Как в экселе показать излишки или недостачи

10

«Порой становится жалко продавцов, которые вынуждены записывать в тетрадки проданный товар». Вот чем поможет Excel в инвентаризации

Фото: businessman.ru

«Многие предприниматели сильно недооценивают Excel», — уверен интерим-менеджер по оптимизации процессов в дистрибьюторских компаниях Александр Зайцев. Получив более чем двадцатилетний опыт работы в сфере, он нашел простое прикладное применение Microsoft Excel совместно со сканером штрих-кода практически в любой компании: на складе, в магазине, на производстве. Помогла нащупать идею простая инвентаризация. Подробности — в материале.

Статья подготовлена при помощи международной организации интерим-менеджеров Interim Business Association (США, Польша, Украина, Беларусь, Казахстан).

Совместно с компанией Interim Business Association мы продолжаем рубрику «Управление изменениями в компании». Материалы этой рубрики выходят еженедельно в среду. В них вы найдете полезную информацию и практические советы по менеджменту и управлению изменениями.
Узнать, нужны ли вашей компании изменения, вы можете прямо сейчас с помощью экспресс-диагностики через специального бота или пройдя диагностику на сайте. Для этого вам понадобится не более 5 минут.

«Один зачитывает, другой ищет в Excel 150 000 SKU»

— Идея использования Microsoft Excel совместно со сканером штрих-кода появилась благодаря банальной инвентаризации.

Сканер штрих-кода — это устройство, которое считывает штрих-код, нанесенный на упаковку товара или иной носитель, и передает эту информацию в компьютер, кассовый аппарат, POS-систему.

Я тогда пришел в одну из известных белорусских компаний руководить складской и транспортной логистикой. И в первый рабочий день, войдя на склад, застал толпу сотрудников, двигающихся по рядам хранения продукции, считающих товар и громко выкрикивающих другому коллеге наименование, цвет, размер, SKU и его количество на остатке. Тот, в свою очередь, находил в толстом списке распечатанной ведомости эту позицию и вписывал услышанный остаток.

На свой вопрос: «Что это?» — услышал ответ с некой магической интонацией в голосе:
«Инвентариза-а-ация!»

Затем, по окончании подсчета, все должны были следовать в офис и приниматься за перенос данных из этой ведомости с бумажных носителей в электронный список методом «один читает, другой ищет в Excel и ставит количество уже в электронный документ».

Фото: zen.yandex.ru

Таким образом, процесс подсчета затягивается до бесконечности. Сначала считаем — пишем на бумаге, а потом читаем на бумаге и вносим в таблицу компьютера.

Думаю, не стоит говорить, какими словами это сопровождалось, если предстояло пересчитать 150 000 SKU. Зрение, голосовые связки от диктовки, моральное напряжение, чтобы не совершить ошибки (которые все равно случались), и, как результат, — пересорт/излишек/недостача… Единственное, что может зародиться в головах участников этого процесса — это очень крепкие слова.

Думаю, вам эта картина знакома. Особенно с ней сталкиваются компании, не имеющие WMS.

Warehouse Management System (WMS) — система управления складом — это программное обеспечение, предназначенное для автоматизации управления процессами склада и работы складского комплекса.

И тут руку помощи вам протянет… Excel.

Я считаю, что для любого предприятия оптимизация своей деятельности играет ключевую роль. Время на подсчет, человеко-часы, стоп-отгрузки — все это операционные издержки и минус в вашу карму.

Ведение бизнеса в нынешних условиях можно сравнить с управлением летательном аппаратом в сложных метеорологических условиях.

Потому что среда, в которой бизнес развивается, так же изменчива, как и погода в ненастье.

И чтобы держать «летательный аппарат» бизнеса в устойчивом положении и направлять его в необходимой пункт назначения, нужно вовремя реагировать на изменения конъюнктуры рынка, конкурентную среду, развитие продуктового портфеля. Иначе вы разобьетесь.

Управление товарными запасами, имуществом, производимыми активами — все это важно учитывать и анализировать. И, анализируя, важно вовремя замечать негативные моменты, которые ведут к «потере высоты» и, как следствие, могут привести к крушению. Видели когда-нибудь, как устроена кабина летательного аппарата? Нечто подобное просто необходимо и вашему бизнесу.

