Где не могут храниться документы на компьютер

Хранение электронных документов

Электронные документы проще и быстрее формировать, отправлять и обрабатывать. Они ускоряют рабочие процессы и экономят ресурсы. Поэтому бизнес и контролирующие органы активно переходят на электронный документооборот.

Электронные документы также проще хранить, потому что не нужно содержать помещение и тратить время сотрудников на сортировку и поиск. Однако хранение электронных документов тоже требует соблюдения правил и обеспечения технической возможности. Информацию нужно правильно оформлять, защищать от системных сбоев и внешних вмешательств.

В статье разберем способы и правила хранения электронных документов, особенности и преимущества облачных архивов, а также расскажем, как выбрать подходящий сервис хранения.

Обзор облачных хранилищ: где хранить документы и фотографии

Однажды я обнаружила, что плачу 1000 рублей в месяц нескольким облачным хранилищам.

Рабочие файлы храню в «Дропбоксе», учебные — на «Гугл-диске», фотографии со свадьбы — на «Яндекс-диске», а еще пользуюсь «Айклаудом», чтобы быстро обмениваться фотографиями и заметками с мужем.

Мне это не понравилось: я платила, но на сто процентов не использовала ни одно облако. Тогда я решила разобраться, можно ли объединить в одном хранилище функции всех остальных и сэкономить.

Перейти на один сервис не получилось. Но теперь я плачу 208 рублей в месяц: оказалось, что от платных версий некоторых хранилищ можно отказаться. Расскажу, чем отличаются друг от друга все эти сервисы, — надеюсь, это поможет сэкономить и вам.

Яндекс Диск

Для чего: для личного фотоархива
Бесплатно: 10 гигабайт и безлимитная автозагрузка фотографий с телефона
Сколько стоит подписка: от 83 рублей в месяц. Подписка «Яндекс-плюс» дает еще 10 бесплатных гигабайт и скидку 30% на основные тарифы.

Главный козырь «Яндекс-диска» — можно автоматически загружать в облако фотографии и видео с телефона без ограничений по объему. Это значит, что можно не раскошеливаться на смартфон с большой памятью: все фотографии улетят в облако и не будут занимать место в телефоне. А если стерли удачный кадр, скорее всего, его удастся найти на диске.

Искать фотографии легко: нужно написать, что именно находится в кадре, и система покажет все подходящие изображения.

В хранилище встроена онлайн-версия «Микрософт-офиса»: она заменяет «Ворд», «Эксель» и «Пауэр-пойнт» на компьютере и позволяет редактировать документы совместно с другими пользователями. Промежуточные варианты тоже сохраняются: диск архивирует историю изменений документов на 14 дней в бесплатной версии и на 90 дней в любом из платных тарифов.

Если использовать «Яндекс-диск» только как семейный фотоальбом и замену платному пакету офисных программ, бесплатной памяти хватит надолго. Правда, придется смотреть рекламу: ее отключит только подписка.

Google Диск

Для чего: чтобы не тратить деньги и память устройства на дополнительные программы
Бесплатно: 15 гигабайт
Сколько стоит подписка: от 139 рублей в месяц

«Гугл-диск» сохраняет файлы и дает возможность с ними взаимодействовать. К хранилищу можно подключить больше сотни расширений, которые справятся практически с любой задачей прямо внутри сервиса.

Например, MovieStudio video editor поможет перемонтировать загруженное на диск видео, eSign Genie добавит форму для электронной подписи в документ, ZIP Extractor распакует zip-архив , а «Симпатичные щенки дня» сохранит фото понравившегося щеночка на диск.

На «Гугл-диске» есть альтернатива офисным программам: «Гугл-документы» , «Гугл-таблицы» и «Гугл-презентации». Они совместимы с традиционными форматами: на диске можно открыть и отредактировать файл, созданный в «Ворде», «Экселе» или «Пауэр-пойнте», или создать свой документ, а потом сохранить его в нужном расширении.

Программы поддерживают совместный режим работы пользователей и офлайн-режим: можно редактировать документы без подключения к интернету — правки добавятся в файл, когда устройство подключится к сети.

Как крадут деньги через смартфоны

Поиск по хранилищу такой же удобный, как и на «Яндекс-диске»: если вы забыли название файла, Гугл найдет его по названиям элементов изображения или по словам в отсканированных документах. В качестве сканера можно использовать приложение «Гугл-диска» на смартфоне: оно распознает документ на фотографии и сохранит его в формате ПДФ. Правда, эта функция доступна только для телефонов на Андроиде.

