В системе 1С:Предприятие информация о хозяйственных операциях, совершаемых на предприятии, может вводиться при помощи документов и отображаться в списках документов одного вида или в списках документов разных видов (журналах). При разработке конфигурации производится настройка документов и создаются необходимые списки и журналы документов для их просмотра.
Состав журналов документов, с которыми может работать пользователь, определяется его правами доступа.
Один и тот же вид документа может отражаться в нескольких журналах.
Работа в обычном режиме запуска
Открытие журнала документов
Открыть конкретный журнал можно с помощью команд главного меню, кнопок панелей инструментов и открытых документов.
Также журналы документов можно открыть, используя «Операции — Документы…» — будет открыт список журналов документов, существующих в конфигурации.
В этом списке клавишами или мышью следует выбрать название нужного журнала и затем нажать кнопку «OK» — выбранный журнал будет открыт.
Ввод нового документа
Ввод документа может осуществляться различными способами.
При вводе нового документа из журнала документов выберите «Действия — Добавить«.
Если в журнале могут отображаться документы нескольких видов, будет предложен список для выбора необходимого.
Если позволяет настройка пользовательского интерфейса, ввод документов можно проводить, не открывая журнала. В списке видов документов необходимо указать наименование нужного вида документов и нажать кнопку «OK«. После этого на экран будет выдана форма нового документа для заполнения его реквизитов. Если в журнале хранятся документы только одного вида, список видов документов выдаваться не будет, а сразу будет выдан диалог для заполнения реквизитов документа.
Пользовательский интерфейс может включать команды, которые могут позволять сразу начать ввод документа — без открытия журнала, в котором отображаются эти документы.
После заполнения реквизитов следует нажать кнопку «OK» — происходит запись (сохранение) и проведение документа, форма закрывается.
Открытие документа
Для просмотра или корректировки документа следует сначала открыть соответствующий ему журнал документов. Средствами поиска можно быстро отыскать необходимый документ в списке.
Открыть документ можно одним из следующих способов:
Копирование документа
Новый документ можно добавить в журнал документов путем копирования данных уже существующего документа. Для этого поместите курсор в строку с документом, который будет скопирован и выберите «Действия — Скопировать«.
Ввод на основании
Удаление (установка и снятие пометки удаления) документов
Существует два способа удаления: пометка удаления и непосредственное удаление. Доступность способов определяется правами конкретного пользователя.
Пометка удаления позволяет помечать документы на удаление — изменяется иконка документа (содержат перечеркивание), данные продолжают отображаться.
Чтобы установить пометку на удаление документа, в журнале поместите указатель мыши в нужную строку и выберите «Действия — Установить пометку удаления«. Или выберите соответствующую команду в контекстном меню — наведите указатель на строку с документом и нажмите правую кнопку мыши.
Для отмены пометки на удаление документа поместите указатель в строку с ранее помеченным элементом и выберите «Действия — Снять пометку удаления» или воспользуйтесь соответствующим пунктом в контекстном меню.
Собственно удаление объектов (в том числе и документов) производится при выполнении соответствующей процедуры — «Операции — Удаление помеченных объектов«, если он доступен конкретному пользователю.
Проведение документа
Проведение документа — отражение данных документа в учетных механизмах.
Документ можно провести с помощью кнопок «Провести» или «ОК«.
В журнале документов проведенные документы отображаются с иконкой, содержащей галку.
Чтобы сделать документ непроведенным, следует выбрать «Действия — Отмена проведения«.
Работа в управляемом режиме запуска
Окно журнала документов
Открытие журнала документов выполняется командами панели навигации, действий, а также может быть выполнено системой при выборе подсистемы в панели разделов (подробнее см. описание конфигурации).
Ввод нового документа
Ввод документа может осуществляться различными способами.
Если активным является окно какого-либо из существующих в системе журналов документов, то для ввода нового документа следует выбрать команду «Создать«.
Если в журнале могут отображаться документы нескольких видов, при выборе команды «Создать» откроется подменю, в котором можно выбрать вид документа.
Если позволяет настройка пользовательского интерфейса, ввод документов можно проводить, не открывая журнала. В этом случае в панели навигации или панели действий могут присутствовать команды, например, «Новый расход товара» или аналогичные.