Фото предоставлено авторами материала

Управление ради прибыльности — вот цель использования инструментов учета.
Вам нужно окружить себя массой «приборов», каждый из которых имеет важное значение и свой механизм в управлении бизнесом. Например, большие компании могут позволить себе купить дорогостоящие программы: 1C, Axapta, WMS, SAP и прочие. А розничные операторы и сети, как правило, прописывают свое ПО для учета товарооборота, дебиторской задолженности, выявления OUT OF STOCK (отсутствие товара) или OVERSTOCK (излишнее количество товара), АВС- и XYZ-анализа.

Фактически это расходы на операционную деятельность. В них входит:

• Покупка самой программы
• Оплата работы программиста(-ов)
• Дальнейшие оплаты лицензий с продлением продавцам ПО
• Зависимость от третьих лиц: в случае, если вам нужно будет сделать поправку в каком-либо нестандартном быстром отчете, вы никак не сможете обойтись без обращения к своему программисту или аналитику для формирования «матрицы» этого отчета в программе.

Но есть альтернативный путь — использование Excel, который по умолчанию установлен на каждом ноутбуке. И эта программа позволяет творить чудеса и создавать невероятные отчеты.

Одно из решений, которое я рекомендую, — это учет активов и основных средств компании, количественный ежедневный учет продаваемого товара из магазина, учет возвратов на объект хранения при помощи таблицы Exel и сканера штрих-кода. Впрочем, варианты применения этого решения достаточно широки. Но особенно оно будет полезно там, где требуется четкий контроль движения учитываемых позиций.

Итак, мы знаем, что каждую учетную единицу, будь то мебель, оборудование, товар, можно идентифицировать штрих-кодом. Товар, который вы покупаете в магазине, уже на заводе у производителя снабжается штрих-кодом. Поэтому оборудование или мебель вы можете идентифицировать штрих-кодом сами, придумав его согласно вашей логике.

Все, что дальше необходимо сделать — это занести в Excel информацию о том, какому штрих-коду какая учетная единица соответствует. Таким образом, вы можете быстро и эффективно:

• Делать ревизии имущества в офисе
• Проводить инвентаризации товара на складе
• Учитывать продажи товара в магазине
• Контролировать остатки товара
• При возврате товара от клиента контролировать соответствие документального возврата с тем товаром, который фактически прибыл с этим документом.

При этом важно понимать, что если вы примете товар по документу, но не проверите фактическое соответствие тех позиций, которые указаны в сопровождающем документе, то у вас большая вероятность возникновения излишков/недостач/пересорта либо приема товара на склад, который до этого вы никогда не отгружали.

Давайте теперь по отдельности разберем, как Excel и штрих-код могут быть полезны в каждом конкретном случае.

1. «Не нужно диктовать длинные номера»: инвентаризация основных средств имущества фирмы

В каждой компании есть имущество, которое она закупила для ведения своей деятельности. Это столы, стулья, шкафы, офисная оргтехника и прочие материальные ценности, которые не подлежат списанию как расходные материальные средства. Данное имущество значится в бухгалтерской ведомости и должно быть посчитано и быть в наличии.

К подобному имуществу, оборудованию прикреплен или на нем написан инвентарный учетный номер. Вы наверняка помните этот забавный сюжет в фильме «Служебный роман» Э. Рязанова, когда в кабинет к героиням Алисы Фрейндлих с Лии Ахеджаковой врывается толпа участников инвентаризации во главе с актером Георгием Бурковым, и они начинают наперебой читать инвентарные номера имущества, которое находится в этом кабинете, и отмечать его наличие в журнале.

Фото предоставлено авторами материала

На самом деле этим процессом может заниматься один ответственный сотрудник, имея сканер штрих-кода в одной руке и Excel на планшете — в другой.

Фото предоставлено авторами материала

При этом не нужно диктовать длинные номера имущественных кодов, искать их визуально в сотнях строк ведомости, что в свою очередь влечет временные и эмоциональные затраты, а также возникновение ошибок.

Ваша задача — лишь отсканировать все штрих-коды в данном помещении, зале, предприятии. Excel сам найдет в списке соответствующее наименование имущества и учтет его. Все необходимые данные берутся из инвентаризационной описи основных средств вашей учетной программы в бухгалтерии. Все новое имущество вводится в данный файл, а списанное либо выводится, либо отмечается как списанное с учета.