Dropbox

«Дропбокс» удобно использовать для работы. Например, файл из «Дропбокса» можно перенести на доску в Трелло или отправить коллегам в Слэк. А фотографии легко превратить в рекламные макеты с помощью инструментов Canva или PicMonkey: изображения из хранилища откроются на нужном ресурсе и будут доступны для редактирования.

У «Дропбокса» тоже есть собственный текстовый редактор с возможностью совместного доступа — Paper. В отличие от «Гугл-документов» или виртуального «Ворда», который предлагает Яндекс, Paper ориентирован на крупные рабочие группы: программа подписывает автора рядом с каждым исправлением в документе, чтобы коллеги не запутались в правках, а еще позволяет добавить в файл календарь — так удобнее следить за дедлайнами.

Сканировать документы мобильное приложение «Дропбокса» тоже умеет, причем на любых смартфонах.

Главная проблема сервиса — это стоимость. В отличие от аналогов, «Дропбокс» не предлагает тарифы с небольшим количеством памяти и низкой ценой: либо бесплатные 2 гигабайта, которые заканчиваются очень быстро и не дают подключаться к аккаунту больше чем с трех устройств, либо сразу 2 терабайта как минимум за 700 рублей в месяц. При этом стоимость подписки фиксирована в долларах: если курсы валют резко изменятся, стоимость подписки тоже не будет прежней.

OneDrive

Для чего: для хранения важных документов
Бесплатно: 5 гигабайт
Сколько стоит подписка: увеличить хранилище можно только при покупке «Офиса-365». Годовая лицензия для домашнего использования стоит около 3 тысяч рублей.

«Уандрайв» больше других хранилищ беспокоится о безопасности пользователя. По умолчанию подключена двухфакторная идентификация для входа в аккаунт. Еще в облако встроен «сейф» — папка, которая блокируется после 20 минут бездействия, а чтобы ее открыть, потребуется код из смс.

Еще пользователи Виндоус могут подключить резервное копирование папок «Рабочий стол», «Документы» и «Рисунки»: их содержимое будет сохраняться в облаке.

Пользователям доступны онлайн-версии программ «Микрософт-офиса» с возможностью совместного доступа. Но с ограниченным функционалом: чтобы включить все возможности, придется купить годовую лицензию на «Офис-365». Эта же лицензия расширит хранилище до 1 терабайта и активирует дополнительные меры безопасности: пользователи смогут защищать паролем ссылки на файлы и ограничивать действие ссылок во времени. А сами файлы будут защищены от удаления: если облако подвергнется атаке вредоносных программ, в течение месяца документы можно будет восстановить.

Правда, оформить подписку не так-то просто: лицензию на «Офис-365» нельзя купить на официальном сайте «Микрософт», только в розничных магазинах, а другие тарифные планы «Уандрайв» в России недоступны.

iCloud

Для чего: синхронизировать файлы между устройствами
Бесплатно: 5 гигабайт
Сколько стоит подписка: от 59 рублей в месяц

«Айклауд» превращает все устройства от «Эпл» в единую экосистему: документы, доступные на одном гаджете, автоматически оказываются на всех остальных, если поместить их в хранилище.

При этом фотографии, напоминания, сообщения, почта и заметки сохраняются в нужные папки самостоятельно — с одними и теми же файлами легко работать на разных устройствах, в том числе одновременно.

С функцией «Семейный доступ» можно подключить к облаку устройства родственников — тогда общие папки будут автоматически обновляться у всех членов семьи. Для этого необязательно покупать всем Макбуки или Айфоны: у «Айклауда» есть программа для компьютеров на Виндоус. А вот владельцам других устройств придется воспользоваться браузерной версией хранилища.

Облако Mail.ru

Для чего: чтобы собрать файлы из других облаков
Бесплатно: 8 гигабайт
Сколько стоит подписка: от 75 рублей в месяц

Основные функции этого облака похожи на «Яндекс-диск»: файлы можно просто хранить, давать к ним доступ другим пользователям, создавать текстовые документы, презентации и таблицы в онлайн-версиях программ «Микрософт-офиса». Только меньше бесплатной памяти и нет безлимитной синхронизации фотографий.

