Бесшовная интеграция 1С:Документооборот с учетными программами
Нередко на практике мы сталкиваемся с тем, что организации работают не в одной, а в нескольких учетных программах: 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Управление торговлей, 1С:CRM и т. д. Как объединить их между собой, чтобы обеспечить единое рабочее пространство? «Бесшовная» интеграция для решения задач в «одном окне». Разберем, как это работает на примере 1С:ERP и 1С:Документооборот.
Затрудняетесь с выбором программы для ведения документооборота? Эксперты новосибирского филиала «1С-Рарус» помогут, подскажут, проконсультируют по вопросам приобретения и сопровождения.
В процессе реализации проекта по переходу с программного продукта «1С:Управление производственным предприятием» на 1С:ERP поступил запрос на осуществление интеграции 1С:ERP с уже существующей в компании системой 1С:Документооборот. Цель — создание единого информационного пространства на предприятии.
Для описания содержания требований и процедур сдачи-приемки реализованной функциональности бесшовной интеграции был разработан документ «Спецификация требований». В нем определен и зафиксирован перечень объектов, которые необходимо интегрировать между программными продуктами, а также направления миграции:
- Контрагенты (из 1С:ERP в 1С:Документооборот).
- Служебные записки на оплату (из 1С:Документооборот в 1С:ERP).
- Заказ клиента (из 1С:ERP в 1С:Документооборот).
- Договор (из 1С:Документооборот в 1С:ERP).
- Дополнительное соглашение к договору (из 1С:Документооборот в 1С:ERP).
- Приложение к договору (из 1С:Документооборот в 1С:ERP).
Поскольку библиотека для бесшовной интеграции встраивается в типовые решения «1С», то настройка происходит без внесения изменений в конфигурацию. Но перед этим рекомендуется синхронизировать нормативно-справочную информацию 1С:Документооборот с учетной программой. Это позволяет избежать дублирования элементов справочников и других неприятных ситуаций при переносе объектов из одной базы в другую.
Непосредственно сама настройка была проведена в 4 этапа:
- Установка веб-сервера, на котором выполнена публикация веб-сервиса 1С:Документооборот.
- Синхронизация нормативно-справочной информации между 1С:Документооборот и 1С:ERP.
- Выполнение настроек в 1С:Документооборот (созданы виды и шаблоны документов, настроены бизнес-процессы и хранение файлов, добавлены дополнительные реквизиты).
- Выполнение общих настроек «бесшовной» интеграции (созданы и настроены правила для согласованных к интеграции объектов систем, настроены регламентные задания по обновлению реквизитов связанных объектов).
За обновление реквизитов связанных объектов отвечают два регламентных задания:
Таким образом, совместное использование дополнило 1С:ERP функционалом 1С:Документооборот:
- Запуск и работа с бизнес-процессами.
- Просмотр истории выполнения задач и процессов.
- Согласование документов учетной программы.
- Создание, просмотр, редактирование и отправка электронных писем.
- Работа с поручениями.
- Создание, хранение файлов и работа с ними.
- Просмотр и добавление связей между объектами 1С:Документооборота.
- Ведение учета рабочего времени.
Например, реализована такая возможность, когда менеджер по продажам из карточки документа «Заказ клиента» в 1C:ERP формирует внутренний документ «1С:Документооборот» и запускает по нему бизнес-процесс. Отправляет его на согласование и контролирует исполнение процесса.
Также предусмотрено создание контрагентов в 1С:Документооборот без непосредственного входа в программу. Для этого настроено правило: пользователь, ответственный за ведение нормативно-справочной информации, в карточке контрагента в 1С:ERP переходит по гиперссылке и в несколько кликов создает связанный объект в 1С:Документооборот.
Кроме того, пользователи, участвующие в обработке и согласовании Служебных записок на оплату, Договоров, Дополнительных соглашений к договору и Приложений к договору получают доступ к задачам, файлам и истории согласования данных документов в 1С:ERP.
Такое совместное использование учетной программы и 1С:Документооборот экономит время и избавляет от перехода из одной информационной системы в другую.
Автор статьи
Ольга Гришина,
Специалист Центра корпоративных проектов «1С-Рарус» в Новосибирске.
CATBACK.RU
Одним из ключевых преимуществ системы 1С является ее гибкость, позволяющая синхронизировать работу как между родными конфигурациями, так и со сторонними системами. Бесшовная интеграция 1С позволяет пользователям работать в различных базах, как в одной, без дополнительных загрузок, что значительно экономит время.
Варианты интеграции с 1С
Платформа 1С:Предприятие открыта для функциональных доработок и обмена данными с любыми системами автоматизации независимо от разработчика. Если в программе-источнике есть все необходимые данные и в нужном формате, а программа-приёмник имеет возможность для их загрузки, то интеграция с продуктами 1С проходит довольно просто и быстро. В случае несоответствия указанных требований потребуются дополнительные индивидуальные решения.
