Что определяет изображение данных в ячейке

Форматы данных в электронных таблицах. Форматирование ячеек

В табличных процессах предусматриваются разные форматы представления данных. Форматы определяют типы данных электронной таблицы:

• ? Общий — это ячейки могут содержать как текстовую, так и цифровую информацию.
• ? Числовой — для цифровой информации.
• ? Денежный — для отображения денежных величин в заранее заданной пользователем валюте.
• ? Финансовый — для отображения денежных величин с выравниванием по разделителю и дробной части.
• ? Дата.
• ? Время.

• ? Процентный.
• ? Дробный
• ? Экспоненциальный.
• ? Текстовый.

Форматирование в Excel применяется для облегчения восприятия данных, что играет немаловажную роль в производительности труда.

Форматирование в Exсle осуществляеться с помощью формул.

Можно изменить формат текста, шрифт, размер шрифта,цвет,видооизменение

Графическое отображение данных в электронных таблицах. Графически электронные данные представляют в виде диаграмм и графиков

Диаграмма — изображение, рисунок, чертёж) — графическое представление данных, позволяющее быстро оценить соотношение нескольких величин. Представляет собой геометрическое символьное изображение информации с применением различных приёмов техники визуализации

Типы диаграмм

Диаграммы в основном состоят из геометрических объектов (точек, линий, фигур различной формы и цвета) и вспомогательных элементов (осей координат, условных обозначений, заголовков и т. п.). Также диаграммы делятся на плоскостные (двумерные) и пространственные (трёхмерные или объёмные). Сравнение и сопоставление геометрических объектов на диаграммах может происходить по различным измерениям: по площади фигуры или её высоте, по местонахождению точек, по их густоте, по интенсивности цвета и т. д. Кроме того, данные могут быть представлены в прямоугольной или полярной системе координат.

Графики — это метод условных изображений при помощи линий, точек, геометрических фигур и других символов.

График и график с маркерами

График с накоплением и график с накоплением с маркерами

Нормированный график с накоплением и нормированный график с накоплением с маркерами

Модель ячейки в excel

Каждая ячейка таблицы имеет следующие характеристики:

Адрес ячейки — номер столбца и строки, используется в формулах (в виде относительной, абсолютной или смешанной ссылки, а также для быстрого перемещения по таблице.

Содержимым ячейки может быть:

число (целое со знаком или без (-345), дробное с фиксированной точкой (253,62) или с плавающей точкой (2,5362е+2));

формула. Формула — всегда начинается со знака “=“ и может содержать:

абсолютные или относительные ссылки на адреса ячеек,

Изображение — то, что пользователь видит на экране монитора. Если содержимым ячейки является формула, то изображением будет ее значение. Текст, помещенный в ячейку, может быть “виден” целиком, либо (если соседняя ячейка не пуста) столько символов, какова ширина ячейки. Изображение числа зависит от выбранного формата. Одно и то же число в разных форматах (дата, процент, денежный и т.д.) будет иметь различное изображение.

Формат ячейки — формат чисел, шрифт, цвет символов, вид рамки, цвет фона, выравнивание по границам ячейки, защита ячейки.

Имя — используется как замена абсолютного адреса ячейки для использования его в формулах.

Использование определенных имен облегчает понимание назначения формулы. Например, формулу =СУММА(Продано_в_первом_квартале) легче опознать и понять, чем =СУММ(C20:C30).

ПРИМЕР 1. Если назначить ячейке А20 имя “Х”, В20 имя “Y”, C20 можно поместить формулу: =X^2 + Y^2 вместо формулы = A20^2 + B20^2. Но при копировании формулы адрес ячейки меняться не будет.

ПРИМЕР 2. На листе ЛИСТ1 выделен диапазон A1 : C10, для которого задано имя Example1.

Функция =МАКС(Example1) возвращает максимальное значение данного диапазона, причем эту функцию можно использовать на разных листах книги. Формула = A6 Example1 определяет ячейку A6 из диапазона Example1

Присвоить имя диапазону можно следующим образом:

-В меню Вставка->Имя->Присвоить

-В окне Присвоение имени ввести имя, нажать кнопку OK

Аналогично можно присвоить имя ячейке

Допустимые знаки. Первый знак в имени должен быть буквой или знаком подчеркивания. Остальные знаки имени могут быть: буквами, числами, точками и знаками подчеркивания.

Ссылки на ячейки как имена. Имена не могут иметь такой же вид, как и ссылки на ячейки, например Z$100 или R1C1.

В имени может быть больше одного слова, но пробелы недопустимы. В качестве разделителей слов могут быть использованы знаки подчеркивания и точки — например: Налог_на_продажи или Первый.Квартал.

Имя может содержать до 255 знаков.

Учет регистра в именах. Имя может состоять из строчных и прописных букв, но Microsoft Excel их не различает. Например, если создано имя «Продажа», а затем в той же книге создано другое имя «ПРОДАЖА», то второе имя заменит первое.

Примечание — сопроводительный текст к содержимому ячейки. Ввести примечание в ячейку можно с помощью меню ВСТАВКА / ПРИМЕЧАНИЕ. Ячейка, имеющая примечание, отмечается в рабочем листе точкой в правом верхнем углу.

Дополнительная информация о заголовках(именах диапазонов)

Если нужно сослаться на количество «Изделия 3» в Восточном филиале (значение которого равно 110,00), можно использовать формулу =Изделие 3 Восток. Пробел в формуле между «Изделие 3» и «Восток» — это оператор (Оператор. Знак или символ, задающий тип вычисления в выражении. Существуют математические, логические операторы, операторы сравнения и ссылок.) пересечения диапазонов. Этот оператор предписывает Microsoft Excel вернуть значение из ячейки, находящейся на пересечении строки, помеченной «Восток», и столбца, помеченного «Изделие 3».

Примечание. По умолчанию Microsoft Excel не распознает заголовки в формулах. Чтобы использовать заголовки в формулах, выберите команду Параметры в меню Сервис. На вкладке Вычисления в группе Параметры книги установите флажок Допускать названия диапазонов.

Многоуровневые заголовки. Если на листе используются заголовки столбцов и строк, эти заголовки можно использовать при создании формул, ссылающихся на данные листа. Если лист содержит многоуровневые заголовки столбцов — в которых за заголовком в одной ячейке ниже следуют один или более заголовков — можно использовать эти заголовки в формулах, ссылающихся на данные листа. Например, если в ячейке E5 находится заголовок «Запад», а в ячейке E6 — заголовок «Проект», то формула =СУММ(Запад;Проект) возвращает общее значение для столбца «Запад Проект».

Порядок заголовков. При использовании ссылок на данные с помощью многоуровневых заголовков вы ссылаетесь на данные в порядке, в котором отображаются заголовки, сверху вниз. Если заголовок «Запад» находится в ячейке F5, а заголовок «Фактически» — в ячейке F6, то можно для обращения к фактическим объемам продаж для запада использовать в формуле ссылку «Запад;Фактически». Например, чтобы вычислить среднее значение фактических объемов продаж для запада, следует использовать формулу =СРЗНАЧ(Запад;Фактически).

Использование дат в качестве заголовков. Если с помощью диалогового окна Заголовки диапазонов создаются заголовки, содержащие год или дату, то при вводе формулы Microsoft Excel определяет дату как заголовок путем заключения ее в одинарные кавычки. Например, пусть лист содержит два заголовка «2007» и «2008», определенных в диалоговом окне Заголовки диапазонов. При вводе формулы =СУММ(2008) год автоматически заключается в кавычки: =СУММ(‘1997’).

Форматы ячеек в Excel

Расчёты с использованием сложных формул, построение сводных таблиц и графиков, написание макросов — это явно не то, с чего началось Ваше знакомство с Excel. На первых порах ваши таблички выглядели примерно вот так (см. рисунок ниже) и самая главная проблема была в том: «Как сделать из чисел проценты, а суммы со знаком рубль/доллар?”

Все начинали с подобных таблиц ��

Вспомнили себя? Ну сейчас — то Вы уже профи и умеете цвета заливки менять и когда слышите про формат ячеек начинаете хихикать) Я же написал эту статью, в которой собрал самую полную информацию о форматах ячеек. Ознакомьтесь с оглавлением ниже и поймёте, что вы много не знали.

О чём вообще речь? Покажи примеры!

В Excel достаточно много уже готовых форматов, однако возможны ситуации, в которых ни один вам не подойдет.

С помощью пользовательских форматов Вы сможете управлять отображением чисел, дат, времени, долей, процентов и других числовых значений. Используя пользовательские форматы, вы сможете:

• для дат показывать день недели и только название месяца,
• миллионы и сотни тысяч показывать без ненужных нулей,
• цветом шрифта обращать внимание пользователей на отрицательные числа или значения с ошибками.

