Как отправить тяжелый файл через outlook

Изменить максимальный размер вложений в Outlook

27.10.2021
itpro
Microsoft 365, Office 365, Outlook
комментариев 12

В почтовом клиенте Outlook (в т.ч. последних версиях Outlook в Office 365 и Office 2019/2016 и Office 365) существует ограничение на максимальный размер вложения к письму – 20 Мб. Не важно, прикреплен ли к письму Outlook один большой файл или несколько мелких – лимит на общий размер вложений будет всегда 20 Мб.

При попытке отправить письмо размером более 20 Мб в Outlook появляется окно с ошибкой:

Если ваш почтовый сервер и сервер получателя поддерживает больший размер почтовых сообщений, вы можете увеличить лимит на максимальный размер вложений в Outlook.

Увеличить допустимый размер вложения в Outlook

Изменить ограничение на максимальный размер вложений в Outlook можно только через реестр. В графическом интерфейсе Outlook такая настройка отсутствует.

1. Закройте Outlook и запустите редактор реестра ( regedit.exe );
2. В зависимости от версии Outlook перейдите в следующую ветку реестра:
   • Outlook 2019/2016 и OutlookдляOffice 365 — HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences
   • Outlook 2013 — HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Preferences
   • Outlook 2010 — HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Preferences
3. Найдите и отредактируйте DWORD параметр с именем MaximumAttachmentSize, указав новый лимит на размер вложений. Новое значение указывается в Кб. Например, чтобы увеличить размер вложения до 50 мб, укажите здесь десятичное значение 51200 . По-умолчанию, используется ограничение на размер вложений 20480 (Кб), т.е. 20 Мб. Чтобы совсем отключить ограничение, задайте значение 0;

После внесенных изменений вы сможете прикрепить к письму Outlook можно вложение размером более чем 20 мб (в нашем примере мы прикрепили к письму pst файл размером 58 Мб).

Если ваш почтовый сервер или сервер получателя не поддерживают письма большого размера, то при отправке большого письма из Outlook или PowerShell скрипта вы получите отбойник о недоставке (NDR-Non delivery report). В таком NDR будет содержаться информация о превышении максимального размера письма. Ниже приведены популярные варианты текста такого почтового отбойника:

• The attachment size exceeds the allowable limit
• 552: Message size exceeds maximum permitted
• 552 5.3.4 Message size exceeds fixed maximum message size
• System Undeliverable, message size exceeds outgoing message size limit
• The message was not sent; reduce the message size and try again
• Error (0x80040610): The message being sent exceeds the message size established for this user
• Maximum size of appendable message has been exceeded

Если вы отправляете большие письма только внутри локальной сети, можно задать сколько угодно большой размер вложений в Outlook. Большинство внешних почтовых систем не принимают письма размером более 25 Мб.

В следующей таблице приведены ограничения на максимальный размер письма в популярных почтовых сервисах:

Ограничения на размер вложений в Exchange и Microsoft 365

В on-premises Exchange Server ограничения на максимальный размер настраиваются в нескольких местах (на уровне сервера, ящика, и коннекторов). Текущие лимиты можно посмотреть в консоли Exchange Management Shell:

get-transportconfig | ft maxsendsize, maxreceivesize
get-receiveconnector | ft name, maxmessagesize
get-sendconnector | ft name, maxmessagesize
get-mailbox kbuldogov |ft Name, Maxsendsize, maxreceivesize

В Exchange Online (Microsoft 365) лимиты на максимальный размер письма выставляются в настройках каждого ящика индивидуально. Можно посмотреть лимиты через Exchange Admin Center или через PowerShell. Подключитесь к Office 365 через удаленную PowerShell сессию или с помощью модуля Exchange Online PowerShell v2 (EXO V2).

Для новых ящиков размеры на размер входящего, исходящего письма задаются в настройках плана:

Get-MailboxPlan | fl name,maxsendsize,maxreceivesize,isdefault

По умолчанию в Microsoft 365 выставлено ограничение в 35 мб для исходящих писем и 36 Мб для входящих.

Для конкретного ящика вы можете посмотреть или изменить лимиты на исходящие письма так:

Get-Mailbox [email protected]| fl mailboxplan,maxsendsize
Set-Mailbox kbuldogov -MaxReceiveSize 50MB -MaxSendSize 50MB

Как отправить тяжелый файл через outlook

Как (автоматически) сжимать вложения в сообщениях в Outlook?

Слишком большие вложения приведут к зависанию электронных писем при отправке или получении в Outlook. И вложения также сделают файл данных Outlook огромным. Сжатые вложения избавят Outlook от этих проблем и позволят Outlook работать плавно. В этой статье я расскажу о трех методах (автоматического) сжатия вложений в сообщениях в Outlook.

