Чем заменить excel для больших данных

1

Программы для замены Excel при использовании очень больших электронных таблиц

Когда мы говорим о важной программе Excel, мы имеем в виду мощное приложение, подходящее для всех типов рабочих сред. Это решение подходит как для корпоративных клиентов, так и для других. профессиональная среда , хотя есть много других альтернатив при работе с большими электронными таблицами.

Более чем вероятно, что большинство из вас уже знают, что это Microsoft программа, включенная в производительность люкс, офис. Фактически, это именно тот, который фокусируется на обработке числовых данных, что и интересует нас в данном конкретном случае. Мы уже неоднократно говорили вам, что Excel подходит как для домашнего учета, так и для компании.

Однако, как мы уже говорили, есть и другие программы этого типа, ориентированные на обработку числовых данных, которые можно считать даже лучше, чем Excel. Именно об этом мы и хотим поговорить в тех же строках. Мы увидим серию интересных приложений, ориентированных на обработку числовых данных, которые даже можно считать лучшими, чем программа Microsoft Excel.

Фактически, они стараются упростить нам задачу в этом смысле, мы имеем в виду именно работу с большими объемами числовых данных. Кроме того, необходимо учитывать, что иногда это делается индивидуально, а иногда и в рабочих группах.

Google Таблицы для групповой работы

И если говорить именно о рабочих группах, одно из самых интересных предложений, которые мы находим здесь для группового использования с числовыми данными, — это Листы . Фактически, он считается одним из главных конкурентов Excel благодаря всем функциям, которые он предоставляет. У него также есть некоторые важные преимущества, такие как тот факт, что вся работа здесь выполняется в облаке.

Мы также можем получить доступ и использовать программу как таковую совершенно бесплатно и, таким образом, немного уйти от Microsoft и офис. В свою очередь скажем, что все документы, которые мы здесь создаем, сохраняются в Google Drive облако. Поэтому с годами все больше и больше пользователей выбирают это другое предложение.

Calc от LibreOffice, еще один бесплатный и очень мощный

Как и в случае, показанном ранее, но работая на этот раз в локальном режиме, мы находим Calc . Эта программа для работы с электронными таблицами для работы с большими объемами числовых данных является частью LibreOffice люкс. Это еще одно предложение с нулевой стоимостью и в дополнение к открытому исходному коду, которое позволяет нам выполнять все виды работы с числами.

Кроме того, он предлагает нам практически те же функции Excel, а совместимость с программой Microsoft практически идеальна. Поэтому мы без проблем можем обрабатывать файлы XLSX любого уровня.

Zoho Sheet для бизнеса и больших листов

Еще одно интересное предложение, которое заставит нас забыть об Office, мы находим его здесь с Zoho лист . Он также является частью более крупного офисного пакета и ориентирован на работу с большим количеством чисел и формул. Этот продукт более чем подходит как для малого бизнеса, так и для конечных пользователей, а также ориентирован на групповую работу.

Это один из самых современных режимов использования, поэтому он работает в облаке и бесплатен для 25 пользователей в одном и том же проект . Это также позволяет нам сохранять всю нашу работу в Интернете и является отличной альтернативой, чтобы отложить Excel для работы с большими листами.

Альтернатива Excel для учета. От Excel к личным кабинетам и CRM

Существует немало программ, которые в корне поменяли подходы в некоторых аспектах бизнеса. Это и графические пакеты типа Photoshop, текстовые редакторы, CRM и др.

Среди программ-гигантов по праву занимает место электронные таблицы MS Excel.

Excel — это больше чем, просто некая табличка с возможностями размножить формулу по ячейкам.

В статье мы поговорим про достоинства и недостатки Excel, а также что делать, когда возможностей Excel уже не хватает для текущих потребностей бизнеса.

Это может быть список, кого пригласить на день рождения с отметками ответной реакции людей. Это могут быть заказы, которые вы вместо того, чтобы писать в тетрадке, пишете в табличке Excel и автоматом считаете остаток на конец дня.

Это могут быть сведения о ваших работниках и выдаче им заработной платы.

В Excel можно вести абсолютно все. Причем, настроить такой учет можно очень быстро. И это может сделать любой человек с минимальными навыками работы с ПК. В этом неоспоримое и главное достоинство этой программы.

Excel, как и Эксл Роуз (Axl Rose), может все.

Примечание: Эксл Роуз — лидер группы Guns’n’Roses

Если вы начинаете свой бизнес, то у вас нет средств и времени разбираться с навороченной CRM. Вам и не нужны все ее возможности. Гораздо быстрее и проще создать под себя таблички с нужной структурой и начать работать в них, не тратя время на длительную настройку системы, изучение ее функций, решение проблем с интерфейсом и т.д.

В этом и есть мощь Excel — она позволяет гибко сделать то, что нужно, и сосредоточиться на ключевых моментах, а не второстепенных вопросах настройки и стилизации.

Любой начинающий предприниматель обязательно должен хорошо знать Excel (тем более знания ключевых возможностей практически всем известны). Это как гибкая записная книжка, которая может решать 90% потребностей в учете для нового предприятия.

Когда у вас самое начало бизнес-пути, у вас нет возможностей вкладываться в свою инфраструктуру. Да и создавать ее преждевременно тоже рискованно, т.к. в самом начале пути может быть куча изменений в самом основании вашего бизнеса. Excel же дает максимальную гибкость и не привязывает вас к какой-либо платформе.

