1.3.3 Использование Мастера подстановок при вводе данных
Мастер подстановок позволяет формировать для нужного поля список значений, который может содержать данные другой таблицы или запроса, либо состоять из фиксированного набора значений. В обоих случаях Мастер подстановок облегчает ввод данных и обеспечивает их достоверность.
Например, в рассматриваемой выше базе данных Студенты-Экзамены поле Номер зачетки является общим для обеих таблиц. При заполнении этого поля в неключевой таблице Экзамены важно, чтобы его значения для каждого студента точно соответствовали значениям в ключевой таблице. Для этого значения поля Номер зачетки в таблице Экзамены лучше всего представить в виде списка. Это избавит от необходимости печатать данные при заполнении этой таблицы, предотвратит появление ошибок при наборе и сделает ввод данных более наглядным (рисунок 4).
Рисунок 4 Использование комбинированного списка
Комбинированный список для поля Номер зачетки формируется на основе данных связанной таблицы Студенты. Для создания комбинированного списка нужно войти в режим конструктора таблицы Экзамены, перейти в колонку Тип данных для поля Номер зачетки. Из списка доступных типов полей выбрать элемент Мастер подстановок.
Первое диалоговое окно Мастера подстановок предлагает выбрать источник формирования списка:
на основе данных таблицы\запроса – используется тогда, когда при заполнении поля одной таблицы используются значения из полей другой таблицы (или запроса);
фиксированный набор значений.
В приведенном выше примере нужно выбрать первый вариант.
В следующем окне из приведенного списка таблиц или запросов следует выбрать таблицу/запрос, являющуюся источником данных для списка подстановки. В нашем примере такой таблицей является таблица Студенты, т.к. она послужит источником данных для списка номеров зачеток.
В третьем окне Мастера подстановок из списка Доступные поля нужно выбрать поля, значения которых фигурируют в списке. В данном случае можно выбрать поля Фамилия и Имя, которые сделают список более информативным. После этого можно нажать кнопку Готово для завершения процесса создания комбинированного списка. Сохранив структуру таблицы, можно открыть таблицу Экзамены и просмотреть результат работы.
Другая возможность использования Мастера подстановок – это создание списков с фиксированными значениями. Он используется в тех случаях, когда набор значений в поле строго ограничен. Например, поле Факультет в таблице Студенты может иметь ограниченный набор значений (все факультеты, имеющиеся в данном ВУЗе). Никаких других значений в этом поле быть не может. Чтобы ввести единообразие в записях и избежать ошибок при вводе, это поле также можно представить в виде списка, формируемого Мастером подстановок.
Процесс создания фиксированного списка похож на описанный выше, но на первом шаге Мастера подстановок следует выбрать опцию Фиксированный набор значений. На следующем шаге нужно создать список этих значений (рисунок 5).
Рисунок 5 Ввод фиксированного списка значений
После этого можно завершить процесс создания списка и сохранить изменения в структуре. Теперь при вводе данных в поле Факультет нет необходимости печатать значения, а достаточно просто выбрать из предлагаемого списка нужное.
Мастера Access
В состав программы Access входят диалоговые средства, позволяющие создавать объекты БД и приложения не используя методов программирования.
Набор мастеров Access предоставляет возможность автоматизации процесса создания таблиц БД, отчетов, форм, запросов, анализа таблицы БД и выполнения других операций.
- Мастер создания отчетов и форм
- Мастер подстановок
- Мастера запросов
- Мастер перекрестных запросов
- Мастер создания диаграмм
- Мастер кнопок
- Мастер по анализу таблиц
- Мастер сводных таблиц и диаграмм
- Служебная программа — Преобразовать базу данных
- Служебная программа — Сжать и восстановить базу данных
Мастер создания отчетов и форм
Упрощает и ускоряет создание одно- и многотабличных отчетов и форм.
Например, пользователь может лишь выбрать поля и таблицы, необходимые для включения в форму, источники основного и подчиненного раздела формы. Мастерами разработки отчетов и форм автоматически создается инструкция SQL, которая описывает источник записей для отчета или формы, что приводит к избавлению пользователя от подготовки запроса.
Мастер подстановок
Позволяет создавать в поле формы или таблицы раскрывающийся список, значения которого выбираются из полей запроса или другой таблицы и нужное значение вводится в поле. Списки, которые создаются в полях таблиц, при включении в форму этих полей (полей со списком) наследуются.
Мастера запросов
Предоставляют возможность создания простых запросов на выборку или запросов на выборку с выполнением групповых операций над данными из одной или более таблиц.
Мастер перекрестных запросов
Формирует из запросов или взаимосвязанных таблиц БД таблицу на подобие электронной, в которой одно поле используется как заголовки строк, второе – столбцов, на пересечении строк и столбцов размещаются итоговые данные, которые рассчитываются по значениям третьего поля.
Мастер создания диаграмм
Позволяет создавать диаграммы в отчетах и формах, которые базируются на данных запросов или таблиц.