Информация о порядке ввода конкретных документов может находиться в общем описании конфигурации.
Редактирование реквизитов документа
Внешний вид формы документа, его свойства, поведение управляющих элементов определяются при настройке конфигурации задачи и, в общем случае, могут быть самыми разнообразными.
Для редактирования документов используются общие приемы работы в формах. Подробно эти приемы описаны в разделе справочной информации «Общая информация о формах».
Если это обусловлено конфигурацией, форма документа может содержать закладки. В этом случае все редактируемые реквизиты сгруппированы на разных «страницах», между которыми можно переключаться, щелкнув мышью ту или иную закладку.
После того, как реквизиты заполнены, для записи документа следует выбрать команду «Провести и закрыть«. По этой команде производится запись документа, если документ проводится, на экран выводится запрос о необходимости проведения документа, после ответа на запрос форма документа закрывается.
Команда «Записать» предназначена для сохранения документа без проведения и закрытия формы.
Команда «Провести и закрыть» предназначена для выполнения проведения документа.
Корректировка документа
Для корректировки документа следует сначала открыть журнал документов, в котором отображаются документы нужного вида. Средствами поиска можно отыскать документ, который следует откорректировать.
Работая в журнале документов, документ можно открыть для корректировки или просмотра, одним из следующих способов
В результате любого из этих действий на экран будет выведена форма документа. Корректировка реквизитов документа производится по общим правилам, изложенным в разделе справочной информации «Общая информация о формах».
Копирование документа
Новый документ может быть введен путем копирования уже существующего документа. Для этого следует в журнале документов нужного вида поместить курсор на строку с документом, который предполагается копировать, и следует выбрать команду «Скопировать«.
Ввод на основании
В отличие от копирования режим ввода на основании (если такая возможность предусмотрена при проектировании задачи) позволяет создавать документы на основании данных другого типа (документа другого вида, справочников).
Для создания документа на основании следует указать исходный документ и выбрать команду «Ввести на основании«. В выпадающем меню будет представлен список возможных видов объектов (не обязательно документов), которые могут быть созданы на основании данного документа. Выберите нужный вид. На экран выводится вспомогательное окно с формой документа, поля которого заполнены на основании документа-источника. Правила заполнения определяются при проектировании задачи.
Удаление (установка и снятие пометки удаления) документов
Различают два режима удаления: непосредственное удаление и пометка удаления. Доступность режимов определяется правами конкретного пользователя.
Удаление (непосредственное удаление, установка и снятие пометки удаления) документов производится в журнале документов.
Для установки пометки удаления следует указать документ в журнале и выбрать команду «Пометить на удаление / Снять пометку» или нажать клавишу Del.
Для отмены пометки на удаление используется эта же команда.
Помеченные на удаление документы показываются иконками, содержащими перечеркивание.
Проведение документа
Проведением документа называется действие, которое отражает данные документа в тех или иных учетных механизмах на основании информации документа. Возможность проведения — свойство документа, определенное при проектировании задачи.
При выборе команды, для которой определено проведение документа (» Провести и записать » или «Провести«), производится проведение документа. В журнале документов проведенный документ будет помечен в колонке пиктограмм.
При проведении документа командой » Провести » после проведения документ закрывается. В некоторых случаях при проведении документа возникает ситуация, из-за которой проведение не может быть выполнено. Проведенные документы показываются иконками, содержащими галку.
Чтобы сделать документ не проведенным, следует выбрать команду «Отменить проведение«. После подтверждения пиктограмма проведенного документа изменится. Непроведенные документы показываются иконкой без галки.
Для проведения или отмены проведения нескольких документов необходимо открыть форму, содержащую динамический список документов, отметить нужные документы (с использованием клавиши Shift) и выполнить команды » Провести » и «Отменить проведение«. Проведение документов выполняется в порядке возрастания момента времени документов.
Объект 1С «Журналы документов»
Объекты 1С «Журналы документов» предназначены для визуальной группировки документов разных видов при просмотре: они позволяют объединить несколько документов по одной теме в один список. Работая с журналом документов, пользователь может вводить документы, просматривать их, редактировать и удалять.
