Кассовая книга: кому нужна и как вести
При работе с наличными, будь то получение выручки или выдача зарплаты, необходим учёт кассовых операций. Для этого используют кассовую книгу (форма КО-4). Давайте разберёмся, какими бывают кассовые книги, нужна ли кассовая книга в вашем случае, и как правильно ее вести.
- Автор: Виктория Ан
- Иллюстратор: Анастасия Мясникова
- Редактор: Ирина Ситникова
Если вы ИП: можно без кассовой книги
По закону индивидуальные предприниматели не обязаны фиксировать кассовые операции в книге. При этом неважно, на каком налоговом режиме вы работаете: ОСНО, УСН, ЕНВД или патенте ( п.4.6 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014 ).
Если вы хотите контролировать наличку, можете вести кассовую книгу для себя. Например, вы работаете не в одиночку, а с наёмными сотрудниками, и принимаете от них или выдаёте им наличные. Кассовая книга поможет ничего не упустить, не запутаться с документами и держать под контролем остаток в кассе.
Если вы начали вести кассовую книгу, но передумали, можно отказаться в любой момент. Для этого достаточно выпустить соответствующий приказ.
Если у вас ООО: кассовая книга нужна
Организации должны ежедневно вести учёт кассовых операций в кассовой книге ( п.4.6 указания Банка России №3210-У ).
За отсутствие кассовой книги грозит штраф ( ст. 15.1 КоАП РФ ):
- должностному лицу и ИП — 4000 ₽ до 5000 ₽,
- компании — 40 000 ₽ до 50 000 ₽ .
Кассовая книга нужна, даже если у вас онлайн-касса
Часто у предпринимателей возникает вопрос, нужно ли вести кассовую книгу при использовании онлайн-кассы. От ряда первичных бухгалтерских документов действительно можно отказаться, но кассовая книга в их число не входит.
Правила ведения кассовой книги
- Заводят книгу в начале календарного года и заканчивают в конце. Если вы только создали книгу, начинайте вести её с первой кассовой операции. Книгу можно вести на бумаге или в электронном виде.
- Заполнять бумажную книгу можно ручкой, а вот карандаш использовать нельзя. Запрещены любые помарки и исправления.
- Книгу заполняют каждый день, новый день — это новый лист. Если кассовых операций в течение дня не было, ничего заполнять не нужно.
- Кассовые операции вписывают в каждую строчку без пропусков.
- Лист кассовой книги заполняется в двух экземплярах: один остаётся в книге, а второй отдают в бухгалтерию или руководителю компании.
- Назначьте сотрудника, который будет отвечать за ведение книги. Это может быть кассир или бухгалтер. Определите, кто будет контролировать ведение кассовой книги — главный бухгалтер или руководитель компании.
- Храните использованную книгу и другие кассовые документами пять лет ( п. 362 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 ).
Как вести кассовую книгу на бумаге
Есть утвержденная форма бумажной кассовой книги — от неё нельзя отступать ( Информация Минфина №ПЗ10/2012 ). Кассовую книгу по этой форме можно купить в любом магазине, который торгует товарами для офиса, или заказать по интернету. Если не хотите покупать, скачайте и распечатайте готовый бланк. В нём есть обложка кассовой книги, образцы стандартного и пломбировочного листа.
Кассовые книги бывают на 48 или на 96 листов, цена начинается от 35 ₽
Кассовые книги бывают на 48 или на 96 листов, цена начинается от 35 ₽
Как правильно заполнять кассовую книгу
- Подготовьте пломбировочный лист:
- укажите количество листов;
- напишите должности и ФИО ответственных и контролирующих ведение книги;
- поставьте подписи;
- укажите дату заполнения.
2. Прошейте все листы, кроме обложки и титульного листа, толстой иглой или шилом с суровой ниткой. Достаточно двух дырок. Оба конца нитки выводите на последней странице. Сделайте достаточно свободную петлю, чтобы любой разворот книги открывался без проблем. Завяжите двойной узел и приклейте его к обложке пломбировочным листом. Печать фирмы должна стоять и на пломбировочном листе, и на обложке книги одновременно. Так никто не сможет подтасовать информацию о количестве листов.
3. На титульном листе напишите название компании, восьмизначный код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Если не знаете свой код ОКПО, уточните на сайте Федеральной службы государственной статистики . Для этого понадобится ИНН или ОГРН/ОГРНИП вашей компании.
Укажите год или месяц, когда вы начали вести книгу. В зависимости от количества кассовых операций в компании, книгу заводят на один месяц, на один квартал или на один календарный год. На одном листе помещается максимум 7 операций.
4. Каждый день вносите в книгу все операции с наличкой. Как мы уже упоминали выше, лист кассовой книги состоит из двух половинок, информация о кассовых операциях в них полностью дублируется. Чтобы не тратить время на переписывание одних и тех же операций на обе половины листа, согните его по линии отреза. Сверху должна оказаться часть с надписью «Остаток на начало дня». Между листами проложите копирку от начала таблички и до строчки «Итого за день».
Укажите напротив надписи «Остаток на начало дня», сколько у вас денег в кассе со вчерашнего дня, а затем записывайте каждую операцию c новой строчки:
5. В конце дня проверьте, соответствует ли сумма наличных в кассе данным в кассовой книге. Запишите эту сумму в нижней правой части листа в графе «Остаток на конец дня» и заверьте подписью. Ниже укажите количество приходных и расходных документов.
6. Передайте книгу на проверку сотруднику, которого вы назначили контролёром: главному бухгалтеру или руководителю фирмы — они должны расписаться в нижней правой части листа.
7. Если вы ошиблись в какой-то из записей, аккуратно зачеркните неправильную информацию и напишите корректную. Рядом поставьте вашу подпись с расшифровкой и укажите дату исправления.
Как вести кассовую книгу в Экселе
Ещё один вариант ведения кассовой книги — заполнять её в электронном виде, а в конце дня распечатывать листы в двух экземплярах. Для этого достаточно стандартного пакета офисных программ: MS Office Word, Excel.
Поставьте на обоих листах подпись и передайте бухгалтеру. В конце года из первых листов сформируйте кассовую книгу. Прошейте листы, соблюдая нумерацию, так, как описано в разделе про бумажную книгу.
Второй экземпляр листа должен подписать ваш бухгалтер и вернуть вам для отчётности.
