Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.
В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.
Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:
— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
— поздравительные письма и телеграммы;
Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.
Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.
Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <1>.
<1> Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.
Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.
Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:
— очередной порядковый номер;
В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.
Отметка может проставляться от руки:
│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │
Или же с помощью резинового штемпеля:
│ «__» ___________________ 20__ г. │
Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.
От кого
получен
ОАО
«Бизнес
Портал»
г. Москва
Предложение
по аренде
складских
помещений
Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.
После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.
При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.
Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.
Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.
Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?
Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.
В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?
Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.
Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.
При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.
Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:
— подписания (для документов, не подлежащих утверждению);
— утверждения (для документов, подлежащих утверждению);
— заседания или принятия решения (для протоколов);
— события (для актов).
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.
На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.
03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.
Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:
│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │
К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.
Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.
Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.
Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.
Компьютерная грамотность с Надеждой
Заполняем пробелы — расширяем горизонты!
Имена и типы файлов
Компьютер работает с информацией, которая может быть текстовой, графической, в аудио или видео формате. Вся информация, обрабатываемая на компьютере, хранится в файлах. Например, файл — это фото, картинка, ролик, документ, презентация, программа и так далее.
Понятие файла является одним из базовых понятий компьютерной грамотности.
Файл – это поименованная область памяти на компьютерном носителе.
Другими словами, файлом называется набор данных на компьютерном носителе (жёсткий диск, флешка, карта памяти в смартфоне, CD и DVD диск и т.п.), у которого есть свое имя (имя файла).
Имя файла
Какие можно использовать символы в имени файла? В именах файлов рекомендуется использовать русские и латинские буквы, цифры, пробелы и знаки препинания.
Однако имя файла не следует начинать с точки, а также использовать в имени квадратные [ ] или фигурные < >скобки. Недопустимыми для имен файлов являются следующие служебные символы / \ | : * ? “ < >
Существует ли максимальная длина имени файла? Длина имени файла не должна превышать 255 символов. На самом деле, обычно хватает 20-25 символов.
Операционная система Windows не делает различий между строчными и прописными буквами для имен файлов. Это означает, что не получится хранить в одной и той же папке файлы, имена которых различаются только регистром. Например, два имени файла «Название.doc» и «НАЗВАНИЕ.doc» для Windows будет одним именем для одного и того же файла.
Что такое тип файла или формат файла
Как Вы считаете, могут ли быть в одной папке несколько файлов с одинаковым именем PRIMER? Это возможно при условии, что у имени PRIMER будут разные расширения.
Расширение имени файла указывает на его тип (иногда еще говорят — формат файла). Таким образом,
- «тип файла»,
- «формат файла»,
- «расширение файла»,
- «расширение имени файла»
— все эти понятия, по сути, одно и то же.
PRIMER.doc(x) – типом файла является документ Word (или файл в формате Ворда),
PRIMER.bmp – типом файла является рисунок,
PRIMER.avi – типом файла является видеофайл,
PRIMER.wav – типом файла является аудиофайл.
Все эти файлы имеют разные имена (за счет разных расширений имени файла) и могут храниться в одном и том же месте, т.е. в одной папке.
Если проводить аналогию с именами людей, то имя файла совпадает с именем человека, а расширение имени файла – с фамилией человека. Соответственно, PRIMER.doc и PRIMER.bmp по этой аналогии то же самое, что Иван Петров и Иван Сидоров.
Файлы с именами PRIMER.doc и VARIANT.docx – это два брата из одного семейства документов (с одинаковым расширением .docx). Аналогично, например, Иван Петров и Федор Петров – братья из одной семьи Петровых.
Тип файла (то есть, расширение имени файла) – это часть имени файла, которая начинается с точки, после которой стоят несколько символов.
Распространены типы (расширения), состоящие из трех букв – .doc, .txt, .bmp, .gif и.т.д. Регистр не имеет значения, поэтому .doc и .DOC – это одно и то же расширение документа, один тип файла.
Расширение является необязательным атрибутом в имени файла, то есть его может и не быть. В таком случае в конце имени файла точка, как правило, не ставится.
Зачем нужен тип файла
Расширение в имени файла хоть и не обязательно, но все-таки желательно, так как оно указывает операционной системе Windows на тип файла. Проще говоря, тип файла является подсказкой для Windows, с помощью какой программы системе Windows следует этот файл открывать.
Например, расширение .docx указывает, что файл следует открывать с помощью редактора Word, а расширение .cdr – на то, что файл открывается графической программой Corel Draw.
