Как сделать группу адресатов в outlook 2010

Как создать список рассылки в Outlook

Создайте списки контактов, которые позволят вам отправлять письма нескольким получателям одновременно

Списки рассылки, также называемые списками контактов и группами контактов, объединяют несколько адресов электронной почты под псевдонимом, чтобы было легче отправлять сообщения всем членам этого списка, а не отправлять по электронной почте каждому контакту по отдельности.

Инструкции в этой статье применяются к Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, Outlook для Office 365 и Outlook.com.

Создать группу контактов в Outlook

Списки рассылки называются группами контактов в Outlook. Выполните следующие действия, чтобы создать группу контактов, а затем добавить в нее участников в Outlook 2019, 2016, 2013 и Outlook для Office 365.

Перейдите в Главная и выберите Новые элементы > Дополнительные элементы > Группа контактов .

Получите быстрый доступ к группе контактов с помощью сочетания клавиш Ctrl + Shift + L .

В диалоговом окне Группа контактов поместите курсор в текстовое поле Имя и введите имя для группы контактов.

Перейдите на вкладку Группа контактов и выберите Добавить участников > Из контактов Outlook .

В диалоговом окне Выберите участников: контакты выберите контакт из списка, затем выберите Участники , чтобы добавить его в группу. При необходимости добавьте дополнительных участников в группу.

Нажмите ОК , чтобы вернуться в диалоговое окно Группа контактов .

Выберите Сохранить и закрыть .

Создать группу контактов в Outlook 2010

Создание группы контактов в Outlook 2010 аналогично более поздним версиям, но есть некоторые различия.

Нажмите Контакты .

Чтобы использовать сочетание клавиш для контактов, нажмите Ctrl + 3 .

В текстовом поле Имя введите имя для группы контактов.

Перейдите на вкладку Группа контактов и нажмите Добавить участников .

Выберите контакты, которые вы хотите добавить в группу.

Нажмите Участники , чтобы добавить выбранные контакты в группу.

Нажмите ОК , чтобы вернуться в диалоговое окно Группа контактов . Контакты, включенные в группу, перечислены.

Нажмите Сохранить и закрыть .

Создать список контактов на Outlook.com

Войдите в свою учетную запись Outlook.com и следуйте этим инструкциям, чтобы создать список контактов.

Выберите Средство запуска приложений Office в верхнем левом углу страницы Outlook.com, затем выберите Люди .

Нажмите стрелку раскрывающегося списка Новый контакт , затем выберите Новый список контактов .

Введите имя и описание для группы (только вы увидите эту информацию).

В текстовом поле Добавить адреса электронной почты введите имя или адрес электронной почты контакта, которого вы хотите добавить в список. Предложения генерируются из ваших контактов и отображаются в раскрывающемся списке.

Либо выберите предлагаемый контакт, чтобы добавить его в список, либо введите адрес электронной почты и выберите Добавить , если контакт не существует в вашей адресной книге.

Когда вы добавите всех в список, выберите Создать .

Как изменить списки контактов Outlook.com

Чтобы изменить список контактов после его создания:

Откройте Средство запуска офисных приложений и выберите Люди .

Выберите Все списки контактов , выберите список контактов, которые вы хотите изменить, и выберите Изменить .

Отредактируйте список контактов, добавив или удалив контакты, изменив описание или изменив название списка.

После внесения всех изменений выберите Сохранить .

Как удалить списки контактов Outlook.com

Чтобы удалить список контактов:

Удаление списка контактов не удаляет отдельные контакты в списке.

Откройте Средство запуска офисных приложений и выберите Люди .

Выберите Все списки контактов , затем выберите список, который вы хотите удалить.

Как создать и управлять группами контактов в Outlook 2010

1contactgroup

Если вы обнаружите, что отправляете электронные письма одним и тем же людям все время в течение дня, утомительно вводить их адреса индивидуально. Сегодня мы рассмотрим создание групп контактов, чтобы сделать этот процесс намного проще.