Как вести кассовую книгу в бухгалтерской программе
Если ваша компания ведёт учёт в специализированной программе, например, 1С-Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, Контур.Эльба, то кассовую книгу можно вести только в электронном виде. Просто каждый день вносите данные в программе и заверяйте электронной подписью . После того, как вы поставили электронную подпись, в книге уже ничего нельзя будет исправить. Электронная кассовая книга считается равноценной бумажной, только если она надежно защищена от взлома, подписана электронной подписью и у вас есть её резервное копирование ( ст. 6 закона №63-ФЗ ). Если в вашей бухгалтерской программе всё это есть, распечатывать кассовую книгу не нужно.
Так выглядит лист кассовой книги в программе 1С-Бухгалтерия
Так выглядит лист кассовой книги в программе 1С-Бухгалтерия
Подытожим
Если вы ИП, то не обязаны вести кассовую книгу, если ООО — обязаны, даже если у вас есть онлайн-касса. Кассовую книгу можно вести на бумаге вручную, заполнять в Экселе и распечатывать, а если у вас есть электронная подпись — вести только в электронном виде в специальной программе. За отсутствие кассовой книги грозит штраф от 4 000 до 50 000 ₽.
Материалы
Программа предназначена для учета финансовых операций домашнего хозяйства. Поддерживается множество точек учета (касс) и три основные валюты расчетов (рубли, евро, доллары США). Автоматически формируются отчеты о текущих остатках и бюджет движения денежных средств по заданным в иерархическом справочнике статьям.
Введение
Программа может быть использована для ведения ежедневного учета личных или семейных финансов. Автоматически рассчитываются текущие остатки денежных средств по точкам учета и строится бюджет движения денежных средств в базовой валюте расчета.
Исходными данными для формирования отчетов являются три типа таблиц:
- Параметры
- Справочники
- Журналы
Результаты отображаются в виде Отчетов и Диаграмм.
Открытость интерфейса позволяет настроить и/или отформатировать существующие или новые отчетные формы и диаграммы. Пользователю доступны все функции мощного вычислительного аппарата и интерфейса Excel. Особенности реализации программы предполагают самостоятельную настройку журналов и отчетов под конкретные задачи пользователя.
Установка и запуск
В разделе Загрузки доступен для скачивания и установки файл демонстрационной версии:
- setup_demo.exe
При запуске программы установки все приложения Excel должны быть закрыты.
Программа установки автоматически подключает надстройку к версии Excel по умолчанию. Если на компьютере установлено несколько версий Excel, то для остальных может потребоваться активизировать надстройку стандартными средствами интерфейса.
Если на компьютере установелены программы Финансы в Excel более ранних версий, то желательно их деинсталлировать стандартными средствами Windows, либо просто отключить надстройку ExcelFin.AddIn версий 1.55 и ниже.
По умолчанию демонстрационный файл устанавливается в папку в каталог документов текущего пользователя Windows User\Мои документы\ExcelFin (User – имя пользователя). Рабочие файлы могут располагаться на любых дисковых ресурсах.
Запуск программу осуществляется через открытие демонстрационного (или другого рабочего) файла в среде Excel. Для упрощения вызова демонстрационного файла его ярлык сохранен в меню Windows \ Все программы \ Финансовый учет в Excel \ Домашние финансы.
После успешного запуска программы откроется Excel-файл программы и активизируется страница содержания. Если надстройка ExcelFin.AddIn2.xla по каким-либо причинам не была установлена корректно, то при первом запуске программа откроет страницу ошибки.
Общие замечания
Цветовая палитра, используемая для окраски таблиц справочников и журналов, определяет назначение полей и ячеек.
- Темно-серый фон – служебная ячейка с расчетами
- Серый фон – ячейка недоступная для изменений
- Розовый фон – расчетная ячейка с важными данными
- Светло-желтый фон –расчетная ячейка отклонений
- Светло-серый фон – ячейка с выбором из списка или возможный, но необязательный ввод
- Белый фон – ячейка, доступная для изменений
Рекомендуется не нарушать цветовую палитру при добавлении собственных таблиц в программу.
Потенциально ошибочные, не найденные в справочниках элементы журналов, выделяются красным цветом фона (реализовано через условное форматирование Excel).
В одном из заголовков таблиц может использоваться шрифт с подчеркиванием. Это означает ключевое поле таблицы, то есть ввод новой записи надо осуществлять с ввода значения в это поле.
Для большинства элементов журналов со ссылками на справочники выбор реализован двумя интерфейсными средствами:
- Стандратный выпадающий список через интерфейсное средство «Проверка данных» — доступен при переходе на ячейку
- Дополнительный элемент управления «Выпадающий список» с возможностью поиска по первым буквам слова — активизируется при двойном клике на ячейке
Для нормальной работы программы должны быть подключена специальная надстройка «Финансы в Excel» (подключается автоматически программой установки). Основная информация о таблицах и алгоритмах программы хранится на скрытом листе Preset. Кроме этого листа, файл содержит еще несколько скрытых рабочих листов, используемых при формировании отчетов.
В зависимости от производительности компьютера программа может вызывать замедление при вводе операций, если включен режим автоматического расчета ячеек. При необходимости можно переключиться на ручной режим расчетов в стандартных параметрах Excel.
Пользователь может свободно работать с интерфейсом Excel, производить дополнительные вычисления, вводить информацию при помощи формул, использовать автофильтр, сортировку, поиск и замену данных. При этом не нарушатся никакие программные механизмы. Подробнее о допусках и ограничениях см. описание надстройки Финансы в Excel.
Содержание
Состав файла описан на начальной странице программы — «Главная».
Как уже отмечалось, программа состоит из таблиц параметров, справочников, журналов и отчетов. Переход к этим объектам можно осуществлять через гиперссылки на странице «Главная». Также можно воспользоваться стандартными способами навигации по листам и ячейкам Excel.
Возврат на страницу с содержанием проще всего осуществляется по нажатию специальной кнопки в заголовке любого рабочего листа программы • .
Возможности перехода по страницам описаны на служебном листе Preset и в скрытом третьем столбце листа «Главная».
