Слияние Excel и Word, зачем это нужно и что это дает
В статье рассмотрим слияние Excel и Word на практике. Эта нужно при написании какого-либо письма, отчета и других документов. Затем, его отправляют людям по электронной почте или распечатывают через принтер.
Что такое слияние Excel и Word
Здравствуйте друзья! Слияние Excel и Word – это соединение двух документов в один. Word является главным документом, а таблица Эксель его источником. Слияние документов в Word и Excel происходит очень быстро. Эту схему работы мы будем разбирать чуть позже.
Зачем совмещать документы Word и Excel? Это делается для составления писем, электронных сообщений (чтобы отправить письмо по электронной почте), конвертов, каталогов и наклеек.
Допустим мы имеем на компьютере таблицу с информацией о продвигаемых статьях, которую нужно передать коллеге по работе в виде письма. В ней содержится название статьи, дата, когда она была опубликована и какие статьи можно найти в Сети. А документ Word, должен быть пустым, чтобы таблица успешно с ним соединилась.
В следующей части статьи попробуем это сделать.
Сначала работаем с документом Word
Для начала разберём процесс вставки двух документов согласно инструкции:
- Откройте на компьютере пустой документ Ворд. Откроем для работы отдельный файл Word, который не должен содержать в себе текстовой и цифровой информации.
- Загружаете таблицу в Word. Можете сделать проще – вставьте табличный процессор в документ Excel. Об этом можете узнать в статье на блоге.
- Сохраняете документ. После того, как Вы соедините два документа в один, его можно сохранить на компьютер. Или используйте кнопку в Ворде печать, чтобы его распечатать на листе бумаги A4.
Рассмотрим все подробности соединения двух документов во всех деталях.
Слияние документов в Word и Excel, пошаговая инструкция
Итак, как сделать слияние документов в Word и Excel? Всё просто. Приготовьте заранее таблицу Excel с данными. Далее, создаёте на компьютере пустой документ текстового редактора Word.
Затем, нажмите в созданном документе на раздел «Рассылки» (версия Ворда 2007) и выберите варианты «Пошаговый мастер слияния» (Скрин 1).
Далее, будет открыто окно справа, в котором нужно нажать на «Письма» или другой вариант. Внизу нажимаете на ссылку – «Далее, открытие документа» (Скрин 2).
В следующем окне оставляем всё без изменений и нажимаете раздел – «Далее, выбор получателей» (Скрин 3).
В нём нужно оставить первый вариант – «Использование списка», чтобы загрузить в документ данные из Excel таблицы.
Для этого нажмите кнопку «Обзор» и добавьте Excel-таблицу со своего компьютера (Скрин 4).
После чего можете нажать «ОК». Далее, Вам предложат убрать галочки в списке. Если какое-то слово не нужно, то можете его убрать. Затем, нажимаем «OK».
Далее, нажимаете на раздел «Вставить поле слияния» и просто устанавливаете данные из таблицы в нужные места документа Word (Скрин 5).
Вы можете нажать кнопку «Просмотр результатов» и посмотреть, как вставилась информация из Excel. Для сохранения и распечатки документа, нажмите на красный крестик или кнопку «Быстрая печать».
Заключение
Мы сделали в статье слияние документов в Word и Excel по инструкции. Вы сможете соединить нужные Вам документы довольно быстро. Во время вставки данных из Эксель таблицы, можно переносить слова или цифры с помощью горячих клавиш Ворда. Например, используем клавишу «Enter», чтобы перенести часть предложения на другую строку. Когда письмо будет создано, его Вы можете отправить по электронной почте другому человеку. Удачной работы в документе Word!
Excel word слияние
Смотрите также*Поля документа Word, вставлять одно из из предложенных Мастером Проводнике. Мы выбираем поля отображаются на это зло :) нажмите кнопкуОткройте Word и выберите Word. Чтобы сохранитьПримечания: книги в txt из Excel в привыкли читать. НоТеперь в этом списке
читайте в статьеСлияние Excel
если в файле с в которые вставляются двух значений в вариантов работы, следуетТекущий документ сером фоне. На
все столбцы должны иметьОКФайл
числовые данные, которые или CSV-файла. Мастер
Word» тут. есть выход.
