Как внести изменения в персоналии пстби

Как внести изменения в персоналии пстби

1. Перед внесением изменений делаем копию заменяемого листа;
2. Заменяемый лист перечеркиваем;
3. На заменяемом листе ставим штамп «Аннулирован»;
4. Основную надпись основного листа заполняем следующим образом:

Лист на удаление Новый лист взамен
Лист на удаление Новый лист взамен
Лист на удаление Новый лист взамен
Лист на удаление Новый лист взамен

Одно изменение на листе Одно изменение на листе

1. Затираем, часть листа, которую меняем, вносим нужное изменение;
2. Обводим измененную часть (части), присваиваем номера – 1.1-1.Х (Х-номер изменения на листе,1.1,1.2,1.3… и т.д.);
3. Основную надпись основного листа заполняем следующим образом:

Пример листа общих данных Пример листа общих данных

Как внести изменения в персоналии пстби

Изменение Устава для утверждения способа принятия решений в ООО

В настоящий момент практически во всех налоговых сложилась единообразная практика по применению Обзора судебной практики от 25 декабря 2019 года.

Согласно этому обзору все решения участника (участников) ООО, принятые после 29 декабря 2019 года, должны быть удостоверены у нотариуса, если иное не предусмотрено уставом или ранее принятым решением (которое также должно быть заверено).

Налоговые инспекции очень часто отказывают в регистрации внесения изменений, ликвидации и других действиях, если в комплекте документов присутствует решение, не удостоверенное у нотариуса.

А в случаях, если директор обращается за заверением формы на заявлении (Р13014, Р15016), то нотариусы отказывают в удостоверении подписи, пока им не предоставят заверенное решение (протокол).

Поэтому рекомендуем тем, у кого в Уставе нет необходимой формулировки, внести в учредительный документ положения, утверждающие альтернативный нотариальному способ подтверждения принятых решений и состава участников. Это касается как обществ с несколькими участниками, так и с единственным участником.

Обратите внимание, что решения об увеличении уставного капитала подлежат нотариальному удостоверению в соответствии со ст. 17 ФЗ «Об ООО» в любом случае, чтобы вы не указали в уставе.

Порядок изменения устава для утверждения способа принятия решений

Если у вас происходит изменение Устава по любым другим причинам (увеличение капитала, смена названия, адреса и т.д.), то логичным будет в новом уставе прописать необходимые положения.

Также можно без внесения других изменений в ЕГРЮЛ просто принять новую редакцию Устава. Процедура такой смены учредительного документа будет выглядеть следующим образом:

Шаг 1. Примите решение об изменении Устава.

Решение о внесении изменений в устав принимается общим собранием участников общества и оформляется в виде протокола. Если в ООО один участник, то достаточно его решения, оформленного в письменной форме.

Далее это решение необходимо заверить у нотариуса. Нотариус оформит свидетельство об удостоверении факта принятия решения и состава участников, присутствовавших при его принятии.

Шаг 2. Подготовьте форму Р13014 и заверьте её.

Обратите внимание, что форма Р14001 с 25 ноября 2020 года больше не применяется. Новая форма Р13014 утверждена Приказом ФНС России от 31.08.2020 N ЕД-7-14/617@.

Для смены Устава (если в ЕГРЮЛ не вносятся никакие изменения) в форме Р13014 необходимо заполнить только титульный лист и лист Н на заявителя.

При подаче документов в налоговую лично, по доверенности или по почте необходимо заверить форму Р13014 у нотариуса. Заявителем в этом случае является руководитель общества и именно он обязан посетить нотариуса для заверения подписи.

При онлайн подаче документов через Интернет с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) это не требуется.

Шаг 3. Подготовьте новую редакцию устава (или лист изменений у нему).

В данном документе обязательно нужно будет прописать следующие положения:

«Принятие Общим собранием участников решения посредством очного голосования и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола общего собрания всеми участниками Общества, присутствовавшими на собрании, либо иным способом, утвержденным решением Общего собрания участников, принятым участниками единогласно. Нотариальное удостоверение принятия общим собранием участников Общества решения и состава участников Общества не требуется, если иное не предусмотрено настоящим Уставом или действующим законодательством».