Параметры
Программа содержит несколько общих параметров, управляющих характеристиками работы:
Поля таблицы (все доступны для изменения):
| Заголовок | Описание |
| Домохозяйство | фамилия или условное наименование владельца файла |
| Сегодня | текущая дата для программы. По умолчанию хранит формулу =TODAY(). Можно исправить на ручной перевод даты. |
| Дата нач., Дата кон. | определяют учетный период. Начальные задолженности вводятся на дату, предшествующую Дате начала. |
| Базовая валюта | валюта, используемая в отчетах. Доступно одно из трех значений: руб, eur, usd. |
| Автозагруз.курсов (1-да, 0-нет) | переключатель режима автоматической загрузки курсов валют с сайта ЦБ РФ при старте программы. Допустимые значения для ввода: «1» или «0» отображаются в графическом виде. |
| Загрузка курсов нач., Загрузка курсов кон. | определяют период загрузки курсов валют. По умолчанию хранят формулы, привязанные к периоду учета. |
Все параметры можно изменять по усмотрению пользователя. В списке валют разрешается исправлять название, но добавить еще одну валюту расчета без настройки формул не удастся.
Таблица Периоды по умолчанию настроена на 12 календарных месяцев, начиная с параметра Дата нач. Разрешается установить при помощи формул другую длительность периодов (например, неделя), но изменение количества периодов потребует больших доработок в отчетах.
Справочники
Справочники используются для расчетов и облегчают ввод данных в журналы (через выбор из списков). Ввод данных в справочники осуществляется по мере поступления информации. Изменение существующего названия в справочнике может привести к некорректным расчетам, если значение уже использовано в журнале. Для корректного изменения названий используйте стандартную операцию замены значения целиком для всех листов программы.
Кассы (точки учета)
Список мест хранения денежных средств. Каждая точка учета имеет признак валюты. Номера по порядку присваиваются автоматически после ввода названия новой кассы (точки учета).
| Заголовок | Описание |
| Номер | номер по порядку — присваивается автоматически |
| Наименование | уникальное название точки учета. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля. |
| Валюта | признак валюты хранения денежных средств |
Статьи доходов
Список статей учета, используемых при формировании отчета о движении денежных средств. Каждая операция должна иметь признак статьи дохода или расхода в зависимости от типа журнала.
Поля таблицы, доступные для изменения:
| Заголовок | Описание |
| Номер | номер по порядку — присваивается автоматически |
| Наименование | уникальное название статьи дохода. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля. |
| Уровень | уровень вложенности статьи в родительскую. Статья верхенго уровня должна иметь уровень 0. |
Остальные поля таблицы рассчитываются по формулам и не предназначены для редактирования.
Статьи расходов
Аналогичный по структуре список статей, использующихся в журнале платежей. Таблица имеет те же поля для ввода и просмотра.
Курсы валют
Специальный справочник для учета валютных операций, приведения курсов валют к базовой и расчету курсовых разниц.
При наличии доступа в интернет реализована автоматическая загрузка курсов основных валют (евро и доллар США) с официального сайта Центрального банка РФ. Загрузка может осуществляться автоматически при старте программы, либо при нажатии кнопки на листе «Курсы» кнопки в левом верхнем углу √ .
При отсутствии доступа в интернет, либо в целях моделирования произвольного изменения курсов валют допускается изменение значений курсов евро и доллара США вручную.
Журналы операций
Все финансовые операции, а именно, поступления и платежи денежных средств, необходимо заносить в один из двуж журналов: Доходы или Расходы. Экономически грамотнее было бы назвать эти журналы «Поступления» и «Платежи», но для задачи ведения домашних финансов термины не столь принципиальны.
Доходы
В таблицу вводятся поступления денежных средств в одну из доступных точек учета (кассу).
| Заголовок | Описание | Доступность ввода | Обязательность |
| Дата | Дата операции. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля. |
Да | Да (начало ввода) |
| Статья | Значение из справочника Статей доходов. | Список | Да |
| Сумма |
Сумма поступивших денежных средств. | Да | Да |
| Валюта | Валюта точки учета | Нет | Вычисляемое |
| Касса-приемник | Точка учета, на которую поступают денежные средства. | Список | Да |
| Комментарий | Подробное описание операции. | Да | Нет |
Кроме описанных полей, таблица содержит несколько специальных служебных столбцов.
Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо также удаление строк целиком.
Расходы
Журнал предназначен для ведения платежей из любых источников собственных денежных средств (точек учета). Аналогичен по структуре журналу Доходов.
| Заголовок | Описание | Доступность ввода | Обязательность |
| Дата | Дата операции. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля. |
Да | Да (начало ввода) |
| Статья | Значение из справочника Статей доходов. | Список | Да |
| Сумма |
Сумма платежа. | Да | Да |
| Валюта | Валюта точки учета | Нет | Вычисляемое |
| Касса-источник | Точка учета, из которой осуществляется платеж. | Список | Да |
| Комментарий | Подробное описание операции. | Да | Нет |
Кроме описанных полей, таблица содержит несколько специальных служебных столбцов.
Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо также удаление строк целиком.
Отчеты
Остатки
Отчет отображает информацию об остатках денежных средств на текущую дату и на первую дату каждого периода, определенного в справочнике.
Начальные остатки по всем точкам учета также вводятся непосредственно в эту таблицу.
В отчете доступна информацио об итоговых остатках, сгруппированным по кассам (точкам учета) и валютам. Таблица преднастроена на 12 периодов и 10 точек учета.
Для примера использования в программу на отдельный лист добавлена диаграмма остатков денежных средств.
Бюджет
Отчет о движении денежных средств отображает информацию о поступлениях и платежах в каждом периоде по статьям, указанным в справочниках. Группировка и суммирование осуществляется автоматически на основе параметра «уровень статьи».
Для осуществелния план-фактного контроля необходимо ввести плановые значения в периодах непосредственно в ячейки этой таблицы (поверх формул).
Отчет настроен на 12 периодов (с план-фактным контролем), 50 статей доходов и 50 статей расходов.
Для отображения только фактической информации используйте кнопку выбора уровня в верхнем левом углу окна.
Таблица требует дополнительной настройки вручную после внесения новых статей в справочники статей доходов и расходов:
Кассовая книга в эксель с формулами таблицы
Где взять бланк кассовой книги, всем ли подходит форма кассовой книги КО-4 и как работать с ней? Ответы на эти и другие вопросы — в этой статье.
Также вы можете скачать бланк кассовой книги Word и Excel бесплатно. Кассовую книгу в 2020 году ведут по унифицированной форме № КО-4, которую утвердил Госкомстат России постановлением от 18.08.98 № 88.
По ссылкам ниже можно бесплатно скачать бланк в необходимом формате.
Форма КО-4 Форма КО-4
Бланк КО-4 состоит из титульного и нескольких дополнительных листов.