Создать группы контактов

Откройте Outlook и нажмите «Новые элементы \ Дополнительные элементы \ Группа контактов».

Это открывает окно группы контрактов. Дайте вашей группе имя, нажмите « Добавить участников» и выберите людей, которых вы хотите добавить, из контактов Outlook, адресной книги или создания новых.

2contactgroups

Если вы выбираете из своей адресной книги, вы можете прокручивать и добавлять нужные контакты. Если у вас есть большое количество контактов, вы можете искать их или использовать расширенный поиск.

4search contacts

Если вы хотите добавить новый контакт электронной почты в свою группу, вам просто нужно ввести их отображаемое имя и адрес электронной почты, а затем нажать OK. Если вы хотите, чтобы новый участник был добавлен в ваш список контактов, убедитесь, что установлен флажок Добавить в контакты .

3newuser

После того, как у вас есть нужные контакты в группе, нажмите Сохранить и закрыть.

sshot-2010-05-28-[21-42-01]

Теперь, когда вы составляете сообщение, вы сможете ввести имя группы контактов, которую вы создали …

sshot-2010-05-28-[21-46-15]

Если вы хотите убедиться, что все участники включены в группу, щелкните значок плюса, чтобы развернуть контакты. Вы получите диалоговое окно с сообщением о том, что члены группы будут показаны, и вы не сможете свернуть его снова. Установите флажок, чтобы больше не видеть сообщение, затем нажмите OK.

sshot-2010-05-28-[21-48-20]

Затем члены группы появятся в поле «Кому». Конечно, вы также можете ввести контактную группу в поля CC или Bcc.

sshot-2010-05-28-[21-50-06]

Добавить или удалить участников в группу контактов

После расширения группы вы можете заметить, что некоторые контакты не включены, или есть старый контакт, которого вы больше не хотите видеть в группе. Нажмите на кнопку To …

sshot-2010-05-28-[21-56-20]

Щелкните правой кнопкой мыши группу контактов и выберите «Свойства».

sshot-2010-05-28-[21-58-43]

Теперь вы можете идти дальше и добавлять участников …

sshot-2010-05-28-[22-01-08]

Или выделите участника и удалите его … когда закончите, нажмите Сохранить и закрыть.

sshot-2010-05-28-[22-01-30]

Если вам нужно отправлять электронные письма нескольким людям, создание групп контактов — отличный способ сэкономить время, не вводя их по отдельности. Если вы работаете в крупной компании, создание групп контактов по отделам является обязательным!

Как сделать группу адресатов в outlook 2010

Создание, редактирование, использование и совместное использование группы контактов в Outlook

В учебном пособии рассматриваются проблемы, с которыми вы можете столкнуться в Outlook при использовании контактной группы, ранее называвшейся «списком рассылки». В нем обобщены наиболее распространенные и удобные решения. Щелкните решения, перечисленные ниже, чтобы перейти к соответствующим инструкциям.

Создайте группу контактов из контактов Outlook или адресной книги
Создайте группу контактов из данных в Excel, Word или других приложениях
Создайте группу контактов для получателей или отправителей в своем почтовом ящике

Добавление или удаление участников из контактной группы
Разделить группу контактов в Outlook
- Вылил контактную группу в аутлуке копированием и удалением
- Легко разделите группу контактов в Outlook с помощью замечательного инструмента
- Разделите группу контактов с помощью встроенной функции Outlook
- Легко разбить группу контактов с помощью Kutools for Outlook
- Поделиться группой контактов в Outlook
- Сохранить группу контактов в Outlook
Создать группу контактов в Outlook

Вы можете столкнуться с ситуациями, когда вам нужно отправить массовое электронное письмо членам компании или рабочей группы по деловым причинам. Или вам может потребоваться отправить праздничную открытку всем членам вашей семьи и вашим друзьям. В таких случаях создание группы контактов сэкономит массу времени, отправляя электронные письма одно за другим. Здесь наши ExtendOffice команда перечислила методы для создания групп контактов из ваших контактов Outlook, адресной книги и данных в Excel, в текстовой или текстовой форме, а также для создания групп для отправителей или получателей в ваших почтовых ящиках в Outlook.

