Практическая работа № 18 Поиск в базе данных (1:30)
В этой работе мы познакомимся с механизмом полнотекстового поиска в данных и разработаете отчет, который позволит выполнять поиск в БД на основе полнотекстового индекса. На примере этого отчета вы научитесь разрабатывать форму «с нуля», наполняя ее реквизитами и командами.
В большой информационной базе просто необходим поиск. Поэтому система содержит механизм полнотекстового поиска в данных. Преимущества этого механизма в том, что он позволяет искать данные, вводя поисковый запрос в простой и естественной форме, например:
«телефон абдулова». При этом можно использовать специальные операторы, вроде тех, что применяются при поиске в интернете.
Полнотекстовый поиск очень удобен, когда мы не знаем точно, где находятся нужные данные (например, в каком справочнике), и не знаем точно, что нужно искать (не помним точное название номенклатуры).
Кроме этих возможностей, он позволяет находить данные там, где другие методы поиска крайне трудоемки или требуют создания специальных алгоритмов и обработок.
Общие сведения о механизме полнотекстового поиска в данных
Механизм полнотекстового поиска 1С:Предприятия 8 основан на использовании двух составляющих:
Средств выполнения полнотекстового поиска
Для выполнения полнотекстового поиска обязательно должен существовать полнотекстовый индекс. Он создается один раз и затем должен периодически обновляться.
Поиск осуществляется по данным, которые содержатся в полнотекстовом индексе. Т.о., если ведется интенсивная работа с БД, то полнотекстовый индекс следует обновлять как можно чаще. Если же объем изменяемых или новых данных невелик, то обновление полнотекстового индекса
можно выполнять реже, например раз в сутки, в период наименьшей загруженности системы.
Создание и обновление индекса может выполняться как интерактивно, в режиме 1С:Предприятие, так и программно, средствами встроенного языка. В этой работе мы рассмотрим возможности интерактивного индексирования, а в следующей – как можно обновлять полнотекстовый индекс в автоматическом режиме.
В процессе работы информационной базы система отслеживает факт изменения данных в тех объектах конфигурации, которые могут участвовать в полнотекстовом поиске (планы счетов, планы видов расчета, планы обмена, справочники, документы, планы видов характеристик, регистры сведений, накопления, бухгалтерии, расчета).
Впоследствии при создании или обновлении полнотекстового индекса система анализирует данные, содержащиеся в реквизитах этих объектов, и включает эти данные в полнотекстовый индекс. При этом анализироваться могут не все реквизиты, а только которые имеют тип Строка, Число, Дата, ХранилищеЗначения или ссылочный тип.
Собственно сам полнотекстовый поиск выполняется средствами встроенного языка и в соответствии с правами пользователя. Если какая-то информация недоступна данному пользователю, он не сможет получить ее и при помощи полнотекстового поиска.
Приступим к первой части необходимых действий – созданию полнотекстового индекса. Второй частью будет создание отчета, который будет собственно выполнять полнотекстовый поиск, используя созданный нами индекс.
Полнотекстовый индекс
В режиме Конфигуратор
Каждый объект конфигурации, данные которого могут участвовать в полнотекстовом индексировании, имеет свойство ПолнотекстовыйПоиск. По умолчанию при создании нового объекта это свойство установлено в значение Использовать.
Кроме объектов конфигурации свойство ПолнотекстовыйПоиск существует и у реквизитов этих объектов. Т.о. мы имеем возможность указывать конкретные реквизиты, данные которых должны участвовать в полнотекстовом индексировании. По умолчанию оно также включено.
Для знакомства откройте свойства справочника Номенклатура. Найдите свойство Полнотекстовый поиск и убедитесь, что оно включено.
Теперь откройте свойства реквизита ВидНоменклатуры справочника
Номенклатура и также убедитесь, что свойство включено.
Т.о. по умолчанию в нашей конфигурации полнотекстовый индекс используется для всех возможных реквизитов всех объектов конфигурации.
Перейдем в режим 1С:Предприятие.
В режиме 1С:Предприятие
Выполним команду меню Все функции – Стандартные —
Управление полнотекстовым поиском.
Это окно позволяет создавать и обновлять полнотекстовый индекс интерактивно. Кроме этого, позволяет разрешать или запрещать вообще все операции, связанные с полнотекстовым поиском: обновление, очистка полнотекстового индекса, полнотекстовый поиск.
Чтобы узнать, разрешены ли сейчас операции полнотекстового поиска, нажмите кнопку Настройка… Система откроет окно настройки
полнотекстового поиска.
По умолчанию полнотекстовый поиск разрешен. Закройте это окно.
Система сообщает нам, что требуется обновление полнотекстового индекса, потому что в нашем случае индекс вообще отсутствует. Для
создания или обновления индекса, нажмите кнопку Обновить индекс.
При больших размерах информационной базы создание и обновление полнотекстового индекса может занимать несколько минут.
Мы создали полнотекстовый индекс для нашей информационной базы.
Теперь перейдем к созданию отчета, который позволит выполнять полнотекстовый поиск в базе данных.
Отчет для поиска данных
В режиме Конфигуратор
Добавим в конфигурацию новый отчет с именем ПоискДанных.
Перейдем на закладку Формы, нажмем кнопку открытия, создадим основную форму отчета и займемся ее редактированием.
Как мы уже говорили, элементы формы обязательно должны быть связаны с данными, иначе они не будут отображены. Поэтому сначала создадим соответствующие реквизиты и команды формы и затем перетащим их в окно элементов форм.
На закладке Реквизиты создадим реквизит ПоисковоеВыражение и перетащим его в окно элементов формы.
В открывшемся окне свойств поля ПоисковоеВыражение зададим его заголовок Фраза.
В поле Вид автоматически подставилось значение Поле ввода – это нам и нужно.
В поле ввода ПоисковоеВыражение мы будем вводить фразу для поиска в базе данных.
Затем на закладке Команды создадим команду Поиск и нажмем кнопку открытия в строке Действие.
Шаблон обработчика команды, открывшийся в модуле формы, пока заполнять не будем, а перейдем на закладку Форма и перетащим эту команду в окно элементов формы.
В открывшемся окне свойств кнопки Поиск поставим флажок
КнопкаПоУмолчанию.
Однако мы видим, что все добавляемые элементы формы располагаются вертикально – друг под другом. Это потому что в свойствах формы установлена группировка элементов формы по умолчанию – Вертикальная. Нас это устраивает, но некоторые элементы формы, в частности поле ПоисковоеВыражение и кнопку Найти, хотелось бы расположить горизонтально – рядом друг с другом.
