Как открыть календарь в outlook для другого пользователя

Управление доступом и доступностью в календарях Exchange/Microsoft 365

22.09.2022
itpro
Exchange, Microsoft 365, Office 365, PowerShell
комментария 2

В этой статье мы рассмотрим, как управлять правами общего доступа к календарям пользователей в ящиках on-prem Exchange Server и Microsoft 365 через Outlook и PowerShell. Отдельно остановимся на теме просмотра доступности (free/busy) в календарях ящиков комнат или пользователей.

Довольно часто почтовому администратору нужно предоставить права доступа к календарю другого сотрудника. Например, секретарь хочет создавать, удалять и редактировать любые записи в календаре руководителя и служебном ящике переговорной комнаты, или руководитель отдела хочет видеть и иметь возможно редактировать занятость сотрудников отдела в их календарях.

Настройка общего доступа к календарю из Outlook/OWA

Пользователь может самостоятельно прямо из Outlook предоставить доступ к своему календарю. Календарь Exchange – это по сути обычная папка в ящике пользователя. Можно настроить доступ к календарю через десктопную версию Outlook или через Outlook Web Access.

Выберите нужный календарь и в его настройках нажмите Sharing and permissions.

В открывшемся окне появится текущий список пользователей и групп, которым дан доступ к вашему календарю. В нашем примере любой пользователь вашей организации (тенанта) может просматривать информацию о доступности Free/Busy в календаре ( Can view when I’m busy ). Для пользователя Henrietta предоставлены права на создание и редактирование любых событий в календаре.

Пользователь может самостоятельно отправить другому пользователю приглашение о предоставлении общего доступа к своему календарю. Нужно указать email пользователя и уровень разрешений. В этом примере я предоставлю права на Alex право на просмотр событий в моем календаре (Can view all details).

В десктопных версиях Outlook права на календарь назначаются похожим образом. Перейдите в календарь Outlook, нажмите кнопку Разрешения для календаря. В открывшемся окне появится текущий список доступа к календарю. С помощью кнопок Добавить/Удалить вы можете изменить права доступа.

Назначить права доступа к календарю в ящике Exchange/Microsoft 365 через PowerShell

Администратор организации/тенанта может предоставить доступ к календарю любого пользователя или общего почтового ящика с помощью PowerShell или Microsoft Graph API (для Microsoft 365/Azure). Кроме того, только с помощью PowerShell можно быстро предоставить права доступа на календари всех пользователей организации.

Подключитесь к своему on-prem Exchange Server или к тенанту Microsoft 365 (Exchange Online):

• Из консоли PowerShell можно удаленно подключиться к on-prem Exchange Server с любого компьютера без установки модуля EMS (Exchange Management Tools): $ExchAdmCred = Get-Credential
  $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri http://msk-exch1.winitpro.ru/PowerShell/ -Authentication Kerberos -Credential $ExchAdmCred
  Import-PSSession $Session
• Для подключения к облачному тенанту Exchange Online (Microsoft 365) с с включенной мультифакторной аутентификацией (MFA) используйте модуль Exchange Online PowerShell), он поддерживает подключение с помощью современной проверки подлинности (Modern Authentication):
  Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]

Текущие права доступа к календарю пользователя можно вывести с помощью команды:

Get-MailboxFolderPermission -Identity kbuldogov:\Calendar

В столбце User указаны пользователи, а в столбце AccessRights – права доступа. В Exchange есть ряд предопределенных ролей, используемых для общего доступа к папкам и календарю (в порядке увеличения привилегий):

• None
• AvailabilityOnly
• Contributor
• Reviewer
• NonEditingAuthor
• Author
• PublishingAuthor
• Editor
• PublishingEditor
• Owner

Чтобы предоставить другому пользователю доступ к ящику, используйте команду Add-MailboxFolderPermission. Например, чтобы предоставить права редактирования в календаре Boss1 пользователю NestorV, выполните команду:

Add-MailboxFolderPermission -Identity boss1:\Calendar -User NestorV -AccessRights Editor

Если нужен доступ только на просмотр календаря:

Add-MailboxFolderPermission -Identity boss1:\Calendar -User NestorV -AccessRights Reviewer

Чтобы удалить права на календарь:

Remove-MailboxFolderPermission -Identity boss1:\Calendar –user NestorV

Можно экспортировать в CSV файл текущие права на календари всех ящиков тенанта Azure (организации Exchange):

$Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Select-Object UserPrincipalName
foreach ($mailbox in $Mailboxes) <
Get-MailboxFolderPermission -Identity «$($mailbox.UserPrincipalName):\Calendar» |
Select-Object @>,FolderName,User,AccessRights |
Export-Csv C:\PS\Exchange_Calendar_report.csv -NoTypeInformation -Append
>

Полученный CSV файл с UPN почтовых ящиков и правами доступа к каленжарю можно в дальнейшем проанализировать в Excel.