Журналы документов — это вторичные данные, не несущие никакой первичной информации и являющиеся не более чем еще одним представлением списка документов.
Работа с документами в 1С построена на моментах времени (большинство операций происходят последовательно — например, сначала покупка, потом продажа). При этом каждый документ имеет свой список. При одновременной работе со списками нескольких документов связь этих документов на основе линии времени может не прослеживаться. Объект 1С «Журналы документов» позволяет показать порядок документов в общем списке документов.
Таким образом, журнал 1С – это интерфейсный объект, предназначенный для удобства пользователя.
Создавать журнал для отображения документов одного вида не нужно, поскольку у каждого документа есть форма списка, которая генерируется автоматически или которую можно создать самостоятельно. Журналы полезны только для группировки документов разного вида .
Например, на складе товар привозят (оприходование) и увозят (отгрузка, реализация). Это два разных документа (списка). Журнал позволяет объединить оба документа в один список и показать пользователю общие (одинаковые) поля, которые есть у разных документов.
Обычно создают журналы 1С по подсистемам (областям учета, рабочим местам). Например: журнал складских документов, журнал кассовых документов, журнал банковских документов и так далее.
В 1С:Предприятии 8 в конфигурации можно создать несколько объектов метаданных «Журнал документов». В метаданных для журнала документов:
- указывается, какие виды документов будут в него входить (документ может входить в один или несколько журналов или не входить ни в один журнал);
- описываются несколько граф (перечней реквизитов документов разных видов, значения которых нужно отображать в одной колонке списка журнала).
Для каждого журнала система создает в базе данных таблицу, в которой:
- хранятся ссылки документов тех видов, которые входят в журнал;
- продублировано содержание документов, включенное в графы журнала, номера документов, пометка проведенности и т.п.
При записи документа в базу данных система вносит записи в таблицы тех журналов, к которым относится данный документ или обновляет уже существующие там записи документа.
Особенности использования «Журналов документов» 1С:
- В файловом варианте информационной базы транзакционные блокировки устанавливаются на таблицу базы данных, поэтому параллельность работы с документами зависит от того, какие существуют в конфигурации журналы. Одновременно не может выполняться запись двух документов входящих в один журнал.
- В клиент-серверном варианте , так как блокировки устанавливаются на уровне записей, наличие журналов не влияет на параллельность записи документов, кроме отдельных случаев, когда сервер баз данных повышает при записи уровень блокировки.
- В большинстве случаев не следует создавать журналы , содержащие все виды документов конфигурации, а следует рассматривать создание журналов, включающих те или иные группы документов.
- Число документов, регистрируемых в одном журнале, не ограничено. Но создание журналов документов, регистрирующих все или большую часть видов документов, допустимо только для конфигураций, которые заведомо рассчитаны на небольшое число одновременно работающих пользователей.
- Рекомендуется создавать графы для отображения в журнале только наиболее существенной информации из документов.
- В конфигурациях, содержащих относительно небольшое количество документов и рассчитанных на пользователей, имеющих некоторое представление о совокупности всех документов данной конфигурации, могут использоваться журналы с большим количеством видов документов, то есть включающие широкие группы документов, например все документы, отражаемые в бухгалтерском учете.
- Число журналов, в которых может регистрироваться один вид документа, не ограничено. Однако такая регистрация несколько «утяжеляет» процедуру записи и удаления документа. Для документов, которые не имеют табличных частей, накладные расходы на регистрацию документа в журналах могут быть сопоставимы с расходами на собственно запись документа, и даже превышать их.
Таким образом, реализация журналов с большим количеством документов является проектным решением конкретной конфигурации и принимается исходя из назначения конфигурации и типовых способов работы пользователей.
Работа с журналами документов
Работа с журналами документов при реструктуризации
Таблица журнала документов имеет следующий состав полей:
При сохранении конфигурации информационной базы, реструктуризация журналов документов выполняется в тех случаях, когда:
Реструктуризация журнала из-за добавления в него нового для данной конфигурации документа (т.е. такого, по которому пока еще нет данных) на первый взгляд не нужна и требует некоторого комментария. Действительно, изменения данных в журнале документов при таких обстоятельствах не требуется, но следует учитывать влияние каждого включенного в журнал документа на тип поля «Номер», тип поля «Ссылка» и, возможно, тип полей, соответствующих графам журнала.