«Если Общество состоит из одного участника, решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания участников, принимаются единственным участником Общества единолично и оформляются письменно. Решение единственного участника Общества подтверждается его подписью. Решение юридического лица, являющегося единственным участником Общества (осуществляющим права единственного участника Общества), подтверждается подписью лица, которое уполномочено выступать от его имени, и заверяется оттиском печати, если соответствующее юридическое лицо имеет печать. Нотариальное удостоверение принятия единственным участником Общества решения и состава участников Общества, участвовавших в принятии решения, не требуется, если иное не предусмотрено настоящим Уставом или действующим законодательством».

Рекомендуем добавлять оба эти пункта вне зависимости от количества участников в обществе на момент подачи документов.

Шаг 4. Подать заявление в налоговую.

Подать документы в налоговую необходимо в течение 7 рабочих дней с момента принятия решения.

Необходимо представить следующий комплект документов в регистрирующий орган:

• заявление по форме Р13014;
• протокол (решение) и свидетельство об удостоверении;
• новый устав или лист изменений к уставу;
• квитанция об уплате пошлины (за исключением электронной подачи, т.к. в этом случае пошлина не оплачивается);
• доверенность, заверенная нотариально (при необходимости).

Шаг 5. Получить результат государственной регистрации изменения.

Регистрация изменений в налоговой инспекции осуществляется в течение пяти рабочих дней, после чего заявителю выдаются:

Юридическая социальная сеть

6070
6070

Порядок внесения изменений в нормативно-правовую документацию (продолжение)

ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В НОРМАТИВНО-ПРАВОВУЮ

Тексты и структуры документации о внесении изменений

Изменения обычно вносят только в основные правовые акты. Вносить изменения в основные нормативно-правовые акты при помощи внесения изменений в изменяющие их нормативно-правовые акты не разрешается.

В преамбулах к нормативно-правовым актам указывают цели, основания и причины для внесения изменений, к примеру: «В связи с кадровыми перестановками. », «Для целей рационального расходования бюджета. ».

Согласно Методическим рекомендациям для юридико-технического оформления законодательных проектов законодательные проекты о внесении изменений в законодательные акты, а также законодательные проекты, которые содержат перечни законодательных актов, признанных утратившими силу, имеют особые структуры статей. Данные законодательные проекты:

-не имеют названий статей;

-разделяются на пункты, которые нумеруются при помощи арабских цифр с закрывающимися круглыми скобками, либо на абзацы, которые не имеют обозначений.

Пункты делят на подпункты, которые обозначают при помощи строчных букв из русского алфавита с закрывающимися круглыми скобками. К примеру:

Внести следующие изменения в Федеральный закон от… №… «Об…» (Собрание законодательства РФ, …, №…, ст. ….):

а). ; (подпункт «б» пункта 8)

б). ; (подпункт «г» пункта 10)

Тексты нормативно-правовых актов обычно начинаются словами: «Внести в (приводятся виды, даты, регистрационные номера и наименования документов, в которые вносят изменения) следующие изменения:…». К примеру: «Внести в Федеральный закон №270-ФЗ от 23.11.2007 г. «О Госкорпорации «Ростехнологии»» (Собрание законодательства РФ, 2007 г., №48, статья 5814) нижеследующие изменения:…».

При внесении изменений в кодексы даты и номера не указывают. К примеру: «Внести следующие изменения в Кодекс РФ об административных правонарушениях (Собрание законодательства РФ, 2002 г., №1, статья 1; 2007 г., №26, статья 3089; №31, статья 4007):…».

Внесённые в нормативно-правовые акты изменения должны быть изложены последовательно и указаны конкретные структурные единицы нормативно-правовых актов (начиная с наименьших), в которые вносят изменения. К примеру: «1) абз. 2 ч. 4 ст. 34 после слов «ч. 6 и ч. 12 ст. 38» дополнить при помощи слов «и ст. 75.2»».

В случаях, если из текстов документов исключают (дополняют к ним) отдельные слова, то в нормативно-правовых актах, при помощи которых вносят изменения, указывают, в каких местах текстов (наименования, преамбулы, статьи (пункты), абзацы, приложения и т. п.) исключают (дополняют) слова, а сами слова указывают в кавычках.

Внесение изменений в документацию в обобщенном виде (в том числе замены словосочетаний и слов с применением формулировки «по тексту») не разрешается. Каждое из изменений оформляется отдельно с указанием конкретных структурных элементов нормативно-правовых актов. Внесение изменений в обобщенной форме разрешается только в один пункт (статью), пункт статьи, часть пункта (статьи) нормативно-правовых актов.

В случаях, если в текстах документов заменяют цифровые характеристики (денежные суммы, площади), то ранее приведённые и новые характеристики в текстах нормативно-правовых актов, при помощи которых вносят изменения, указывают в кавычках.

В случае необходимости замены цифровых обозначений употребляют термин «цифры», а не «числа». К примеру: «цифры «13, 15, 126» заменить на цифры «14, 16, 127»».

В случае необходимости замены слов и цифр употребляют термин «слова». К примеру: «слова «в 100 раз» заменить на слова «в 150 раз»».

Дополнения при помощи абзацев вносят только в конце соответствующих структурных элементов. В случае необходимости включить новые абзацы среди уже имеющихся абзацев приводятся новые редакции тех структурных элементов нормативно-правовых актов, к которым относятся абзацы.

В случаях исключения из нормативно-правовых актов подразделов, разделов, статей, глав, подпунктов и пунктов, а также в случаях дополнения нормативно-правовых актов при помощи подразделов, разделов, статей, глав, подпунктов и пунктов изменения нумерации последующих подразделов, разделов, статей, глав, подпунктов и пунктов не производят.

Внесения большого количества изменений в нормативно-правовые акты можно осуществлять при помощи принятия их в новых редакциях. При внесении изменений в нормативно-правовые акты при помощи принятия их в новых редакциях не допускает изменений видов и наименований нормативно-правовых актов.

В Регламенте Правительства г. Москва устанавливается, что распорядительные документы издаются в новых редакциях при одновременном признании утратившим силу ранее действовавших документов в тех случаях, если:

-имеется необходимость внесения изменений, которые требуют переработки распорядительных документов по существу и не позволяют ограничиться новыми редакциями их отдельных структурных элементов;

-имеется необходимость внесения в распорядительные документы изменений, которые затрагивают практически все их структурные элементы;

-сохраняется значение только отдельных структурных элементов распорядительных документов, причем частичным образом;

-имеется необходимость внести изменений в распорядительные документы, которые признаны утратившим силу в неотделимых частях.

В Методических рекомендациях для юридико-технического оформления законодательных проектов, законах субъектов РФ и прочих разработках, которые устанавливают порядки внесения изменений в документацию, имеется нижеследующее правило: в случае необходимости внесения изменений в приложения, изложив их в новых редакциях, тексты новых редакций приложений включаются в тексты изменяющих нормативно-правовых актов, а не являются приложениями к ним.

Вместе с этим во многих разработках последний из вариантов внесения изменений допустим. К примеру, он предусматривается Инструкцией для делопроизводства в администрации Муниципального образования «г. Краснодар», утвержденной в Распоряжении главы Муниципального образования «г. Краснодар» №177-р от 11.07.2008 г., (ред. 02.04.2009 г.), в которой указывается: «В случае необходимости внесения изменений в приложения, изложив их в новых редакциях, тексты новых редакций приложений могут быть включены в тексты изменяющих нормативно-правовых актов либо считаться приложениями к ним».

Внесение изменений в документы в связи с техническими ошибками

В документации не должны быть ошибки. Над этим работают исполнители, это контролируют руководители. В большинстве крупных организаций предусматривается обязательная редакция документации при помощи профессиональных редакторов. Как пример можно привести выкопировку из Инструкции для делопроизводства Федеральной службы судебных приставов, утвержденной в Приказе Министерства юстиции РФ №126 от 25.06.2008 г.

20. При согласованиях структурные подразделения Службы, которые ответственны за их проведение, проводят доработку проектов распоряжений и приказов, а также их обязательную редакцию в Управлении делопроизводства.

Проекты распоряжений, приказов и прочей документации предоставляют для редакции в отделе контроля исполнения документации Управления делопроизводства только у полномочных обсуждать и делать поправки в текстах исполнителей с их визами. Редакторы при помощи карандашей отмечают погрешности в текстах распоряжений, приказов и прочей документации и имеют право потребовать от исполнителей исправить орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки, устранить нарушения правил оформления реквизитов, несоответствия с положениями нормативно-правовых актов в области делопроизводства и управления, а также прочие обнаруженные ими ошибки. Не допустимо предоставление для подписи Директору и его заместителям распоряжений, приказов и прочей документов без штампов и подписей редакторов.

Оттиски штампов редакторов «ОТРЕДАКТИРОВАНО» и их подписи помещают на оборотных сторонах каждого из листов проектов распоряжений, приказов, вторых экземпляров прочей документации.

При этом полностью исключить возможности допущения ошибок не представляется возможным. Досадные ошибки допускают даже самые опытные специалисты. В законодательстве не предусматриваются единые правила по исправлению технических ошибок. Подобные правила приняты для отдельных видов документации: бухгалтерской, регистрационной, статистической и т. п.

В нормативно-правовых актах технические ошибки называют по-разному. К примеру, в ч. 4 Гражданского кодекса РФ сказано о «технических и очевидных ошибках», в Гражданско-процессуальном кодексе РФ – о «явных арифметических ошибках и описках». Так, в Гражданско-процессуальном кодексе РФ имеется статья «Исправление явных арифметических ошибок и описок в решениях судов».

Исправление ошибок, которые допущены при официальных опубликованиях документов

Ошибки могут допускаться и при официальных опубликованиях документов. Для их исправления необходимо опубликовать извещения об обнаруженных ошибках органов, которые издали документы, и подлинные редакции соответствующих положений. Законодательством также установлены сроки, в которые выполняется данная работа. К примеру, в Закон Свердловской области №4-ОЗ от 10.03.1999 г. «О правовых актах в Свердловской области» (ред. 24.04.2009 г.) включена статья «Исправление ошибок, которые допущены при официальных опубликованиях нормативно-правовых актов Свердловской области».

Ст. 105. Исправление ошибок, которые допущены при официальных опубликованиях нормативно-правовых актов Свердловской области

1. В случаях, если при официальных опубликованиях нормативно-правовых актов Свердловской области были допущены опечатки, ошибки и прочие неточности в сравнении с подлинниками нормативно-правовых актов Свердловской области, то в 10-дневные сроки с момента обнаружения опечаток, ошибок и прочих неточностей в тех же изданиях должны быть опубликованы официальные извещения государственных органов Свердловской области, принявших нормативно-правовые акты (по отношению к законам Свердловской области – Губернатора Свердловской области), об исправлении неточностей и подлинные редакции соответствующих положений.

2. Исправления опечаток, ошибок и прочих неточностей в подлинниках нормативно-правовых актов Свердловской области выполняются исключительно при помощи внесения соответствующих изменений в нормативно-правовые акты Свердловской области, в которых обнаружены неточности.

Как внести изменения в персоналии пстби

1. Перед внесением изменений делаем копию заменяемого листа;
2. Заменяемый лист перечеркиваем;
3. На заменяемом листе ставим штамп «Аннулирован»;
4. Основную надпись основного листа заполняем следующим образом:

Лист на удаление Новый лист взамен
Лист на удаление Новый лист взамен
Лист на удаление Новый лист взамен
Лист на удаление Новый лист взамен

Одно изменение на листе Одно изменение на листе

1. Затираем, часть листа, которую меняем, вносим нужное изменение;
2. Обводим измененную часть (части), присваиваем номера – 1.1-1.Х (Х-номер изменения на листе,1.1,1.2,1.3… и т.д.);
3. Основную надпись основного листа заполняем следующим образом:

Пример листа общих данных Пример листа общих данных

Изменение персональных данных сотрудника. Порядок внесения изменений в кадровые документы.