Он не требует от вас тяжелой инфраструктуры, которую нужно поддерживать. Начинать вести процессы и учет в Excel — однозначно правильный тактический ход.

У MS Excel множество аналогов. Причем, некоторые из них бесплатные (Open Office). А есть такие, которые бесплатные и в облаке (позволяют все данные хранить где-то на внешних серверах и дают возможность групповой работы над документом, например Google Disk).

Это делает подобные программы еще более притягательными для бизнеса. Ведь можно не только все гибко настроить под себя, но и также совместно заполнять документы со своими коллегами, одновременно работая над ними. Например, ваш продавец вносит в таблицу Продажи данные о новом заказе, а вы в это время смотрите сводные данные по продажам и эти данные меняются в реальном времени. Звучит неплохо, верно?

Казалось бы, как здорово. Можно бесплатно все сделать, быстренько настроить под себя и работай себе на здоровье.

Но со временем начинают «всплывать» некоторые нюансы. Это не связано с качеством Excel или его какой-то недоработкой. Excel — это супер универсальный инструмент, в этом его сила. И в этом его слабость для решения конкретных задачи.

Но со временем начинают проявляться недостатки. Когда данных становится больше, вы уже не можете быстро вручную проверить корректность данных.

Также у вас нет каких-то специальных средств проверки целостности данных. Если кто-то случайно удалил часть данных в таблице, либо занес их в некорректном формате, скорее всего вы узнаете об этом нескоро.

И даже если узнаете, то вам сложно будет найти место, в котором кроется ошибка. Хорошо, когда после долгих пыток в итоге вы нашли это место, но кто и когда это сделал — такой информации у вас не будет.

По мере роста людей, работающих с документом, становится все сложнее контролировать изменения в файле. Так как Excel гибкий, то и данные могут вводить как угодно. Excel не имеет каких-то специальных средств верификации данных, и поэтому каждый вносит как умеет.

Сложность контроля — одна из главных проблем работы с Excel

От этого страдает качество данных в системе, сбоит аналитика. И в итоге приходится всегда с оговоркой опираться на данные в таблицах (другими словами, вы этим данным не доверяете и всегда держите в уме то, что данные могут быть нецелостные).

Допустим, как-то нам удалось все это решить. Но вот приходит продажник-негодяй и просто копирует все файлы, к которым он имеет доступ. Все данные в итоге он может унести с собой, ведь у него полный доступ к файлу, с которым он работает. Это реальная проблема для тех, у кого данные представляют реальную ценность для конкурентов.
Если система разрослась, то возникает другая проблема — сложность ввода данных и в целом сложный интерфейс. Таблицы становятся большими, куча цветных колонок. Причем, нужно помнить витиеватые правила ввода, что если ввел там-то, но не забудь здесь поставить такой-то признак (причем, обязательно в верхнем регистре). В итоге оператор ходит, как по минному полю. Он обязательно подорвется, но ему нет смысла волноваться. Его ошибки не так-то просто обнаружить, в Excel немного инструментов контроля подобных ошибок.

Если вы прошли через весь этот ад и смогли все же все преодолеть, может возникнуть проблема, которую просто никак не решить — производительность. Дело в том, что Excel не предназначен для супербольших таблиц (50-100 тыс), при большом объеме данных он будет тормозить. Любое открытие файла будет небыстрым, люди будут ждать, нервничать, что снижает их эффективность.

Краткий итог по достоинствам и недостаткам Excel для ведения учета.

Преимущества Excel для бизнеса

• Гибкость структуры данных, возможность модификации на лету.
• Скорость начала работы. Создал таблицы, и можно начинать работать с ними сразу, по ходу дорабатывая структуру данных.
• Не надо никого учить, как работать с Excel. Excel знают все (если не знают, то странно, что вы работаете с ними). Достаточно описать, что куда вносить и можно начинать работать в нем.
• Нет инфраструктуры, бесплатный (если это Google Disk) — просто заводим аккаунт и начинаем работать. Не нужно ничего устанавливать, не нужно делать бекапы данных, не нужны никакие начальные установки и настройки.

