Как создать отчет по запросу в access

Лаб раб 12 Access

Лабораторная работа 12. Access

Работа с отчётами

Цель работы

Освоение приемов работы с Microsoft Access, создание отчетов.

Отчёты служат для форматированного вывода данных на печатающее устройство.

Структура готового отчёта отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчёт может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Если отчёт занимает более одной страницы, эти разделы необходимы для печати служебной информации, например, номеров страниц.

Для создания сложного отчета, содержащего данные из нескольких таблиц, существует два способа:

первый – непосредственно без создания запроса;

второй – создать предварительно запрос и по нему создать отчет.

Создать отчет можно с помощью конструктора или с помощью мастера. Мастер отчётов работает в пять этапов:

выбор таблицы или запросов, на которых отчёт базируется; выбор полей, отражаемых в отчёте;

выбор полей группировки (уровней и интервалов группировки);

выбор полей и методов сортировки;

выбор структуры отчёта печатного макета (блочный, ступенчатый, выровненный по левому краю и т.п.)

на последнем этапе выполняется сохранение отчёта под заданным именем.

Создание отчета

Сформируйте отчет для приемной комиссии о результатах вступительных экзаменов, используя мастер отчетов.

Создадим отчет первым способом, непосредственно без создания запроса.

На вкладке Создание в группе Отчеты выполните команду .

Выберите из таблицы

Факультеты поля Факультет, Экзамен_1, Экзамен_2, Экзамен_3,

из Запроса IX поле Сумма,

из таблицы Абитуриенты – Рег_ном, Фамилия, Код_спец, Медаль, Стаж,

щелкните на кнопке Далее.

Задать уровень группировки по полю Факультет (перенести поле Факультет в правую часть), щелкнуть на кнопке Далее.

Указать порядок сортировки 1). Сумма по убыванию; 2). Фамилия по возрастанию, щелкнуть кнопку Далее.

Выбрать вид макета Ступенчатый, ориентация Альбомная, включить Настроить ширину полей для размещения на одной странице. Далее.

Указать имя отчета К зачислению, щелкнуть на кнопке Готово.

Результат отчета будет иметь следующий вид

Используя режим Конструктора и режим Макета, приведите отчет к следующему виду:

Изменение отчета

Вычислите общее количество абитуриентов.

Ввод в отчет формулы для вычисления общего количества абитуриентов производится следующим образом:

Откройте отчет в режиме Макета.

Щелкните на значениях в отчете (например, на названиях факультетов).

На вкладке Работа с макетами отчетов/Конструктор в группе Группировка и Итоги щелкните кнопку Итоги и выберите Число записей. В нижней части отчета появится число, обозначающее количество абитуриентов.

Перейдите в режим конструктора, в нижней части в примечании отчета появилось поле с формулой =Count(*)

Осталось сделать поясняющую надпись. Передвиньте формулу правее. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления выберите элемент Надпись, щелкните мышью в области Примечание отчета и введите текст: Всего абитуриентов.

Проверьте результат в режиме Предварительный просмотр.

Создание отчета на основе запроса

Создайте этот же отчет вторым способом, т.е. создайте предварительно запрос, в котором соберите всю нужную информацию, затем на основе только запроса создайте отчет. Сравните результаты, сделайте выводы.

Создание отчета с вычисляемыми полями

Создайте отчет, содержащий список зачисленных в студенты. Списки должны быть сгруппированы по факультетам. В списке должны отражаться фамилия и инициалы, количество баллов, название специальности. Вычислите общее количество поступивших абитуриентов.

Создадим вспомогательный запрос. В этом запросе

соберем все необходимую информацию;

выберем только зачисленных по полю Зачисление из таблицы Итоги;

из имени и отчества создадим инициалы, используя формулу (просто скопируйте формулу, см. рисунок)

ФИО: [Абитуриенты.Фамилия] & » » & Left([Имя];1) & «.» & Left([Отчество];1) & «.»

Но основе созданного запроса создайте отчет.

Вычислите общее количество поступивших абитуриентов.

Дополнительное задание. Посчитайте, сколько абитуриентов поступило на каждый факультет.

Как создать отчет по запросу в access

Отчет (report) — это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Report содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы.

Мастер отчетов
Конструктор отчетов
Инструмент Report
Пустой report

Рис. 1.

Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения можно в режиме макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в reports: режим макета и режим конструктора.

Режим макета — это более наглядный режим редактирования и форматирования (изменения) отчетов, чем режим конструктора. В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в отчете, то целесообразно применять режим конструктора.

Мастер отчетов. Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:

В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастер отчетов в группе Отчеты. Появится диалоговое окно Создание отчетов.
В поле Таблицы и отчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты.
Щелкнуть на кнопке ОК (рис. 1).

Рис. 2.

Рис. 3.

Рис. 4.

Редактирование:
1) удалите поля КодСтудента в верхнем колонтитуле и области данных;
2) удалите поля КодГруппы в верхнем колонтитуле и области данных;
3) На место поля КодГруппы переместить поле «Название» из списка «Группы студентов»;
4) переместите влево все поля в верхнем колонтитуле и области данных.
5) Измените надпись в заголовке страницы, введите НТУ «ХПИ» и нажмите Enter.
6) Переместите Надпись. В Нижнем колонтитуле выделить поле =Now() и перетащить его в Заголовок под название Студенты. Дата будет отображаться под заголовком.

Форматирование:
1) Выделите заголовок Студенты НТУ «ХПИ»
2) Измените гарнитуру, начертание и цвет шрифта, а также цвет заливки фона. Report в режиме конструктора примет вид, представленный на рисунке 5.

Рис. 5.