Смотрите . На титульном листе кассир указывает наименование компании, ОКПО, структурное подразделение при наличии. В названии документа нужно поставить период, на который заводится книга. Обычно это год, но, если наличных операций много, периодом может быть полугодие, квартал или даже месяц.
Внутренний лист представляет собой таблицу. Сначала фиксируют остаток на начало дня.
Он должен совпасть с остатком на конец предыдущего дня. В первом столбце кассир указывает номер приходника или расходника, на основании которого записывают операцию, а в следующем — фамилию с инициалами или название организации, от которой получены/переданы денежные средства.
Третий столбец — для номера корреспондирующего счета. Далее при поступлении налички кассир заносит сумму в четвертый столбец, а при расходе — в пятый. В конце смены кассир суммирует общий итог за день, высчитывает остаток на конец дня, расписывается и отдает документ на проверку бухгалтеру.
А он в свою очередь указывает количество переданных ему ордеров, ставит подпись и расшифровывает ее. До 2013 года все унифицированные формы, в том числе форма КО-4 кассовой книги, были обязательными для применения. Однако с началом действия Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ все изменилось.
У организаций появилась возможность применять утвержденные директором первичные документы. При этом унифицированные формы стали не обязательными. Означает ли это, что компания вправе разработать собственную книгу, а форма КО-4 кассовая книга может не применяться?
Бланк кассовой книги
Основным нормативным актом, который регулирует процесс российскими компаниями, по праву считается от 11 марта 2014 года.
Кассовая книга, согласно законам РФ, может быть не заполнена индивидуальными предпринимателями, которые осуществляют в закрепленном порядке учет прибыли, финансовых затрат, физических значений и прочих объектов налогообложения, способных охарактеризовать ту или иную разновидность предпринимательскую деятельность (на основании пункта 4.1 Указания Банка России).
По причине того, что индивидуальные предприниматели в обязательном порядке всегда должны осуществлять учет прибыли и финансовых затрат (не только при ОСН, но и ЕСХН, УСН и ПСН) либо физических значений (имеется в виду при ЕНВД), то предусмотренную норму целесообразно трактовать как распространяющуюся на всех предпринимателей. статьи
Как отмечало выше, книгу ведут все компании.
Документ составляется по форме КО-4, который утвержден в августе 1998 года. Индивидуальные предприниматели, которые осуществляют учет прибыли и финансовых затрат, имеют юридическое право не заниматься формированием рассматриваемой документации. Кассовая книга обязательна с целью учета финансовых поступлений и предоставление наличности в кассе.
Кассир в обязательном порядке должен зафиксировать в книге все без исключения финансовые поступления (относительно ) и каждый затраты (относительно РКО). По завершению трудового дня кассир в обязательном порядке должен осуществить сведений в книге с теми, которые отображены в кассовой документации, а также вывести остаточный размер денежных средств и сверить с остатком.
В завершении обязательно должна быть простановка подписи. Дополнительно необходимо отметить, что подобную сверку должен осуществить и главный бухгалтер, а при его отсутствии – непосредственное руководство компании.
По завершении сверки ответственное лицо обязательно должно проставить свою подпись.
Важно помнить: обеспечивает контроль за сверкой главный бухгалтер, а за ним – руководство компании.
В том случае, если компания включает в себя обособленные подразделения, которые осуществляют различные операции с наличными финансовыми средствами, то они в обязательном порядке должны вести кассовую книгу (на основании пункта 4.6 Указаний Банка России).
Стоит отметить, что копия книги обособленного подразделения в обязательном порядке должна быть передана главной компании.
Порядок передачи подобного рода документации фиксируется внутренними правилами, беря во внимание период формирования бухгалтерской и финансовой отчетности.
Заполнение кассовой книги форма КО-4 – бланк, образец, правила и требования к оформлению вручную
» » » » 22.08.2020 Автономные организации собственными силами обязаны организовывать и осуществлять внутренний контроль над совершенными операциями хозяйственной деятельности.
Главное правило: одна организация — одна кассовая книга. Оно распространяется и на частных предпринимателей.
Исключением являются юридические лица, имеющие филиалы или представительства, действующие на основе личного баланса.
Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — или позвоните бесплатно: — Москва — — Санкт-Петербург — — Другие регионы — Это быстро и бесплатно! В такой ситуации филиал (представительство) оформляет собственную книгу, фиксирующую его операции, а копии первичных бумаг передаются в главный офис компании.
Информация о размере остатка наличности отражается в кассовой книге данного подразделения и на его балансе, далее сведения вписываются в сводный баланс головной компании. Основной целью является фиксирование реализовываемых потоков денежных средств предприятия (приход, расход). То есть данная форма служит, прежде всего, для учета операций по кассе предприятия.
Данные записи помогают отслеживать передвижение наличных средств в организации.
Возникшие неясности в ходе осуществления проверки контролирующими органами с помощью представления кассовой книги сможет прояснить ситуацию и увидеть подлинную картину операционного учета наличных денег.
Помимо этого, накануне составления годовой отчетности необходимо осуществлять инвентаризацию денежных средств, документов, бланков строгой отчетности.
Инвентаризация также направлена на проверку полноты, правильности и точности отображения в кассовом учете операций за проверяемый период и соблюдения норм действующего законодательства, направленных на регулирование кассовой дисциплины. Управленческий учет предприятия не может обойтись без кассовой книги, здесь максимально детально отображаются доходы и расходы фирмы, способные повлиять на принятие решения в части использования прибыли компании.
Как правильно заполнить кассовую книгу
Ведение кассовой книги — это обязанность любой организации, которая получает или расходует наличные деньги.
Вопреки распространенному заблуждению, это требование не относится к торговым организациям и не касается расчетов с клиентами. Ведение кассовой книги в 2020 году относится больше к внутренним операциям, таким как выдача денег под отчет или выплата заработной платы. Мы расскажем, как оформить этот важный документ без ошибок.
Что такое кассовая книга
Кассовая книга (форма N КО-4) применяется всеми юридическими лицами для учета поступлений и выдачи наличных денег организации в кассе. Ее бланк утвержден постановлением Госкомстата РФ от 18.08.
1998 N 88, однако, в настоящее время его использование для ведения бизнеса не является обязательным с 1 января 2013 года, как формы первичного учетного документа, содержащегося в альбомах унифицированных форм. Поэтому, каждый предприниматель может самостоятельно разработать и применять свой бланк такого документа, соблюдая при этом установленные требования к его заполнению.