нужно установить галочки «Фирменный бланк. Колонтитулы– это когда базой клиентов при наши данные, представляют зависимости от данных. установить курсор в3 шаг: печать этот фон,
уникальные названия, которые. 
> вы отформатировали какДоступны форматы
импорта текста поможетКак изменить в 
Нажимаем правой мышкой напротив тех людей, в Word» здесь. данные из таблицы открытии в Excel2003 собой код, который, Поставим курсор сразу
тексте туда, кудавыбираем получателей. В естественно, не выводится. будут использоваться приВыполните слияние для создания
Параметры процентные или денежныеОбщий выполнить действия для Excel формат значения на дату в которым будем рассылать3. Excel переносятся в вместо формул будут во-первых, можно посмотреть, после слова «Уважаем», Вы хотите вставить нашем случае источником3 этап. Работа Мастера слиянии. Если в 
писем, сообщений электронной> значения, при слиянии,, получения данных из ячейки (не формат нашем письме и
это письмо с
Слияние Excel и Word любой документ, бланк, 
отображаться ошибки #ИМЯ!, а во-вторых, изменить. нажмём кнопку
данные. Если Вы
данных будет таблица слияния MS Word таблице отсутствует первая почты, наклеек илиДополнительно следуйте инструкциям вТекстовый файла в Excel ячейки), чтобы работала выбираем из контекстного напоминанием оплаты. Если 
- переносим нужные таблицу в Word.
подключите надстройку Пакет
Чтобы увидеть кодПравила забыли это сделать, Excel, значит отмечаемОткрываем файл письма в строка с названиями
конвертов.. разделе «Шаг 2.и
txt или CSV-файла. сортировка дат, т.д., меню функцию «Коды/Значения список большой, то данные из таблицыСлияние анализа (Сервис — поля, например, сна вкладке тоже ничего страшного, вариант MS Word.Проще всего
столбцов, то еёСовет:На вкладке Слияние с помощью
Дата
Откройте Excel. читайте в статье полей». Вместо даты можно воспользоваться фильтром. Excel в бланкExcel и Надстройки) номером клубной карты,Рассылки поля можно вставитьИспользование списка
осуществить слияние данных, заменит первая строка Можно сделать так, чтобыОбщие DDE».. Каждый раз, когдаНа вкладке « «Проеобразовать текст в образовалось такое поле. Поставили в таблице Word. Для этогоWordshuvalov следует кликнуть по 
и выберем вариант в любое место
. Затем с помощью следуя указаниям Мастера данных, а значит,
при каждом открытии
установите флажокExcel источника данных, который вы применяете форматданные дату Excel».Код менять не будем,
галочки у нужных 
воспользуемся мастером слиянияпригодится при заполнении: Добрый день! нему правой кнопкой
IF. THEN. ELSE документа, а затем кнопки слияния. В версиях она в рассылке файла данных вПодтверждать преобразование формата файла
будет использоваться для данных к столбцу,» выберитеПримечание:
но допишем формат фамилий, все проверили, в Word. В отчетов, писем, рассылок,Помогите неучу решить
мыши (ПКМ) и. В версиях до перенести. В нашемОбзор. после Word2003 Мастер участвовать не будет. Word не выводились при открытии списка рассылки в в его заголовкеИз текста или CSV-ФАЙЛ
Мы стараемся как даты внутри фигурных нажимаем «ОК».
Word, где заготовка 
уведомлений, договоров, т.д. данную задачку. выбрать команду
Word2007 аналогичная кнопка случае ставим курсорвыбираем нужный файл слияния запускается сВ качестве примера
запросы. После подключения. слиянии Word убедитесь, отображается имя формата.. можно оперативнее обеспечивать скобок.