3) Перейдите в режим предварительного просмотра. Для перехода в режим предварительного просмотра необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на названии отчета в области переходов и в контекстном меню выбрать режим «Предварительный просмотр» (рис 6).

Рис. 6.

Инструмент Отчет. Для быстрого создания отчета, т.е. создания одним щелчком мыши можно воспользоваться инструментом Report. В этом случае report формируется на базе существующей таблицы или запроса. В созданном отчете будут отображаться все записи таблицы или запроса, на базе которых создается report. Но созданный report можно будет изменить в режиме макета или конструктора.

Для создания отчета необходимо выполнить следующее. В области переходов надо выделить таблицу (например, Студенты), на основе которой нужно создать report. Затем перейти на вкладку Создание и щелкнуть на пиктограмме Report. На экране будет отображен простой Отчет на основе текущей таблицы Студенты.

Средство Пустой отчет. Инструмент «Пустой report» позволяет создавать reports с нуля в режиме макета. Для этого надо щелкнуть Пустой report в группе Отчеты на вкладке Создание. В окне редактирования Access 2007 появится Отчет1 с пустой областью данных, а в правой части окна будет отображаться область «Список полей» существующих таблиц. Щелкнув на знак «+» таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей.

Перетащите требуемые поля из этого списка в report, нажав и удерживая левую клавишу мыши. С помощью инструментов из группы «Элементы управления» на вкладке Формат, можно доработать report, добавив заголовок, номера страниц, дату и время. При необходимости его можно доработать в режиме конструктора. Сохраните report.

Создание отчётов в Microsoft Access

Access обладает обширным набором возможностей и инструментов для работы с базами данных. Перед пользователями, использующими эту программу, могут ставиться самые разные задачи, которые нужно уметь решать. В этой статье разберёмся, как создать отчёт в Access, что это такое и для чего он нужен. Давайте же начнём. Поехали!

Отчёты в Microsoft Access служат для вывода на экран либо печати информации из базы данных. Любой отчёт можно создать на основе таблицы или на основе запроса. Делается это очень просто, всего в пару кликов.

Пример отчёта в Access

Для начала у вас должна быть готовая таблица, с данными которой вы будете работать. Затем выделите нужную таблицу в окне «Все объекты Access», расположенном слева, перейдите на вкладку «Создание» и нажмите кнопку «Отчёт» в одноимённом разделе. Всё готово. Перед вами будет сформированный программой отчёт на основе информации, содержащейся в таблице.

Создание отчёта Access

После этого вы можете перейти на вкладку «Конструктор», чтобы отредактировать поля, разделы и прочее. Чтобы выйти из режима конструктора, щёлкните правой клавишей мыши по вкладке таблицы и выберите пункт «Представление отчёта». Не забудьте сохранить перед выходом.

Клавиши представление отчёта и конструктора

Для более сложных случаев используйте «Мастер отчётов», соответствующая кнопка находится в той же вкладке «Создание», этот инструмент пригодится в том случае, если необходимо оперировать с данными из нескольких таблиц сразу.

Клавиша мастер отчётов

В открывшемся окне выберите из списка те таблицы и запросы, из которых будут взяты поля (их также необходимо указывать). Закончив, нажмите кнопку «Далее». В следующем окне вам будет предложено выбрать подходящий вид представления данных. Затем вы можете сгруппировать выбранные поля по своему усмотрению. Просто выберите нужное поле и нажмите на кнопку со стрелкой. Далее, откроется окно сортировки записей. Делать сортировку необязательно, поэтому вы можете пропустить этот этап. В следующем окне выберите «Макет» (ступенчатый, блок, структура) и «Ориентацию» (книжная, альбомная). Оставьте отмеченным пункт «Настроить ширину полей для размещения на одной странице». После этого остаётся ввести название и нажать кнопку «Готово».

Составление отчёта при помощи мастера отчётов

Чтобы исправить общий вид и некорректно отображаемые данные, перейдите в режим конструктора. Там вы можете выделять отдельные поля и перемещать их при помощи стрелок на клавиатуре или мышкой. Убрать большие промежутки между столбцами, можно не переходя в «Конструктор». Достаточно передвинуть границы курсором мыши. В случае, если часть данных у вас отображаются в виде решёток «#», просто увеличьте эти поля и информация будет отображена корректно. В режиме конструктора можно изменять цвет текста, подложки, заголовки.

Существует возможность создания определённых ячеек, в которых будет рассчитываться сумма, разница или произведение на основе данных из таблиц или запросов. Для этого выделите нужное поле и нажмите кнопку «Итоги», расположенную на панели инструментов в разделе «Группировка и итоги». В появившемся меню выберите «Число записей» или «Количество значений» в зависимости от того, какие перед вами стоят задачи.

Расположение клавиши Итоги

В отчётах Access автоматически проставляются серые полосы, которые некоторым пользователям могут прийтись не по душе. Чтобы убрать их, перейдите в режим конструктора, выделите «Область данных», кликните правой клавишей мыши и выберите в списке «Свойства». Справа появится окно, в котором необходимо найти строку «Цвет фона чередования». Скопируйте «Фон 1» из «Цвет фона» и вставьте в «Цвет фона чередования». То же самое повторите с разделом «Примечания группы».

Расположение клавиши свойства

Ещё один способ создания — «Конструктор отчётов». Нажав эту кнопку, перед вами появится область, в которую нужно добавить поля при помощи соответствующей кнопки в ленте инструментов.

Теперь вы будете знать, как сделать отчёт в Microsoft Access. Это позволит вам лучше работать с базами данных. Оставляйте в комментариях своё мнение об этой статье: оказалась ли она полезной, и спрашивайте, если что-то осталось непонятным.