Есть десктопная версия облака — «Диск-О». Она позволяет работать с другими хранилищами: «Яндекс-диском» , «Гугл-диском» и «Дропбоксом». Это удобно, если вы пользуетесь одновременно несколькими сервисами: одна программа объединит все файлы, и между ними будет легко переключаться. Правда, за подключение сторонних хранилищ придется платить от 149 рублей в месяц.

Мне было сложно разобраться в облачных хранилищах, потому что их функции частично пересекаются, а частично разительно друг от друга отличаются. Эта таблица поможет понять, что к чему.

Где удобнее хранить файлы

Странно что не упомянут Google Photos — тоже безлимитное хранилище фото и видео с поиском по содержимому, определением лиц на фото и автоматическими гифками, фильтрами и прочей магией.

Рустам, тоже пришел в каменты про гугл фото написать. яндекс и рядом не лежал. Для истории качества более чем хватает.

Рустам, Отличный сервис, добавлю, что бесплатная версия не совсем уж безлимитная, видео очень сильно пережимается до FullHD. Для исходного качества уже нужна подписка.

Рустам, в Яндексе безлимит без потери качества

Рустам, а чего вы хотели от человека, который "неожиданно понял" что теряет кучу денег? Ему только обзоры на вино и делать.

V, ваши фото настолько ценные, что все хакеры АНБ только и работают, чтобы получить к ним доступ) Чертежи ядерных ракет фотографируете?

Имхо, рядовому пользователю париться вообще не зачем. Скорее откажет raid на вашем сервере, чем на сервере гугла.

Сам пользуюсь и всем рекомендую:
Air Explorer — эдакий тотал коммандер для подключения к разным облакам.
AirCluster — для сливания всех ваших облаков в одно огромное хранилище.
AirLiveDrive — для подключения любого облака как локального диска.
Все эти продукты работают с облаками Google, Yandex, Mail, OneDrive, Dropbox, Mega и т.д.
P.S.: Не реклама.

Серхио, так то у тоталкоммандера есть плагин для подключения облак

Алексей, я когда-то пользовался этим плагином, за неимением чего-то лучшего. Но с появлением Air Explorer лысина заросла волосами, нормализовался сон и стул, зарплата выросла в 1,5 раза и девушки теперь приглашают на свидания 😀
Если серьезно, плагин (если мы об одном и том же плагине говорим) подглючивает и не имеет всего того функционала, что есть в AirExlporer, а именно мультиоблачность, работа из командной строки и по расписанию и т.д.

Серхио, под PC или андроид?

Алексей, Я использую под PC. Надо бы на сайте посмотреть есть ли вариант под андроид.
Посмотрел. Только Win/Mac платформы. На самом деле на андроиде лично я пользуюсь X-plore, там много какие облака можно подключить.

GreLI, "фото твоего кота у нас, если не хочешь что бы все знали, какой мимишный у тебя кот — пришли 500 тыс на биткойн кошелек"
Ничего ценнее кота и семейных прогулок они не найдут. А если вы про эротические снимки, то если бы я их и делал, то да, скорее всего хранил бы зашифрованными локально и по возможности без лиц.

Не плачу вообще. На Яндекс 45 гигов, пользуюсь кучей облаков. Для перемещения между ними AirExplorer, ну и менее безопасный, но удобный Multcloud, использовал и Диск-О. Облачных серверов бесплатных море. Например Mega, pCloud, Idrive,Box, Mediafire, Degoo, MegaDisk,4Sync, Amazon Drive, Asus WebStorage, Nawer, Baidu ( от 350 до 1 терабайта бесплатно), Jottacloud, OpenDrive, Syncplicity, OVHcloud, 4shsred, CloudMr, Flickr. Раньше были хорошие облака ещё Gavitex, Ubuntu one. Всеми пользовался и пользуюсь.

GreLI, чтож у вас там на фото, что вымогатели позарятся?

У меня на мэйловском облаке 100 гб бесплатно. Может, как очень древнему пользователю?

Olesya, у меня вообще 1 ТБ.

Рустам, ух, как вам удалось? вы подключились самый первый к мэйлоблаку?))
Сейчас для меня эта возможность — только платно.

SSH, лет 5 была какая-то акция на хабре вроде

Рустам, немного некромантии: это не акция хабра была, а на открытии облака дарили новорегам 1 Тб без каких-либо сторонних акций и промокодов.

