Календарь дней рождений и юбилеев контактов Outlook
После перехода с Google (Gmail, Контакты, Календарь) на MS Exchange и Outlook мне больше всего не хватало календаря «Дни рождения и мероприятия контактов», в котором автоматически создавались одноименные события из адресной книги. Стандартная функция Outlook создания записи о дне рождения при редактировании контакта меня не устроила, т.к. все новые контакты с датами рождений и юбилеями, как правило, создаются в мобильном телефоне аккаунта, подключенного к Exchange по протоколу ActiveSync. А при таком способе ввода данных никакие записи в календаре не создаются.
Поэтому был написан VBA скрипт (т.к. ни одно бесплатное решение, найденное в интернете, мне не подошло по функционалу), который делает следующее:
— пересохраняет даты рождений и юбилеи всех контактов адресной книги (таким образом, нативной функцией Outlook в основом календаре создаются записи о днях рождениях и юбилеях контактов);
— перемещает все записи о таких событиях из стандартного календаря в указанный пользователем (чтобы не засорять и без того перегруженный записями основной календарь);
— исправляет записи контактов «Хранить как» (как известно, iOS и Android некорректно работают с этим полем в аккаунтах Microsoft Exchange) следующим образом: если поле «Имя» или «Фамилия» содержат какие-то значения, то «Хранить как» примет значение «Имя Фамилия», в противном случае — «Организация» (это особенно полезно, если сохраняешь названия служб и всякого рода контор в поле «Организация», а не «Имя», как, например, «Доставка Пиццы»).
Для того, чтобы заработал такой алгоритм, никакой дополнительный софт не нужно устанавливать.
Нужно выполнить всего-лишь 2 действия: разрешить выполнение неподписанных макросов и скопировать сам скрипт через буфер обмена (CTRL-C, CTRL-V) в Outlook.
Чтобы разрешить выполнение неподписанных макросов,
1. В Outlook войдите в Файл -> Параметры -> Центр управления безопасностью -> Параметры центра управления безопасностью:
2. Параметры макросов -> выбрать «Уведомления для всех макросов»:
Следующим шагом нужно вставить тело самого скрипта (макроса) в Outlook.
Для этого в Outlook нажимаем ALT-F11 — попадаем в редактор Microsoft Visual Basic for Applications -> в разделе «Project» выбираем «ThisOutlookSession»:
И в открывшееся окно вставляем скрипт:
Сохраняем, закрываем редактор и возвращаемся в Outlook.
Все, что нам остается — выполнить этот скрипт. Для этого нажимаем ALT-F8, выбираем «ThisOutlookSession.olRobot» и нажимаем кнопку «Выполнить»:
В процессе работы скрипта откроется диалоговое окно с предложением указать, в какой именно календарь помещать записи о днях рождений и юбилеях контактов «Select Birthdays and Anniversaries Calendar folder by next step»:
Опытные пользователи, обратите внимание на разные методы получения первичной информации в теле скрипта.
Если у вас были некорректные записи о таких событиях в основном календаре — запустите этот скрипт второй раз, он исправит их.
Теперь достаточно запустить его нажатием ALT-F8 для того, чтобы ваш календарь выглядел как конфетка.
Как добавить дни рождения в календарь outlook
Недавно ко мне обратился один из близких друзей с вопросом:
"Как мне в календари всех пользователей, внести Дни Рождения сотрудников, что бы всплывали напоминания? Если делать через общие папки Exchange, то оповещения там не возможны, копировать всю адресную книгу компании в личные контакты — глупо"
Итак решение!
- Скачиваем и устанавливаем (он кстати бесплатный) ShrarePoint Services 3 SP1, на любой сервер под управлением Windows 2003 SP1.
- После этого создаем календарь на SharePoint (Действие узла \ Создание \ Отслеживание — Календарь) задаем соответствующее название: Дни Рождения Сотрудников или Дни рождения Партнеров \ клиентов и т.д.
- Заносим в календарь Дни Рождения и периоды их напоминаний. Занос данных можно сделать двумя способами — скриптованием, или через пользовательский интерфейс. (Как это сделать через пользовательский интерфейс и настроить Оповещения см. ниже).
- После этого подключаем Календарь в Outlook, для этого необходимо нажать Дейстия подключиться к Outlook.
- После этого в Outlook получаем обновляемую папку с календарем всех дней рождений. Если например создать различные календари, типа партнеры, сотрудники, конкуренты, то можно подключать такие группы по интересам. Подключение данных папок в Outlook сотрудников возможно сделать через групповые политики.
О переносе учетных записей
В случае если в глобальном каталоге поле День Рождения заполнен, то Первичный перенос контактов на SharePoint можно сделать пользовательскими действиями:
- Создаем временного пользователя в AD, с почтовым ящиков Exchange.
- Входим на ПК, Запускаем Outlook
- Открываем глобальный каталог
- Выбираем контакты необходимые для переноса (все, либо по должностям, либо выборочно)
- Правой кнопкой — добавить в контакты
- После этого контакты появятся в личных контактах пользователя, а в календаре появятся события посвященные дням рождениям.
- Подключаем общий календарь SharePoint в Outlook временного пользователя
- Открываем Календарь пользователя, вид — Ежегодные события
- Выделяем все события, далее то что называется Ctrl+C, Ctrl + V в общий календарь SharePoint
- Удаляем учетную запись, дальнейшее поддержание актуального состояния возлагаем на секретарей например или службу персонала.
В идеале можно подумать об интеграции HR модуля вашей ERP с SharePoint, или если в компании есть Метакаталог, или IAM то эту функцию необходимо решать этими средствами.
Об оповещениях:
Встречи в календаре не имеют возможности напоминаний после наступления событий, только за какое-то время до наступления события, поэтому для простоты предлагается использовать следующий алгоритм:
Оповещения будут всплывать в полдень, за день до наступления дня рождения сотрудника.
После чего с одной стороны будет стандартная возможность отложить оповещение на 1 день с другой — будет время на приобретение подарка, украшения утром кабинета именинника и т.д.
По умолчанию время напоминаний для встреч — 15 минут, для событий — 18 часов. Ниже приведен скрип для установки напоминаний за 12 часов до начала событий
Перед запусков скрипта, отрываем Папку Календарь, содержащую дни рождения, выбираем вид Ежегодные события, выделяем необходимые элементы (или все Ctrl+A) запускаем скрипт:
Как добавить дни рождения в календарь в Outlook?
Кто-нибудь знает, как добавить дни рождения в календарь в Outlook? Фактически, после добавления дня рождения к контакту сведения о дне рождения будут автоматически отображаться как повторяющиеся встречи в календаре Outlook. В этой статье мы покажем вам, как добавить день рождения к контакту, чтобы создать дату рождения в календаре Outlook.
Добавить дни рождения в календарь в Outlook
- Автоматическая копия/скрытая копия по правилам при отправке электронной почты; Автоматическая пересылка нескольких писем по правилам; Автоматический ответ без сервера обмена и другие автоматические функции …
- Предупреждение о скрытой копии – показывать сообщение при попытке ответить всем, если ваш почтовый адрес находится в списке скрытой копии; Напоминать при отсутствии вложений и другие функции напоминания …
- Ответить (всем) со всеми вложениями в почтовой беседе; Отвечайте сразу на несколько писем; Автоматическое добавление приветствия при ответе; Автоматическое добавление даты и времени в тему …
- Инструменты для вложений: автоматическое отключение, сжатие всех, переименование всех, автоматическое сохранение всех … Быстрый отчет, подсчет выбранных писем, удаление повторяющихся писем и контактов …
- Более 100 дополнительных функций решат большинство ваших проблем в Outlook 2010-2019 и 365. Полнофункциональная 60-дневная бесплатная пробная версия.
Подробнее Загрузить
Добавить дни рождения в календарь в Outlook
1. Сначала перейдите в режим просмотра Контакты .
2. Если вы хотите создать новый контакт с информацией о дне рождения, нажмите кнопку Новый контакт на вкладке Главная в Outlook 2010 и 2013 или просто нажмите New в Outlook 2007.
И если вы хотите добавить информацию о дне рождения к созданному вами контакту, выберите и откройте указанный контакт.
3. В окне Контакты вам необходимо:
1). Нажмите кнопку Подробности в группе Показать на вкладке Контакты ;
2). Перейдите в раздел День рождения и укажите дату рождения для контакта. См. Снимок экрана:
4. Нажмите кнопку Сохранить и закрыть .
После добавления информации о дне рождения к контакту он будет автоматически создавать повторяющиеся встречи дня рождения в календаре Outlook для каждого года..
Как добавить дни рождения в календарь outlook
Как добавить дни рождения в календарь в Outlook?
Кто-нибудь знает, как добавить дни рождения в календарь в Outlook? Фактически, после добавления дня рождения к контакту сведения о дне рождения будут автоматически отображаться как повторяющиеся встречи в календаре Outlook. В этой статье мы покажем вам, как добавить день рождения к контакту, чтобы создать встречу с днем рождения в календаре Outlook.
- Авто CC / BCC по правилам при отправке электронной почты; Автопересылка Множественные письма по правилам; Автоответчик без сервера обмена и дополнительных автоматических функций .
- Предупреждение BCC — показывать сообщение при попытке ответить всем, если ваш почтовый адрес находится в списке BCC; Напоминать об отсутствии вложений , и многое другое напоминает функции .
- Ответить (всем) со всеми вложениями в почтовой переписке; Отвечайте сразу на несколько писем; Автоматическое добавление приветствия при ответе; Автоматически добавлять дату и время в тему .
- Инструменты для вложения : Автоотключение, Сжать все, Переименовать все, Автосохранение всех . Быстрый отчет , Подсчет выбранных писем, Удаление повторяющихся писем и контактов .
- Более 100 дополнительных функций будут решить большинство ваших проблем в Outlook 2021–2010 или Office 365. Полнофункциональная 60-дневная бесплатная пробная версия.
Добавить дни рождения в календарь в Outlook
1. Перейти к Контакты просмотр в первую очередь.
2. Если вы хотите создать новый контакт с информацией о дне рождения, нажмите Новый контакт под Главная вкладка в Outlook 2010 и 2013 или просто нажмите Новинки в Outlook 2007.
А если вы хотите добавить информацию о дне рождения к созданному вами контакту, выберите и откройте указанный контакт.
3. в Контакты окно, вам необходимо:
1). Нажмите Сведения в Показать группа под Контакты вкладка;
2). Перейти к день рождения и укажите дату рождения для контакта. Смотрите скриншот:
4. Нажмите Сохранить и закрыть кнопку.
После добавления информации о дне рождения к контакту он будет автоматически создавать повторяющиеся встречи дня рождения в календаре Outlook для каждого года.