Как называется проверка остатков на складе

Как называется проверка остатков?

Инвентариза́ция — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

Как называется подсчет остатков на складе?

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ: учет остатков товаров на складе, терминал сбора данных, маркировка и штрихкодирование товара

Как называется подсчет товара в магазине?

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин, и висит табличка «Учет».

Как контролировать остатки на складе?

Контроль остатков на складе производится при проведении документов товародвижения следующим образом. При проведении документов отгрузки (Реализация товаров и услуг, Внутреннее потребление товаров и т. д.) контролируются свободные остатки товаров на складе с учетом ранее зарезервированных товаров.

Как по другому называется инвентаризация?

Синонимы: инвентаризационная опись, опись имущества, инвентарная ведомость. Синонимы: учет товара, управление запасами, переучет, переучет товара.

Как называется учет склада?

Складской учет ведут розничные и оптовые магазины, производственные компании, а также продавцы в онлайне. Склад — это любое место, где хранятся товары до момента продажи. Важно в любой момент времени знать, какая продукция, в каком количестве и на какую сумму есть в наличии — для этого и применяют складской учет.

Как называется пересчет товара на складе?

Инвентаризация хранящихся на складе товаров представляет собой проверку, в рамках которой устанавливается соответствие между фактическим наличием товарно-материальных ценностей и данными в учетных документах.

Что такое учетный остаток?

Остаток учетный — остаток товара по данным товароучетной системы; Остаток факт — фактический остаток товара; Кол-во (отклонение) — разница между фактическим и учетным остатком.

Что такое локальная проверка?

Локальная — подразумевает под собой проверку «товаров группы риска». Может осуществляться каждый месяц.

Как часто проводится ревизия?

Зачем нужна ревизия

Поэтому ревизия должна проводиться на постоянной основе. Как правило, один раз в месяц, но в зависимости от размеров организации, количество проверок в год может меняться. Также необходимость проведения ревизии в продуктовых магазинах прописана в законодательстве РФ.

Что такое контроль отрицательных остатков?

Функция контроля отрицательных остатков — это возможность управлять отгрузкой ТМЦ без наличия необходимого количества на складе.

Как сделать контроль остатков в 1с?

Для подключения возможности контроля остатков необходимо выполнить следующие действия: Меню: НСИ и Администрирование — Настройка НСИ и разделов — Финансовый результат и контроллинг — Учет товаров. Установите флаг «Контролировать остатки товаров организаций».

Что такое остатки на складах?

Что такое складские остатки? Это неликвидная продукция, довольно часто остающийся в активах. Как правило, это товары, которые не проданы из-за отсутствия достаточного покупательского спроса. Они хранятся на складе, занимают много места и приносят затраты, вместо того, чтобы находиться на витрине и приносить прибыль.

Каким словом можно заменить слово проверка?

Синонимы: исследование, инспектирование, освидетельствование, эксперимент, экспертиза, осмотр, инспекция, диагностика, досмотр, скрининг. Синонимы: пересмотр, редакция.

Какие бывают виды инвентаризации?

Виды инвентаризации имущества и обязательств организации:

Полная — предполагает методическую проверку абсолютно всех активов и обязательств компании.
Частичная — касается определенных материально-технических средств.
Плановая — проводится в заранее установленный срок, указанный во внутреннем приказе предприятия.

Что проверяет инвентаризация?

Во время инвентаризации проверяют нематериальные активы, основные средства, финансовые вложения, ценности, незавершенное производство, расходы будущих периодов, деньги, резервы предстоящих расходов и дебиторскую задолженность.

Что такое подбор на складе?

Подбор товара на складе — это процесс, позволяющий существенно сократить риски возникновения проблем при финальном получении товара клиентов, а также ускорить процесс непосредственного получения товара клиентом. На складе бывают разные ситуации. Например, пересортица, повреждение.

Что такое ревизия на складе?

Ревизия склада — это выявление фактического наличия запасов и остатков. Сведения записывают в описи по разделам: вид товара, сорт, артикул и прочие важные идентификационные данные согласно пункту 3.15 Методических указаний.

Что значит слово инвентаризация?

На каком счете мы сможем увидеть остаток товара на складе?

Остатки будут отображены по Дебету счета в разделе «Сальдо на конец периода». В отчете может выводится общая информация по остаткам, без разбивки по складам.

Как рассчитать загруженность склада?

