Приемы работы с таблицами Access
Над таблицами баз данных можно производить различные действия, такие как переименование полей, изменение свойств полей, добавление, удаление и копирование строк и столбцов, форматирование таблиц, сортировка, поиск, фильтрация данных и т.д.
Переименование полей таблицы осуществляется следующим образом:
Выделить нужный столбец и подать команду Формат/Переименовать столбец или вызвать контекстное меню и выбрать пункт Переименовать столбец или дважды щелкнуть в поле имени столбца.
В выделенном поле ввести новое имя и нажать Enter.
!! Переименуйте, используя разные способы, столбцы новой таблицы, назвав их соответственно: Фамилия, Имя, Отчество.
!! Сохраните структуру таблицы под названием Список.
Если ключевое поле в таблице не было задано, то при сохранении структуры таблицы Access выдаст запрос на создание ключевого поля. При положительном ответе на предложение создания ключевого поля СУБД автоматически добавит первым столбцом ключевое поле Код с типом данных Счетчик.
!! На запрос о создании ключевого поля выберите ответ «Да» и убедитесь в добавлении ключевого поля Код.
Таблицу, созданную в режиме таблицы можно сразу наполнять информацией. При этом значение поля Код будет меняться автоматически.
!! Заполните базу данных значениями из табл.2.
Добавление новых полей осуществляется как в режиме таблицы, так и в режиме конструктора.
В первом случае для этого необходимо выделить столбец, перед которым будет вставляться новый, и подать команду Вставка/Столбец или выбрать пункт контекстного меню Добавить столбец.
!! Добавьте новый столбец перед столбцом Фамилия.
В случае, когда требуется добавить новое поле в конец таблицы, целесообразно использовать режим конструктора.
!! Перейдите в режим конструктора и добавьте в конец таблицы новое поле Группа.
Копирование строк и столбцов баз данных производится через буфер обмена с использованием меню Правка или контекстного меню.
!! Скопируйте строку с полем Фамилия в конец таблицы и переименуйте поле на Копия.
Перемещение столбцов в режиме таблицы и строк в режиме конструктора осуществляется методом перетаскивания мыши.
!! Перейдите в режим таблицы и поместите столбец Поле1 между полями Группа и Копия.
Удаление строк и столбцов выполняется с помощью команд меню Правка или контекстного меню. Следует заметить, что применительно к выделенным строкам подача команды Правка/Вырезать приводит к удалению записей без помещения фрагмента в буфер. Кроме того, отменить удаление записей и полей таблиц баз данных невозможно.
!! Удалите столбцы Поле1 и Копия различными способами. Сохраните структуру таблицы Список.
Изменение свойств полей возможно лишь в режиме конструктора. Тип данных выбирается из раскрывающегося списка столбца Тип данных, свойства текущего поля задаются в нижней части окна таблицы на вкладках Общие и Подстановка. Вкладка Подстановка служит для определения свойства поля со списком подстановок из других таблиц базы данных.
!! Перейдите в режим конструктора и задайте для поля Группа следующие свойства:
на вкладке Подстановка в раскрывающемся списке Тип элемента управления выберите пункт Поле со списком;
тип источника строк – Таблица/запрос;
источник строк – Группы.
!! Сохраните изменения в структуре таблицы, перейдите в режим таблицы и заполните поле Группа, выбирая из раскрывающегося списка любую из предлагаемых групп.
Сортировка данных в таблицах Access осуществляется с помощью команды Записи/Сортировка и выбора соответствующего пункта: Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. В результате все записи в выделенном столбце отсортируются надлежащим образом. Каждая последующая операция сортировки заменяет результаты предыдущей операции.
Отмена результатов сортировки производится подачей команды Записи/Удалить фильтр.
!! Отсортируйте записи в таблице Список по полю Фамилия по возрастанию, затем отмените результаты сортировки.
Поиск записей в активном столбце выполняется с помощью команды Правка/Найти…. В результате открывается диалоговое окно Поиск в поле: <имя поля>, в котором необходимо задать следующие параметры:
указать искомые данные в поле Образец;
выбрать желаемые условия поиска в раскрывающихся списках Просмотр и Совпадение;
установить необходимые флажки;
нажать кнопку Найти.
В результате найденные данные будут выделены. Для дальнейшего поиска заданных данных необходимо нажимать кнопку Найти далее.
!! Осуществите поиск фамилии Захаров в поле Фамилия.
Форматирование таблицы производится с помощью пунктов меню Формат.
Пункт Шрифт… предназначен для изменения параметров шрифта символов таблицы. Выбранные параметры применяются ко всей таблице и отмена внесенных изменений невозможна. Вернуть параметры шрифта можно лишь при повторной подаче команды Формат/Шрифт….
!! Задайте для таблицы Список следующие параметры шрифта: .шрифт – Courier New, начертание – полужирный курсив, размер – 14, цвет – темно-синий.
Пункт Ячейки… открывает диалоговое окно Вид сетки, в котором задаются параметры внешнего оформления таблицы.
!! Задайте в диалоговом окне Вид сетки для таблицы Список следующие параметры: оформление – утопленное, цвет линий сетки — синий, цвет фона – светло-серый.
Пункт Высота строки… предназначен для задания точного значения (в пунктах) высоты строк в таблице. Флажок Стандартная служит для указания стандартной высоты строк (12,75 пт).
Пункт Ширина столбца… предназначен для открытия одноименного диалогового окна, которое позволяет изменить ширину текущего столбца таблицы. Для этого необходимо указать число символов, которое должно уместиться в столбце по ширине, либо установить стандартную ширину столбца (примерно 1 дюйм), либо нажать кнопку По ширине данных, которая установит ширину, достаточную для полного отображения заголовка столбца и всех значений в нем.
Изменение высоты строк и ширины столбцов производится также с помощью мыши. При изменении высоты строк необходимо перемещать нижнюю границу заголовка любой из строк, а при изменении ширины – правую границу заголовка изменяемого столбца. Кроме того, двойной щелчок по правой границе столбца приведет к установке «по ширине данных».
!! Измените высоту строк и ширину столбцов таблицы Список для придания ей эстетичного вида.
СУБД Access позволяет работать с несколькими одновременно открытыми объектами. Управление окнами открытых объектов осуществляется аналогично управлению окнами открытых документов в приложениях Microsoft Office. Список открытых окон выводится в нижней части меню Окно и для активизации любого из них можно выбрать из списка соответствующее имя.
Исходное окно базы данных можно быстро вызвать с помощью кнопки на панели инструментов Окно базы данных (F11).
Копирование, переименование и удаление таблиц в Microsoft Access 2013
Таблицы являются основой для всех данных, сохраняемых в Microsoft Access 2013. Как и в листе Excel , таблицы могут быть большими или маленькими; содержать имена, номера и адреса; и они даже включают в себя многие из тех же функций, которые используются в Microsoft Excel (за исключением вычислений). Данные плоские, но чем больше таблиц в базе данных, тем сложнее становятся структуры данных.
Хорошие администраторы баз данных курируют свои базы данных, частично копируя, переименовывая и удаляя таблицы.
Копирование таблиц в Microsoft Access
Разработчики базы данных используют функциональные возможности таблиц копирования в Access для поддержки трех различных вариантов использования. Один метод просто копирует пустую структуру без данных, полезную для построения новой таблицы с использованием настроек существующей таблицы. Другой метод функционирует как настоящая «копия» — он переносит как структуру, так и данные. Третий вариант объединяет таблицы с аналогичной структурой, вставляя записи из одной таблицы в существующую таблицу. Все три варианта следуют аналогичной процедуре:
Как мне переименовать локальную таблицу (а не ярлык для локальной таблицы) в Access 2016?
Я создал локальную таблицу в Access 2016 с именем rptLeqTable .
Я попытался переименовать таблицу в области навигации доступа.
После переименования вновь созданной таблицы из rptLeqTable в rptMetricsTable я посмотрел на свойства таблицы.
Свойства таблицы по-прежнему показывают исходное имя таблицы и называют его
В области навигации нет записи для объекта с именем rptLeqTable .
Есть ли способ переименовать фактическую локальную таблицу (а не только ярлык)?
5 Создание таблиц
· с помощью Мастера создания таблиц (by using wizard).
5 .1 Создание таблицы путем ввода данных
Если для пользователя сложно сразу определить структуру таблицы, Microsoft Access позволяет создать таблицу путем ввода данных в окно с традиционной табличной формой (рис. 5.1).
Рисунок 5.1 — Создание таблицы путем ввода данных
Для этого необходимо:
1) Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц.
2) Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблицы путем ввода данных (Create table by entering data) и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Появится пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1 (Field 1), Поле2 (Field2) и т. д. По умолчанию для создания таблицы предоставляется десять полей.
3) В поля этой таблицы нужно ввести требуемые данные. Тип данных в одном поле (столбце) во всех записях должен быть одинаковым.
4) Можно ввести свои собственные заголовки столбцов, для чего щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выбрать из контекстного меню команду Переименовать столбец (Rename Column). После этого стандартное название столбца подсвечивается, и можно вводить свое название.
5) По окончании ввода данных нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).
6) В ответ на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>? (Do you want to save changes to the design of table < имя таблицы >?) нажать кнопку Да (Yes).
7) В окне Сохранение (Save As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя новой таблицы и нажать кнопку ОК (рис. 5.2).