Мы расскажем о требованиях и бланке, которые разработаны для этих целей, поскольку их применение позволяет сделать учет наличных операций по кассе более простым и удобным.
Как правильно вести кассовую книгу в 2020 году
На каждом предприятии, приказом руководителя должен быть назначен специальный работник, ответственный за кассу. Если штат позволяет, то это отдельный кассир, если нет, то, как правило, это главный бухгалтер. Именно это лицо должно вести учет всех операций и кассовую книгу.
Контролирует процесс, в любом случае, главный бухгалтер. Сама кассовая книга представляет собой журнал, если ведется в бумажном виде, или отдельный раздел бухгалтерской программы, если ведется в электронном.
И тот и другой способ разрешен, поэтому остановимся на каждом из способов ведения кассовой книги подробнее.
Для начала рассмотрим обязанности кассира, поскольку они не зависят от способа ведения кассовой книги и имеют определенный алгоритм, который выглядит так:
- В начале новой смены кассир должен открыть день, то есть внести запись с датой и суммой остатка средств в кассе. Эта сумма должна быть всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня. Такие операции могут быть не ежедневными, поэтому открывать смену и делать запись в кассовой книге необходимо только в тот день, когда происходило движение средств. В остальные дни остаток просто переносится.
- Каждая операция по выдаче или приему наличных средств должна быть оформлена приходным кассовым ордером (ПКО) или расходным кассовым ордером (РКО). Кассир оформляет эти документы, присваивает им номера и делает запись о каждом из них.
- В конце смены кассир подводит итоги дня по приходу и расходу, о чем делает соответствующие записи в кассовой книге и выводит остаток. Записи, сделанные за день, заверяет подписью исполнитель с расшифровкой фамилии, имени и отчества. После чего кассовая книга передается на проверку и утверждение главному бухгалтеру.
Такой порядок действий предусмотрен для каждой смены. Это только общие требования к ведению книги, основной порядок работы несколько отличается, в зависимости от организации процесса.
Отдельно нужно отметить требования к хранению кассовой книги. Все РКО, ПКО, отрывные листы, различные чеки и сам журнал должны храниться в компании 5 лет. После истечения этого срока документацию следует уничтожить в установленном порядке.
Как заполнять кассовую книгу: образец электронного бланка
Проще всего организовать ведение кассовой книги в бухгалтерской программе, в которой отражается весь учет в организации. Эта функция, например, есть в 1С и других программах.
В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи при этом не меняется: необходимо вносить сведения о каждом ПКО или РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток по счету и распечатать листы кассовой книги за день в двух экземплярах.
Все документы обязательно поступают на проверку главного бухгалтера, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью. Исправления и правки недопустимы.
Ежегодно, а если обороты по кассе в организации ежедневные, то и ежеквартально, распечатанные листы кассовой книги необходимо сформировать в журнал и прошить.
На последней странице должно указываться общее количество листов и стоять подпись руководителя организации, главного бухгалтера и оттиск круглой печати компании, при ее наличии. Кроме того, можно вести кассовую книгу полностью в электронном виде.
В этом случае все записи обязательно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа с помощью дополнительных технических средств
Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению
Ведение кассовой книги в 2020 году начинается с нумерации и прошивки ее листов.
Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения кассовой книги и дату ее окончания.
Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии. Выглядеть это должно так:
На титульном листе кассовой книги нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами.
Каждый лист делится на две части:
- одна остается в книге;
- вторая является отрывной и хранится вместе с реестрами РКО и ПКО.
Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе. Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре кассовой книги.
Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно в соответсвующие графы, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги. Приход и расход проставляются в разных колонках. Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку «перенос», в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент.
Следующий лист кассовой книги начинается с этих же сумм.
В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня.
Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке «в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии». После того как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер.
Правильно заполненный лист кассовой книги за день выглядит так:
Административная ответственность
Нарушение правил ведения кассовой книги или ее отсутствие является административным правонарушением, ответственность за него предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ, как за нарушение обращения с денежной наличностью. За такой проступок органы ФНС могут наложить административный штраф:
- в размере от 40 тысяч до 50 тысяч рублей на саму организацию;
- в размере от 4 тысяч до 5 тысяч рублей на руководителя или главного бухгалтера.
Образец заполнения кассовой книги
Excel-office
ФИО физлиц или наименование организаций, ИП выписываются из соответствующего ПКО или РКО. Столбец «Номер корреспондирующего счета, субсчета». Вписываются номера счётов из соответствующего ПКО или РКО. ИП это не заполняют. Столбец «Приход».
Указываются поступившие в кассу денежные суммы (в рублях и копейках) на основании каждого приходного кассового ордера.
Столбец «Расход». Указываются выданные из кассы денежные суммы (в рублях и копейках) на основании каждого расходного кассового ордера. Графа «Перенос».
Отражается общая сумма прихода и расхода всех предыдущих строк в таблице. Строка «Итого за день». Вписывается общая за весь день сумма полученных и выданных денег.
Строка «Остаток на конец дня». Указывается остаток денег в кассе.
Вычисляем по формуле: Остаток на начало дня + сумма прихода – сумма расхода. Сумма по вычислениям и фактический остаток должны совпадать.
Кассовая книга (форма ко-4) в 2017 году
Далее необходимо указать сумму остатка наличных денег, которая была в кассе на начало рабочего дня. Она указывается в первой строке таблицы в столбце 4 – «Приход».
Строки в таблице заполняются в соответствии с приходными (ПКО) и расходными (РКО) кассовыми документами, оформленными в течение рабочего дня: В столбце «Номер документа» построчно указываются порядковые номера приходных или расходных кассовых ордеров.
Внимание В столбце «От кого получено или кому выдано» построчно указываются ФИО физических лиц или наименования организаций (ИП) от которых были получены или которым были выданы наличные деньги в соответствии с ПКО и РКО.
В столбце «Номер корреспондирующего счета, субсчета» необходимо построчно указать номера корреспондирующих счетов по каждому ПКО и РКО. В столбце «Приход» построчно указываются суммы наличных денег, которые поступили в кассу по каждому приходному кассовому ордеру.
Кассовая книга (форма ко-4)
Лист: № от Информация об организации: Название: ОКПО: Бухгалтер ФИО: Кассир: Остаток в кассе на начало дня: Сумма оставляемая в кассе на конец дня на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии Документы подтверждающие производственные расходы и сумма расходов: Номер документа От кого получено или кому выдано Номер корр. счета, субсчета Приход/ Расход Сумма руб.
ПриходРасход Добавить строку Код для вставки формы Кассовой книги на Ваш сайт Интернет ресурс «Service-Online.su» разработан для свободного и бесплатного использования. На этом сайте никогда не будет вирусов или других вредоносных программ.
Наша задача упростить вашу работу и постараться помочь Вам по мере своих сил.
Данный сайт является бесплатным сервисом предназначенным облегчить Вашу работу.
Ко-4 – кассовая книга. как вести кассовую книгу правильно
Исходными данными для формирования отчетов являются три типа таблиц:
- Параметры
- Справочники
- Журналы
Результаты отображаются в виде Отчетов и Диаграмм. Открытость интерфейса позволяет настроить и/или отформатировать существующие или новые отчетные формы и диаграммы.
Пользователю доступны все функции мощного вычислительного аппарата и интерфейса Excel. Особенности реализации программы предполагают самостоятельную настройку журналов и отчетов под конкретные задачи пользователя.
Установка и запуск В разделе Загрузки доступен для скачивания и установки файл демонстрационной версии:
При запуске программы установки все приложения Excel должны быть закрыты. Программа установки автоматически подключает надстройку к версии Excel по умолчанию.
Кассовая книга
- Форма КО-4. Кассовая книга (образец)
- Скачать кассовую книгу организации (форма КО-4)
- Бланк кассовой книги
- Кассовая книга в эксель с формулами таблицы
-
- Кассовая книга (форма КО-4) в 2018 году
Форма КО-4 Ниже мы опишем как правильно заполнять кассовую книгу, а для визуального восприятия прикреплен образец формы КО-4. При поступлении материальных ценностей в кассу, на бланке КО-4 необходимо вписать «Приход», в случае, если средства изымаются из кассы, в данную строку вписываем слово «Расход».
Руководство и примеры заполнения кассовой книги в бумажном и электронном виде
Ведение кассовой книги обязательно для любых предприятий (ООО, ИП, АО и пр.) если они работают с наличными деньгами. Операции по принятию и выдаче наличных подлежат обязательной фиксации в кассовой книге. В данной статье освещаются правила ведения кассовых книг для организаций, не имеющих кассового аппарата, и отражающих в них движение собственных средств.
Какие операции заносятся в кассовую книгу
- Приходные операции – внесение денег в кассу:
- снятие наличных со счета (чековые книжки, корпоративные карты);
- возврат подотчета.
Что входит в кассовые документы?
- Расходные операции – выдача денег:
- выплата заработной платы, подотчета;
- выплата дивидендов.
Зачем нужен этот документ
Необходимость ведения кассовой книги обусловлена, прежде всего, требованием финансовой дисциплины – порядок в приходно-расходных операциях с наличностью – залог финансового здоровья организации. Кроме того, кассовая книга является отчетным документом – сдача его в налоговую, при необходимости поможет отследить чистоту денежных операций организации.
Установленные формы кассовой книги
Ранее существовало обязательное требование ведение кассовой книги исключительно в бумажном виде. Сегодня же законодательством разрешено вести кассу в электронном виде, но многие организации, по-прежнему, придерживаются бумажных форм.
Как правильно заполнять и вести книгу
Для любой формы кассовых книг существуют общие правила:
- Кассовая книга заводится на год — с 01 января по 31 декабря, в случае, если кассовой книги не хватает, то делается дополнительная, с указанием периода ведения операций;
- На титульном листе указывает наименование предприятия, его ОКПО (ФИО для ИП);
- Записываются все операции в календарном порядке;
- Каждый кассовый день фиксируется на отдельной странице;
- Ведение кассовой книги осуществляет кассир или главный бухгалтер, но в любом случае, это лицо определяется приказом по предприятию;
- Сначала фиксируются приходные операции, затем расходные;
- Указываются суммы на начало дня, на конец дня и итого за день;
- Обязательное совпадение данных кассовой книги с ордерами и фактическим количеством денег в кассе;
- Все пустующие сроки прочеркиваются «Z».
Правила заполнения документа вручную и его образец в excel
Можно приобрести кассовую книгу готовую, отпечатанную в типографии, она имеет до 300 листов, а возможно подготавливать листы на компьютере, заполнять и потом распечатывать.
- Нумерация страниц. Для кассовой книги, которая изготавливается кассиром самостоятельно на компьютере, нумерация должна быть сквозной – фиксируется каждый лист.
- Исправления в кассовой книге.Поскольку заполнение кассовой книги, в данном случае, ведется от руки, то все исправления оформляются следующим образом:
- при обнаружении ошибки в записях, которая не влияет на итоговую сумму за день, неверные данные зачеркиваются одной горизонтальной чертой, а верные прописываются сверху. Все поправки в кассовой книге визируются подписью ответственного лица.
- если ошибка стала причиной неверных итоговых остатков, то такая страница аннулируется полностью и переписывается заново.При аннулировании страницы кассир составляет рапорт об этом, на основании которого комиссия вносит изменения в книгу и выдается справка об этом факте.
Кроме того, при ведении бумажной кассовой книги ее необходимо прошить и скрепить печатью, с указание общего количества листов. Данные меры предназначены исключить возможность изъятия страниц.
Скачать образец кассовой книги бесплатно для заполнения вручную можно тут.
Правила заполнения кассовой книги в электронной форме
При автоматизированном способе ведения кассы в специальном программном обеспечении ежедневно создается 2 бланка – вкладной лист и отчет, со всеми необходимыми данными. Отчет, по окончанию кассового дня, кассир распечатывает и передает в бухгалтерию вместе с ордерами. Весь остальной механизм заполнения остается тем же, что и для бумажной формы.
Пошаговая инструкция по заполнению документа
Рассмотрим ситуацию, когда необходимо принять и выдать денежные средства через кассу организации:
Шаг 1. Оформление
Допустим, что кассовая книга уже заведена, титульный лист оформлен, необходимо заполнить данные по новому кассовому дню:
- указывает дата в формате число, месяц и год (число указывается двумя цифрами, а месяц прописью – 01 декабря 2016)
- указывается порядковый номер листа книги (лист 2)
Как заполнить кассовую книгу?
Шаг 2. Перенос остатков с прошлого дня
- происходит, по сути, принятие кассы – пересчет наличности в кассе и запись в поле «Остаток на начало дня»
Важно, что бы данные по итогам предыдущего и нового кассового дня совпадали, в противном случае имеет место недостача
Шаг 3. Отражение операций
- Иванов И.И. возвращает в кассу неиспользованные подотчетные средства в размере 200,00 рублей. Данная операция фиксируется в кассовой книге, а денежные средства принимаются на основании приходного ордера.
- Петрову П.П. выдана заработная плата в размере 5 000,00 рублей. Данная операция фиксируется в кассовой книге, а денежные средства выдаются на основании расходного ордера.
Шаг 4. Сведение итогов
По итогам кассового дня подсчитывается количество операций и указываются следующие данные:
- сколько денег поступило (200,00 рублей);
- сколько выдано (5000,00 рублей);
- Остаток на конец дня (5200,00 рублей)
Шаг. 5 Закрытие дня и передача отчета
Документы прихода и расхода денег из кассы предприятия
Выше давалась информация о необходимости составления ПКО и РКО на все операции по движению средств.
Что такое ПКО и где можно бесплатно скачать его образец
Приходным кассовым ордером (ПКО) называют документ, фиксирующий поступление денежных средств в кассу предприятия. Как и все бухгалтерские документы ПКО подлежат нумерации и имеют свои правила заполнения:
- Оформление.
- Заполнение. В соответствующих графах указывается лицо, вносящее денежные средства, а также основание для их внесения.
- Сумма. Прописывается сумма вносимых денег, как цифрами, так и прописью, до копеек.
- Визирование. После заполнения, проверки данных и пересчета суммы, внизу ставится подпись уполномоченного лица, подтверждающего факт принятия денег.
Отрывная часть ПКО дублирует основные данные, но на экземпляре вносителя обязательно должна стоять печать организации.
Форму ПКО в excel можно скачать здесь.
Что такое РКО и как его оформить
Расходным кассовым ордером называют документ, подтверждающий выдачу денежных средств из кассы предприятия
Правила оформления расходного кассового ордера:
- Оформление. Заполнение соответствующих граф с указанием организации, ОКПО
- Запись расхода. Указание кому и на каком основании выданы денежные средства.
- Сумма. Собственноручно получателем прописывается сумма выданных денег, до копеек.
- Визирование. Указание документа, удостоверяющего личность получателя.
После заполнения, проверки данных и выдачи суммы ставится получателя и уполномоченного лица.
Форму РКО можно скачать тут.
Особенности ведения кассовой книги для ИП
Как и любая другая организация, индивидуальный предприниматель обязан соблюдать кассовую дисциплину, однако Указания ЦБ РФ № 3210-У дало некоторые послабления для ИП:
- нет необходимости устанавливать лимит кассы;
- нет обязательства по оформлению ПКО и РКО.
Ведение кассовой книги.
Срок хранения документа
Так как кассовая книга является документом финансовой отчетности, то по запросу ИФНС она должна быть предоставлена.
Максимальным сроком давности запроса могут быть кассовые книги сроком не более 5 лет, но такой длительный промежуток времени, как правило, не подлежит проверке. В большинстве запросов ИФНС самостоятельно указывает интересующий период, не превышающий трехлетнюю давность.
Важные нюансы проведения кассовых операций
- Необходимость соблюдения лимита кассы. Все организации, за исключением ИП, держащие наличные деньги в кассе, приказом от первого рабочего дня года обязаны установить лимит остатка денежных средств в кассе, превышать который они не имеют право.
- Выдача денег в подотчет.
Итоги
Сегодня налоговые органы настороженно относятся к факту оборота наличных денег в кассах предприятий, так как все чаще выявляются случаи «вывода» средств со счетов ООО именно через кассу.
Именно поэтому необходимо правильно и своевременно вести все кассовые документы, внимательно следить за приходом и расходом денег, так как малейшие нарушения кассовой дисциплины могут обернуться штрафами от ИНФС.
Подробнее о ведении кассовой книги на предприятии вы узнаете в этом видео:
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
+7 (495) 725-58-91 (Москва)
+7 (812) 317-55-21 (Санкт-Петербург)
Это быстро и бесплатно!
Касса в эксель таблица
Кассовая книга – это один из документов кассовой дисциплины, в котором отражается информация по всем поступлениям и выдачам наличных денег в кассе организации. Записи в кассовой книге осуществляет кассир (или лицо его замещающее) на основании каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассового ордера.
Обратите внимание, начиная с 1 июня 2014 года, действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели больше не обязаны оформлять кассовые документы (ПКО, РКО и кассовую книгу).
Бланк кассовой книги (форма КО-4)
Кассовая книга (форма КО-4), действующая в 2020 году:
Титульный лист:
В строке «Организация» указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами (например, Общество с ограниченной ответственностью «Компания» или ООО «Компания»).
В строке «по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.
Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего кассовую книгу (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
Посередине указывается период, на который оформляется кассовая книга (например, КАССОВАЯ КНИГА на апрель 2020 г.).
Кассовый лист:
В строке «Касса за» указывается день, за который формируется лист кассовой книги (например, за «15» апреля 2020 г.). В этой же строке необходимо указать порядковый номер кассового листа.
Далее необходимо указать сумму остатка наличных денег, которая была в кассе на начало рабочего дня. Она указывается в первой строке таблицы в столбце 4 – «Приход».
Строки в таблице заполняются в соответствии с приходными (ПКО) и расходными (РКО) кассовыми документами, оформленными в течение рабочего дня:
В столбце «Номер документа» построчно указываются порядковые номера приходных или расходных кассовых ордеров.
В столбце «От кого получено или кому выдано» построчно указываются ФИО физических лиц или наименования организаций (ИП) от которых были получены или которым были выданы наличные деньги в соответствии с ПКО и РКО.
В столбце «Номер корреспондирующего счета, субсчета» необходимо построчно указать номера корреспондирующих счетов по каждому ПКО и РКО.
В столбце «Приход» построчно указываются суммы наличных денег, которые поступили в кассу по каждому приходному кассовому ордеру. Для РКО этот столбец не заполняется.
В столбце «Расход» построчно указываются суммы наличных денег, которые были выданы из кассы по каждому расходному кассовому ордеру. Для ПКО этот столбец не заполняется.
В строке «Итого за день» указывается сумма поступивших и выданных наличных денег за рабочий день в соответствии с приходными и расходными кассовыми документами.
Кассовая книга — бланк и образец заполнения (скачать)
Кассовая книга, или форма КО-4, наравне с приходным и расходным кассовыми ордерами относится к документам строгой отчётности и, следовательно, должна заполняться по определённым, не слишком сложным правилам.
Ведение кассовой книги обычно поручается кассиру, а в случаях, когда он не имеет возможности заполнить несколько очередных граф, — его заместителю.
Процесс осуществляется на основании упомянутых ранее ПКО и РКО после каждой совершаемой операции и не отнимает много времени.
Как правильно заполнять кассовую книгу КО-4, избегая ошибок и недоразумений, а также где можно бесплатно скачать бланки документа для Excel и Word и готовый образец, — смотрите далее.
Как заполнять кассовую книгу?
Как уже было упомянуто, кассовая книга, или форма КО-4, заполняется на основании расходного и приходного кассовых ордеров.
Аккуратное ведение и своевременное внесение в документ новых сведений — обязанность любого юридического лица, которая может быть возложена на кассира (наиболее распространённый вариант) или сотрудника бухгалтерского отдела. Преимущество второго способа — возможность избежать расхождений между ПКО, РКО и КО-4.
Кассовая книга заполняется кассиром или другим уполномоченным лицом, а проверяется бухгалтером
Важно: начиная с 2014 года индивидуальные предприниматели официально освобождены от обязанности заполнять кассовую книгу.
Согласно принципу упрощённого порядка ведения кассовых документов ИП может продолжать использовать привычную схему документооборота, однако имеет право в любой момент отказаться от КО-4, ПКО и РКО без каких-либо последствий для себя.
Правда, для упрощения перехода настоятельно рекомендуется завершить заполнение кассовой книги за отчётный период, иначе путаницы в отчётности не избежать.
Унифицированная форма КО-4, отходить от которой не допускается, была разработана Госкомстатом и утверждена в 1988 году. Ввиду крайней простоты бланка никаких изменений с тех пор вносить не требовалось, а потому остался неизменным и порядок заполнения листов документа.
Единственное нововведение за последние годы — возможность вести кассовую книгу не только вручную, заполняя разлинованный лист или напечатанный на компьютере бланк (аналогичная ситуация сложилась и с внутренней описью документов личного дела), но и на компьютере. В первом случае форма КО-4 должна заверяться подписями ответственных лиц и печатью или штампом предприятия; во втором — полученной в установленном порядке электронно-цифровой подписью организации.
Кассовая книга заполняется по мере поступления ордеров. Если за день не было проведено ни одной операции с ПКО и РКО, никаких отметок в документ вносить не требуется.
Если получение или выдача наличных производились, кассир, сделав соответствующие пометки, должен в конце рабочего дня заверить лист сам, а после предоставить КО-4 для подписи главному бухгалтеру; такой же принцип действует, если документ заполняется сотрудником бухгалтерского отдела.
Важно: в пределах юридического лица, вне зависимости от того, сколькими видами деятельности оно занимается, заполняется только одна кассовая книга.
Исключение — обособленные подразделения и филиалы, ведущие в установленном порядке свои документы.
Таким образом, как и в случае с журналом регистрации трудовых книжек, в одной организации может быть несколько актуальных форм КО-4.
Порядок заполнения кассовой книги:
- На титульном листе указываются, сверху вниз:
- код ОКПО (приведённый выше шифр ОКУД менять не нужно: он относится к бланку, а не документа);
- полное официальное наименование организации (здесь же может быть добавлено сокращённое название, хотя это и необязательно);
- если кассовая книга ведётся в одном из подразделений компании, в поле ниже следует привести и его наименование (в противном случае — поставить прочерк);
- под надписью «Кассовая книга» следует указать отчётный период заполнения документа (например, май-июнь 2018 года).
- Над основной таблицей необходимо вписать дату заполнения очередного листа (к примеру, 26 августа 2017 года) и указать его порядковый номер.
- В основной таблице следует привести:
- в верхней строке (в графе «Приход») — остаток в кассе на начало дня;
- в графе «Номер документа» — порядковый номер (используется сквозная нумерация) РКО или ПКО;
- в графе «От кого получено или кому выдано» — наименования организаций-контрагентов или частных лиц, от которых поступили или которым были выданы наличные средства;
- в графе «Номер корреспондирующего счёта, субсчёта» — соответствующие номера, прописанные в РКО и ПКО;
- в графах «Приход» и «Расход» — объёмы производимых на основании тех же ордеров операций в рублях и копейках;
- в графе «Итого» — суммарные объёмы двух вышеназванных столбцов;
- в графе «Остаток на конец рабочего дня» следует вписать, сколько денег осталось в кассе на указанный момент.
- В конце основной таблицы должны поставить свои подписи работник, заполнявший кассовую книгу (обычно кассир), и проверяющее лицо (бухгалтер или главный бухгалтер).
- В конце документа (перед подшивкой) указывается общее количество листов. Ниже ставятся оттиск печати или штампа предприятия (если документ заполняется не в электронной форме) и подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия (подразделения, филиала).
Важно: при оформлении КО-4 на компьютере документ заверяется не реальными подписями и печатями, а усиленной электронно-цифровой подписью компании.
Кассовая книга — бланк (скачать Word)
- Скачать бланк кассовой книги .doc
Скачать бланк кассовой книги КО-4, подходящий для заполнения в любом текстовом редакторе, например MS Word, можно по ссылке выше.
Кассовая книга — бланк (скачать Excel)
- Скачать бланк кассовой книги .xls
Скачать бланк кассовой книги КО-4, пригодный для работы в любом редакторе электронных таблиц, например MS Excel, можно по ссылке выше.
Кассовая книга — образец заполнения
- Скачать образец заполнения кассовой книги .doc
Хотя заполнение формы КО-4 и не представляет особой сложности (тем более для опытного сотрудника), не будет лишним ознакомиться с образцом её оформления. Скачать документ для работы в MS Word можно по ссылке выше.
Подводим итоги
Кассовая книга, или форма КО-4, заполняется в течение рабочего дня кассиром или другим уполномоченным лицом, а проверяется бухгалтером. Если документ оформляется вручную, на каждом листе должны стоять подписи исполнителя и проверяющего лица, а в конце книги — главного бухгалтера и руководителя организации.
Согласно действующим нормам индивидуальные предприниматели могут отказаться от заполнения кассовой книги, равно как и приходного и расходного кассовых ордеров.
Документ оформляется в единственном экземпляре для предприятия или в нескольких, если речь идёт о подразделениях или филиалах крупной компании.
При заполнении КО-4 на компьютере для заверения документа используется полученная в установленном порядке электронно-цифровая подпись.