Как защитить ячейки в Excel от редактирования (запрет ввода ошибочных данных)
Д оброго времени!
В офисной работе часто возникает необходимость создать какой-нибудь общий документ Excel, в который бы вносили изменения сразу несколько человек (расшарив его в сети).
Разумеется, среди пользователей не все хорошо разбираются с ПК — и есть большая вероятность того, что своими не аккуратными действиями могут испортить документ. 😠
Хорошим решением подобной загвоздки может стать защита определенных ячеек от редактирования — т.е. позволить пользователям изменять документ только в разрешенном месте!
Собственно, об этом и будет сегодняшняя заметка. 👇
Примечание: все скрины в статье сделаны в MS Office 2019. Если у вас нет возможности использовать официальный продукт от Microsoft, можете воспользоваться его аналогами: https://ocomp.info/chem-zamenit-word-i-excel.html
Защищаем ячейки в Excel
ШАГ 1
Для того, чтобы в Excel защитить ячейки от редактирования и изменения — необходимо прибегнуть к инструменту защиты всего листа . Однако, по умолчанию, в этом случае Excel блокирует все ячейки, что нас не очень устраивает.
Поэтому, сначала необходимо выделить те ячейки (строки/столбцы), которые мы хотим разрешить редактировать, после нажать по ним правой кнопкой мышки и кликнуть по меню «Формат ячеек» . См. пример ниже.
ШАГ 2
Далее в меню «Защита» нужно снять галочку рядом с пунктом «Защищаемая ячейка». Нажать OK.
ШАГ 3
После перейти в меню «Рецензирование» и активировать инструмент «Защитить лист» . Меню Excel приведено на скрине ниже.
Далее укажите пароль и отметьте галочками, что пользователи могут делать с листом (можно оставить все по умолчанию).
ШАГ 4
Собственно, на этом всё!
В заранее отмеченных нами ячейках (в шаге 1), в которых мы сняли защиту — можно вводить любые числа и значения, в других же — Excel блокирует ввод и просит снять защиту с листа. Удобно?!
ШАГ 5
Дополнительно Excel позволят сделать так, что ввести в ячейку можно будет только определенное значение. Например, число от 1 до 100! (дополнительная защита от «дурака»).
Покажу на простом примере как это делается.
Сначала нужно выделить строку/столбец (или просто ячейки), перейти в меню «Данные» и кликнуть по инструменту «Проверка данных» (как он выглядит — показано на скриншоте ниже).
Проверка данных на этапе ввода
Далее в параметрах задаете тип значения, минимум и максимум, и вписываете подсказку. Пример ниже.
Указание диапазона верных значений
После этого, когда поставите курсор в «нашу ячейку» Excel сразу же подскажет, что ввести можно от 1 до 100 (а если кто-то введет что-то отличное — выскочит ошибка 👇).
Как работает проверка
Примечание : разумеется, вместо моего диапазона чисел — можно указать любые другие, или вообще разрешить вводить нечто иное.
В общем-то, достаточно полезный инструмент, когда хочешь разрешить работать с документом пользователям с разным уровнем подготовки.
Защита ячеек в Excel от изменения, редактирования и ввода ошибочных данных
Защитить информацию в книге Excel можно различными способами. Поставьте пароль на всю книгу, тогда он будет запрашиваться каждый раз при ее открытии. Поставьте пароль на отдельные листы, тогда другие пользователи не смогут вводить и редактировать данные на защищенных листах.
Но что делать, если Вы хотите, чтобы другие люди могли нормально работать с книгой Excel и всеми страницами, которые в ней находятся, но при этом нужно ограничить или вообще запретить редактирование данных в отдельных ячейках. Именно об этом пойдет речь в данной статье.
Защита выделенного диапазона от изменения
Сначала разберемся, как защитить выделенный диапазон от изменений.
Защиту ячеек можно сделать, только если включить защиту для всего листа целиком. По умолчанию в Эксель, при включении защиты листа, автоматически защищаются все ячейки, которые на нем расположены. Наша задача указать не все, а то диапазон, что нужен на данный момент.
Если Вам нужно, чтобы у другого пользователя была возможность редактировать всю страницу, кроме отдельных блоков, выделите все их на листе. Для этого нужно нажать на треугольник в левом верхнем углу. Затем кликните по любому из них правой кнопкой мыши и выберите из меню «Формат ячеек» .
В следующем диалоговом окне переходим на вкладку «Защита» и снимаем галочку с пункта «Защищаемая ячейка» . Нажмите «ОК» .
Теперь, даже если мы защитим этот лист, возможность вводить и изменять в блоках любую информацию останется.
После этого поставим ограничения для изменений. Для примера давайте запретим редактирование блоков, которые находятся в диапазоне B2:D7 . Выделяем указанный диапазон, кликаем по нему правой кнопкой мыши и выбираем из меню «Формат ячеек» . Дальше перейдите на вкладку «Защита» и поставьте галочку в поле «Защищаемая…» . Нажмите «ОК» .
На следующем шаге необходимо включить защиту для данного листа. Перейдите на вкладку «Рецензирование» и нажмите кнопку «Защитить лист» . Введите пароль и отметьте галочками, что пользователи могут делать с ним. Нажмите «ОК» и подтвердите пароль.
После этого, любой пользователь сможет работать с информацией на странице. В примере введены пятерки в Е4 . Но при попытке изменить текст или числа в диапазоне В2:D7 , появится сообщение, что ячейки защищены.
Ставим пароль
Теперь предположим, что Вы сами часто работаете с этим листом в Эксель и периодически нужно изменить данные в защищенных блоках. Чтобы это сделать, придется постоянно снимать защиту со страницы, а потом ставить ее обратно. Согласитесь, что это не очень удобно.
Поэтому давайте рассмотрим вариант, как можно поставить пароль для отдельных ячеек в Excel. В этом случае, Вы сможете их редактировать, просто введя запрашиваемый пароль.
Сделаем так, чтобы другие пользователи могли редактировать всё на листе, кроме диапазона B2:D7 . А Вы, зная пароль, могли редактировать и блоки в B2:D7 .
Итак, выделяем весь лист, кликаем правой кнопкой мыши по любому из блоков и выбираем из меню «Формат ячеек» . Дальше на вкладке «Защита» убираем галочку в поле «Защищаемая…» .
Теперь нужно выделить диапазон, для которого будет установлен пароль, в примере это B2:D7 . Потом опять зайдите «Формат ячеек» и поставьте галочку в поле «Защищаемая…» .
Если нет необходимости, чтобы другие пользователи редактировали данные в ячейках на этом листе, то пропустите этот пункт.
Затем переходим на вкладку «Рецензирование» и нажимаем кнопочку «Разрешить изменение диапазонов» . Откроется соответствующее диалоговое окно. Нажмите в нем кнопочку «Создать» .
Имя диапазона и ячейки, которые в него входят, уже указаны, поэтому просто введите «Пароль» , подтвердите его и нажмите «ОК» .
Возвращаемся к предыдущему окну. Нажмите в нем «Применить» и «ОК» . Таким образом, можно создать несколько диапазонов, защищенных различными паролями.
Теперь нужно установить пароль для листа. На вкладке «Рецензирование» нажимаем кнопочку «Защитить лист» . Введите пароль и отметьте галочками, что можно делать пользователям. Нажмите «ОК» и подтвердите пароль.
Проверяем, как работает защита ячеек. В Е5 введем шестерки. Если попробовать удалить значение из D5 , появится окно с запросом пароля. Введя пароль, можно будет изменить значение в ячейке.
Таким образом, зная пароль, можно изменить значения в защищенных ячейка листа Эксель.
Защищаем блоки от неверных данных
Защитить ячейку в Excel можно и от неверного ввода данных. Это пригодится в том случае, когда нужно заполнить какую-нибудь анкету или бланк.
Например, в таблице есть столбец «Класс» . Здесь не может стоять число больше 11 и меньше 1, имеются ввиду школьные классы. Давайте сделаем так, чтобы программа выдавала ошибку, если пользователь введет в данный столбец число не от 1 до 11.
Выделяем нужный диапазон ячеек таблицы – С3:С7 , переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопочке «Проверка данных» .
В следующем диалоговом окне на вкладке «Параметры» в поле «Тип…» выберите из списка «Целое число» . В поле «Минимум» введем «1» , в поле «Максимум» – «11» .
В этом же окне на вкладке «Сообщение для ввода» введем сообщение, которое будет отображаться, при выделении любой ячейки из данного диапазона.
На вкладке «Сообщение об ошибке» введем сообщение, которое будет появляться, если пользователь попробует ввести неправильную информацию. Нажмите «ОК» .
Теперь если выделить что-то из диапазона С3:С7 , рядом будет высвечиваться подсказка. В примере при попытке написать в С6 «15» , появилось сообщение об ошибке, с тем текстом, который мы вводили.
Теперь Вы знаете, как сделать защиту для ячеек в Эксель от изменений и редактирования другими пользователями, и как защитить ячейки от неверного вода данных. Кроме того, Вы сможете задать пароль, зная который определенные пользователи все-таки смогут изменять данные в защищенных блоках.
Как запретить ввод данных в ячейку excel
Иногда вы разрабатываете книгу и хотите контролировать, что люди могут вводить в нее. Например, вы можете ограничить ввод ячейки диапазоном числовых значений или конкретным списком. Эта статья покажет вам, как быстро ограничить количество записей значений ячеек в Excel.
Ограничить ввод ячеек целыми числами или числами в заданном диапазоне
Вы можете установить числовые значения с определенными ограничениями, выполнив следующие действия:
1. Выберите диапазон, в котором вы будете устанавливать записи числовых значений, и нажмите кнопку Данные> Проверка данных. Смотрите скриншот: 
2. В открывшемся диалоговом окне «Проверка данных» перейдите на вкладку «Настройка» и: 
(1) Выберите Целое число элемент из Разрешить выпадающий список. См. Первый снимок экрана ниже:
(2) Выберите один элемент из Данные раскрывающийся список в соответствии с вашими потребностями. Смотрите второй снимок экрана выше:
(3) Введите конкретные числа для ограничения в максимальная/минимальный/Длина коробка в соответствии с вашими потребностями.
3. Нажмите OK кнопку.
Этот метод может устанавливать ограничение только для числовых значений, вводимых в ячейки. Следующий метод поможет вам установить ограничение для текстовых записей.
Ограничьте ввод в ячейку любым числовым значением (целыми / десятичными числами) или запретите использование определенных символов
Если у вас установлен Kutools for Excel, вы можете применить его Предотвратить ввод функция ограничения ввода в ячейку числовыми значениями, буквами или другими специальными символами по мере необходимости, а также поддержка предотвращения ввода числовых чисел, букв или определенных символов в Excel.
Kutools for Excel — Включает более 300 удобных инструментов для Excel. Полнофункциональная бесплатная пробная версия 30 -день, кредитная карта не требуется! Бесплатная пробная версия сейчас!
Kutools for Excel — Combines more than 300 Advanced Functions and Tools for Microsoft Excel
Ограничьте ввод ячеек целыми или десятичными числами: 
Запретить вводить буквы в указанном диапазоне: 
Kutools for Excel — Включает более 300 удобных инструментов для Excel. Полнофункциональная бесплатная пробная версия 30 -день, кредитная карта не требуется! Get It Now
Ограничить ввод ячейки списком записей текстовых значений
Вы можете установить ограничение для текстовых записей, выполнив следующие действия:
1. Предустановите все тексты, которые другие пользователи могут вводить в ячейки, говоря, что предварительно установите список имен в A2: A10 как показано на следующем снимке экрана: 
2. Выберите диапазон, в котором вы установите ограничение для текстовых записей в ячейках, и нажмите кнопку Данные> Проверка данных. 
Ограничить ввод ячейки списком записей текстовых значений
Вы можете установить ограничение для текстовых записей, выполнив следующие действия:
1. Предустановите все тексты, которые другие пользователи могут вводить в ячейки, говоря, что предварительно установите список имен в A2: A10 как показано на следующем снимке экрана:
2. Выберите диапазон, в котором вы установите ограничение для текстовых записей в ячейках, и нажмите кнопку Данные> Проверка данных.
3. В диалоговом окне Проверка данных перейдите к настройка вкладка и:
(1) Выберите Список элемент из Разрешить раскрывающийся список;
(2) Проверьте Раскрывающийся список внутри ячейки вариант;
(3) Укажите предустановленный источник. В данном случае это список имен в A2: A10.
4. Нажмите OK кнопку.
Затем выберите одну ячейку в диапазоне с ограничением ввода текста, она добавляет стрелку помимо активной ячейки. Щелкните стрелку, появится раскрывающийся список со списком предустановленных имен. Вы можете выбрать одно имя, чтобы легко заполнить активную ячейку. Смотрите скриншот ниже: 
Вы также можете установить входное сообщение для ограничения ввода числовых или текстовых ячеек и установите Предупреждение об ошибке для ограничения.
Ограничьте ввод дубликатов в один столбец / список одним щелчком мыши
Иногда вам может потребоваться ввести уникальные значения в столбец или список. Вы можете сделать это одним щелчком мыши с помощью Kutools for Excel’s Предотвратить дублирование утилита.
Kutools for Excel — Включает более 300 удобных инструментов для Excel. Полнофункциональная бесплатная пробная версия 30 -день, кредитная карта не требуется! Бесплатная пробная версия сейчас!
Kutools for Excel — Combines more than 300 Advanced Functions and Tools for Microsoft Excel
Выберите столбец или список, в котором вы ограничите ввод дубликатов, а затем щелкните Кутулс > Предотвратить дублирование. С этого момента, когда в указанном столбце или списке появляются повторяющиеся записи, он немедленно предупредит вас: 
Kutools for Excel — Включает более 300 удобных инструментов для Excel. Полнофункциональная бесплатная пробная версия 30 -день, кредитная карта не требуется! Get It Now
Демо: разрешить или запретить ввод только определенных символов в Excel
Легко ограничить ввод ячеек целыми / десятичными числами только в Excel
Kutools for Excel — Включает более 300 удобных инструментов для Excel. Полнофункциональная бесплатная пробная версия 30 -день, кредитная карта не требуется! Get It Now
Защита ячейки в Excel от ввода некорректных данных
Файлы Microsoft Excel довольно часто используются для хранения данных, с которыми работает несколько различных пользователей. Иногда пользователи ошибаются и вводят некорректные данные, из за чего возникают проблемы различной степени сложности, в зависимости от важности данных. Однако подобной ситуации можно легко избежать.
Специально на такой случай в Excel есть возможность проверять корректность данных, записываемых в определенные ячейки. При вводе недопустимых данных Excel будет выдавать предупреждение или запрет на продолжение операции.
Для включения проверки надо выделить защищаемые ячейки, затем перейти на вкладку «Данные» и выбрать пункт «Проверка данных».
В открывшемся окне на вкладке «Параметры» сначала выбираем тип данных, которые могут быть записаны в выбранные ячейки, а затем задаем ограничения для выбранного типа данных. Вариантов довольно много, например, в качестве ограничения можно указать определенный диапазон чисел, промежуток времени\даты, текст определенной длины или указать файл со списком допустимых значений. Также возможно задать формулу для вычисления допустимых значений на основании содержимого других ячеек.
В качестве примера укажем любое целое число не больше 100000.
На вкладке «Сообщение об ошибке» выбираем действие, которое должно произойти при неверном вводе. Выбрать можно один из трех вариантов:
• Останов — останавливает операцию, предотвращая ввод некорректных данных;
• Предупреждение — при вводе некорректных данных выдается предупреждение, но пользователю дается возможность продолжить операцию;
• Сообщение — пользователь уведомляется о том, что введенные данные недопустимы, однако ввод данных разрешен.
Также здесь можно добавить заголовок и текст сообщения, который увидит пользователь при вводе неправильного значения. Это должно помочь пользователю понять, что он делает не так.
А вот так выглядит сообщение, выдаваемое при попытке ввода данных, не подходящих под заданное условие.
В качестве дополнительной помощи на вкладке «Сообщение для ввода» есть возможность оставить подсказку.
Эта подсказка будет появляться рядом с ячейкой при ее выборе и оставаться на экране до тех пор, пока вы не перейдете к другой ячейке.
И если уж так случилось, что пользователям все таки удалось ″накосячить″, есть возможность выделить неправильно введенные данные. Сделать это можно, выбрав в меню «Проверка данных» пункт «Обвести неверные данные».
Подобные несложные действия облегчат жизнь пользователям и помогут избежать многих проблем при совместной работе с данными в excel.