Как отправить только один лист из эксель по почте
Перейти к содержимому

Как отправить только один лист из эксель по почте

  • автор:

Как отправить один лист Excel как вложение по электронной почте

Как отправить один лист Excel как вложение по электронной почте

Мы часто создаем и работаем с несколькими листами Excel. Это могут быть отдельные листы в одной книге (например, разные листы для разных лет, продуктов, отделов и т. Д.).

Иногда вам может потребоваться отправить часть рабочего листа или один рабочий лист Excel из книги вашему коллеге или начальнику. Хотя могут быть и другие способы сделать это, в этом руководстве я покажу вам самый быстрый и простой способ отправить по электронной почте один лист Excel или его часть.

Но есть некоторые предварительные работы.

Вам нужно добавить значок на панель быстрого доступа Excel. Это позволит функции отправки одного листа Excel или его части в качестве вложения электронной почты.

Вот как это сделать:

  • Щелкните правой кнопкой мыши любую вкладку ленты и выберите «Настроить панель быстрого доступа».
  • В диалоговом окне «Параметры Excel» выберите «Все команды» в раскрывающемся списке «Выбрать команду из».
  • Прокрутите вниз и выберите опцию «Отправить получателю почты».
  • Щелкните по кнопке Добавить. Это добавит параметр «Отправить получателю почты» на правой панели.
  • Щелкните ОК.

Это добавит значок «Отправить получателю почты» на панель быстрого доступа.

Вот что вы можете сделать с помощью этой опции:

  • Отправьте часть рабочего листа в теле письма.
  • Отправьте один лист Excel в качестве вложения к электронному письму.
  • Отправьте всю книгу как вложение к электронному письму.

Примечание: Я тестировал это только в Outlook. Я считаю, что он также должен работать с вашим почтовым клиентом по умолчанию.

Отправить часть рабочего листа как тело сообщения электронной почты

Вы можете отправить часть рабочего листа (диапазон ячеек) в качестве тела сообщения электронной почты, используя параметр «Отправить получателю почты», который мы добавили на панель быстрого доступа.

Вот как это сделать:

  • Активируйте рабочий лист, из которого вы хотите отправить по электронной почте диапазон ячеек.
  • Щелкните значок «Отправка получателя почты» на панели быстрого доступа.
  • В открывшемся запросе электронной почты выберите «Отправить текущий лист как тело сообщения» и нажмите «ОК».
    • Это сделает текущий рабочий лист телом исходящего электронного письма. Он автоматически откроет почтовый клиент по умолчанию в вашей системе, и рабочий лист будет частью тела сообщения электронной почты.

    Обратите внимание, что когда вы используете вышеуказанный метод для отправки части рабочего листа в теле сообщения электронной почты, он не сохраняет никаких функциональных возможностей рабочего листа Excel. Это может быть полезно, если вы хотите быстро отправить часть большого набора данных вместо отправки всего рабочего листа.

    Отправить один лист Excel как вложение по электронной почте

    Вы можете отправить один лист Excel (из многих листов в книге) в качестве вложения к электронному письму. Для этого вам нужно создать новую книгу с этим единственным листом, а затем отправить ее с помощью функции «Отправить получателю электронной почты».

    • Щелкните правой кнопкой мыши лист, который вы хотите отправить, и выберите «Переместить» или «Копировать».
    • В диалоговом окне «Переместить или скопировать» выберите (новая книга) в раскрывающемся списке «В книгу». Также отметьте опцию Create a copy в левом нижнем углу.
    • Щелкните ОК. Это создаст новую книгу, в которой будет только скопированный лист.
    • Активировав только что созданную книгу, щелкните значок «Отправить получателю почты» на панели быстрого доступа.
    • В диалоговом окне «Электронная почта» выберите вариант «Отправить всю книгу как вложение».
    • Щелкните ОК. Откроется исходящее электронное письмо с прикрепленной книгой. Поскольку это новая книга, которую мы создали, и в ней только один лист (который мы переместили), вы отправляете только один лист.
    • Щелкните Отправить.

    Отправить всю книгу как вложение по электронной почте

    Вы можете легко отправить всю книгу, вложив ее как часть электронного письма.