Есть несколько случаев, когда нужна интеграция 1С:
- Обмен данными между конфигурациями 1С
- Интеграция с другими системами
- Интеграция 1С с сайтами
- Синхронизация данных ERP международной холдинговой структуры, корпорации с 1С
Рассмотрим подробнее основные задачи синхронизации продуктов 1С в каждом из вышеперечисленных способов.
Обмен данными между программами 1С
Основные вариации обмена данными между конфигурациями семейства 1С:
- Интеграция прикладных конфигураций «Зарплата и управление персоналом» и «Бухгалтерия». Цель: передать механизм расчёта заработной платы, налоговых и социальных выплат.
- Интеграция «Управления торговлей» и «Бухгалтерии». Цель: синхронизация информации для ведения бухучёта.
- Бесшовная интеграция «Документооборота» с другими продуктами 1С;
- Синхронизация «Розницы» и «Управления торговлей». Цель: внутренняя интеграция информации по точкам продаж и рабочих пространств кассиров;
- Обмен данными между системами 1С на расстоянии. Цель: построить единое информационное поле для территориально-распределенных систем на базе 1С.
- Интеграция нетиповых и отраслевых решений 1С. Цель: настроить бесшовное взаимодействие доработанных продуктов 1С между собой или с типовыми конфигурациями.
- Эксплуатация данных при помощи функционала пакета «1С: Интеграция 8». Цель: управлять данными различных корпоративных систем учета.
Интеграция 1С с другими системами
Благодаря широкому инструментарию для организации обмена данных возможна интеграция 1С с SAP, Oracle, Axapta, Navision, Галактика и другими корпоративными системами.
Основные задачи при синхронизации данных 1С:ERP со сторонними системами:
- Единое пользование «1С: Документооборотом».
- Настройка интеграции между всевозможными продуктами 1С.
- Обмен данными с приложениями других разработчиков;
- Интеграция типовых и нетиповых решений 1С с сайтами компании и интернет-магазинами.
Интеграция 1С с сайтом
Интеграция конфигураций 1С с корпоративными сайтами заключается в настройке взаимного бесперебойного обмена данными.
Преимущества интеграции продуктов 1С с сайтом компании:
- максимальная каталогизация товара на сайте благодаря автоматизированного переноса данных из программы 1С;
- быстрая и точная выгрузка товарных позиций без повтора и ошибок;
- актуальная информация о ценах и наличии товара за счёт регулярного обновления данных из учётной системы;
- автоматизированный процесс обработки заказов через программу 1С по поступившим заявкам с сайта;
- оперативное информирование клиентов о ходе обработки и доставки заказа при минимальных трудозатратах персонала.
Интеграция ERP международной компании с 1С
Для международных холдингов выгодно вести учет территориальных подразделений и филиалов в локальных системах, быстрее реагирующих на все законодательные изменения. Но недостаточно интегрировать точечно местные системы, такие как 1С в России и странах СНГ, важно наладить связь с глобальной ERP-системой для оперативной актуализации работы филиалов.
В задачи интеграции ERP-системы международной компании с программами 1С локальных систем учета входит:
- настройка качественного обмена данными учетных систем 1С филиалов с ERP центрального офиса за пределами РФ;
- формирование бухгалтерской и налоговой отчётности по местным стандартам (в России, по РСБУ);
- синхронизация конфигураций 1С для отраслевых или других нетипичных сегментов бизнеса с глобальной ERP-системой;
- формирование отчетности дочернего предприятия в условиях «зоопарка систем» с помощью индивидуального инструментария обмена информацией программных продуктов 1С и головной ERP.
Помимо рассмотренных вариантов интеграции 1С существует ряд других схожих задач, которые встают перед организациями на различных этапах развития при ведении деятельности в любых отраслях. И благодаря универсальному техническому наполнению программ семейства 1С подавляющее большинство из них решаемы.
Бесшовная интеграция 1C CRM с учетными решениями 1C. Демонстрация на примере 1C CРM 8.3 и КА 1
В этом видео мы расскажем о бесшовной интеграции 1C CRM с учетными решениями 1C.
0:26 что такое бесшовная интеграция?
0:46 показания к применению
1:31 почему нельзя просто обновить систему?
2:57 пример бесшовной интеграции
3:20 карточка клиента
3:49 подбор товара
5:20 отслеживание платежных средств
6:01 выписка реализации в учетной системе
Итак, что же такое бесшовная интеграция?
Это возможность в рамках выполнения определенного процесса, происходящего в одной информационной системе (ИС), незаметно для пользователя переходить к работе в другой ИС.
Иными словами пользователь находится в привычном ему интерфейсе 1C CRM и получает все необходимые ему данные не заходя в учетную систему.
Бесшовную интеграцию мы рекомендуем использовать:
— когда в вашу конфигурацию невозможно встроить модуль 1C CRM.
— если вы используете любую конфигурацию кроме последних версий: 1С, УТ11, КА 2, ERP 2, УНФ 1.6.
— если у вас уже внедрена какая-либо из этих конфигураций, но предыдущих версий. Тогда у вас есть выбор обновиться и встроить конфигурацию, а если обновление невозможно, применить бесшовную интеграцию.
— необходимость внедрения отдельно стоящей CRM (по политическим причинам или из соображения безопасности).
Далее мы расскажем, как выглядит бесшовная интеграция на примере базы 1C CRM 3 версии и КА 1.
Итак, в КА мы завели 2 позиции номенклатуры, установили цены и завели начальные остатки на склад, для того чтобы показать, как эту информацию будет визуализировать система 1C CRM.
Имитируем ситуацию, будто к нам обратился новый клиент. Заводим для него счет и готовимся ответить ему на запрос об интересующем его товаре, о его количестве и цене. Поскольку клиент новый, заносим его в базу, указываем контактные данные: номер телефона, адрес, электронную почту. В последующем эти данные перенесутся в учетную систему, информация по клиенту выгрузится вместе со счётом.
На вкладке «счет на оплату» мы выбираем склад, с которого будет производиться подбор товара и выбираем нужную номенклатуру. Видим, что отображается остаток на складе и актуальные цены. Если цены или остаток меняются, то и информация в режиме реального времени в CRM будет откорректирована. При указании количества товара нужного клиенту, данные переносятся в табличную часть. Здесь же можно указать, какие скидки предоставленны клиенту. После создания счёта он мгновенно загружается в КА.
После проведения заказа в учетной системе он становится недоступен для редактирования на стороне CRM системы. Такая логика была принята для поддержания непротиворечивости заказа.
Следующим шагом менеджер должен отследить поступление денежных средств по этому заказу. Чтобы проверить это, заводим платежку, будто бы клиент оплатил часть заказа, и посмотрим, какой отклик придет в системе CRM.
В CRM системе видно, что статус заказа обновился и платеж поступил, но только частично. На закладке «оплата» видим поступившую сумму.
Теперь возвращаемся в основную систему и дополучим оставшиеся денежные средства. В результате на закладке «оплата» видно 2 платежа.
Следующий шаг это выписка реализации в учетной системе. Его выписывают либо бухгалтерия, либо склад. В любом случае эти документы создаются, а мы со стороны CRM системы должны убедиться в выполнении обязательств перед клиентом. На вкладке «отгрузка» видно, что товар полностью отгружен, появилась информация об объеме отгруженных товаров.
Помимо показанного бесшовная интеграция может быть также дополнена приказами на отгрузку или резервирование, обменом какими-либо уникальными данными характерными только для вашей компании или вашей предметной области.
Настройка бесшовной интеграции 1С:Документооборот и 1С:УТ
Первым этапом в настройке бесшовной интеграции является публикация Документооборота на веб-сервере. Публикация на веб-сервере выполняется из режима Конфигуратор пользователем с правами администратора. Для публикации необходимо перейти в пункт меню Администрирование — Публикация на веб-сервере.
Рисунок 1 — Публикация 1С:Документооборот на веб-сервере
Далее указываем имя, веб-сервер и каталог. Нажимаем кнопку Опубликовать. Система предложит перезапустить веб-сервер — соглашаемся с ней. На данном этапе процесс публикации Документооборота завершен.
Теперь необходимо указать адрес опубликованного «1С:Документооборот» в «1С:Управление торговлей».
Рисунок 2 — Расположение настройки интеграции с 1С:Документооборот
Рисунок 3 — Указание адреса публикации 1С:Документооборот
Свидетельством корректного подключения будет выступать появление формы Задачи мне на начальной странице программы «1С:Управления торговлей».
Рисунок 4 — «Задачи мне» в 1С:Управление торговлей
Окончательным этапом настройки является настройка правил интеграции. Для этого в меню Интеграция с 1С:Документооборот необходимо перейти по ссылке Правила интеграции.
Рисунок 5 — Ссылка на справочник Правила интеграции
Откроется справочник .Правила интеграции с 1С:Документооборотом. Здесь необходимо задать соответствие объектов.
Рисунок 6 — Ссылка на справочник Правила интеграции
Виды документов создаются в программе 1С:Документооборот.
Рисунок 7 — Создание видов документов
Создаем вид документа и указываем необходимые реквизиты.
Рисунок 8 — Создание вида внутреннего документа
Также необходимо указать, кто будет согласовывать данный вид документов.
Рисунок 9 — Выбор согласующих документы
Далее необходимо создать шаблон согласования документов.
Рисунок 10 — Шаблоны процессов
Заполняем данные и отмечаем согласовующих.
Рисунок 11 — Создание шаблона согласования документов
Результат настройки интеграции 1С:Документооборот и 1С:Управление торговлей
1. Доступен функционал создания бизнес-процессов в документе Заявка на расходование денежных средств.
Рисунок 12 — Функционал создания бизнес процессов в ЗРДС
2. Бизнес-процесс согласования следует по настроенному нами маршруту.
Рисунок 13 — Маршрут согласования документа ЗРДС
3. Функционал согласования документов доступен из 1С:Управления торговлей. Пользователь видит и работает в окне только одной конфигурации. 1С:Документооборот остается «за кадром».
Рисунок 14 — Функционал согласования документов в 1С:Управление торговлей
4. На начальной странице каждого пользователя отображаются задачи по согласованию документов, согласно маршрутам и ролям.