Ярослава Заруева,
профессиональный консультант в области управления персоналом, трудовых отношений и трудового права, организационного развития.
Создатель онлайн-курса «Эффективный HR».
Ведущая профессиональной группы «HRанитель»
Сайт: www.zarueva.ru

Работник сообщил работодателю об изменении своих личных данных. Что следует делать работодателю?

В процессе взаимодействия с работником работодатель обрабатывает данные, которые предоставляет ему работник для оформления трудовых отношений и произведения различных операций по администрированию трудовых отношений и его трудовой деятельности. Предоставляемые работодателю данные самим работником согласно ст. 3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ являются «персональными данными»:

Персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

Вся документация в рамках кадрового делопроизводства и многие бухгалтерские документы по расчетам с персоналом содержат персональные данные работников. И эта информация должна быть актуальна, т.е. персональные данные работников должны соответствовать всем данным подлинников документов, имеющихся у работника.

В жизни каждого человека происходят различные события, мы переезжаем (меняем адрес регистрации или фактического места жительства), меняем паспорта ( по достижении возраста, при утере, при смене фамилии по замужеству или иной причине и т.п.). Все эти изменения должны отражаться в документации работодателя по каждому из штатных работников компании для возможности полной идентификации работника.

Случаи изменения персональных данных сотрудника:
— смена имени, фамилии, отчества сотрудника (при изменении актов гражданского состояния — заключении или расторжении брака или смене ФИО по личным обстоятельствам);
— изменение паспортных данных (по достижении 20 и 45 лет либо при смене паспорта);
— изменение адреса прописки или фактического адреса сотрудника;
— сведение об образовании(поступление или окончание образовательного учреждения).
— изменение семейного положения;
— изменение состояния здоровья (ограничения по здоровью).

Какие документы работодателя содержат персональные данные работников?

Персональные данные работника содержатся в следующих документах работодателя:
— трудовой книжке;
— личной карточке работника (Т2);
— трудовом договоре;
— лицевом счете работника;
— иных кадровых и бухгалтерских документах, содержащих персональные данные работника.

Что следует делать работодателю?

В соответствии с п. 1 «Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, при изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

В соответствии с п. 9 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Согласно п. 26 Правил изменение данных записей производится работодателем по последнему месту работы.

Законодательство не обязывает работодателя вносить изменения в трудовой договор при изменении персональных данных работника. Однако такие изменения, по мнению некоторых экспертов, рекомендуется отражать в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Каков порядок внесения изменений в кадровые документы?

В ситуации, когда изменяются персональные данные работника, НЕОБХОДИМО издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные. Все изменения вносятся только на основании приказа.

Первым шагом внесения изменений становится заявление работника с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные этого работника. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг.
Непосредственно с личным заявлением работнику необходимо предъявить работодателю подлинники документов, которые подтверждают измененные персональные данные работника.

Вторым шагом следует издание приказа.
Наименование приказа может звучать следующим образом — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника». Конечно, допустимы иные формулировки, но необходимо помнить, что данный приказ будет основанием для внесения изменений в документы работника, содержащие персональные данные, поэтому стоит отразить эту цель непосредственно в наименовании приказа.

Формулировки в приказе.
Распространенная ошибка, которую допускает работодатель, это формулировка вроде «С такого-то числа считать Иванову А.И. Филипповой А.И. в связи с регистрацией брака…»

Это неграмотно с юридической точки зрения. Филипповой Иванова считается на основании свидетельства о регистрации ее брака, например, а не на основании приказа работодателя.

Еще одной распространенной ошибкой в формулировках приказа является формулировка – «С такого-то числа внести изменения в персональные данные работника….».

Изменение персональных данных физического лица, коим является ваш работник, закреплено как полномочие специальных государственных органов, но никак не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных физического лица, выданных специальными государственными органами вашему работнику.

В отношении необходимости заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника в связи с изменением персональных данных работника существует два мнения, которые высказывают эксперты.

Первая: Не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных.

Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия.

Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям.
Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…».

Аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя.

Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

Однако существует и другая точка зрения. Считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.

Пока мною не встречалась информация о том, что ГИТ штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.

При составлении дополнительного соглашения можно использовать следующую формулировку: «В связи с изменением персональных данных работника стороны определили, что трудовой договор заключен с (Ф.И.О. работника) в соответствии с паспортом серии ____ № ________, выдан __.__._____ ОВД ___________района г. ______________».