    Вот как это сделать:

    • Нажмите «Отправить получателю почты» на панели быстрого доступа.
    • В диалоговом окне «Электронная почта» выберите вариант «Отправить всю книгу как вложение».
    • Щелкните ОК. Откроется исходящее электронное письмо с прикрепленной к нему книгой.
    • Щелкните Отправить.

    Хотя вы можете делать все вышеупомянутые вещи, не используя параметр «Отправить на почту», он действительно ускоряет процесс и делает его более эффективным.

    Как отправить один лист файла вложением

    Что делает макрос: Этот пример демонстрирует, как можно отправить вложением один конкретный рабочий лист данных, а не всю книгу.

    Как макрос работает

    Поскольку этот код запускается из Excel, нам нужно установить ссылку на объект Microsoft Outlook Library.. Мы можем установить ссылку, открыв редактор Visual Basic в Excel и выбрав Tools➜References. Прокрутите вниз, пока мы не найдете запись Microsoft Outlook XX Object Library, где XX — это ваша версия Outlook. Поставьте флажок в поле рядом с записью.

    Код макроса

    Как это код работает

    1. Шаг 1 сначала объявляет две переменные. OLApp — это объектная переменная, которая предоставляет Application Outlook . OLMail — это объектная переменная, которая содержит почтовый элемент.
    2. Шаг 2 копирует указанный диапазон и вставляет значения и форматы во временный файл Excel. Затем мы сохраняем этот временный файл, указывая ему путь к файлу и имя файла.
    3. Шаг 3 активирует Outlook и начинает новый сеанс. Обратите внимание, что мы используем OLApp.Session. Войдите в систему, чтобы войти в текущий сеанс MAPI (Messaging Programming Interface Application) с учетными данными по умолчанию. Он также создает почтовое сообщение. Это эквивалентно выбору кнопки «Новое сообщение» в Outlook.
    4. Шаг 4 создает профиль почтового сообщения. Включает в себя получателей, получателей CC, получателей BCC, тему, тело и вложения. Получатели вводятся в кавычки и разделяются точкой с запятой. В этом коде мы указываем наш недавно созданный путь к временному файлу Excel в качестве вложения
      для электронной почты. Когда сообщение построено, мы используем метод .Display для просмотра электронной почты. Мы можем заменить .Display на .Send для автоматического запуска электронной почты без просмотра.
    5. Мы не хотим оставлять там временные файлы, поэтому после отправки электронного письма мы удаляем временный файл Excel, который мы создали.
    6. Как правило, рекомендуется освобождать объекты, назначенные нашим переменным. Это уменьшает вероятность любых проблем, вызванных объектами, которые могут оставаться открытыми в памяти. В коде мы просто устанавливаем переменную Nothing.

    Как использовать

    Для реализации этого макроса, вы можете скопировать и вставить его в стандартный модуль:

    Как отправить только один лист из эксель по почте

    • Активируйте рабочий лист, из которого вы хотите отправить по электронной почте диапазон ячеек.
    • Щелкните значок «Отправка получателя почты» на панели быстрого доступа.
    • В открывшемся запросе электронной почты выберите «Отправить текущий лист как тело сообщения» и нажмите «ОК».
      • Это сделает текущий рабочий лист телом исходящего электронного письма. Он автоматически откроет почтовый клиент по умолчанию в вашей системе, и рабочий лист будет частью тела сообщения электронной почты.

      Отправить один лист Excel как вложение по электронной почте

      • Щелкните правой кнопкой мыши лист, который вы хотите отправить, и выберите «Переместить» или «Копировать».
      • В диалоговом окне «Переместить или скопировать» выберите (новая книга) в раскрывающемся списке «В книгу». Также отметьте опцию Create a copy в левом нижнем углу.
      • Щелкните ОК. Это создаст новую книгу, в которой будет только скопированный лист.
      • Активировав только что созданную книгу, щелкните значок «Отправить получателю почты» на панели быстрого доступа.
      • В диалоговом окне «Электронная почта» выберите вариант «Отправить всю книгу как вложение».
      • Щелкните ОК. Откроется исходящее электронное письмо с прикрепленной книгой. Поскольку это новая книга, которую мы создали, и в ней только один лист (который мы переместили), вы отправляете только один лист.
      • Щелкните Отправить.
      • Нажмите «Отправить получателю почты» на панели быстрого доступа.
      • В диалоговом окне «Электронная почта» выберите вариант «Отправить всю книгу как вложение».
      • Щелкните ОК. Откроется исходящее электронное письмо с прикрепленной к нему книгой.
      • Щелкните Отправить.
      • активный лист — в созданное письмо будет вложена новая книга, содержащая только один лист — тот, который был активным на момент отправки сообщения. Лист отправляется как есть — т.е. адресат получит точную копию листа на момент отправки (даже если какие-то изменения не были сохранены перед отправкой).
      • активную книгу полностью — в созданное письмо будет вложена копия активной на момент отправки сообщения книги. Книга отправляется как есть — т.е. адресат получит точную копию книги на момент отправки (даже если книга не была сохранена перед отправкой).
      • выбранные листы как новую книгу — в этом случае становится доступным окно выбора листов активной книги, в котором можно отметить флажками только те листы, которые необходимо отправить. Отмеченные листы впоследствии будут объединены в одну новую книгу, которая и будет вложена в письмо. Все листы переносятся как есть, даже если исходная книга не была сохранена перед отправкой.
        в поле записывается вручную или выбирается из списка действительный адрес электронной почты получателя. Если еще не добавлено ни одного адреса, список будет пуст. Для добавления адреса в список необходимо записать его в поле и нажать кнопку Добавить
        Добавить— добавляет текущий адрес(записанный в поле выпадающего списка) в собственную адресную книгу надстройки. В дальнейшем будет возможно не вводить этот адрес вручную, а просто выбрать его из выпадающего списка. Можно заранее создать множество адресов путем поочередной записи в поле и добавления.
        Удалить— удаляет из адресной книги MulTEx текущий адрес(записанный в поле выпадающего списка). После удаления данный адрес более не будет доступен для выбора из списка. Удаление адреса из списка влияет исключительно на собственную адресную книгу MulTEx, никакие адреса Outlook или адреса иных почтовых программ не затрагиваются.
        Очистить адресную книгу MulTEx — удаление всех адресов из Адресной книги MulTEx. Удаление влияет исключительно на собственную адресную книгу MulTEx, никакие адреса Outlook или адреса иных почтовых программ не затрагиваются.
        Адресная книга хранится в специальном файле » MailSet.xml «. Вы можете самостоятельно делать резервные копии данного файла при помощи команды Резервное копирование и восстановление. При переустановке MulTEx этот файл не удаляется и не заменяется.

      Пример таблицы массовой рассылки

        кнопка правее поля управляет скрытием и отображением символов пароля.
        Показать пароль— символы пароля будут отображены и можно будет сверить корректность ввода пароля
        Скрыть пароль— символы пароля будут заменены звездочками (на сам пароль это не влияет)

      таблица настроек для почтовых серверов

      ДобавитьДобавить шаблон — с помощью данной команды можно запомнить введенные настройки сервера, пользователя, пароля и порта в новый шаблон для удобство выбора настроек отправки, чтобы не вбивать эти настройки в последующем.
      ИзменитьИзменить шаблон — с помощью данной команды можно изменить настройки шаблона. Выберите необходимый шаблон, внесите изменения в необходимые поля и нажмите кнопку Изменить(Изменить шаблон).
      УдалитьУдалить шаблон — удаляет выбранный шаблон настроек. Выполнение данной команды необратимо, поэтому рекомендуется аккуратно применять её либо сделать резервную копию настроек перед удалением.
      Удалить все шаблоныУдалить все шаблоны — удаляет все шаблоны настроек. Выполнение данной команды необратимо, поэтому рекомендуется аккуратно применять её либо сделать резервную копию настроек перед удалением.
      Все шаблоны хранятся в специальном файле «MailSet.xml», содержащим адресную книгу и настройки CDO. Вы можете самостоятельно делать резервные копии данного файла при помощи команды Резервное копирование и восстановление. При переустановке MulTEx этот файл не удаляется и не заменяется.