• Контроль ввода. Очень легко внести данные не в том формате, и от этого рушатся вычисления.
• Человеческий фактор. Человек может случайно выделить что-то не то в документе и нажать DEL. Либо специально навредить. И сложно отследить такие моменты.
• Сложность разграничения доступа. Человек имеет доступ ко всей таблице. Он может запросто ее скачать себе и использовать как угодно. Вполне возможно, какие-то столбцы вы хотели бы скрыть от некоторых сотрудников, работающих в системе.
• Много лишнего в интерфейсе. Пользователю не нужно видеть часть данных для работы, но т.к. это таблица, то он видит ее всю и в ней пытается разобраться.
• Легко сломать данные и сложно поддерживать целостность. Если требуется одну информацию вводить в нескольких местах, то человек может просто забыть это сделать, либо сделать неточно и данные будут расходиться. Это плохо. Данные в системе будут нецелостные.
• Сложность обработки очень больших массивов. Если данных очень много (десятки тысяч строк), то таблица будет подтормаживать, что скажется на эффективности работы всех сотрудников.
• Нет логирования: кто что делал в файлах. Если где-то в данных ошибка, очень сложно восстановить, чьи действия стали ее причиной. Проблема здесь также в том, что абсолютно любой человек, имеющий доступ к файлу мог внести эти недостоверные данные.
• Нет бизнес-логики по изменению статусов заявок. Если у вас должна быть некая сложная логика смены статусов у сущностей (например Заказ), то в Excel проблематично будет ее воспроизвести. Сложно будет создать «лыжню» для сотрудника, когда он не может «ни вправо, ни влево» с нее свернуть.
• Нет уведомлений. Нет возможности оповестить людей в Телеграм, на почту или через СМС об определенных событиях, которые «произошли» в файле (например, кто-то добавил в файл новый заказ, или по такому-то клиенту не было движений уже более 10 дней).
• Нельзя интегрироваться с внешними системами. Это могут быть те же уведомления, например, в телеграм. Это может быть ослеживание трек-номеров посылок, получение курса валют и т.д.
• Нет сложных вариантов фильтрации (либо их проблематично реализовать). Хочется внести особые способы фильтрации данных, но в Excel это не всегда возможно (например, вывести список клиентов, которые покупали товары такой-то категории за такой-то период и вывести некую агрегирующую информацию по ним).

Решение должно обладать гибкостью Excel, но при этом по максимуму нивелировать его недостатки.

Решение этой проблемы видится следующим:

• Все данные хранятся в единой реляционной базе данных, например, SQL Server.
• У каждого пользователя свой веб-интерфейс только с теми функциями и возможностями, которые ему необходимы для работы. Это личный кабинет пользователя в системе.
• Основа интерфейса — это дашборды, формы и таблицы. Дашборды дают общее понимание по текущему положению. Таблицы позволяют быстро находить нужные данные через фильтры. Формы позволяют вводить данные в максимально простом виде для оператора.
• Доступ к личному кабинету есть с ПК, планшета, телефона. Ключевые функции доступны в любой момент времени (дома, в дороге, в офисе).
• Пользователь получает уведомления по важнейшим событиям в системе в виде пуш-уведомлений на телефон, либо в самой системе (внутренняя система уведомлений).
• Система имеет возможность интеграции с другими внешними системами, чтобы уменьшить ручной труд, ускорить операции и иметь возможность более плотно работать с партнерами. Для отдельных видов контрагентов можно создавать свои специальные личные кабинеты с ограниченными функциями.

Своя система учета — это стратегический шаг вперед

Далее я покажу на нашем примере, как это может работать. Демо находится здесь. Рассмотрим на примере демо по учету финансов.

Пользователь заходит в свой кабинет.

И попадает на дашборд, на котором он видит ключевые цифры, а также графики и сводные таблицы.

Далее он может внести некую информацию в систему, для этого он выбирает с любой страницы Быстрое действие в верхней панели

Если ему необходимо найти нужные данные, то он идет в соответствующую таблицу, использует фильтр и переходит на нужную страницу.

Форма редактирования контрагента:

Нам пришло уведомление, надо его обработать и отреагировать на него

Допустим, нам надо что-то срочно внести в систему с телефона

Все данные хранятся в базе данных SQL Server. Доступы раздаются в соответствии с заложенной бизнес-логикой.

Главная особенность системы — все формы, таблицы и страницы можно менять по структуре. Можно менять бизнес-логику и внедрять свои правила обработки данных.

Есть набор неких готовых решений (CRM, Поручения, Проекты, Площадка, Склад и т.д). Их можно посмотреть на demo.web-automation.ru. Их можно взять за основу, а затем доработать под себя.

Разработка идет рука об руку с использованием.

Система — не монолит, который разработан один раз и остается неизменным. Можно организовать процесс так, что развитие системы будет постепенным. Новые улучшения и возможности будут возникать по мере появления идей по изменению системы.

Именно так мы и развиваем систему, мы ее используем и адаптируем по ходу использования. Прямо как в Excel.

Это ключевой момент нашей системы — гибкость, которая позволяет создавать на базе платформы свой уникальный продукт, а не адаптировать свой бизнес под программу.

Чтобы поддерживать нашу программу, необходимо знать две распространенные технологии:

• Язык извлечения данных T-SQL. Вся бизнес-логика строится на SQL.
• Bootstrap — адаптивная верстка для создания интерфейса.

Если вы владеете этими двумя технологиями, вам по силам самостоятельно поддерживать систему.

Платформа помогает адаптировать программу под бизнес-требования, а не наоборот

Принятие решения о переводе своих процессов с Excel на учетную систему личных кабинетов не должно подразумевать резкий скачок. Лучше это делать постепенно, по мере адаптации вашего бизнеса к новой системе.

Для начала необходимо определиться, что есть главный процесс, и определить идеальное протекание процесса. Не нужно переносить в новую систему Excel-подобный подход. Попробуйте создать более оптимальный процесс и определите, какую работу на себя будет брать система. Это проверка корректности данных, уведомление, вычисления при занесении, автосоздание второстепенных объектов и др.

