Как добавить запрос в отчет access

Конструирование отчета на основе запроса

Рассмотрим технологию отчета на основе запроса Ведомость подготовленного выше. Для конструирования отчета во вкладке Создание в группе Отчеты нажмем кнопку Конструктор Отчетов . В окне Новый отчет выберем запрос Ведомость , который будет источником данных для отчета.

Размещение данных в разделах отчета

Результаты запроса содержат много полей с повторяющимися значениями НГ, НП, ФИО преподавателя, ЗВ, ВИДЗ, Выражение 1: Данные в отчете должны быть размещены, как показано на макете отчета Экзаменационная ведомость . Значение каждого из этих полей должно быть представлено в отчете в заголовке один раз.

Заметим, что результаты для отчета получены по заданной группе и предмету. Поскольку по предмету может быть два вида занятий и для каждого вида занятий предполагается вывод отдельной ведомости, необходимо выполнить группировку по полю ВИДЗ. Для группировки по виду занятия нажмем кнопку Сортировка и группировка на панели инструментов конструктора отчетов и заполним поля открывшегося окна.

Рис. 11.4. Окно определения групп записей по полю ВИДЗ и сортировки по полю НС.

После определения группировки в окне конструктора отчета появятся разделы

Заголовок группы «ВИДЗ» и Примечание группы «ВИДЗ» .

Чтобы каждая группировка могла быть оформлена как самостоятельная экзаменационная ведомость, будем формировать шапку макета ведомости в заголовке группы ВИДЗ , а строки о подведении итогов сдачи экзамена (или зачета) в примечании группы ВИДЗ .

Рис. 11.5 .Офрмление шапки и табличной части отчета .

Создание текстовых элементов отчета.

Для создания в заголовке и примечании группы ВИДЗ текстовых элементов за исключением названий реквизитов выводимых полей, используем кнопку Надпись . Для оформления текста можно воспользоваться кнопками панели форматирования. Кроме того, можно задавать параметры надписей в окне свойств этих элементов. Окно свойств элемента открывается кнопками панели инструментов Свойства . Элемент предварительно должен быть выделен.

При размещении элементов может понадобиться расширить раздел отчета. Для этого установить курсор мыши на его нижнюю границу так, чтобы появилась двунаправленная стрелка, и переместить эту стрелку вниз.

Оформление табличной части отчета.

Для размещения в отчете полей вызовем окно списка полей запроса Ведомость , нажав на панели конструктора отчетов кнопку Добавить поля

Рис. 11.6. Список полей запроса Ведомость

В область данных разместим поля НС и ФИО, на основе содержимого которых будут формироваться строки табличной части отчета в соответствии с проектом макета отчета. Для этого из списка полей перетащим поля НС (номер студента) и СТУДЕНТ. ФИО в область данных.

Каждое поле представляется двумя элементами: собственно полем и его подписью. Например, поле ФИО таблицы СТУДЕНТ представляется элементом СТУДЕНТ. ФИО, отображающим значение поля, и элементом, содержащим подпись этого поля из таблицы базы данных – Фамилия И.О. Установим нужный шрифт в элементах. Используем команду меню Формат |Размер| по размеру данных для установки размеров элемента по размеру текста подписи.

Замети, что подпись поля из табличной части должна быть перемещена для формирования заголовка столбцов в раздел Заголовок группы «ВИДЗ» . Для этого выделим подпись поля. Затем вырежем его. Активизируем раздел Заголовок группы «ВИДЗ» и вставим подпись в этот раздел.

Оформим элементы в соответствии с требованиями проекта макета отчета. В частности, заменим подпись поля «Номер студента на N п/п». Для того чтобы в бланке экзаменационной ведомости были пустые столбцы для оценок и подписи (заполняемые преподавателем вручную на экзамене), добавим в строку с заголовками столбцов новые текстовые элементы «Отметка о сдаче» и «Подпись преподавателя».

Размещение полей в заголовке

Значения полей НГ, НП, ФИО преподавателя, ЗВ, Выражение 1 (экзамен, зачет) повторяются во всех записях группировки. Поэтому они должны размещаться в заголовке группы. Перетащим эти поля из списка полей в раздел За-

головок группы «ВИДЗ» .

Добавление текущей даты и номера страницы

Для добавления в отчет текущей даты воспользуемся встроенной функцией Now (). Для этого создадим несвязанный элемент, нажав кнопку Поле на панели элементов и разместим его в нужном месте. Зададим в окне его свойств на вкладке Данные в строке Данные выражение = Now (), а на вкладке Ма-

кет в строке Формат поля выберем значение – Средний формат даты.

Для добавления номера страницы в раздел Нижний колонтитул создадим несвязанный элемент и заполним в его свойствах строку Данные выражением

Создадим горизонтальные и вертикальные линии в соответствии с макетом, воспользовавшись кнопкой Линии . Установим нужную толщину линий в свойствах этого элемента.

Сохраним отчет под именем «Экзаменационная ведомость».

Предварительный просмотр отчета.

При подготовке к просмотру отчета, построенного на базе запроса с параметрами, Acceess предварительно выполняет запрос и выводит диалоговые окна ввода параметров отчета.

Просмотр отчета. Для отображения отчета Экзаменационная ведомость на экране в том виде, в котором он будет напечатан, выйдем из режима конструктора отчетов, нажав кнопку Вид . Последовательно появляются диалоговые окна для ввода параметров запроса, которые являются в то же время параметрами отчета.

Рис. 11.7. Диалоговые окна ввода параметров отчета

Введем значение параметра «Номер группы» – «101» и значение параметра «Наименование предмета» – «Информатика». Для данных значений параметров отчет будет состоять из двух страниц, на первой из которых будет представлена экзаменационная ведомость для экзамена по информатике, на второй

– для сдачи зачета. Первая страница отчета Экзаменационная ведомость приведена ниже.

рис. 11.8. Вывод бланка экзаменационной ведомости для лекций на первой странице отсчета

Формы, запросы, отчеты

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД — это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса. Форма предоставляет возможности для:

ввода и просмотра информации базы данных

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

Запрос — это набор инструкций, который можно использовать для обработки данных. Запрос не только возвращает результаты — которые можно сортировать, группировать и фильтровать — с помощью запроса можно также создавать, копировать, удалять и изменять данные. Отчет — это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов. Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям.

Создание базы данных « Учебный процесс »

В качестве примера рассматривается последовательность действий для создания и обработки базы данных «Учебный процесс». Создадим базу данных, которая будет состоять из трех таблиц: предметы (исходная таблица), преподаватели (исходная), учебный план (подчиненная таблица). Так как подчиненная таблица будет содержать сведения из исходных таблиц, то сначала создаются исходные таблицы, затем подчиненная таблица.

1. После открытия программы на экране появится диалог создания новой БД, рис.1. Сначала необходимо выбрать «Новая база банных», затем в строке «Имя файла» ввести имя в соответствии с заданием и нажать кнопку «Создать».

На экране появится окно программы и диалог создания таблицы, рис.2.

2. Создание таблицы Предметы в режиме Конструктора: для перехода в режим Конструктора выполните Вид — Конструктор, затем введите имя таблицы. Режим Конструктора таблицы представлен на рис.3. Необходимо заполнить имена полей, типы данных и определить ключевое поле.

3. После заполнения таблицы в режиме Конструктора необходимо ее заполнить данными, для этого выполните Вид — Режим таблицы. Заполненная таблица представлена на рис. 4. Если для поля Код предмета был выбран тип данных — счетчик, то заполнять его не нужно (счетчик заполняется автоматически). После заполнения таблицы данными закройте ее.

4. Для создания второй таблицы необходимо выполнить команду Создание — Конструктор таблиц. Заполненная таблица представлена на рис.5.

5. Создание подчиненной таблицы «Учебный план», которая будет содержать следующие поля: Код, Группа, Предмет, Преподаватель. Эта таблица будет связана с двумя исходными таблицами, т.к. поля Предмет и Преподаватель будут содержать данные из соответствующих таблиц Предметы и Преподаватели.