• Авто CC / BCC по правилам при отправке электронной почты; Автопересылка Множественные письма по правилам; Автоответчик без сервера обмена и дополнительных автоматических функций .
• Предупреждение BCC — показывать сообщение при попытке ответить всем, если ваш почтовый адрес находится в списке BCC; Напоминать об отсутствии вложений , и многое другое напоминает функции .
• Ответить (всем) со всеми вложениями в почтовой переписке; Отвечайте сразу на несколько писем; Автоматическое добавление приветствия при ответе; Автоматически добавлять дату и время в тему .
• Инструменты для вложения : Автоотключение, Сжать все, Переименовать все, Автосохранение всех . Быстрый отчет , Подсчет выбранных писем, Удаление повторяющихся писем и контактов .
• Более 100 дополнительных функций будут решить большинство ваших проблем в Outlook 2021–2010 или Office 365. Полнофункциональная 60-дневная бесплатная пробная версия.

Отправляйте сжатые вложения с ручным сжатием файлов в первую очередь

Microsoft Outlook не поддерживает прямое сжатие вложений. Но мы можем сначала сжимать файлы, а затем отправлять сжатые файлы через Outlook. Вы можете сделать следующее:

1. Найдите и выберите файлы, которые вы хотите сжать и отправить через Outlook, щелкните файлы правой кнопкой мыши и выберите Отправить > Сжатая (сжатая) папка. См. Снимок экрана ниже:

2. Теперь выбранные файлы сжимаются в один файл. Щелкните сжатый файл правой кнопкой мыши и выберите Отправить > Получатель почты.

3. Затем автоматически создается новое электронное письмо со сжатым файлом в качестве вложения. Составьте это письмо и отправьте его.

Пакетное сжатие вложений в выбранных сообщениях

Иногда вам может потребоваться сжать вложения в полученных электронных письмах. Kutools для Outlook Сжать все Утилита (Attachments) может помочь вам выполнить пакетное сжатие всех вложений в выбранных сообщениях одним щелчком мыши.

Kutools для Outlook упрощает ежедневное общение по электронной почте через Outlook, добавляя десятки удобных функций. Узнать больше Скачать сейчас

1. Выберите сообщения электронной почты, вложения которых вы хотите сжать в списке рассылки, и щелкните значок Кутулс > Сжать все.

2. Появится диалоговое окно «Сжать все» с запросом подтверждения. Просто нажмите на Да кнопку.

Затем вы увидите, что все вложения в каждом выбранном сообщении электронной почты немедленно сжимаются. См. Снимок экрана ниже:

Внимание: По умолчанию Сжать все Утилита (вложения) не сжимает вложения изображений. Если необходимо сжать вложения изображений, нажмите здесь.

Автоматическое сжатие вложений во входящих / исходящих сообщениях

Некоторым пользователям Outlook может показаться трудоемким и утомительным вручную сжимать вложения в выбранных сообщениях электронной почты. Фактически, Kutools for Outlook поддерживает автоматическое сжатие вложений во входящих или исходящих сообщениях.

Kutools для Outlook упрощает ежедневное общение по электронной почте через Outlook, добавляя десятки удобных функций. Узнать больше Скачать сейчас

1. Нажмите Кутулс > Другое > Опции.

2. В открывшемся диалоговом окне «Параметры вложения» перейдите к Сжимать вкладку, проверьте Автоматическое сжатие всех выездных вложений вариант и Автоматическое сжатие всех принимающих вложений и нажмите OK кнопку.

С этого момента, если в исходящих или приходящих сообщениях есть вложения, они будут сжиматься автоматически.

Внимание: По умолчанию Kutools for Outlook’s Сжать все Утилита вложений игнорирует вложения изображений. Если вам нужно сжать вложения изображений, нажмите Кутулс > Другое > Опции , чтобы открыть диалоговое окно Параметры вложений, а затем установите флажок Обработка вложений изображений вариант на Общие таб. См. Снимок экрана ниже:

Демонстрация: (авто) сжатие вложений в сообщениях в Outlook

Функции: В этом видео, Кутулс вкладка добавлена Kutools для Outlook . Если вам это нужно, нажмите здесь получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!

Изменение максимального размера вложений в Exchange и Outlook

Довольно часто в ходе работы корпоративным пользователям требуется отправлять крупные вложения через почтовый клиент, при этом они могут столкнутся с ошибкой отправки письма.

Outlook

Все дело в том, что в почтовом клиенте Outlook (в т.ч. в версиях 2010 / 2013 / 2016) существует ограничение на максимальный размер вложения к письму – 20 Мб. Причем, не имеет значения, прикреплен ли к письму один большой файл или несколько мелких – лимит на общий размер вложений будет всегда 20 Мб.