Для этого нужно добавить в форму группу и определить в ней тип группировки элементов Горизонтальная.
Выделим строку Форма в дереве элементов формы, нажмите кнопку Добавить в командной панели и выберем тип элемента Группа – Обычная группа.
В открывшемся окне свойств группы зададим тип группировки Горизонтальная. Затем мышью перетащим в эту группу элементы ПоисковоеВыражение и Поиск. Теперь мы добились желаемого расположения элементов.
322
Добавим в форму реквизит СообщениеОРезультате и перетащим его в окно элементов формы в группу 1. Появится окно свойств поля. В нем зададим ПоложениеЗаголовка в значение Нет.
В поле Вид установим значение Поле надписи.
В поле надписи СообщениеОРезультате мы будем выводить сообщение о результате поиска.
Добавим в форму реквизит РезультатПоиска и перетащим его в окно элементов формы в Группу1.
В свойствах поля зададим ПоложениеЗаголовка в значение Нет. В
поле Вид установим значение Поле HTML документа.
В поле HTML документа РезультатПоиска мы будем выводить найденные элементы поиска.
На закладке Команды поочередно создадим команды
ПредыдущаяПорция и СледующаяПорция.
Нажмем кнопку открытия в строке Действие для каждой команды. Шаблоны обработчиков событий пока заполнять не будем, а перейдем на
закладку Форма, выделим корень дерева элементов и добавим новую группу. Зададим для этой группы тип группировки Горизонтальная. Затем перетащим наши команды в эту группу. Перетащите Группу1 в
командную панель, чтобы форма приняла вид:
Затем добавим в форму реквизит РезультатыПоиска типа СписокЗначений для хранения найденных элементов поиска. А также добавим в форму реквизит ТекущаяПозиция типа Число для хранения текущей позиции списка.
Эти реквизиты играют вспомогательную роль и в форму их перетаскивать не нужно.
Теперь реализуем работу формы с помощью кода на встроенном языке.
Для обработчиков событий нажатия кнопок Поиск, Предыдущая порция и Следующая порция напишем код, который позволит нам выполнять поиск в соответствии с направлением поиска (искать сначала, искать вперед или назад). Это делается на вкладке Команды в
Искать(0);
Искать(-1);
Искать(1);
Все эти обработчики вызывают процедуру Искать(). В ней проверяется, задано ли выражение для поиска, и вызывается собственно процедура полнотекстового поиска, выполняющаяся на сервере ИскатьСервер(), в которую передается направление поиска.
После этих процедур вставим следующий текст процедуры поиска на клиенте:
// Процедура поиска, получение и отображение результата
Если ПустаяСтрока(ПоисковоеВыражение) Тогда Предупреждение(«Не задана строка поиска.»); Возврат;
ИскатьСервер(Направление); КонецПроцедуры
Процедура ИскатьСервер(Направление) Экспорт
СписокПоиска = ПолнотекстовыйПоиск.СоздатьСписок(); СписокПоиска.СтрокаПоиска = ПоисковоеВыражение;
Если Направление = 0 Тогда
СписокПоиска.ПерваяЧасть(); ИначеЕсли Направление = -1 Тогда
СписокПоиска.ПредыдущаяЧасть(ТекущаяПозиция); ИначеЕсли Направление = 1 Тогда
Для Каждого Результат Из СписокПоиска Цикл
РезультатПоиска = СписокПоиска.ПолучитьОтображение(ВидОтображенияПолнотекстовогоПоиска.HTMLТек ст);
Если СписокПоиска.Количество() <> 0 Тогда
ТекущаяПозиция) > СписокПоиска.Количество(); Элементы.ПредыдущаяПорция.Доступность = (ТекущаяПозиция > 0);
СообщениеОРезультате = «Не найдено»; Элементы.СледующаяПорция.Доступность = Ложь; Элементы.ПредыдущаяПорция.Доступность = Ложь;
Сначала в этой процедуре мы создаем список поиска, используя метод СоздатьСписок() объекта ПолнотекстовыйПоиск, и сохраняем его в переменной СписокПоиска.
Затем устанавливаем поисковое выражение, введенное пользователем в качестве строки поиска. Затем в зависимости от направления поиска выполняем метод ПерваяЧасть(), ПредыдущаяЧасть() или СледующаяЧасть(), который собственно запускает полнотекстовый
поиск и возвращает соответственно первую порцию результатов, либо предыдущую порцию, либо следующую порцию в зависимости от текущей позиции поиска. По умолчанию порция содержит 20 элементов. Синонимом порции является страница с результатами поиска.
Затем мы очищаем список значений РезультатыПоиска и заполняем его найденными элементами.
Получаем результат полнотекстового поиска в виде HTML-текста и сохраняем этот текст в реквизите РезультатПоиска, имеющим тип HTML-домента.
После этого мы анализируем количество элементов в списке поиска. Если он не содержит ни одного элемента, то мы выводим в форму соответствующее сообщение. В противном случае мы формируем сообщение о том, какие элементы отображены и сколько всего элементов найдено. В зависимости от того, какая порция полученных результатов отображена, мы устанавливаем доступность кнопок Предыдущая порция и Следующая порция.
Заключительным штрихом будет создание обработчика события ПриНажатии поля HTML-документа РезультатПоиска, расположенного в форме.
Результат поиска содержит гиперссылки на номера элементов списка поиска. Нам бы хотелось, чтобы при нажатии на ссылку система открывала форму того объекта, который содержится в этом элементе списка.
Для этого создадим обработчик события ПриНажатии поля HTML-
документа РезультатПоиска:
Процедура РезультатПоискаПриНажатии(Элемент, ДанныеСобытия, СтандартнаяОбработка)
ЭлементHTML = ДанныеСобытия.Event.srcElement; Если (ЭлементHTML.id = «FullTextSearchListItem«) Тогда
// Получить имя файла (номер строки списка поиска), содержащегося в гиперссылке
НомерВСписке = Число(ЭлементHTML.nameProp);
// Получить строку списка поиска по номеру
// Открыть форму найденного объекта ОткрытьЗначение(ВыбраннаяСтрока); СтандартнаяОбработка = Ложь;
В окне редактирования отчета ПоискДанных на закладке Подсистемы отметим все подсистемы, чтобы все пользователи в соответствии с их правами могли пользоваться поиском данных.
В режиме 1С:Предприятие
Для начала попробуем найти данные, связанные с Ивановым. Введем иванов и нажмем ctrl+enter или кнопку Поиск.
Результат поиска содержит 5 элементов и найденные слова в реквизитах этих документов выделены желтым фоном.
Обратите внимание, что система нашла все словоформы введенного выражения (Иван).
Чтобы выполнить точный поиск по указанному выражению, его необходимо заключить в кавычки (также и в интернете).
3 как создать отчет выполняющий поиск в данных
— пере н еси т е из окна Доступн ы е поля в о кно В ы бранные п ол я с помощью кнопки 
Таб е л ь ный ном е р ;
Практическая работа № 18 Поиск в базе данных (1:30)
Управлениеполнотекстовымпоиском.
полнотекстовогопоиска.
созданияилиобновленияиндекса,нажмитекнопкуОбновитьиндекс.
322
В поле надписи СообщениеОРезультате мы будем выводить сообщение о результате поиска.
В поле HTML документа РезультатПоиска мы будем выводить найденные элементы поиска.
команднуюпанель,чтобыформапринялавид:
Искать(-1);
Если ПустаяСтрока(ПоисковоеВыражение) Тогда Предупреждение(«Не задана строка поиска.»); Возврат;
ИскатьСервер(Направление); КонецПроцедуры
РезультатПоиска = СписокПоиска.ПолучитьОтображение(ВидОтображенияПолнотекстовогоПоиска.HTMLТек ст);
документа РезультатПоиска:
ЭлементHTML = ДанныеСобытия.Event.srcElement; Если (ЭлементHTML.id = «FullTextSearchListItem«) Тогда
НомерВСписке=Число(ЭлементHTML.nameProp);
Для начала попробуем найти данные, связанные с Ивановым. Введем иванов и нажмем ctrl+enter или кнопку Поиск.
Чтобы выполнить точный поиск по указанному выражению, его необходимо заключить в кавычки (также и в интернете).
Информационные технологии. 10 класс (Базовый уровень)
Отчеты предназначены для вывода информации из баз данных на экран, принтер или в файл.
Отчеты предоставляют пользователю возможность обобщения и анализа данных. При создании реальных баз данных создание отчетов обычно является завершающим этапом работы. При создании реальных баз данных создание отчетов обычно является завершающим этапом работы. Источником данных для отчетов служат не только таблицы, но и запросы, создание которых рассматривается в следующем параграфе.
Работать с отчетами в Access можно в четырех режимах (пример 4.1). Выбор режима работы с отчетом определяется действиями, которые необходимо выполнить:
1. Представление отчета. Является режимом просмотра отчетов, установленным по умолчанию. Удобен тем, что позволяет скопировать данные из отчета в буфер обмена.
2. Предварительный просмотр. В данном режиме отчет отображается в том виде, в каком он будет напечатан. Используется для просмотра сформированного отчета (например, перед отправкой на печать).
3. Режим макета и Конструктор. Эти режимы используются, если необходимо внести изменения в отчет, изменить его структуру либо редактировать данные.
В Access для создания отчетов можно использовать различные инструменты:
1. Отчет. Предназначен для быстрого создания отчетов. Достаточно выбрать источник данных и нажать кнопку 
.
2. Пустой отчет. Позволяет создавать отчет с нуля в режиме макета.
3. Наклейки. Вызывает мастер, в котором можно выбрать стандартный или настраиваемый размер подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки.
4. Мастер отчетов. Служит для пошагового создания отчета. С его помощью можно задать поля, уровни группировки и сортировки и параметры макета.
5. Конструктор. Открывает в режиме конструктора пустой отчет, в который можно добавить необходимые поля и элементы управления.
Технология работы с мастером и конструктором отчетов аналогична технологии работы с мастером и конструктором форм.
Помимо данных, извлеченных из таблиц или запросов, отчеты могут включать элементы, свойственные печатным документам. Элементы отчета можно увидеть в режиме конструктора в виде разделов (см. см. Приложение к главе 1):
1. Заголовок. Располагается в верхней части только первой страницы отчета. Используется для вывода данных, которые следует напечатать один раз в начале отчета (текст заголовка отчета, дата). Для добавления или удаления области заголовка необходимо выбрать в контекстном меню 
.
2. Верхний колонтитул. Располагается в верхней части каждой страницы. Используется для вывода таких данных, как заголовки столбцов, даты или номера страниц. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в контекстном меню конструктора отчетов 
. Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно уменьшить его высоту до 0.
3. Область данных. Располагается между верхним и нижним колонтитулами страницы. Является обязательным разделом отчета. Содержит данные, на которых основан отчет.
4. Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы.
5. Примечание. Используется для вывода общих итоговых значений или подписи, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.
Для создания отчета в Access необходимо выполнить следующие действия:
1. Выбрать источник данных.
2. Выбрать инструмент для создания отчета.
3. Добавить поля, расположить их в нужном порядке, применить форматирование.
В отчете можно создавать вычисляемые поля. Используют вычисляемые поля для различных целей, в том числе и для проведения расчетов. Для выполнения подсчетов в вычисляемые поля отчета вводят выражение. Выражения — это формулы, в которых ссылками являются имена полей. Выражения могут содержать:
- имена полей, которые заключаются в квадратные скобки;
- операторы (арифметические, логические знаки, знаки сравнения и др.);
- функции (пример 4.3);
- константы.
Данные проще анализировать, если они разделены на группы (сгруппированы). Группировка записей в отчетах выполняется по определенному полю.
Добавление в отчет группировки и сортировки (пример 4.4) и итогов (пример 4.5) осуществляется на последнем этапе создания отчетов.
По окончании создания отчета необходимо отобразить отчет в режиме предварительного просмотра. В этом режиме можно выбрать ориентацию страниц отчета и настроить количество отображаемых страниц (пример 4.6).
Пример 4.1. Режимы работы с отчетами.
Пример 4.2. Группа инструментов Отчеты вкладки Создание.
Пример 4.3. Некоторые из функций, которые можно использовать в отчетах.
Как сделать поиск в access?
Поле со списком в access может стать полем для поиска. Поисковое поле со списком в Access может сильно облегчить вам работу с данными.
Существует несколько способов создания поискового поля, самый распространённый из них – при помощи мастера для элемента управления «Поле со списком».
Рассмотрим способ создания поля для поиска вручную. В режиме конструктора формы добавим свободное поле в примечание формы (кнопка «Мастера» должна быть отжата):
Зададим следующие свойства для свободного поля «ПолеПоиск» (для этого надо выделить его в режиме конструктора и нажать клавишу F4):
Перейдём на вкладку «Данные» свойств поля со списком. Значения свойства «Данные» оставим пустым. В «Источнике строк» мы выбираем подстановку из поля «ФИО» базового запроса «зап_СписокДляФормы» (этот же запрос «даёт» данные для текущей формы и поле «ФИО» запроса является базовым для поля «ФИО» формы). Свойства «Ограничиться списком», «Автоподстановка» и «Доступ» принимают значение «да».
На вкладке «События» определяем для свойства «После обновления» макрос «МакросПоиск».
Макрос состоит всего из двух команд:
Форма с полем для поиска готова. Для того, чтобы найти нужную нам запись с конкретным человеком, надо щёлкнуть мышкой внутри поля поиска. Потом можно вводить фамилию, имя и отчество.
По мере введения символов программа будет автоматически предлагать подходящие записи. Когда выбрана нужная запись, можно нажать клавишу «Enter» или «Tab». Курсор будет автоматически переведён в область данных формы на нужную запись.
Теперь нажимаем «Enter» или «Tab» и фокус ввода перейдёт на нужную нам запись в область данных формы:
- 1.2K
- 23 марта 2005 года
- Kalitkin
- Цитата:
- Originally posted by nut_y_zИ как его применить
- сначал коннектишься к базе данных
- CDatebase db;
- CRecordset* prs;
- prs = new CRecordset(&db);
- а потом все в твоих руках, например нужен чел с фамилией Робинович:
- клипаем запрос
- CString s, name(«Робинович»), surname;
- s.Format(«SELECT * FROM mans WHERE surname=’%s’ ORDER BY id», name);
- теперь в объект рекордсета выбираем данные из базы данных в соответствии с запросом
- prs->Open(CRecordset::snapshot, s);
- prs->GetFieldValue(«surname», surname); prs->Close();
Создадим двумя способами кнопку «Поиск фамилии» для быстрого поиска покупателя по фамилии в форме “Покупатель”. Первый способ – использование стандартных возможностей Access . Второй способ – использование макроса.
Использование стандартных возможностей Access
Откроем форму «Покупатель» в режиме конструктора. С панели элементов перенесем пиктограмму Кнопка в нижнюю часть формы. Будет вызван мастерСоздание кнопки.
Выберем режимы Категории: Переходы по записями, Действия: Найти запись. Затем на кнопке разместим текст «Поиск фамилии», введя соответствующий текст в поле Текст. Далее в качестве названия кнопки введем ФИО.
При работе с формой “Покупатель” при нажатии кнопки будет вызываться окно стандартного поиска и замены Access.
Замечание. Если не запускается мастер создания кнопок, его надо включить на панели инструментов.
В результате на форме появится кнопка «Поиск фамилии», при нажатии на которую выскакивает стандартное окно «Поиск и замена». При поиске кроме образца надо указать поле, в котором необходимо найти данные, а также указать степень совпадения.
Использование макроса
Для примера создадим подобную кнопку поиска для формы «Товар». Создадим поле для ввода начала названия товара. Откроем эту форму в режиме конструктора и перетащим туда пиктограмму Полев нижнюю часть формы.
Вызовем список свойств правой части поля (первоначально оно имеет обозначение Свободный) щелчком правой кнопки мыши и заменим Имя на Поиск – данное имя в дальнейшем будет использоваться. В строке состояния (свойство Текст строки состояния) введем текст: «Введите название товара или его первые буквы».
Вызовем список свойств для левой части Поля(Надписи) и заменим Подпись также на Поиск. Закроем форму.
Дальше создадим макрос «Поиск». Он будет состоять из трех макрокоманд. Откроем вкладку Созданиенажмем кнопку Макрос.С помощью команд панели инструментов Имена макросоввключим дополнительный столбец Имя макроса. Введем туда в первой строке слово Поиск. В колонке Макрокоманда выберем макрокоманду КЭлементуУправления.
В области Аргументы макрокоманды в нижней части окна в качестве Имени элемента введем текст (в этом поле таблицы ТОВАР будет искаться товар с указанным именем). Во второй строчке во втором столбце Макрокоманда выберем из списка макрокоманд команду НайтиЗапись. В аргументах макрокоманды введем с клавиатуры в поле Образец поиска текст = (т.е.
будет разыскиваться в поле Наименование таблицы ТОВАР запись, начало названия товара в которой совпадает с введенным в поле Поиск значением). В поле Совпадение выберем из списка элемент «С начала поля». Остальные элементы оставим без изменения.
В третьей строке во втором столбце выберем снова макрокоманду КэлементуУправления, в аргументах макрокоманды для Имени элемента введем . Квадратные скобки вводить обязательно!
Созданный нами макрос будет работать следующим образом. Вначале выбирается поле Наименование таблицы ТОВАР для организации поиска. Затем по образцу из поля Поискформы осуществляется поиск первой по порядку нужной нам записи. Затем фокус опять передается в поле Поискдля возможного продолжения поиска.
Закроем макрос и сохраним его с именем «Поиск товара». Теперь опять откроем форму «Товар» и перетащим туда макрос «Поиск товара». Появится кнопка с соответствующей подписью.
Для поиска товара нужно ввести первые буквы названия товара, нажать кнопку «Поиск», будет найдена нужная запись (если она существует).
Обратите внимание, то если ничего не вводить в окне Поиск, то при нажатии кнопки будет выдано сообщение об ошибке! В СУБД Access 2007 существуют способы обработки подобных ситуаций – макросы с условиями, но мы их рассматривать не будем.
Но таким образом можно найти лишь первую запись на введенную букву. Нетрудно организовать еще одну кнопку «Поиск далее». Для этого сделаем копию макроса «Поиск товара» через буфер обменаи назовем его «Поиск далее».
С помощью конструктора изменим в новом макросе в аргументе строки НайтиЗапись свойство Первое вхождение с Да на Нет, Область поиска – Вниз. Теперь перетащим новый макрос в режиме конструктора в форму «Товар».
Теперь будет идти поиск и последующих записей с тем же началом в поле Наименование.
Задание
- Создать в форме «Покупатель» аналогичные кнопки для поиска покупателя по началу фамилии.
- Создать в форме «Заказ» кнопку поиска записей, имеющих совпадающую с вводимой в специальном поле дату.
Запросы в Access 2013 с помощью элементов формы
Создание формы Пошук
Создадим пустую форму. Для этого выберем в меню вкладку Создание и кликнем на Пустая форма.
Получим форму в режиме макета. Кликнем правой кнопкой мышки по форме и выберем в контекстном меню Свойства формы (или Работа с макетами форм — Конструктор — Сервис — Страница свойств).
Справа появится Окно свойств. В выпадающем списке строки Источник записей вкладки Данные выберем Для форми пошуку
После этого в сервисе выберем Добавить поля. Окно свойств сменится на Список полей.
Добавим на форму следующие элементы (перетягивание мышкой из списка полей на форму):
Дата (дважды), Найменування клієнта, Адреса, Телефон, Рахунок, Найменування товару, Ціна (дважды), Кількість (дважды), Передоплата, Сума передоплати (дважды).
- Изменим надписи для даты, цены, количества и суммы предоплаты.
- Дата: → Дата з:
- Дата: → Дата по:
- Ціна: → Ціна від:
- Ціна: → Ціна до:
- Кількість: → Кількість від:
- Кількість: → Кількість до:
- Сума передоплати: → Сума передоплати від:
- Сума передоплати: → Сума передоплати до:
Выделим поле напротив надписи Дата з:. В инструментах конструктора форм выберем вкладку Конструктор. Откроем окно свойств для выделенного элемента (Сочетание клавиш ALT+ENTER; Конструктор — Сервис — Страница свойств или в контекстном меню выбрать Свойства)
В окне свойств перейдем на вкладку Другие и в строке Имя впишем Дата з
Перейдем на вкладку Данные и в строке Данные сотрем Дата
В строке Значение по умолчанию впишем #02.01.2010#; в строке Правило проверки впишем >#01.01.2010# и в строке Сообщение об ошибке — Введіть дату після 1 січня 2010 року! (см. свойства таблицы Данні про замовлення)
Аналогично поступим и с другими полями формы.
Дата по: вписываем имя Дата по в строке Имя вкладки Другие; очищаем строку Данные вкладки Данные; в строке Значение по умолчанию вписываем Date(); в строке Правило проверки впишем >#01.01.2010# и в строке Сообщение об ошибке — Введіть дату після 1 січня 2010 року!.
- Найменування клієнта:, Адреса:, Телефон:, Рахунок:, Найменування товару: очищаем строку Данные вкладки Данные.
- Ціна від: вписываем имя Ціна від в строке Имя вкладки Другие; очищаем строку Данные вкладки Данные; в строке Значение по умолчанию вписываем 1; в строке Правило проверки впишем >0 и в строке Сообщение об ошибке — Введіть суму > нуля!
- Ціна до: вписываем имя Ціна до в строке Имя вкладки Другие; очищаем строку Данные вкладки Данные; в строке Значение по умолчанию вписываем 1000 (можно вписать любое число, ориентируйтесь на максимальную цену); в строке Правило проверки впишем >0 и в строке Сообщение об ошибке — Введіть суму > нуля!
- Кількість від: вписываем имя Кількість від в строке Имя вкладки Другие; очищаем строку Данные вкладки Данные; в строке Значение по умолчанию вписываем 1; в строке Правило проверки впишем >0 и в строке Сообщение об ошибке — Введіть кількість > нуля!
- Кількість до: вписываем имя Кількість до в строке Имя вкладки Другие;очищаем строку Данные вкладки Данные; в строке Значение по умолчанию вписываем 1000 (можно вписать любое число, ориентируйтесь на максимальное количество); в строке Правило проверки впишем >0 и в строке Сообщение об ошибке — Введіть кількість > нуля!
- Передоплата: очищаем строку Данные вкладки Данные.
Сума передоплати від: вписываем имя Сума передоплати від в строке Имя вкладки Другие; очищаем строку Данные вкладки Данные; в строке Значение по умолчанию вписываем . ; в строке Правило проверки впишем >=0 и в строке Сообщение об ошибке — Введіть суму, яка більше або дорівнює нулеві!
Сума передоплати до: вписываем имя Сума передоплати до в строке Имя вкладки Другие; очищаем строку Данные вкладки Данные; в строке Значение по умолчанию вписываем 1000 (можно вписать любое число, ориентируйтесь на максимальную сумму предоплаты); в строке Правило проверки впишем >=0 и в строке Сообщение об ошибке — Введіть суму, яка більше або дорівнює нулеві!
Преобразуем поле Найменування клієнта в поле со списком (контекстное меню поля)
Выполним следующее: Окно свойств — Данные — Источник строк — … — Довідник клієнтів — Найменування клієнта — закрыть построитель запросов и подтвердить сохранение.
Аналогично преобразуем в поле со списком Найменування товару. В качестве источника выбрать Найменування товару.
В результате получим
Закроем и сохраним форму под именем Пошук
Создание запросовв базе данных Access 2007
В СУБД Access 2007 можно создавать queries для отображения требуемых полей из записей одной или нескольких таблиц.
В СУБД Access 2007 применяются различные типы запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный query, выполнение вычислений, создание таблиц. Наиболее распространенным является query на выборку. Применяются два типа запросов: query по образцу (QBE) и query на основе структурированного языка запросов (SQL).
Запросы на выборку используются для отбора требуемой пользователю информации, содержащейся в нескольких таблицах. Они создаются только для связанных таблиц. Queries могут основываться как на нескольких таблицах, так и существующих запросах. СУБД Access 2007 включает такие средства создания запросов, как Мастер и Конструктор.
Кроме того, в СУБД Access 2007 существует множество средств для поиска и отображения информации, которая хранится в базе данных. Данные в таблицах можно отсортировать на основе любого поля или комбинации полей. Для извлечения из базы данных необходимых записей можно отфильтровать таблицу, применив средства фильтрации.
На скриншоте (рисунок 1) средства сортировки и фильтрации выделены скругленным прямоугольником красного цвета.
Рис. 1.
Рассмотрим создание запроса на выборку с помощью Конструктора
Для создания нового пустого запроса в режиме конструктора надо щелкнуть на пиктограмме Конструктор запросов (рисунок 2).
Рис. 2.
Откроется активное окно диалога Добавление таблицы (рисунок 3) на фоне неактивного окна «Запрос1». В этом окне можно выбрать таблицы и queries для создания новых запросов.
Рис. 3.
В окне Добавление таблицы следует выбрать несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, а окно «Запрос1» станет активным (рисунок 4).
Рис. 4.
Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список связанных таблиц. В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE, в котором каждая строка выполняет определенную функцию.
Переместим имена полей с таблиц-источников в Бланк. Из таблицы Группы студентов переместим поле Название в первое поле Бланка, из таблицы Студенты переместим поле Фамилии во второе поле, а из таблицы Успеваемость переместим поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины переместим поле Название в четвертое поле Бланка запросов.
При необходимости можно задать принцип сортировки (по возрастанию или по убыванию) результатов запроса. В строке «Вывод на экран» автоматически устанавливается флажок просмотра информации.
Условия ограниченного поиска или критерий поиска информации вводится в строке «Условия» отбора и строке «Или». Например, введем критерий поиска — «5/A» в строке «Условия» для поля Оценка. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будут отображаться все фамилии студентов, которые получили оценку 5/A (рисунок. 5).