А) выполните Создание — Конструктор;

Б) первое поле это — Код, тип данных — счетчик, ключевое поле;

В) второе поле — Группа, тип данных — текстовый;

Г) третье поле — Предмет; тип данных — Мастер подстановок, на экране появится диалог создания столбца подстановки, рис. 6. Следуйте инструкциям, как на рис. 6-9.

Д) После нажатия кнопки Готово на экране появится сообщение «Перед созданием связи необходимо сохранить таблицу», жмем ОК, т.е. сохраняем.

Е) четвертое поле — Преподаватель, тип данных — Мастер подстановок, затем выбрать вариант как на рис. 6, далее выбрать таблицу Преподаватели, далее перевести в область выбранные поля — Фамилия (как на рис. 8). Таблица также будет связана с исходной Преподаватели.

Таблица «Учебный план» в режиме Конструктора представлена на рис. 10. Заполненная таблица на рис. 11.

После заполнения таблицы закройте ее. Все таблицы должны быть заполнены и закрыты.

6. Создание схемы данных (связей между таблицами). Связи должны определиться автоматически, т.к. использовался Мастер подстановок для полей подчиненной таблицы.

А) выполните Работа с базами данных — Схема данных, на экране схема, как на рис. 12;

Б) для определения типа связи, необходимо выполнить двойной щелчок левой кнопкой мыши на линии связи и в диалоге «Изменение связей» задать параметры как на рис. 13. Нажать ОК. Определится связь типа «Один ко многим»

Такие же действия необходимо выполнить с каждой линией связи. Результат работы со схемой данных представлен на рис. 14

После выполнения всех действий схему данных надо закрыть и сохранить.

7. Создание многотабличного запроса с помощью Мастера.

А) выполнить Создание — Мастера запросов — Простой запрос — ОК;

Б) выбрать таблицу Преподаватели и перевести в область Доступные поля следующие: Фамилия, Категория; из таблицы Предметы выбрать Наименование предмета; Из таблицы Учебный план — Группа. Рис. 15. Нажать Далее;

В) на следующем этапе выбрать подробный запрос и нажать Далее;

Г) далее необходимо ввести имя запроса и Готово.

Результатом запроса является таблица, представленная на рисунке 16.

8. Для создания формы выполните Создание — Другие формы — Мастер форм. Далее необходимо выполнить все инструкции Мастера. На рисунке 17 представлена форма вида В один столбец, на рисунке 18 форма — Ленточная.

9. Для создания отчета выполните Создание — Мастер отчетов, затем следуйте инструкциям Мастера.

На рисунке 19 представлен однотабличный отчет без группировки на основе таблицы Учебный план.

На рисунке 20 представлен однотабличный отчет по группам (группировка по полю Группа) на основе таблицы Учебный план.

Работа с отчетами в MS Access

Отчет в MS Access может быть создан на основе таблиц или запросов. Существует три способа формирования отчетов:

• • автоматический;
• • с помощью Мастера отчетов;
• • с помощью Конструктора отчетов.

Автоматическое создание отчета

Для автоматического создания отчета следует выбрать в окне объектов БД запрос или таблицу, на основании которых нужно построить отчет, а затем выбрать пункт меню Создание —> Отчет.

В результате будет создан отчет, содержащий все поля запроса или таблицы, лежащей в его основе. Форма созданного отчета будет соответствовать встроенному в MS Access шаблону.

При необходимости редактирования созданный автоотчет нужно открыть в режиме Конструктор и внести требуемые изменения.

Режим автоотчета используется, как правило, в тех случаях, когда нужно быстро создать отчет, содержащий все поля запроса, причем внешний вид отчета не играет важной роли.

Создание отчета с помощью Конструктора отчетов

Для создания отчета с помощью Конструктора отчетов необходимо:

• • выбрать пункт меню Создание Конструктор отчетов;
• • в открывшийся пустой бланк отчета (рис. 2.54) с помощью панели инструментов добавить методом перетаскивания мышью необходимые элементы управления (поле, надпись, кнопки и др.) (рис. 2.55);

азами данных Конструктор | Упорядочить Формат Параметры страницы

• с помощью пункта меню Добавить поля методом перетаскивания мышью добавить в соответствующие области отчета (заголовок, область данных и т. д.) нужные поля данных из доступных таблиц БД.