Следующий PowerShell скрипт разрешит определенному пользователю просматривать все календари в организации:

Foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited))

Управление видимостью (free/busy) в календарях ящиков Exchange/Microsoft 365

Пользователи одной организации могут просматривать информацию и доступности других пользователей или ресурсных ящиков. По-умолчанию доступна только информация Свободен/Занят.

Для просмотра не доступны ни темы, ни описания, ни местоположения для записей в календаре других пользователей.

Такое поведение обеспечивается благодаря тому, что на все ящики назначено разрешение Default= AvailabilityOnly . Тип разрешения AvailabilityOnly предоставляет только право на просмотр информации доступности Free/Busy.

Возможно, вы хотите, чтобы пользователи могли просматривать не только доступность, но и темы и местоположения событий в календаре определенного ящика (например, общего календаря ресурса). Следующая команда разрешит всем пользователям просматривать события в календарях всех комнат:

Foreach ($Mailbox in (Get-Mailbox -ResultSize Unlimited) | Where

По-умолчанию вместо темы встречи показывается имя владельца. За это отвечает атрибут AddOrganizerToSubject = $true . Чтобы разрешить просматривать в календаре комнаты темы и их содержимое:

Set-CalendarProcessing room1 -DeleteComments $false -DeleteSubject $false -AddOrganizerToSubject $false

В Exchange Online вы можете настроить, разрешать ли пользователям публиковать свои календари для внешних пользователей (организаций). Откройте Exchange Admin Center и перейти в раздел Organization -> Sharing.

По умолчанию используется Default Sharing Policy, которая разрешает делиться с внешними организациями только информацией Free/Busy. Здесь вы можете ограничить список почтовых доменов, с которыми можно делиться календарями и/или изменить набор информации в календаре, которой можно делиться (темы, местоположение, организатор).

Предыдущая статья Следующая статья

Как разрешить другим просматривать или редактировать элементы вашего календаря / собрания в Outlook?

Например, вы хотите разрешить другим пользователям Exchange просматривать или редактировать элементы календаря или собрания в вашем календаре Outlook, как бы вы могли установить разрешения? Для этого есть два решения!

• Разрешить другим просматривать или редактировать элементы календаря/собрания по умолчанию с делегированным доступом
• Разрешить другим просматривать или редактировать любые элементы календаря/собрания с помощью свойств папки

Разрешить другим просматривать или редактировать элементы календаря/собрания по умолчанию с делегированным доступом

Вы можете разрешить другим пользователям Exchange просматривать или отредактируйте папки Outlook с помощью функции Делегированный доступ в Outlook, включая папку календаря по умолчанию.

1. Нажмите Файл > Информация > Настройки учетной записи > Делегировать доступ .

2. В открывшемся диалоговом окне «Делегаты» нажмите кнопку Добавить .
р>

3. Теперь появится диалоговое окно «Добавить пользователей». Добавьте пользователей Exchange, которым вы разрешите просматривать или редактировать элементы календаря по умолчанию, в поле Добавить и нажмите кнопку ОК . См. Снимок экрана:

4. Теперь вы попадаете в диалоговое окно «Делегировать разрешения», укажите один из уровней разрешений в раскрывающемся списке Календарь , выберите Нет в других раскрывающихся списках и последовательно нажимайте кнопки OK , чтобы закрыть оба диалоговых окна.

Примечания:
(1) Если вы хотите разрешить другим пользователям Exchange просматривать только элементы вашего календаря, выберите Рецензент из раскрывающегося списка; чтобы отредактировать элементы календаря, выберите Автор или Editor из раскрывающегося списка.
(2) Если вы хотите предотвратить другой обмен Если пользователи не могут просматривать личные элементы в календаре по умолчанию, снимите флажок Делегат может видеть мои личные элементы . См. Снимок экрана выше:
(3) Делегаты могут легко открывать и просматривать вашу папку календаря с помощью этого метода.

Автоматически пересылать каждое электронное письмо на указанный получатель в Outlook

Вообще говоря, мы можем установить правило для автоматической пересылки электронных писем указанным получателям, таким как ваша другая учетная запись электронной почты, ваш Gmail или вашим коллегам и т. д. Но все, что мы знаем настройка настраиваемого правила в Outlook займет много времени. Теперь мы представляем Kutools for Outlook (Автоматическая) Forward , которая может установить правило автоматической переадресации только несколькими щелчками мыши. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!

