1 Теоретическая часть
1.1 Назначение и функциональные возможности электронной таблицы Excel. Основные понятия (ячейки, рабочие листы, рабочие книги)
Таблица – форма организации данных по столбцам и строкам.
Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы.
Табличный процессор – комплекс программ, предназначенных для создания и обработки электронных таблиц.
Табличный процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых приложений интегрированного пакета MS Office, мощнейший инструмент в умелых руках, значительно упрощающий рутинную повседневную работу. Основное назначение MS Excel – решение практически любых задач расчетного характера, входные данные которых можно представить в виде таблиц. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без программирования расчётов. В сочетании же с языком программирования Visual Basic for Application (VBA), табличный процессор MS Excel приобретает универсальный характер и позволяет решить вообще любую задачу, независимо от ее характера.
Особенность электронных таблиц заключается в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого какой-либо ячейки приводит к пересчёту значений всех ячеек, которые с ней связаны формульными отношениями и, тем самым, к обновлению всей таблицы в соответствии с изменившимися данными.
Основные возможности электронных таблиц:
Ввод, редактирование и оформление разнообразных табличных документов.
Выполнение расчетных действий на основе исходных данных с применением специального инструментария.
Сохранение созданного документа в различных формах (Excel, web-страница, шаблон, текстовый файл и др.).
Ввод и обработка табличных данных с использованием встроенных механизмов формул, функций, макросов и т.д.
Анализ и управление данными (автоматический расчет итоговых и промежуточных данных, структуризация и консолидация данных, использование сводных таблиц и отчетов и др.).
Вставка в документ различных объектов (рисунок, функция, примечание и др.).
Форматирование документа и его составных элементов, автоматическая проверка орфографии, оперативное устранение допущенных некорректностей с использованием механизма автозамены.
Импорт необходимых данных из различных источников (включая базы данных OLAP) и их последующая обработка. Поддержка XML-формата.
Управление параметрами представления табличного документа на экране, а также настройка пользовательского интерфейса.
Доступ к данным совместно с другими программами (например, Word, PowerPoint, Access).
Формирование разнообразных отчетов (аналитических, сводных, графических и др.).
Выполнение стандартных функций Microsoft Office (поиск данных и их замена, печать документа и т.д.).
Создание приложений с применением языка программирования VBA.
Создание рисунков с использованием специально предназначенной панели инструментов.
Защита табличного документа от неквалифицированного и несанкционированного доступа [7].
Специфика использования редактора электронных таблиц Excel во многом определяется потребностями конкретного пользователя, поэтому перечень задач может изменяться в зависимости от ситуации.
Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой [1]. Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти на соответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.
Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа.Ярлычок активного листа выделяется цветом, а надпись на нем – полужирным начертанием.Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу.
В каждом файле Excel может размещаться 1 книга, а в книге – от 1 до 255 рабочих листов (электронных таблиц). По умолчанию в каждой книге содержится 3 рабочих листа. Рабочий лист имеет табличную структуру и может состоять из любого числа страниц.
Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.
Заголовок столбца служит не только для обозначения столбца, но и для выделения всего столбца и изменения его ширины.
Рабочая книга и листы в MS Excel
Рабочая книга располагается в рабочей области окна табличного процессора.
Рабочая книга – это файл, который предназначен для хранения электронной таблицы и имеет расширение .xlsx. Рабочая книга состоит из рабочих листов, которых по умолчанию в новой рабочей книге 3.
Рабочий лист является основным элементом рабочей книги и предназначен для ввода, редактирования, хранения данных, выполнения вычислений. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка.
Рабочие листы могут быть двух типов:
- рабочий лист с данными электронной таблицы (по умолчанию имеют имена Лист1–Лист3);
- лист диаграммы с графическим представлением данных электронной таблицы (по умолчанию называются Диаграмма1, Диаграмма2 и т.д.).
Рабочий лист разбит на строки (нумеруются арабскими цифрами) и столбцы (именуются латинскими буквами). Максимально допустимое число листов в одной книге – 255.
Количество листов в рабочей книге можно изменить в меню Параметры кнопки Office на вкладке Основные в группе При создании новых книг.
Ярлыки всех рабочих листов в книге отображается в нижнем левом углу окна над строкой состояния.
Операции с рабочими листами
Для добавления нового рабочего лист можно воспользоваться контекстным меню ярлыка любого рабочего листа, в котором нужно выбрать пункт Вставить.
Рисунок 1. Контекстное меню ярлыка рабочего листа
С помощью контекстного меню можно также переименовать, переместить или скопировать рабочий лист, изменить цвет ярлычка листа, скрыть лист, выделить все листы и удалить лист.