Создайте группу контактов из контактов Outlook или адресной книги

1. Нажмите Люди or Контакты на панели навигации в Outlook.

2. Под вкладкой Главная, нажмите Новая контактная группа в группе Новинки.

3. в Контактная группа в окне назовите группу контактов в Имя и фамилия поле.

4. Нажмите Добавить участников в группе Участники, выберите Из контактов Outlook or Из адресной книги в раскрывающемся списке в соответствии с вашими потребностями. (Если вы хотите добавить только один контакт в данный момент и которого нет в ваших контактах или адресной книге Outlook, выберите Новый адрес электронной почты.)

5. в Выберите участников диалоговом окне, чтобы выбрать несколько несмежных контактов, удерживайте Ctrl нажмите клавишу, а затем щелкните контакты один за другим; чтобы выбрать несколько смежных контактов, щелкните первый контакт, затем удерживайте Shift и выберите последний.

6. Нажмите Участники кнопку в нижнем левом углу диалогового окна, чтобы добавить все выбранные контакты в Участники поле, а затем щелкните OK.

7. в Контактная группа окна, нажмите Сохранить и закрыть.

Создайте группу контактов из данных в Excel, Word или других приложениях

Допустим, вы получили список адресов электронной почты в электронной таблице Excel, документе Word или других приложениях, как показано выше. Чтобы массово добавить адреса в группу контактов в Outlook, сделайте следующее:

1. Нажмите Люди or Контакты на панели навигации в Outlook.

2. Под вкладкой Главная, нажмите Новая контактная группа в группе Новинки.

3. в Контактная группа в окне назовите группу контактов в Имя и фамилия поле.

4. Нажмите Добавить участников в группе Участники, выберите Из контактов Outlook.

5. Скопируйте данные в электронную таблицу Excel или документ Word.

6. в Выбрать Участники диалоговом окне вставьте данные в Участники поле, а затем щелкните OK.

7. в Контактная группа окна, нажмите Сохранить и закрыть.

√ Примечание: каждый адрес электронной почты должен быть разделен точкой с запятой или знаком абзаца (одно имя и адрес в каждой строке). Если имя отсутствует, адрес будет использоваться для отображаемого имени в группе контактов.

Создайте группу контактов для получателей или отправителей в своем почтовом ящике

Если вы хотите добавить всех получателей и отправителей письма или нескольких писем в группу контактов, или если вы хотите сгруппировать некоторых отправителей или получателей в своем почтовом ящике, вы можете использовать Добавить в группу featur е из Kutools для Outlook , удобная надстройка для Outlook, разработанная нашей командой. Он быстро создаст контактную группу в соответствии с вашими потребностями.

1. Выберите письма с получателями или отправителями, которых вы хотите добавить в группу контактов.

2. К Кутулс Плюс в Контакты группу, нажмите Добавить в группу.

3. в Добавить получателей в группы контактов диалоговое окно, выберите Всё, Все отправители или Все получатели на Объем выпадающий список. Будут отмечены флажки рядом с адресами электронной почты, отвечающими этому условию.

4. В правой части диалогового окна выберите группы контактов, в которые вы хотите добавить адреса; Или вы можете создать новую группу контактов, нажав Новая контактная группа, затем установите флажок рядом с ним. Нажмите OK.

Если у вас не установлена надстройка Outlook, Нажмите здесь, чтобы скачать. Или вы можете использовать более неуклюжий способ: скопируйте адреса отправителей получателей, которых вы хотите добавить в группу контактов, а затем вставьте их в Участники поле в Выберите участников чат. Для получения дополнительной информации, пожалуйста, обратитесь к 4-7 шагам создание группы контактов из контактов Outlook или адресной книги.

