Создание списка сокращений в Word
Нередко при составлении справочников приходится составлять список сокращений. Вручную искать каждое сокращение в документе Word – сложное занятие. Есть возможность упростить и ускорить этот процесс. Понятно, что слова типа «партком» и подобные, которые ничем не отличаются от основного текста, придётся искать всё равно вручную.
Создайте копию файла и работайте с ней, т.к. придётся внести много изменений.
Для начала сбросьте форматирование. Хотя бы снимите выделение жирным – выделите всё, сделайте жирным, сбросьте – сделайте нежирным.
Выберите меню Правка|Заменить… (Ctrl+H).
В диалоге «Найти и заменить» нажмите кнопку «Больше», поставьте галочку «Подстановочные знаки».
Как найти аббревиатуры (слова из БОЛЬШИХ БУКВ)
В поле «Найти» введите « <[А-Я]@> », чтобы найти слова из БОЛЬШИХ БУКВ.
< – знак должен находиться в начале слова
[А-Я] – на месте знака должна находиться любая буква русского алфавита от «А» до «Я» в ВЕРХНЕМ РЕГИСТРЕ
@ – этих знаков (русских букв) может быть одна или несколько подряд
> – знак должен находиться в конце слова
Будем выделять найденные слова жирным шрифтом – заменять текст на искомый, но с выделением.
В поле «Заменить на» введите « ^& ». Вы можете щёлкнуть кнопку «Специальный» и выбрать меню Искомый текст (Не Искомое выражение!).
Нажмите кнопку «Формат», выберите Шрифт…. В поле «Начертание» выберите «полужирный». Нажмите «OK». Хотя проще в поле «Заменить на» нажать Ctrl+B.
Нажмите кнопку «Заменить всё».
Закройте диалог, щёлкните правой кнопкой по выделенному жирным тексту (по одному из сокращений), выберите меню Выделение текста, имеющего такой же формат.
Вырежьте текст, вставьте в новый документ. Либо после вырезания удалите всё и вставьте вырезанные текст сюда же. Список сокращений готов.
Чтобы в полученном списке удалить дубликаты, скопируйте текст и вставьте в Excel.
Отсортируйте список по алфавиту – выберите меню Данные|Сортировка.
В поле B2 введите « =A1<>A2 ». Значением будет ИСТИНА, если слова одинаковые и ЛОЖЬ, если разные. Скопируйте формулу до конца списка.
Выделите оба столбца, скопируйте, вставьте в Word, отсортируйте по второму столбцу, чтобы отделить только разные слова – Таблица|Сортировка.
Как найти слова с точкой в конце слова
Сокращения с точкой в конце выделяйте точно так же « <[а-я]@\. »
< – знак должен находиться в начале слова
[а-я] – – на месте знака должна находиться любая буква русского алфавита от «а» до «я» в нижнем регистре
@ – этих знаков (русских букв) может быть одна или несколько подряд
\. – означает точку.
Понятно, что слов с точкой в конце может быть слишком много, поэтому можно искать только короткие слова « <[а-я]<1;5>\. »
<1;5>– фигурные скобки ограничивают количество русских букв (длину слова) от 1 до 5.
Про сокращения с дефисом рассказывать? Интересно, есть такие?
Замечание
В Word 97/2000 ещё нет меню Выделение текста, имеющего такой же формат.
Вы можете заменить текст без форматирования (нежирный) на пробелы, удалить лишние пробелы, затем пробелы заменить на знаки абзаца.
Чтобы заменить произвольное количество пробелов, знаков препинания и абзацев на один знак абзаца, ищите « >*< » (любое число знаков, которые находятся после одного слова и до другого слова) и заменяйте на « ^p » (знак абзаца).
Макрос для создания в документе списка сокращений и выстраивания их по алфавиту
Автоматическое создание списка сокращений в ворде — это то, что может спасти вам 3 часа времени в год.
Как-то раз я в очередной раз корректировал список сокращений одного рабочего документа и задумался, а сколько же тратится времени на это довольно примитивное занятие в масштабах отдела, офиса, отрасли, страны, планеты? Решил посчитать. Взял в качестве исходных данных время на работу со списком сокращений для одного работника — 5 минут в неделю. Где-то понятно больше, где-то меньше, но пусть будет так. Дальше взял, что средняя стоимость рабочего часа офисного работника России около 200 рублей. В месяц соответсвенно 200*8*22 = 35200 рублей. Опять же, у многих меньше, у многих больше, но пусть будет так. И вот какие у меня получились результаты:
Меня, если честно, эти цифры ужасают. Сколько времени мы тратим на ерунду, которую нужно и нужно автоматизировать, сажаем зрение, выращиваем геморрой, портим осанку.