      • Простой текст (.txt) — при создании писем текст сообщения никак не преобразуется и любые теги будут вставлены как есть. При этом даже если текст внутри ячейки отформатирован стандартными средствами Excel — этот формат не будет применен.
      • Форматированный текст (.htm) — при создании письма в тексте будут учитываться теги HTML-разметки и такой текст будет преобразован в форматированный текст. Например, текст вида:

      Дополнительно

      Таблица для рассылки

      Например, необходимо разослать письма с таблицей коэффициентов сотрудников отдела для начисления ЗП. Таблица может выглядеть примерно так:

      Сама таблица расположена на Лист1 в ячейках A1:D9 . На примере таблицы рассылки из рис.3 , в ячейке текста письма записано следующее:
      Добрый день.
      Ниже приведена таблица коэффициентов для начисления ЗП сотрудникам отдела продаж:

      Отправка книги или листа по электронной почте

      Если вам часто приходится рассылать определенные книги или листы по электронной почте, то вы должны были заметить, что процедуру эту быстрой не назовешь. Если делать ее "классически", то надо:

      • открыть почтовую программу (например Outlook)
      • создать новое сообщение
      • вбить туда адрес, тему и текст
      • прикрепить к сообщению файл (не забыть!)
      • нажать кнопку Отправить

      На самом деле почту можно легко отправлять прямо из Excel кучей разных способов. Поехали.

      Способ 1. Встроенная отправка

      Если у вас еще старый добрый Excel 2003, то все просто. Открываете нужную книгу/лист и выбираете в меню Файл — Отправить — Сообщение (File — Send To — Mail Recipient) . Откроется окошко, в котором можно выбрать один из двух вариантов отправки:

      В первом случае текущая книга будет добавлена в сообщение как вложение, во втором — содержимое текущего листа попадет прямо в текст сообщения как текстовая таблица (без формул).

      Кроме этого в меню Файл — Отправить (File — Send To) есть еще несколько более экзотических вариантов отправки:

        Сообщение (для ознакомления)(Mail Recipient for Review) — отправляется вся книга целиком и при этом для нее включается отслеживание изменений, т.е. начинает явно фиксироваться — кто, когда и в каких ячейках какие изменения производил. Отобразить внесенные изменения потом можно в меню Сервис — Исправления — Выделить исправления (Tools — Track changes — Highlight changes) или на вкладке Рецензирование — Исправления (Reveiw — Track Changes) Выглядеть это будет примерно так:

      В новых Excel 2007/2010 ситуация немного другая. В этих версиях для отправки книги по почте нужно выбрать кнопку Офис (Office Button) или вкладку Файл (File) и команду Отправить (Send) . Далее, пользователю предлагается набор вариантов отправки:

      Обратите внимание на то, что в новых версиях исчезла возможность отправки отдельного листа книги, вставленного в тело письма — как это было в Excel 2003 и старше. Осталась только возможность отправить весь файл целиком. Зато появилась полезная возможность отправлять в известном формате PDF и менее известном XPS (аналог PDF, но не требует Acrobat Reader для чтения — открывается прямо в Internet Explorer). Команду отправки книги для ознакомления можно вытащить как дополнительную кнопку на панель быстрого доступа через Файл — Параметры — Панель быстрого доступа — Все команды — Отправить на проверку (File — Options — Quick Access Toolbar — All Comands — Send for Review) .

      Способ 2. Простые макросы для отправки

      Отправка макросом гораздо проще. Открываем редактор Visual Basic через меню Сервис — Макрос — Редактор Visual Basic (Tools — Macro — Visual Basic Editor) , вставляем новый модуль в меню Insert — Module и копируем туда текст этих двух макросов:

      После этого скопированные макросы можно запустить в меню Сервис — Макрос — Макросы (Tools — Macro — Macros) . SendWorkbook отправляет на заданный адрес всю текущую книгу, а SendSheet — Лист1 как вложение.

      При запуске макроса Excel будет обращаться к Outlook, что вызовет появление вот такого сообщения безопасности на экране:

      Дождитесь, пока кнопка Разрешить станет активной и нажмите ее, чтобы подтвердить свою отправку. После этого созданные автоматически сообщения будут помещены в папку Исходящие и отправятся получателям при первом запуске Outlook или, если он у вас запущен, непосредственно сразу же.

      Способ 3. Универсальный макрос

      А если хочется отправлять не текущую книгу, а любой другой файл? И текст сообщения тоже неплохо было бы задать! Предыдущие макросы здесь не помогут, поскольку ограничены возможностями самого Excel, но можно создать макрос, который будет из Excel’я управлять Outlook’ом — создавать и заполнять окно нового сообщения и отправлять его. Макрос выглядит так:

      Адрес, тема, текст сообщения и путь к вложенному файлу должны быть в ячейках A1:A4 текущего листа.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *