Как связать задачи в проджекте 2010 2013

6.1.2 Связывание задач в разных проектах

Очень часто при управлении несколькими проектами, оказывается, что некоторые из них связаны между собой таким образом, что начало или окончание задач в одном проекте зависит от задач в другом проекте. Зависимости могут существовать не только между задачами в подпроектах консолидированного проекта. Также могут существовать зависимости между двумя или более самостоятельными проектами.

Для того чтобы показать зависимости между проектами в консолидированном проекте или между несколькими отдельно хранящимися проектами, Вы можете связать задачи в этих проектах. Связи между задачами в разных проектах обладают теми же свойствами, что и связи между задачами внутри одного проекта.

Чтобы связать задачи между проектами :

Создайте консолидированный проект.

Перейдите в представление Диаграмма Ганта

Укажите на прямоугольник задачи-предшественника на Диаграмме Ганта и перетащите указатель на задачу-последователя. Создается зависимость типа «конец-начало».

Рисунок 117. Связывание задач из разных проектов

Лабораторная работа 15: Консолидация проектов

Откройте проект ПроектA.mpp и ПроектB.mpp. Консолидируйте эти проекты в новом окне. Закройте новый проект, не сохраняя его.

Создайте новый проект. Вставьте в этот проект проекты ПроектA.mpp и ПроектB.mpp. Сохраните консолидированный проект под именем СуперПроект.mpp.

Откройте проект УчебныйПроект.mpp. Выделите фазу «Организация питания участников» и вырежьте ее в буфер обмена.

Создайте новый проект. Вставьте вырезанные задачи в этот проект. Сохраните новый проект под именем Питание.mpp. Вставьте проект Питание.mpp в проект УчебныйПроект.mpp. Сохраните проект УчебныйПроект.mpp

Консолидируйте проекты ПроектA.mpp и ПроектB.mpp в новом окне. Установите связи между проектами или между отдельными задачами в проектах. Сохраните результаты работы в файле СуперПроект1.mpp

Откройте проекты ПроектA.mpp и ПроектB.mpp. Сохраните рабочее пространство под именем РабочаяОбласть.mpw. Закройте MS Project.

Откройте файл рабочего пространства РабочаяОбласть.mpw

6.2 Совместное использование ресурсов

6.2.1 Пул ресурсов

MS Project позволяет упростить управление ресурсами, задействованными сразу в нескольких проектах, путем использования пула ресурсов.

Пул ресурсов — файл проекта, содержащий информацию о группе ресурсов, которые одновременно используются в нескольких проектах.

Использование пула ресурсов позволяет Вам:

Разделять ресурсы между несколькими проектами.

Быстро добавлять разделяемые ресурсы в новый проект.

Легко отслеживать использование ресурсов и затраты по всем проектам при открытии файла отдельного проекта.

Находить и разрешать конфликтные ситуации, связанные с перераспределением ресурсов.

Разделять информацию о ресурсах, такую как тариф ресурса, календари ресурсов и т.п., между всеми проектами, в которых задействован ресурс.

Распечатывать отчеты о ресурсах, в деталях показывающие использование ресурса в нескольких проектах.

При создании пула ресурсов вся информация о ресурсах, содержащаяся в пуле, становится доступной для каждого проекта, который использует этот пул. Все изменения в пуле ресурсов, становятся доступными всем связанным проектам. И наоборот все изменения информации о ресурсах в отдельных проектах передаются в пул ресурса.

Вы можете разделять ресурсы между проектами, независимо от того, консолидируете Вы проекты или нет. Если Вы знаете, что одни и те же ресурсы будут использованы в нескольких проектах одновременно, Вам не придется вводить информацию об этих ресурсах в каждый проект по отдельности. Вместо этого Вы можете создать пул ресурсов и затем связать все проекты с пулом ресурсов.

Если после того как Вы создали несколько проектов, содержащих задачи и ресурсы одновременно, Вы решаете, что они используют много общих ресурсов, Вы можете использовать один из таких проектов в качестве пула ресурсов.

Связывание задач в MS Project

Описание механизмов связывания задач и вех проекта в MS Project.

Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.

Содержание

Связывание задач и наложение ограничений на время выполнения задачи в MS Project

MS Project автоматически распределяет время для выполнения задач на основе вводимых Вами данных. Наряду с длительностью задач наиболее важными данными для этих расчетов являются данные о зависимостях задач. Использование такого механизма позволяет гибко модифицировать график проекта при возникновении новых обстоятельств.
Зависимостью между задачами называется отношение между двумя задачами, в котором выполнение одной задачи зависит от начала либо завершения другой. Задача, которая находится в зависимости от другой задачи, называется задачей-последователем; другая задача (от которой зависит задача-последователь) называется задачей предшественником.
При связывании задач (создании зависимости), MS Project автоматически рассчитывает сроки начала и завершения задачи-последователя, основываясь на сроках начала или завершения задачи-предшественника и длительности задачи-последователя.

Типы связей между задачами в MS Project

MS Project позволяет связывать задачи при помощи зависимостей четырех типов:

Finish-Start (FS)
Окончание-начало (ОН)

Чтобы показать, что выполнение задачи начинается не раньше, чем завершиться выполнение задачи-предшественника

Start-Start (SS)
Начало-начало (НН)

Чтобы показать, что выполнение задачи одновременно с задачей предшественником

Finish-Finish (FF)
Окончание-окончание (ОО)

Чтобы показать, что выполнение задачи завершается одновременно с завершением выполнения задачи-предшественника

Start-Finish (SF)
Начало-окончание (НО)

Чтобы показать, что выполнение задачи завершается после начала выполнения задачи-предшественника

Как связать задачи в MS Project

Для того что бы связать задачи.

1. Перейдите на страницу «Задачи» и выберите представление «Диаграмма Ганта» или «Диаграмма Ганта с отслеживанием».
2. В таблице списка задач выделите две или более задач, которые Вы хотите связать. Имейте в виду, что Вы не можете связать между собой фазу и входящую в нее задачу.
3. На панели инструментов нажмите кнопку «Связать задачи».

Связать задачи возможно также указывая значения предшественников в поле «Предшественники» и последователей в поле «Последователи».
По умолчанию MS Project создает связи типа Finish-Start (FS), т.е. Окончание-начало (ОН). Этот порядок можно изменить впоследствии.
Чтобы удалить связь между двумя задачами:

1. Выделите задачи, между которыми Вы хотите удалить связь.
2. На панели инструментов нажмите на кнопку «Разорвать связи задач».
3. Задачи будут перераспределены на основе других связей или прямых назначений по времени.

Чтобы изменить тип связи между задачами Вашего проекта:

1. Дважды щелкните на линии связи между задачами.
2. В появившемся окне «Зависимость задач» укажите требуемый тип связи.
3. Нажмите "OK".

Для проверки связи используется команда "Соблюдение связей". При использовании данной команды проверяются соответствие дат задач проекта относительно установленных связей.

Опережение и запаздывание в MS Project

Для более точной настройки зависимостей между задачами Вы можете использовать перекрытия и временные сдвиги между задачами. Временное перекрытие между связанными задачами возникает при одновременном выполнении задач. Временное перекрытие характеризуется временем опережения – промежутком времени, в течении которого задачи могут выполняться одновременно. Запаздывание между связанными задачами характеризуется временем запаздывания – промежутком времени между завершением задачи-предшественника и началом задачи-последователя.
Вы можете указать время запаздывания и время опережения, используя как единицы времени (минуты, часы, сутки и т.д.), так и процент длительности задачи-предшественника. Используя эти показатели, Вы можете сделать Ваш план более точным.

Для того чтобы указать время запаздывания или время опережения:

1. Вызовите окно «Зависимость задач».
2. В поле «Запаздывание» укажите время запаздывания как положительное число и время опережения как отрицательное число.
3. Нажмите "OK".

То же самое можно сделать и при помощи окна «Сведения о задаче»:

1. Выделите нужную задачу.
2. На панели инструментов нажмите на кнопку «Сведения о задаче».
3. Перейдите на закладку «Предшественники».
4. В поле «Запаздывание» введите положительное или отрицательное число.
5. Нажмите «OK».

Отслеживание связей между задачами в MS Project Pro

Вы можете отследить связи между задачами в проекте. Это необходимо что бы отследить связи задач проверить правильно ли они были установлены. Для этого необходимо воспользоваться соответствующими фильтрами. В системе MS Project Online вы можете проверить:

1. Предшественники. Для установки фильтра выделите пункт «Предшественники» после чего выделяются все задачи, которые должны быть реализованы до этой задачи.
2. Управляющие предшественники. Для установки фильтра выделите пункт «Предшественники» после чего выделяются задачи критического пути, которые должны быть реализованы до этой задачи.
3. Последователи. Для установки фильтра выделите пункт «Последователи» после чего выделяются все задачи, которые должны быть реализованы после этой задачи.
4. Управляющие последователи. Для установки фильтра выделите пункт «Управляющие последователи» после чего выделяются задачи критического пути, которые должны быть реализованы после этой задачи.

Для установки фильтров необходимо:

1. Перейти на закладку «Формат».
2. Открыть пункт «Последовательность задач» и выделите необходимый пункт.
3. Выделите необходимую задачу после чего будут выделены соответствующие задачи.

Данный материал рассматривается на практическом-тренинге "Разработка планов-графиков проектов".

Использование MS Project для управления проектами по разработке ПО

Вся методология — это просто набор простых методов и рекомендаций по использованию MS Project для решения прикладных задач руководителя проекта. Сразу оговорюсь, что методология не претендует на универсальность, и применима только при некоторых ограничениях, которые я буду упоминать по ходу повествования.

Для начала, давайте вспомним, что обычно требуется от руководителя проекта. Для опытных руководителей это очевидно, а начинающим (или только собирающимся стать руководителями) будет полезно лишний раз вспомнить. Итак, проект по разработке программного обеспечения — это создание некоторое уникального продукта. На разных этапах жизненного цикла проекта от РП требуется решать различные задачи.

Перед началом проекта

1. сколько проект займет времени
2. сколько проект будет стоить

В процессе выполнения проекта

В условиях упомянутых ограничений, основной задачей руководителя проекта является обеспечить выполнение проекта в заявленный срок, а это непосредственно
влияет на его стоимость. Непредвиденные обстоятельства, которые обязательно сопутствуют любому проекту, могут привести к срыву сроков. Строго говоря, сроки проекта могут неожиданно и сократиться, но, честно говоря, я такого никогда не видел. От руководителя требуется своевременно реагировать на такие события, чтобы уменьшить негативные последствия. Единственный известный мне способ решения этой задачи — это аккуратное планирование, регулярное отслеживание надвигающихся проблем и корректирование планов.

При завершении проекта

При завершении проекта руководитель обычно оглядывается назад и подводит итоги проекта. Чаще всего требуется оценить насколько проект выбился из плановых графиков и почему это произошло.

Что умеет MS Project

Несмотря на внешнюю сложность, MS Project очень прост в идейном плане. Он оперирует тремя сущностями — задачи, ресурсы, календарь и связи между ними. По сути — это база данных, пользовательский интерфейс для создания и редактирования сущностей и минимальная, довольно простая автоматизация (то, что Project делает сам, в ответ на введенные данные).

Разберем вкратце свойства сущностей.

Задача имеет длительность, объем, назначенный ресурс и еще чертову уйму различных свойств. Если встроенных свойств не хватает, можно добавить свои — этим мы потом воспользуемся. Задачи могут быть связаны между собой различными отношениями (предшественники, последователи и т.п.).

Ресурс имеет много описательных свойств, но самое главное — для него можно
задать доступность во времени, для этого используется календарь. Ресурс может быть
назначен на задачу.

На основе этих данных Project умеет делать различные представления с использованием
фильтров, группировок, сортировок и т.п. Кроме этого он умеет по некоторому алгоритму
вычислять сроки начала и окончания задач с учетом доступности назначенных ресурсов
и связей между задачами. Вот, собственно, и почти все что он умеет.
Давайте посмотрим, какую пользу можно из этого извлечь

Как это использовать

Подготовка плана

1. Сколько времени займет этот проект?
2. Сколько (и каких) специалистов для этого потребуется?
3. Какие примерно трудозатраты ожидаются по этому проекту?

1. Готовим список задач
2. Выставляем зависимости между задачами
   (результат какой задачи необходим для перехода к следующей?).
3. Назначаем исполнителей задач
4. Выравниваем загрузку ресурсов
5. Балансируем то, что получилось

Общие рекомендации

1. Не используем суммарные задачи для декомпозиции.
   Все задачи помещаем в один линейный список. Сначала это может показаться неудобным,
   но зато избавляет от многих проблем в дальнейшем. Для управления структурой задач
   используем настраиваемые поля (см.ниже).
2. Очень часто для управления зависимостями задач используют Drag&Drop. Когда задач много это быстро становится неудобно. Я рекомендую в этом случае не использовать перетаскивание, а явное указывать номера задач-предшественников. для этого можно добавить в таблицу столбец «предшественники» и вписывать номера задач вручную.
3. Срок каждой задачи не должен превышать двух недель.
   Если срок задачи превышает неделю — это уже повод задуматься о её декомпозиции. Я придерживался очень простой методики оценки: примитивная задача — 2 дня, средней
   сложности — 1 неделя, сложная задача — 2 недели. При этом сложных задач не должно быть много. Такой подход дает возможность подготовить оценочный план довольно быстро.
   С одной стороны, полученная оценка, конечно, не будет точной, но, с другой стороны — а какая из них точная? По опытку практического применения могу сказать, что на
   больших проектах погрешности оценок отдельных задач обычно нивелируются, а на малых часто можно (и нужно!) использовать и более точные оценки.
4. Всеми силами избегаем задач, у которых несколько исполнителей. Для каждой задачи должен быть назначен только один исполнитель. Двух исполнителей имеет смысл назначать
   только если они действительно работают вдвоем (например, вы практикуете парное программирование). В прочих случаях лучше декомпозировать задачу.
5. При назначении исполнителей руководствуемся их профессией и квалификацией, пока не беспокоясь о равномерности загрузки.
6. Используем суммарные задачи для разделения задач на этапы. Ставим зависимости между этапами, чтобы они шли последовательно. Разделение на этапы пока достаточно приблизительное.

Балансировка проекта

Самым главным в методике является именно балансировка. Цель этого процесса — подготовить план, в котором работы достаточно равномерно разделены между исполнителями на всем протяжении.

После первичной подготовки плана обычно получается полное безобразие, а не проект. Поэтому начинаем приводить его в порядок. Приведение в порядок заключается в ручной балансировке назначений исполнителей и разделений на этапы. Для этого используем группировку задач по исполнителям, чтобы увидеть как разложились задачи. Для удобства просмотра рекомендую сортировать задачи по дате начала.

Группировка задач по исполнителям

Примечание. Теоретически, для оценки загрузки полагается использовать графики
загрузки пользователей. Эти графики хороши (наверное) для начальства, когда они
оценивают готовый проект. Но они непригодны на этапе создания плана, так как показывают
что все плохо, но совершенно не дают информации почему это так и что можно сделать.

Сменить исполнителя задачи.