Редактировать группу контактов в Outlook

Бывают случаи, когда нам нужно отредактировать наши контактные группы: в вашей компании происходят кадровые изменения, коллеги и проекты приходят и уходят, поэтому вам нужно добавить или удалить некоторых участников; Члены контактной группы как бы смешаны, поэтому вы хотите разбить группу на две или более группы; Два отдела объединились, поэтому вам нужно объединить две контактные группы ……

Прежде чем мы это сделаем, нам нужно найти, где находятся группы:

Если ты видишь Почта, пожалуйста, нажмите Адресная книга в группе Найдите под вкладкой Главная, а затем найдите группу во всплывающем диалоговом окне; Если вы перешли на Люди or Контакты на панели навигации в Outlook, вы можете найти группу в списке контактов, набрав ее имя в поле поиска над списком.

После того, как вы найдете группу контактов, дважды щелкните ее имя, чтобы открыть Контактная группа окно. Теперь найдите методы, перечисленные ниже, которые соответствуют вашим потребностям для следующего шага.

Добавление или удаление участников из контактной группы

• Чтобы удалить участников из контактной группы, выберите участников в открытом Контактная группа сначала окно, затем щелкните Удалить участника особенность в группе Участники. Нажмите Сохранить и закрыть в группе Действия.

Разделить группу контактов в Outlook

Здесь мы перечислили два способа разделить группу контактов в Outlook: один — с собственной функцией, другой — с помощью Разделить на группу контактов особенность Kutools для Outlook.

• Вылил контактную группу в Outlook путем копирования и удаления

Допустим, вам нужно разделить контактную группу на две. Пожалуйста, следуйте инструкциям ниже:

1. На Люди or Контакты найдите группу контактов, которую хотите отредактировать.

2. Щелкните правой кнопкой мыши (не отпускайте) группу и перетащите ее немного выше или ниже, отпустите кнопку мыши, вы увидите короткое всплывающее меню, как показано на скриншоте ниже, щелкните Копировать. В списке появятся две одинаковые группы контактов.

>>>

3. Дважды щелкните, чтобы открыть обе группы, измените названия групп по своему усмотрению, например, ExtendOffice1 и ExtendOffice2. Затем удалите, скажем, имя 8-15 в ExtendOffice1 и назовите 1-7 в ExtendOffice2.

4. К настоящему времени у вас будут две новые группы контактов меньшего размера, щелкните Сохранить и закрыть.

• Легко разделите группу контактов в Outlook с помощью замечательного инструмента.

Или если вы установили наши Kutools для Outlook на вашем компьютере, чтобы разделить группу контактов, выполните следующие действия:

1. Выберите группу контактов, которую хотите разделить (здесь я выбрал группу с именем ExtendOffice тест 1 например).

2. Перейдите на вкладку Кутулс Плюс, найти Контакты группа в ленте Контакты, наведите на Разделить на группу контактов в раскрывающемся списке.

3. в Разделить на группу контактов в окне установите флажки рядом с членами группы, которых вы хотите переместить в новую группу контактов, нажмите Ok.

4. Назовите новую группу во всплывающем диалоговом окне, щелкните OK.

5. Две разделенные группы контактов появятся в списке контактов. Вы можете свободно открывать группы для просмотра их участников.

Разбейте группу контактов и добавьте ее участников в качестве контактов в Outlook

Чтобы разбить или, как мы говорим, удалить группу контактов в Outlook, вы можете просто перейти к Люди or Контакты страницу и щелкните правой кнопкой мыши группу, которую хотите удалить, и щелкните Удалить во всплывающем меню. Но если вы хотите добавить всех его участников в качестве отдельных контактов Outlook одновременно, проверьте два подхода, которые мы перечислили ниже:

• Разбейте контактную группу с помощью встроенной функции Outlook.