Есть зарезервированные (служебные) имена, которые нельзя использовать в качестве имен файлов, так как они являются именами устройств:
COM1-COM4 – устройства, присоединяемые к последовательным портам 1-4,
AUX – то же, что COM1,
LPT1-LPT4 – устройства, присоединяемые к параллельным портам 1-4 (как правило, принтеры),
CON (consol) – при вводе – клавиатура, при выводе – экран,
NUL – «пустое» устройство.
Запрещенные символы в именах файлов
Приведу примеры имен файлов, которые являются недопустимыми:
5<>8/7.txt – символы «<», «>» и «/» запрещены,
В чем вопрос? – символ «?» запрещен,
PRN.bmp – здесь PRN зарезервированное имя.
Что такое значок файла или иконка файла
В зависимости от типа файла на экран Windows выводятся различные значки (иконки). Первый пример касается значка текстового редактора:
— значок документа, обрабатываемого редактором Word, и имеющего расширение .doc.
Второй пример относится к архивному файлу. Это тот файл, который был обработан с помощью программы-архиватора WinRAR (сокращенно RAR):
— значок сжатых (архивных) файлов, обрабатываемых архиватором RAR, и имеющих расширение .rar.
Почему я не вижу типы файлов в своем Проводнике?
Проводник Windows (Пуск—Программы—Стандартные—Проводник) по умолчанию имеет режим, когда расширения имен (типы) файлов на экран не выводятся, но при этом выводятся значки (иконки) файлов.
Подробнее о том, как «заставить» Windows показывать типы файлов: Изменение имени файла в Windows
Выбор типа файла при сохранении файла
При сохранении файла достаточно написать его имя и выбрать тип файла из имеющегося списка. Выбранное расширение автоматически добавится к имени файла. Например, на рисунке ниже к имени файла программа сама добавит расширение .jpg. В результате Windows запомнит этот файл с именем «рисунок в paint.jpg».
Прежде чем сохранить файл, выбираем сначала подходящий тип файла, затем вводим имя файла и жмем «Сохранить».
Во избежание недоразумений при сохранении файлов всегда обращайте внимание на строку «тип файла», если она есть. Ведь тип файла является для Windows подсказкой, с помощью которого система определяет, какой именно программой этот файл можно открыть.
Тесная связь между типом файла и программой, открывающей такой тип
Если Вы скачали из Интернета файл, например, с расширением .rar, но на вашем компьютере не установлена программа-архиватор для работы с такими «сжатыми, заархивированными» файлами, то не удивляйтесь, что файл не открывается. Другими словами, надо отдавать себе отчет, что если открывать файлы, например, в видео-формате, то на компьютере должна быть в наличии соответствующая программа для работы с таким форматом.
Можно провести аналогию между файлом (точнее, между типом файла) и программой, работающей с таким типом файлов. Файл – замок, а программа, открывающая этот файл, – ключик к замочку. Как известно, замок без ключика не открывается, да и ключик без замка особой ценности не представляет.
Упражнения по компьютерной грамотности:
1) Попробуйте на Рабочем столе создать две папки с именами: PRIMER и primer.
Для этого на Рабочем столе кликните правой кнопкой мыши на свободном месте, а в появившемся окне – по опции «Создать» и, наконец, клик по опции «Папку». Вместо слов «Новая папка» введите «PRIMER». Затем все это повторяете для создания второй папки с именем «primer». Windows дал Вам «добро» на открытие второй папки?
2) Зайдите, например, в редактор Word и попробуйте сохранить документ с именем PRN. Windows разрешил такое имя для нового файла?
3) Как решить проблему: «С инета скачиваю файлы, а они в формате .rar и на компе не открываются, не читаются. Что делать?»
Если у Вас есть вопросы по этой теме, напишите их ниже, в комментариях, я отвечу.
Добавить комментарий Отменить ответ
Комментарии: 43 к “Имена и типы файлов”
Автору респект
Самая толковая статья из всего опубликованного на эту тему.
Спасибо за уроки! Я начинающий. У меня есть проблема, кажется созвучна с уроком. Была программа outlook, в неё заносил знакомых, друзей и т.д. Компьютер стал зависать, внуки переписали всё на флешку, затем вновь записали на новый компьютер ( windows 8.1) OUTLOOK не открывается, нет не телефонов, адресов друзей и т.д. Как открыть?
