Как поставить фильтр в сводной таблице в столбце

Как поставить фильтр в сводной таблице в столбце

В сводных таблицах по умолчанию всегда есть возможность работать с фильтрами по полям группировки (строки, фильтры, столбцы сводной таблицы).

Но, к сожалению, нет фильтров на добавляемых числовых столбцах, т.е. тех столбцах, которые мы добавляем в область Значения .

Решение этой проблемы не очевидное, но оно все-таки существует.

Рассмотрим пример на таблице продаж товаров по категориям

Для того, чтобы это сделать необходимо:

В сформированной сводной таблице выделить любую ячейку справа от сводной таблицы (эта область выделена желтым).

Если материал Вам понравился или даже пригодился, Вы можете поблагодарить автора, переведя определенную сумму по кнопке ниже:
(для перевода по карте нажмите на VISA и далее «перевести»)

Как добавить фильтр в сводную таблицу

wikiHow работает по принципу вики, а это значит, что многие наши статьи написаны несколькими авторами. При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали авторы-волонтеры.

Количество просмотров этой статьи: 12 133.

Сводная таблица может предоставить множество полезной информации для анализа данных в рабочем документе. Иногда даже самая хорошо составленная сводная таблица отображает больше информации, чем вам нужно. В таком случае, нужно установить фильтр для этой сводной таблицы. Фильтр можно устанавливать и менять в любое время, изменяя порядок отображения информации для различных пользователей. Мы расскажем вам, как добавить фильтр в сводную таблицу, чтобы получить больше контроля над отображением данных.

Фильтрация сводных таблиц Срезами и Шкалой

Работая с большими сводными таблицами, часто приходится их принудительно упрощать, фильтруя часть информации, чтобы не утонуть в цифрах. Самый простой способ для этого — поместить некоторые поля в область фильтра (в версиях до 2007 она называлась область страниц) и выбирать из выпадающих списков только нужные значения:

Неудобства такого способа очевидны:

• При выборе нескольких элементов — их не видно, а видно текст "(несколько элементов)". Не юзерфрендли ни разу.
• Один фильтр отчета жестко привязан к одной сводной таблице. Если у нас несколько сводных таблиц (а одной обычно дело не ограничивается), то для каждой(!) придется создавать свой фильтр и для каждой придется его раскрывать, отмечать галочками нужные элементы и жать ОК. Жутко неудобно, видел даже энтузиастов, которые писали специальные макросы для этих целей.

Если у вас Excel 2010, то все это можно делать более изящно — с помощью срезов (slicers) . Срезы — это удобное кнопочное графическое представление интерактивных фильтров отчета для сводной таблицы или диаграммы:

Срез выглядит как отдельный графический объект (как диаграмма или картинка), не связан с ячейками и отображается над листом, что позволяет легко его перемещать. Чтобы создать срез для текущей сводной таблицы нужно перейти на вкладку Параметры (Options) и в группе Сортировка и фильтр (Sort and filter) нажать кнопку Вставить срез (Insert slicer) :

Теперь при выделении или снятии выделения с элементов среза (можно использовать клавиши Ctrl и Shift, а также протягивание с нажатой левой кнопкой мыши для выделения оптом) в сводной таблице будут отображаться только отфильтрованные данные по отобранным элементам. Дополнительный приятный нюанс в том, что срез разными цветами отображает не только выделенные, но еще и пустые элементы, для которых нет ни одного значения в исходной таблице:

Если вы используете несколько срезов, то это позволит быстро и наглядно отобразить взаимосвязи между элементами данных:

Один и тот же срез можно легко привязать к нескольким сводным таблицам и диаграммам, используя с вкладки Параметры (Options) кнопку Подключения к сводной таблице (Pivot table connections) , которая открывает соответствующее диалоговое окно:

Тогда выделение элементов на одном срезе будет влиять сразу на несколько таблиц и диаграмм, возможно даже, на разных листах.