Рис. 5.
Далее надо закрыть окно запроса Запрос1, появится окно диалога Сохранить, ответить — Да и ввести имя запроса, например «Успеваемость студентов». Для запуска запроса дважды щелкнем на query «Успеваемость студентов», откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 6).
Рис. 6.
Далее создаем параметрический query или query с параметрами.
Создаем этот query также как и предыдущий, в режиме конструктора, но только в строке Условия отбора для поля Фамилия введем условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию].
В этом случае в результате выполнения запроса на экране будет отображаться фамилия студента и все дисциплины, по которым он получил оценку.
Закрыть окно запроса на выборку. На вопрос о сохранении изменения ответить — Да и ввести имя запроса, например «Параметрический query». Запустим Параметрический query, дважды щелкнув на нем. В открывшемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить (рис. 8).
Рис. 7.
Затем надо щелкнуть на кнопке ОК, откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 8).
Рис. 8.
В некоторых случаях для создания запросов можно использовать Мастер запросов. После создания запросов на выборку информации из БД Access 2007 можно приступать к формированию форм.
Далее >>> Раздел: 2.4.6. Создание форм для ввода данных в таблицы базы данных Access 2007
Поисковое поле со списком в Access
Поле со списком в access может стать полем для поиска. Поисковое поле со списком в Access может сильно облегчить вам работу с данными.
- Существует несколько способов создания поискового поля, самый распространённый из них – при помощи мастера для элемента управления «Поле со списком».
- Рассмотрим способ создания поля для поиска вручную. В режиме конструктора формы добавим свободное поле в примечание формы (кнопка «Мастера» должна быть отжата):
- Зададим следующие свойства для свободного поля «ПолеПоиск» (для этого надо выделить его в режиме конструктора и нажать клавишу F4):
Перейдём на вкладку «Данные» свойств поля со списком. Значения свойства «Данные» оставим пустым. В «Источнике строк» мы выбираем подстановку из поля «ФИО» базового запроса «зап_СписокДляФормы» (этот же запрос «даёт» данные для текущей формы и поле «ФИО» запроса является базовым для поля «ФИО» формы). Свойства «Ограничиться списком», «Автоподстановка» и «Доступ» принимают значение «да».
- На вкладке «События» определяем для свойства «После обновления» макрос «МакросПоиск».
- Макрос состоит всего из двух команд:
Форма с полем для поиска готова. Для того, чтобы найти нужную нам запись с конкретным человеком, надо щёлкнуть мышкой внутри поля поиска. Потом можно вводить фамилию, имя и отчество.
По мере введения символов программа будет автоматически предлагать подходящие записи. Когда выбрана нужная запись, можно нажать клавишу «Enter» или «Tab». Курсор будет автоматически переведён в область данных формы на нужную запись.
- Теперь нажимаем «Enter» или «Tab» и фокус ввода перейдёт на нужную нам запись в область данных формы:
Поиск, сортировка, индексирование базы данных, создание форм и отчетов в Access
Поиск данных
В Access существует множество способов отобрать только требуемые данные при выполнении поиска конкретного значения, одной записи или группы записей.
С помощью диалогового окна Поиск легко найти конкретные записи или определенные значения в полях. При обнаружении каждого вхождения требуемого элемента выполняется перемещение по записям. Если нужно заменить конкретные обнаруженные при поиске значения, следует воспользоваться диалоговым окном Замена.
Запросы дают возможность работать с конкретным набором записей, которые удовлетворяют условиям, заданным для одной или нескольких таблиц базы данных. Создание индекса для ускорения поиска и сортировки записей
При помощи индексов сортировка и поиск записей ускоряется. Можно создать индексы, основанные на одном или нескольких полях. Составные индексы позволяют пользователю провести различия между записями, в которых первые поля могут иметь одинаковые значения.
Выбор полей для индексирования
В основном требуется индексировать поля, для которых часто осуществляется поиск, сортировка или поля, объединенные с полями из других таблиц в запросах. Однако иногда при использовании индексов действие замедляется.
Ключевые поля таблицы индексируются автоматически. Нельзя индексировать поля с типом данных поле МЕМО, гиперссылка или объект OLE. Для остальных полей индексирование используется, если выполняются следующие условия.
- • Поле имеет текстовый, числовой, денежный тип или тип даты/времени.
- • Не нужно осуществлять поиск значений в поле.
- • Не нужно осуществлять сортировку значений в поле.
• Не нужно осуществлять сортировку различных значений в поле. Если поле содержит много одинаковых значений, то применение индекса незначительно ускорит работу запросов.
Составные индексы. Если предполагается, что сортировка или поиск двух и более полей одновременно будет часто выполняться, можно создать составной индекс.
При сортировке таблицы по составному индексу сначала осуществляется сортировка по первому полю, определенному для данного индекса.
Если в первом поле содержатся записи с повторяющимися значениями, то сортировка осуществляется по второму полю, определенному для данного индекса, и так далее.
Сортировка записей в таблице. Для сортировки данных, отбираемых фильтром, следует указать порядок сортировки в окне расширенного фильтра, а для сортировки результатов запроса следует задать порядок сортировки в режиме конструктора запроса.
Особенности сортировки записей
Невозможно сортировать поля МЕМО, гиперссылки или объекты OLE.
Создание формы. Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу.
При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме.
Для настройки формы следует переключиться в режим конструктора.
Создание отчета. Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет.
Семантическое моделирование данных (ER-диаграммы). Цель семантического моделирования. Основные этапы семантического моделирования. E/R-модель и соответствующая ей диаграммная техника (E/R-диаграммы). Проектирование базы данных на основе E/R-модели.
Модель «сущность-связь» (entity-relationship model) ER-модель данных – это графический язык определения требований пользователя к данным. Спецификации требований представляются в виде диаграммы, показывающей объекты ПО, их связи и свойства объектов и связей. Существует много различных систем графических обозначений (нотаций), используемых для построения ER-диаграмм.
ER-диаграмма наглядно и точно отражает представления автора о данных. Поэтому она является хорошим источником информации для проектировщика логической модели данных. С другой стороны, диаграммы выразительны, наглядны и легко интерпретируются конечными пользователями. Поэтому их очень удобно использовать при обсуждении требований к данным с конечными пользователями.
Элементы ER-модели. Базовыми элементами ER-модели являются сущности, атрибуты, идентификаторы и связи.
Сущность (entity) – это некоторый объект, выделяемый (идентифицируемый) пользователем в предметной области. Нечто, за чем пользователь хотел бы наблюдать и сохранять результаты наблюдений (данные). Сущностями могут быть люди, предметы, места, события и т.д. Сущность – это нечто, имеющее реальное (физическое) или концептуальное существование и выделяемое в окружающем мире.