1. Дважды щелкните, чтобы открыть группу контактов в списке контактов.

2. Дважды щелкните участника, которого хотите добавить в список контактов.

3. Нажмите кнопку с тремя точками, чтобы просмотреть дополнительные параметры, а затем нажмите Добавить в Outlook Контакты.

4. Во всплывающем окне Контакты в окне вы можете добавить дополнительную информацию, если вам нужно, затем нажмите Сохранить и закрыть.

5. Повторите шаги 2–4, чтобы добавить всех участников.

6. Вернитесь к Люди or Контакты view, чтобы удалить группу контактов.

Метод подходит для групп, состоящих всего из нескольких членов. Если группа состоит из большого количества участников, метод будет тратить слишком много времени. В этом случае проверьте Ломать функция Kutools for Outlook ниже.

• Легко разбить группу контактов с помощью Kutools for Outlook.

1. Выберите группу контактов, которую вы хотите разбить.

2. Перейдите на вкладку Кутулс Плюс, нажмите Контакты группы > Ломать.

3. в Ломать окна, нажмите Всё чтобы установить все флажки, затем нажмите Ok.

4. Появится диалоговое окно с запросом Вы хотите разбить эту группу контактов на отдельные контакты? Нажмите Да.

5. Все ее участники теперь добавлены в ваш список контактов, и группа контактов одновременно удаляется.

√ Примечание: если вы хотите добавить только некоторых из его участников в свой список контактов, установите флажки рядом с конкретными участниками, нажмите Ok чтобы добавить их в список при удалении из группы. Группа, содержащая участников, которых вы не проверили, все равно будет существовать.

Объединение групп контактов в одну в Outlook

Для объединения двух или более групп контактов в одну новую группу. Пожалуйста, следуйте инструкциям ниже:

2. Нажмите Добавить участников в группе Участники, выберите Из контактов Outlook.

3. в Выберите участников В диалоговом окне выберите группы контактов, которые вы хотите объединить.

4. Нажмите Участники в нижнем левом углу диалогового окна, а затем щелкните OK.

5. в Контактная группа окна, нажмите Сохранить и закрыть.

√ Примечание: описанный выше метод очень простой и быстрый. Однако группа, которую вы создали таким образом, похожа на большую группу, состоящую из нескольких маленьких, это не так удобно, когда вам нужно редактировать участников группы. Потому что вам придется открывать каждую небольшую группу для редактирования. Чтобы объединить несколько групп контактов и добавить только членов группы в одну группу. пожалуйста, проверьте Как объединить или объединить списки рассылки в Outlook?

Отправить электронное письмо контактной группе в Outlook

Чтобы отправить электронное письмо одной или нескольким группам контактов в Outlook, выполните следующие действия:

1. В режиме просмотра почты щелкните Новый E-mail чтобы начать новое сообщение.

2. в Для . в поле введите имя контактной группы. Outlook покажет потенциальные совпадения из вашего списка контактов, как показано на рисунке ниже. Если вы не хотите, чтобы получатели видели друг друга, введите название группы в поле Скрытая копия . поле. (Если поле не отображается в окне сообщения, перейдите к Опции Вкладка, а затем нажмите кнопку Bcc в группе Показать поля.)

Если вы не помните название группы, вы можете нажать Для . для открытия Выберите имена окно для просмотра всех ваших контактов в списке контактов. Выберите группы, которым вы хотите отправить сообщение, затем нажмите к, Cc или Bcc как вам нужно. Имена групп отобразятся в соответствующем поле. (Я нажал к в качестве примера.) Затем нажмите OK.

3. Введите тему и текст сообщения электронной почты. Нажмите Отправить после того, как вы закончите печатать.

Поделиться и сохранить группу контактов в Outlook

Возможно, вам потребуется отправить группу контактов по работе новому сотруднику или поделиться группой по интересам с друзьями; вы также можете получить контактную группу, которой поделились другие. В этой части мы поговорим о том, как предоставить общий доступ к группе контактов и как сохранить группу контактов, отправленную другими пользователями в Outlook.