А если сюда ещё прибавить время на исправление документов с ошибочным списком сокращений, хождение к принтеру для распечатывания новой версии, хождения для нового сбора подписей, лишние траты бумаги, тонера и электроэнергии, то картина получается ещё более впечатляющая.
В свой статье про бесконечные совещания я писал, что при грамотной организации труда уже сейчас вполне можно достичь 36 часовой рабочей недели в офисе. Собственно автоматическое создание списка сокращений в ворде — один из путей к этому.
Ниже я покажу как вы сами можете создать в ворде макрос, который за 5 секунд автоматически находит в тексте документа все сокращения на русском и английском языках, собирает их в список и расставляет по алфавиту. Макрос работает в Ворд на Виндоус, на Маке не проверял, но должен сработать.
Я расписал создание макроса по шагам, поэтому получится у всех, даже у тех, кто никогда не делал ничего подобного. Поехали!
1. Убедитесь, что у вас в программе Ворд включена функция «разработчик».
Как это сделать? В Ворд нажимаем Файл – Параметры – Настроить ленту
В правой колонке находим строку «Разработчик» и ставим напротив галочку, если она отсутствовала.
Теперь у нас в верхней панели Ворд появился пункт «Разработчик».
2. Заходим в «Разработчик», нажимаем «Макросы»
Вводим имя макроса (например, Abriviatura или любое другое имя) и нажимаем кнопку «создать».
3. Там, где мигает курсор вводим следующий код:
Важно! При копировании кода содержащего кириллицу, нужно чтобы раскладка клавиатуры при копировании и вставке была обязательно RU!
Dim r As Range, x, cl As New Collection, s$
Set r = ActiveDocument.Range
On Error Resume Next
With r.Find
.Text = «<[А-ЯЁ;A-Z]<2;7>>»
.Forward = True
.Wrap = wdFindStop
.Format = False
.MatchWildcards = True
While .Execute
s = r.Text
For x = 1 To cl.Count
If s < cl(x) Then cl.Add s, s, Before:=x: GoTo 1 Next cl.Add s, s 1 Wend End With With
ActiveDocument.Range .InsertParagraphAfter For Each x In cl .InsertAfter vbCr & x Next
Конечный результат должен быть такой:
Нажимаем «Сохранить» и закрываем окно создания макроса.
4. Теперь открываем любой наш рабочий документ, где в тексте много сокращений.
Заходим в раздел «Разработчик» — Макросы
5. Нажимаем кнопку «Выполнить».
Ура! Если всё сделали правильно, то конце вашего документа появляется отсортированный по алфавиту список сокращений. Вы великолепны!
Теперь не нужно мучительно листать весь документ (на 200 страниц), проверяя все ли сокращения учтены.
Создание списка сокращений в ворде — простой, но действенный способ спасти несколько часов своей жизни в условиях, когда вечно не хватает времени.
Как создать указатель аббревиатур в Word
Word позволяет создавать оглавление, таблицу цифр и указатель. Если вы пишете довольно объемную статью и используете слишком много аббревиатур, чтобы запомнить, вам необходимо создать для них индекс. Это действительно просто. Вот что вам нужно сделать.
Создать указатель сокращений
Вы можете создать индекс в любой момент; Однако когда вы пишете документ или когда закончите с ним, лучше всего добавлять различные сокращения, которые вы используете по мере продвижения. Благодаря этому вы не пропустите ни одного.
Единственная уловка — это знать, как добавить элемент в индекс. Откройте документ и выберите аббревиатуру, которую нужно добавить. Рекомендуется сначала использовать полную форму, а затем добавить аббревиатуру в круглых скобках. После выбора перейдите на вкладку «Ссылка» и нажмите кнопку «Отметить запись».
В открывшемся окне введите полную форму аббревиатуры в поле Main Entry. Не удаляйте аббревиатуру. Повторите это для каждого акронима, который хотите добавить. Когда вы «отмечаете» запись, она автоматически добавляет знаки абзаца, и они не самые лучшие. Вы можете скрыть их на вкладке «Главная». Нажмите кнопку реверса P на наборе инструментов абзаца, чтобы скрыть их.
Когда вы закончите, перейдите в конец документа, чтобы вставить указатель. Перейдите на вкладку «Справочная информация» и нажмите кнопку «Вставить указатель». Вы можете добавлять элементы в индекс всякий раз, когда вам нужно, а затем обновлять / обновлять индекс, щелкнув его правой кнопкой мыши или перейдя на вкладку «Справочник» и нажав там кнопку обновления.
Вообще говоря, когда вы добавляете запись в индекс, все идет в один индекс. Если вам понадобится более одного индекса в вашем документе, вам придется планировать заранее, потому что добавить более одного индекса немного сложно, а сохранение записей, отсортированных между двумя (или тремя), может быть немного затруднительным. вызов.
Индекс — это автоматически сгенерированный элемент, очень похожий на альтернативный текст, и вы не можете многое сделать для его форматирования. Когда вы вставляете указатель, обратите внимание на доступные параметры. Если то, что вы выбрали, не подходит для вашего документа, вы можете удалить индекс и вставить его заново. Это предоставит вам те же возможности, что и раньше, и вы сможете изменить его внешний вид.
Создание списка сокращений в ворде
Автоматическое создание списка сокращений в ворде — это то, что может спасти вам 3 часа времени в год.
Как-то раз я в очередной раз корректировал список сокращений одного рабочего документа и задумался, а сколько же тратится времени на это довольно примитивное занятие в масштабах отдела, офиса, отрасли, страны, планеты? Решил посчитать. Взял в качестве исходных данных время на работу со списком сокращений для одного работника — 5 минут в неделю. Где-то понятно больше, где-то меньше, но пусть будет так. Дальше взял, что средняя стоимость рабочего часа офисного работника России около 200 рублей. В месяц соответсвенно 200*8*22 = 35200 рублей. Опять же, у многих меньше, у многих больше, но пусть будет так. И вот какие у меня получились результаты:
Меня, если честно, эти цифры ужасают. Сколько времени мы тратим на хрень, которую нужно и нужно автоматизировать, сажаем зрение, выращиваем геморрой.
А если сюда ещё прибавить время на исправление документов с ошибочным списком сокращений, хождение к принтеру для распечатывания новой версии, хождения для нового сбора подписей, лишние траты бумаги, тонера и электроэнергии, то картина получается ещё более впечатляющая.
В свой статье про бесконечные совещания я писал, что при грамотной организации труда уже сейчас вполне можно достичь 36 часовой рабочей недели в офисе. Собственно автоматическое создание списка сокращений в ворде — один из путей к этому.
Ниже я покажу как вы сами можете создать в ворде макрос, который за 5 секунд автоматически находит в тексте документа все сокращения, собирает их в список и расставляет по алфавиту. Поехали!
1. Убедитесь, что у вас в программе Ворд включена функция «разработчик».
Как это сделать? В Ворд нажимаем Файл – Параметры – Настроить ленту
В правой колонке находим строку «Разработчик» и ставим напротив галочку, если она отсутствовала.
Теперь у нас в верхней панели Ворд появился пункт «Разработчик»
2. Заходим в «Разработчик», нажимаем «Макросы»
Вводим имя макроса (например, Abriviatura) и нажимаем кнопку «создать».
3. Там, где мигает курсор вводим следующий код:
Важно! При копировании кода содержащего кириллицу, нужно чтобы раскладка клавиатуры при копировании и вставке была обязательно RU!
Dim r As Range, x, cl As New Collection, s$
Set r = ActiveDocument.Range
On Error Resume Next
With r.Find
.Text
.Forward = True
.Wrap = wdFindStop
.Format = False
.MatchWildcards = True
While .Execute
s = r.Text
For x = 1 To cl.Count
If s
Конечный результат должен быть такой:
Нажимаем «Сохранить» и закрываем окно создания макроса.
4. Теперь открываем любой наш рабочий документ, где в тексте много сокращений.
Заходим в раздел «Разработчик» — Макросы
5. Нажимаем кнопку «Выполнить».
Ура! Если всё сделали правильно, то конце вашего документа появляется отсортированный по алфавиту список сокращений. Вы великолепны!
Создание списка сокращений в ворде — простой, но действенный способ спасти несколько часов своей жизни в условиях, когда вечно не хватает времени. В следующей статье поделюсь другими рекомендациями по автоматизации рутинных операций.
А если вам надоело работать в организации, где вы убиваете своё время в пустоту — посмотрите мою статью про собеседование и поиск работы.