- Сущности одного и того же типа образуют классы сущностей.
- Класс сущностей – это абстракция, понятие выделяемое пользователем.
- Атрибут – это характеристика сущности (свойство класса), значимая с точки зрения пользователя.
Атрибут может быть: простым значения принадлежат простым типам данных. композитным (составным). производным значение производного атрибута зависит от значений других атрибутов той же или других сущностей.
Идентификаторы – это атрибуты сущностей, значения которых можно использовать для идентификации или именования экземпляров. Выделяют уникальные идентификаторы (потенциальные ключи) и неуникальные.
Значение уникального идентификатора не может встретиться у двух экземпляров сущности. Значение неуникального идентификатора указывает на множество экземпляров. Идентификатором может быть не любой атрибут сущности.
Сущность может иметь несколько уник. и неуник. идентиф.
Связи – это отношения сущностей. ER-модель различает классы и экземпляры связей.
Описание сущностей и их связей – это и есть (с точки зрения проектировщика БД) основная часть концептуальной модели требований пользователя к данным.
Обычно на ER-диаграммах семантически значимые имена связей не указывают, а поясняют их смысл иначе. На диаграммах используются также специальные обозначения для атрибутов, спецификаторы связей, сущностей, идентификаторов и другие символы.
Изображение атрибутов на диаграммах «сущность-связь»
Некоторые версии нотаций ER-диаграмм предусматривают обозначения для атрибутов. Атрибут изображается именованным эллипсом. Эллипс соединяется дугой с прямоугольником сущности. Контур эллипса сплошной для простого атрибута, штриховой – для производного и двойной – для многозначного.
Компоненты составного атрибута обозначаются эллипсами, соединёнными дугами с эллипсом атрибута. Имена атрибутов, составляющих идентификатор сущности, подчёркиваются. Связь, как и сущность, может иметь свои атрибуты. Они изображаются эллипсами, соединёнными с ромбом связи.
Семантический подход, в отличие от формального, предполагает параллельное выполнение анализа ПО и проектирование логического макета БД. В основе подхода лежат понятия ER-модели данных. Процесс проектирования включает три этапа.
На первом этапе: формируется представление о компонентах бизнеса, идентифицируются сущности и связи. Получение детальной информации о свойствах объектов ПО и их взаимосвязях.
На втором этапе Формирование логического макета БД с точностью до ключей. Детально просматриваются экземпляры и типы сущностей, целостность данных, ссылочная целостность, первичные, внешне ключи и т.д.
На третьемэтапе Окончательно формируется представление о составе атрибутов сущностей, определяются схемы отношений между сущностями. Все отношения схемы находятся в 3 НФ.
Выделяя сущности и определяя связи между ними, проектировщик опирается на свои текущие представления о ПО и здравый смысл. На каждом этапе он может согласовать свои представления с представлениями конечных пользователей. Поэтому грубые ошибки моделирования при разумном использовании семантического подхода – редкость.
Методологии семантического подхода.
1.Использование графических языков для представления ER- модели (наглядность, точность, ясность) представления своих представлений о данных с помощью диаграмм.
2.Глоссарий для однозначного определения имен сущностей и атрибутов. Он позволяет показать то, что нельзя изобразить графически.
Использование семантического подхода для проектирования системы снижает трудозатраты, упрощает и облегчает восприятие моделей, обеспечение создания высококачественных спецификаций системы БД.
Требования к диаграммам ER-уровень
Диаграмма должна содержать сущности и связи, может показывать атрибуты и не должна показывать первичные, альтернативные или внешние ключи.
На ER-уровне сущности не различаются как зависимые или независимые, а соединения – как идентифицирующие и неидентифицирующие.
Сущности не содержат горизонтальных линий, отделяющих область ключей от области данных. Имена сущностей вписываются в обозначающие их прямоугольники.
На ER-уровне допустимы неспецифические соединения. Для изображения соединений можно использовать как сплошные, так и штриховые линии.
Сортировка и фильтрация записей в Access
Access 2010 дает вам возможность работать с огромным количеством данных, а это значит, что вам может быть сложно узнать что-либо о вашей базе данных, просто взглянув на нее. Сортировка и фильтрация — это два инструмента, которые позволяют настроить, как вы организуете и просматриваете свои данные, что делает его более удобным для работы.
Из этой статьи вы узнаете, как сортировать и фильтровать записи.
О сортировке и фильтрации
По сути, сортировка и фильтрация — это инструменты, которые позволяют организовать ваши данные. Когда вы сортируете данные, вы приводите их в порядок . Фильтрация данных позволяет скрыть неважные данные и сосредоточиться только на данных, которые вас интересуют.
Сортировка записей
Когда вы сортируете записи, вы вводите их в логический порядок , с похожими данными, сгруппированными вместе . В результате сортированные данные часто проще читать и понимать, чем несортированные данные.
По умолчанию Access сортирует записи по их идентификационным номерам . Однако есть много других способов записи записей.
Например, информация в базе данных, принадлежащей пекарне, может быть отсортирована несколькими способами:
- Заказы можно сортировать по дате заказа или по фамилии клиентов, разместивших заказы.
- Клиенты могут сортироваться по имени или по городу или почтовому индексу, где клиенты живут.
- Продукты можно сортировать по названию, категории (пироги, пирожные, кексы и т.д.) или цене.
Вы можете сортировать как текст, так и цифры двумя способами: в порядке возрастания и убывания . Восходящий означает идти вверх , так что при сортировке по возрастанию устроят цифры от наименьшего до наибольшего и текста от А до Z .
По убыванию означает спуск или наибольшее значение для чисел и от Z до A для текста.
Сортировка идентификационного номера по умолчанию, отображаемая в ваших таблицах, является восходящей сортировкой, поэтому сначала отображаются наименьшие идентификационные номера.
В нашем примере мы будем выполнять сортировку по таблице. Однако вы можете сортировать записи в любом объекте Access. Процедура в основном такая же.
Для сортировки записей:
- Выберите поле в ячейке, которую вы хотите сортировать. В этом примере мы сортируем по фамилиям клиентов.
- Перейдите на вкладку « Главная » на ленте и найдите группу « Сортировка и фильтр ».
- Отсоедините поле, выбрав команду « Восходящий» или « Убывание» .
- Выберите «Восходящий» для сортировки текста от A до Z или для сортировки чисел от наименьшего до самого большого. Мы выберем это в нашем примере, потому что мы хотим, чтобы последние имена были в порядке A-to-Z.