Если говорить о последовательности действий для перехода, то можно выделить следующие пункты:

• Определение границ первой версии системы. Решите, что должно быть в первой версии программы. Чем меньше будет объем, тем быстрее это можно внедрить, и тем меньше будет бюджет на первую версию. Все второстепенные хотелки можно будет внедрить на последующих этапах, когда основная часть уже будет работать.
• Определите объекты учета. Заказы, товары, атрибуты товаров, категории, покупатели.
• Определите характеристики сущностей. Это будет основой для формирования структуры базы данных. Необязательно сразу пытаться в деталях все определить, делайте это итеративно, по мере углубления в проект и выявления новых нюансов бизнес-логики.
• Определите роли в системе. Роль — это набор возможностей и прав в системе. Администратор, Продавец, Начальник продаж, Начальник ПТО и т.д. Один человек в системе может обладать несколькими ролями, в этом случае интерфейс его кабинета будет иметь возможности этих ролей.
• Для каждой роли определите основные возможности. Нет смысла сразу детально определять все-все возможности для каждой роли. Сначала достаточно для каждой роли определить ключевые 3-5 возможностей и от этого отталкиваться при определении структуры страниц.
• Определите структуру страниц каждого кабинета и опишите кратко каждую страницу. Это элемент технического задания. Чем точнее вы можете описать страницы, тем точнее можно составить представление о бюджете и сроках на реализацию кабинетов. Описание лучше делать с учетом структуры данных, т.е. не просто вывести данные заказчика, а вывести на чтение такие-то поля заказчика и на редактирование такие-то поля. Для большей наглядности можно делать макеты страниц — схематичное отображение, что где находится на странице (для этого можно использовать Excel или Powerpoint, либо их Гугл аналоги).
• Следующий этап — реализация. Сначала создается база данных, создаются кабинеты, и реализуется бизнес-логика каждой страниц. В нашем случае, это создание таблиц, форм, диаграмм и написание кода на SQL в виде хранимых процедур.
• Ввод в эксплуатацию предполагает ряд мер: чистка от тестовых данных, перенос на сервер или хостинг клиента, организация резервного копирования данных, заливка в базу начальных справочных данных и др.
• Далее идет процесс адаптации в системе. Пользователи должны понять, как в системе работать, и принять новый способ работы. Необходимо на практике доказать пользователям системы, что в ней удобнее работать, чем при прежнем способе работы в Excel. Если этого не будет, то сотрудники по-тихому будут саботировать работу в системе и делать ключевые моменты по старинке. Система должна реально упрощать их работу, а не усложнять. Чем проще начальный интерфейс будет у программы, тем больше шансов, что пользователи ее примут.
• Появляются новые идеи как упростить, ускорить работу, как сделать удобнее интерфейс. Все эти пожелания необходимо реализовывать в системе с параллельным использованием. Также приходит время автоматизировать и другие второстепенные процессы, которые пока ведутся в Excel. Создается новый этап разработки и внедряются новые элементы учета. Система, которая не развивается, в итоге постепенно перестает отвечать меняющимся требованиям бизнеса. Важно успевать адаптировать систему под текущие реалии вашего предприятия.

Не все так просто, и вы можете встретиться со сложностями, о которых не могли предположить в начале проекта.

Сложность адаптации системы под себя

Далеко не каждую систему возможно развивать. Выбирая систему, учитывайте этот момент. Важна не только начальная стоимость системы, но и будущая стоимость изменений (и принципиальная возможность этих изменений). Возможность изменений — одно из ключевых требований к бизнес-системам. Застывшие системы не могут долго закрывать потребности растущего бизнеса.

Непривычно для сотрудников

Люди привыкают к некоторым способам работы, даже если они не очень эффективны. Важно максимально снизить порог понимания системы. Чем проще в ней работать, тем проще будет убедить пользователя ее использовать. Если для использования вашей системы оператору необходимо знать азбуку Морзе, ваша миссия по внедрению новой системы невыполнима.

Все может затянуться, долгие сроки внедрения

Если доработки идут медленно, команда разработки застряла в багах, новые возможности конфликтуют с существующим, то все может сильно затянуться. При этом расходы растут, а выгоды от внедрения особенно нет. Мы были в такой ситуации (именно в роли разработчиков в сфере заказной разработки). Она довольно сложная и для заказчика (по вышеназванным причинам), так и для разработчиков (увязать аппетиты заказчика с реалиями проекта). Правильное решение — это убирать тяжеловесные хотелки в угоду скорости работы, простоты интерфейса и скорости внедрения всех ваших идей.

Никто не знает как должно быть — двигаться только опытным путем

Если вы думаете, что специалисты знают все, и надеетесь только на их опыт, то рано или поздно вы разочаруетесь в них.

Никто не знает, как должно быть правильно. Вы лучше любого разработчика или консультанта знаете свой бизнес и его потребности. Разработчики/консультанты/внедренцы могут предложить некие стандартные решения, но не факт, что они будут оптимальными для вас. Идите от простого, внедряйте сначала базовые вещи, получайте обратную связь, улучшайте — и так по кругу. Таким образом, вы придете к своему правильному решению.

Зависимость от разработчиков

Чем уникальнее технологии, чем тоньше документация по системе, тем в большей зависимости вы находитесь от разработчиков.

Мы учли этот момент в нашей системе Falcon Space и используем только две популярные технологии — SQL Server, Bootstrap. Чем больше технологий надо знать для поддержки решения, тем сложнее найти подходящего специалиста на сопровождение такого решения.