Чтобы рассчитать удельный грузооборот склада, следует общий грузооборот разделить на площадь складских помещений: Гу = Г / S, где Гу — удельный грузооборот; Г — общий грузооборот (т/сут, или т/мес, или т/г);

Результативная инвентаризация товаров на складе — сокращение непредвиденных издержек компании

Любая коммерческая деятельность связана с финансовыми рисками и неоправданными потерями. Однако существуют такие денежные потери, которые можно легко предвидеть и сделать все возможное, чтобы исключить их. Начать можно с актуализации данных об остатках на складах.

В каком бы виде не хранились товары, будь то большие склады с высокими стеллажами и четко спланированными зонами, небольшие коморки с ящиками или крытые сборки материалов на улице, рано или поздно возникает вопрос излишка, потери или другого несоответствия товара тем значениям, которые хранятся в учетной системе.

Какое негативное влияние на бизнес влечет за собой отсутствие актуальной информации по остаткам товаров на складе (см. рис.1):

Делая заказ на поставку новых партий товаров, мы основываемся на «призрачных» данных: нет точной информации о том, какого товара, в каком количестве и какому магазину не хватает, при этом сложно делать прогнозы по продажам и планировать выручку и в дальнейшем развитие компании.
При излишках товаров, информации о которых нет в учетной системе, у бухгалтера будут появляться “красные остатки”. Это ошибки в учете, некорректные данные при закрытии периода, дополнительные штрафы и пени.
Компания не может гарантировать оперативную поставку заказов покупателям, когда не владеет информацией об остатках на складе. Если данные о товарах в учетной системе не совпадают с фактом, то менеджер может продать клиенту товар, которого физически нет в наличии. Либо наоборот — сотрудник компании может не удовлетворить запрос клиента, даже не догадываясь, что на складе этот товар имеется. Это приводит к задержке, срыву заказов и, как следствие, недовольству со стороны клиентов и падению продаж.
Если сотрудник компании знает, что учетная система не отображает реальных остатков на складе, то любую пропажу всегда можно списать на систему. Следовательно, отсутствие корректного учета негласно может стимулировать воровство в компании.

Рисунок 1 — Потери для бизнеса при отсутствии данных об остатках на складах

Как же избежать необоснованных издержек в компании, связанных с хранением товаров на складе?

Существуют разные способы решения этой проблемы: наведение порядка на складе, обеспечение надлежащих условий хранения товаров, настройка корректного учета срока годности, разработка специальной мотивации для кладовщиков или проведение регулярной инвентаризации и сверки остатков.

Почему собственники игнорируют инвентаризацию: три привычные отговорки, которые переходят в бизнес-задачи

Регулярная инвентаризация — это инструмент, который позволяет топ-менеджерам получать актуальную информацию по наличию в компании товаров и координировать свои действия, управленческие решения исходя из полученных данных.

Зачастую менеджмент компании игнорирует необходимость проведения инвентаризации, при этом ссылаясь на разные причины.

Какие же отговорки используют собственники, чтобы не проводить инвентаризацию?

«Инвентаризация — это затратный процесс, который обойдется моей компании гораздо дороже, чем незначительные потери товара, что вполне естественно для торговли или производства.»
«Инвентаризация — это слишком длительный процесс, моя компания не может себе позволить простой в работе на такой срок.»
«Инвентаризация — это неэффективный процесс, во время которого никто не будет «стоять над душой» у кладовщиков. Как мне застраховать себя от искажения ими результатов?»

Опасения собственников понять можно, ведь при неправильной организации процесса действительно будут большие издержки, потери времени и в какой-то степени искаженный не в пользу компании результат. Однако, если разобраться, то правильная организация процесса позволит:

В этом и состоят главные бизнес-задачи инвентаризации, результат решения которых – обеспечить компанию актуальной информацией. Чтобы решить эти задачи, необходимо наладить до мелочей процесс инвентаризации и в случае необходимости автоматизировать отдельные участки или полностью весь процесс.

Как правильно организовать инвентаризацию в компании?

Инвентаризацию можно проводить двумя способами: вручную заниматься подсчетом товаров и затем сверять с данными учетной системы или автоматизировать процесс. Рассмотрим каждый подход более детально, сравнение представлено в таблице 1.