SSH, была акция.
Я создал ещё аккаунты и у меня 4 Тб

Рустам, тоже, но пустует

Olesya, ну чего вы к девочке придираетесь? Она ж только начала разбираться с облаками. Решила бабла по-легкому на их обзоре срубить.

Olesya, вот только хотел об этом написать. У меня тоже 100 гиг на мэйлоблаке. И, да, это те пользователи получили, кто подключился к облаку одним из первых, на стадии тестирования вроде.

SSH, нет это у них постоянно акции такие проходят. Как правило, с выполнением некоторых условий — типа, установить десктопное и/или мобильное приложение, включить загрузки и т.д.

Облако — это просто чей-то компьютер, не ваш. Об этом надо помнить всегда и особо на него не рассчитывать: ни на объём, ни на доступность, ни на качество, ни на приватность.

Игорь, рекомендую продать компьютер и смартфон. Потому что когда Вы узнаете, какая часть информации "только Ваша" — Вы больше не сможете уснуть. 🙂

Игорь, в облаках самое важное это надежность. Крупные компании как Яндекс/Google используют кросс-ДЦ репликацию данных. Это значит, что даже если на США и Европу упадёт метеорит, то ваши данные все равно не пострадают, т.к. будут дополнительно лежать где-нибудь в ДЦ в Азии. Про надежность вашего личного устройства или домашнего хранилища говорить не приходится. Так что решать вам.

Игорь, ну двоякое утверждение. У меня вот жёсткий диск с фотоархивом накрылся. Просто не включился в очередной день. Хотя SMART показатели все в норме были (я их мониторю). С облаком такого никогда не произойдет в принципе. Но я согласен с вами, что приватность под вопросом, доступность под вопросом. Для себя решил так делать — музыку, фильмы и прочее общедоступное храню прям как есть, а личное (фото, видео, документы) архивирую через WinRAR с установкой пароля на архив.
В идеале, конечно, иметь локальный RAID. Как более дешевый вариант — делать зеркалирование папки с помощью софта типа Syncovery на другой диск.

Серхио, этого недостаточно. Пожар, потом, скачек напряжения, дети — и хана всем дискам рейда. Нужен такой же рейд ещё и в другом месте с синхронизацией

Серхио, такой себе способ шифровать данные. Есть куда более надежные решения — boxcryptor, veracrypt.

Sol, зато универсальный. Можно скачать архив на любой машине или мобильном девайсе и открыть любым архиватором. С boxcryptor и veracrypt ты привязан и зависишь от этого приложения. "Более надежные решения" — а в чем ненадежность WinRar?

Игорь, с приватностью можно улучить обстановку, накинув сверху шифрование файлов. Например, через boxcryptor.

pashev, К сожалению правы, у меня так сгорели свадебные фото в Облаке мэйл.ру. Было 100Гб в подарок, а через несколько лет ужали до 8Гб и всё исчезло.

Alexander, мне буквально сегодня фб напомнил, как я выложил скриншот письма от уандрайв о том, что они забирают у меня 15 гиг, которые дарили как участнику бета-теста и 25 гигов, которые дарили за подключение опции автозагрузки фото с телефона. и это во время, когда дропбокс, яндексдиск и прочие наоборот раздавали гигабайты. Если б не заметил это письмо — до свидания все мои старые фотографии. Фашизм какой-то. С тех пор уандрайв идет далеко и надолго

По какой-то акции выделили 100 ГБ на мэйл облаке без аб. платы, с этим и живу

Nolastname, ещё была акция по которой раздавали 1000 гб

пользуюсь собственным облаком на базе synology — 2 ТБ бесплатно =)
а по статье дополнение: все, что написано про фотографии, хранящиеся на Яндекс диске справедливо (и даже больше) для Гугл диска.

Максим, ну сама Synology стоит в районе 15 тысяч + стоимость двух дисков на два терабайта. В таком раскладе это будет окупаться довольно долго

Evge, и если винты посыпятся. Например кто-то уронит физически ваш NAS. То данные — досвидания. Крупное облако у крупной компании сломать сложнее. Ну а данные? Не переценивайте ценность своих данных 🙂

Evge, облако — дополнение к домашнему серверу. я, может, старовер, но предпочитаю всю личную (и около неё) инфу хранить офлайн с бэкапами. сейчас у всех по как минимум одному гаджету и чтобы не иметь проблем с доступом к общей информации домашний сервер необходим в каждом доме, я считаю =).
плюс всем известна истина — все что попало в интернет (публичные облака) там навсегда и останется. поэтому всё-таки сугубо личную инфу я храню на NAS.