Нажимаем кнопку «Далее. нашего бланка на Например, данные отчетаНеобходимо создать таблицуКоды/Значения полей
называется после слова «Уважаем» в Проводнике помощью кнопки возьмем таблицу с к списку рассылки
Нажмите кнопку что правильно отформатироватьСтолбец, содержащий числовые данные,Выберите файл txt или вас актуальными справочнымиНажимаем снова правой кнопкой Создание письма» в закладке «Рассылки» в
Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word
из таблицы Excel в Word так,.Добавить поле Word перед восклицательным знаком.После выбора файла раскрываетсяНачать слияние перечнем клиентов фитнес выберитеОК столбцы числовые данные. например процентные или CSV-файла и нажмите материалами на вашем на этот код диалоговом окне мастера разделе «Начать слияние» в форму бланка чтобы часть этойПолучим следующее <и находится на Так как нам
диалоговое окно сна вкладке клуба «Экселент»Файл. Форматирование столбцов с денежные значения, можно кнопку языке. Эта страница и выбираем функцию слияний. нажимаем кнопку «Начать отчета в Word. таблицы была сделана MERGEFIELD «M__клубной_карты» > панели инструментов нужны отдельные поля, выбранной таблицей. ЕслиРассылки2 этап. Подготовка шаблона
Шаг 1. Настройка и подготовка источника данных в Excel
>На вкладке числами, например, в отформатировать только послеИмпорт переведена автоматически, поэтому «Обновить поле». ПолучилосьЧетвертый этап. слияние». Из спискаКак заполнить бланк в в Excel. ТакСам код изменять
выбираем нам нужны всеВ версиях до Word2007 документа WordПараметры
рассылки соответствии с определенной импорта файла. См.. ее текст может
так.Теперь будем расставлять выбираем функцию «Пошаговый Word. же необходимо чтобы мы не будем,В раскрывшемся диалоговом
Другие элементы. записи, то сразу следует выполнить командуНа этом этапе в>выберите категории, например денежных раздел «Форматирование числовых
В содержать неточности иЕсли в письме, документе в нашем шаблоне мастер слияния».В нашем примере, производились вычисления. И а вот формат
окне зададим параметрыРаскрывается диалоговое окно для нажимаем ОК. При меню текстовом редакторе WordДополнительноНачать слияние
единиц. данных в Excel»мастере импорта текста грамматические ошибки. Для нужно написать номер, бланка нужные словаСправа экрана появится окно мы рассмотрим, как необходимо чтобы эти
допишем. Принцип добавленияПосле нажатия ОК,
выбора полей слияния. необходимости можно списокСервис — Письма и формируется документ, в. В разделе>Откройте источник данных Excel. ниже.в области нас важно, чтобы чтобы перед цифрами
в нужных местах мастера слияния. Остается написать уведомление клиентам, таблицы (в Word формата будет понятен получим результатВыбираем поле отсортировать, отфильтровать нужные
рассылки — Слияние. который в дальнейшемОбщиеМастер слияния шаг заВыберите столбец, который вы
При необходимости повторите действиеФормат исходных данных эта статья была
были нули, то документа. Ставим курсор выполнять все, что список которых у и в Excel) любому, кто хоть5 шаг:Имя записи, либо найти
Кроме того, для будут внедряться данныеснимите флажок шагом хотите отформатировать. 7, выбрав столбец,выберите
вам полезна. Просим код допишем так. перед восклицательным знаком
он нам скажет. нас в таблице
были каким то немного знаком спросматриваем получившиеся письма,, нажимаем их с помощью более удобной работы электронной таблицы. ТекстПодтверждать преобразование формата файла.На вкладке который вы хотитеС разделителями вас уделить пару \#‘’000000» – сколько – здесь мы Всего нужно сделать
Excel. образом связаны, т.е. созданием пользовательского формата используя кнопки навигации.Вставить соответствующих команд. Возможности версиях до Word2007 этого документа представляет при открытииНа панелиГлавная
изменить, и нужный
. секунд и сообщить,
цифр в номере, напишем фамилию. В шесть легких этапов1. Таблица Excel при изменениях в в Excel. Чтобы На этом шаге, то же самое фильтрации и поиска
можно вывести панель собой общую для
.слиянияв группе
Шаг 2. Слияние с помощью динамический обмен данными (DDE)
формат данных.При необходимости установите флажок помогла ли она включая нули впереди диалоговом окне «Создание действий. с данными должна одной из таблиц.. число всегда состояло также можно изменить для поля здесь, конечно, намного инструментов Слияние
всех рассылок часть.Часто данные электроннойв разделеЧислоНажмите кнопкуМои данные содержат заголовки вам, с помощью
нули, столько нулей письма» нажимаем кнопкуПервый этап. соответствовать некоторым правилам. происходили изменения в из шести цифр, список получателей, применив
Отчество беднее, чем вЕщё раз обращаюПредположим всем клиентам, таблицы требуется использоватьВыбор получателей
в щелкните стрелкуГотовонад областью
кнопок внизу страницы. и ставить в «Другие элементы».Выберем «Тип документа»Таблица Excel должна другой таблице. Пример формат должен состоять фильтр или убрав
. Закрываем окно Excel, но сделать внимание, что в у которых срок при составлении различныхвыберите пункт раскрывающегося списка
.Предварительный просмотр файла Для удобства также коде.В появившемся диалоговом окне — «Письма».
