Как сделать временную шкалу в excel

Временная шкала проекта (Project Timeline)

Предположим, мы работаем над долгим и сложным проектом, состоящим из нескольких этапов. Задача — наглядно показать всю хронологию работ по проекту, расположив ключевые моменты проекта (вехи, milestones) на оси времени. Примерно вот так:

В теории управления проектами подобный график обычно называют календарем или временной шкалой проекта (project timeline), хотя я также встречал еще один русскоязычный аналог -"лента времени". В любом случае, главное — не как назвать, а как построить. Поехали.

Шаг 1. Исходные данные

Для построения нам потребуется оформить исходную информацию по вехам проекта в виде следующей таблицы:

Обратите внимание на два дополнительных служебных столбца:

• Линия — столбец с одинаковой константой около нуля по всем ячейкам. Даст на графике горизонтальную линию, параллельную оси Х, на которой будут видны узлы — вехи проекта. В принципе, можно было бы использовать и полный ноль, но тогда график совпадает с осью X, что дает проблемы потом с настройкой внешнего вида диаграммы в Excel 2007-2010. Новый Excel 2013 нули воспринимает спокойно.
• Выноски — невидимые столбцы для поднятия подписей к вехам на заданную (разную) величину, чтобы подписи не накладывались. Значения 1,2,3 и т.д. задают уровень поднятия подписей над осью времени и выбираются произвольно.

Шаг 2. Строим основу

Теперь выделяем в таблице все, кроме первого столбца (т.е. диапазон B1:D13 в нашем примере) и строим обычный плоский график с маркерами на вкладке Вставка — График — График с маркерами (Insert — Chart — Line with markers) :

Убираем линии сетки, вертикальную и горизонтальную шкалы и легенду. Сделать это можно вручную (выделение мышью и клавиша Delete) или отключив ненужные элементы на вкладке Макет (Layout) . В итоге должно получиться следующее:

Теперь выделите ряд Выноски (т.е. ломаную оранжевую линию) и на вкладке Макет выберите команду Линии — Линии проекции (Layout — Lines — Projection Lines) :

От каждой точки верхнего графика будет опущен перпендикуляр на нижний. В новом Excel 2013 эта опция находится на вкладке Конструктор — Добавить элемент диаграммы (Design — Add Chart Element) .

Шаг 3. Добавляем названия этапов

Эта часть будет простой у тех, кто уже осмелился на установку нового Excel 2013 и более сложной у тех, кто еще работает со старыми версиями.

В Excel 2013 все просто. Как я уже писал здесь, он умеет делать подписи к точкам данных просто беря текст из любого заданного пользователем диапазона. Для этого нужно выделить ряд с данными (оранжевый) и на вкладке Конструктор выбрать Добавить элемент диаграммы — Подписи — Дополнительные параметры (Design — Add Chart Element — Data Labels) , а затем в появившейся справа панели установить флажок Значения из ячеек (Values from cells) и выделить диапазон A2:A13:

В версиях Excel 2007-2010 и старше такой возможности нет, но у вас есть два альтернативных варианта:

Добавьте любые подписи к оранжевому графику (значения, например). Затем выделяйте по очереди каждую подпись, ставьте в строке формул знак "равно" и щелкайте по ячейке с названием этапа из столбца А. Текст выделенной подписи будет автоматически браться из выделенной ячейки:

Шаг 4. Прячем линии и наводим блеск

Внесем последние правки, чтобы довести нашу уже почти готовую диаграмму до полного и окончательного шедевра:

Как создать шаблон временной шкалы (диаграммы Ганта) в Excel

Диаграммы Ганта в Wrike очень функциональны. Например, они позволяют вам создавать новые.

Пошаговое руководство по созданию временного графика в Microsoft Project

Наглядная временная шкала проекта — лучший друг менеджера. При управлении крупными.

Для чего нужен шаблон диаграммы Ганта в Excel

Диаграммы Ганта позволяют организации получать жизненно-важную актуальную информацию о.

Ведущие компании выбирают Wrike

Скачать наше мобильное
приложение для Android или iOS

Общие сведения

• Компания
• Вакансии
• Блог
• Мероприятия
• Для прессы
• Свяжитесь с нами

Wrike

• Описание продукта
• Цены
• Шаблоны проектов
• Клиенты
• Приложения и интеграции
• Compare
• API
• Безопасность

Решения

• Marketing
• Creative
• Управление проектами
• Разработка продукции
• Профессиональные услуги
• Все команды

Источники

• Управление проектами
• Маркетинг
• Продуктивность
• Совместная работа
• Руководство по управлению проектами

Нашим клиентам

• Справочный центр
• Вебинары
• Interactive Training
• Community
• User Conference
• Статус Wrike
• Служба поддержки Wrike

Нашим партнерам

Последние публикации в блоге Wrike

• Перспективное будущее благодаря инструменту создания подзадач Wrike на базе ИИ для совещаний
• Снова поднимаем планку. Три новых улучшения функций безопасности для защиты ваших рабочих данных
• Прогнозировать проекты стало проще: представляем Wrike Resource Bookings
• Роль зависимостей в управлении проектами
• Оценим итоги за 2021 год по эффективному управлению совместной работой
• Важнейшие тенденции цифрового маркетинга’2022
• Как не бояться хаоса. Оптимизация процессов с учетом будущего роста

Возможности Wrike

• Управление проектами Salesforce
• Диаграммы Ганта
• Инструменты совместной работы для студентов
• Управление задачами
• Инструменты для управления проектами Google

Руководства

Читайте нас:

• Deutsch
• English
• Español
• Français
• Italiano
• Português (BR)
• Русский
• 日本語

К сожалению, этот контент недоступен из-за ваших настроек конфиденциальности. Для просмотра этого контента нажмите кнопку «Настройки файлов cookie» и согласитесь принимать рекламные файлы cookie.