Защищенное облако MegaNZ — 50Гб и шифрование (AES на лету + 2FA). Использую веб версию в Chrome и iOS приложение.

Qnap nas и свое личное облако.
Ранее google диск с тех пор как он открылся и был доступен только по приглашениями

Гугл открыто пишет, что все, что лежит в его облаке — вашим больше не является. Это давно известная тема. OneCloud глючный, как винда. С тех пор как он удалил мои файлы, я им больше не пользуюсь. Уже прилично лет являюсь клиентом дропбокса, вроде как все устраивает, но думаю попробовать еще и Я.Диск.

Перепробовал все хранилища и остановился на Дропбоксе, потому что он самый быстрый. В отличие от других хранилищ, Дропбокс умеет обновлять измененные файлы — только те кусочки файла, которые изменились.

Это значит, если вы редактируете документ в Ворде на Гугл-Диске, то при каждом сохранении он перезаливает весь файл с нуля. А Дропбокс видит, какая часть файла изменить и перезаливает только её. На маленьких документах это кажется незначительным, но если, например, ретушировать тяжелые фотографии и файл в процессе весит 50-100 мегабайт, то разница чувствуется.

Купил себе на ebay office365 за 2 или 3 доллара, там учебный аккаунт. Офис можно поставить на 5 устройств и onedrive на 5 терабайт. Ничего критичного и парольного там не храню, но теперь очень удобно с документами. Мгновенная синхронизация и обмен документами между мобилой на андроиде, пк на винде и макбуком

Есть еще Мегадиск, Mega (правда, там места маловато и денег хотят много)

Раньше я хранил всё своё на внешнем жёстком диске. Но, однажды диск приказал долго жить и ВСЁ пропало. Особенно было жаль многолетних фотографий. Вот уж пожалуй единственное, чего стоит беречь и хранить.
А, у меня ведь ещё была на диске большая подборка любимых фильмов. Это тоже занимает много места. Но, фильмы хранить сейчас почти неактуально, т.к. их всегда можно найти в интернете. А, если нет интернета? А тебе вдруг захотелось посмотреть что-то из старенького. Похоже без внешнего жёсткого диска всё же не обойтись.
Как то так получилось, что на Яндекс-диске у меня более двухсот гигабайт памяти. Поэтому для меня это идеальное хранилище для всего. Особенно удобно хранить там документы по работе, которых очень много. И, т.к. я нередко езжу в командировки и работаю дома, через Яндекс-диск у меня всегда есть доступ к рабочей информации. И, что немаловажно, работая в команде, каждый член команды, где бы он не находился, всегда может работать с документами через упомянутый сервер.
Все остальные серверы гуглы-шмуглы и пр. теряют всякий смысл если есть Яндекс-диск. Разве что только для того, чтобы разделить хранилища по задачам. На Яндексе работа, на Гугле личная документация, не занимающая много места и так далее.
Кстати о стоимости. Дешевле Яндекса навряд ли можно чего-то найти. 1 Тб на Яндексе всего 210 р в месяц, а если есть подписка на "Яндекс плюс", то всего 146 р. А чтобы не платить за подписку я завёл денежную карту "Яндекс", которая позволяет бесплатно пользоваться подпиской. Какая разница какой картой расплачиваться в магазине?! Пусть будет "Яндекс", который позволяет пользоваться многими льготами и кэш-бэк на все покупки, пусть и небольшой.
Поэтому для меня наш родной Яндекс приоритет. Он удобен во всём. Это моё личное мнение.
В других странах просто нет своих серверов, кроме пожалуй Китая, поэтому они вынуждены пользоваться американским Гуглом. Ну, это их проблемы!

Использую Мегу для работы. 50гиг бесплатно. гибкая настройка синхронизации между устройствами. Весьма функциональный и хватает бесплатного плана если файлы не много весят, или синхронизировать только последние проекты.