Не осталась забыта и дизайнерская составляющая. Для форматирования срезов на вкладке Конструктор (Design) есть несколько встроенных стилей:

. и возможность создавать свои варианты оформления:

А уж в связке "сводная таблица — сводная диаграмма — срез" все это выглядит совсем замечательно:

Как поставить фильтр в сводной таблице в столбце

В предыдущих выпусках мастерской об Excel «Важные истории» рассказали об основах работы с этим инструментом и о том, как с помощью математических и статистических функций получить выводы из данных. В этот раз – о сводных таблицах.

Зачем нужны сводные таблицы?

В Excel и Google Spreadsheets есть мощный инструмент анализа данных – сводные таблицы. Они помогают из большого количества сырых данных сделать наглядный отчет, который поможет быстро найти выводы для журналистских историй. Сводные таблицы агрегируют данные и выполняют за вас их анализ.

Например, у вас есть огромный список каждого преступления с его датой, местом происшествия и другими характеристиками. С помощью сводных таблиц можно быстро получить ответ на вопрос для вашей истории: например, где был зафиксирован самый высокий уровень преступности.

Кроме этого, когда набор данных слишком большой, и не все значения из него нужны для анализа, сводные таблицы позволяют производить вычисления с отдельными данными. При этом исходная таблица не изменится и полные данные не исчезнут.

• Для примера мы будем использовать данные Минпросвещения России о количестве усыновленных за рубеж российских детей в 2019 году. Эту статистику мы использовали в своем исследовании о том, как введенные российскими властями ограничения для иностранцев повлияли на российских сирот. Этот набор данных для тренировки мы собрали из отчетов каждого региона. В них указан год, регион, из которого дети были усыновлены за рубеж, страна, в которую они отправились, количество усыновленных детей, количество усыновленных детей с инвалидностью и количество усыновленных по разным возрастным группам.

• Это руководство подходит для работы в Google Spreadsheets.

Как создать сводную таблицу?

Перед созданием сводной таблицы важно убедиться, что у каждого столбца есть заголовок – это понадобится при построении сводной таблицы. Чтобы создать сводную таблицу, надо выделить все данные, нажать «Данные» – «Создать сводную таблицу» – «Создать».

Появится новый лист, слева будет макет таблицы, а справа редактор сводных таблиц. В этом редакторе есть «Строки», «Столбцы», «Значения» и «Фильтры». В поле «Строки» указываем заголовок столбца из исходной таблицы, значения из которого хотим отобразить в строках. В поле «Столбцы» – заголовок столбца из исходной таблицы, значения из которого будут отображены в столбцах. В поле «Значение» – заголовок столбца из исходной таблицы с тем параметром, с которым собираемся производить расчеты.

Например, давайте посчитаем, сколько детей было усыновлено за границу и в какие страны. В поле «Cтроки» мы выбираем «Страна». В поле «Значения» – «Всего усыновлено». В появившемся окне «Суммировать по» – параметр SUM, который просуммирует количество усыновленных.

Появится новая таблица со списком стран и количеством усыновленных в них детей. Внизу таблицы автоматически подсчитывается сумма. Так мы узнаем, что всего за 2019 год иностранцами было усыновлено 240 детей.

Сортировка в сводной таблице

В сводных таблицах работает сортировка. Чтобы наглядно увидеть, в какие страны было усыновлено больше всего детей, мы выбираем в поле «Страна» – «Сортировать» – «По убыванию», а в «Сортировать по» – «SUM параметра Всего усыновлено». В этом случае таблица перестроится, и мы увидим, что больше всего усыновленных за рубеж детей пришлось на Италию.

Фильтры в сводной таблице

По исходным данным мы видим, что в некоторые страны детей не усыновляли, но они все равно попали в государственные отчеты со значением «0» в столбце «Всего усыновлено». Чтобы избавиться от таких случаев, пригодятся фильтры. В поле «Фильтры» выбираем «Фильтровать по значению», параметр «Всего усыновлено» и убираем галочку с «0». В таблице остаются только страны без нулевых значений.

Процентное отображение значений

Данные в сводной таблице могут быть отображены в разных форматах. Сейчас количество усыновленных отображено в абсолютных числах, но мы можем показать их и в процентах. Для этого надо в поле «Значения» в параметре «Всего усыновлено» выбрать «Показывать как» – «% от итоговой суммы». Тогда мы увидим, например, что на Италию пришлось 68% детей из усыновленных за рубеж в 2019 году.

Добавление нескольких значений

В сводной таблице можно добавлять сразу несколько значений. Например, рядом с общим количеством усыновленных в страны показать, сколько из них – детей с инвалидностью. Для этого добавляем еще одного «Значение» – «Усыновлено детей с инвалидностью», а в окне «Суммировать по» – параметр SUM. Можно добавить еще одно значение с возрастом. Например, узнать, сколько в эти страны было усыновлено детей в возрасте до 1 года. Добавляем еще одно «Значение» – «до 1 года», а в окне «Суммировать по» – параметр SUM. Тогда мы увидим, что иностранные усыновители не брали в свои семьи младенцев – по крайней мере в 2019 году.

Перемена строк

Давайте теперь поработаем с регионами: например, узнаем, из каких регионов иностранцы чаще всего усыновляли детей в 2019 году. Для этого надо удалить из конструктора сводных таблиц «Строку» – «Страна» и добавить «Строку» – «Регион», а в «Значениях» оставить только параметр «Всего усыновлено». Выполним сортировку: в поле «Регион» выбираем «Сортировать» – «По убыванию», «Сортировать по» – «SUM параметра Всего усыновлено». В этом случае мы увидим, что больше всего детей, усыновленных иностранцами в 2019 году, жили в Кемеровской области.

Если нас интересует, сколько детей уехало из какого-то конкретного региона, мы снова можем воспользоваться «Фильтрами». В поле «Фильтр» нажимаем «Добавить» – параметр «Регион». Если нажать на выпадающее меню под надписью «Статус», мы увидим, что сейчас там выделены все регионы. Нажмем «Очистить» и введем в поле только один регион, например, «Москва». В появившейся сводной таблице мы увидим, что в 2019 году иностранцы усыновили всего двух детей из Москвы.

Суммирование значений разными способами

До этого момента все значения мы суммировали с помощью функции SUM, но в выпадающем меню есть и другие варианты, позволяющие производить расчеты с данными: среднее, минимум, максимум и другие. Давайте воспользуемся функцией COUNTUNIQUE, которая подсчитывает количество уникальных значений или диапазонов в наборе данных. Например, мы хотим узнать, сколько всего регионов участвуют в международном усыновлении. Для этого очистим таблицу и создадим новую. В «Строки» добавим «Страна». В «Значения» – «Регион» с параметром COUNTUNIQUE. В строке «Итого» сводной таблицы мы увидим, что всего 30 регионов участвовали в усыновлении.

Эта же таблица показывает нам, из какого количества регионов каждая страна усыновляла детей (функция COUNTUNIQUE посчитала количество уникальных пар «Страна» – «Регион»). Если мы добавим рядом еще одно «Значение» – «Всего усыновлено», мы увидим, что, например, все усыновленные Аргентиной дети – а их было 23 – родом из одного региона.

Чтобы посмотреть, из какого, мы можем добавить еще одну «Строку» – «Регион». Такой вид таблицы позволяет нам увидеть, какие страны усыновляли детей из каких регионов. В ней мы мы увидим, что Аргентина усыновила всех 23 детей из Пермского края. Возможно, за этим фактом, найденным в данных, скрывается какая-то интересная журналистская история.

Использование столбцов

Такую же таблицу можно было бы отобразить в другом виде, более привычном для взгляда, где строками являются регионы, а столбцами – страны. Для этого надо удалить. лишние значения: из «Строк» удалить «Страна», из «Значений» – «Регионы». И добавить в поле «Столбцы» – «Страна».

Сохранение результатов

Производить вычисления с результатами, полученными с помощью сводных таблиц, лучше на отдельном листе. Можно выделить сводную таблицу, вставить ее на новый лист, нажав на любой ячейке левой кнопкой мыши и выбрав в меню «Специальная вставка» – «Вставить только значения». Тогда данные станут самостоятельной таблицей, с которой можно производить вычисления. А на листе со сводной таблицей можно будет менять параметры, создавая все новые и новые сводные таблицы.