Нажмите для увеличения

Изображение предоставлено авторами материала

По завершении сканирования вы сохраняете список проверки и можете его экспортировать в учетную программу бухгалтера для формирования инвентаризационной ведомости.

2. «Таких я называю „25 лет в торговле“»: учет товаров в магазине, на складе, инвентаризация

Продажи — это основная задача магазина или торгового объекта. Понимать, что продано, какие позиции на остатке и сколько, что пользуется спросом, а что является неликвидным товаром и требует меньших запасов, а порой вывода из ассортиментной матрицы — залог успеха торговой деятельности.

Я часто бывал в регионах и наблюдал, как предприниматели ведут учет продаж. Порой становится жалко продавцов, которые вынуждены записывать в тетрадки те позиции, которые продают в течение дня. Как результат — потом возникает дикое мучение подведения итогов, подсчета остатков магазина, заказа от поставщика, выяснения локомотивов продаж и так далее…

Особенно весело слышать слова так называемых гуру продаж, мол, они настолько гениальны и давно работают, что сами знают, какой ассортимент лучше всего продается.

У меня для таких есть кодовое название — «25 лет в торговле».

Важно понимать, что инструмент учета продаж при помощи сканера штрих-кода и Excel — невероятно доступный и незаменимый для тех продавцов, которые хотят отслеживать ликвидность позиций, шлак на полках, делать ABC-анализ и проводить аналитику из месяца в месяц и на основании этого делать вывод о продаваемости товара.

Я не буду сейчас напоминать развернуто Матрицу БКГ (Бостонской консалтинговой группы). Кратко скажу, что товары, согласно МБКГ, делятся на 4 категории:

Так вот, используя учет товара при помощи сканера штрих-кода, вы можете делать ABC-анализ и делить эти товары по продаваемости, по вялой ликвидности и, соответственно, прибегать к тактическим ходам в управлении ассортиментом и достижении стратегической цели — рост прибыли.

Вся самая сложная работа ждет вас только в самом начале этой истории и заключается в том, чтобы внести ассортимент в файл учета.

Далее вам потребуется вводить лишь новинки, которые периодически будут появляться у поставщиков. Информацию вы спокойно берете у дистрибьюторов, которые поставляют вам продукцию в магазин. Эти поставщики обязательно предоставят вам прайс-листы в Excel, которые имеют названия товарных единиц или SKU с их баркодами, артикулами, категориями ассортимента товара и ценами. И все, что вам остается сделать, — это скопировать данные из прайс-листов и внести их в ваш файл.

В дальнейшем, ведя торговую деятельность и день за днем учитывая продажи по каждому SKU, вы сможете создавать месячный отчет, видеть те позиции, которые продаются чаще всего, и те, которые залеживаются на полках магазина, генерируя низкооборотистую товарную массу, как я это называю, «шлакование матрицы».

Ваша задача как продавца — выделить у всех поставщиков «локомотивы» из категорий А и В и минимизировать у себя товарные запасы из категории С. Поэтому любому магазину крайне необходимо как можно скорее переходить на сканированный учет товара в продажах.

Фото: cleverence.in.ua

Аналогичная ситуация и со складами. Ведь приход товара на склад для хранения и отгрузка его после хранения — это такие же продажи, только в большем объеме, и тут для вас являются важными адресное хранение и учет наличия товара. Тут вступают в роль критерии складской логистики — FIFO, FEFO и LIFO.

Это также можно учитывать при помощи Exel и сканера при приемке, размещении товара на хранение, перемещении в пикинг (доминирующий процесс, вокруг которого строится организация всех складских процедур) для обеспечения заявок, отгрузке со склада и приемке возвратов из розницы. Словом, разработанный Excel-файл имеет универсальное прикладное применение в различных областях.

Предвижу зарождение предложения или вопроса об использовании данного инструмента в Google-таблицах. Скажу сразу, у меня были мысли о выводе этого продукта в интернет-пространство, чтобы можно было сканировать через интернет. Но на практике выяснилось, что здесь есть очень серьезный недостаток: вы будете зависеть от интернет-соединения.

Из опыта скажу, что иногда магазины находятся в местах с неустойчивой связью, на территории зданий, где интернет или отсутствует, или имеет весьма неустойчивое соединение. Или, к примеру, вы сканируете имущество, товар на складе хранения — в подобных помещениях и на производственных территориях также часто отсутствует интернет.