На рисунке 1 показана форма, которая позволяет выполнять просмотр в справочнике данных о товаре и синхронно отображает диаграмму с количеством заказанного товара по договорам (на рисунке Д111–Д333). Мастер можно вызвать с помощью элемента управления Диаграмма, который расположен в группе Элементы управления на вкладке ленты конструктора форм.
Мастер кнопок
Позволяет создавать на форме элементы управления – командные кнопки.
В процессе построения кнопки мастер предоставляет большой выбор действий, которые можно выполнять при щелчке на кнопке. При выборе необходимого действия мастером создается встроенный макрос, который связывает его с событием Нажатие кнопки. Командные кнопки на формах используются для реализации удобного интерфейса пользователя в управлении приложением.
Мастер по анализу таблиц
Предоставляет возможность выполнения нормализации данных базы.
Мастер выполняет разделение ненормализованной таблицы с данными, которые дублируются, на две или более таблицы меньшего размера без повторяющихся данных. Мастер можно вызвать с помощью элемента управления Анализ таблицы, который расположен в группе Анализ на вкладке Работа с базами данных.
Мастер сводных таблиц и диаграмм
Используется для открытия существующих таблиц, запросов, форм в режиме сводной таблицы и создания макета.
Служебная программа — Преобразовать базу данных
В более ранних версиях позволяла выполнять конвертацию БД в текущую версию из предыдущих и наоборот. Начиная с 10-й версии Access данная служебная программа заменена командой Сохранить базу данных как.
Служебная программа — Сжать и восстановить базу данных
Программу заменила одноименная команда, которая доступна на вкладке Файл. Команда преобразовывает БД на диске для улучшения объемно-временных характеристик путем перезаписи фрагментированного в результате добавления и удаления объектов файла БД, тем самым сокращая его размер и восстанавливая поврежденную БД.
Как использовать мастер подстановок в Access?
Поле подстановки — это поле таблицы, значение которого получено из другой таблицы или запроса. По возможности следует создавать поле подстановки с помощью мастера подстановок, который упрощает процесс, автоматически заполняя соответствующие свойства полей и создавая нужный тип связи между таблицами.
Где находится мастер форм в Access?
На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Мастер форм. Следуйте инструкциям на страницах мастера форм. Примечание: Для добавления к форме полей из нескольких таблиц или запросов не нажимайте кнопки Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса на первой странице мастера форм.
Для чего служит инструмент Мастер подстановок?
Кроме перечисленных выше девяти типов данных Access предоставляет инструмент Мастер подстановок, который, в частности, помогает заполнить поля внешних ключей, не нарушив целостности данных.
Для чего служит строка условия отбора бланка запроса?
Каждая строка бланка запроса выполняет определенную функцию: строка Поле исползуется для выбора полей; . строка Условие отбора используется для ввода условия выбора данных.
Где записываются критерии условия выбора для запроса?
Простые запросы на выборку
Такие запросы используются для отбора записей из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц в соответствии с заданными критериями отбора. Критерии отбора записей записываются в виде условий отбора в строке Условие отбора бланка запроса по образцу и расположенных под ней строках.
Как сделать простой запрос в Access?
На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Мастер запросов. В диалоговом окне Новый запрос выберите пункт Простой запрос и нажмите кнопку ОК. Теперь добавьте поля. Вы можете добавить до 255 полей из 32 таблиц или запросов.
Как связываются условия отбора заданные в одной строке?
Условия отбора, заданные в одной строке, связываются с помощью логической операции И, а заданные в разных строках — с помощью логической операции ИЛИ. Эти операции могут быть заданы явно в условии отбора с помощью операторов AND и OR соответственно. Сформировать условие отбора можно с помощью построителя выражения.
Какие существуют типы запросов в базе данных Access?
- Запрос выбора является наиболее часто используемым типом запроса. .
- Запрос действия – это запрос, который вносит изменения в саму БД. .
- Нижняя панель есть бланк запроса по образцу (QBE-запроса).
Как создавать запросы в базе данных?
- Откройте базу данных и на вкладке Создание нажмите кнопку Конструктор запросов.
- На вкладке «Таблицы» дважды щелкните таблицу «Товары».
- Допустим, в таблице «Товары» содержатся поля «Наименование товара» и «Цена по прейскуранту». .
- На вкладке Конструктор нажмите кнопку Выполнить.
Как сделать SQL запрос в Access?
На вкладке Создание нажмите кнопку Конструктор запросов. При необходимости закройте диалоговое окно «Добавление таблиц»(добавление таблицы в Access 2013 ). Выберите «>конструктора». Access скроет сетку конструктора запросов и отобразит SQL представлении.
Что такое мастер в Access?
В состав программы Access входят диалоговые средства, позволяющие создавать объекты БД и приложения не используя методов программирования. Набор мастеров Access предоставляет возможность автоматизации процесса создания таблиц БД, отчетов, форм, запросов, анализа таблицы БД и выполнения других операций.
Мастер подстановок
Кроме перечисленных выше девяти типов данных Access предоставляет мастер подстановок, который, в частности, помогает заполнить поля внешних ключей, не нарушив целостности данных. Кроме того, мастер помогает установить свойства подстановки для кодового поля основной таблицы таким образом, что вместо кодов будут видны более информативные значения из таблицы подстановок.
В первом окне мастера необходимо выбрать, откуда столбец подстановок получает значения: из фиксированного набора (и тогда этот столбец вы должны будете сами ввести в следующем окне мастера) или из другой таблицы или запроса.
В следующем окне выберите таблицу, в которой находятся подстановочные значения. Далее выберите поля таблицы, которые вы хотите включить в список подстановки (включите ключевое поле и одно или несколько описательных полей, которые помогут вам различать элементы столбца подстановки).
Свойства полей
Для каждого поля таблицы можно задать значения свойств, список которых зависит от выбранного типа данных. Некоторые значения свойств устанавливаются по умолчанию. Назначения свойств полей приведены в табл. 2.3.
Назначение свойств полей таблицы
Задает максимальное число символов для ввода в данное поле
Опреде.ляет способ генерации новых значений для поля счетчика
Задает формат вывода значений данного поля
Число десятичных знаков
Определяет число десятичных знаков, используемых при отображении чисел
Задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле
Определяет более содержательное название поля, которое выводится в качестве подписи поля
Значение по умолчанию
Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи
Условие на значение Определяет требования к данным, вводимым в поле
Сообщение об ошибке
Позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение
Указывает, требует ли поле обязательного ввода значения
Определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк (-8 »)
Определяет индекс, создаваемый по одному полю
Прокомментируем некоторые свойства.
Для символьных данных обычно выбирают тип данных текстовый. Свойство Размер поля определяет объем памяти, необходимый для хранения данных (по умолчанию 255 символов). Указав максимальную длину текстового поля в свойстве Размер поля, можно сэкономить память, необходимую для хранения данных. Например, очевидно, что для поля Название Фирмы достаточно установить Размер поля 20 символов.
Свойство Подпись. Несмотря на то что Access разрешает использовать пробелы в любых именах, целесообразнее обходиться в именах полей без пробелов. Тогда можно использовать свойство Подпись, чтобы задать более содержательное название поля с пробелами, которое Access будет выводить в элементах управления форм и в заголовках отчетов.
Свойство Условие на значение. Заданное условие всегда будет проверяться при вводе или изменении значения поля в таблице. Access не позволит ввести данные, не удовлетворяющие этому условию.
Условие на значение задается выражением, которое состоит из операторов сравнения и операндов.
Операторы сравнения: ,> = , = , <>, IN (проверяется на равенство любому значению из списка), BETWEEN (проверяется, что значение поля находится в заданном диапазоне, верхняя и нижняя границы разделяются логическим оператором AND), LIKE (проверяется соответствие текстового поля заданному шаблону символов).
Если выражение не содержит оператора, Access использует оператор «=». Можно использовать несколько сравнений, связанных логическими операторами OR, AND.
Текстовые значения всегда должны заключаться в кавычки. Например, чтобы ограничить ввод в поле Название Фирмы двумя фирмами Sitilink и Lizarin, можно использовать в качестве условия на значение для этого поля выражение: «Sitilink» OR «Lizarin», или IN («Sitilink», «Lizarin»). Если в качестве операнда используется дата, она должна быть заключена в символы (#), например, BETWEEN #01/01/2000# AND #31/12/2000#. Тогда Access позволит вводить в данное поле только данные за 2000 год.
Оператор LIKE проверяет соответствие текстового поля заданному шаблону символов. Для задания шаблона используются следующие подстановочные символы:
- ? — один произвольный символ;
- * — любое (включая нулевое) количество произвольных символов; используется для замены последовательности символов;
# — одна произвольная цифра;
[ ] — позволяют определить условие, чтобы определенная позиция текстового поля содержала только символы, указанные в квадратных скобках. [А-Я] — любая буква, [0-9] — любая цифра;
! — позволяет определить условие, чтобы указать, что определенная позиция может содержать любой не входящий всписок символ: условие LIKE»[!0-9AB]» проверяет строку, начинающуюся с любого символа, кроме цифры и букв А и В.
Индекс (Индексированное поле) — средство MS Access, ускоряющее поиск и сортировку в таблице. Ключевое поле таблицы индексируется автоматически. Не допускается создание индексов для полей типа Memo и Гиперссылка или полей объектов OLE.
Задание маски ввода
Чтобы облегчить ввод форматированных данных (например, номеров телефонов или дат), Access позволяет задать маску ввода.
Некоторые символы, используемые для задания маски ввода, приведены в табл. 2.4.
Описание символов маски ввода
В данную позицию должна быть введена цифра; не допускается ввод знаков «плюс» и «минус»
В данную позицию может быть введена цифра или пробел; не допускается ввод знаков «плюс» и «минус»
В данную позицию может быть введена цифра, пробел, знак «плюс» или «минус»
В данную позицию должна быть введена произвольная буква
В данную позицию может быть введена буква
В данную позицию должна быть введена буква или цифра
В данную позицию может быть введена буква или цифра
В данную позицию должен быть введен произвольный символ или пробел
Указывает, что следующий символ следует рассматривать в качестве постоянного символа