Поделиться группой контактов в Outlook

• Вы можете включить группу в сообщение электронной почты и отправить его другим:

1. В режиме просмотра почты щелкните Новый E-mail для создания нового сообщения. А Текст обращения появится всплывающее окно. Отрегулируйте размер окна, переместите его рядом с окном Outlook, чтобы оба окна были видны одновременно.

2. Нажмите Люди or Контакты на панели навигации в окне Outlook.

3. Найдите группу контактов, которой вы хотите поделиться, и перетащите ее в тело сообщения как вложение в Текст обращения окно.

4. Заполните информацию в Текст обращения окно, как вам нужно, затем щелкните Отправить чтобы поделиться контактной группой.

• Вы также можете вставить группу контактов как вложение вместо того, чтобы перетаскивать ее в тело сообщения:

1. в Почта просмотр, нажмите Новый E-mail для создания нового сообщения.

2. Перейдите на вкладку Вставить во всплывающем окне Текст обращения окно, найдите Включают группу, нажмите Элемент Outlook.

3. в Вставить элемент в диалоговом окне выберите папку «Контакты» в определенном почтовом ящике, чтобы отобразить все контакты и группы контактов в этом почтовом ящике. пункты коробка. Теперь вы можете найти и выбрать группу контактов, а затем нажать OK чтобы вставить его как вложение.

4. Заполните информацию в Текст обращения окно, как вам нужно, затем щелкните Отправить чтобы поделиться контактной группой.

Сохранить группу контактов в Outlook

Чтобы сохранить группу контактов, которой поделились другие пользователи, в сообщении электронной почты:

1. Откройте сообщение, содержащее вложение контактной группы.

2. Перетащите вложение на панель навигации и отпустите его. Люди or Контакты.

Это самый простой подход, вы можете нажать Люди or Контакты чтобы проверить только что сохраненную группу.

Управление контактами в Outlook

Иногда пользователю требуется изменить, дополнить, передать список контактов нужному человеку, перенести его на дополнительное устройство. Чтобы делать это было удобно, в приложении Outlook есть все необходимые инструменты.

Как перенести адреса из Outlook

Перемещение программы или данных называется экспортом. Копия контактов в Outlook при таком действии приобретает вид файла с разрешением CSV. Им в дальнейшем возможно поделиться, а также передать в иное приложение.

Как экспортировать контакты

Способы переноса данных различаются в зависимости от версии почтового клиента Outlook.

Экспорт контактов из Outlook 2013
1. Чтобы экспортировать данные из Outlook 2013, откройте программу и во вкладке «Файл» — «Открыть и экспортировать» выберите «Импорт и экспорт».
Нажмите «Импорт и экспорт» в разделе «Открыть и экспортировать»

Выберите «Экспорт в файл», нажмите «Далее»

Выберите папку для хранения контактов

Функция переноса данных доступна в Outlook

Новый CSV-файл можно проверить на компьютере, открыв его в программе Excel.

Экспорт контактов из Outlook 2010
1. Откройте Outlook 2010 и перейдите на вкладку «Файл».
Нажмите «Файл» на панели управления вверху окна Outlook

Кликните на «Параметры» в раскрывшемся списке

Нажмите «Дополнительно» в окне параметров

Откроется «Мастер экспорта», здесь выберите пункт «Значения, разделённые запятыми (Windows)», это другое название CSV-файла. Нажмите «Далее».

Выбираем файл, который нужно создать, нажимаем «Далее»

Выбираем нужную папку, куда требуется сохранить информацию, нажимаем «Далее»

В Outlook 2010, как и в других версиях этой же программы, есть функция переноса контактов

При использовании содержимого перенесённых контактов в иных продуктах почтового клиента понадобится пункт «Файл данных Outlook (PST)».