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов в установленном порядке.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, обязательно знакомят под роспись всех заинтересованных лиц:

— непосредственно самого работника,
— соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии работодателя.

Далее, на основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными работниками работодателя по работе с персональными данными работника.

Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.

Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

— изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;

— указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;

— одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;

— ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Некоторые эксперты считают, что записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.

На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой, под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.

Изменение сведений о работнике в личной карточке (Т2) работника.

Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку Т2.

Например, работница вышла замуж и изменила фамилию.
Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию на бумажном носители личной карточки Т2.

Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения.

Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ № 115116 от 10.08.2005г.». Данную запись здесь же ответственный работник заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.
Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».

Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки Т2 из электронной системы данных работодателя с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений.

При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены страниц.

В случае заключения дополнительного соглашения к действующему трудовому договору работника об изменении персональных данных, дополнительное соглашение оформляется совершенно аналогичным образом, как и иные дополнительные соглашения к трудовым договорам сторон трудового договора.

Аналогичные рекомендации по внесению изменений в документы работника, оформляемые работодателем, можно дать по поводу изменения и других сведений о работнике.

Изменение персональных данных сотрудника. Порядок внесения изменений в кадровые документы.

Ярослава Заруева,
профессиональный консультант в области управления персоналом, трудовых отношений и трудового права, организационного развития.
Создатель онлайн-курса «Эффективный HR».
Ведущая профессиональной группы «HRанитель»
Сайт: www.zarueva.ru

Работник сообщил работодателю об изменении своих личных данных. Что следует делать работодателю?

В процессе взаимодействия с работником работодатель обрабатывает данные, которые предоставляет ему работник для оформления трудовых отношений и произведения различных операций по администрированию трудовых отношений и его трудовой деятельности. Предоставляемые работодателю данные самим работником согласно ст. 3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ являются «персональными данными»:

Персональные данные — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

Вся документация в рамках кадрового делопроизводства и многие бухгалтерские документы по расчетам с персоналом содержат персональные данные работников. И эта информация должна быть актуальна, т.е. персональные данные работников должны соответствовать всем данным подлинников документов, имеющихся у работника.

В жизни каждого человека происходят различные события, мы переезжаем (меняем адрес регистрации или фактического места жительства), меняем паспорта ( по достижении возраста, при утере, при смене фамилии по замужеству или иной причине и т.п.). Все эти изменения должны отражаться в документации работодателя по каждому из штатных работников компании для возможности полной идентификации работника.

Случаи изменения персональных данных сотрудника:
— смена имени, фамилии, отчества сотрудника (при изменении актов гражданского состояния — заключении или расторжении брака или смене ФИО по личным обстоятельствам);
— изменение паспортных данных (по достижении 20 и 45 лет либо при смене паспорта);
— изменение адреса прописки или фактического адреса сотрудника;
— сведение об образовании(поступление или окончание образовательного учреждения).
— изменение семейного положения;
— изменение состояния здоровья (ограничения по здоровью).

Какие документы работодателя содержат персональные данные работников?

Персональные данные работника содержатся в следующих документах работодателя:
— трудовой книжке;
— личной карточке работника (Т2);
— трудовом договоре;
— лицевом счете работника;
— иных кадровых и бухгалтерских документах, содержащих персональные данные работника.

Что следует делать работодателю?

В соответствии с п. 1 «Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, при изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

В соответствии с п. 9 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Правила), в трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Согласно п. 26 Правил изменение данных записей производится работодателем по последнему месту работы.

Законодательство не обязывает работодателя вносить изменения в трудовой договор при изменении персональных данных работника. Однако такие изменения, по мнению некоторых экспертов, рекомендуется отражать в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Каков порядок внесения изменений в кадровые документы?

В ситуации, когда изменяются персональные данные работника, НЕОБХОДИМО издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные. Все изменения вносятся только на основании приказа.

Первым шагом внесения изменений становится заявление работника с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные этого работника. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг.
Непосредственно с личным заявлением работнику необходимо предъявить работодателю подлинники документов, которые подтверждают измененные персональные данные работника.