Николай, данные из Outlook сохраняют в файлах с расширением .pst. Автоматически данные сохраняются в основном файле с расширением .pst (обычно это файл с именем Outlook.pst). Поищите (или попросите внука поискать) файл Outlook.pst в сделанных копиях. Если этот файл сохранен, то есть шанс восстановить данные из старого Outlook. Если этого файла в сделанных внуком копиях нет, то новый Outlook будет работать, что называется, с чистого листа, то есть без старых данных, которые были в нем до копирования и восстановления данных.
Обычно исходный файл Outlook.pst находится в папке C:\Users\Имя_пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook Но может храниться и в другом месте. Это можно точно выяснить, если в программе Outlook кликнуть по меню «Файл», затем «Управление файлами данных». И в открывшемся окне можно посмотреть, где хранится файл Outlook.pst. Там так и будет написано, «Outlook.pst в папке … и далее написано полное имя папки».
Хороший совет спасибо!
Спасибо за очень интересный и важный урок Ахат.
Cпасибо большое за совет.Уже создала разные папки, заодно навела порядок-разложила фото так, чтобы их быстро можно было найти. С уважением-Тамара.
Здравствуйте, Надежда!Я скачала фото на ноутбук не с моего телефона, и у скачанных фото номера совпали с ранее скачанными фото с моего телефона (Это я потом поняла).Мои фото исчезли.Можно ли восстановить мои прежние фото и как мне избежать такой ошибки в дальнейшем? С уважением-Тамара.
Тамара, потерянные фотки можно восстановить или из Вашего телефона, если они там сохранились, или из копии данных, если Вы эти копии своих данных делали ранее. Вопросы архивации и восстановления данных рассматриваются в статьях из рубрики «Архивация и восстановление» на моем блоге.
Чтобы избежать подобной проблемы в дальнейшем надо копировать данные из телефона в компьютер в разные папки. Например, если Вы скачиваете фотки из своего телефона, то можно создать папку «Фотки из моего телефона» и копировать данные в эту папку. А если Вы собираетесь копировать данные из чужого телефона, то можно создать папку «Фотки из телефона Лены» (Маши, Светы и т.п.) и копировать данные из телефона Лены (Маши, Светы и т.п.) в эту папку (в эти папки).
С первым заданием справилась: вторую папку не создаёт, т.к. имя уже занято; второй вопрос — не откроет, потомучто имя зарезервировано;
третий — имени фпайла допущена ошибка — / знак запрещенный в именя файла
Спасибо! Нужная инфа. Не могли ли вы дать ссылку на читалку на русском языке для расширения fb2.А если ещё и инструкцию к ней…
Татьяна, я не в курсе. Если хотите, спросите в группе subscribe.ru/group/kompyuternaya-gramotnost/. Для этого надо «Вступить в группу» и затем «Создать новую тему».
В моем случае не помогает. Надо счто-то другое.
Откройте в верхнем меню Вид. Поставьте галочку напротив Плитка.
Да все так и и есть. Только видеофайлы показываются в иде значков,а я хотел, чтобы как раньше в виде кадров из них. Может какую прогу надо? А менять значки крупные на мелкие смысла нет.
Попробуйте задать другую программу для просмотра видеофайлов по умолчанию из числа установленных на Вашем ПК. Правая кнопка мыши напротив значка видеофайла — Воспроизвести с помощью — Выбрать программу и поставить галочку, чтобы все подобные видеофайлы воспрозводились именно этой программой. Иногда помогает.
Надежда! У меня W-7.Раньше все видеофалы имели значки в виде начальных кадров содержимого файла,т.е. типа как-будто видеопленка и кадр из этого файла. Что-то я кликнул не то и вместо этого отбражения файла стало отбражение файла в виде значка программы, открывающей файл. А как мне вернуть предыдущее отображение файла? Может подскажете. Спасибо!
Олег, откройте папку, в которой размещены Ваши видеофайлы, в строке меню окна папки выберите «Вид» и в открывшемся меню отметьте «Крупные значки» или «Мелкие значки».
Надежда, у меня 2 вопроса. 1)В каком формате(с каким расширением или надо знать сколько пикселей — я тут запуталась в правильности вопроса)сохранять картинки и фотографии,чтобы они занимали немного места и их можно было бы поставить на десктоп,в виде обоев. 2)Что это за файлы:WRL 1491.tmp; desktop.ini;thumbs.db? Можно ли их удалять, переносить, и почему они иногда не удаляются, даже, если сам файл уже закрыт? При копировании они переносятся и на флешки и на СD.
Нина, 1) Файлы с расширением .jpeg
2) Это системные файлы, которые создает Windows или прикладные программы. В том числе антивирусные программы создают подобные файлы. Их лучше не трогать. При копировании (не при архивации, а именно при копировании) эти файлы можно не копировать. При архивации нужно копировать все файлы. Конечно, раздражает, когда эти файлы находятся прямо на рабочем столе. Но это — дело привычки.
Надежда, благодарю Вас за исчерпывающую информацию по моим вопросам. С вашим блогом надо дружить постоянно. Это только начало, а еще сколько надо выучить! Век живи-век учись!
Нина, и Вам спасибо на добром слове, обращайтесь, если смогу — помогу. Компьютер — такая вещь, что постоянно появляется много нового, много необходимого, поэтому, да, «Век живи-век учись!». Это относится и к новичкам, и к опытным пользователям.
Надежда, скажите как правильнее сделать: посылать ваши уроки на домашний компьютер или повторно подписаться на «smartresponder.ru» на другой эл. адрес, чтобы просмотреть видео, которое вы предлагаете в уроках.Для меня этот ритм изучения слишком высок, я на работе.А материал надо изучать весь, есть много новых сведений о компьютере.
Нина, Вы сами решайте, как Вам лучше сделать. Можно повторно подписаться на другой e-mail. Знаю, что иногда заканчивают получение писем курса и сразу подписываются повторно, причем на тот же e-mail.
Видео дублирует то, что описано в тексте. На работе видео, конечно, смотреть неудобно. Кстати, все мои видео выложены на моем канале на Youtube: http://www.youtube.com/user/NadezdaSh1/videos
Спасибо за урок, хоть я основное по теме знаю, но добывать информацию мне пришлось методом многих проб и ошибок долгое время. Ваши уроки ускоряют работу на компьютере. Я рада, что получаю компьютерную грамотность с вами, Надежда! Правда, с паролями у меня постоянная проблема,так и не восстановила пароль в Яндексе. Есть и вопрос: есть ли какие правила организации файлов в компьютере, чтобы все можно было разложить по полочкам и найти быстро. Сколько лет храниться инфо в компьютерах и кто ответственный за чистку от хлама в ПК и на диске сервера компании: пользователь или компьютерщик (в корпоративных компьютерах)?. Как работает компьютер, если в нем хранится много лишнего?
Нина, четких правил организации файлов нет, их надо каждый раз «изобретать» под конкретные задачи.
Правил по срокам хранения файлов на серверах тоже нет. Все зависит от того, какую информацию хранят в этих файлах. Например, бухгалтерская информация (по правилам налоговой инспекции) хранится не менее 5-и лет. Кадровая информация хранится до 75-и лет. Многие другие виды информации не имеют четкой регламентации по срокам хранения. Это опять же надо устанавливать под конкретные задачи.
Чистят «хлам» — пользователи (обычно), так как сисадмины навряд ли осведомлены вообще о том, что в каких папках и файлах хранится. Обычно в организациях это происходит следующим образом. Сисадмин, видя, что у него заканчивается место на файловых серверах, просит (требует) от пользователей к такому-то сроку удалить лишнюю информацию и предупреждает, что в противном случае он удалит ее полностью. Как правило, срабатывает, все начинают думать, что удалить. Но удалять полностью информацию пользователей не нужно, даже если они не воспримут угрозы сисадмина. Так как среди удаленной информации может быть очень нужная.
Компьютер не понимает, много у него лишнего или не много. Поэтому на обычную производительность это не влияет. Но все программы, предназначенные для обслуживания ПК (антивирусы, программы архивации данных и т.п.) начинают работать дольше, так как приходится обслуживать большее количество папок и файлов.
Упражнения к этой статье.
1.Windows не дал «добро» при открытии второй папки и добавил в имя папки цифру 2,чтобы их отличать.
2.Windows не разрешил такое имя для нового файла, так как это имя зарезервировано для использования операционной системой.
3.Значит, не той программой пытаюсь ( мне предлагается список)
открыть файл. А что делать не знаю.
Теперь я поняла и как изменить имя файла, и как сделать так, чтобы расширения у файлов были видны.
Очень доступно и понятно изложен материал. Спасибо Вам, Надежда, за уроки!
Как отправить резюме
Соискатели часто пренебрегают самым важным правилом — правильно оформить тему письма при отправке резюме электронной почтой. Ни в коем случае не оставляйте это поле пустым: без темы ваше письмо может попасть в спам, или же работодатель попросту его не заметит.
Тема должна быть краткой, но содержать в себе необходимую информацию. Примеры удачных тем: «Отклик на вакансию помощника дизайнера», «Резюме главного бухгалтера», «Резюме Ивановой А. Н. на должность переводчика».
Иногда работодатель просит указать в теме письма что-то определенное (например, код вакансии). Обязательно обратите на это внимание, чтобы вас не сочли рассеянным.
Срочно нужна работа?
Реальные вакансии от ведущих компаний России с хорошим доходом и быстрым выходом на работу
Оператор контакт-центра (удаленно)
от 25 000 руб.
Все города России
БЕЗ ОПЫТА
Оператор дистанционного колл-центра (удаленно), также много других вакансий
25 000 руб.
Все города России
БЕЗ ОПЫТА
Курьер
3 400 руб. в день
Москва, Санкт-Петербург и другие города России
БЕЗ ОПЫТА
Что написать работодателю при отправке резюме
Не стоит отправлять работодателю пустое письмо с прикрепленным файлом резюме. Наличие сопроводительного письма не только считается признаком хорошего тона, но и показывает вашу искреннюю заинтересованность в предложенной вакансии.
Поместите сопроводительное письмо в тело сообщения. Текст письма должен быть лаконичным и может содержать в себе:
- обращение к работодателю;
- название интересующей вас вакансии;
- информацию о том, как вы ее нашли;
- краткие сведения о вашем опыте, навыках;
- завершение письма (благодарность за потраченное время, Ф.И.О.).
Пример сопроводительного письма:
«Здравствуйте, Александр Иванович!
Я увидела ваше объявление о вакансии переводчика на сайте hh.ru. Предлагаю свою кандидатуру на указанную должность и высылаю свое резюме. Я являюсь дипломированным филологом и переводчиком английского языка, имею пятилетний опыт работы с переводами технической документации. Четко и эффективно выполняю поставленные задачи.
Прошу рассмотреть мою кандидатуру и благодарю за выделенное время. Связаться со мной можно по телефону (123) 456-78-91.
С уважением, Иванова И. П.»
В каком формате лучше отправлять резюме
Как правило, резюме должно быть прикреплено отдельным файлом к письму. Универсальным расширением для документа является «doc», но также возможен формат «PDF». Не используйте менее популярные форматы, так как документ может некорректно отображаться у получателя.
Как правильно называть файлы
Отправляя резюме электронной почтой, стоит позаботиться и о названиях вложенных документов, чтобы они не затерялись на компьютере у работодателя среди других файлов. Лучше, чтобы сразу было видно, что представляет собой документ и кто его отправил. Например, подходящим вариантом названия для документа с резюме будет «Резюме_Иванова_кондитер».
В какое время лучше отправлять резюме
Большинство hr-специалистов утверждают, что время отправки резюме значения не имеет. Но вы все же можете учесть некоторые советы. Например, для того чтобы ваше письмо в начале рабочего дня оказалось в числе первых, можно отправить его ночью или рано утром. Кроме того, нежелательно отправлять резюме в пятницу, так как высланное перед выходными письмо может затеряться.
Стоит ли звонить работодателю после отправки резюме
Опыт показывает, что связаться с работодателем бывает достаточно сложно. Если номер телефона все же оставлен, на следующий день после отправки резюме можно позвонить в компанию и осведомиться, получили ли они ваше письмо. Звонок покажет, что вам действительно важна предлагаемая должность, а также не позволит вашему письму остаться без внимания.
Если дозвониться не получилось, не стоит переживать: если вы соблюли все рекомендации по отправке резюме, ваше письмо будет получено. И вам перезвонят, если вы окажетесь в числе выбранных кандидатов.
Рассылка резюме сразу нескольким адресатам
Ни в коем случае не делайте рассылку резюме одновременно нескольким компаниям. Дело в том, что работодатель обязательно увидит список получателей вашего письма и сочтет, что либо вы несерьезный человек и рассылаете резюме всем подряд, либо вам просто лень написать каждому отдельное письмо.
Название почтового ящика для общения с работодателем
Работодатель вряд ли серьезно отнесется к человеку с почтой «lapochka@mail.ru». Заведите отдельный ящик с нейтральным названием, например, с вашей фамилией.
И конечно, не забудьте проверить письмо и резюме на наличие грамматических ошибок
Ваше письмо будет первым впечатлением о вас, поэтому важно отнестись к отправке резюме серьезно и учесть все нюансы. Работодатель обязательно отметит ваш грамотный подход к делу и увидит, что вы действительно заинтересованы в вакансии.
Как записывать имя файла
Полная или частичная перепечатка каким бы то ни было способом материалов данного сайта допускается только с письменного согласия автора.
При цитировании или ином использовании материалов ссылка на сайт www.klyaksa.net обязательна.
Файловая система. Папки и файлы. Имя, тип, путь доступа к файлу.
Все программы и данные хранятся в долговременной (внешней) памяти компьютера в виде файлов.
Файл — это определенное количество информации (программа или данные), имеющее имя и хранящееся в долговременной (внешней) памяти.
Имя файла состоит из двух частей, разделенных точкой: собственно имя файла и расширение, определяющее его тип (программа, данные и т. д.). Собственно имя файлу дает пользователь, а тип файла обычно задается программой автоматически при его создании.
В различных операционных системах существуют различные форматы имен файлов. В операционной системе MS-DOS собственно имя файла должно содержать не более восьми букв латинского алфавита и цифр, а расширение состоит из трех латинских букв, например: proba.txt
В операционной системе Windows имя файла может иметь до 255 символов, причем допускается использование русского алфавита, например:
Единицы измерения информации.doc
На каждом носителе информации (гибком, жестком или лазерном диске) может храниться большое количество файлов. Порядок хранения файлов на диске определяется установленной файловой системой.
Файловая система — это система хранения файлов и организации каталогов.
Для дисков с небольшим количеством файлов (до нескольких десятков) удобно применять одноуровневую файловую систему, когда каталог (оглавление диска) представляет собой линейную последовательность имен файлов.
Если на диске хранятся сотни и тысячи файлов, то для удобства поиска файлы организуются в много уровневую иерархическую файловую систему, которая имеет «древовидную» структуру.
Начальный, корневой, каталог содержит вложенные каталоги 1-го уровня, в свою очередь, в каждом из них бывают вложенные каталоги 2-го уровня и т. д. Необходимо отметить, что в каталогах всех уровней могут храниться и файлы.
Для того чтобы найти файл в иерархической файловой структуре необходимо указать путь к файлу. В путь к файлу входят записываемые через разделитель «» логическое имя диска и последовательность имен вложенных друг в друга каталогов, в последнем из которых находится данный нужный файл.
Например, путь к файлам на рисунке можно записать так:
Полное имя файла.
Путь к файлу вместе с именем файла называют полным именем файла.
Пример полного имени файлов:
Операции над файлами.
В процессе работы на компьютере над файлами чаще всего производятся следующие операции: копирование (копия файла помещается в другой каталог); перемещение (сам файл перемещается в другой каталог); удаление (запись о файле удаляется из каталога); переименование (изменяется имя файла).
Графическое представление файловой системы.
Иерархическая файловая система MS-DOS, содержащая каталоги и файлы, представлена в операционной системе Windows с помощью графического интерфейса в форме иерархической системы папок и документов. Папка в Windows является аналогом каталога MS-DOS. Однако иерархические структуры этих систем несколько различаются. В иерархической файловой системе MS-DOS вершиной иерархии объектов является корневой каталог диска, который можно сравнить со стволом дерева — на нем растут ветки (подкаталоги), а на ветках располагаются листья (файлы).
В Windows на вершине иерархии папок находится папка Рабочий стол. (Следующий уровень представлен папками Мой компьютер, Корзина и Сетевое окружение (если компьютер подключен к локальной сети).
Здравствуйте, читатели сайта IT-уроки! Сегодня вас ждёт урок с маленьким, но важным секретом. А относится этот секрет к правильным именам файлов.
Почему-то начинающим пользователям никто не говорит, как лучше называть файлы. Но незнание простого правила может стоить немало нервов и времени.
Этот урок будет очередным шагом в повышении безопасности и надежности хранения данных.
Как правильно называть файлы?
В прошлом уроке мы разобрались с именами папок, сегодня движемся дальше и узнаем, как правильно называть файлы.
Для простоты понимания, начну с примеров НЕправильных имён файлов.
Пример первый (плохо)
Вам нужно написать отчет/доклад/диплом/резюме (нужное подчеркнуть). Вы открываете Word, набираете текст, сохраняете под именем «Отчет». Вроде бы всё нормально, не так ли? На следующий день вы решили доработать своё творение, открываете, изменяете, жмете кнопку сохранить, и… получаете тот же файл «Отчет», но с другим содержимым. Здесь уже стоило бы задуматься.
В какой-то момент вы вдруг поняли, что старый вариант был лучше. Но вы уже удалили часть своего отчета, заменив новым текстом.
Придется эту часть текста придумать заново? К сожалению, да. Но второй раз так красиво не получится? Вполне возможно.
Пример второй (еще хуже)
На третий день, продолжая работать над своим отчетом, вы отходите на кухню за чашкой чая, оставив окно программы открытым (никогда так не делайте). Конечно же, это самый подходящий момент добраться до клавиатуры ребенку/коту/тряпке_для_пыли (нужное подчеркнуть).
Вернувшись с чаем вы обнаруживаете что-то похожее на шифр от инопланетян «ывадж юбрн7 ыфва шруцз89 фыва0=== 232 вцуацуфаца» вместо отточенного за долгие дни текста…
И это чудесное послание сохранено.
Придется набирать ВЕСЬ ТЕКСТ заново? Очень жаль, но это так.
Как же быть?
Чтобы не попасть в такие неприятные ситуации, нужно научиться правильно называть файлы. Для этого следуйте рекомендации от сайта IT-уроки:
Всегда сохраняйте новую версию файла с новым именем.
Но чтобы не наводить беспорядок, новое имя должно быть похоже на старое (на основе старого). Отсюда дополнение к рекомендации:
К имени новой версии файла добавляйте номер.
Иногда важна не только версия, но и нужно знать дату, когда вы внесли изменения. В этом случае:
К имени файла можно добавить дату в формате ГОД-МЕСЯЦ-ДЕНЬ.
Почему именно в таком виде? Всё просто, в проводнике файлы будут сортироваться в правильном порядке (по дате и версии).
На рисунке ниже названия файлов одного из IT-уроков:
Пример правильных имён файлов
Да, у вас будет целый набор файлов с похожими именами, и это именно то, что нам нужно. Сейчас объясню на примере:
Пример третий (хорошо)
Вы набираете текст в документе (отчет/доклад/диплом/резюме) и периодически сохраняете его под новым именем: «Отчет 01», через полчаса «Отчет 02», на следующий день «Отчет 03» и так далее.
Что делать, если на следующий день вы изменили часть текста и сохранили документ как «Отчет 04», а потом решили восстановить старый вариант (как в первом примере с Пушкиным)? Просто откройте «Отчет 03» и скопируйте нужный текст в новую версию.
Под каким именем сохранить исправленный документ?
Правильно, «Отчет 05»! Быстро учитесь 🙂
Пример четвертый (отлично)
Есть документы, для которых немалую роль играет дата их создания, например, резюме. В этом случае вы можете создать файл «Моё резюме 20140108». После следующего изменения вы сохраните его как «Моё резюме 20140201».
Возможно, вам понадобится создать несколько версий документа в один день, поэтому лучше добавлять и дату, и номер версии: «Моё резюме 20140201-02».
Кажется, хватит примеров.
Заключение
Сегодня мы с вами разобрались, как лучше называть файлы. Было много примеров и описаний, поэтому подведу итог в виде вот такой формулы с правильными именами:
Формула правильных имен файлов
На сегодня всё, а вы в комментариях можете поделиться своей формулой правильных имён файлов и папок.
P.S. Следующий урок будет самым важным в этой серии, не пропустите! Подписаться на новости сайта можно по этой ссылке или с помощью специальной формы ниже.
Копирование запрещено, но можно делиться ссылками:
Существует три основных типа файлов:
| стандартный | Предназначен для хранения данных (текстовых или двоичных данных и исполняемого кода). |
| каталог | Содержит информацию, применяемую для доступа к другим файлам. |
| специальный | Представляет собой файл канала FIFO или файл физического устройства. |
Система распознает только файлы этих типов. Однако в операционной системе также применяются многие производные типы файлов
Имя:
Файлы, название которых начинается с точки, называются скрытыми файлами или «dot» файлами. Увидеть такие файлы можно и с помощью графического файлового менеджера, такого как Наутилус, и из оболочки командной строки. В Наутилусе выберите Правка (Edit) → Параметры (Preferences). В появившемся окне во вкладке Вид (View) выберитеПоказывать скрытые файлы (ShowHiddenFiles). В командной строке воспользуйтесь для просмотра содержимого каталога командой ls -al. Просматривая скрытые файлы в своем домашнем каталоге, вы можете удивиться их количеству. Эти скрытые файлы обычно бывают конфигурационными файлами приложений. Их прячут, чтобы предотвратить их случайное изменение и не загромождать окно просмотра домашнего каталога.
Типы файлов:
Batchfile(Пакетный файл) — То же самое, что и командный файл. С одержит команды операционной системы
Binaryfile(Двоичный файл) — Содержит данные или команды в двоичном виде
Commandfile(Командный файл) — Содержит команды операционной системы
Datafile(Файл данных) — Содержит данные
Directoryfile(Файл директории) — Содержит информацию о файлах, находящихся в директории
Executablefile(Исполняемый файл) — Содержит программу или команды в исполняемом формате
Libraryfile(Файл библиотеки) — Содержит функции в объектном формате
Mapfile(Файл карты) — Содержит карту программы
Objectfile(Объектный файл) — Содержит код программы (функции) после компиляции
Textfile(Текстовый файл) — Содержит текст (который можно читать); это может
быть файл, который создан редактором текстов или любой файл в формате ASCII.
Путь доступа к файлу:
Файловая система построена из обыкновенных файлов, символических связей и справочников. Эти компоненты обеспечивают способ организации, поиска и управления информацией.
Обыкновенные файлы — это набор символов, хранящихся на диске. Они могут хранить тексты или программы или коды программ.
Специальные файлы соответствуют физическим устройствам (например, терминал или диск).
Символическая связь — это файл, который указывает на другой файл.
Справочник содержит имена других справочников (называемых подсправочниками) или файлов. Все справочники и файлы организованы в три отдельные структуры. В этой иерархии файлы и справочники, которые имеют подчинение, называются взаимоотношением.
Этот тип отношений возможен для многих уровней иерархии файлов и справочников.
Полное имя файла:
Полное имя файла (полный путь к файлу) в Windows системах состоит из буквы диска, после которого ставится двоеточие и наклонная черта (обратный слеш), затем через обратные слеши перечисляются подкаталоги, в конце пишется имя файла. Строка завершается символом NULL. Пример:
в *nix системах полный путь состоит из слеша (/), обозначающего корневой каталог, после которого через слеши перечисляются подкаталоги, в конце пишется имя файла. Пример:
Имя файла состоит из двух частей, разделенных точкой:
Название (до точки, часто также называют именем);
Расширение (необязательная часть).
Полное имя файла (включая расширение) в Windows может содержать до 260 символов, данное значение определено константой MAX_PATH в Windows API; например максимально допустимое полное имя файла на диске C будет таким «C: NULL». Однако юникод версии некоторых функций позволяют использовать имена файлов содержащие до 32000 символов, такие имена начинаются с префикса «\?». Пример:
При использовании префикса «\?» необходимо указывать абсолютный путь к файлу, относительные пути не допускаются. При использовании относительных путей максимальное полное имя файла ограничено константой MAX_PATH (260 символов).
В Windows в имени файла запрещено использование некоторых служебных символов: «», «/», «:», «*», «?», «»», « », «|». В Linux эти символы, кроме «/», допустимы, хотя использовать их следует с осторожностью, так как некоторые из них могут иметь специальный смысл, а также из соображений совместимости с другими ОС.
Название файлу (до точки) следует давать осмысленное, говорящее о назначении файла, дабы избежать путаницы в дальнейшем.
Файловые менеджеры.
Файловый менеджер (англ.filemanager) — компьютерная программа, предоставляющая интерфейс пользователя для работы с файловой системой и файлами. Файловый менеджер позволяет выполнять наиболее частые операции над файлами — создание, открытие/проигрывание/просмотр, редактирование, перемещение, переименование, копирование, удаление, изменение атрибутов и свойств, поиск файлов и назначение прав. Помимо основных функций, многие файловые менеджеры включают ряд дополнительных возможностей, например, таких как работа с сетью (через FTP, NFS и т. п.), резервное копирование, управление принтерами и пр.
Выделяют различные типы файловых менеджеров, например:
Навигационные и пространственные — иногда поддерживается переключение между этими режимами.
Двупанельные — в общем случае имеют две равноценных панели для списка файлов, дерева каталогов и т. п.
Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:
Лучшие изречения: Для студента самое главное не сдать экзамен, а вовремя вспомнить про него. 10068 — | 7511 — или читать все.
78.85.5.224 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.
Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)
очень нужно