Поэтому моя принципиальная позиция — связь ноутбука должна быть только со сканером, а вот сканер использовать принципиально беспроводной, чтобы у вас была свобода действий и в процессе работы вы могли дотянуться до любого труднодоступного места сканером и не быть привязанным к ноутбуку.

Выводы

Резюмируя вышесказанное, определим направления деятельности, где можно применить разработанный файл учета в Exel в паре со сканером:

Складской учет в Excel – программа без макросов и программирования

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

1. Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
2. Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
3. Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
4. Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

1. Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
2. При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
3. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
4. Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.

Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1» . Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Формируем таблицу «Расход товаров».

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

ИНВ-26: ведомость учета выявленных инвентаризацией результатов

Чтобы отразить излишки или недостачу по итогам отдельно взятой инвентаризации или всех инвентаризаций, которые были в течение года, составляют ведомость учета выявленных инвентаризацией результатов (ИНВ-26).

Скачать бесплатно бланк ИНВ-26 (excel)

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

ИНВ-26 применяют при проведении как плановых, так и внеплановых проверок. Образец бланка разработал Госкомстат. Унифицированная форма ИНВ-26 не является обязательной. Вы можете разработать свой бланк. Но учтите, что форма сложная, поэтому лучше возьмите наш образец заполнения ИНВ-26, в нем есть все обязательные реквизиты. У нас есть документы в разных форматах — бесплатно скачать бланк ИНВ-26 (word) можно здесь.

Обратите внимание, проводить проверку нужно обязательно:

• при передаче имущества компании в аренду, выкупе или продаже,
• перед составлением годовой отчетности,
• при смене материально-ответственных лиц,
• при кражах или порче ТМЦ,
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или прочих чрезвычайных ситуаций,
• при ликвидации предприятия.

Форма ИНВ-26: образец заполнения

Ведомость учета выявленных инвентаризацией результатов (форма ИНВ-26) заполняется в двух экземплярах. Один должен храниться в подразделении, где была проверка, второй — в бухгалтерии. В бланке много полей и граф, скачайте актуальный в 2023 году образец заполнения формы ИНВ-26 — в нашем примере заполнены все нужные поля.

Перед инвентаризацией нужно составить приказ о проведении проверки по форме ИНВ-22 и назначить членов комиссии, которые будут проводить проверку.

В первой части ведомости учета выявленных инвентаризацией результатов ИНВ-26 обязательно укажите:

• название компании,
• номер и дату составления документа,
• отчетный период инвентаризации.

Во второй части бланка ИНВ-26 укажите:

• название и номер счета бухучета, информация которого используется для выявления излишков или недостач,
• излишки или недостачи,
• сведения об испорченном имуществе, которое нашли в ходе проверки,
• информацию о зачете недостач и испорченного имущества по пересортице,
• списание недостач и испорченного ТМЦ в рамках естественной убыли,
• отнесение недостач и испорченного имущества на виновных.

Образец заполнения формы ИНВ-26 смотрите здесь.

Могут заполняться не все поля, но прочерки в бланке ИНВ-26 не ставятся. Если какая-то графа вам не понадобилась, просто оставьте ее пустой.

Бланк ИНВ-26 должны подписать директор компании, главбух и руководитель комиссии, которая проводит инвентаризацию.

Подписи должны быть на оборотной стороне бланка ИНВ-26. Туда же ставится и печать.

Более 2 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад

Актуальный в 2023 бланк ИНВ-26 можно скачать у нас в разных форматах. Выбирайте тот, в котором вам привычнее работать. Ниже можно бесплатно скачать бланк ИНВ-26 в word

Бесплатно скачать бланк ИНВ-26 (word)

Эта ведомость учета выявленных инвентаризацией результатов (ИНВ-26) соответствует нормам законодательства. Можете использовать этот бланк как шаблон.

Бесплатно скачать бланк ИНВ-26 (excel) можно здесь.

Главная цель проверки — выявить излишки или недостающее имущество. Ведомость учета выявленных инвентаризацией результатов подходит для этого больше всего, так как в ней есть графы для всех параметров учета ТМЦ. Например, хорошо видно в форме ИНВ-26 недостачу — образец ниже.

Прочитать, как проводить инвентаризацию от начала и до конца, можно в нашей статье: «Проведение инвентаризации и оформление ее результатов».