Например, даже включение в журнал документа, который не отображается в графах журнала, может привести к тому, что поля граф журнала теперь должны поддерживать тип < Неопределено >. Если в журнале отображался только один вид документов, то добавление в него еще одного документа также приведет к необходимости реструктуризации, даже если типы полей, соответствующих графам журнала и тип поля «Номер» при этом не изменились. Это связано с тем, что поле «Ссылка» ранее имевшее тип ДокументСсылка.<имя> теперь должно поддерживать хранение ссылок на документы разного вида.
Работа с журналами документов при тестировании и исправлении информационной базы
Действия, которые выполняются при тестировании и исправлении журнала документов также следует из его «вторичности». Проверяется соответствие записей журнала и записей таблиц документов. При этом, если данные рассогласованы, то при исправлении информационной базы выполняется «дозаполнение» журналов по таблицам документов и, наоборот, удаление записей журнала, которые не соответствуют таблицам документов.
Работа с журналами документов при записи документов
При записи документов в одной транзакции с записью документов выполняется запись строк во всех журналах, в которых документ регистрируется. Такая регистрация в журналах выполняется:
Во всех этих случаях также выполняется «перерегистрация» во всех журналах документов, в которых регистрируется документ.
Удаление документов также будет выполняться с удалением в той же транзакции соответствующих записей журналов документов.
Оптимизация отбора по графам журнала
То, что журналу документов соответствует реальная таблица информационной базы, приводит к возможности индексирования граф журнала документов. Эта особенность позволяет, например, оптимизировать отбор по графе журнала в списке журнала документов. Так, для журнала, в котором отображаются все документы взаиморасчетов с контрагентами, можно оптимизировать отбор по контрагенту, а для журнала кадровых документов — оптимизировать отбор по работнику.
Добавить комментарий Отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.
3. Журнал документов.
Вводимые документы группируются в журналы документов по видам (документы по кассе, по банку, по подотчётникам, по поставщикам и т. д.). количество журналов и виды документов, которые в них будут храниться, задаются на этапе конфигурирования. Один и тот же документ может отображаться одновременно в двух журналах – основном и общем.
Кроме журналов документов по назначению существует Общий журнал документов, в котором отображаются все введённые документы. Общий журнал можно открыть с помощью кнопки «Общий журнал документов» на панели инструментов рабочего стола программы, или через меню «Торговля и бухгалтерия», пункт «Общий журнал документов».
Для вызова остальных журналов используются соответствующие меню комплексной конфигурации («Торговля и бухгалтерия», «Зарплата и кадры») или команда: меню «Операции» / «Журнал документов».
Журналы документов используются для:
Ввода новых документов;
Работы с ранее введёнными документами.
Как и в других журналах системы, записи в журнале документов располагаются в хронологическом порядке и показываются только те записи, которые попадают в интервал видимости.
Введённый документ в любое время может быть распечатан, если конфигурацией предусмотрено наличие у него печатной формы. Есть документы, которые не имеют печатной формы.
Для того, чтобы получить распечатку, надо:
Нажмите кнопку «Печать». Откроется печатная форма документа.
Если Вас что-либо не устраивает, выберите в меню «Файл» команду «Параметры страницы» и измените установки;
Ещё раз просмотрите документ и нажмите на панели инструментов кнопку «Печать».
Закройте окно печатной формы и окно документа.
Журнал проводок.
Журнал проводок предназначен для просмотра списка проводок, принадлежащих разным операциям и находится через меню «Операции» / «Журнал проводок».
По каждой проводке отображается полная информация. Структура проводки в «Журнале проводок» дополнена информацией об операции, которой принадлежит операция. Значки в первой левой колонке указывают, введена проводка вручную или сформирована документом.
В «Журнале проводок» через верхнюю панель инструментов можно перейти в «Журнал операций» на операцию, к которой принадлежит эта проводка.
Быстрый поиск в «Журнале проводок» осуществляется по всем полям журнала. Для этого достаточно поставить курсор (щёлкнуть левой кнопкой мыши) на нужное поле и набрать начальные буквы искомого значения.
Из любого журнала можно перейти в «Журнал операций» и в «Журнал проводок» с помощью специальных пиктограмм «ДК» на верхней панели инструментов окна соответствующего журнала или документа.
Ввод на основании, копирование и отбор записей.
В учёте часто бывают ситуации, когда один документ является основанием для другого документа. Для автоматизации подобных операций в программе предусмотрен механизм, который называется Ввод на основании.
Он позволяет вводить новый документ, копируя информацию из ранее введённого документа другого вида.
Возможность ввода на основании настраивается в режиме «Конфигуратор» и работает не для всех документов.
Чтобы ввести документ на основании существующего, надо:
Открыть журнал документов;
Найти документ, который будет служить основанием для ввода нового;
В меню «Действия» выбрать пункт «Ввести на основании», либо нажать на панели инструментов на пиктограмму «Ввести на основании»;
Из открывшегося списка документов выбрать нужный и нажать на кнопку «ОК»;
В открывшемся документе отредактировать (если это необходимо) реквизиты;
Далее работать с документом в обычном порядке.
Новую запись в любой журнал можно ввести копированием существующей. В результате откроется окно, все реквизиты которого будут скопированы из образца, за исключением номера и даты.
Чтобы скопировать запись:
Выделите в журнале запись, которую необходимо копировать;
Выберите команду меню «Действия» / «Копировать» или нажмите на панели инструментов окна кнопку «Копировать строку»;
Внесите необходимые изменения в реквизиты;
Нажмите кнопку «ОК».
Программа позволяет пользователю просматривать в журналах записи, отобранные по какому-либо признаку. Например, можно отобрать все записи, относящиеся к конкретному контрагенту.
Для отбора записей выберите в меню «Действия» / «Отбор по значению» / «Отобрать» или нажмите на панели инструментов окна кнопку «Отбор по значению». В возникшем на экране окне диалога укажите вид отбора:
Укажите отбираемое значение;
Нажмите кнопку «Установить отбор»;
Для перехода к общему списку нажмите кнопку «Отключить отбор».
В «Журнале операций» и в «Журнале проводок» можно произвести отбор по значению некоторых реквизитов операции или проводки, выделив его и нажав кнопку «Отобрать по колонке».
Журнал регистрации действий пользователей в 1С
Иногда возникает вопрос когда, что и кто из пользователей совершил ту или иную операцию, действие в программе 1С. Кто провел документ? Кто отменил проведение документа? Кто удалил документ? Кто переместил документ на другую дату? и т.д. Стандартный журнал регистрации может ответить на эти вопросы. В журнале, правда, дается не полная информация о действии. Например, нельзя узнать какую номенклатурную позицию добавил пользователь в документ, но зато точно можно узнать открывал и вносил ли изменения пользователь в документ, справончик, регистр.
Итак, как отрыть журнал регистрации? Меню СЕРВИС — ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ.
Собрана абсолютно вся информация о всех действиях в программе всех пользователей.
В журнале можно установить отбор по: дате, пользователю, документу, др. доступным полям.
Для точечного поиска необходимого объекта рекомендуем воспользоваться фильтром, встроенным в журнал.
Журнал очень удобен тем, что позволяет аккумулировать информацию практически неограниченный промежуток времени. Но это в свою очередь может негативно отразится на производительности базы данных, если файл журнала 1С вырастит до неприлично больших размеров. Рекомендуется периодически сокращать (урезать) через конфигуратор журнал регистрации. Делается это просто. В режиме КОНФИГУРАТОР меню АДМИНИСТРИРОВАНИЕ — НАСТРОЙКА ЖУРНАЛА РЕГИСТРАЦИИ. Перед сокращением журнала обязательно сохраните обрезаемый кусок на компьютер. Сохранять или нет журнал на ПК 1С спросит в процессе настройки процедуры сокращения журнала.
Будьте внимательны! При Выгрузке — Загрузке информационной базы 1С журнал регистрации полностью самоочищается.