Теперь еще раз внимательно смотрим на проект, убеждаемся, что связи между задачами расставлены правильно, что ничего не забыто, а назначения исполнителей соответствуют их специальностям и квалификации.

Учет рисков

Теперь — последний штрих: учет рисков. Честно признаюсь, я не занимался серьезным управлением рисками, но учитываю возможность возникновения определенных форсмажоров (таких как болезни исполнителей, забытые работы и т.п.). Для этого я добавляю в каждый этап фиктивную задачу с минимальным приоритетом, под названием «прочие работы» для каждого ресурса. После выравнивания ресурсов эти задачи оказываются в конце этапа. Длительность этих задач зависит от вероятности возникновения и степени вляния рисков, она зависит от способа определения оценок длительностей задач, здоровья членов команды и степени паранойи руководителя проекта. Обычно я выставлял длительность «прочих работ» примерно от трети до четверти длины этапа.

В результате всех перечисленных манипуляций у нас получается план выполнения проекта, с которым можно работать.

1. Назвать сроки выполнения проекта и его этапов. Аргументированно и с высокой степенью
   достоверности.
2. Оценить примерные трудозатраты по проекту

Работа с планом

1. Выдавать задания исполнителями
2. Отмечать выполненные задания в плане
3. Корректировать план в случае значительных отклонений

Отслеживание выполнения с группировкой по компонентам

Примечание. Обычно я не двигаю задачи по календарю, а только отмечаю насколько они выполнены. Отклонение от плана я отслеживаю по отклонению суммарной задачи проекта от текущего момента.

Есть другая стратегия — внесение изменений в сроки задач, «выталкивая» невыполненные задачи вперед. При таком подходе для отслеживания отклонений от плана можно использовать другую полезную функцию MS Project — базовый план. Базовый план — это просто сохраненный снимок состояния задач. Его можно сделать в начале проекта. Для сравнения текущего плана с базовым, открываем «диаграмму Ганта с отслеживанием». Для динамичного плана, когда порядок выполнения задач часто меняется, это может оказаться неудобным, поэтому я вставляю в проект контрольные точки, отражающие некоторые важные результаты проекта, и отслеживать отклонения от базового плана только для них.

Диаграмма Ганта с отслеживанием

Управление структурой задач с помощью пользовательских полей

Я категорически рекомендую не использовать суммарные задачи в MS Project для функциональной декомпозиции или категоризации задач. Дело в том, что иерархия задач в MS Project сильно завязана на их последовательность. А часто хочется посмотреть на задачи в разной последовательности, при этом вся структура «рассыпается». Для управления структурой задач я рекомендую использовать Пользовательские поля. MS Project имеет предопределенный набор полей с неопределенным заранее поведением, которые мы можем использовать так, как нам удобно. Например, для разбивки задач по компонентам нужно на основе текстового поля Текст1 создать поле Компонент и задать для него список значений, соответствующий компонентам системы.

Создание пользовательского поля

После этого мы получаем возможность указать для каждой задачи компонент, к которому она относится, и, используя группировку задач по компонентам, отслеживать как идут дела.

Группировка задач по компонентам
Пользовательские поля позволяют разделять задачи по нескольким категориям, например, я разделял задачи по типу работ: Разработка, Тестирование, Документирование.
Упомяну для любопытных, что в MS Project также можно задать правила рисования диаграмм на основе свойств задач. При желании, можно сделать так, что задачи по разным компонентам будут иметь разные цвета, причем цвет будет определяться только свойством задачи, его не нужно задавать вручную для каждой задачи. Такие настройки не требуют написания сриптов, а делаются штатными средствами настройки диаграмм.

Использование пользовательских полей, а также встроенные в MS Project функции фильтрации, сортировки и группировки задач позволяют получить самые разные представления, которые позволяют получить ответы на многие вопросы, которые возникают у руководителя проекта.

Завершение проекта

В конце проекта мы получаем план, в котором все задачи выполнены. Обычно я стараюсь сохранять также и исходный план, хотя бы в качестве базового. Честно говоря, на этом этапе от MS Project мало проку, так как интересуют не плановые значения, а фактические. Какие-то решения этой проблемы предлагает MS Project Server, там есть возможность учитывать фактические трудозатраты, но это уже за пределами данной статьи.

Заключение

Я попытался обобщить свой опыт использования MS Project для практического решения задач, которые возникали передо мной, когда я руководил проектами по разработке ПО. Описанная методика не претендует не универсальность, но она, как мне кажется, достаточно проста и логична, при этом позволяет решать практические задачи руководителя проекта.
Использование этого подхода позволило мне успешно и в срок завершить не один проект.
Правда, случались и сбои. Это происходило, как правило, тогда, когда плохо была проведена подготовительная часть проекта, а именно — постановка задачи. Т.е. в результате проекта получалось не совсем то, что требовалось, а понимание этого приходило слишком поздно.

Как связать задачи в проджекте 2010 2013

1. Задачи с идентификационными номерами 3, 4, 5, 6 должны быть последовательно связаны друг с другом. Для создания таких взаимосвязей выделите названия этих задач: щелкните левой клавишей мыши на названии задачи с номером 3, нажмите клавишу Shift и, удерживая ее, щелкните левой клавишей мыши на названии задачи с номером 6. Нажмите кнопку Связать задачи на вкладке Задача. Обратите внимание: созданные взаимосвязи отобразились на диаграмме в правой части окна в виде стрелок (см. диаграмму Ганта).

2. Третья задача является предшественником для седьмой задачи. Для создания такой взаимосвязи выделите названия этих задач: щелкните левой клавишей мыши на названии задачи с номером 3, нажмите клавишу Ctrl и, удерживая ее, щелкните левой клавишей мыши на названии задачи с номером 7. Нажмите кнопку Связать задачи . Обратите внимание: названия задач нужно выделять обязательно в том же порядке, в котором они должны быть связаны. На диаграмме Ганта у Вас отобразиться прямая взаимосвязь между 3 и 7 задачей.

5. Остальные связи установите в соответствии с табл. 2.1. Быстрее всего это можно сделать так: выделите в табл. 2.1 ячейки столбца Предшественники для всех задач, начиная с одиннадцатой (остальные связи мы уже установили), скопируйте выделенные ячейки таблицы в буфер, затем в табл. Microsoft Project щелкните левой клавишей мыши на ячейке в поле Предшественники напротив одиннадцатой задачи и нажмите кнопку Вставить. Обратите внимание: если у задачи несколько предшественников, все они выводятся в список и отделяются символом разделителя списков, которым обычно служит точка с запятой (см. содержимое поля Предшественники). После чего выделите вставленные ячейки в столбце Предшественники и нажмите кнопку на вкладке Задача.

7. Рассмотрим другой способ изменения существующей связи. Предположим, что задача с номером 90 не может начаться раньше, чем через пять дней после окончания задачи с номером 89. Поэтому между этими задачами требуется установить зависимость типа «Окончание-начало» с запаздыванием в пять дней. Для этого достаточно для задачи с номером 90 в поле «Предшественники» ввести 89ОН+5д. Нажмите кнопку Сохранить в верхнем левом углу.

8. Можете поэкспериментировать с созданным Вами списком задач, выполнив описанные в этом пункте действия, но внесенные изменения НЕ СОХРАНЯЙТЕ. Чтобы разорвать связь между задачами, выделите названия этих задач и нажмите кнопку Разорвать связи задач . После этого планирование задач будет выполнено заново с учетом ограничений и оставшихся связей с другими задачами.

Как связать задачи в проджекте 2010 2013

Чтобы удалить связь, выберите две связанные задачи, а затем выберите «Задача>», чтобы удалить связь .