Вторым шагом следует издание приказа.
Наименование приказа может звучать следующим образом — «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника». Конечно, допустимы иные формулировки, но необходимо помнить, что данный приказ будет основанием для внесения изменений в документы работника, содержащие персональные данные, поэтому стоит отразить эту цель непосредственно в наименовании приказа.

Формулировки в приказе.
Распространенная ошибка, которую допускает работодатель, это формулировка вроде «С такого-то числа считать Иванову А.И. Филипповой А.И. в связи с регистрацией брака…»

Это неграмотно с юридической точки зрения. Филипповой Иванова считается на основании свидетельства о регистрации ее брака, например, а не на основании приказа работодателя.

Еще одной распространенной ошибкой в формулировках приказа является формулировка – «С такого-то числа внести изменения в персональные данные работника….».

Изменение персональных данных физического лица, коим является ваш работник, закреплено как полномочие специальных государственных органов, но никак не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных физического лица, выданных специальными государственными органами вашему работнику.

В отношении необходимости заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника в связи с изменением персональных данных работника существует два мнения, которые высказывают эксперты.

Первая: Не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных.

Такой вывод можно сделать из статьи 57 Трудового кодекса РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия.

Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям.
Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…».

Аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя.

Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.

Однако существует и другая точка зрения. Считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.

Пока мною не встречалась информация о том, что ГИТ штрафует за составление дополнительного соглашения к трудовому договору в случае изменения персональных данных работника.

При составлении дополнительного соглашения можно использовать следующую формулировку: «В связи с изменением персональных данных работника стороны определили, что трудовой договор заключен с (Ф.И.О. работника) в соответствии с паспортом серии ____ № ________, выдан __.__._____ ОВД ___________района г. ______________».

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов в установленном порядке.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, обязательно знакомят под роспись всех заинтересованных лиц:

— непосредственно самого работника,
— соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии работодателя.

Далее, на основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы, содержащие персональные данные работникам, полномочными работниками работодателя по работе с персональными данными работника.

Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.

Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

— изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;

— указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;

— одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;

— ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Некоторые эксперты считают, что записи об изменении фамилии надлежит делать не только на основании свидетельства, но и одновременно на основании паспорта.

На практике новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой, под зачеркнутой, над зачеркнутой, в зависимости от наличия свободного места.

Изменение сведений о работнике в личной карточке (Т2) работника.

Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку Т2.

Например, работница вышла замуж и изменила фамилию.
Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной чертой, и справа можно указать новую фамилию на бумажном носители личной карточки Т2.

Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения.

Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ № 115116 от 10.08.2005г.». Данную запись здесь же ответственный работник заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.
Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху.

Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».

Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки Т2 из электронной системы данных работодателя с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений.

При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены страниц.

В случае заключения дополнительного соглашения к действующему трудовому договору работника об изменении персональных данных, дополнительное соглашение оформляется совершенно аналогичным образом, как и иные дополнительные соглашения к трудовым договорам сторон трудового договора.

Аналогичные рекомендации по внесению изменений в документы работника, оформляемые работодателем, можно дать по поводу изменения и других сведений о работнике.

Видеоинструкция "Как изменить анкетные данные в СФР, не посещая его"

Продолжая использовать этот сайт, Вы принимаете условия пользовательского соглашения и даёте согласие на обработку пользовательских данных (файлов cookie), в том числе с использованием системы аналитики «Яндекс. Метрика», (IP-адрес; версия ОС; версия веб-браузера; сведения об устройстве (тип, производитель, модель); разрешение экрана и количество цветов экрана; наличие программного обеспечения для блокирования рекламы; наличие Cookies; наличие JavaScript; язык ОС и Браузера; время, проведенное на сайте; глубина просмотра; действия пользователя на сайте; географические данные) в целях определения посещаемости сайта. Отказаться от обработки пользовательских данных и использования «cookie» можно, выбрав соответствующие настройки в браузере. Однако это может повлиять на работу некоторых функций сайта . ПОДРОБНЕЕ / СВЕРНУТЬ