В общем виде отчет MS Access имеет пять разделов (см. рис. 2.54):

• • заголовок;
• • верхний колонтитул;
• • область данных;
• • нижний колонтитул;
• • примечание.

В разделах Заголовок и Примечание, как правило, размещается информация, имеющая отношение к отчету в целом и отображающаяся в нем только один раз — в начале и в конце соответственно (название, данные об авторе и пр.).

В разделах Верхний колонтитул и Нижний колонтитул обычно располагают информацию, которую необходимо отображать на каждой странице отчета. Колонтитулы, как правило, используют при создании многостраничных отчетов.

Раздел Область данных — это основной раздел отчета, где отображаются данные, хранящиеся в таблицах БД.

Различные элементы управления (см. рис. 2.55) предназначены для отображения в создаваемом отчете надписей, полей с данными, управляющих кнопок, переключателей и т. д.

Наиболее популярные элементы управления:

• — поле (используется для отображения данных);
• — надпись (используется для отображения текста);
• 1—1 — прямоугольник (применяется для придания объекту визуальной выразительности);

® — кнопка для управления объектами с помощью программных элементов, например макросов;

Как самостоятельно составлять запросы в Microsoft Access

Начинающим разработчикам приложений под Microsoft сервер необходимо знать, как делать запросы в Access. Microsoft Access – самая популярная программа для работы с базами данных в Windows. Основной причиной успеха программы является интерактивный интерфейс.

Запросы или команды предоставляют возможность извлекать и фильтровать информацию, вычислять итоги, а также обновлять, перемещать и удалять записи в большом количестве. Освоение команд Microsoft Access улучшит способность программистов управлять данными и упростит разработку приложений.

Визуальное представление таблиц и графических связей между ними делает запросы Microsoft Access чрезвычайно простыми в использовании. Приятный пользовательский интерфейс по-прежнему позволяет выполнять очень мощный и расширенный анализ. Весь механизм смоделирован на системах SQL и может переключаться между графическим дизайном и синтаксисом SQL.

Разработчики сами делают выбор: использовать готовый конструктор или писать код на SQL. Но стоит помнить, что знание многих функций Microsoft Access позволяет быстро выполнять расширенную обработку данных без программирования.

Виды запросов

Microsoft Access поддерживает множество типов. Описание главных категорий:

1. Select позволяет получать записи или сводки (итоги).
2. Создание таблиц. Аналогично к Select, но результаты помещаются в таблицу, которая создается автоматически.
3. Добавление. Аналогично первым двум, но результаты добавляются в существующую таблицу.
4. Update изменяет (обновляет) данные в записях.
5. Delete.

Команда Select является наиболее распространенной и может использоваться для просмотра и выбора данных для форм, отчетов, элементов управления и других операций. Другие типы создают или изменяют данные и вместе называются запросами действий.

Запросы на примере Select

Для создания команды с помощью конструктора следует выполнить такие действия:

1. Перейти во вкладку «Создать» и нажать на кнопку «Конструктор запросов».
2. Выбрать тип.
3. Выбрать таблицу и поля. Основным шагом является указание таблицы или таблиц для использования и полей для отображения. Необходимо выбрать таблицу из списка. Выбранная таблица размещается в верхней части окна. Оттуда можно выбрать поля, нужно дважды нажать по ним или перетащить их в нижнюю часть окна. Важно убедиться, что опция «Вывод на экран» активна для требуемых ячеек.
4. Применить сортировку и изменить порядок полей. Как только ячейки помещены в сетку QBE (нижняя часть экрана), можно изменить их последовательность. Для этого нужно щелкнуть на столбец и перетащить его в нужное место. Чтобы отсортировать результаты, достаточно выбрать критерий в меню «Сортировка».
5. Изменить название. Данные могут храниться под названиями, которые нелегко понять пользователям. Используя выражения, можно изменить имя, которое видит пользователь. Например, имя «Поле 1» можно изменить на «ID Клиента», поместив новое имя с последующим двоеточием и исходным именем в ячейку поля QBE: «ID Клиента: [Поле 1]».
6. Установить свойства. В правой части экрана есть окно свойств. Для отображения свойств запроса нужно временно отключить флажок в «Вывод на экран».
7. У каждой области также есть свойства, которые можно установить. Для отображения свойств, нужно вернуть флажок и нажать на требуемое поле. В зависимости от типа данных доступны разные свойства. Наиболее важные свойства для числовых типов и типа даты. В свойствах можно указать, как ячейки будут форматироваться при выполнении.
8. Просмотреть результаты и эквивалент SQL. Когда запрос завершен, можно просмотреть его результаты, переключившись из режима конструктора в «Режим таблицы». Также можно просмотреть в виде кода SQL. Таким образом, можно редактировать синтаксис SQL напрямую, просматривать результаты и переключаться в режим конструктора.
9. Нажать кнопку «Выполнить» и просмотреть результат.

Настройка условий и их типы

Нижняя часть сетки QBE состоит из нескольких строк для условий. Эти дополнительные строки необходимы для того, чтобы указать, какие записи будут получены.

Чтобы еще больше сузить область, можно ввести критерии для нескольких полей одновременно. При вводе критериев в одной строке выполняется операция «И» между полями. То есть извлекаются строки, которые соответствуют критериям в поле 1 и в поле 2 и т. д. Если условия размещены в разных строках, выполняется операция «ИЛИ».

• самым простым условием является точное соответствие. Стоит ввести желаемую величину в разделе «Условие отбора»;
• <>, <, >, BETWEEN, AND. Можно получить записи, в которых значение поле не равно определенной величине, используя символ «<>». Точно так же используются знаки >, <, >= или <= для диапазонов. Чтобы выбрать записи с величиной между двумя значениями, используются операторы BETWEEN и AND;
• нулевые ячейки. Чтобы выбрать записи со значениями Null, нужно ввести Null. Но важно помнить, что для текстовых полей строки нулевой длины («») не являются пустыми;
• OR и IN. Чтобы выбрать записи, в которых поле может иметь одно из нескольких величин, следует использовать оператор OR. Можно написать: «1000 OR 2000». В качестве альтернативы команда IN выполняет ту же функцию: «IN (1000, 2000)». Второй синтаксис проще использовать, если существует много значений.

Поиск по шаблону. Иногда нужно найти конкретную букву или цифру. В сочетании с командой LIKE подстановочные знаки позволяют указывать такие условия. Наиболее часто используемые знаки: «?» – один символ; «*» – любое количество символов, «#» – однозначный символ, «[..]» – список символов, «[! ..]» – нет в списке символов.

Использование параметров

Часто невозможно заранее узнать условия. В таких случаях, когда критерии фильтра неизвестны до времени выполнения, можно использовать переменную (параметр). Когда выполняются команды, пользователю предлагается ввести значение каждого параметра.

Переменные также могут быть назначены программным путем. Использование параметров чрезвычайно эффективно и преобразует статические «жестко запрограммированные» команды в гибкие, динамические.

Переменные можно очень легко добавить. Вместо того чтобы вводить условия, целесообразно ввести в скобках просьбу, которую пользователь должен видеть при запуске команды. Значение, которое вводит пользователь, заменяет параметр в запросе.

В следующем примере переменная [Enter State Name:] является критерием в поле [State], а [Enter Minimum Age:] является параметром в поле [Age]. Когда этот запрос выполняется, пользователю предлагается указать желаемое состояние и минимальный возраст, и извлекаются записи, соответствующие этим критериям.

Параметры работают при условии, что определение переменной не конфликтует с именем поля в таблицах.

Чтобы лучше определить параметр, имеет смысл указать его в списке переменных. Это необязательный шаг, но для этого есть веские причины. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на верхнюю часть сетки и выбрать «Параметры». Эта форма позволяет перечислить каждое имя параметра и его тип.

Путем явного определения пользователи вынуждены вводить значения, соответствующие типу. Хотя это не так важно для текстовых полей, но это значимо для числовых типов данных и полей даты. Определение сводит к минимуму ошибки при вводе данных.