Инвентаризация склада «вручную»‎

Чтобы провести опись остатков на складе вручную, не используя для подсчета специальное оборудование, нужно в буквальном смысле закрывать склад, останавливать работу торговой точки (важно, чтобы склад в это время не пополнялся товарами и оттуда ничего не уносили) и пересчитывать все содержимое. Затем проводить сверку с данными в учетной системе и исправлять расхождения

Автоматизация инвентаризации

Автоматизация — это первый шаг на пути к исключению влияния человеческого фактора и ускорению любых процессов в компании. Автоматизация инвентаризации подразумевает под собой в первую очередь пересчет остатков с помощью специального оборудования (терминала сбора данных, далее ТСД), а также быстрый обмен данными учетной системы и терминала.

Однако внедрения самого ТСД не достаточно, важно подходить к вопросу автоматизации комплексно. В результате автоматизации инвентаризации процесс ускоряется, становится дешевле и при этом снижается риск возникновения механических ошибок персонала.

Таблица 1 – Сравнение процесса ручной и автоматизированной инвентаризации

Наведите порядок на складе: организуйте свободный доступ к товарам, выделите зоны подсчета по разным характеристикам товаров.
Подготовьте отчет по остаткам, исходя из информации в учетной системе.
Обеспечьте прекращение движения товаров на складе на время проведения инвентаризации.
Сформируйте группу ответственных за процесс сотрудников, минимум 2 человека — первый считает товар, второй заполняет опись.
Сверьте полученные результаты с данными учетной системы, исправьте расхождения.

Создайте документ в учетной системе со списком номенклатуры и учетным количеством этой номенклатуры на складе.
Выгрузите список номенклатуры в ТСД.
С помощью ТСД соберите или пересчитайте фактическое количество товаров на складе.
Загрузите полученные данные из ТСД в учетную систему.
Система проанализирует результат сверки плана с фактом и исправит расхождения.

«Подводные камни»‎ автоматизации: что важно учитывать, чтобы вложения оправдали себя

Поскольку автоматизация — это трудоемкий и затратный процесс, важно, чтобы вложенные ресурсы окупились. Знание ответов на эти вопросы поможет не допустить некоторые распространенные ошибки:

Как лучше разместить товары на складе, чтобы ускорить процесс?
Какой способ маркировки товаров выбрать?
От каких параметров лучше отталкиваться при выборе ТСД?
Как контролировать работу кладовщиков и максимально сократить ошибки и кражи?

Теперь рассмотрим каждый вопрос более подробно.

1. Как правильное размещение товаров на складе может значительно ускорить процесс инвентаризации

В зависимости от специфики товара можно выделить два подхода к зонированию склада для его хранения:

Информативное зонирование

В таком случае сотрудник склада визуально определяет к какой зоне отнести товар и распределяет его. В учетной системе эта информация отображается информативно в карточке продукта, но учет выполнения этих требований не ведется.

При адресном учете на складе за каждым товаром закрепляется зона хранения. Система учитывает остатки товара в каждой конкретной ячейке в этой зоне и система же указывает кладовщику откуда товар взять и куда положить. Это позволяет проводить инвентаризацию частично (по стеллажу, полке или даже одной ячейке).

2. Какой способ маркировки товаров выбрать

Существует два наиболее распространенные технологии маркировки товаров:

Технология штрихкодирования,

которая позволяет вести единичный учет товаров. Штрих-код — это физический носитель информации о товаре, который упрощает его учет. Большинство продаваемых товаров уже имеют свой штрих-код, остальным необходимо его присваивать во время оприходования на склад.

– это более инновационный способ идентификации объектов, где не требуется прямой видимости метки и поштучного доступа к товарам. За счет этого возможны учет товаров в сборке и оперативное считывание информации за один раз с больших партий товаров при приемке и отгрузке. Для инвентаризации такой способ идентификации полезен еще тем, что позволяет автоматически искать объект на складе.

Какой же тип маркировки выбрать? Если рассматривать вопрос только в рамках проведения инвентаризации, то советуем при выборе основываться на сравнительной характеристике в таблице 2.

Таблица 2 – Сравнение технологий маркировки товаров

Характеристика технологии	Штрих-код	RFID
Скорость считывания информации	Медленно	Быстро
Идентификация движущихся объектов	Сложно	Легко
Необходимость прямой видимости метки	Есть	Нет
Одновременная идентификация нескольких объектов	Невозможно	Возможно
Стоимость	Низкая	Высокая
Расположение метки	Любое	Любое
Безопасность	Низкая степень. Легко подделывается	Высокая степень

3. От каких параметров лучше отталкиваться при выборе ТСД.