Разрешить другим просматривать или редактировать любые элементы календаря/собрания с помощью свойств папки

Допустим, вы хотите разрешить другим пользователям Exchange просматривать или редактировать один календарь, который вы создали вручную, вы можете изменить свойства этого календаря для достижения этого.

1. В представлении Календарь выберите календарь, который вы разрешите другим пользователям Exchange просматривать или редактировать в области навигации, и нажмите Папка > Разрешения календаря . См. снимок экрана:

2 . В диалоговом окне “Свойства календаря” нажмите кнопку Добавить .

3. Теперь появится диалоговое окно “Добавить пользователей”. Добавьте пользователя обмена, которому вы разрешите просматривать или редактировать свой календарь, в поле Добавить и нажмите OK .

4. Не снимайте выделения с нового пользователя в поле выше, затем выберите один из уровней разрешений в раскрывающемся списке Уровень разрешений и нажмите кнопку OK . См. Снимок экрана:

Примечания :
(1) Если вы хотите разрешить другие обменяться пользователями для просмотра этого календаря, выберите Свободное/занятое время , Свободное/занятое время, тему, местоположение или Рецензент из раскрывающегося списка Уровень разрешений ; чтобы отредактировать этот календарь, выберите Автор , Editor или другие в раскрывающемся списке.
(2) Вы также можете установить собственное разрешение делегата с помощью параметров проверки в разделах Чтение , Удалить элементы , Запись и Другие разделы по мере необходимости.

Статьи по теме

Делегирование прав доступа для других пользователей Exchange в Outlook

Спросить для доступа к разрешениям календаря других пользователей в Outlook

Установить разрешение на просмотр информации о свободном/занятом времени в Outlook

Как поделиться своим календарем Outlook

Предоставить общий доступ к календарю Outlook легко, но важно то, чтобы вы не хотели, чтобы люди, с которыми вы им поделились, изо всех сил пытались получить к нему доступ. Давайте рассмотрим, как открыть общий доступ к календарю Outlook, независимо от того, находится ли получатель в одной организации с вами или нет.

Если вы делитесь своим календарем Outlook с кем-то внутри вашей организации (то есть с теми же доменами электронной почты, что и у вас) за пределами вашей организации, процесс совместного использования аналогичен. Однако способ, которым получатель получает доступ к вашему общему календарю, немного отличается, особенно если человек вне вашей организации не использует Outlook. Это все еще довольно просто, и мы рассмотрим, как это работает, чтобы вы могли указать людям здесь, если они пытаются получить доступ к вашему общему календарю.

Поделиться своим календарем с коллегой

Если вы хотите поделиться календарем с кем-то, кто работает в той же организации, процесс довольно прост. Откройте календарь в Outlook, а затем нажмите «Главная»> «Поделиться календарем»> «Календарь».

Если вы используете Outlook для нескольких учетных записей, убедитесь, что вы выбрали календарь для учетной записи, которой хотите поделиться.

Откроется окно «Свойства календаря» на вкладке «Разрешения», показывающее, кто в данный момент имеет доступ к вашему календарю. По умолчанию Outlook настроен так, что кто-либо в вашей организации сможет видеть, когда вы заняты, но больше ничего. Ваши ИТ-специалисты, возможно, изменили это несколькими различными способами, поэтому мы сосредоточимся на том, чтобы поделиться вашим календарем с сотрудником вашей организации.

Чтобы поделиться своим календарем с кем-либо, нажмите кнопку «Добавить».

Это откроет вашу адресную книгу и по умолчанию покажет людей в вашей организации. Добавьте человека, с которым вы хотите поделиться своим календарем, и нажмите «ОК».

Выбранный вами человек появится в окне «Разрешения». По умолчанию они имеют уровень разрешения «Может просматривать все детали», который вы можете изменить, если хотите.

Когда вы закончите, нажмите «ОК», чтобы поделиться своим календарем.

Чтобы просмотреть календарь, которым кто-то поделился с вами, нажмите Главная> Добавить календарь> Открыть общий календарь.

В открывшемся окне введите имя человека, который поделился с вами календарем, и нажмите кнопку ОК.

Календарь теперь появится для просмотра в списке «Общие календари» с левой стороны.

Поделиться своим календарем с кем-то внешним

Если вы хотите поделиться календарем с кем-то, кто работает за пределами вашей организации, процесс очень похож. Откройте календарь в Outlook, а затем нажмите «Главная»> «Поделиться календарем»> «Календарь».