Рисунок 5.2 — Диалоговое окно Сохранение
Microsoft Access выдаст сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined) и вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a primary key now?). Нажать кнопку Нет (No), если одно или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку Да (Yes), и тогда Access создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым.
5 .2 Создание таблиц с помощью Мастера таблиц
Для этого необходимо:
1) Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью мастера (Create table by using wizard).
2) В диалоговом окне Создание таблиц (Table Wizard) (рис. 5.3) выбрать назначение таблицы: Деловые (Business) (для иных целей можно выбрать и Личные (Personal)).
3) В поле Образцы таблиц (Sample Tables) выбрать подходящую таблицу — Список рассылки (MailingList).
4) Переместить нужные поля из списка Образцы полей (Sample Fields) в список Поля новой таблицы (Fields in my new table). Для этого следует воспользоваться кнопками со стрелками: > — переместить одно поле, » — переместить все поля.
Рисунок 5.3 — Диалоговое окно Мастера таблиц
5. Повторять описанные в пп. 3—4 действия до тех пор, пока не будет создан подходящий перечень полей для новой таблицы.
6. При необходимости переименовать какое-либо поле, нужно выделить его в списке Поля новой таблицы (Fields in my new table) и нажать кнопку Переименовать поле (Rename Field), затем ввести в диалоговом окне Переименование поля (Rename Field) новое имя поля и нажать кнопку ОК (рис. 5.4). Нажать кнопку Далее (Next).
Рисунок 5.4 — Диалоговое окно Переименование поля
7. В следующем диалоговом окне в поле Необходимо задать имя для новой таблицы (What do you want to name your table?) ввести имя новой таблицы "Список рассылки оповещений" (рис. 5.5).
Рисунок 5.5 — Второе диалоговое окно Мастера таблиц
8. Выбрать способ определения ключа Microsoft Access автоматически определяет ключ (Yes, set a primary key for me) (имеется альтернатива Пользователь определяет ключ самостоятельно (No, I’ll set the primary key)). Тогда в таблицу будет добавлено поле автоматической нумерации. Нажать кнопку Далее (Next).
Если было выбрано самостоятельное определение ключа, в поле со списком Необходимо выбрать поле с уникальными для каждой записи данными (What field will hold data that is unique for each record?) необходимо выбрать имя поля, которое станет ключевым. Затем нужно определить тип данных, которые будут содержаться в ключевом поле.
9. В следующем окне Мастер таблиц предлагает установить связи между существующими таблицами и создаваемой таблицей (рис. 5.6). Он пытается сам создать связи между таблицами и предоставляет информацию о создаваемых связях пользователю в виде списка. При необходимости исправить связи нужно выбрать соответствующую строку списка и нажать кнопку Связи (Relationship).
Рисунок 5.6 — Третье диалоговое окно Мастера таблиц
Рисунок 5.7 — Диалоговое окно Связи
Рисунок 5.8 — Четвертое окно Мастера таблиц
10. В окне Связи (Relationships) нужно выбрать тип связи с данной таблицей (рис. 5.7).
11. В диалоговом окне Мастера таблиц (см. рис.5.6) нажать кнопку Далее (Next).
12. В последнем диалоговом окне, пользователю необходимо выбрать, что он будет делать с таблицей дальше(Изменить структуру таблицы) и нажать кнопку Готово( Finish ) (рис.5.8).
5 .3 Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц
В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:
1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора (Create table in Design View) или нажать на кнопку Создать (New) в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица (New Table) элемент Конструктор (Design View) (рис. 5.9).
Рисунок 5.9 — Окно новой таблицы в режиме Конструктора
2. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля (Field Name) ввести имена полей создаваемой таблицы.
3. В столбце Тип данных (Data Type) для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.
4. В столбце Описание (Description) можно ввести описание данного поля (не обязательно).
5. В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие (General) и Подстановка (Lookup) ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.
6. После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).
7. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>? (Do you want to save changes to the design of table < имя таблицы >?), нажать кнопку Да (Yes).
8. В окне Сохранить как (Save As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.
9. В ответ на. сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined) и вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a primary key now?) нажмите кнопку Да (Yes) если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет (No) если такого не требуется.
Печать таблицы
Самым простым способом вывода таблицы на печать является использование кнопки Печать (Print) на панели инструментов База данных (Database). Чтобы вывести таблицу на печать таким способом, необходимо:
1. Выделить таблицу в окне базы данных.
2. Нажать кнопку Печать (Print) на панели инструментов База данных (Database).
При этом производится печать всей таблицы. Для вывода всей таблицы можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на значке таблицы в окне базы данных и из контекстного меню выбрать команду Печать (Print).