В зависимости от задач и рисков, которые заложены в процесс, можно выбрать один из принципов работы ТСД при проведении инвентаризации:

«Исходя из данных учетной системы»‎

Выгружается на ТСД инвентаризационная ведомость и справочник номенклатуры.

Кладовщик считывает штрих-коды и на ТСД сразу же отображается фактический остаток и расхождение.

Таким образом, кладовщик сразу же может поискать недостающий товар, либо оценить причины его нехватки или избытка. Такой подход пойдет для тех, кто не сомневается в добросовестности сотрудников склада.

Кладовщик считывает метки с помощью ТСД.

Загружает данные в систему, где автоматически проводится сверка фактических данных с учетными, а затем анализируются причины нехватки или избытка товара.

Таким образом, можно проконтролировать кладовщиков и обеспечить актуальность полученных данных, исключить искажение данных под требования системы.

Cпособ сбора данных: возможность сканирования штрих-кодов (как линейных, так и двухмерных) и радио-меток (RFID). Все будет зависеть от выбранной вами технологии маркировки товара.

Характеристики экрана. Какую информацию и в каком объеме вы хотите видеть на экране ТСД.

Объем памяти, сколько информации о товарных единицах может хранить терминал перед передачей в систему. Выбор будет зависеть от оборота товаров.

Уровень батареи, сколько времени автономной работы сможет выдержать терминал. Сколько смен кладовщиков есть на предприятии, сколько ТСД вы планируете закупить и не забудьте, что ТСД также будет использоваться ежедневно при приемке, отгрузке товаров и сборе заказов.

Способ связи с учетной системой (док-станция, bluetooth или wi-fi).

Ударопрочность, термостойкость и другие характеристики терминала, которые указывают на его восприятие к внешним факторам, что позволит вам определить как долго прослужит устройство. Ваш склад теплый или холодный, пыльный или стерильный, находится на открытом воздухе или в помещении, где плохая вентиляция — в каких условиях будет использоваться ТСД?

Цена и гарантия поставщика. Покупка терминала – это значительные вложения, где соотношение цена-качество прямо пропорционально, поэтому обращайте внимание на гарантию, которую дает поставщик, а также дополнительные условия установки, подключения и проверки работоспособности.

В комплексе все эти факторы определят, какой именно ТСД вы приобретете и будете использовать, в том числе и для инвентаризации.

4. Как контролировать работу кладовщиков и сократить ошибки и кражи во время инвентаризации?

Сокращаем ошибки
ТСД закрепляем за каждым конкретным сотрудником склада (это можно сделать через штрих-код на бейдже или путем ввода пароля при запуске устройства). Таким образом, мы делаем именными все операции по инвентаризации или по другим перемещениям товаров. В случае выявления недостачи товаров, заведующий складом или собственник компании легко сможет найти ответственного, того, кто допустил ошибку.

Сокращаем воровство или искажение данных
Инвентаризацию проводим исходя из фактических товаров на складе: сначала кладовщик считывает метки со всех товаров с помощью ТСД, а затем загружает данные в систему. Система самостоятельно обнаружит расхождения, что позволит быть уверенным в достоверности этой информации.

Делаем выбор в пользу результативной инвентаризации

Какой бы способ вы не выбрали (проводить сверку вручную или автоматизировать процесс), какой бы ТСД или учетную систему при этом не использовали, главное — добиться поставленных целей инвентаризации, а именно исключить неточности в учете товаров на складе, актуализировать эту информацию и получить достоверные данные, что в свою очередь поможет сократить необоснованные издержки.

Однако важно не забывать о рисках ручной инвентаризации, а также учитывать затратность автоматизации процесса. Поэтому рекомендуем учитывать следующие критерии при организации процесса:

товарооборот компании;

количество и размеры складов;

количество сотрудников – кладовщиков;

бизнес-задачи.

Регулярный и отлаженный процесс инвентаризации поможет сократить необоснованные издержки компании, время на проведение процедуры, а также обеспечит достоверность полученных результатов и актуальную информации для принятия управленческих решений.

Для чего необходим контроль складских остатков

Контроль складских остатков, ревизия и инвентаризация являются неотъемлемыми бизнес- процессами при ответственного складского хранения.