Если вы используете Outlook для нескольких учетных записей, убедитесь, что вы выбрали календарь для учетной записи, которой хотите поделиться.

Откроется окно «Свойства календаря» на вкладке «Разрешения», показывающее, кто в данный момент имеет доступ к вашему календарю.

Чтобы поделиться своим календарем с кем-либо, нажмите кнопку «Добавить».

Это откроет вашу адресную книгу. В раскрывающемся списке «Адресная книга» нажмите «Контакты».

Это отобразит все внешние контакты в вашей адресной книге. Если вы хотите поделиться своим календарем с внешним лицом, и они не отображаются здесь, вам нужно сначала добавить их в качестве контакта.

Добавьте человека, с которым вы хотите поделиться своим календарем, и нажмите «ОК».

Выбранный вами человек будет добавлен в окно «Разрешения». По умолчанию они имеют уровень разрешений «Может просматривать все детали», который вы можете изменить, если хотите. В отличие от обмена с людьми в вашей организации, вы не можете предоставлять внешним людям права «Можно редактировать» или «Делегировать».

Когда вы закончите, нажмите «ОК», чтобы поделиться своим календарем.

То, как получатель принимает ваше приглашение на просмотр календаря, отличается от процесса, которым вы делитесь с кем-то внутри вашей организации.

Человек, которым вы поделились своим календарем, получает электронное письмо.

Если они нажмут «Принять и просмотреть календарь», они будут перенаправлены на Outlook.com для входа в учетную запись Microsoft, где будет доступен общий календарь.

Этот процесс довольно прост, но не сильно поможет, если ваш получатель использует продукт не от Microsoft.Мы покажем вам, как добавить общий календарь в календарь Google, так как это самое популярное приложение для работы с календарем, но вы можете добавить общий календарь практически ко всем приличным календарным приложениям, которые вы хотели бы упомянуть.

В нижней части электронного письма находится ссылка «этот URL».

Щелкните правой кнопкой мыши этот URL и выберите «Копировать местоположение ссылки» (или эквивалентную команду в зависимости от того, какую программу вы используете для просмотра почты).

Откройте Календарь Google, щелкните три точки рядом с «Добавить календарь» и выберите «С URL».

Вставьте скопированный URL-адрес из электронного письма и нажмите «Добавить календарь».

Календарь появится в списке «Другие календари» слева.

Это не очень дружелюбный формат, особенно, если нужно показать более одного общего календаря. Вы можете переименовать его, наведя указатель мыши на имя, щелкнув три точки, которые появляются в конце, а затем нажав «Настройки».

Измените поле «Имя» на то, что вы хотите, и нажмите стрелку «Назад» рядом с «Настройки».

Теперь у вас есть более дружелюбное название календаря.

URL-адрес, скопированный из электронного письма, является URL-адресом общего календаря в формате iCalendar (.ics), который, несмотря на сходство имен, не имеет ничего общего с Apple. Вместо этого это открытый формат информации календаря, который существует уже более 20 лет. Каждое приложение календаря, которое вы, скорее всего, будете использовать, будет принимать календарь в формате .ics, поэтому, пока мы проходили процесс добавления этого в календарь Google, ссылка должна работать в Apple Calendar, Yahoo! Календарь, Lightning для Thunderbird или любое другое приложение, которое вы используете.

Как поделиться своим календарем Outlook

Поделиться на работу, по личным причинам, или оба

Пусть ваша рабочая команда, друзья и члены семьи знают, что у вас на графике. Поделитесь с ними деталями своего календаря Outlook и держите их в курсе. Календари могут использоваться совместно с Outlook на Exchange Server, в Интернете через Outlook Online или с домашнего компьютера.

Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; Outlook для Office 365 и Outlook Online.

Поделитесь своим календарем Outlook с (почти) любым

Поделитесь своим календарем Outlook с кем-либо, отправив им копию по электронной почте. Получатель видит снимок ваших встреч и запланированных событий, но не видит обновлений или изменений, внесенных в календарь.

Outlook 2019 и Outlook для Office 365 не поддерживают совместное использование календарей в сообщениях электронной почты. Вместо этого распечатайте календарь в виде файла PDF и отправьте его по электронной почте.

Чтобы отправить календарь по электронной почте:

Перейдите в Переключатель просмотра и выберите Календарь .

В Outlook 2016 и 2013 перейдите на вкладку Главная и выберите Поделиться календарем .

В Outlook 2010 перейдите на вкладку Главная и выберите Календарь электронной почты .

В Outlook 2007 перейдите на панель навигации и выберите Опубликовать мой календарь .