Экспорт контактов из Outlook 2007
1. Чтобы перенести контакты из Outlook 2007, откройте программу и разверните вкладку «Файл». В списке функций нажмите «Импорт и экспорт».
Импорт и экспорт в Outlook 2007 осуществляется при помощи одноимённой функции

Нажмите пункт «Экспорт в файл», затем «Далее»

Выберите пункт «Значения, разделённые запятыми (Windows)», «Далее»

Выбираем нужную папку для хранения, нажимаем «Далее»

Ожидаем завершения процесса перемещения

Как из Outlook перенести контакты в Excel

Независимо от того, какой версии Outlook, после перенесения CSV-файла на компьютер его можно будет открыть в Excel.

Перенесённый CSV-файл можно открыть в Exсel

Не пугайтесь, если увидите в документе пустые ячейки. Это те позиции, которые не были заполнены, когда контакт ещё находился в Outlook. Не каждый человек прописывает всю информацию: о домашнем телефоне, названии организации или должности контакта.

После просмотра перенесённого файла в Excel не сохраняйте изменения при закрытии. Это может разрушить структуру документа и его прочтение будет невозможно.

Как импортировать контакты во всех версиях Outlook
1. Процесс добавления CSV-файла в почту будет одинаков для всех версий Outlook. Это делается так же, как и экспорт: «Файл» — «Открыть и экспортировать» — «Импорт и экспорт». В «Мастере» выберите «Импортировать из другой программы или файла».
Импортируйте из другой программы или файла

Как и при экспорте, дальше нажмите на «Значения, разделённые запятыми». Импорт контактов будет отличаться от экспорта появлением диалогового окна с названием «Импорт файла», который предложит три варианта действий.
- «заменять дубликаты при импорте» — те контакты, которые вы импортируете в данный момент, заменят уже существующие в почте. Этот пункт актуален, если переносимая информация полнее или новее уже записанной в программе;
- «разрешить создание дубликатов» — значение по умолчанию. В такой ситуации и контакты, находящиеся в почте, и добавляемые будут соседствовать. При необходимости оба файла — исходный и импортированный, — можно объединить;
- «не импортировать дубликаты» — в отличие от первого пункта, программа оставит в приоритете данные контактов, находящиеся в ней. Это действие уместно, если в Outlook содержится более полная информация.
Из списка «Заменять дубликаты», «Разрешить дубликаты» и «Не импортировать дубликаты» выберите требуемое действие

Перенесённые данные можно будет открыть в разделе «Контакты» Outlook

Импорт адресов и почты интернета в Outlook всех версий
1. Чтобы импортировать контакты из Outlook, снова зайдите в «Мастер импорта и экспорта». Выберите «Импорт из другой программы или файла».
В списке действий выбираем «Импорт из другой программы или файла»

Нажимаем «Импорт адресов и почты интернета»

Выбираем пункт, содержащий слово Outlook

Ждём завершения сохранения

Импорт из другой программы или файла в любой версии Outlook
1. После выбора «Импорт из другой программы или файла» появляется возможность добавить контакты из утилиты Lotus Organizer, а также информацию из Access, Excel или простого текстового файла. Выберите программу, откуда планируете добавить контакты.
Выбираем программу, из которой нужно импортировать контакты