При удалении листа рабочей книги стоит обратить внимание, что в случае, если на листе содержатся какие-либо данные, программа выдаст дополнительный запрос подтверждения его удаления.
Программа не позволит удалить все листы рабочей книги (должен остаться хотя бы один). Выделение листов происходит аналогично выделению любых объектов электронной таблицы. Для выделения:
- одного листа нужно щелкнуть по ярлыку листа;
- нескольких смежных листов – щелкнуть по ярлыку первого листа и, при нажатой клавише Shift, щелкнуть по ярлыку последнего листа;
- нескольких несмежных листов – щелкнуть по ярлыку первого листа и, при нажатой клавише Ctrl, отмечать мышкой ярлыки нужных листов.
Можно защитить лист от несанкционированного доступа или изменения. Для этого в диалоговом окне Защита листа нужно выбрать нужный вариант защиты, который применяется только к текущему листу.
Рисунок 2. Диалоговое окно Защита листа
Перед защитой листа нужно выделить ячейки, которые необходимо оставить незаблокированными.
Режим скрытия формул
На рабочем листе можно включить режим скрытия формул в ячейках. При использовании такого режима при выделении ячеек в строке формул не будут отображаться формулы, которые в них содержатся. Для включения режима скрытия формул нужно:
- Выделить ячейки, формулы в которых нужно скрыть.
- Из контекстного меню открыть вкладку Защита диалогового окна Формат Ячеек и установить флажок Скрыть формулы.
Групповое редактирование и форматирование
Для одновременного выполнения редактирования или форматирования нескольких рабочих листов их нужно сгруппировать. Для группировки листов их нужно выделить, после чего все действия, которые будут выполняться на одном листе, автоматически будут применяться к аналогичным ячейкам остальных листов, которые включены в группу. Отмена группировки выполняется с помощью команды Разгруппировать листы.
Создание колонтитулов
Колонтитулы – области, которые расположены в верхнем и нижнем полях каждой из страниц документа. Колонтитулы можно создать в режиме просмотра Разметка страницы.
Колонтитул состоит их трех полей: левого, центрального и правого, которые заполняются и оформляются независимо друг от друга. Поля колонтитула можно увидеть при наведении стрелки мыши.
Для добавления колонтитула нужно щелкнуть в левом, центральном или правом поле верхнего или нижнего колонтитула, после чего автоматически откроется дополнительная вкладка Конструктор инструмента Работа с колонтитулами.
вкладка Конструктор для работы с колонтитулами»>
Рисунок 3. Дополнительная вкладка Конструктор для работы с колонтитулами
В колонтитулы можно добавлять текст прямо с клавиатуры.
С помощью кнопок группы Элементы колонтитулов в поля колонтитула можно вставить информацию, которая автоматически обновляется:
- номер страницы;
- число страниц – вставляет общее количество страниц для печати;
- текущая дата – вставляет автоматически обновляющуюся дату при печати;
- текущее время;
- путь к файлу – отображает весь путь (диск, папки) к файлу, причем описание автоматически изменится, если файл будет перемещен в другую папку или переименован;
- имя файла – отображает имя файла и автоматически изменяет его при переименовании;
- имя листа.
При вставке сама информация не отображается, а отображается символ & (амперсант) с названием типа информации в квадратных скобках (например, &[Файл]).
С помощью кнопки Рисунок можно вставлять в колонтитулы рисунки из графических файлов.
Для изменения некоторых параметров шрифта колонтитула нужно:
- Выделить текст всего поля колонтитула или нужной части.
- Установить параметры шрифта с помощью элементов группы Шрифт на вкладке Главная или всплывающей мини-панели инструментов.
Можно установить особый колонтитул для первой страницы (в таком случае на первой странице он не будет отображаться) и разные колонтитулы для четных и нечетных страниц. Для этого нужно установить соответствующие флажки в группе Параметры.
Выйти из режима редактирования колонтитулов можно щелкнув на любой ячейке листа или нажав Esc.
Максимальное количество строк в Excel
Excel – невероятно функциональная программа, которая имеет очень много возможностей. Но вместе с тем, у нее есть некоторые ограничения. В частности, на количество строк. Если вдруг попытаться сделать таблицу, в которой больше строк, чем задано, то появится окно с ошибкой.
Правда, этот предел на самом деле, только теоретический, потому что на практике его достичь, скорее всего, не получится. Тем не менее, многих пользователей интересует такой вопрос чисто для интереса, чтобы понять, насколько безграничными являются возможности программы и действительно ли они настолько безграничны, как часто это преподносится в мануалах по Excel.
Технические характеристики и ограничения в Excel
Если пользователь вдруг случайно превысит максимальное количество строк или столбцов в Excel, то появится ошибка «Файл загружен не полностью». Она означает, что в документе содержится больше, чем 1 048 576 строк или 16 384 колонки. Исправить эту проблему, впрочем, можно. Для этого нужно открыть таблицу в Microsoft Word, сократите величину столбцов в файле, разбив его на два, а потом попеременно сохраните эти файлы в формате Microsoft Excel. После этого их нужно открыть.
Есть еще и второй способ, который можно использовать, если не получается достичь желаемого результата с помощью первого. Можно попробовать открыть электронную таблицу в программе Microsoft Access, а потом сохранить несколько подмножеств информации в формат Excel.
Microsoft Access – программа для создания и ведения баз данных. Является не настолько популярной, как Excel, поскольку имеет более специализированное предназначение.
Есть еще одна причина, почему возникает эта ошибка. Она может появляться из-за того, что пользователь пытается вставить данные, общий объем которых превышает максимально поддерживаемый таблицей. Для решения этой проблемы необходимо нажать по области экрана и выбрать ту, которая будет помещать все элементы, включая разделители.
Давайте теперь более подробно рассмотрим тему, сколько максимально строк и колонок может использоваться в одном документе Excel? На самом деле, цифра будет гораздо большей, чем та, которая приводится выше. Почему? А вот уже совсем скоро вы узнаете.
Максимальное количество строк в Excel
По стандарту Excel дает возможность работать в рамках одного документа с тремя листами, каждый из которых имеет по 1 048 576 строк. При этом количество листов на самом деле ограничено только оперативной памятью компьютера. Поэтому большие документы не получится открыть на дешевых ноутбуках, в которых объем оперативной памяти не превышает 2 ГБ (типа смартбуков и других устройств подобного класса).
Также такая таблица не будет открываться очень хорошо на смартфонах и планшетах. Тем не менее, по стандарту рабочая книга не должна открываться с проблемами, если в ней содержится три листа с таким количеством строк.
Но есть и мнение, которое говорит, что если использовать 64-разрядную версию офисного пакета, то максимальное количество поддерживаемых строк будет больше. Соответствует ли это утверждение действительности? На самом деле, да, но только теоретически. На практике же оказывается, что это ограничение заложен непосредственно в продукт, а не обусловлено количеством битов, которое поддерживается.
Кроме всего прочего, если размеры листа слишком большие, то могут возникнуть некоторые проблемы, если использовать такой файл на другом компьютере или с другой версией Excel. Поскольку разработчики желают, чтобы документ был доступен каждому, они специально занижают количество поддерживаемых строк.
Поэтому рабочий лист будет работать правильно как на 32-разрядных машинах, так и 64-битных, независимо от того, сколько оперативной памяти содержится в них.
Как же определить количество строк в Excel? Для этого необходимо нажать по любому столбцу, в котором не содержится никаких значений, после чего нажать на комбинацию клавиш Ctrl + стрелка вниз. После этого программа сама покажет вам последний ряд.
Кстати, этот трюк можно использовать для хранения информации, которая не должна быть непосредственно перед глазами пользователя или же ее лучше скрыть, чтобы все было более эстетично. Например, указать формулу или промежуточные данные, которые важны для работоспособности конкретного документа, но при этом они загромождают драгоценное место основной таблицы.
Видим, что ничего сложного в том, чтобы самостоятельно определить максимальное количество поддерживаемых рядов Excel нет. Необходимо просто нажать буквально две кнопки.
Максимальное количество столбцов в Excel
Чтобы определить, какое наибольшее количество колонок поддерживает программа Microsoft Excel, необходимо нажать комбинацию клавиш Ctrl + стрелка вправо. После этого приложение автоматически покажет вам границу листа. Аналогично последней строке, последние столбцы также могут использоваться для хранения вспомогательной информации, которые хотя и не имеют особой секретности (обнаружить их очень просто), но зато подходят для освобождения основного пространства документа под другие задачи.
Ведь практика показывает, что даже этот лимит достичь невозможно. Нет такой таблицы, в которой потребовалось бы так много рядов и колонок использовать. Даже если одну и ту же таблицу дополнять в течение нескольких лет, все равно еще куча места остается. Поэтому этот предел является лишь теоретическим, поэтому не нужно переживать, что когда-нибудь вы столкнетесь с тем, что нужно будет его превышать. А даже если вы станете первым человеком, которому придется это сделать, то всегда можно предложить таблицу на втором и третьем листах или же создать новый файл, а потом просто установить взаимосвязь между этими двумя документами.
Так все же, сколько максимально колонок поддерживает программа? На одном листе может поместиться до 16 384 колонок. Точно так же, как и в случае со строками, максимальное количество листов в этом случае будет составлять три штуки.