Где вы можете использовать пользовательские форматы чисел?

Самый распространённый вариант использования пользовательских форматов – это непосредственно таблица на листе Excel, но также Вы можете использовать их:

• в сводных таблицах — с помощью настроек поля значения

• при построении графиков (в подписях данных и в настройках осей)

• в формулах (через функцию ТЕКСТ)

Для начала давайте всё же разберёмся с основными понятиями.

Что такое формат чисел?

Пользовательский формат — это специальный код, отвечающий отображение значения в Excel. Например, в таблице ниже показаны 8 разных форматов чисел, примененных к той же дате, 1 мая 2020 года:

Самое главное, что вы должны понимать: в Excel есть два разных понятия: значение в ячейке и его графическое отображение. Вот форматы меняют способ отображения значений, но они не изменяют само значение. Если вернутся к рисунку выше, то значение в ячейке везде одно (01.05.2020), но с помощью формата мы можем по-разному его показывать пользователю.

Где вы можете найти числовые форматы?

На Вкладке Главная вы найдете меню встроенных форматов чисел. Ниже этого меню вправо имеется небольшая кнопка для доступа ко всем форматам, включая пользовательские форматы:

Эта кнопка открывает диалоговое окно «Формат ячеек». Вы найдете полный список форматов чисел, организованных по категориям, на вкладке «Число»:

Диалоговое окно «Формат ячеек» на вкладке «Число»

Примечание. Вы можете открыть диалоговое окно «Формат ячеек» с помощью сочетания клавиш Ctrl + 1

Общий формат по умолчанию

По умолчанию ячейки начинаются с применяемого общего формата. Отображение чисел с использованием формата Общий несколько «вялое». На приведенном ниже рисунке значения в столбцах B и D одни и те же. Просто ширина столбца D меньше и Excel делает корректировки значений.

Видите, что Excel отображает столько знаков после запятой, сколько позволяет ширина ячейки. Он сам округляет десятичные числа и начинает использовать формат научных чисел, когда места в ячейке столбца D ограничено.

Как изменить формат ячейки?

Вы можете выбрать стандартные форматы номеров (общий, номер, валюта, учет, короткий формат даты и др.) на вкладке «Главная» ленты с помощью меню «Формат ячейки».

При вводе данных Excel иногда автоматически меняет числовые форматы. Например, если вы введете допустимую дату, Excel изменится на формат «Дата». Если вы введете процент, равный 5%, Excel изменится на «Процент» и так далее.

Способ 1. Формат по образцу (одноразовое использование)

Способ 2. Формат по образцу (МНОГОразовое использование)

Всё как и в первом способе, только делайте двойной клик по иконке Формат по образцу. Чтобы завершить использование формата по образцу нажмите ESC

Способ 3. Через специальную вставку

Как создавать свои собственные форматы

В нижней части предопределенных форматов вы увидите категорию под названием (все форматы). В этой категории отображается список кодов, которые вы можете использовать для пользовательских форматов чисел, а также область ввода для ввода кодов вручную в различных комбинациях.

Когда вы выберете код из списка, вы увидите его в поле ввода «Тип». Здесь вы можете изменить существующий код или ввести свои коды с нуля. Excel покажет небольшой предварительный просмотр кода, применяемого к первому выбранному значению над областью ввода.

Форматы, которые Вы создаёте самостоятельно хранятся в текущем Excel-файле, а не в Excel вообще. Если вы скопируете значение, отформатированное в соответствии с пользовательским форматом, из одного файла в другой, то формат будет перенесен в книгу вместе со значением.

Как создать собственный формат номера

Чтобы создать собственный формат номера, выполните следующие 4 шага:

1. Выберите ячейку (ячейки) со значениями, которые вы хотите отформатировать.
2. Нажмите сочетание клавиш Ctrl + 1 > Число > Все форматы
3. Введите код формата и просмотрите в поле как будет выглядеть значение в ячейке.
4. Нажмите OK, чтобы сохранить и применить только что созданный формат

Как показывает практика, на шаге 3 возникают основные сложности, т.к. пока вам не совсем понятно что писать в поле Тип.

Если вы хотите создать свой собственный формат в существующем формате, сначала примените базовый формат, затем щелкните категорию «Пользовательский» и отредактируйте коды по своему усмотрению.

Далее мы разберём логику прописывания кодов и вы поймёте, что он не так уж и сложен.