- Выберите «Спуск», чтобы отсортировать текст от Z до A или отсортировать номера от самых больших до самых маленьких.
- Теперь таблица будет отсортирована по выбранному полю.
- Чтобы сохранить новый вид, нажмите кнопку « Сохранить» на панели быстрого доступа.
После сохранения сортировки записи будут отсортированы таким образом, пока вы не выполните другой сортировку или не удалите текущий. Чтобы удалить сортировку, просто нажмите команду «Удалить сортировку».
Фильтрация записей
Фильтры позволяют просматривать только те данные, которые вы хотите просмотреть . Когда вы создаете фильтр, вы устанавливаете критерии для данных, которые хотите отобразить. Затем фильтр выполняет поиск всех записей в таблице, находит те, которые соответствуют вашим критериям поиска, и временно скрывает те, которые этого не делают.
Фильтры полезны, потому что они позволяют сосредоточиться на конкретных записях, не отвлекаясь на данные, которые вам неинтересны.
Например, если у вас есть база данных, включающая информацию о клиенте и заказе, вы можете создать фильтр для отображения только клиентов, живущих в определенном городе или только в заказах, содержащих определенный продукт.
Просмотр этих данных с помощью фильтра будет гораздо удобнее, чем поиск его в большой таблице.
В наших примерах и пояснениях мы будем применять фильтры к таблицам. Однако вы можете применять фильтры к любому объекту Access. Процедура в основном такая же.
Чтобы создать простой фильтр:
- Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы будем фильтровать по городу, потому что мы хотим увидеть список клиентов, которые живут в определенном городе.
- Появится раскрывающееся меню с контрольным списком. В отфильтрованные результаты будут включены только проверенные элементы. Используйте следующие параметры, чтобы определить, какие элементы будут включены в ваш фильтр:
- Выберите и снимите флажки по одному, установив флажки. Здесь мы отменим выбор всех параметров, кроме Cary .
- Нажмите «Выбрать все», чтобы включить каждый элемент в фильтр. При нажатии кнопки «Выбрать все» второй раз снимите все элементы.
- Нажмите «Пусто», чтобы настроить фильтр для поиска только записей без данных в выбранном поле.
- Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен. В таблице наших клиентов теперь отображаются только клиенты, которые живут в Кэри.
Переключение фильтра позволяет включать и выключать его. Чтобы просмотреть записи без фильтра, просто нажмите кнопку Toggle Filter . Чтобы восстановить фильтр, щелкните его еще раз.
Создание фильтра из выделения
Фильтрация по выбору позволяет выбрать конкретные данные из таблицы и найти данные , которые похожи или непохожи на него.
Например, если вы работаете с базой данных в пекарне и хотите найти все продукты, чьи имена содержат слово шоколад , вы можете выбрать это слово в одном имени продукта и создать фильтр с этим выбором.
Создание фильтра с выбором может быть более удобным, чем создание простого фильтра, если поле, в котором вы работаете, содержит много элементов.
Чтобы создать фильтр из выделения:
- Выберите ячейку или данные, с которыми вы хотите создать фильтр. Мы хотим увидеть список всех продуктов, содержащих слово « шоколад» в их именах, поэтому в поле «Название продукта» мы выберем слово «шоколад».
- Выберите вкладку « Главная » на ленте и найдите группу «Сортировка и фильтр».
- Нажмите стрелку раскрывающегося списка «Выбор».
- Выберите тип фильтра, который вы хотите настроить:
- Содержит только записи с ячейками, которые содержат выбранные данные. Мы выберем это, потому что хотим видеть записи, содержащие слово « шоколад» в любом месте названия.
- Не содержит все записи, кроме тех, которые содержат ячейки, содержащие выбранные данные.
- Ends With включает только записи, данные которых для выбранного поля заканчиваются поисковым термином.
- Не заканчивается. Включает все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля заканчиваются поисковым термином.
- Фильтр будет применен. В нашей таблице теперь отображаются только продукты со словом шоколад в их именах.
Создание фильтра из поискового запроса
Вы также можете создать фильтр, введя поисковый запрос и указав способ соответствия данных данным терминам. Создание фильтра из поискового термина аналогично созданию фильтра из выделения.
Фильтрация текста по поисковому запросу
При фильтрации текста, введя слово для поиска, вы можете использовать некоторые из тех же параметров , которые вы используете при фильтрации с помощью выбора, как Содержит , Не содержит , Ends С , и не заканчивается . Вы также можете выбрать один из следующих вариантов:
- Равные значения , которые включают только записи с данными, которые идентичны выбранным данным
- Не равен , что включает все записи, кроме данных, которые идентичны выбору
- Начинается с , который включает только записи, данные которых для выбранного поля начинаются с поискового запроса
- Не начинается с , включая все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля начинаются с поискового запроса
Чтобы фильтровать текст по поисковому запросу:
- Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице заказов, чтобы отображать только те, которые содержат заметки с определенной информацией, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Примечания» .
- В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Text Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр должен соответствовать введенному вами термину. В этом примере мы хотим просмотреть только записи, чьи заметки указывают, что заказ был размещен для стороны. Мы выберем Contains, чтобы мы могли искать записи, содержащие слово party.
- Появится диалоговое окно «Пользовательский фильтр». Введите слово, которое вы хотите использовать в своем фильтре.
- Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен.
Фильтрация чисел с поисковым термином
Процесс фильтрации номеров с поисковым термином аналогичен процессу фильтрации текста. Однако при работе с числами доступны различные параметры фильтрации. В дополнение к Равно и не равно , вы можете выбрать:
- Больше, чем включать только записи с числами в этом поле, которые больше или равны числу, которое вы вводите
- Меньше, чем включать только записи с номерами в этом поле, которые меньше или равно числу, которое вы вводите
- Между включениями записей с цифрами, которые попадают в определенный диапазон
Чтобы фильтровать числа по поисковому запросу:
- Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице пунктов меню по цене, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Цена» .
- В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Number Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр будет соответствовать вашему поисковому запросу. В этом примере мы хотим создать фильтр, который покажет нам только недорогие предметы. Мы хотим видеть предметы под определенной ценой, поэтому мы выберем Less Than .
- Появится диалоговое окно «Пользовательский фильтр». Введите число или цифры, которые вы хотите использовать в своем фильтре. Мы напечатаем 5, чтобы фильтр показывал нам только пункты меню, стоимость которых не превышает 5 долларов.
- Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен.
Конкретные типы чисел могут включать в себя другие параметры фильтрации. Например, даты, хранящиеся в числовой форме (mm / dd / yy-eg, 12/01/2010), включают опции для фильтрации по периодам времени.