Пример заполнения бланка (ИНВ-19) сличительной ведомости результатов инвентаризации

Ведомость по форме ИНВ-19 оформляется, если в результате проведения инвентаризации было обнаружено отклонение от учетных данных. В нее вносится информация только о тех товарно-материальных ценностях, по которым обнаружены расхождения. Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ — обязательный документ в случае пересортицы, когда возможен взаимозачет недостач излишками товара того же сорта, а также в таких ситуациях, когда зачесть одни товары другими нельзя. Ведомость можно заполнить как вручную, так и на компьютере. Правила заполнения сличительной ведомости утверждены приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49 (пункт 4.1).

Основное назначение

Проведение учета – это обязательная процедура, в ходе которой практически всегда неизбежно обнаруживаются расхождения:

• излишки;
• недостача.

Все эти расхождения обязательно фиксируются в письменном виде. Процедура составления отчетности необходима, прежде всего, самой компании, поскольку:

1. Благодаря детальному учету можно корректно составить документы бухгалтерской отчетности.
2. Есть возможность проанализировать причины недостачи и снизить ее объемы.
3. Можно увидеть слабые места в системе хранения, транспортировке товаров в пределах предприятия, в работе сотрудников, что приводит к расхождениям в результатах.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Ведомость заполняется во всех случаях при проведении учета – как планового, так и внеочередного (например, после увольнения одного материально ответственного лица и передачи его полномочий новому сотруднику).

Как проводится инвентаризация

Для начала разберемся с вопросом, как компании инвентаризируют основные средства и товарно-материальные ценности. В первую очередь оформляется соответствующий приказ. Для него разработана унифицированная форма № ИНВ-22, форма по ОКУД 0317018. В ней содержится такая информация:

• наименование организации;
• структурное подразделение;
• состав инвентаризационной комиссии;
• перечень проверяемых обязательств, имущества и основных средств;
• время и место инвентаризации;
• основание для проведения инвентаризации.

Инвентаризации подлежат как основные средства и активы, находящиеся в собственности организации, так и ОС, которые пришлось арендовать.

Перечень составляется в двух экземплярах. Первый — для бухгалтерской службы для составления сличительной ведомости (если есть расхождения с бухгалтерским учетом). Второй — для материально ответственного лица (МОЛ).

При смене материально ответственного лица опись составляется в трех экземплярах.

До начала процедуры у материально ответственного лица берется расписка, что все документы сданы в бухгалтерию, следовательно, приняты к учету или списаны в расход. Она составляется на унифицированной форме описи, внизу на заглавном листе. Отдельного документа не нужно.

Почему расходятся результаты

Очевидно, что результаты подсчета товарных единиц, материалов, сырья, продуктов и других материальных ценностей, могут разойтись с представленными в учетных документах из-за допущенной невнимательности. Причем ошибка может возникнуть сразу на нескольких этапах или на одном из них:

1. Ошибки во время подсчета – это наиболее вероятная и реальная причина.
2. Ошибки при составлении того или иного документа с остатками.

Наряду с этим причины расхождений могут быть связаны с такими факторами:

• пересортица;
• хищение;
• пропажа предмета (по невнимательности);
• ошибка кассира (товар не был пробит и просто «передан» на кассе).

Анализ конкретных причин – всегда сложный процесс. Как правило, результатов только одной инвентаризации, представленных в сличительной ведомости, недостаточно. Понадобится провести серию проверок (в том числе внеплановых), чтобы установить конкретные причины расхождений.

Составляющие части бланка

​

Ведомость состоит из двух основных частей. Первая – шапка, в которой вписываются реквизиты организации. Табличная, вторая, часть содержит собственно информацию о товарных ценностях, найденных в излишке или недостаче по сравнению с информацией из бухгалтерского учета. Должны быть указаны:

• Товарно-материальные ценности не только по их названию, но и коду, характеристикам.
• Единицы измерения.
• Номера инвентаризации и регистрации.
• Количество недостачи (излишка) и ее стоимость.
• Отдельно указывать эту же информацию по пересортице, конкретизировав информацию порядковыми номерами.
• Информация по оприходованию излишков.
• Окончательные данные по недостаче (излишкам).

Порядок заполнения

Результаты с расхождениями не сразу заносятся в бланк. Как правило, процедура выглядит следующим образом:

1. Работники, принимающие участие в инвентаризационной комиссии обнаруживают недостачу и/или излишки.
2. Они сразу фиксируют эти сведения в свои личные бумаги (черновой вариант).
3. Затем перепроверяют данные, чтобы исключить возможность ошибки по невнимательности (обычно пересчитывает другой сотрудник для большей достоверности).
4. Если подтверждается, что факт недостачи или излишков действительно имеет место, результат инвентаризации переносится в чистовой вариант – т.е. в сличительную ведомость.

Бланк и образец документа

Если задействовать наиболее распространенную форму ИНВ-19, достаточно просто корректно заполнить все поля. Если же разработать и использовать собственный образец, то при его составлении важно учесть, чтобы документ содержал такую информацию:

1. Название организации, вид ее деятельности, коды по ОКУД и ОКПО.
2. Ссылка на документ, который регламентировал начало проведения инвентаризации – обычно издается соответствующий приказ, в котором оговариваются сроки процедуры, ответственные лица и председатель комиссии.
3. Сроки проведения инвентаризации – начальная и конечная даты (иногда они могут совпадать).
4. Номер документа (применяется сквозная нумерация в течение всего года или по другим периодам – на усмотрение администрации).
5. ФИО, полное название должности ответственного лица. Это может быть заведующий складом, менеджер отдела, старший кассир/продавец, администратор и др.
6. Основная часть сличительной ведомости представлена в виде таблицы, в которой фиксируются результаты инвентаризации. Необходимо указать только те группы товаров, по которым обнаружена недостача и/или избыток (в том числе в результате пересортицы). В форме ИНВ-19 содержатся 32 графы, в том числе:

• название товара (или иной ценности), его сорт, вид;
• маркировка товара в виде кода, который принят в системе номенклатуры на складе или в магазине;
• результаты по учету – с расхождением в количествах и в рублях (как по излишкам, так и по недостаче);
• расхождения по пересортице;
• окончательно посчитанные расхождения (с учетом дополнительных итоговых проверок).

1. В конце ведомости еще раз ставит свою подпись материально ответственное лицо, что означает факт его ознакомления с результатами.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Суммы указываются с точностью до копеек. Если значение не содержит копеек, можно указать в простом формате, например 1000 (рублей), а не 1000,00 (рублей).

Бланк формы ИНВ-19 показан ниже.

А вот готовый пример:

Образец заполнения сличительной ведомости ИНВ-19

Шаг 1. Заполняем наименование организации, структурное подразделение, код по ОКТМО, вид ценностей, реквизиты документа-основания для проведения инвентаризации.

Шаг 2. Материально ответственное лицо удостоверяет своей подписью, что все ТМЦ оприходованы или списаны.

Шаг 3: В организациях, где ведется автоматический учет данных в специализированных программах, форма № ИНВ-3 составляется при помощи этих программ. Они сами заполняют графы 1-9, а комиссия отмечает в графе 10 наличие объектов по перечню. Комиссия определяет реальное наличие инвентаризируемого имущества, пересчитывая и перевешивая его при необходимости.

В примере ниже номенклатурный и инвентарный номера совпадают, но это не обязательное условие. Столбец «номер паспорта» (9) заполняется только в случае, если ТМЦ содержат драгоценные камни и металлы.

Итог подводится по каждой странице формы. Количество страниц может быть любое, в зависимости от фактического наличия ценностей.

Шаг 4. После заполнения всех полей составляется последний лист с итогами всех страниц, подписью председателя и составом инвентаризационной комиссии, которые определены в приказе. В комиссию могут входить:

• административный персонал организации;
• работники бухгалтерии;
• иные специалисты.

Лица, ответственные за хранение ТМЦ, подтверждают факт присутствия на инвентаризации и подписывают ведомость, соглашаясь с фактическими данными, которые в ней указаны.

Образец заполнения инвентаризационной описи основных средств представляет собой унифицированную форму № ИНВ-1. Документ для основных средств заполняется аналогично примеру для формы № ИНВ-3. Смело используйте приведенную инструкцию.

• На главной странице документа необходимо прописать: наименование предприятия;
• наименование подразделения;
• порядковый номер приказа об инвентаризации;
• дату проведения проверки;
• сроки осуществления инвентаризации;
• порядковый номер ведомости;
• дату заполнения ведомости;
• ФИО ответственных лиц и занимаемые ими должности.

• На двух следующих страницах располагается таблица, в которую заносятся данные о ТМЦ, по которым выявлены несоответствия.