иметь шапку таблицы прилагается. из шести нулей: флажки. Так какВставка полей слияния простейшую выборку по бланке письма содержится действия клубной карты документов: отчетов, писем,использовать существующий списокЧисловой формат
В диалоговом окне, а затем нажмите приводим ссылку наНажимаем кнопку в из списка выбираемНажимаем внизу этого диалогового (название столбцов).
только общий для истекает в следующем договоров и т.д..
(Общий) и выберитеИмпорт данных кнопку оригинал (на английском мастере слияния «Далее. слово «Фамилия». Нажимаем окна кнопку «Далее.Не должно быть: 1. делаете таблицу \# «000000» >. ранее, получателей осталось между вставленными полями. значениям можно. Кроме всех писем текст, месяце, планируется разослать В этом случаеВ разделе нужное значение.примите значение по
Слияние данных MS Excel и MS Word
- умолчанию (.Основные шаг в процессШестой этап. кнопку «ОК». ДелаемВторой этап.В таблице не2. выделяете и по полю —Присмотревшись повнимательней к полученномуЗатенение полей записи для рассылки как письма будет одинаковым данных MS Excelнажмите кнопку
- 2 и 3.имеющийся листВ разделе слияния Word настройкеЗдесь можно выбрать разные один пробел. СноваВ диалоговом окне должно быть объединенных копируете в буфер Обновить поле, и результату, видим, что
Объединение таблицы Word и Excel
Существующий документ поля слияния от
может нарушить структуру.
Использование слияния для источниках данных Excel,выберите данных для слияния, использовать функцию слияния,Получилось так. таблицу, нажимаем кнопку мужчины, и женщины. поэкспериментируете — разберетесь сохранить как отдельный чисел и датПол в документ. Прежде,появляется возможность указать обычного текста. Если таблицы. В общем,В диалоговом окне
массовой рассылки сообщений которые предполагается использоватьТекстовый
можно использовать список смотрите в статьеУпс, а дата написана
«Обзор». Вот нашКак сделать фирменныйshuvalov файл или отправить не сохраняется. Но. Для этого воспользуемся чем выбрать один
нужный файл в этот параметр включен, объединённые ячейки -Получатели слияния электронной почты. при слиянии в. контактов или адресной «Как перенести таблицу не как мы список. бланк в Word,: Спасибо.
Слияние данных MS Word и MS Excel
Нередко возникают ситуации, когда информацию, приведенную в электронной таблице, нужно использовать для создания договоров, отчетов и других важных документов. Этот нелегкий процесс можно автоматизировать с помощью слияния данных из MS Excel и Word.
Что такое слияние Excel и Word?
Под слиянием подразумевается перенос данных из электронной таблицы в Word.
Как осуществить слияние данных Ворд и Эксель?
Слияние данных осуществляется в несколько шагов. Сначала осуществляется подготовка данных таблицы на уровне Эксель, после чего осуществляется перенос информации в Word.
Есть несколько требований к исходной таблице, которые должны быть соблюдены:
- Обязательно, чтобы каждый столбец таблицы, которая переносится в вордовский файл, был озаглавлен. При этом названия должны быть разными, не допускаются повторы.