Самый выгодный и огромный, но не очень удобный — opendrive.
100 дол в год — безлимит. А у меня там 5 ТБ)))

Каждый считает необходимым сделать обзор на общеизвестные сервисы облачного хранения. Хоть бы кто упомянул о тех сервисах, которые не так распространены, но тоже заслуживают внимания, вроде pCloud, NextCloud и других. Хотя для тех, кому нужно хранить "очень ценные" фотографии со свадьбы, пожалуй, и такие недообзоры сойдут.

Где НЕЛЬЗЯ хранить файлы, или как навести порядок в компьютере.

Мобильный (выездной) шиномонтаж, услуга уже не новая и давно полюбилась автолюбителям. Специалисты нашей компании, выезжают круглосуточно и в любое удобное для Вас место. Тем самым с экономя Ваше время а не редко и деньги. Например: Вы прокололи колесо или повредили диск или прокололи шину где то на загородном шоссе, ко всему прочему у Вас не оказалось запасного колеса. Для начала Вы вызываете эвакуатор,выездной шиномонтаж, ждёте его прибытие, потом эвакуатор доставляет Ваш автомобиль к ближайшему шиномонтажу, вот уже Вы потеряли время, и не малую сумму. Позвонив в наш мобильный шиномонтаж Вы можете быть уверены в оперативном прибытие, а высоко квалифицированные мастера, для которых не составит труда устранить.
—————————————- —————————————- —————————————- ———-

Первое, что должен знать каждый новичок, сев за компьютер, это где можно хранить файлы в компьютере и где нельзя.

Если не усвоить простые правила, то позже может возникнуть множество проблем (поиск потерявшихся файлов, восстановление случайно удаленных файлов, сложности при переустановке системы и т.д.). Но всех проблем можно избежать заранее, если сразу понять, как навести порядок в своём компьютере.

Этим уроком мы открываем новый важный раздел, который вам поможет повысить надежность и безопасность хранения данных.

Как навести порядок в компьютере?

Многие пользователей компьютера хранят данные (свои файлы и папки), где придется: на рабочем столе, в папке «Мои документы», прямо на диске «C:\»… Когда файлов немного, то это не проблема, но со временем файлов становится всё больше и больше: письма, отчёты, музыка, фотографии, фильмы… и наступает момент, когда берешься за голову: «а где у меня лежит тот самый файлик»?!

Как известно, порядок проще навести один раз, а потом поддерживать. Но это же надо сесть и подумать. Конечно, можно сказать «потом разберу», вот только такое «потом» редко настаёт.

«>

Учтите, что порядок на жестком диске влияет и на безопасность хранения данных.

Запомните всего 4 правила от сайта IT-уроки, которые помогут навести порядок в компьютере и в будущем сэкономят не один десяток часов:

Правило №1: Диск C: не для документов!

Никогда не храните свои файлы на системном диске (диске C:\).

Еще на прошлых уроках мы разобрались, что все программы и данные хранятся на жестком диске. Для удобства и безопасности, всё информационное пространство жесткого диска делят на два или более раздела, которые называются «логические диски» и обозначаются буквами «C», «D», «E» и т.д. На диск «C:» устанавливают операционную систему (Windows) и программы, а остальные разделы используют для хранения данных и резервных копий этих данных.

Диск C: не для документов!

Это как квартира, разделенная на комнаты. Вы же не храните на кухне обувь, а в спальне не ставите холодильник?! Всему своё место. Точно также нужно отделять и файлы системы от файлов пользователя.

Диск «C:\» ТОЛЬКО для операционной системы и программ!

Все свои документы, фотографии, музыку и фильмы храните на диске «D:\»

Если у вас на компьютере только диск C:, а диска D: нет или этой буквой обозначен DVD-привод, то обязательно нужно разделить жесткий диск на два раздела. Но об этом будет отдельный урок.

Может быть такое, что буквой D: обозначен оптический привод (CD или DVD), а второй раздел жесткого диска обозначен буквой E. Можно оставить как есть, но лучше эти буквы поменять местами (следующая заметка на сайте IT-уроки как раз на эту тему).

Правило №2: «Мои документы» на диске D:

Перенесите папку «Мои документы» на диск D:

Изначально папка «Мои документы» находится на диске С, что противоречит правилу №1 и подвергает риску все ваши личные файлы (в случаях сбоев, заражения вирусами, переустановки системы и т.д.). Многие пользователи не знают этого и сохраняют все документы в эту папку, как предлагают программы (например, Word). Но это легко исправить.

Перенесите папку «Мои документы» на диск D:

Создайте на диске D: новую папку с названием «Мои документы» и переместите в неё старую папку с диска C: (не простым копированием, а соответствующим пунктом в свойствах этой папки).

Если не знаете, как переместить «Мои документы», то вторая ближайшая IT-заметка на сайте научит вас этому.

Правило №3: Рабочий стол не для файлов

Никогда не храните файлы и папки на рабочем столе!

Дело в том, что рабочий стол тоже находится на диске C:, т.е. вы можете потерять всё его содержимое при переустановке операционной системы.

Конечно, удобно хранить важные файлы «на виду», да и название «Рабочий стол» как бы намекает, «держи здесь». Но это настоящая ловушка.

Не храните файлы и папки на рабочем столе!

Держите все файлы в нужной папке на диске D: документы в папке «Мои документы», фильмы в папке «Видео» и т.д. А на рабочий стол выводите только ярлыки!

Правило №4: Временная папка

Временные файлы храните во временной папке, например, C:\Temp

Часто возникает необходимость временно сохранить документ на жестком диске (скачать прайс для просмотра, ненадолго распаковать документ из архива для работы с документами или проверить качество записи DVD-диска и т.д.). Не нужно всё это «скидывать» на рабочий стол. Отведите для этого одну временную папку и периодически чистите её.

Считайте эту папку «почти корзиной».

Временная папка Temp

Почему именно «C:\Temp» ?

1. В случае переустановки Windows эту папку не жалко удалить.
2. Не занимает место в вашем личном хранилище (Диск D:)
3. Легко запомнить;
4. Легко добраться (не нужно бродить в дебрях подпапок).

Когда попробуете временную папку в использовании, поймёте, о чём речь и вы обязательно оцените удобство

Заключение

Итак, первый шаг на пути к порядку в компьютере – запомнить и следовать четырём правилам:

• №1: ДискC: не для документов, всё своё на дискеD:
• №2: Переместить «Мои документы» на дискD:
• №3: Рабочий стол не для файлов, только ссылки
• №4: Временная папка «Temp» для временных файлов

Следующие три заметки на сайте помогут вам разобраться с буквами разделов на жестком диске, научат перемещать папку «Мои документы» на диск D (в Windows 7 и Windows XP), создавать ярлыки.

Где хранить электронные документы: локально или в облаке?

Не имеет значения, какое количество электронных документов при работе с деловыми партнёрами вы принимаете или отправляете. Их в любом случае придётся где-то хранить, поскольку того требует закон.

Но как выбрать подходящее решение для организации электронного архива? Выделить под эти задачи специальный сервер в офисе или завести облачное хранилище на стороне? Разбираем ситуацию.

Зачем вообще хранить документы

Юридически значимый документооборот строго регламентируется государством, поскольку служит доказательной базой при подтверждении коммерческой деятельности и сбора необходимых налогов.

Счета и накладные могут стать предметом изучения контролирующих органов, которые имеют право запрашивать их для проверки — подтвердить факт поставки, оплаты, сверить данные между сторонами сделок. Бухгалтерское и налоговое законодательства России описывают сроки хранения «первички» — документы следует хранить в течение пяти лет. Данные нормативы распространяются одинаково на бумажные и электронные документы, поскольку они юридически равнозначны.

Для хранения бумажных документов компании используют классические бумажные архивы — папки, коробки, шкафы, которые при значительном объёме могут занимать целые склады. Это несёт в себе большие неудобства — архив нужно обезопасить от воздействия внешних рисков — от пожара и наводнения до кражи и утери бумаг. Ещё один минус связан с тем, что оперативно искать конкретные документы в большом бумажном архиве за короткий срок — задача трудозатратная.

При работе с электронными документами таких проблем обычно не возникает, поэтому компании с большим объёмом данных традиционно стараются перейти на архив электронный. Правильно организованный электронный архив хранит все необходимые документы со всеми электронными подписями, что позволяет обезопасить себя от проблем при проведении налоговых проверок.

Что нужно для организации электронного архива

Хранение электронных документов потребует содержания определённой технической инфраструктуры. В самом начале стоит решить, на каких носителях держать данные — локально или в облаке. С одной стороны, современные физические носители имеют свойство стареть и подвержены внешним воздействиям, с другой — облачные архивы должны также обладать высокой защищённостью, а доступ к ним обязан быть стабильным.

Просто хранить электронные документы в каком-нибудь электронном пространстве ради самого факта хранения недостаточно. Электронный архив незаменим в работе бухгалтерской службы, обеспечивая возможность мгновенного формирования необходимых подборок первичных документов по запросу ФНС, например, счетов-фактур по контрагенту, с возможностью вывода скан-образов документов на печать.

Особенно это актуально, если у компании множество территориально распределённых филиалов или речь о холдинговой компании с несколькими юрлицами. В таком случае электронный архив позволит централизовать службу.

Базовые преимущества электронных архивов «первички» выигрывают у любых характеристик формата работы с бумажными архивами.

• Меньше времени на поиск и получение нужных документов в архиве
• Сокращается ФОТ, который до этого тратился на специалистов по работе с бумажными документами
• Исключаются риски многократного копирования и дублирования документов, потери и утраты бумаг
• Становится легче взаимодействовать с удалёнными подразделениями и филиалами
• Жёстче контроль за наличием оригиналов первичных документов и их физического местонахождения
• Можно автоматически составлять подборки документов по требованию ФНС.

Облачный архив. Плюсы и минусы

За

Основной плюс перевода хранилища документов в облако — уход от необходимости закупки дорогой техники с высокой производительностью и большим объёмом памяти. Сервера обычных компаний в среднем загружены не более, чем на 15 — 20% их мощности. В отдельные периоды может появиться потребность в дополнительных вычислительных ресурсах. Сервера либо простаивают, либо не справляются со своей работой. При переходе на облачные вычисления эта неразумная трата ресурсов будет решена. Такие архивы не нужно обслуживать своими силами, тратя на это бюджет. Кроме того, они не занимают места в офисе, а для работы с ними подойдёт даже компактный ноутбук. Компания может использовать только нужное количество вычислительных ресурсов. При хранении информации на сервере пользователи могут забыть об ограничениях жёстких дисков. Облако очень гибко подстраивается под нужды пользователя.

Если же большая компания озабочена, что её данные обрабатываются «на стороне», то для такого случая можно организовать личное облако.

Против

Для организации облачного архива потребуется постоянный и скоростной доступ в интернет. Если соединения нет, то можно работать лишь с теми документами, которые были загружены на локальный компьютер. Впрочем, организация стабильного канала связи — достаточно тривиальная задача.

Теоретически при использовании облака данных может оказаться под угрозой. Поэтому особенно тщательно следует подходить к выбору решения. Если ваше облако шифрует данные и делает постоянные резервные копии, ИТ-подрядчик надёжен, имеет все необходимые лицензии и сертификаты, то никаких сложностей не должно возникнуть.

Локальный архив. Плюсы и минусы

За

Основное преимущество локального хранения данных в том, что это один из наиболее простых и доступных вариантов. Не имеет принципиального значения, через какое решение идёт обмен электронными документами — данные можно хранить на своих дисках и серверах. Это одновременно подходит как небольшому бизнесу (у которого объём документооборота невысок), так и крупным холдингам (для которого важно хранение данных на своей территории). Вопрос только в объёме информации.

Против

Большой минус этого типа хранения электронных документов в том, что редкая компания может сама себе гарантировать безопасность. К локальным дискам получить доступ не сложно, кроме того, всегда есть риск вмешательства внешних форс-мажорных факторов. Жёсткие диски плавятся и горят не хуже бумажных папок. Надёжность локального архива придётся контролировать самостоятельно.

Локальный архив без организации системы внутреннего поиска и управления данными может стать такими же бесполезным, что и бумажный. Как только он разрастётся, бизнес столкнётесь с трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам. Внедрять же специальную СЭД или ECM может оказаться избыточным для небольших компаний.

Как выбрать архивное решение

Проекты создания электронных хранилищ данных или электронных архивов по-прежнему востребованы. При внедрении такого архива бизнес-пользователь фактически получает единую базу для хранения всех бумаг и корпоративных данных организации, которая структурирована для удобства поиска конкретных документов и имеет разграничение прав доступа в соответствии с позициями сотрудников в компании.

Крупный бизнес экономит бюджет, особенно в тех сферах, где приходится регулярно обрабатывать «тонны» документов — в розничной и оптовой торговле, логистике, финансовой сфере. У лидеров рынка экономия может составлять миллиарды рублей.

К выбору подходящего решения следует подходить из особенностей бизнеса, его целей и приоритетов: