Создание главной кнопочной формы (access)
Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.
Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.
Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.
Технология создания кнопочных форм следующая:
1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);
2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);
3) создать элементы главной кнопочной формы;
4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;
5) создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;
6) создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.
Структура кнопочных форм может быть представлена в следующем виде.
Для создания главной кнопочной формы и ее элементов необходимо открыть базу данных, (например, «Успеваемость_ студентов») и выполнить команду Параметры Access — Настройка — Выбрать команды из / Вкладка «Работа с базами данных – выбрать Диспетчер кнопочных форм и добавить в Настройки панели быстрого запуска.
Если кнопочная форма ранее не создавалась, то откроется окно диалога «Диспетчер кнопочных форм»,
в котором надо нажать кнопку «Да», тем самым подтвердить создание кнопочной формы. В результате будет создана страница Главной кнопочной формы.
Далее можно создать еще три страницы кнопочной формы: Формы ввода данных, Отчеты и Запросы. Для этого следует щелкнуть на кнопке «Создать» и в появившемся окне ввести имя новой страницы «Формы ввода данных»
и щелкнуть на кнопке «ОК». Будет создана страница кнопочной формы «Формы ввода данных». Аналогичным образом надо создать еще две страницы, в итоге получим четыре страницы кнопочных форм, которые отображаются в окне «Диспетчер кнопочных форм».
После этого создаем элементы ГКФ, для этого в «Окне диспетчер кнопочных форм» выделяем страницу «Главная кнопочная форма» и щелкаем «Изменить», откроется новое окно «Изменение страниц кнопочной формы».
В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение элемента кнопочной формы»,
в котором выполняем следующее:
вводим текст: Формы для ввода данных;
выбираем из раскрывающегося списка команду: Перейти к кнопочной форме;
выбираем из списка кнопочную форму: Ввод данных в формы, щелкаем на кнопке «ОК».
В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент кнопочной формы «Формы для ввода данных».
Аналогичным методом надо создать элементы: «Запросы» и «Отчеты», а затем элемент (кнопку) «Выход из БД».
В результате в окне «Изменение страницы кнопочной формы» будут отображаться все элементы главной кнопочной формы.
Кнопочная форма появится в списке в области окна базы данных на вкладке Формы на панели Объекты, а на вкладе Таблицы в списках появится таблица Switchboard Items. Дважды щелкнув на надписи «Кнопочная форма», откроется Главная кнопочная форма.
Для того чтобы эта форма отображалась при запуске базы данных, необходимо выполнить команду Параметры Access/Текущая база данных, в окне Форма просмотра выбрать «Кнопочная форма» из раскрывающегося списка, надо снять флажок Строка состояния. Можно также ввести заголовок и значок приложения.
На этом создание кнопочных форм еще не законченно, так как на подчиненных кнопочных формах (Формы ввода данных, Отчеты, Запросы) нет элементов.
Создание подчиненных кнопочных форм: отчеты и формы
Для создания элементов кнопочной формы «Формы ввода данных» необходимо запустить базу данных (например, «Успеваемость студентов» с главной кнопочной формой) и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм.
Откроется окно «Диспетчер кнопочных форм». Затем нужно выделить «Формы ввода данных» в окне «Диспетчер кнопочных форм»
и щелкнуть на кнопке Изменить, откроется окно диалога «Изменение страницы кнопочной формы».
В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение страницы кнопочной формы»,
в котором выполняем:
вводим текст: Студенты;
выбираем из раскрывающегося списка команду: Открыть форму для изменения;
выбираем из списка кнопочную форму: Студенты, щелкаем на кнопке «ОК».
В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент «Студенты». После создания по такой же технологии элемента «Группы студентов», он тоже будет отображаться в окне.
Далее требуется создать кнопку возврата в главную кнопочную форму, для этого щелкаем на кнопке «Создать» и в появившемся окне выбираем команду «Перейти к кнопочной форме», выбираем «Главная кнопочная форма» и вводим «Перейти к главной кнопочной форме». Нажимаем на кнопке «ОК»
и закрываем окно «Изменение страницы кнопочной формы».
Запустим главную кнопочную форму в окне БД, в которой щелкнем на кнопке «Формы ввода данных», откроется «Формы ввода данных».
Создание элементов для кнопочной формы «Отчеты» осуществляется по той же технологии, в результате получим.
Создание подчиненной кнопочной формы: запросы
Для создания элементов подчиненной кнопочной формы «Запросы» необходимо запустить базу данных (например, «Успеваемость_студентов» с главной кнопочной формой) и создать макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.
При создании макроса «Успеваемость студентов» надо выбрать вкладку «Макросы» и щелкнуть на пиктограмме «Создать», откроется окно диалога «Макрос». В этом окне в раскрывающемся списке выберите макрокоманду «Открыть Запрос» и из раскрывающегося списка выберите имя запроса «Успеваемость студентов»,
затем щелкните на кнопке «Закрыть». В появившемся окне «Сохранить изменения макета или структуры объекта Макрос1?» щелкните на кнопке «Да». Откроется окно «Сохранение», в котором надо указать имя макроса «Успеваемость студентов» и щелкните на кнопке «ОК».
Имя макроса сохранится в списке макросов в окне БД. После создания и сохранения макроса «Параметрический_запрос» в окне БД будут отображаться имена созданных макросов.
Для создания элементов кнопочной формы запроса «Успеваемость студентов» необходимо выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Откроется «Диспетчер кнопочных форм».
Затем нужно выделить «Запросы» в окне «Диспетчер кнопочных форм» и щелкнуть на кнопке Изменить, откроется окно диалога «Изменение страницы кнопочной формы».
В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение страницы кнопочной формы»,
в котором выполняем:
вводим текст: Отчет: Успеваемость студентов;
выбираем из раскрывающегося списка команду: Выполнить макрос;
выбираем из списка кнопочную форму: Успеваемость студентов, щелкаем на кнопке «ОК».
В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент кнопочной формы «Отчет: Успеваемость студентов». После создания по такой же технологии элемента «Параметрический_запрос», он тоже будет отображаться в окне.
Далее требуется создать кнопку возврата в главную кнопочную форму. В результате в окне «Изменение страницы кнопочной формы» будут отображаться все элементы кнопочной формы «Запросы».
Далее закроем окна «Изменение страницы кнопочной формы» и «Диспетчер кнопочных форм». В окне БД на вкладке «Формы» щелкнем на надписи «Кнопочная форма», откроется Главная кнопочная форма. В Главной кнопочной форме щелкнем на кнопке Запросы, откроется кнопочная форма «Запросы».
Таким образом, создана кнопочная форма «Запросы», которая является подчиненной кнопочной формой.
«Главная кнопочная форма» в Access 2007, 2010 и выше
Создание главной кнопочной формы в своё время являлось вполне рутинной задачей. Но, в последних версиях Access этот весьма удобный элемент интерфейса в «классическом» варианте был удалён. Рассмотрим, как главная кнопочная форм» создаётся теперь. Для примера используем Access 2019.
Допустим есть простая таблица со списком книг.
Создадим форму для работы с ней.
Процесс создания формы подробно рассматривать не будем, так как в данном примере форма создаётся при помощи мастера с дизайном и функционалом по умолчанию.
Добавим кнопку закрытия приложения.
Теперь сделаем эту форму «главной»
Для этого откроем окно «Параметры Access».
И в разделе «Текущая база данных» в меню «Форма просмотра» выберем нашу форму (она называется «Книги», как и таблица).
После выбора формы и нажатия кнопки «OK» Access попросит нас закрыть и снова открыть базу данных. После такого «перезапуска» при открытии баз данных будет сразу отображаться созданная нами форма.
Данный пример показателен ещё и тем, что «главная кнопочная форма» в последних версиях Access фактически перестала быть исключительно кнопочной. Она может осуществлять просмотр и редактирование данных, а также содержать любой другой функционал, который только можно реализовать в Access при помощи форм (старый добрый VBA даёт на самом деле очень широкие возможности). Что позволяет сделать работу с базой данных значительно удобнее.
Создание главной кнопочной формы
Главная форма служит для организации эффективной работы, в ней все необходимые компоненты объединены в систему. Все предыдущие объекты служили для создания базы данных, а главная форма создается для пользователя, который будет применять базу данных в своей работе, и ему не интересны промежуточные построения — для него главными будут удобство ввода и поиска информации. Для этого необходимо обеспечить удобный графический интерфейс, чтобы можно было решать задачи, не тратя силы на поиск объектов.
Для объединения объектов в одном диалоговом окне можно создать так называемую кнопочную форму, которая представляет собой панель управления и содержит кнопки, обеспечивающие вызов других кнопочных форм, а также отдельных объектов. В понимании MS Access кнопочная форма состоит из нескольких форм, одна из которых является главной, а остальные подчиненными. Главная форма должна представлять возможность перехода к подчиненным, а те в свою очередь к главной. Каждая подчиненная форма может содержать до восьми элементов управления (кнопок), объединяющих какую-либо задачу.
Созданием таких форм занимается «Диспетчер кнопочных форм». При первом вызове этой команды MS Access сообщит, что не удается найти кнопочную форму и предложит создать новую. После положительного ответа на запрос, появится диалоговое окно, показанное на рис. 38.
Рис. 38. Диспетчер кнопочных форм
По умолчанию создается одна кнопочная форма, настройка которой возможна путем внесения в неё изменений.
Для обеспечения доступа ко всем созданным объектам БД создадим дополнительно несколько форм для каждой группы (таблицы, запросы, формы, отчеты). Для открытия запросов разработаем простые макросы.
Создание новой формы начинается с нажатия кнопки «Создать», после чего появится запрос на ввод имени формы. Назовем создаваемую форму «Формы». В диспетчере кнопочных форм появится строка с введенным именем, щелкнем по ней мышкой и нажмем кнопку «Изменить». После выполненных действий появится диалоговое окно «Изменение страницы кнопочной формы» (рис. 39), в котором можно создавать кнопки и настраивать действия которые они должны выполнять.
Эта страница будет служить для размещения команд вызова визуальных форм на экран для работы с данными БД. Для создания нового элемента страницы кнопочной формы нажимаем по кнопке «Создать» (рис. 39)
Рис. 39. Изменение страницы кнопочной формы
В окне «Изменение макета кнопочной формы» следует в поле «Текст» задать название создаваемой кнопки. В поле «Команда» выбрать действие, которое должно выполнять кнопка (в нашем случае это открытие формы), и в поле «Кнопочная форма» выбрать имя формы которую требуется открыть. После нажатия кнопки «ОК» в окне «Изменение страницы кнопочной формы» появится созданный элемент. Аналогичные действия следует выполнить для оставшихся визуальных форм. Кроме этого следует создать ещё одну кнопку, позволяющую переходить к главной кнопочной форме.
Далее необходимо аналогичным образом создать формы, содержащие элементы управления, обеспечивающие вызов созданных запросов и отчетов.
Последним этапом в разработке кнопочных форм является создание на главной кнопочной форме элементов управления обеспечивающих доступ к созданным специализированным формам и команд завершения работы приложения.
На рис. 40 показан вид главной кнопочной формы
Рис. 40. Главная кнопочная форма
Запуск на выполнение созданной кнопочной формы осуществляется из окна «Все объекты Access». В раздел «Формы» этого окна автоматически помещается на нее ссылка, которая позволяет запускать форму на выполнение.
Созданная кнопочная форма имеет четыре элемента управления обеспечивающих переход к объектам Access разделенным по смыслу. Из каждой вспомогательной формы организован возврат к главной форме.
Для исключения возможности вносить изменения в структуру разработанной БД в MS Access существует возможность настройки запуска БД только с активной главной кнопочной формой. В этом режиме у пользователя есть возможность получить доступ к тем объектам, на которые есть ссылка из главной кнопочной формы. Процесс создания новых таблиц, запросов, форм, отчетов или других объекты БД пользователю не доступен.
Описание работы разработанной БД база данные магазин запрос
Главное окно состоит из нескольких вспомогательных форм, группирующих элементы управления БД по назначению.
Для возможности хранения данных используется четыре таблицы: «Одежда», «Тип», «Назначение», «Поставщики». Ввод данных и просмотр возможен с использованием визуальных форм.
Вывод на печать найденной информации осуществляется с использованием отчетов, которые строятся на основе одноименных запросов.
Для сохранения данных и выхода из приложения необходимо переключиться на закладку «Главная» и выбрать интересующую команду.
Как создать главную кнопочную форму
Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.
Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.
Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.
Технология создания кнопочных форм следующая:
1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);
2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);
3) создать элементы главной кнопочной формы;
4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;
5) создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;
6) создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.
Для создания главной кнопочной формы и ее элементов необходимо открыть базу данных, (например, «Спецодежда для сотрудников») и выполнить команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Если кнопочная форма ранее не создавалась, то откроется окно диалога «Диспетчер кнопочных форм»,
Рис. 19 Создание Главной кнопочной формы (копия с экрана)
Для того чтобы эта форма отображалась при запуске базы данных, необходимо выполнить команду Сервис/Программы запуска, и в открывшемся окне выбрать «Кнопочная форма» из раскрывающегося списка, кроме того, надо снять флажки Окно базы данных и Строка состояния. Можно также ввести заголовок и значок приложения.
Рис. 20 Главная кнопочная форма (копия с экрана)
Рис. 21 Главная кнопочная форма (копия с экрана)
Создание отчётов
Основное назначение отчётов — это вывод данных в виде выходного печатного документа. Отчёт так же, как и формы, можно создать с помощью «Конструктора» или «Мастера отчётов». Используется так же автоматическое создание отчётов.
Последовательность действий при формировании отчёта с помощью «Мастера отчётов» такая же, как и при создании формы. Дополнительным является два шага: добавление уровня группировки и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям.
По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в окне «Создание отчётов» щёлкнуть «Итоги», после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. При выборе функции Sum для какого-либо поля, Access автоматически подсчитывает сумму значений не только для каждой группы, но и подведёт итоги по всем записям выбранного поля. Программа предусматривает вывод как данных и итогов, так и только итогов. Если не задан уровень группировки, то кнопка «итоги» становится недоступной.
Рис. 22 Бланк отчета спецодежды (копия с экрана)
Из режима просмотра пользователь может скопировать отчёт в видео отдельного файла текстового редактора Word или таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть Файл — Печать — Предварительный просмотр.
Изменение структуры отчёта
Структура отчёта отличается от структуры формы только увеличением количества разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчёт может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов, которые необходимы для печати служебной информации, например, номеров страниц.
Для вставки в область верхнего или нижнего колонтитула номера страниц выполняется команда «Вставка» — «Номера страниц». Этот элемент можно перемещать из области колонтитула в другие области, например, в область заголовка отчёта, если указатель мыши принимает форму ладони.
Редактирование структуры отчёта выполняется в режиме «Конструктора». Приём редактирования отчёта и форматирования элементов управления те же, что и для форм.