• Если есть какие-то ТМЦ, которые предприятие приняло на хранение, то они вносятся в опись (форма ИНВ-5) и на них заполняется еще одна сличительная ведомость.

• В таблице фиксируется информация обо всех товарах, объектах готовой продукции и материалах, и других ТМЦ, в количестве которых не совпали фактические и приведенные ранее учетные показатели.

• В описание каждого объекта ТМЦ входит: единица измерения (сюда входит и код по ОКЕИ);
• присвоенный инвентарный номер и номер паспорта (если ТМЦ содержит драгметаллы);
• излишки (графа 8 и графа 9);
• недостача (графа 10 и графа 11).

• Данный документ оформляет сотрудник бухгалтерии, который осуществляет сверку данных в учете. Информация об излишках вносится в графу 12, 13, 14. Уточнение о недостаче в графу 15, 16, 17.

• Показания по излишкам, учтенным как покрытие недостач, указываются в графах 18, 19, 20.

• Показания по недостаче – в графах 21, 22, 23.

• Итоговые показания по количеству излишков и денежной сумме, которые обнаружились согласно результатам проверки, вносятся в графы 24-25.

• Графа 26 предназначена для указания номера счета, на который будут оприходованы излишки.

• Оставшиеся графы заполняются информацией об имеющейся итоговой недостаче.

• После подведения итогов по данным на второй и третьей страниц подводится итог по всей таблице.

• В конце сличительной ведомости подписывается работник бухгалтерии, который ее заполнил и лица, являющиеся материально-ответственными, соглашаясь полученными результатами.

Данная унифицированная форма для сличительной ведомости не является обязательной. Можно подготовить свою собственную форму для внесения подобных данных.

Для учета и фиксации недостач и излишков основных средств используется особая форма – ИНВ-18. Когда все фактические данные получены, их сверяют с данными бухучета. В форме содержится информация об излишках и недостачах по основным средствам (ОС) и нематериальным активам (НМА).

Образец заполнения, который приведен ниже, подготовлен нами на основании официальной формы.

Сличительную ведомость заполняет работник бухгалтерии. Ее можно подготовить, как заполнив от руки, так и напечатав с помощью вычислительной или другой техники. Материально ответственное лицо при этом делает в ведомости отметку о своем согласии или несогласии с результатами сверки фактического состояния имущества и учетных данных.

Этим не следует пренебрегать, так как нарушение этого правила может привести к спорам по поводу достоверности отраженной в ведомостях информации. При заполнении сличительных ведомостей следует помнить, что их составляют не менее чем в 2-х экземплярах. Один передается в бухгалтерскую службу, а второй оставляют у материально ответственных за сохранность ОС лиц.

Более простая форма

Каждая компания вправе сама решить, какой именно бланк использовать. При этом форма ИНВ-19 используется очень часто – с одной стороны, она удобна, с другой, многие фирмы продолжают применять ее по деловой привычке. Однако в некоторых случаях может пригодиться более простой вариант бланка, в котором можно указать минимум данных:

• наименование компании и склада, дата составления;
• наименование товара;
• его количество (фактом);
• его количество (по документам);
• выявленное отклонение;
• единицы измерения;
• цена единицы;
• сумма всех товаров по фактическому количеству;
• сумма всех товаров по данным в учетных документах;
• подписи, должности ответственных лиц, расшифровки подписей.

Такой вариант позволяет значительно сэкономить время. Он используется при проведении учета на небольших складах, при подсчете отдельных позиций (участков), а также при повторном пересчете, если обнаружены отклонения, которые вызывают сомнения (т.е. есть основания думать, что причина ошибки – невнимательность).

Образец и пустой бланк формы ИНВ-19

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ИНВ-19 охватывает как материальные, так и нематериальные ценности, а также сырье. Предметы на ответственном хранении вносятся в другой формуляр — ИНВ-5. Для основных средств предназначена ведомость ИНВ-18. Не входят в бланк и позиции, взятые в аренду.

ВАЖНО! Форма ИНВ-19 предполагает двустороннюю печать в 2 экземплярах. В нашем примере страница №1 — это лицевая сторона, а страница №2 — обратная. Заполнять формуляр можно либо вручную, либо в электронном виде. Одна из заверенных копий передается в бухгалтерию, а вторая — хранится на той торговой точке или складе, где обнаружены недостача, пересортица или излишек.