Как изменить пользовательский формат

Вы не можете редактировать собственный формат, так как при изменении существующего формата создается новый формат и будет отображаться в списке в категории «Пользовательский». Вы можете использовать кнопку «Удалить», чтобы удалить пользовательские форматы, которые вам больше не нужны.

Предупреждение: после удаления пользовательского формата нет «отмены»!

Структура формата и справочная информация

Пользовательский формат ячейки в Excel имеет определенную структуру. Каждый формат может содержать до четырех разделов, разделенных точкой с запятой:

На первый взгляд всё выглядит сложным, но это только в начале. Чтобы прочитать пользовательский формат, научитесь определять точки с запятой и мысленно анализировать код в этих разделах:

1. Положительные значения (зелёным цветом)
2. Отрицательные значения (красным цветом перед числом будем ставить -)
3. Нулевые значения (будем писать текст «тут нолик»)
4. Текстовые значения (будем показывать текст «введи число, а не текст»)

Не все разделы необходимы

Хотя формат может включать до четырех разделов, минимально требуется только один раздел.

• Когда вы определяете только один формат, Excel будет использовать этот формат для всех значений (больше/меньше 0, нуля и текста).
• Если вы установили формат только с двумя разделами, первый раздел используется для положительных чисел и нулей, а второй — для отрицательных чисел.
• Чтобы пропустить раздел, укажите точку с запятой в нужном месте, но не указывайте код формата.

Используя формат ;;; (три точки с запятой), вы можете скрывать значения. Само значение в ячейке будет (сможете использовать в формулах), но его не будет видно.

Коды для настройки формата

Коды для числовых форматов

Определенные символы имеют особое значение в кодах пользовательских номеров. Следующие символы являются ключевыми строительными блоками:

Ноль (0) используется для принудительного отображения нулей, когда число имеет меньше цифр, чем нули в формате. Например, пользовательский формат 0,00 будет показывать нуль как 0,00, 1,1 как 1,10 и ,5 как 0,50.

Примеры использования 0 (ноль) в формате

Знак решетка (#) является заполнителем для необязательных цифр. Когда число имеет меньше цифр, чем # символов в формате, ничего не будет отображаться. Например, пользовательский формат #, ## будет отображать 1,15 как 1,15 и 1,1 как 1,1.

Примеры использования # (решетки) в формате

Вопросительный знак (?) Аналогичен нулю, но отображает пробелы для незначащих нулей по обе стороны от разделителя. Используется для выравнивания цифр. Когда знак вопроса занимает место, которое не требуется в количестве, будет добавлено пространство для поддержания визуального выравнивания. Используется также в дробях с переменным количеством знаков.

Примеры использования ? (знака вопроса) в формате

Пробел ( ) является заполнителем для тысяч разделителей в отображаемом числе. Его можно использовать для определения поведения цифр по отношению к тысячам или миллионам цифр.

Звёздочка (*) используется для повторения символов. Символ, следующий за звездочкой, будет повторяться, чтобы заполнить оставшееся пространство в ячейке.

Примеры использования * (звёздочки) в формате

Подчеркивание (_) используется для добавления пробела в числовом формате. Символ, следующий за символом подчеркивания, определяет, сколько места нужно добавить. Обычным использованием символа подчеркивания является добавление пространства для выравнивания положительных и отрицательных значений, когда числовой формат добавляет круглые скобки только к отрицательным числам. Например, числовой формат «0 _»; (0) » добавляет немного места справа от положительных чисел, чтобы они оставались выровненными с отрицательными числами, заключенными в круглые скобки.

Примеры использования _ (подчёркивания) в формате

Важно понимать, что Excel будет выполнять «визуальное округление» со всеми форматами пользовательских номеров. Когда число имеет больше цифр, чем заполнители в правой части десятичной точки, число округляется до количества заполнителей. Когда число имеет больше цифр, чем заполнители в левой части десятичной точки, отображаются дополнительные цифры. Это только визуальный эффект — фактические значения не изменяются.

Форматы ячеек для ТЕКСТА

Чтобы отобразить оба текста вместе с цифрами, заключите текст в двойные кавычки («»). Вы можете использовать этот подход для добавления или добавления текстовых строк в формате пользовательского номера, как показано в таблице ниже.

Знаки, которые можно использовать в формате

Пример знаков кода формата, отображаемых без кавычек

Помимо знака доллара, есть возможность вводить без кавычек и несколько других значков валют.

Некоторые символы будут работать некорректно в формате ячеек. Например, символы звездочки (*), хеш (#) и процента (%) не могут использоваться непосредственно в пользовательском формате — они не будут отображаться в результате. На помощь приходит обратная косая черта (\). Поместив обратную косую черту перед символом, вы можете использовать их в пользовательских форматах:

Пользовательские форматы для дат

Даты в Excel — это просто цифры, поэтому вы можете использовать пользовательские форматы чисел, чтобы изменить способ отображения. Excel многие конкретные коды, которые вы можете использовать для отображения компонентов даты по-разному. На следующей картинке показано, как Excel отображает дату в C5, 14 августа 2019 года, с различными форматами:

Коды формата для дат

Форматы для отображения времени

Показываем время «обычное»

Время в Excel — это дробные части дня. Например, 6:00 – 0,25; 12:00 — 0,5, а 18:00 — 0,75. Вы можете использовать следующие коды в своих форматах для отображения компонентов времени по-разному. Посмотрите ниже как Excel отображает время в D5, 9:35:07, с различными форматами:

Кодовые коды формата для «обычного» времени

м и мм нельзя использовать отдельно в пользовательском формате чисел, так как они конфликтуют с кодом номера месяца в кодах формата даты.

Форматы для «прошедшего» времени

Прошедшее время — это особый случай для отображения значений, превышающих 24 для часов и 60 для минут и секунд. Достаточно добавить квадратные скобки [], чтобы увидеть в ячейке сколько прошло часов, минут и секунд. На следующем экране показано, как Excel показывает прошедшее время, основанное на значении в D5, которое составляет 1,25 дня:

Кодовые коды формата для «прошедшего» времени

Цифровые форматы для ЦВЕТОВ

Существует два способа определения цвета в формате ячеек. Самый распространённый вариант – написать в квадратных скобках название цвета. Excel знает следующие 8 цветов по имени в цифровом формате:

• [черный]
• [белый]
• [красный]
• [зеленый]
• [синий]
• [желтый]
• [пурпурный]
• [голубой]

Имена цветов должны появляться в скобках.

Пример формата ячейки с цветами (пишем название текстом)

Если вам мало 8 цветов, то радостная весть в том, что также можно указать цвета по номеру индекса (Цвет1, Цвет2, Цвет3 и т. Д.). Нижеприведенные примеры используют формат пользовательского номера: [ЦветX] 0, где X — номер от 1 до 56

Символы треугольника добавлены только для того, чтобы сделать цвета более удобными для просмотра. Первое изображение отображает все 56 цветов на стандартном белом фоне. На втором изображении изображены те же цвета на сером фоне. Обратите внимание, что первые 8 цветов соответствуют названному списку цветов выше.

Результат применения формата [ЦветN]0″▲ ▼»] на белом фоне Результат применения формата [ЦветN]0″▲ ▼»] на сером фоне

Проверка условий

Форматы пользовательских номеров также допускают условия, которые записываются в квадратных скобках, таких как [> 100] или [<= 100]. Когда вы используете условные обозначения в пользовательских числовых форматах, вы переопределяете стандартную структуру >0, <0, 0, текст. Например, чтобы отображать значения ниже 100 красным цветом, вы можете использовать:

Для отображения значений, больших или равных 100 в синем, вы можете расширить формат следующим образом:

Если оставить <100 и >100 (без равно), тогда в ячейке с числом 100 увидите ###########. Это значит, что Excel не может определить как отображать 100. Увеличение ширины столбца не исправит ситуации, нужно менять формат, добавлять >=

Чтобы более легко применять цвета и другие атрибуты ячеек, такие как цвет заливки и т.д., Вы захотите использовать Условное форматирование

Напишите в сообщения сообщества «хочу УФ» и я направлю в ответ видеоурок по работе с данным инструментом. Следите за группой, я готовлю статью с большим количеством примеров использования УФ.

Применение форматов в формуле ТЕКСТ

Хотя большинство форматов чисел применяются непосредственно к ячейкам на листе, вы также можете применять форматы чисел внутри формулы с помощью функции ТЕКСТ. Например, в ячейке A1 написана формула СЕГОДНЯ(). Ниже два варианта получения названия месяца.

• в B2 с помощью формата
• в B4 с помощью формулы ТЕКСТ(A1;»ММММ») (м — вводим на русском ЗАГЛАВНЫМИ)

ВАЖНО: результатом функции ТЕКСТ всегда является текстовое значение, поэтому вы можете соединять результат формулы с другими текстовыми значениями: =«Отчёт продаж за :» & ТЕКСТ(A1; «ММММ»)