Оставляем выбор по умолчанию, если хотим создать дубликаты данных

Отмечаем папку, в которой хранятся данные

Выбираем, куда импортировать контакты

Видео: инструкция по переносу контактов

Где в Outlook расположилась адресная книга

Вся информация об адресной книге, сообщениях, календарях и заметках хранится на компьютере в заархивированном виде. В случае если возникнет необходимость найти, копировать или перенести её, полезно будет знать, в каких папках располагается нужный PST-файл:
- диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
- диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Roaming/Local/Microsoft/Outlook;
- диск:/Users/<имя пользователя>/Documents/Файлы Outlook;
- диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Мои документы/Файлы Outlook;
- диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook.
В случае использования IMAP, Microsoft Exchange или outlook.com место сохранения вашей почтовой информации — пространство сервера. Данные записываются в формате PAB. В таком случае обнаружить их можно будет здесь:
- диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
- диск:/Documents and Settings.
Если вы использовали учётную запись Microsoft Exchange Server, то «Автономная адресная книга» располагается по следующим адресам:
- диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
- диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook.
Создание адресной книги в Outlook
1. Чтобы создать группу контактов, откройте пункт «Люди» в меню программы. На главной закладке в закладке «Мои Контакты» кликните файл «Контакты». Нажмите «Создать папку».
В поле «Мои контакты» кликните на «Контакты», чтобы добавить группу

Поставьте галочку рядом со строкой «Показать эту папку как адресную книгу»

После того как адресная книга была создана, в неё можно добавлять контакты.

Как добавить контакты в Outlook

Контакты хранят информацию о людях. Можно ввести только адрес электронной почты или заполнить больше информации, например, номера телефонов, фотографию человека, почтовый адрес, адрес работы.

После создания систематизированной папки контактов программа будет находить нужный по первым нескольким буквам и автоматически заполнять электронный адрес.

Добавление контакта из сообщения электронной почты

Для начала необходимо открыть полученное сообщение, нажать правой кнопкой мыши на имя человека и выбрать «Добавить к контактам Outlook». Заполните требующуюся информацию согласно названиям полей, затем сохраните.

Заполните и сохраните информацию о контакте в открывшемся окне

Добавление контакта с нуля
1. Откройте вкладку «Главная» программы Outlook, выберите «Новый контакт».
Выберите «Создать контакт» на вкладке «Главная»

Видео: инструкция по добавлению контактов

Как создать список рассылки в разных версиях Outlook

Для одновременной отправки сразу нескольким абонентам рекомендуем пользоваться инструментом «Группа контактов».

Создание списка рассылки в Outlook 2013
1. В Outlook 2013 пройдите через «Люди» — «Мои контакты» — «Создать группу контактов».
В Outlook 2013 пройдите через «Люди» — «Мои контакты» — «Создать группу контактов»

Добавьте участников и сохраните группу

Создание списка рассылки в Outlook 2010

В главном меню рабочей программы выберите пункт «Создать группу контактов». Заполните важную информацию и сохраните.

Создать группу в Outlook 2010 можно через «Контакты» в левом нижнем углу окна

Видео: как создать группу контактов в Outlook 2010

Создание списка рассылки в Outlook 2007

В Outlook 2007 выполните путь «Файл» — «Создать» — «Список рассылки» или нажмите Ctrl+Shift+L. Заполните информацию об участниках, сохраните.

Выберите адресную книгу через «Файл» — «Создать» или воспользуйтесь командой Ctrl+Shift+L

Скольким людям можно отправить послание за один раз, зависит от размера файлов имён. Ориентировочно, среднее количество — 100 контактов.

Удаление контактов в Outlook

Для того чтобы контакты не удваивались, при их импортировании в «Мастере импорта» не забывайте менять стандартные параметры переноса «Разрешить создание дубликатов» на другой пункт, где предлагается вариант замены существующих.

Если же контакты уже удвоились, то убрать их можно в «Списке контактов», нажав пункт «Телефоны». В открывшемся перед вами поле необходимо выделить дублированные контакты, а затем нажать DELETE.

Если в «Параметрах контактов» убрать галочку с раздела «автоматически проверять дубликаты контактов», то при выборе человека программа Outlook не будет отслеживать повторяющиеся визитные карточки.

Основной функцией программы Microsoft Outlook является работа с электронной почтой. Кроме этого, она может выполнять функции записной книжки и менеджера контактов. Ознакомившись со способами добавления, удаления контактов и создания групп в почтовом клиенте Outlook, пользователь может настроить программу так, как ему удобно, и с её помощью останется на связи с друзьями и коллегами.
Похожие публикации: