Где хранить макросы
При создании своих первых макросов вы скорее всего соглашались с тем местом хранения макросов, которое предлагает Excel по умолчанию. Но вообще-то Excel предлагает три места сохранения макросов:
текущая открытая рабочая книга,
новая рабочая книга,
личная книга макросов.
По умолчанию макросы сохраняются в текущей рабочей книге. Это подразумевает, что макросы будут доступны только тогда, когда эта книга открыта. Если вы выбираете опцию сохранения макроса в новой рабочей книге, то эта книга будет создана автоматически. При желании можно сохранить макрос в личной книге макроса, эта книга также будет автоматически открыта или создана (если она не была создана ранее).
Создание личной книги макросов
Личная книга макросов — специальная скрытая рабочая книга, предназначенная для хранения макросов. При первом сохранении макросов в личной книге макросов создается новый файл с названием PERSONAL.XLS. После создания этого файла он автоматически открывается при каждой загрузке программы Excel. Так как личная книга постоянно открыта, то все макросы, сохраненные в ней, всегда доступны. Отсюда следует простой вывод — если вы хотите, чтобы какой-либо макрос был доступен во всех рабочих книгах, сохраните его в личной книге макросов.
Личная книга макросов — специальная скрытая рабочая книга, предназначенная для хранения макросов. При первом сохранении макросов в личной книге создается новый файл с названием PERSONAL.XLS. После создания этого файла он автоматически открывается при каждой загрузке программы Excel. Так как личная книга постоянно открыта, то все макросы, сохраненные в ней, всегда доступны. Отсюда следует простой вывод — если вы хотите, чтобы какой-либо макрос был доступен во всех рабочих книгах, сохраните его в личной книге макросов.
Личная книга макросов находится на жестком диске компьютера в папке C:\Windows\Application Data\Microsoft\Excel\XLStart.
Сохранение макросов в личной книге макросов
Процедура сохранения макроса в личной книге макросов ничем не отличается от аналогичной процедуры сохранения в текущей рабочей книге. Процесс сохранения макроса в личной книге рассмотрим на примере создания простого макроса, который применяет к содержимому выделенных ячеек курсивное и полужирное начертание. Выполните следующие действия.
Выберите команду Сервис > Макрос > Начать запись. Появится диалоговое окно Запись макроса.
Введите имя макроса, например ФорматТекст.
В раскрывающемся списке Сохранить в выберите опцию Личная книга макросов.
Щелкните на кнопке ОК. Вы перешли в режим записи.
Щелкните на кнопке Курсив панели инструментов форматирования. Если вы впервые сохраняете макрос в личной книге, то на несколько секунд указатель мыши примет вид песочных часов — происходит создание личной книги макросов.
Щелкните на кнопке Полужирный панели инструментов форматирования.
Остановите запись макроса.
Выполнение макросов из личной книги макросов
После сохранения макроса в личной книге макросов вы можете использовать его из любой рабочей книги. Для этого сделайте следующее.
Закройте все рабочие книги. (Это необходимо для того, чтобы удостовериться в том, что макрос сохранен именно в личной книге макросов.)
Рис. 2.2. Макрос, сохраненный в личной книге макросов, можно использовать в любой рабочей книге
Как использовать Личную Книгу Макросов
Если вы еще не знакомы с макросами в Excel, то я вам даже немного завидую. Ощущение всемогущества и осознание того, что ваш Microsoft Excel можно прокачивать почти до бесконечности, которые придут к вам после знакомства с макросами — приятные чувства.
Однако, эта статья для тех, кто уже «познал мощь» и начал использовать макросы (чужие или написанные самостоятельно — не важно) в своей повседневной работе.
Макрос — это код (несколько строк) на языке Visual Basic, которые заставляют Excel сделать то, что вам нужно: обработать данные, сформировать отчет, скопипастить много однообразных таблиц и т.п. Вопрос — где эти несколько строк кода хранить? Ведь от того, где макрос хранится будет потом зависеть где он сможет (или не сможет) работать.
Если макрос решает небольшую локальную проблему в отдельно взятом файле (например обрабатывает внесенные в конкретный отчет данные особым образом), то логично хранить код внутри этого же файла. Без вопросов.
А если макрос должен быть относительно универсален и нужен в любой книге Excel — как, например, макрос для конвертирования формул в значения? Не копировать же его код на Visual Basic каждый раз в каждую книгу? Кроме того, рано или поздно, почти любой пользователь приходит к мысли, что неплохо было бы сложить все макросы в одну коробку, т.е. иметь их всегда под рукой. И может быть даже запускать не вручную, а сочетаниями клавиш? И вот тут может здорово помочь Личная Книга Макросов (Personal Macro Workbook).
Как создать Личную Книгу Макросов
На самом деле, Личная Книга Макросов (ЛКМ) — это обычный файл Excel в формате двоичной книги (Personal.xlsb), который автоматически в скрытом режиме открывается одновременно с Microsoft Excel. Т.е. когда вы просто запускаете Excel или открываете любой файл с диска, на самом деле открываются два файла — ваш и Personal.xlsb, но второго мы не видим. Таким образом все макросы, которые хранятся в ЛКМ оказываются доступы для запуска в любой момент, пока открыт Excel.
Если вы еще ни разу не пользовались ЛКМ, то изначально файл Personal.xlsb не существует. Самый легкий способ его создать — это записать рекордером какой-нибудь ненужный бессмысленный макрос, но указать в качестве места для его хранения Личную Книгу — тогда Excel будет вынужден автоматически ее для вас создать. Для этого:
- Откройте вкладку Разработчик (Developer) . Если вкладки Разработчик не видно, то ее можно включить в настройках через Файл — Параметры — Настройка ленты (Home — Options — Customize the Ribbon) .
- На вкладке Разработчик нажмите кнопку Запись макроса (Record Macro) . В открывшемся окне выберите Личную книгу макросов (Personal Macro Workbook) как место для хранения записанного кода и нажмите OK:
Проверить результат можно, нажав на кнопку Visual Basic там же на вкладке Разработчик — в открывшемся окне редактора в левом верхнем углу на панели Project — VBA Project должен появиться наш файл PERSONAL.XLSB. Его ветку которого можно развернуть плюсиком слева, добравшись до Module1, где и хранится код только что записанного нами бессмысленного макроса:
Поздравляю, вы только что создали себе Личную Книгу Макросов! Только не забудьте нажать на кнопку сохранения с дискеткой в левом верхнем углу на панели инструментов.
Как использовать Личную Книгу Макросов
Дальше все просто. Любой нужный вам макрос (т.е. кусок кода, начинающийся на Sub и заканчивающийся End Sub ) можно смело копировать и вставлять либо в Module1, либо в отдельный модуль, добавив его предварительно через меню Insert — Module. Хранить все макросы в одном модуле или раскладывать по разным — исключительно вопрос вкуса. Выглядеть это должно примерно так:
Запустить добавленный макрос можно в диалоговом окне, вызываемом с помощью кнопки Макросы (Macros) на вкладке Разработчик:
В этом же окне, нажав кнопку Параметры (Options) , можно задать сочетание клавиш для быстрого запуска макроса с клавиатуры. Будьте внимательны: сочетания клавиш для макросов различают раскладку (русская или английская) и регистр.
Кроме обычных макросов-процедур в Личной Книге можно хранить и пользовательские макро-функции (UDF = User Defined Function) . В отличие от процедур, код функций начинаются с оператора Function или Public Function , а заканчиваются на End Function :
Код необходимо аналогичным образом скопировать в любой модуль книги PERSONAL.XLSB и затем можно будет вызвать функцию обычным образом, как любую стандарную функцию Excel, нажав кнопку fx в строке формул и выбрав функцию в окне Мастера Функций в категории Определенные пользователем (User Defined) :
Примеры таких функций можно в больших количествах найти в интернете или здесь же на сайте (сумма прописью, приблизительный текстовый поиск, ВПР 2.0, конвертация кириллицы в транслит и т.п.)
Где хранится Личная Книга Макросов
Если вы будете использовать Личную Книгу Макросов, то рано или поздно у вас возникнет желание:
- поделиться своими накопленными макросами с другими пользователями
- скопировать и перенести Личную Книгу на другой компьютер
- сделать ее резервную копию
Для этого нужно будет найти файл PERSONAL.XLSB на диске вашего компьютера. По умолчанию, этот файл хранится в специальной папке автозапуска Excel, которая называется XLSTART. Так что все, что нужно — это добраться до этой папки на нашем ПК. И вот тут возникает небольшая сложность, потому что местоположение этой папки зависит от версии Windows и Office и может различаться. Обычно это один из следующих вариантов:
- C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\XLSTART
- C:\Documents and Settings\Computer\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART
- C:\Users\ имя-вашей-учетной-записи \AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART
Как вариант, можно спросить о положении этой папки сам Excel с помощью VBA. Для этого в редакторе Visual Basic (кнопка Visual Basic на вкладке Разработчик) нужно открыть окно Immediate сочетанием клавиш Ctrl+G, ввести туда команду ? Application.StartupPath и нажать на Enter:
Полученный путь можно скопировать и вставить в верхнюю строку окна Проводника в Windows и нажать Enter — и мы увидим папку с нашим файлом Личной Книги Макросов:
Личная книга макросов в Excel и как ее использовать
Большинство пользователей Excel знают, как создать и использовать макрос внутри файла одной рабочей книги. В случаи, когда необходимо использовать тот же макрос в других файлах рабочих книг, тогда можно сохранить его в личной книге макросов. У нее всегда одно название – Personal.xlsb. Она всегда открывается при запуске программы Excel, только скрыто. Данная книга не является доступной по умолчанию в Excel, поэтому ее нужно сначала подключить.
Как сохранить макрос в личную книгу макросов
Чтобы создать и схоронить код в личной книге макросов:
- Выберите инструмент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Код»-«Запись макроса».
- В появившемся диалоговом окне «Запись макроса», из выпадающего списка «Сохранить в:» выберите опцию «Личная книга макросов». И нажмите на кнопку OK.