В диалоговом окне Отправить календарь по электронной почте выберите стрелку раскрывающегося списка Календарь и выберите календарь, которым вы хотите поделиться.

Нажмите стрелку раскрывающегося списка Диапазон дат и выберите диапазон дат, которым вы хотите поделиться. Вы также можете установить пользовательский диапазон или поделиться всем календарем.

Нажмите стрелку раскрывающегося списка Подробности и укажите количество деталей, которыми вы хотите поделиться. Доступны следующие варианты: Полная информация , Ограниченная информация или Только доступность .

При необходимости установите флажок Показывать время только в течение моего рабочего дня .

Чтобы изменить рабочее время, выберите ссылку Установить рабочее время , чтобы открыть диалоговое окно Параметры Outlook .

В разделе Дополнительно выберите Показать , чтобы просмотреть и применить расширенные настройки, такие как макет и включить вложения.

Выберите ОК , чтобы открыть сообщение электронной почты с прикрепленным календарем.

В текстовом поле Кому введите имя человека, которому вы хотите отправить свой календарь.

Измените тему и добавьте сообщение в теле, если хотите.

Выберите Отправить .

Ваш получатель может открыть вложение календаря в Outlook или другой программе календаря. Файл открывается как новый календарь, который можно просматривать вместе с существующим календарем получателя. Кроме того, ваш получатель может перетаскивать элементы календаря в и из полученного календаря.

Создать общий календарь в Outlook Online

Опубликуйте свой календарь в Интернете с помощью бесплатной учетной записи Outlook Online и отправьте кому-либо ссылку, которая позволит им просматривать ваш календарь Outlook.

Откройте свой календарь Outlook.

Выберите Поделиться и выберите календарь.

В диалоговом окне Общий доступ и разрешения введите адрес электронной почты получателя.

Выберите раскрывающийся список рядом с адресом электронной почты получателя, укажите, какие разрешения они могут иметь в вашем календаре, затем выберите Поделиться .

Получатель появляется в списке общего доступа вместе с их разрешениями.

Выберите X , чтобы закрыть окно.

Ваш получатель получает электронное письмо с приглашением просмотреть ваш общий календарь.

Опубликовать календарь Outlook Online

Если вы хотите, чтобы ваши получатели могли просматривать календарь в браузере или импортировать ссылку ICS в Outlook, опубликуйте календарь в Outlook Online.

Перейдите в Настройки .

Выберите Просмотреть все настройки Outlook .

Выберите Календарь > Общие календари .

В разделе Опубликовать календарь выберите календарь, который хотите опубликовать.

Выберите, какие разрешения вы хотите получить у получателя, затем выберите Опубликовать .

Чтобы отправить ссылку в формате HTML, выберите ссылку и выберите Скопировать ссылку . Затем создайте новое электронное письмо и вставьте ссылку в сообщение.

Чтобы отправить ссылку ICS, выберите ссылку и выберите Скопировать ссылку (чтобы вставить в электронное письмо) или Загрузить (чтобы прикрепить файл к электронному письму).

Вы можете удалить разрешения календаря Outlook в Интернете позже, отменив публикацию календаря. Выберите Отменить публикацию , затем Сохранить .

По завершении закройте диалоговое окно Настройки .

Поделитесь календарем Outlook с другими в вашей организации

Если вы используете Microsoft Outlook на Exchange Server, поделитесь своим календарем Outlook с людьми в вашей организации. Большинство домашних и личных учетных записей не используют Microsoft Exchange. Вы можете добавлять и удалять разрешения в Outlook для Windows или Mac на сервере Exchange.

Откройте календарь, перейдите на вкладку Главная и выберите Поделиться календарем .

В текстовом поле Кому введите имя человека, с которым вы хотите поделиться календарем.

В текстовом поле Тема введите тему или оставьте ее заполненной автоматически.

Установите флажок Разрешить получателю просматривать календарь .

Нажмите стрелку раскрывающегося списка Подробности и укажите, сколько информации вы хотите поделиться.

Введите в тело сообщения любую информацию, которую хотите добавить, и выберите Отправить .

В диалоговом окне подтверждения выберите Да .

Удалить разрешения календаря Outlook

Чтобы прекратить совместное использование календаря:

Откройте календарь Outlook .

Перейдите на вкладку Главная и выберите Права доступа к календарю .

Чтобы отозвать разрешения для одного человека, перейдите на вкладку Разрешения и выберите имя этого человека. Затем в списке Уровень разрешений выберите Нет .

Чтобы отозвать разрешения для всех, перейдите на вкладку Разрешения и выберите По умолчанию . Затем в списке Уровень разрешений выберите Нет .