Ограничения Google Таблиц (размер строки / столбца / файла)
Если вы использовали Google Таблицы хотя бы несколько минут, я уверен, что вы почувствовали, что у них есть некоторые ограничения. В этой статье я перечисляю несколько ограничений Гугл Таблиц. Представление о том, что они могут и чего нельзя делать, поможет вам наилучшим образом использовать этот инструмент для работы с электронными таблицами.
Поскольку я уже много лет пользуюсь Microsoft Excel, я неизменно сравниваю эти два инструмента для работы с электронными таблицами и провожу сравнения.
Примечание. В Google Таблицах было много ограничений, которые были сняты путем добавления в них новых функций. Всегда добавляются новые функции, и это делает Google Таблицы отличным выбором в качестве инструмента для работы с электронными таблицами.
Ограничение Google Таблиц
Ниже приведены некоторые ограничения Google Таблиц:
Максимум 5 миллионов ячеек
Документ Google Таблиц может содержать не более 5 миллионов ячеек. Они могут быть на одном листе или на нескольких листах.
Если у вас уже достигнут предел в 5 миллионов в меньшем количестве столбцов, он не позволит вам добавить больше столбцов (и наоборот, то есть, если предел в 5 миллионов ячеек будет достигнут с определенным количеством строк, он не позволит больше строк ).
Если вы попытаетесь это сделать, вы увидите подсказку, как показано ниже:
Обратите внимание, что ограничение распространяется на листы, созданные в Google Таблицах или конвертированные в Google Таблицы.
Максимум 18 278 столбцов
Максимум, вы можете иметь 18 278 столбцов в Google Таблицах на листе.
Если вы попытаетесь добавить дополнительные столбцы, превышающие этот предел, вы увидите подсказку, как показано ниже.
Кроме того, если у вас уже много строк и вы превысите ограничение в 5 миллионов ячеек, даже если номер вашего столбца меньше 18278, вы не сможете вставить больше столбцов.
Без ограничения по строкам (но ограничение в 5 миллионов ячеек)
Раньше в Google Таблицах было ограничение в 40 000 строк, но когда я проверил это при написании этой статьи, я увидел, что он был удален.
Вы можете видеть на изображении ниже, у меня уже есть 200001 строка, и я все еще могу добавить больше строк.
Но если я добавлю строки, превышающие ограничение в 5 миллионов ячеек, Google Таблицы не позволят мне добавить строки.
Предел вкладки (без ограничения, но не более 5 миллионов ячеек)
Как и в случае с ограничением строк, на момент написания этого руководства нет ограничения по табуляции.
Но существует ограничение в 5 миллионов ячеек, от которого зависит, сколько вкладок вы можете иметь в Google Таблицах.
По умолчанию новый рабочий лист содержит 26000 ячеек (100 строк и 26 столбцов). И если вы будете придерживаться этого ограничения на количество строк и столбцов на каждом листе, вы можете вставить максимум 192 рабочих листа.
После этого вы увидите диалоговое окно, напоминающее вам об ограничении ячеек в Google Таблицах.
Максимальный размер файла — 100 МБ.
Когда вы конвертируете файл в Google Таблицы, он может иметь максимальный размер 100 МБ.
Для файлов, которые создаются в самих Google Таблицах, ограничение составляет 5 миллионов строк.
Максимальное допустимое значение в ячейке в Google Таблицах — 1.79769E + 308
1.79769E + 308 — это максимальное значение, разрешенное в ячейке в Google Таблицах. Я не думаю, что вам когда-либо понадобится такое большое число, как это,
Но если вы попытаетесь ввести число, превышающее это число (попробуйте 144 * 144), вы получите сообщение об ошибке (которое снова сообщит вам, что максимальное значение, которое вы можете ввести в ячейку в Google Таблицах, равно 1.79769E. +308)
Ограничения, связанные с формулой:
- Формулы GoogleFinance : не более 1000 формул GoogleFinance.
- Формулы ImportRange : не более 50 формул перекрестных ссылок на книги.
- CONCAT : вы можете объединить не более 50000 символов.
- Формулы ImportHtml, а также ImportFeed, ImportData или ImportXml : не более 50 функций для внешних данных.
Примечание . Причина, по которой Google Таблицы вынуждены бороться с таким количеством ограничений, заключается в том, что они основаны на Интернете. Хотя это обеспечивает беспроблемный онлайн-опыт, он имеет ряд ограничений. Однако скорость, с которой развиваются таблицы Google, впечатляет, и я поражен тем, как много людей отказались от других инструментов для Google Таблиц.