Мы предлагаем следующие логистические услуги:

по городу, области и в регионы
Услуги кросс — докинга

Интересует складское хранение товаров? Обращайтесь!

+79301324778

Зачем контролировать складские остатки?

Складские остатки – непроданные товары, которые лежат на складе. Вместо прибыли они приносят расходы. Чем больше непроданного товара, тем большую площадь склада нужно арендовать и оплачивать. Чтобы их быстрее продать, рекомендуют снизить цену.

Оптимальный товарный запас – количество товаров, которое достаточно для удовлетворения спроса потребителей без недостатка и переизбытка. Также, под «оптимальным запалом» складских остатков стоит понимать то количество товара на складе поставщика, которое не понесёт дополнительных издержек на его доставку до склада.

Чтобы понимать, какие товары быстро продаются, а какие залежались на складе, рассчитывают индекс ликвидности. Расчёт проводят по формуле:

Индекс ликвидности = (Объем продаж за период – Объем поступлений за период) / Объем продаж за период

Общий индекс ликвидности запасов на всем складе или в группе товаров считают, как сумму взвешенных коэффициентов товаров.

Индекс считают самостоятельно или используют специальные программы.

Чтобы сокращать остатки важно:

Объяснить сотрудникам важность работы с неликвидными позициями,

Внедрить систему товарного учета,

Прогнозировать спрос,

Следить за обновлением ассортимента, его актуальностью.

Этапы контроля складских остатков

Проверять остатки необходимо ежедневно, а актуальные данные вносить в товароучетную систему.

Приемка на склад,

Прием на хранение,

Сбор заказов,

Передача на доставку,

Передача потребителю,

Возврат на склад.

Складская терминология. Ревизия, пересортица, недостача, излишки.

Ревизия – проверка соответствия реального наличия ТМЦ с документальным. В результате могут быть выявлены несоответствия — пересортица, недостача, излишки.

Пересортица – избыток товара одного вида и одновременный недостаток другого товара этого же вида. Например, фактически на складе числится 3 упаковки апельсинового сока, а вишневого – 5, а по документах первого — 2, а второго – 6.

Пересортица возникает по вине поставщика, когда при отгрузке не проверили содержимое коробок, отгрузили товар в несоответствии с отгрузочным листом. И по вине персонала магазина, когда поставку приняли только по количеству коробок.

Недостача – нехватка товаров, зафиксированная документально. Недостачу фиксируют в денежных или количественных единицах.

Недостача возникает по следующим причинам:

Хищение,

Порча в процессе хранения,

Ошибка в учете

Недопоставка

Если выявлена недостача, то составляют сличительную ведомость. Ответственный сотрудник пишет объяснительную. Комиссия рассматривает причины, назначает расследование, если необходимо.

В коммерческой деятельности размер недостачи бывает равен:

Величине естественной убыли – товары теряют массу или объем под воздействием внешней среды. Величину потерь устанавливает организация и включает ее в себестоимость.

Величине, превышающей размер естественной убыли. Потери взыскивают с виновного лица либо списывают на убытки, если виновника не нашли или суд отказал во взыскании.

Излишки — выявленные в результате ревизии, ставят на учет по рыночной стоимости, соответствующая сумма отражается как доход.

Способы проведения складской ревизии

Проверка может быть полной, когда проверяют весь ассортимент, и выборочной, когда проверяют несколько групп товаров, один отдел или секцию.

Провести ревизию можно следующими способами:

Закрыть магазин,

Провести во внерабочее время,

Проводить проверку в рабочее время,

Использовать «штрих — ревизию».

Преимущества последней в том, что вся информация о товарах, находящихся на складе и в магазине, попадает в единую базу. В базе формируются ведомости, отчеты, в которых видны расхождения. При этом сотрудники тратят меньше времени, бухгалтеру не требуется присутствовать на складе, а ревизию можно проводить, не прекращая торговлю.

График проведения ревизий устанавливает организация. Они бывают плановыми и внеплановыми.

Проверку обязательно проводят:

При передаче имущества, реорганизации или ликвидации организации,

При смене ответственных лиц,

При обнаружении хищения,

В случае стихийных бедствий или чрезвычайных ситуаций,

До составления годовой бухгалтерской отчётности.

Ревизию начинают на основании приказа руководителя. В приказе определяют сроки, причины, группы товаров, подлежащих проверке, состав комиссии.

Программы складского учета, которые используют транспортные компании, позволяют управлять закупками, отслеживать сроки годности, быстро проводить ревизию, получать аналитику по продажам, учитывать перемещение товаров между структурными подразделениями, определять направления для эффективного вложения денежных средств. Учитывать остатки можно с помощью программ МойСклад, ЕКАМ, Бизнес.ру, SUBTOTAL, Контур, 1С: Торговля и склад, Lite Box и других.

Подводя итон, можно сделать вывод, что без контроля складских остатков организация будет нести убытки из-за недостач, покупатели не смогут купить интересующий их товар, поскольку у продавца не будет точной информации о его наличии. Также регулярный контроль остатков может влиять на уровень ответственности и внимательности сотрудников организации: кладовщиков, грузчиков.

Автоматизируя склад, компания исключит потери и риски (например, истечения срока годности), сократит запасы, обеспечит непрерывные продажи.

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

С проведением инвентаризации товаров хотя бы раз сталкивался покупатель. Например, когда в рабочее время закрыт отдел или весь магазин, и висит табличка «Учет». Ее цель — найти расхождения по фактическому наличию товара с данными, которые находятся в учетной системе организации. Чтобы не останавливать продажи, многие магазины устраивают проведение инвентаризации и оформление ее результатов в выходной день или даже ночью. Разберем, как проводить переучет.

Инвентаризация пройдет быстрее с МоимСкладом — наше бесплатное приложение можно установить на терминалы сбора данных. Поставьте его на ТСД и пропикайте товары, направляя устройство на штрихкоды. Инвентаризационную опись и документ расхождений с расчетным количеством составлять не понадобится: они сформируются автоматически в МоемСкладе. А еще в нашем сервисе можно скачать все документы, которые могут вам пригодиться во время переучета: бланки и образцы приказа об инвентаризации, товарной описи, сличительной ведомости и другие. Все это полностью бесплатно. Зарегистрируйтесь и попробуйте МойСклад прямо сейчас!

Итак, с чего начать? Вы должны быть готовы к тому, что придется тратить дополнительные ресурсы — время и деньги. Сюда входит: отвлечение работников магазина от их основных обязанностей и дополнительные выплаты персоналу за сверхурочную работу, упущенная выгода от остановки торговли на срок проведения инвентаризации. Если компания состоит из одного человека и этот человек — вы, в ходе переучета вам придется выполнять несколько функций одновременно: директора, материально ответственного лица и бухгалтера. Поэтому каждому предпринимателю важно знать, как правильно провести инвентаризацию и оформить ее результаты.

Сроки проведения инвентаризации

Сроки проведения инвентаризации в России определяются Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Проводить переучет обязательно:

при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже,

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,

при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел),

при установлении фактов хищений и порчи ценностей,

в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями,

при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна. Используя такой механизм контроля работы вашей компании, вы сможете оценить качество работы сотрудников, вовремя выявить бракованный товар, убрать из ассортимента то, что по каким-то причинам не продается.

Порядок проведения инвентаризации

В рамках проведения инвентаризации в магазине и на складе, по сути, вам нужно пересчитать и оценить товар в наличии, заполнить инвентаризационную опись, в случае каких-то проблем — по качеству или количеству — оформить соответствующие акты, а далее — передать составленные опись и акты в бухгалтерию. Там на их основании будет составлена сличительная ведомость, которая отражает результаты инвентаризации по каждому товару. На последнем шаге оформляется ведомость учета результатов, содержащая обобщенные итоги. Потом издается приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации и вносятся изменения в учет. Затем принимается решение о взыскании ущерба с материально ответственных лиц.

Процесс довольно сложный, особенно для новичков, поэтому мы разработали таблицу, которая наглядно подскажет вам, как проводить инвентаризацию .

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Директор издает приказ и создает комиссию, в нее включает материально ответственное лицо и бухгалтера, если они есть. Если нет, то только самого себя, но в разных функциональных ролях.

ИНВ-22 — Приказ о проведении инвентаризации.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

Распечатывается инвентаризационная опись, члены комиссии пересчитывают остатки товара. Данные заносят в графу «Фактическое наличие». По завершении пересчета документ подписывают все члены комиссии.

ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ.

Сверка фактического результата инвентаризации с данными учета

Формируется сличительная ведомость. Заполняются акты и другие документы, которые поясняют расхождения между фактическим данными и учетными.

Если у вас есть бухгалтер, сверку проводит он на основе инвентаризационной описи ИНВ-3.

ИНВ-19 — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

ИНВ-6 — акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути.

ИНВ-5 — инвентаризационная опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение.

ТОРГ-16 — акт о списании товаров.

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

Принимается решение о взыскании ущерба с виновных. Руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации — на его основании вносятся записи в бухучет.

Одновременно составляется ведомость учета результатов инвентаризации.

Приказ (распоряжение) об утверждении результатов инвентаризации.

ИНВ-26 — Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

После регистрации вы бесплатно получите:

Полный набор документов для инвентаризации: ИНВ-22, ИНВ-3, ИНВ-19, ИНВ-6, ТОРГ-16 и другие.

Доступ в МойСклад — сервис для учета товаров, в котором инвентаризацию можно быстро провести со смартфона, а пересортицу — снизить с помощью автоматической проверки комплектации.

Ниже подробнее поговорим об обозначенных в таблице этапах.

Подготовка к инвентаризации и сбор комиссии

Начинается инвентаризация в магазине или на складе с издания приказа о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22, который должны подписать руководитель или владелец торговой точки. Далее необходимо создать специальную комиссию, в которую должен обязательно входить бухгалтер и материально ответственное лицо, например, продавец или работник склада.

Разберем подробнее, как правильно проводить инвентаризацию. В торговых организациях, по закону, этот процесс начинается для продавцов и кладовщиков внезапно — работники не должны знать ничего до того, как в магазин или на склад придет комиссия. После этого продажа и перемещение товара, который попадает под инвентаризацию, запрещены. То есть либо надо закрыть весь склад или магазин, либо только проверяемый отдел и кассу при отделе. Инвентаризация склада и торговой точки отличаются тем, что подсчитать товар на складе намного тяжелее, чем на полках, поэтому требуется больше времени и усилий.

Подготовка к пересчету товара должна проводиться в присутствии всех членов комиссии. Для упрощения процесса в большом магазине можно составить план инвентаризации, например, по схеме расположения товара. В этом случае после пересчета можно прямо на ней фиксировать фактическое количество продукции. Этот способ удобен своей наглядностью.

Проведение инвентаризации и фиксирование ее результатов

При инвентаризации комиссия проверяет не только количество товара, но и его качество, сроки хранения и годности. Для фиксирования результатов обязательно формируются документ — опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, в котором перечисляются по группам все товары с указанием сорта, артикула и других характеристик, повышающих точность учета. В зависимости от видов продукции, представленной в магазине и лежащей на складе, в процедуру помимо пересчета вводятся процессы контрольного взвешивания, измерения и прочие.

Если учетные процессы в вашей организации автоматизированы, то проверка проходит быстрее — из системы распечатываются остатки товаров и сверяются с тем, что есть на полках и на складе. Так вы можете быстро обнаружить недостачу или излишки при инвентаризации. Для этого отлично подойдет МойСклад — удобная система учета, которая поможет максимально ускорить проверку.

Описи необходимо составлять в двух экземплярах: на основе одного бухгалтер составит сличительную ведомость, второй получит материально ответственное лицо. Если опись составляется вручную, то в ней не допускаются помарки. Неверные данные зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются корректные цифры.

Исправления в документах при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов должны быть согласованы со всеми членами комиссии и материально ответственными лицами и заверены их подписью.

Во время проверки также могут быть обнаружены ценности, не отраженные в учете. Эти излишки тоже нужно включать в опись.

Сверка фактических данных с учетными

По итогам проверки необходимо передать заполненные и подписанные всеми членами комиссии описи в бухгалтерию. Там будет проводиться сверка фактических остатков товара из описей с данными системы учета. Если бухгалтерии нет, то обязанности бухгалтера выполняет генеральный директор, и сверку нужно проводить ему. Если в магазине или на складе были выявлены отклонения по фактическому наличию, это необходимо отразить в сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19. Ее обязательно подписывает и материально ответственное лицо.

Если товары находятся в пути, на хранении не на месте проведения инвентаризации или испорчены, то оформляются документы:

; ;
ТОРГ-15 — акт о порче, бое; .

Иногда во время проверки некоторые товары еще не доставлены в магазин — в этом случае требуется заполнить бланк акта ИНВ-6. Продукция, которая хранится на складах других организаций, указывается в форме ИНВ-5.

На испорченные товары, не подлежащие дальнейшей реализации, в том числе из-за срока годности, составляется акт о списании по форме ТОРГ-16. Он заполняется в трех экземплярах: для материально ответственного лица, бухгалтерии и подразделения, где проводится инвентаризация.. Подписать его должны все члены комиссии. При порче, бое, ломе товара заполняется ТОРГ-15 — на товары, которые можно уценить или списать. Оформить документ нужно в трех экземплярах, утверждает его руководитель организации.

После регистрации вы бесплатно получите:

Полный набор документов для инвентаризации: ИНВ-22, ИНВ-3, ИНВ-19, ИНВ-6, ТОРГ-16 и другие.

Доступ в МойСклад — сервис для учета товаров, в котором инвентаризацию можно быстро провести со смартфона, а пересортицу — снизить с помощью автоматической проверки комплектации.

Подведение итогов инвентаризации, отражение их в учете

На этом этапе, когда есть четкая картина по отклонениям, руководитель издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. На его основании можно взыскать ущерб с виновных лиц, внести соответствующие записи в бухучет.

Параллельно с этим в ведомость учета результатов ИНВ-26 бухгалтер вносит все итоговые цифры по колонкам: излишки, недостачи, испорченные товары, фиксирует пересортицу, разносит по колонкам суммы естественной убыли, сумму, которую нужно списать с виновных лиц и сумму сверх норм естественной убыли. Документ подписывается всеми участниками процесса. После этого у владельца или бухгалтерии есть законные основания взыскать убытки с виновных лиц. Процесс инвентаризации документально завершен.

Излишки и недостача при инвентаризации

Выявленные расхождения — излишки или недостачи — нужно оформить как приход или расход. Иногда недостача при инвентаризации списывается как воровство покупателей или погрешности учета — по установленным нормам. Существенную для организации недостачу оплачивает материально ответственное лицо. Подробнее о списаниях читайте в нашей статье.

При инвентаризации иногда выявляется пересортица — это одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта. Например, по данным учета в остатках числятся 6 коробок риса «Басмати» и 4 риса «Кубанский». При проведении инвентаризации выяснилось, что фактически есть 3 «Басмати» и 7 «Кубанский». Такая ситуация означает, что произошла пересортица.

В этом случае надо разобраться, одинаковы ли товары по цене.В учете суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, соответственно, вам придется оштрафовать невнимательного продавца или кладовщика. В любом случае, даже если урон организации не был нанесен, пересортицу нужно отразить в вашей учетной системе для обеспечения качества данных.

Инвентаризация товаров с помощью специальных программ и сервисов

Мы уже говорили, что автоматизация учета упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть недостачи и излишки: как в штуках, так и в деньгах.

Но закрывать точку или отдел на инвентаризацию — значит все равно на время останавливать продажи, поэтому важно провести ее как можно быстрее. Эту проблему можно решить, если сделать переучет автоматическим. Для этого нужно нужно связать программу, в который вы ведете учет — например, МойСклад — с с терминалом сбора данных. Во время инвентаризации просто сканируйте штрихкоды товаров на складе. Проверять расхождения будет система — автоматически, без вашего участия. В конце МойСклад выдаст готовую инвентаризационную опись. Настроить этот автоматический процесс очень просто — читайте инструкцию. Не понадобится даже носить с собой ноутбук и огромное количество бумаг: достаточно просто смартфона — у МоегоСклада есть удобные и бесплатные мобильные приложения, в которых можно проводить инвентаризацию товаров.

При приемке товара кладовщик может неправильно его оприходовать, кассир — ошибиться, отпуская товар покупателю, или при поставке никто не проверит комплектацию заказа. Из-за этого возникает пересортица, лишняя бумажная волокита, а товар приходится возвращать поставщикам. Выход — сделать так, чтобы комплектация проверялась автоматически. Это возможно в МоемСкладе: сервис сам найдет расхождения в заказах покупателей и поставщиков или, например, при перемещении товара со склада в торговый зал. Можно сверять не только количество, но и коды маркировки с документами. Как это сделать — читайте здесь.

А еще в МоемСкладе можно скачать или заполнить онлайн все документы для инвентаризации: бланки ИНВ-3, ИНВ-5, ТОРГ-16, образцы приказа, товарной описи, сличительной ведомости ИНВ-26 и другие. Все это бесплатно — попробуйте прямо сейчас!

Читать:
Как из access выгрузить в excel

Как называется проверка остатков на складе