При попытке отправить письмо размером более 20 Мб в Outlook появляется окно с ошибкой — The attachment size exceeds the allowable (размер вложения превышает допустимый предел):

В том случае, если ваш почтовый сервер и сервер получателя поддерживает больший размер почтовых сообщений, лимит на размер вложений в Outlook можно увеличить.

Изменить ограничение на максимальный размер вложений в Outlook можно только через реестр, в графическом интерфейсе Outlook такая настройка отсутствует.

Порядок действий

1. Закройте Outlook и откройте редактор реестра (regedit.exe)
2. В зависимости от версии Outlook перейдите в следующую ветку реестра:

Если ключ MaximumAttachmentSize отсутствует, его нужно создать вручную: New -> DWORD (32-bit)Value

После внесенных изменений к письму в Outlook можно прикрепить вложение размером, больше чем 20 мб (в нашем примере мы прикрепили к письму pst файл размером 58 Мб).

В том случае, если ваш почтовый сервер или сервер отправителя не поддерживают письма большого размера, при отправке большого письма вы получите отбойник о недоставке (NDR-Non delivery report), в котором будет указано, что превышен максимальный размер письма. Ниже приведены популярные варианты текста подобного отбойника:

• Attachment size exceeds the allowable limit
• 552: Message size exceeds maximum permitted
• System Undeliverable, message size exceeds outgoing message size limit
• The message was not sent; reduce the message size and try again

MS Exchange

В Exchange можно изменить допустимый размер письма на трех различных уровнях:

• В настройках транспорта организации Exchange
• В параметрах отправляющих/принимающих коннекторов
• В настройках ящика конкретного пользователя

Текущие лимиты можно посмотреть через Exchange Management Console (EMC), но гораздо проще и быстрее воспользоваться PowerShell. В консоли Exchange Management Shell, или после подключения к Office 365 через удаленную PowerShell сессию, выполните команды:

Команды должны вернуть примерно такие результаты, содержащие текущие настройки лимитов:

• В параметрах транспорта всей организации размер указано, что принимаемого/отправляемого письма не должен быть больше чем 25 Мб
• На всех коннекторах стоит лимит 10 мб
• Для почтового ящика администратора лимит на размер писем не задан (unlimited)

Естественно, в последней команде выполняется проверка лимитов только для одного ящика. Вывести лимиты на размер писем для всех пользователей организации можно так:

Чтобы увеличить максимальный размер письма (как принимаемого, так и отправляемого), принимаемого транспортной службой Exchange с 25 до 100 Мб, выполните команду:

Синтаксис команды смены лимита на размер писем для коннекторов аналогичен, однако команду смены придется выполнить для каждого коннектора.

Или для всех коннекторов:

Аналогичным образом можно изменить лимит для всех ящиков организации:

Заданные таким образом лимиты ограничивают максимальный размер письма независимо от того, содержит ли оно вложение или нет.

Использование веб-интерфейса

Есть другой вариант — через веб-интерфейс. Открываем центр администрирования Exchange и переходим в раздел поток обработки почты -> соединители отправки -> параметры транспорта организации:

и выставляем требуемый максимальный объем вложения. Обращаем ваше внимание — при пересылке на внешний сервер, происходит кодирование вложение в формате MIME64, что увеличивает итоговый объем письма примерно на 30%.

Мы также готовы оказать помощь в любых настройках MS Exchange.

Нашим клиентам мы предлагаем реализацию данного проекта и последующее ИТ-обслуживание в рамках ИТ-аутсорсинга.

Альтернативным вариантом является — взять в аренду уже настроенный сервер Exchange с обслуживанием или подключиться к публичному облачному Exchange на базе структуры EFSOL.

Как отправить большой файл в Outlook

Даже сегодня популярные почтовые сервисы, такие как Gmail и Outlook 365, не позволяют отправлять большие файлы. Есть ограничение, которое не позволяет отправлять файл больше 33 МБ. Это может быть стать серьезной проблемой когда необходимо отправить большой файл в Outlook.

Отправить большие файлы через Outlook

В наши дни проблема становится более реальной, потому что даже простые фотографии занимают несколько мегабайт. И если вы приложите к письму пару из них, то легко выйдете за пределы разрешенного максимума. То же самое можно сказать и о видеофайлах. Итак, что же делать когда надо отправить большие файлы в Outlook?

Вот несколько лучших способов которую решат проблему.

Отправить большой файл Outlook как ссылку на OneDrive

У большинства из нас есть привычка перетаскивать наши файлы в окно электронной почты. Если при попытке отправить файл в Outlook будет превышающен максимальный разрешенный размер, тогда в верхней части окна электронной почты появится предупреждение. Если вы продолжите попытку загрузку, то увидите возможность загрузить большой файл на сервис OneDrive.