- Кроме этого, в таблице не должно содержаться ячеек, которые были перед этим соединены. В ином случае при переносе строки могут смещаться, что вызовет много дополнительных сложностей.
Простыми словами, уже на этапе создания таблицы Эксель она должна быть в таком же формате, как таблица в Ворд.
Шаг 1. Подготовка данных таблицы Excel (источника данных)
Итак, давайте немного разберемся с тем, как подготовить таблицу. Желательно переконвертировать диапазон в формат умной таблицы с помощью комбинации клавиш Ctrl + T. После этого нужно непосредственно осуществить настройку и подготовку данных.
Настройка источника данных
После создания умной таблицы ее нужно настроить. Это можно сделать стандартными средствами Эксель. В конечном итоге, она должна иметь такой вид.
1
Главное правило подготовки источника данных – проверка соблюдения описанных выше требований и адаптацию таблицы под них. Это делается вручную, путем разъединения ячеек и добавления заголовков к колонкам.
Шаг 2. Подготовка шаблона документа Word
В рамках этого шага нужно создать вордовский документ, в который будут заноситься данные из экселевской таблицы. Предположим, нам нужно сделать рассылку, в которую вставлять подходящие данные. Соответственно, на этапе подготовки шаблона документа Word нужно написать письмо, в котором есть общие строки для всех данных.
Допустим, нам нужно отправить письмо тем клиентам, у которых клубная карта прекращает свое действие в течение ближайшего месяца. В этом случае текст будет аналогичным за тем лишь исключением, что номер клубной карты, срок окончания ее действия будут отличаться. В этом случае можно воспользоваться слиянием, и данные будут импортироваться в соответствующие места из документа Excel.
На скриншоте ниже эта информация отображается сними цветом.
2
Настоятельно рекомендуется, чтобы работа была более удобной, установить параметр «Затенение полей» на значение «Всегда». Так будет значительно проще различать, какие данные были вставлены автоматически, а какие уже были в шаблоне. Просто соответствующие места будут выделены серым цветом. Естественно, это выделение не сохраняется при печати, данные выглядят так, как будто письмо набиралось вручную.
Работа с Мастером слияния Word
Наиболее удобно использовать мастер влияния, чтобы перенести часть данных из Эксель в Ворд. Для этого открываем наш шаблон в Word, после чего нажимаем кнопку «Начать слияние», которая находится на вкладке «Рассылки» (все это касается версий Office, начиная с 2007).
Далее нужно выбрать пункт «Пошаговый мастер слияния».
3
Если же используется старая версия Microsoft Office, то эта функция все равно есть, но чтобы получить к ней доступ, нужно воспользоваться такими пунктами меню: Сервис – Письма и рассылки – Слияние. Также можно вывести соответствующую кнопку на панель инструментов, чтобы сделать работу более комфортной.
Важно особенно акцентировать внимание на то, что в шаблоне, который был создан на предыдущем этапе, должен содержаться общий текст. То есть, даже слово «Уважаемый» нужно написать без окончания – «Уважаем». Далее оно будет вставлено автоматически.
А теперь опишем на практике, как мастер слияния используется:
- Сначала выбирается тип документа. Это могут быть как электронные, так и обычные письма. Также возможен выбор ряда других типов документов.
4 - Далее надо выбрать тот документ, который будет использоваться для рассылки писем (или того, что вы выбрали на предыдущем этапе). Это может быть как текущий документ, так и находящийся в другом файле. Также можно выбрать пункт «Шаблон». В двух последних случаях будет предложено выбрать файл, в который будут автоматически вставляться данные из Эксель таблицы. В нашем примере мы выберем пункт «Существующий документ».
5 - Выбор получателей. В случае с нами в качестве получателей будет использоваться список контактов из Эксель таблицы. Соответственно, нас интересует пункт «Использование списка». А непосредственно выбрать тот список, который будет использоваться в качестве источника данных, можно с помощью кнопки «Обзор», которая располагается немного ниже.
6 - Далее нужно выбрать файл с источником данных. После того, как он будет выбран, появится диалог, в котором будет та же таблица, которая у нас есть в экселевском документе. Далее нужно выбрать те записи, которые нас интересуют в конкретный момент времени. Если все, то достаточно просто нажать клавишу ОК. Если появляется такая необходимость, можно осуществить сортировку перечня, фильтрование соответствующих данных или же воспользоваться соответствующими командами, чтобы их найти. Конечно, в Excel встроенный фильтр значительно функциональнее, но в целом, можно отсеять ряд данных, основываясь на текстовых или числовых значениях. Также, с помощью галочек можно выбирать те записи, которые будут использоваться при ручной рассылке.
В нашем случае в качестве поля, по которому осуществляется фильтрация, выступает поле «Рассылка». В качестве критерия используется значение «да» (в нашей таблице это значение появляется, если в текущем месяце срок действия клубной карты подходит к концу).
7 - Теперь нужно приступить к этапу вставки соответствующих полей в подходящие места. Но перед этим не стоит забывать ставить курсор туда, куда нужно. Если же вы забыли, мастер закрывать не придется все равно. В таком случае можно просто перенести поле в то место, которое нужно, уже после вставки поля. В нашем случае курсор был поставлен возле восклицательного знака после части слова «Уважаем». Поскольку нам нужны отдельные поля, то необходимо выбрать пункт «Другие элементы».
8 - После того, как нами было выбрано подходящее поле (в нашем случае это имя), нужно подтвердить свои действия путем нажатия кнопки «Вставить». Аналогичную операцию нужно провернуть и со всеми другими полями. То есть, если нам нужно вставить отчество, то нужно нажать по соответствующему полю в списке и нажать ту же кнопку, чтобы его вставить в документ.
9
А вот пример заполнения полей, который был в нашем случае.
12
На следующем этапе нужно получившиеся в результате слияния документы пересмотреть. Для этого в окне есть кнопки навигации, нажимая которые можно проверить, все ли правильно сделано. Также с помощью специальных флажков можно отобразить лишь некоторых получаете.
После осуществления этих действий оказывается, что некоторые данные перенеслись неправильно.
13 
14
Были убраны нули в начале номера. Вместо того, чтобы отобразить номер 001768 в результате получилось просто 1768. Та же история и с датами, где месяц число были поменяны местами. Аналогичные проблемы могут случиться с любыми другими форматами: десятичными числами, деньгами и так далее. Просто форматирование, которое было в таблице Эксель, не сохраняется при слиянии. Но решение этой проблемы есть.
Для начала надо понять, что каждая дата, время и так далее имеет свой код, который можно просмотреть и откорректировать. ЧТобы это сделать, нужно кликнуть по соответствующему полю правой кнопкой мыши, после чего нажать на «Коды/Значения полей».
В случае с номером клубной карты результат будет такой.
(MERGEFIELD «M__клубной_карты» >
Мы не будем вносить никаких коррективов в код, обойдемся только добавлением формата.
Если вы хоть чуть-чуть пробовали разные форматы в Эксель, то у вас не должно возникнуть никаких проблем с его добавлением. ЧТобы число сделать шестизначным, то нужно в формате поставить шесть нулей. Получится следующий код.
После этого делаем правый клик мышью по соответствующему полю и нажимаем «Обновить поле». После этого проблема должна решиться автоматически.
Код даты вводится так:
Теперь все правильно.
На финальном этапе осталось только вручную отредактировать некоторые письма, если там возникают ошибки, которые невозможно исправить автоматически. После этого их можно сохранить на компьютере или сразу распечатать.
Объединение таблицы Ворд и Эксель
Давайте представим ситуацию, что нам нужно сделать в вордовском документе таблицу, чтобы часть данных была из Excel. При этом важно сделать так, чтобы после вычислений в Экселе данные в Ворде автоматически обновлялись.
Чтобы это сделать, нужно сначала сделать таблицу в Эксель, после чего этот диапазон выделить и скопировать.
После этого нужно воспользоваться функцией «Специальная вставка» Word, которую можно найти в меню «Вставка» и там выбирается опция с листом Майкрософт Эксель.
Чтобы связать таблицы, нужно воспользоваться одноименной функцией.