Краткое руководство по созданию временной шкалы в Excel и ее отличной альтернативе

Хронология относится к хронологическому порядку событий. Он используется для записи событий и соответствующих подробностей об организации, учреждении или жизни человека. Более того, он отмечает важные даты и события на пути от начала до конца периода времени. Вам нужен этот тип диаграммы для академических и деловых целей.

Временные шкалы — отличный способ визуализировать вехи, задания, достижения и даже цели на будущее. Иными словами, его объем — это не только проведенные мероприятия, но и задачи, которые предстоит выполнить в будущем. Вы можете сделать это, используя один из ваших инструментов управления проектами. Эта статья научит вас как сделать временную шкалу в экселе прервать погоню. Также вы узнаете об отличной альтернативе для создания таймлайна. Продолжайте читать, чтобы получить необходимую информацию.

Часть 1. Как сделать временную шкалу в Excel

В Excel есть больше, чем кажется на первый взгляд. Согласно своему названию, он превосходен во многих отношениях, особенно в хранении, управлении и обработке данных. Более того, это помогает в создании иллюстраций при представлении проектов. Он поставляется с функцией SmartArt, которая облегчает создание различных представлений данных и информации. Что еще более важно, вы можете найти здесь шаблоны временной шкалы, чтобы построить график временной шкалы Excel, который наилучшим образом соответствует вашим требованиям.

Все, что вам нужно сделать, это добавить свою информацию в выбранный вами шаблон, изменить поля и изменить диаграмму по мере необходимости. Ниже приведены пошаговые процедуры, которым вы можете следовать, чтобы построить временную шкалу в Excel.

Запустите Excel и откройте новую таблицу

Прежде всего, скачайте и установите Microsoft Excel на свой компьютер. Запустите программу и откройте новую таблицу.

На ленте приложения перейдите к Вставлять и получить доступ к функции SmartArt. Затем откроется диалоговое окно. Отсюда вы увидите различные шаблоны для типов диаграмм. Выберите Процесс и выберите Базовую временную шкалу в качестве рекомендуемого шаблона. При желании вы можете изучить некоторые шаблоны в соответствии с вашими потребностями.

Добавляйте события на временную шкалу

После выбора шаблона Текстовая панель появится. На появившейся текстовой панели добавьте события и пометьте события, введя имя события. Добавьте события в соответствии с вашими потребностями и пометьте их соответствующим образом.

Изменить временную шкалу

После ввода информации в текстовую область вы можете изменить внешний вид своей временной шкалы. В инструментах SmartArt вы можете просматривать вкладки «Дизайн» и «Формат». На этих вкладках вы можете изменить стиль шрифта, дизайн диаграммы и т. д. Наконец, сохраните файл, как вы обычно делаете при сохранении файла Excel. Вот как легко построить временную шкалу в Excel.

Часть 2. Лучшая альтернатива Excel для создания временной шкалы

Одна из самых функциональных программ, которую вы должны использовать, это MindOnMap. Это бесплатная веб-программа для создания диаграмм и диаграмм для создания различной инфографики, включая временную шкалу. Существует несколько тем и шаблонов, которые легко настраиваются, и вы можете сделать их своими, отредактировав. Кроме того, вы можете создавать различные виды диаграмм с нуля, не используя шаблон.

Более того, вы можете экспортировать файл в такие форматы, как файлы JPG, PNG, Word и PDF. Кстати, вы можете вставить временную шкалу в Excel, экспортировав файл в SVG, который является еще одним форматом, поддерживаемым программой. Кроме того, вы можете добавлять значки и рисунки, чтобы сделать временную шкалу привлекательной. С другой стороны, следуйте приведенному ниже руководству, чтобы узнать, как создать временную шкалу проекта в этой альтернативе Excel.

Доступ к программе

Чтобы начать работу, посетите веб-сайт, чтобы сразу получить доступ к инструменту. Теперь откройте браузер и введите название программы в адресной строке. Затем войдите на главную страницу. На главной странице нажмите кнопку Создайте свою ментальную карту кнопка.

После этого вы попадете в раздел шаблонов. Отсюда выберите макет или тему для своей временной шкалы. Мы будем использовать макет «рыбья кость» в качестве временной шкалы для этого конкретного урока.

Начните создавать временную шкалу

Добавьте узлы, выбрав Главный узел и нажав на Вкладка ключ. Вставляйте узлы столько, сколько хотите или в соответствии с вашими требованиями. Отредактируйте текст и назовите события. Вы можете вставлять значки или изображения по своему вкусу. Кроме того, вы можете изменить стиль временной шкалы.