Напоследок стоит кратко рассмотреть достоинства и недостатки подобного подхода к созданию своей учетной системы.

Много рутины за 1 клик

Вы уменьшаете количество ненужных действий. Часть этих действий теперь делает система. Нет смысла звонить человеку, отрывать его от других дел, чтобы сказать, что вы подготовили документ. Система сама его уведомит, и он посмотрит документ, когда будет подходящий момент.

Быстрый доступ к информации в нужный момент

С телефона в поезде (только бы был интернет). Быстрый гибкий поиск нужной информации и реакция на нее через операции и заполнения форм. Подобная оперативность позволяет уменьшить простои в процессах и уменьшить необходимость у кого-то что-то выяснять по телефону.

Контроль и логирование

Каждый шаг может логироваться, все ходы записаны. Это позволяет восстановить картинку действий за определенный отрезок времени.

Только нужные функции и интерфейсе

Если мне (оператору) нужно вносить просто платежки, то у меня в кабинете будет только одна страница с формой добавления платежки с проверкой корректности занесения. Ничего лишнего.

Борьба с хрупкостью данных

Защита от неверного ввода и сложные проверки. Все данные в систему попадают в систему через сохранения форм. Данные в этих формах проверяются не только на корректность типов данных (правильные даты, числа), но и с дополнительной проверкой данных (бывает ли у человека температура в 32 градуса?).

Уведомления

Получение оперативной информации в нужный момент времени с возможностью реакции на них через систему.

Метрики и аналитика в системе

Вложенные таблицы с данными, сводные таблицы, графики, дашборды, цветовое кодирование — все это позволяет оперативно получить самую важную информацию об положении дел.

Интеграция с другими системами

В некоторых случаях просто необходимо плотно интегрироваться по API (программному интерфейсу) со своими контрагентами или внешними поставщиками данных (например, Почта РФ).

Работа с мобильных устройств

Мобильный телефон всегда с нами, даже когда спим. Когда мы встаем, сначала мы берем наш телефон и проверяем, что там. Мы настолько привыкли к своему прямоугольному другу, что чувствуем неуверенность даже при краткосрочном расставании с ним. Работа с телефона — это новые реалии бизнеса. Excel пока очень сложно адаптируется под мобильные (Google Spreadsheet имеет мобильное приложение для редактирования таблиц, но это далеко от идеала удобства).

Кабинет для внешних контрагентов

Вы можете реализовать личный кабинет для своих клиентов, чтобы они, к примеру, самостоятельно создавали в системе свои запросы КП или что-то в этом роде. Это возможность создавать свою экосистему и вовлекать в нее своих партнеров и заказчиков.

Дополнительные траты на поддержку системы

Развитие системы подразумевает подключение специалистов. Их работа требует затрат. В нашей системе мы исходим из того, что конечный заказчик никогда не будет сам настраивать в системе ключевые элементы. Именно поэтому мы не создаем для настроек сложные интерфейсы с drag n drop переносами элементов и конструкторы форм.

Специалисту проще, быстрее и точнее создать все это с помощью кода, а не интерфейса. Своя система подразумевает команду поддержи и некоторые расходы на нее.

Дополнительные объекты инфраструктуры

Это база данных, сервер или хостинг, домен, SSL для домена, хранилище бекапов. Все это не так сложно и дорого, но все же также требует обслуживания. В случае с Excel — это просто файл программы, что конечно гораздо проще и понятнее для обычного пользователя. Обслуживанием инфраструктуры приложения должна заниматься также команда поддержки/разработки/сопровождения. В простом случае это один человек с базовыми навыками системного администрирования.

Где-то будет потеря гибкости по сравнению с Excel

В Excel очень просто добавить поле. И для этого не нужен специалист. Просто взял и добавил сам.

В случае с системой все выглядит чуть сложнее: необходимо добавить поле в таблицу базы данных, вывести в интерфейсе и прописать правила бизнес-логики по обработке этого поля.

В Falcon Space все это делается «не отходя от кассы» — прямо из кабинета администратора-разработчика системы. Но все же это требует больше трудозатрат по сравнению с Excel, а также технического специалиста по системе.

Путь создания своей системы личных кабинетов непростой, но в итоге это меняет подход к ведению учета и бизнеса в целом. Все бизнес-данные накапливаются в одном месте, и вы получаете возможность анализировать их и принимать более взвешенные решения на основе данных, а не личной интуиции.

При разрастании структуры будет появляться все больше поводов перейти на подобную систему, где во главе угла стоит база данных, а не файлы Excel.

Если вас интересует тема создания CRM, посмотрите наш кейс по созданию CRM для наших нужд.

5 бесплатных аналогов Excel для работы с таблицами

Бесплатный облачный редактор таблиц, который не только предоставляет пользователю большую часть возможностей Excel, но и обладает своими уникальными функциями. Например, интеграцией с другими сервисами Google, групповым чатом и режимом совместного редактирования.

В сервисе есть множество встроенных формул, сводных таблиц и готовых шаблонов. А система управления версиями поможет откатывать нежелательные изменения, если ваша таблица вдруг перестала работать как полагается.

iWork Numbers

• Платформа: macOS, iOS, Web.