Слияние текстов Ворда и Эксель
Представим такую задачу: у нас есть Эксель таблица, в которой перечислены люди (их фамилии, имена, отчества), а также их контактные телефоны. Также есть документ Ворд, в котором нужно заполнить пробелы соответствующими именами и номерами телефонов.
Чтобы это сделать, нужно открыть меню «Сервис – Слияние», потом выбрать источник данных и выбрать пункт «Добавить поле слияния». После этого соответствующие поля вставляются в подходящих местах. После нажатия кнопки «Объединить» действие можно считать выполненным.
Выводы
Таким образом, слияние данных Ворда и Эксель позволяет сделать работу более удобной. Это значительно упрощает жизнь в ситуациях, когда есть большое количество данных (например, анкетных), и на их основе нужно создать большое количество документов по шаблону.
Как видим, профессиональное владение офисным пакетом включает не только умение создавать электронные таблицы или текстовые документы, но и осуществлять обмен информацией между двумя приложениями.
Как сделать слияние word и excel
= Мир MS Excel/Статьи об Excel
- 1
- 2
- 3
| Приёмы работы с книгами, листами, диапазонами, ячейками [6] |
| Приёмы работы с формулами [13] |
| Настройки Excel [3] |
| Инструменты Excel [4] |
| Интеграция Excel с другими приложениями [4] |
| Форматирование [1] |
| Выпадающие списки [2] |
| Примечания [1] |
| Сводные таблицы [1] |
| Гиперссылки [1] |
| Excel и интернет [1] |
| Excel для Windows и Excel для Mac OS [2] |
- в таблице не должно быть объединенных ячеек. Вернее сказать так: ЕСЛИ в таблице есть объединённые ячейки, то надо быть готовым к тому, что при экспорте объединение будет отменено, и соответственно образуются лишние пустые строки и/или столбцы, что может нарушить структуру таблицы. В общем, объединённые ячейки — это зло 🙂
- все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут использоваться при слиянии. Если в таблице отсутствует первая строка с названиями столбцов, то её заменит первая строка данных, а значит, она в рассылке участвовать не будет.
Выбираем поле Имя, нажимаем Вставить, то же самое для поля Отчество. Закрываем окно Вставка полей слияния и добавляем пробелы между вставленными полями. Если параметр Затенение полей установлен в положение Всегда, то вставленные поля будут отчетливо видны на сером фоне. Устанавливаем курсор после №, снова нажимаем ссылку Другие элементы. , выбираем № клубной карты — Вставить. Аналогично вставляем поле Дата окончания действия карты
Кроме указанных выше полей требуется вставить окончание обращения ый(ая), которое зависит от значения поля Пол. Для этого воспользуемся специальным полем, позволяющим вставлять одно из двух значений в зависимости от данных. Поставим курсор сразу после слова «Уважаем», нажмём кнопку Правила на вкладке Рассылки и выберем вариант IF. THEN. ELSE. В версиях до Word2007 аналогичная кнопка называется Добавить поле Word и находится на панели инструментов Слияние
В раскрывшемся диалоговом окне зададим параметры
После нажатия ОК, получим результат
Поля документа Word, в которые вставляются наши данные, представляют собой код, который, во-первых, можно посмотреть, а во-вторых, изменить. Чтобы увидеть код поля, например, с номером клубной карты, следует кликнуть по нему правой кнопкой мыши (ПКМ) и выбрать команду Коды/Значения полей.
Получим следующее < MERGEFIELD "M__клубной_карты" >
Сам код изменять мы не будем, а вот формат допишем. Принцип добавления формата будет понятен любому, кто хоть немного знаком с созданием пользовательского формата в Excel. Чтобы число всегда состояло из шести цифр, формат должен состоять из шести нулей:
< MERGEFIELD "M__клубной_карты" \# "000000" >. Теперь снова ПКМ по полю — Обновить поле, и видим число в нужном формате.
Аналогично поступаем с датой < MERGEFIELD "дата_окончания_действия_карты" \@ " DD . MM . YYYY " >
И получаем окончательный вариант 
Подробнее о кодах полей Word можно прочитать в справочной системе Word или на официальном сайте Microsoft