Сохраните созданную временную шкалу

Чтобы сохранить созданную временную шкалу, нажмите кнопку Экспорт Кнопка в правом верхнем углу интерфейса. Затем выберите формат в соответствии с вашими потребностями или требованиями, и все готово. При желании вы можете поделиться диаграммой со своими коллегами и друзьями. Просто нажмите на Делиться кнопку и скопируйте ссылку. Тогда вы можете отправить его кому-нибудь.

• Диаграмма паука: узнайте о преимуществах и советах по ее созданию
• Как сделать концептуальную карту в Word для исчерпывающей визуальной информации

Часть 3. Часто задаваемые вопросы о создании временной шкалы в Excel

Какие бывают виды таймлайнов?

Временные шкалы бывают разных видов для разных целей. Есть вертикальные, горизонтальные, дорожные карты, исторические, биологические и многие другие. Есть временные диаграммы для потребностей маркетинга, творческих проектов, студентов, реализации проектов, потребностей компании и карьерного роста.

Что такое временная шкала в бизнесе?

Графики могут помочь составить расписание для бизнеса. Используя эту диаграмму, вы можете установить вехи для своих бизнес-проектов. Он может содержать такую информацию, как количество мест, сотрудников, доход, план продаж и ожидаемая дата достижения.

Какое приложение лучше всего подходит для создания таймлайна?

Вы можете использовать различные виды программ временной шкалы, такие как SmartDraw и Lucidchart. Тем не менее, если вы только начинаете, вы можете начать с простых в использовании приложений, таких как MindOnMap. Независимо от того, являетесь ли вы студентом, профессионалом или учителем, это может быть очень полезно.

Вывод

Как вы, возможно, читали, изучение того, как создавать и как использовать временную шкалу в Excel не так уж сложно. Этот пост будет вашим ориентиром. Итак, если вы хотите составить расписание или историческую хронологию проекта, вы можете обратиться к этому сообщению. С другой стороны, удобство — один из главных критериев для всех при выборе лучшей программы для создания таймлайна. Вот почему мы предоставили вам лучший онлайн-конструктор диаграмм. Тем не менее, если у вас нет доступа к Интернету, вы всегда можете положиться на Excel. В связи с этим мы рассмотрели как Excel, так и альтернативу — MindOnMap.

Применение Временной шкалы и Срезов в Excel ⁠ ⁠

Использование стандартных фильтров в Excel не всегда удобно и ограничено одной таблицей. Для увеличения продуктивности в Excel существуют удобные инструменты, такие как Временна шкала и Срез. Они позволяют быстро выбирать данные по заданным параметрам, в том числе для нескольких таблиц сразу.

Срезы можно использовать для «Умных» и Сводных таблиц, Временную шкалу только для Сводных.

Сводная таблица является по сути конструктором используя который можно быстро собрать нужные показатели по заданным критериям. Такие таблицы удобно применять для построения различных отчетов. Подробнее о Сводных таблицах смотрите статью: Сводные таблицы в Excel: как создать?

Срез представляет собой фильтр, вынесенный в отдельный графический элемент. Добавить один или несколько Срезов, для «Умной» или Сводной таблицы, можно на вкладке Анализ ► Вставить срез:

В появившемся окне выберите столбец или несколько столбцов по которым будем построен фильтр:

Либо, на закладке Вставка ► Срез.

Внешний вид Срезов:

Временная шкала

Временная шкала параметр динамического фильтра, позволяющий легко фильтровать данные по периоду времени на одном из четырех уровней годы, кварталы, месяцы или дни.

Чтобы добавить шкалу на лист, выберите на вкладке Анализ ► Вставить временную шкалу:

Так же можно добавить через вкладку Вставка ► Временная шкала.

В открывшемся окне установите галку на против Дата ► ОK:

Внешний вид Временной шкалы:

Чтобы производить фильтрацию Временной шкалой:

1. Нажмите на стрелку рядом с отображаемым временным уровнем и выберите нужный вариант (год, квартал, месяц или день):

2. Перетащите полосу прокрутки временной шкалы к периоду времени, который вы хотите выбрать;

3. В элементе управления отрезком времени нажмите левой кнопкой на плитку периода времени и зажав перетащите ее, будет выбран период.

Чтобы очистить Временную шкалу или Срез, нажмите на шкале в правом верхнем углу кнопку Очистить фильтр.

Как и Cрез для фильтрации данных, Временную шкалу можно добавить один раз и затем использовать в любой момент для изменения диапазона времени Сводной таблицы.

Настройка вида Временной шкалы и Среза

Временную шкалу или Срез можно переместить расположив в более удобном месте, изменить их размер или стиль.

Чтобы переместить фигуру, просто перетащите ее в нужное место на листе.

Чтобы изменить размер, нажмите на фигуру, затем выберите нужный размер, перетаскивая маркеры размера или задав его на вкладке Параметры.

Чтобы изменить стиль, нажмите на фигуру, отобразится меню Инструменты временной шкалы, выберите нужный стиль на вкладке Параметры.

Использование Временной шкалы и Срезов для нескольких Сводных таблиц

Если ваши Сводные таблицы имеют один источник данных, вы можете использовать одну Временную шкалу и несколько Срезов для фильтрации для нескольких таблица.

Щелкните на Временную шкалу или Срез, а затем выберите на вкладке Параметры ► Подключения к отчетам. В открывшемся окне выберите Сводные таблицы, которые вы хотите добавить:

Для использования Временной шкалы для «Умной» таблицы преобразуйте её в Сводную, на вкладке Конструктор ► Сводная таблица или Вставка ► Сводная таблица. Это очень удобно и даёт больше вариантов для маневра.

Подробнее о Временной шкале и Срезах смотрите в видео ⬇⬇⬇

635 постов 14.5K подписчиков

Правила сообщества

2. Публиковать посты соответствующие тематике сообщества

3. Проявлять уважение к пользователям

4. Не допускается публикация постов с вопросами, ответы на которые легко найти с помощью любого поискового сайта.

По интересующим вопросам можно обратиться к автору поста схожей тематики, либо к пользователям в комментариях

Важно — сообщество призвано помочь, а не постебаться над постами авторов! Помните, не все обладают 100 процентными знаниями и навыками работы с Office. Хотя вы и можете написать, что вы знали об описываемом приёме раньше, пост неинтересный и т.п. и т.д., просьба воздержаться от подобных комментариев, вместо этого предложите способ лучше, либо дополните его своей полезной информацией и вам будут благодарны пользователи.

Утверждения вроде «пост — отстой», это оскорбление автора и будет наказываться баном.

Мгновенное заполнение в Excel — магия в чистом виде⁠ ⁠

Друзья, всем привет. Сегодня хочу рассказать вам про мгновенное заполнение в Excel.

Ссылка на файл, чтобы можно было потренироваться — https://disk.yandex.ru/i/HyW0N215F6CuUg

Возможно, многие с ним знакомы заочно. Наверняка же замечали, что когда вручную заполняешь какие-то значения в ячейках, то с переходом к следующей ячейке при вводе символов Excel порой выдаёт вот такой список:

Так вот это и есть мгновенное заполнение во всей своей красе. Да, иногда это раздражает, потому что тебе это не нужно. Но в большинстве случае польза мгновенного заполнения огромна.

Извлечение данных

Предположим, у нас есть вот такой столбец с текстом:

Нам нужно извлечь отдельно номер договора и дату. Это можно сделать с помощью инструмента «Текст по столбцам». Правда, потом придётся от символа «№» ещё избавляться. А вот мгновенное заполнение справится с этим намного быстрее. Просто вводим справа от текста в первую ячейку номер договора (1), нажимаем Enter. Далее возможны два варианта.

Вариант 1. Вручную вводим в ячейку первую цифру второго договора (2). Excel предлагает свои варианты, жмём Enter — PROFIT!

Вариант 2. После того, как перешли ко второй ячейке, сразу нажимаем сочетание Ctrl + E (Е английская, конечно). Именно это сочетание отвечает за запуск мгновенного заполнения. Аналогично с датами. Вводим в ячейку С2 дату первого договора — Enter — Ctrl + E — наслаждаемся результатом.

ОЧЕНЬ ВАЖНАЯ ЧАСТЬ СТАТЬИ.

Так как же это работает? Всё довольно просто. В первой ячейке мы задаём образец, чего хотим получить, далее Excel распознаёт нашу логику и заполняет остальные ячейки по образу и подобию.

Ух ты! И так будет работать всегда?! Строго говоря — нет. Иногда, Excel не может с одной ячейки распознать логику. В этом случае нужно вручную заполнить не одну, а две, три, четыре (если случай совсем запущенный) ячейки. И только после этого нажимать Ctrl + E. Чем больше ячеек заполняешь, тем выше вероятность того, что твоя логика будет верно распознана могучим интеллектом Excel. Порой мгновенное заполнение не справляется с поставленной задачей:

Даты в первом столбце указаны в формате ГГГГ-ММ-ДД. При попытке привести их в формат ДД-ММ-ГГГГ получается вот такая «красота». Поэтому не поленитесь после того, как все ячейки будут заполнены, пробежаться по ним, а тот ли в них результат, который ты ожидал увидеть.

Образцы вводите в соседнем столбце от источника (можно справа или слева). Не «убегайте» далеко от данных, результат может быть непредсказуемым или вообще ничего не будет.

Ещё одно важное дополнение: мгновенное заполнение работает в версиях Excel 2013 и выше.

Теперь, когда с пояснениями закончено, давайте посмотрим, на что ещё способен этот удивительный инструмент.

Извлечение только чисел из столбца

Если нам из «красивого» столбца, в котором есть значения вроде «123руб», «55 рублей» и так далее, нужно извлечь только цифры, то вы уже знаете, что нам поможет:

В данном конкретном случае я прописал вручную две первых ячейки, иначе Excel не понимал, что нужны только числа.

Работа с текстом

В столбце указаны Имя и Фамилия. Нам нужно получить результат в виде «Имя Ф.» В первой ячейке вводим образец — Enter — Ctrl + E:

Кстати, если попробовать получить Фамилия И., то будьте внимательны. Если прописать два примера, потом начать вводить третий, то появляется довольно забавный список:

Но если не начинать вводить в третью ячейку текст, а сразу нажать на Ctrl + E, то всё будет нормально. Раз на раз не приходится. Временами мгновенное заполнение ведёт себя очень странно.

Извлечение части сплошного текста

Необходимо разбить слипшийся текст на части. Вводим в первых двух ячейках образец — Ctrl + E:

С номером поступаем аналогично.

Сбор текста

В отдельных столбцах есть различная информация, которую необходимо собрать в одно предложение. Обратите внимание, что порядок столбцов для мгновенного заполнения роли не играет. Прописываем предложение в первой ячейке — Enter — Ctrl + E:

На этом статью я хотел бы завершить. Уверен, я перечислил далеко не все чудесные возможности мгновенного заполнения. Буду вам благодарен, если в комментариях поделитесь своими способами применения этой чудесной штуки.

В качестве небольшой рекламы позвольте оставить здесь ссылку на мастер-класс, который я буду проводить 9 марта. Кто хочет узнать ещё несколько полезных приёмов при работе в Excel (там почти не будет того, о чём я писал здесь), а ещё хочет услышать чуть больше про то, где я работаю, записывайтесь — Полезные приемы при работе в Excel. Часть 2 (specialist.ru)

На этом всё. Как обычно, спасибо огромное всем, кто потратил своё драгоценное время и осилил данное полотно. Надеюсь, было полезно. Видео по данной статье обязательно появится на моём канале — (36) Андрей Митрохин — YouTube

Таблица подсчета розеток/выключателей/рамок. ⁠ ⁠

Когда я работал в магазине электротоваров регулярно приходилось считать ЭУИ и рамки к ним по зарисовкам заказчиков или их работников, тогда я это делал на бумаге и неплохо набил на этом руку. Но у некоторых продавцов консультантов это выходит не слишком быстро и качественно. Для автоматизации процесса я решил создать таблицу в google, а затем перенес ее в Excel (последний мне нравится больше). Таблицей я намерен поделиться ссылки будут ниже, а пока краткое описание:

Это страница «Сводка» первоначально ее надо заполнить под себя и сохранить как шаблон:
— Наименования всех типов ЭУИ какие у вас могут быть (если не достаточно того, что ввел я)
— Цвета механизмов (или например серия + цвет, как удобнее будет)
— Цвета рамок (аналогично механизмам)

Потом переходим на страницу «Ввод данных»
При добавлении новой строки указываете комнату
цвет механизма, цвет рамки и наполнение постов выбираете из выпадающего списка (подтянутся варианты со страницы «Сводка»), когда вы выбираете механизм для поста — ячейка окрашивается, считая количество постов в рамке

После заполнения страницы «Ввод данных», возвращаемся на «Сводка»
При выборе нужного цвета в крайней правой таблице («Текущий цвет») в списке ЭУИ и рамок останется только то количество, которое соответствует выбранным цветам.
Кроме того, общее количество механизмов и постов в рамках и количество установочных коробок

ЗЫ Отдельное спасибо @XaXa3Pa3a

Полезные трюки при работе в Excel⁠ ⁠

Всем привет. Это моя первая статья на Пикабу, поэтому позвольте сначала представиться. Я являюсь преподавателем Microsoft Excel. Теперь, когда с формальностями покончено, можно перейти к основному.

Сомнения перед написанием

Я довольно часто читаю разный тематический материал на Пикабу, и меня восхищают большинство авторов и статей. Статьи восхищают, в первую очередь, своей интересностью (есть такое слово вообще?) и полезностью. Именно поэтому у меня были большие сомнения, а стоит ли вообще лезть со своими очередными «простыми, но полезными штуками при работе в Excel». Да и кому вообще ты со своим Excel нужен?! Тем более, что беглый поиск по сайту не выдал ни одной подобной статьи. И та часть меня, которая отвечает за неуверенность, сразу подметила, что раз нет, значит, оно никому не нужно. А может, просто плохо искал. И да, я отдаю себе отчёт в том, что подобного материала довольно много на просторах интернета. И всё-таки, принцип «лучше сделать и жалеть, чем не сделать вовсе» возобладал.

Почему я посчитал, что это будет полезно

Занимаясь преподаванием этой замечательной программы (а я и правда считаю её чудесной и, можно сказать, влюблён в неё), я довольно часто подмечал, что именно мелочи оказывают самое большое впечатление на слушателей. Рассказываешь про сочетание функций ИНДЕКС(ПОИСКПОЗ), какое оно крутое, позволяет двумерный поиск по таблице осуществлять и много чего ещё делать, все сидят, понимающе кивают. Потом в процессе показываешь какую-нибудь мелочь, вроде той, что листы можно копировать, зажав Ctrl и мышкой перетащив лист чуть правее/левее, аудитория сразу оживает: «Ну всё, не зря время потратили». Именно про такие вот простые приёмы я и хотел бы вам рассказать (про первый так уже рассказал).

Небольшое пояснение

Путь до той или иной команды обычно описывается следующим образом: название вкладки — потом группа команд — сама команда:

Если у вас ноутбук, то функциональные клавиши могут работать только при одновременном нажатии на кнопку Fn+F1-12 (есть такие ноутбуки, в которых и этот способ не работает, тут надо уже по модели ноута смотреть).

Вообще, почти каждая функциональная клавиша отвечает за какое-то действие. Но я остановлюсь на одной, а именно — F4. И нет, речь пойдёт не про то, что этой кнопкой в Excel мы можем менять тип ссылки для ячейки.

F4 — повтор последнего выполненного пользователем действия (если нажимать её не тогда, когда курсор находится в строке формул)

Например, вам нужно для нескольких несмежных столбцов установить определённую ширину. Вместо того, чтобы каждый раз выбирать столбец, потом переходить на вкладку Главная — Ячейки — Формат — Ширина столбца. Можно один раз проделать эту операцию, потом просто выделить следующий столбец и нажать F4. И такой фокус можно проделывать со многими операциями, будь то закраска ячеек, строк, столбцов, части графика на диаграмме или банальная вставка столбцов (да, столбец можно вставлять сочетанием Ctrl + «+», но ведь это две кнопки, а F4 — одна).

Представления

Представления, с моей точки зрения, являются одним из самых недооценённых инструментов в Excel. Предположим, у вас есть таблица, в которой вы часто фильтруете несколько столбцов по разным критериям: отдел, пол и город.

И вот вы каждый раз раскрываете фильтр, устанавливаете нужные критерии, просматриваете данные, потом раскрываете фильтр, следующий критерий, потом фильтр. Думаю, суть вы уловили. «Но всё меняется, когда приходят они — представления!» © Установив нужные критерии, переходим на вкладку Вид — Режимы просмотра книги — нажимаем Представления:

Далее всё интуитивно (куда же без интуиции в этой прекрасной программе) понятно. Жмёшь «Добавить», обзываешь представление так, как тебе угодно — Ок. Здесь же, в окне добавления представления, мы можем узнать, а что, собственно, Excel сохраняет. А сохраняет он параметры печати, результаты фильтрации, скрытые строки и столбцы. Создав под каждый набор фильтров, строк и столбцов представление, потом лёгким и непринуждённым нажатием на эту команду ты будешь менять свою таблицу в мгновение ока. Это не совсем удобно? Что же, согласен. Давайте сделаем ещё удобнее и добавим представления на панель быстрого доступа. Для этого раскроем настройку панели быстрого доступа — Другие команды:

В открывшемся окне в поле «Выбрать команды из:» выбираем «Все команды». Потом находим «Представления» — Добавить:

Кстати, так можно добавить на панель быстрого абсолютно любую команду.

Теперь у нас появился выпадающий список со всеми нашими сохранёнными представлениями. Через это же окно можно и новые представления создавать. Просто пишешь в нём название, нажимаешь Enter — готово.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ!

Представления не работают в книгах, в которых есть «умные» таблицы (таблицы, которые мы создаём через вкладку Главная — Стили — Форматировать как таблицу).

После создания представления не нужно перемещать столбцы/менять их местами, иначе представление прекратит работать.

Два окна одной книги.

Прежде, чем кидать в меня различные предметы с криками «мало того, что про какой-то Excel пишет, так сейчас ещё будет рассказывать, как в двух окнах работать, смерд?!» позвольте пояснить. Речь пойдёт о том, как работать в двух окнах с ОДНОЙ книгой. Давайте смоделируем ситуацию. Есть у тебя два монитора (если ещё нет, обязательно заводи второй, пускай небольшой, но чтобы был), один файл Excel с несколькими листами внутри. Тебе нужно из одной таблицы перенести данные в другую (сравнить их, связать формулами и так далее). Что ты делаешь? Правильно, бесконечно долго и уныло переключаешься между листами. Второй монитор тем временем грустно за этим наблюдает. Но можно сделать этот процесс более удобным и быстрым. Прошу любить и жаловать, вкладка Вид — Окно — Новое окно:

Нажав на эту команду, мы получим ту же самую книгу, но в другом рабочем окне. Название файла будет немного изменено на «Мой файл:1» и «Мой файл:2». А дальше уже дело за тобой. Располагай окна так, как тебе удобно (на одном мониторе, на разных), копируй данные, создавай связи, формулы — в общем, работай. Но делать ты это уже будешь быстрее и удобнее. Все изменения, которые мы вносим в любое из клонированных окон, появляются сразу во всех связанных окнах. Главное, не забыть нажать «Сохранить» хоть в каком-нибудь окне.

Специальная вставка (пропускать пустые ячейки)

Вообще, про специальную вставку в Excel можно написать отдельную статью, наверное. Инструмент во многих случаях просто незаменимый. Но в рамках данной статьи я расскажу только про одну возможность. Представим, что есть две таблицы:

Нужно перенести данные из крайнего правого столбца второй таблицы (столбец Р) в крайний столбец первой таблицы (столбец F) таким образом, чтобы существующие номера остались. Обычным копированием-вставкой сделать это не получится, так как в столбце Р есть пустые ячейки, которые заменят собой существующие номера в столбце F. И тут на сцену выходит специальная вставка. Выделяем диапазон из столбца Р, копируем. Далее выбираем ячейку, начиная с которой нужно вставить данные (в нашем случае это F2), и либо щёлкаем правую кнопку мыши — в контекстном меню ищем «Специальная вставка», либо нажимаем сочетание клавиш Ctrl+Alt+V. Попадаем в такое окно:

Ставим галочку рядом с «пропускать пустые ячейки» — Ок. Профит!

Хочу отметить, что большинство приёмов, которые я здесь описал, не начнут прям с ходу экономить вам часы рабочего времени. Но если постепенно приучить себя их использовать, вспоминать о них, то скорость работы будет неуклонно возрастать. На этом, пожалуй, всё. Спасибо всем, кто уделил своё внимание и драгоценное время чтению поста. Надеюсь, что кому-то это было полезно. Вообще, если хотя бы одному человеку данный материал поможет в работе, я уже буду считать это успехом.

P.S. Если статья покажется интересной и полезной, то на примете есть ещё несколько приёмов, про которые могу рассказать.

Друзья, создал на Ютубе свой канал. Пока только видео с первой статьёй. В ближайшие дни опубликую вторую часть. Полезные трюки и приёмы при работе в Microsoft Excel — YouTube

Офисные будни⁠ ⁠

Сейчас состоялся диалог с коллегой.

К: DDlix, а как сложить значения нескольких ячеек в экселе? Каждый раз плюсы писать муторно.

Я: =СУММ и выделяешь нужные ячейки

*кряхтит ещё минут пять и выдаёт*

К: Не получается, пишет: «ИМЯ??»

Я: Ну так и пиши — Настя

Я: Подхожу и с каменным лицом показываю ошибку, выхожу из кабинета, чтобы просмеяться.

Вот до чего приводит коктейль из доверия и незнания офисных программ:)

Скрипт для экселя- ссылка в тайминг⁠ ⁠

Всем добрый день.
Хочу обратиться к Пикабу-разуму в вопросе Офиса.

Для размещения поста на Пикабу имеется заранее подготовленная таблица в Эксель.
первая колонка- тайминг новости, вторая колонка — тело новости, третья колонка — ссылка на новость, что является обязательным в теге «политика».
в сильно упрощенном виде это выглядит банально:

До недавних нововведений в редакторе постов Пикабу, CSV сохраненный из Экселя втаскивался в редактор через скрипт в обозревателе. И получался хорошо известный некоторым вариант

НО в свете все известных событий (прогресс не остановить!) скрипт отвалился и судя по консилиуму специалистов воскрешению не подлежит, методологически так сказать.
Отсюда простой вопрос: можно ли скриптом или как-то иначе автоматизировать в Экселе или в ОпенОфисе вставку ссылок в тайминги?
То есть мы из 3 колонок должны получить две.

Для интересующихся — в обычном финальном Пузыре 60-90 новостей.
Вставлять руками можно, но ЛЛ меня и так гнобит

Ответ на пост «Работничек»⁠ ⁠

Дают задачу для доработки бекенда. Там простой фикс, говорили они. Думаешь, сейчас сделаешь за 20 минут и готово, но там:

1. Название задачи «Нужно починить сайт»
2. Есть сваггер, последнее обновление год назад
3. Схема запросов, ответов и описание никто не актуализировал
4. Описание задачи максимально абстрактное, очевидно, писал менеджер
5. Разработчик, который писал код, уволился полгода назад
6. Менеджер ушёл в отпуск
7. Дедлайн через пару дней в пятницу
8. У тебя испытательный срок

Работничек⁠ ⁠

EXCEL — ЭТИ СТРАШНЫЕ МАКРОСЫ – НАЧАЛО⁠ ⁠

Я решил с двух ног ворваться в тему макросов.

Кто-то про них слышал, кто-то даже видел, отдельные сверхразумы их даже использовали. Сегодня будет ознакомительный пост: что это вообще такое и как с этим начать работать. Обратите внимание – этот пост тех, кто не знает, что такое макросы и никогда с ними не работал

Первым делом нужно включить вкладку «Разработчик». По умолчанию в Excel ее спрятали, чтобы не взорвать мозг юзерам. Идем в Параметры -> Настройка ленты -> Основные вкладки -> Разработчик (поставить галочку).

Теперь идем в эту вкладку, нажимаем «Записать макрос» выбираем имя жмакаем «ок». Все, теперь любые действия в Excel надежным образом записываются.

Давайте теперь что-то сделаем. На пример поменяем заливку ячейки А1, в ячейку A2 напишем значение «Мама, я программист», а в ячейке А3 пропишем формулу текущей даты «=Сегодня()»

Останавливаем запись макроса. Нажимаем иконку «Макросы», выбираем наш макрос как мы его обозвали, нажимаем кнопку «изменить».

Появляется окно Microsoft Visual Basic for Applications. Кстати оно также вызывается комбинацией клавиш (Alt + F11) У меня почему-то вызывается только левым Altом, а правым нет, видимо намекая на то что для написания макросов лучше иметь 2 руки (хотя я и одной нажать могу). Появился редактор языка VBA – это язык, который написан специально под офис чтобы на нем писать макросы. В основном окне видим саму эту запись, которую автоматически сделал Excel.

Sub Макрос2()
With Selection.Interior
.Pattern = xlSolid
.PatternColorIndex = xlAutomatic
.Color = 255
.TintAndShade = 0
.PatternTintAndShade = 0
End With
Range(«A2»).Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = «Мама, я программист»
Range(«A3»).Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = «=TODAY()»
Range(«A4»).Select
End Sub

Такой инструмент автоматической записи называется макрорекордер, по началу он хорошо помогает вообще понять, что происходит. Теперь давайте разберемся как выглядит записанный макрос (записанный макрос у автора этой статьи может различаться с записанным макросом у вас поскольку форма записи с макроса зависит от последовательности нажатий, способах ввода информации и криворукости пользователь, в любом случае автор этой статьи снимает с себя всю ответственность за любые действия которые привели или могут привести к изменению годовых отчетов, искажению пространственное – временного континуума и прочих непредвиденных вымираний.)

Теперь давайте разбираться что делает этот макрос

Sub Макрос2()
With Selection.Interior
.Pattern = xlSolid
.PatternColorIndex = xlAutomatic
.Color = 255
.TintAndShade = 0
.PatternTintAndShade = 0
End With

(Весь этот кусок от начала говорит нам о том, что с тем элементом что был выделен ранее происходит некоторое дерьмо, в том числе изменение цвета. Вот там, где Color = 255. Все остальное это параметры заливки, которые по итогу не менялись, но макрорекордер решил их тоже записать, на всякий. Это связано с внутренними особенностями работы excel как я понял. Вообще привыкайте к тому что макрорекордер пишет много того что потом вообще можно удалить. Конструкция With – End With позволяет делать несколько действий с одним объектом, на пример выше берется объект Selection.Interior, то есть фон выбранной области и ряду параметров этой заливки назначаются конкретные значения. То есть With нужен для облегчения записи кода, чтобы Selection.Interior не писать вначале каждой строчки.

Range(«A2»).Select –выделяем ячейку «A2»
ActiveCell.FormulaR1C1 = «Мама, я программист» – пишем в ячейку значение
Range(«A3»).Select – выделяем ячейку «А3»
ActiveCell.FormulaR1C1 = «=TODAY()» –пишем в ячейку формулу
Range(«A4»).Select – зачем то выделяем ячейку А4.
End Sub

Теперь при создании нового листа и запуске этого макроса он будет делать все то же самое.

Тут стоит понимать, что половину того что записал макрос можно опустить, так как нам важен результат, а не путь по которому к этому результату пришли, а макрорекордер записывает именно путь. На пример вместо всей конструкции With можно записать

так как мы точно знаем, что хотим поменять только цвет в ячейке А1. Также вместо того чтобы выделять ячейку, а потом в активной ячейке писать формулу можно сразу записать нужное значение в ячейку

Range(“A2”).Value = ”Мама, я программист”

или писать формулу как в третей ячейке

С формулами и значениями лично мне не понятно, как excel их интерпретирует, но в макрорекордре он записывает любой ввод в ячейку как ввод формулы. Благо лично у меня при написании макросов не возникает необходимости писать формулы в ячейки. На пример вместо вставки формулы как это было выше можно написать Range(“A3”).Value = Date(), тогда макрос вставит сразу текущую дату в ячейку как значение.

Опытные макроделы пишут макросы сразу без их записи макрорекордером, но это полезный инструмент для самостоятельного изучения при написании макросов: если не знаешь, что как делается в VBА то запускаешь и делаешь, потом смотришь что он там написал.

Теперь давайте напишем какой ни будь полезный макрос, я буду писать строчки и как можно подробнее их комментировать. Комментарии от программы отделяются символом «‘», он ставится вначале комментария. Прошу учесть, что я самоучка и многого не знаю, и просто напишу так ка делаю это сам, возможно есть более изящные решения. Напоминаю, что это просто ознакомительный опус для тех, кто не в зуб ногой.

Sub Colorization()
‘начало нашего макроса и его название
Dim x As Integer
‘объявляем переменную х типа интеджер, это тип для целых чисел от -32 768 до 32 767 (2 байта),
‘она нам нужна для перебора ячеек
For x = 1 To ActiveSheet.UsedRange.Rows.Count
‘перебираем х от 1 до конца использованной части листа, то есть не весь лист, а там где есть данные.
‘Тут цикл For повторяется от этой строки до строки Next x, которая прописана ниже
If Cells(x, 1).Value = «красный» Then Cells(x, 1).Interior.Color = RGB(255, 0, 0)
‘если значение в ячейке равно «красный» то закрашиваем ячейку в красный цвет. Функция If выполняет часть
‘после Then если условие между If и Then верно. Так как у нас необходимое действие занимает одну
‘строку можно писать в таком виде, если же действий несколько применяется конструкция:
‘If … Then
‘…
‘…
‘End If
If Cells(x, 1).Value = «зеленый» Then Cells(x, 1).Interior.Color = RGB(0, 255, 0)
‘как выше только в зеленый цвет
If Cells(x, 1).Value = «синий» Then Cells(x, 1).Interior.Color = RGB(0, 0, 255)
‘в синий цвет
Next x ‘берем следующее значение х, конец цикла For, который мы начали выше
End Sub ‘конец макроса
Как работает этот макрос: берет первый столбец, сначала 1 ячейку, смотрит что в ней написано, и если это равно «красный», «зеленый» или «синий», то красит фон ячейки в этот цвет, если нет по пропускает. Потом берет вторую и т. д. до конца активной части текущего листа.
Для проверки работы макроса нам нужен лист, где в первом столбце будут случайным образом прописаны цвета «красный», «зеленый», «синий». Запускаем макрос – когда он отработает ячейки будут раскрашены:

Некоторые пояснения: если не писать просто Cells то макрос будет делать все в активном листе активного окна. Но макрос может идти и в другие листы, файлы, даже в другие приложения офиса, но об этом не сегодня.

После того, как макрос поработал с документом, не удастся кнопкой «назад» вернуть все изменения, так что, если данные важны, то сохраняйте их отдельно и макросом работайте с копией, макросы беспощадны.

Итак, на этом пока все. Надеюсь теперь те, кто никогда не видел макросов получат о них начальное представление. Дальше буду писать про более практичное применение.