Альтернатива Excel, доступная всем пользователям macOS. Вообще, в браузере Numbers можно использовать на любой системе, если у вас есть учётная запись iCloud, но вот мобильная версия есть только для iOS. Numbers поддерживает совместную работу в реальном времени и позволяет импортировать и экспортировать таблицы в форматах Excel. Если у вас есть стилус Apple Pen и iPad, вы можете делать заметки прямо на листе таблицы от руки.

Numbers имеет больше 700 настраиваемых форм, используемых для визуализации данных, и изрядное количество настроек оформления надписей и ячеек. Формирование сводных таблиц и функция анализа данных тоже присутствуют.

LibreOffice Calc

• Платформа: Windows, Linux, macOS.

Calc — это часть офисного пакета LibreOffice, бесплатного и с открытым исходным кодом. Этот набор программ поставляется вместе с большинством дистрибутивов Linux, но и в Windows с macOS его установить можно.

Calc поддерживает формат Excel, так что вы можете открывать и править уже готовые файлы. Его интерфейс отличается завидной гибкостью — кнопки на панелях можно сортировать как угодно, убирая ненужные и добавляя необходимые. Возможностей форматирования таблиц очень много. Тем, кто работает с большим количеством данных, пригодится инструмент DataPilot — он позволяет импортировать в таблицу цифры из внешних баз данных.

WPS Office Spreadsheets

• Платформа: Windows, Linux, macOS, Android, iOS, Web.

Редактор электронных таблиц, входящий в состав китайского офисного пакета WPS Office. Из всех перечисленных альтернатив он больше всего похож на Excel внешне, так что с ним вам не придётся тратить время на переобучение. Он также хорошо совместим с файлами Excel — XLS, XLSX и CSV.

Редактор поддерживает совместную работу, в нём есть больше сотни формул, функция составления сводных таблиц и анализа данных. Единственное, что раздражает в WPS — реклама, но с ней можно смириться.

Zoho Office Sheet

• Платформа: Android, iOS, Web.

Это бесплатное приложение пригодится тем, кто занимается анализом относительно больших объёмов данных. Zoho позволяет трудиться над одной таблицей 25 пользователям одновременно. Вы можете откатывать нежелательные изменения с помощью системы контроля версий и защищать наиболее важные ячейки в таблице паролем.

Zoho поддерживает составление сводных таблиц и условное форматирование. В приложении есть возможность автоматизировать определённые задачи, например сбор данных и проверку содержимого ячеек. Программа умеет импортировать данные из внешних источников, таких как веб-страницы, ленты RSS или внешние таблицы. Также Zoho позволяет создавать пользовательские функции и записывать макросы.

А пользуетесь ли вы какой-то альтернативой Excel? Расскажите в комментариях.

7 редакторов таблиц на замену Excel

Российские пользователи больше не могут покупать лицензированные продукты компании Microsoft, так как она остановила деятельность на территории России, из-за этого встает вопрос об альтернативе сервису. В этой статье — подборка российских и зарубежных сервисов для замены MS Excel.

В каких отраслях и для каких задач используют табличные редакторы

Табличные редакторы используют в сферах, где работают с большим объемом данных.

Бухгалтеры, например, с помощью таблиц систематизируют финансовые показатели и составляют сложные отчёты. Также таблицы подходят для создания стандартных бухгалтерских документов: смет, накладных и счетов-фактур.

Экономисты и финансовые аналитики используют таблицы для расчета финансовых показателей — пени, неустоек и других. Таблицы позволяют проводить и более сложные операции — например, дисперсионный анализ рынка.

Сотрудники отдела продаж фиксируют в таблицах информацию о клиентах и сделках. Так они могут быстро находить информацию по каждому контрагенту, анализировать объем продаж в нужный период и распределять контрагентов по группам — например, в соответствии с количеством сделок.

Проджект-менеджерам таблицы помогают эффективно управлять задачами. Например, в них можно построить диаграмму Ганта — это визуальное представление графика работ, построенное согласно плану проекта. Диаграмма помогает следить за сроками в проекте. Также таблицами пользуются во многих других сферах. Они нужны, например, в бизнес-анализе, маркетинговых исследованиях и банковском деле.

В Google и «Яндексе», соцсетях, рассылках, на видеоплатформах, у блогеров

Чем заменить Microsoft Excel: подборка сервисов

Рассмотрим офисные программы с табличными редакторами, которые доступны пользователям из России. Все сервисы подборки русифицированы.

1. Google Таблицы

Пожалуй, самый простой способ заменить Excel — воспользоваться Google Таблицами. Интерфейс сервиса практически полностью повторяет продукт от Microsoft.

Плюсы:

• Сервис работает в облаке, а, значит, им можно воспользоваться с любого компьютера или смартфона.
• Данные хранятся на серверах Google. Достаточно войти в аккаунт с любого компьютера, и вы получите доступ к любым файлам, которые создавали ранее.
• Есть функция импорта и экспорта таблиц из Excel.
• «Таблицы» интегрированы с другими сервисами Google, что особенно удобно для работы в команде. Например, это позволит оставлять комментарии или получать уведомления о правках коллег по электронной почте Gmail.

Минусы:

• Хранить данные Google Таблиц на собственных серверах не получится. Это может стать минусом для государственных учреждений и компаний, которые работают с секретной информацией.
• Google Таблицы могут медленно загружаться в некоторых браузерах. Для быстрой работы лучше использовать Google Chrome.

Стоимость:

• Сервис бесплатный. По умолчанию все пользователи получают бесплатное онлайн-хранилище размером 15 Гб.
• Если нужно больше, можно приобрести платную версию: от 139 рублей в месяц за 100 Гб до 2 Тб за 699 рублей в месяц.

Для оплаты подписок потребуется карта иностранного банка (оплата с российской карты не пройдет) и подключение через VPN;

• Хранилище можно использовать не только для «Таблиц», но и для «Документов», «Презентаций». Также в него можно загружать фото и видеофайлы. В стоимость подписки входит поддержка от операторов Google, что может быть полезно, если вы новичок в работе с таблицами.

2. «Битрикс24»

Российский разработчик предлагает редактор таблиц в составе офисного пакета Битрикс24. Есть как облачная, так и серверная версия. Последняя подойдёт для работы с конфиденциальными данными.

Плюсы:

• Сервис особенно удобен, если вы уже пользуетесь другими продуктами «Битрикс24». Табличные файлы связываются с CRM-системой, календарём и органайзером для рабочих задач.
• Открывать файлы, созданные в «Битрикс24», могут даже те, у кого не установлена эта программа.
• Есть режим совместного редактирования файлов. Доступ к ним можно получить онлайн с любого компьютера.
• Можно выгружать данные в Google Таблицы.

Минусы:

• «Документы» доступны только в платной версии программы, которая стоит ощутимых денег.
• Платная версия включает CRM-систему, функцию видеозвонков и корпоративную базу знаний. Вряд ли подойдёт тем, кому нужно работать только с документами.

Стоимость:

От 1 990 до 11 190 рублей в месяц — в зависимости от числа подключаемых пользователей.

3. Р7-Офис

Р7-Офис — еще один российский офисный пакет. Есть три версии: десктопная, серверная для работы в офлайне и облачная — она позволяет работать с документами в онлайне из любого места.

Плюсы:

• Сервис российский, поэтому не уйдет с рынка из-за санкций. Все данные хранятся на серверах внутри страны;
• Есть текстовые пояснения о работе каждой функции, они всплывают под иконками;
• Есть режим совместного редактирования файлов;
• Есть встроенные плагины: «Google Переводчик», редактор изображений, функция быстрой отправки файлов по почте.
• Доступны готовые формы сводных таблиц, которых нет в MS Excel. Не придется экспортировать их из сторонних библиотек.

Минусы:

• Пробный период — 30 дней, после его истечения придется приобрести подписку;
• Отсутствует поиск по функциям программы;
• Может не подойти для решения сложных задач с многоуровневыми формулами — например, прогнозного анализа.

Стоимость:

• Онлайн-версия стоит 290 рублей в месяц для физических лиц и 4 999 рублей в год для юридических лиц. Это выгодно: для сравнения, десктопная версия Microsoft Office для одного человека стоит в районе 4 000 рублей, а многопользовательская версия «Для дома и бизнеса» — больше 20 000.
• Офлайн-версии доступны только юридическим лицам. Стоимость лицензии — от 4 200 рублей в год. Тем, кто покупает много лицензий, предоставляют скидку.

4. WPS Office Spreadshee

Программа WPS Office Spreadsheet входит в пакет сервисов WPS Office от китайского разработчика Kingsoft. В его составе также есть текстовый редактор и редактор презентаций.

Плюсы:

• Интерфейс практически полностью повторяет привычный Excel;
• Есть возможность совместного редактирования файлов;
• В бесплатной версии есть большинство важных функций для работы;
• В версии для компаний можно настроить совместный доступ к документам и открывать его только для отдельных пользователей и IP-адресов.

Минусы:

• В бесплатной версии есть реклама, не работают функции создания макросов и VBA;
• Для оплаты подписок потребуется карта иностранного банка. Оплата с российской карты не пройдет;
• Сервис не поддерживает формат OpenDocument;

Стоимость:

• Базовый тариф — бесплатный;
• Премиум-версия WPS Office для обычных пользователей обойдётся в 1190 рублей за полгода или в 1799 рублей за год;
• Для компаний есть отдельная подписка. Она стоит 5,99 доллара в месяц или 59,99 доллара при оплате года работы одного сотрудника. Каждый пользователь получает личное хранилище объёмом в 100 ГБ.

5. LibreOffice Calc

LibreOffice Calc входит в бесплатный пакет программ LibreOffice. В его основе открытый исходный код. Он позволяет кастомизировать решение под себя, если вы владеете навыками программирования.

Плюсы:

• Все программы пакета, включая Calc, бесплатны;
• У сервиса есть собственный чат и база знаний. Это позволяет быстро найти ответы на вопросы об использовании сервиса;
• В программу встроен набор макросов, можно создавать собственные с помощью редактора;
• Кроме редакторов таблиц, текста и презентаций, в пакет входит программа Draw. Она позволяет работать с векторной графикой.

Минусы:

• Функции расположены не так, как в MS Excel — это может быть непривычно;
• Нет поиска по формулам;
• Нет корпоративного решения, в котором можно было бы настроить выборочный доступ к документам для пользователей.

Стоимость:

• Бесплатно.

6. Zoho Sheet

Zoho Sheet — облачный редактор таблиц, который входит в офисный пакет Zoho Docs. Офлайн-версия отсутствует. Сервис работает только через браузер и мобильное приложение.

Плюсы:

• Интерфейс практически идентичен MS Excel;
• Программа легко интегрируется с сервисами Google — редактором документов, приложением для контактов и календарем;
• Встроен виртуальный помощник Zia на основе искусственного интеллекта. Он позволяет подобрать нужную функцию рабочего листа и предлагает подходящий формат диаграммы.

Минусы:

• Программа вряд ли подойдет для работы с массивными таблицами. Большие объемы данных загружаются медленно;
• Сервис не до конца локализован — например, описание формул доступно только на английском языке;
• Нет офлайн-версии — нельзя редактировать данные без доступа в интернет;
• Для оплаты подписок потребуется карта иностранного банка. Оплата с российской карты не пройдет.

Стоимость:

• Сервис бесплатный, но в нем можно хранить ограниченный объем данных;
• Чтобы снять ограничение, можно оплатить подписку на пакет Zoho Docs. Стоимость пакета — от 2,5 доллара в месяц за пользователя.

7. iWork Numbers

iWork Numbers входит в офисный пакет iWork от Apple. Программа предустановлена на MacBook, iPhone и iPad. Есть библиотека стильных дизайн-шаблонов для таблиц, форм и диаграмм.

Плюсы:

• Есть основные функции MS Excel;
• Готовые шаблоны позволяют не тратить время на оформление таблиц вручную;
• Есть веб-версия приложения для пользователей Windows, Linux и других операционных систем.

Минусы:

• Минималистичный интерфейс Numbers отличается от интерфейса Excel. Понадобится время, чтобы к нему привыкнуть.
• Меньше функций рабочего листа, чем в Excel, — 250 против 400.
• Приложение доступно только для устройств Apple.

Стоимость:

• Бесплатная версия включает 5 ГБ облачного хранилища.
• Можно расширить его до 50 ГБ — за 0,99 доллара в месяц.
• До 200 ГБ — за 2,99 доллара в месяц.
• До 2 ТБ — за 9,99 доллара в месяц.

Сервис иностранный, но его можно оплатить в AppStore со счета мобильного телефона. На момент написания этого материала (январь 2023 года) такую возможность предлагают операторы Билайн и МТС. Для начала нужно скачать приложение Numbers и пополнить баланс телефона на нужную сумму. Пополнять баланс Билайн нужно по вашему номеру, заменив первую цифру 9 на 6. В МТС менять цифры не надо. Затем нужно зайти в настройки устройства, выбрать Apple ID → Оплата и доставка → Добавить способ оплаты → Мобильный телефон. После этого можно зайти в приложение и выбрать удобный тариф.

Советы: какой сервис выбрать

Google Таблицы — самый доступный сервис. Хорош тем, что бесплатный и удобен для работы в онлайн. и WPS Spreadsheet подойдут для бизнес-задач. У них удобный интуитивный интерфейс, гибкие настройки доступа и функциональность для профессионалов. Например, готовые формы сводных таблиц делают «P7-Офис» отличным инструментом для бухгалтеров и финансистов. А с помощью «Битрикс24» можно даже создавать сайты.

«Битрикс24», «P7-Офис» и WPS Spreadsheet подойдут для бизнес-задач. У них удобный интуитивный интерфейс, гибкие настройки доступа и функциональность для профессионалов. Например, готовые формы сводных таблиц делают «P7-Офис» отличным инструментом для бухгалтеров и финансистов. А с помощью «Битрикс24» можно даже создавать сайты.

Calc от LibreOffice — хорошее бесплатное решение для продвинутых пользователей. Также подойдёт небольшим бизнесам — сервис можно адаптировать под собственные нужды за счёт открытого исходного кода.

Zoho Sheet удобна для пользователей, которым важен быстрый доступ к рабочим файлам с разных устройств. Встроенный искусственный интеллект отвечает за навигацию — он помогает быстро найти нужные функции, если вы не знакомы с сервисом. Правда, функциональность программы может оказаться недостаточно продвинутой для сложных аналитических задач и работы с большим объёмом данных.

Numbers — лидер в плане дизайна и оформления таблиц, но проигрывает MS Excel по количеству табличных формул. Интерфейс может быть непривычным для тех, кто не работает в сервисах Apple.

Важно помнить, что WPS Spreadsheet и Zoho Sheet — зарубежные сервисы, поэтому для оформления платной подписки могут понадобиться иностранные банковские карты. Сервис Numbers тоже иностранный, но его можно оплатить через операторов мобильной связи.

Константин Ивлев, ведущий контент-стратег TexTerra:

«Я многие задачи решаю в Битриксе. Фактически на практике имею дело только с ним одним. Кстати, его функционал подходит для системы автоматизации бизнеса. В Битрикс тоже используются таблицы, и они связаны друг с другом. В этой системе строятся различные выборки, можно находить данные, связанные с конкретным клиентом, систематизировать истории звонков и переписки.

Связки «таблицы Гугл + Битрикс» мне хватает полностью. Отследить в Битриксе статус каждого итогового материала нереально, в Гугл-доке это во много раз проще. Битрикс — для глобальных задач, гугл-док — для их детализации».