Если вы выберите метод передачи OneDrive, файл будет загружен на сервис и вы сможете отправить ссылку на файл получателю. По умолчанию на прикрепленный файл накладывается ограничение доступа. Но вы можете предоставите доступ, после чего адресат сможет получить или редактировать файл.

Чтобы изменить настройки доступа, нажмите маленький значок стрелки вниз (см. скрине выше) и выберите «Управление доступом». Затем выберите один из двух вариантов — любой может редактировать, или любой может просматривать. Если перейти в общую папку файлов OneDrive, то сможете также установить срок действия.

Отправить большой файл Outlook как ссылку на Google Drive

OneDrive как правило пользуется большей популярностью среди пользователей Outlook, так как является родной функцию. Но пользователи Outlook могут отправить большой файл еще и с помощью Google Drive. Как и в случае с OneDrive, вы можете обмениваться ссылками на файлы прямо с Google Диска.

Для передачи файлов потребуется привязать учетную запись Google к Outlook. Сделать это можно в настройках Outlook. Зайдите в настройки и выберите «Просмотреть все настройки Outlook» —> «Вложения». Теперь нажмите на значок Google Диска.

Вам необходимо указать имя пользователя, ваш пароль к сервисам Google и разрешение. После этого все, что вам нужно сделать, это нажать на значок вложения —> Выбрать местоположение в облаке и выбрать Google Диск в левом меню.

Затем выберите файлы, которые вы хотите прикрепить.

Полезный совет. Как и в случае с общими файлами OneDrive, вы также можете настроить видимость вложенного документа.

Вы также можете добавить свой аккаунт Dropbox, если он у вас есть. Если вы используете все эти облачные решения для хранения данных, вы можете добавить их все. И всякий раз, когда вам нужно отправить несколько больших файлов через Outlook, сможете выбрать один из них.

Что делает эти два метода очень полезными, так это то, что вы можете удалить их в любое время. Перейдите в «Настройки» —> «Показать все настройки «Outlook» —> «Вложения» и нажмите на кнопку «Удалить учетную запись».

Firefox Send для оптравки больших файлов (файлы до 2,5 ГБ)

Firefox Send официально дебютировал в марте 2019 года, и он работает на всех операционных системах. Кроме этого сервис отправки больших файлов полностью бесплатный. По умолчанию вы можете отправлять файлы размером до 1 ГБ. Но, если зайти в свою учетную запись Firefox, тогда сможете отправлять большие файлы размером до 2,5 ГБ.

Что мне нравится в Firefox Send, так это его простота. Вам просто нужно перетащить файлы в окно. Вы можете выбрать максимальное количество загрузок или когда срок действия ссылки на файл. Кроме того, вы также можете защитить файлы с помощью пароля.

И, как уже упоминалось выше, Firefox Send также доступен в приложениях для Android и iOS. Поэтому, если файл находится на вашем телефоне, вы можете загрузить его прямо оттуда и поделиться ссылкой через веб-почту Outlook 365. Более подробнее о сервисе отправке больших файлов мы писали в статье «Firefox Send».

WeTransfer для отправки больших файлов в Outlook

WeTransfer — это еще один онлайн-сервис передачи файлов, который во многом похож на Firefox Send. Он позволяет отправлять файлы размером до 2 ГБ. И в отличие от Firefox Send, вам не нужно добавлять ссылки, а затем отправлять электронную почту отдельно.

В WeTransfer вы можете прикрепить большой файл, указать адрес «Кому» и «От», а также сообщение. а вконце нажав на соответствующую кнопку загрузить файл на сервис. Когда файл будет загружен письмо с файлом и сообщением получит получатель. Единственная проблема заключается в том, что электронное письмо будет адресовано с помощью We Transfer, что увеличивает шансы того, что письмо попадет в папку «Спам».

Обходной путь — отправить электронное письмо на ваш почтовый ящик, а затем добавить ссылку в окне составления Outlook 365. Немного длинный процесс, но работоспособный.

Отправить большой файл разбив его с помощью архиватора zip файлов

Если у вас есть несколько файлов размером несколько ГБ, вы можете разделить их, а затем сжать. Такие инструменты, как 7-Zip, могут помочь в такой ситуации. После того как у вас будут несколько файлов архива, тправьте каждый файл в отдельном письме.

Скачать архиватор 7-zip вы можете по этой ссылке.

Заключение

Для отправки больших файлов в Outlook лично я использую Google Drive . Сервис хорошо справляется с передачей больших файлов будь то большое количество изображений или какой-нибудь большой видеофайл. Мне в Google Drive нравится, то, что он синхронизируется между всеми моими устройствами, что позволяет легко находить и передавать большие файлы.