- Теперь выберите инструмент: «РАЗРАБОТЧИК»-«Код»-«Остановить запись».
- Откройте редактор Visual Basic: «РАЗРАБОТЧИК»-«Код»-«Visual Basic». Или нажмите комбинацию горячих клавиш ALT+F11. В окне «Project-VBAProject», в дереве проектов появиться доступная еще одна книга Personal.xlsb. Кликните на «плюсик» слева на против этой книги, чтобы раскрыть проект книги Personal.xlsb. А после двойным щелчком отройте ее Module1.
- В результате откроется окно кода модуля с зарегистрированным макросом. Удалите его код и введите код своего макроса. Выберите инструмент в редакторе макросов: «File»-«Save Personal.xlsb», а потом закройте редактор Visual Basic.
Теперь у вас подключена скрытая книга для хранения макросов, к которым можно получить доступ из любой другой рабочей книги. Личная книга макросов где находится находиться в папке автозагрузки файлов Excel – XLSTART: C:\Documents and Settings\User_Name\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\XLSTART\Personal.xlsb
Примечание. XLSTART – это папка для автозагрузки файлов вместе с запуском программы Excel. Если сохранить файл в данную папку, то он будет открываться вместе с программой Excel. Для версий старше 2007 путь к папке автозагрузки будет следующим: C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\Xlstart.
VBA Excel. Личная книга макросов (создание, расположение)
Личная книга макросов автоматически открывается в фоновом режиме сразу после загрузки программы Excel и закрывается вместе с приложением, что обеспечивает постоянный доступ из других открытых книг к записанным в ней процедурам.
Персональная книга макросов является скрытой, поэтому добавлять, удалять и изменять размещенные в ней процедуры можно только в редакторе VBA.
Так же, как и в других рабочих книгах, в Личной книге макросов можно создавать программные модули, импортировать и экспортировать их, записывать в модули пользовательские процедуры (подпрограммы и функции) или копировать и вставлять их из модулей других книг.
Подпрограммы, размещенные в Личной книге макросов, можно просмотреть в окне «Список макросов», открыв его из любой рабочей книги Excel. Они будут перечислены с приставкой «PERSONAL.XLSB!». Функции в этом окне не отображаются.
Пользовательские функции, размещенные в Личной книге макросов, доступны для просмотра, выбора и вставки их в ячейки рабочего листа в Мастере функций:
Список пользовательских функций в Личной книге макросов
По умолчанию пользовательские функции расположены в категории «Определенные пользователем». Они выбираются и вставляются в ячейки рабочего листа с помощью Мастера функций так же, как и все остальные.
Пользовательские функции, расположенные в обычной рабочей книге Excel, тоже будут доступны в Мастере функций, но для этого книга должна быть открыта.
Вызов процедуры из Личной книги макросов осуществляется так же, как и запуск процедуры из любой другой рабочей книги.
Создание
Изначально Личная книга макросов в приложении Excel отсутствует. Чтобы проверить, есть ли она в вашей программе (не создал ли ее кто-то ранее), откройте любую рабочую книгу и перейдите в редактор VBA, нажав сочетание клавиш «Alt+F11» (в этом сочетании используется левая клавиша Alt). Открыть редактор VBA можно и пройдя по пунктам меню:
Excel 2007-2016: «Разработчик» –> «Visual Basic» (смотрите, как отобразить вкладку «Разработчик», которая изначально скрыта);
Excel 2000-2003: «Сервис» –> «Макрос» –> «Редактор Visual Basic».
Откроется редактор VBA:
Проводник в редакторе VBA
Если в проводнике сверху вы видите строку «VBAProject (PERSONAL.XLSB)», значит Личная книга макросов на вашем компьютере уже есть.
Если же ее нет, необходимо записать какой-нибудь простенький макрос, выбрав при его создании Сохранить в: Личная книга макросов.
Сохранение макроса в Личной книге макросов
После записи макроса, сохраненного в Личную книгу макросов, эта книга будет создана и появится в проводнике редактора VBA.
Расположение
Место расположения Личной книги макросов на конкретном компьютере, по словам разработчиков, зависит только от версии операционной системы. О его зависимости от версии Excel в их статье ничего не сказано.
В любом случае, книга PERSONAL.XLSB находится в папке XLSTART, которую можно разыскать с помощью поиска в проводнике:
Результаты поиска папки XLSTART в проводнике
Личная книга макросов в папке XLSTART
Удаление
Если вы хотите удалить Личную книгу макросов из своего приложения Excel, найдите с помощью поиска в проводнике папку XLSTART и удалите из нее файл PERSONAL.XLSB.
В принципе, наличие неиспользуемой Персональной книги макросов ничем не мешает. Но если не вы ее создавали и вас беспокоит наличие в ней чужого кода, можете удалить из нее в редакторе VBA все стандартные модули и очистить от процедур модули книги (по умолчанию «ЭтаКнига») и листа (по умолчанию «Лист1»).
Добавление
Как видно из комментариев к этой статье, у некоторых пользователей приложения Excel при создании макроса в выпадающем списке «Сохранить в» отсутствует пункт «Личная книга макросов».