Как создать группу электронной почты и список рассылки в Outlook
Отправка электронной почты группе чаще встречается как в нашей деловой, так и в личной жизни. Вы можете использовать группы для вашей проектной команды на работе и ваших ближайших членов семьи дома. Создание группы электронной почты для списка рассылки в Microsoft Outlook может сэкономить вам много времени.
Как только группа настроена, вы можете просто вставить ее в электронное письмо и связаться с несколькими людьми с одним сообщением. Если вы никогда не делали этого раньше, мы здесь, чтобы помочь. Вот как создать группу в Outlook для Windows и Mac.
Различия между группой контактов, списком контактов, группой электронной почты и списками рассылки
На самом деле нет разницы между группой контактов, списком контактов, группой электронной почты или списком рассылки, когда речь идет о Microsoft Outlook. Термины используются взаимозаменяемо.
На самом деле, на сайте поддержки Microsoft Office теперь предлагается термин «группа контактов», а не «список рассылки»:
Используйте группу контактов (ранее называлась «список рассылки»), чтобы отправить электронное письмо нескольким людям …
Само приложение Outlook использует термины Группа контактов (Windows) и Список контактов (Mac) на своей ленте, в своих меню и в своих документах поддержки. Итак, по мере продвижения по шагам ниже, эти фразы вы увидите чаще всего.
И прежде чем перейти к шагам, если вам нужна помощь в экспорте контактов Outlook экспортировать контакты в какой-то момент, посмотрите наш путеводитель.
Как создать группу контактов в Outlook в Windows
Откройте Outlook на компьютере Windows и подготовьтесь к созданию группы контактов.
- Выберите « Люди» в левом нижнем углу окна Outlook.
- Нажмите Новая группа контактов на ленте.
- Дайте вашей группе имя.
Вы также можете выбрать Новые элементы > Дополнительные элементы > Группа контактов в меню вкладки Главная .
Чтобы добавить контакты в свою группу, нажмите Добавить участников на ленте. Вы можете добавлять участников из контактов или адресной книги Outlook или создавать новые контакты.
Чтобы добавить участников из контактов или адресной книги Outlook, просто дважды щелкните их имя во всплывающем окне, и оно будет добавлено в область « Члены» внизу. Когда вы закончите, нажмите ОК .
Для новых контактов введите имя, которое вы хотите отобразить для них в окне, вставьте в их адрес электронной почты и нажмите OK .
Когда вы закончите добавлять участников в группу, нажмите « Сохранить и закрыть» на ленте.
Не видите эти кнопки или заинтересованы в настройке вашей ленты? Вот как максимально эффективно использовать ленту и меню в Office 2016 Office
Составьте электронную почту группы Outlook в Windows
После того, как вы создадите свою группу электронной почты в Outlook, у вас есть несколько способов отправить участникам сообщение.
Написать письмо из почтового раздела
В разделе «Почта» Outlook вы можете отправить электронное письмо той группе контактов, которую вы создали, выполнив следующие действия.
- Нажмите Новый адрес электронной почты .
- В поле Кому начните вводить имя, которое вы дали группе контактов. Или вы можете нажать кнопку « Кому» и выполнить поиск группы или выбрать имя группы из списка.
- Когда вы увидите группу, выберите ее и нажмите OK .
Написать письмо из раздела «Люди»
Если вы находитесь в разделе «Люди» Outlook, щелкните группу контактов в своем списке. Затем выберите значок «Электронная почта», и откроется новое электронное письмо с группой, заполненной для вас в поле « Кому» .
Как создать список контактов в Outlook на Mac
Откройте Outlook на своем Mac и будьте готовы создать свой список контактов.
- Выберите « Люди» в левом нижнем углу окна Outlook.
- Нажмите Новый список контактов на ленте.
- Дайте вашему списку имя.
Вы также можете выбрать Файл > Создать > Список контактов из строки меню.
Чтобы добавить контакты в свой список, просто начните вводить в поле « Имя» и « E-mail» всплывающее окно. Если вы добавите имя, которое распознается как существующий контакт, вы увидите предложение для этого контакта. Затем вы можете просто выбрать его, чтобы добавить этот контакт в список.
Если вы добавляете новые контакты, просто введите их имена и адреса электронной почты. Перед выходом вы также можете назначить категорию группе с ленты. Вы увидите варианты, такие как семья, друзья и команда.
Когда вы закончите добавлять участников в список, нажмите « Сохранить и закрыть» на ленте.
Кнопка нового списка контактов недоступна на Mac?
Если вы не можете нажать кнопку «Новый список контактов» на ленте раздела «Люди», это простое исправление.
- Нажмите Outlook > Настройки в строке меню.
- Выберите General .
- Снимите флажок « Скрыть на моем компьютере»
Составьте электронную почту группы Outlook на Mac
После создания группы электронной почты в Outlook у вас есть несколько способов отправить им сообщение.
Написать письмо из почтового раздела
Скорее всего, вы будете в разделе «Почта» Outlook, поэтому, чтобы отправить электронное письмо в созданный вами список рассылки, выполните следующие действия.
- Нажмите Новый адрес электронной почты .
- В поле Кому начните вводить имя, которое вы присвоили списку контактов. Кроме того, вы можете нажать кнопку поиска в правой части поля. Найдите список в поле вверху.
- Когда отобразится список, выберите его, и он сразу появится.
Написать письмо из раздела «Люди»
Если вы оказались в разделе «Люди» Outlook, просто наведите курсор мыши на список контактов и, когда увидите значок электронной почты , щелкните его.
Откроется новое электронное письмо со списком контактов в строке « Кому» , готовое для написания сообщения.
Ускорьте работу с группами Outlook
Создать такую группу в Outlook так легко, что если вы будете регулярно отправлять по электронной почте одним и тем же людям, это действительно может ускорить ваш процесс.
Чтобы еще больше поработать с электронной почтой и входящими сообщениями, ознакомьтесь с этими 10 советами по улучшению в Outlook.
Как в аутлуке отправить письмо нескольким адресатам
Как отправить электронное письмо нескольким получателям индивидуально в Outlook?
Если вы хотите отправить персонализированное электронное письмо нескольким получателям по отдельности, не зная друг друга, обычно вы можете отправить электронное письмо получателям по одному. Но это займет много времени и будет скучно. Есть ли хороший и быстрый способ решить эту задачу в Outlook?
Отправка электронного письма нескольким получателям отдельно с функцией слияния писем
Фактически, функция слияния почты в Outlook может помочь вам отправить одно и то же электронное письмо нескольким получателям индивидуально с их собственным приветствием. Пожалуйста, выполните следующие действия:
1, Перейти к Контакты панель, а затем выберите получателей, которым вы хотите отправить электронное письмо, а затем нажмите Главная > Слияние, см. снимок экрана:
2. В открытом Контакты слияния почты диалоговое окно:
(1.) Выберите Только выбранные контакты вариант под Контакты раздел;
(2.) В Варианты слияния раздел, выбрать Форма письма из Тип документа падать, E-mail из Слияние с раскрывающийся список, а затем введите нужную тему в Строка темы сообщения текстовое окно.
3. Затем нажмите OK и Microsoft Word откроется новый документ. Окно останется под почтовые рассылки лента автоматически. Затем вы должны нажать Линия приветствия под почтовые рассылки вкладку, см. снимок экрана:
4. В выскочившем Вставить строку приветствия В диалоговом окне укажите нужный формат строки приветствия. Вы можете предварительно просмотреть результаты отправленного приветствия в предварительный просмотр раздел одновременно. Смотрите скриншот:
5. Затем нажмите OK, и вы можете видеть 《Линия приветствия》был вставлен в документ, затем нажмите Enter нажмите клавишу, чтобы перейти к следующей строке, чтобы составить тело сообщения, которое вы хотите отправить, см. снимок экрана:
6. После редактирования текста сообщения нажмите почтовые рассылки > Завершить и объединить > Отправить сообщения электронной почты, см. снимок экрана:
7. В Слить на электронную почту диалоговое окно, вы можете напрямую щелкнуть OK кнопку, и письмо будет отправлено сразу всем выбранным контактам, см. снимок экрана:
8. После завершения отправки писем вы можете перейти к Отправленные вещи папку для просмотра результатов, и письмо было отправлено каждому получателю индивидуально с его собственным приветствием, см. снимок экрана:
Отправляйте электронное письмо нескольким получателям отдельно с удивительной функцией
Хотя функция слияния может помочь вам отправить электронное письмо нескольким получателям по отдельности, у нее также есть много ограничений, например, она не поддерживает CC, BCC и вставлять вложения при отправке электронной почты. Но если у вас есть Kutools для Outlook, с его мощной функцией — Отправить отдельно, вы можете решить все эти проблемы сразу.
После установки Kutools для Outlook, пожалуйста, сделайте так:
1. Создайте новое сообщение в новом Текст обращения окна, нажмите Кутулс > Отправить отдельно, а затем вставьте соответствующих получателей, Cc, Bcc и тему в отдельные поля, см. снимок экрана:
2. И вы можете видеть, что строка приветствия вставлена в тело сообщения, затем, пожалуйста, составьте тело сообщения, которое вы хотите отправить, наконец, нажмите Отправить кнопку для отправки сообщения, см. снимок экрана:
Tips: Если вы хотите вставлять вложения при отправке персонализированных массовых писем, вам просто нужно нажать Вставить > вложить файл чтобы вставить нужные вам вложения, см. снимок экрана:
Заметки сисадмина о интересных вещах из мира IT, инструкции и рецензии. Настраиваем Компьютеры/Сервера/1С/SIP-телефонию в Москве
Бывают ситуации, когда приходится отправлять сообщения группе людей. Для того чтобы не добавлять каждый раз одних и тех же людей в список получателей в Outlook есть возможность автоматизировать данный процесс.
В Outlook 2007 автоматическая рассылка называлась списком рассылки (анг. mailing list). В Outlook 2010 механизм автоматической рассылки значительно упростился и стал называться как «Создание и изменение Групп контактов».
Теперь переходим непосредственно к созданию группы контактов. Открыв Outlook 2010, выбираем представление «Контакты» и жмем на «Главная». Выбираем пункт «Создать группу контактов» (рис.1)
В поле «Имя» вводим название группы, к которой будем применять автоматическую рассылку и выбираем пункт «Добавить участников».
Выбираем способ, с помощью которого будем добавлять участников Группы контактов: из контактов Outlook, из имеющейся адресной книги, путем создания нового контакта. В нашем примере это добавление контактов из Outlook.
В открывшемся окне выделяем контакт, который хотим добавить в Группу контактов и жмем на «Участники». После чего не забываем нажать на «Сохранить и закрыть» (рис.2).
Проверяем правильность наших действий. Создаем новое сообщение. В поле «Кому…» пишем имя созданной нами Группы контактов. Если необходимо убрать из списка рассылки некоторые контакты, то в поле «Кому…» сообщения щелкните значок «плюс» (+) рядом с именем списка рассылки, чтобы увидеть его содержимое, а потом удалите имена людей, которым не нужно посылать сообщение (рис.3).
чтобы получатели из группы рассылки не видели адреса других членов группы, используйте скрытую копию Outlook:
Использование скрытой копии в Outlook
При переписке по электронной почте удобно ставить в копии всех людей, заинтересованных в ознакомление с перепиской, но не участвующих в ней. В таких случаях получатель письма увидит, что письмо пришло ему, а также увидит всех тех, кто стоит в копии письма.
Но что делать, когда вы не хотите дать понять контрагенту, что кто-то кроме него получает это письмо? В этом случае используйте поле «Скрытая копия». Создайте новое электронное письмо, перейдите на вкладку «Параметры» и выберите меню «Показать получателей скрытой копии» (Рис. 1).
Как cоздать и отправить массовую рассылку в Outlook
Outlook не был создан для массовых email рассылок, поскольку он ограничивает количество получателей и отправляемых писем в течение 24 часов. Однако, это легко исправить. Сервисы массовых email рассылок специально предназначены для отправки писем большому числу подписчиков.
Есть два способа создания массовой рассылки в Outlook.
Первый вариант предусматривает добавление получателей письма вручную. Таким образом можно отправить одно письмо только 500 подписчикам. Кроме того, чем больше получателей будет добавлено, тем выше вероятность попадания рассылки в спам.
Второй вариант — использование профессионального сервиса email рассылок такого как SendPulse. Он работает с неограниченным количеством получателей, помогает избежать спам-фильтров и позволяет создавать безупречные письма для достижения целей в email маркетинге.
Выполните эти четыре простых шага, чтобы отправлять эффективные email кампании.
Шаг 1: Зарегистрируйтесь в SendPulse
SendPulse — это мультиканальный сервис массовых рассылок, который предоставляет все необходимые инструменты для создания и отправки email кампаний:
- блочный конструктор писем;
- более 130 готовых email шаблонов;
- управление списками рассылки;
- возможность планирования отправки email кампаний;
- персонализация;
- сегментация;
- анти-спам рекомендации перед отправкой рассылки.
Для создания email кампаний в SendPulse вам не нужны знания HTML кода или другие специальные навыки. Просто регистрируйтесь и переходите к настройке рассылки.
Шаг 2: Добавьте список рассылки
Вы можете загрузить список рассылки из Excel файла, ввести email адреса вручную или начать собирать базу контактов с помощью бесплатных форм подписки SendPulse. Посмотрите пример ниже. Создание подобной формы подписки в сервисе занимает всего несколько минут.
Шаг 3: Создайте email кампанию
Далее, создайте первую email кампанию с помощью блочного конструктора писем SendPulse. На скриншоте ниже вы видите функционал и рабочее поле инструмента. Просто выбирайте необходимые элементы в меню слева и перетаскивайте их на рабочее поле, а в меню справа настраивайте блоки.
Вот подробная инструкция о том, как отправлять email кампании в SendPulse.
Шаг 4: Отслеживайте статистику
После отправки email кампании сервис предоставит ряд данных для анализа. Для оценки вовлеченности пользователей отслеживайте такие показатели как открываемость, CTR, число отписок и количество жалоб на спам.
Посмотрите, как выглядит статистика рассылки в SendPulse.
Теперь вы знаете, как отправлять массовые рассылки в Outlook.
Готовы попробовать?