые остались на складе. Она относится к классу программ «фронт-офис» — отвечают за продажи. Для учета остатков можно использовать «бэк-офис» — отдельный сервис или сложную товароучетную систему вроде 1C.

Веб-сервис с отчетами. Такой сервис обычно сразу интегрирован с кассовой программой и включен в ее цену. Через сервис можно управлять ценами и скидками, контролировать выручку в торговых точках в режиме реального времени, видеть прибыль и планировать закупки.

Кабинет Дримкас показывает отчеты о продажах и рассчитывает валовую прибыль

Товароучетная система. С кассовой программой можно использовать товароучетную систему 1С. В нее будут уходить данные о продажах, они отобразятся в привычной для бухгалтера среде. Для малого бизнеса с парой торговых точек товароучетка избыточна — достаточно веб-сервиса с отчетами.

Что нужно знать о кассовых программах

1. Кассовая программа учитывает товары, проходящие через кассу, формирует чек и отправляет оператору фискальных данных. ОФД транслирует данные в налоговую и передает электронный чек покупателю.
2. Программа работает на автономной кассе, кассе-моноблоке и на компьютере. Чтобы работать по закону, к компьютеру подключают фискальный регистратор.
3. Автономная касса — дешевое решение, но оно мешает бизнесу развиваться. Фискальный регистратор тоже стоит недорого, вместе с кассовой программой на компьютере это — полноценный аналог дорогой кассы.
4. Кассовая программа для компьютера подходит, когда в торговой точке он уже есть и постоянно нужен для работы.
5. К кассовой программе прилагается веб-сервис с отчетами о продажах, при необходимости можно подключить товароучетную систему для бухгалтера.

Кассовая программа с отчетами на смартфоне

В комплекте с бесплатной программой Дримкас Старт идет личный кабинет. В нем предприниматель следит за выручкой, средним чеком и эффективностью продавцов.