Финансовый и денежный формат
Установка финансового или денежного формата позволяет отображать в ячейке число с указанием денежной единицы. На рис. 9.9 показано отображение чисел с различными денежными единицами. В столбцах В и D приведены денежные форматы, а столбцах С и Е – финансовые.
Рис. 9.9. Финансовый и денежный формат
http://testprof.msk.ru Учебник Microsoft Excel 2007 стр. 165
http://testprof.msk.ru Учебник Microsoft Excel 2007 стр. 166
Финансовый формат можно установить с использованием кнопки Финансовый числовой формат группы Число вкладки Главная .
1. Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2. Щелкните по стрелке кнопки Финансовый числовой формат и выберите обозначение денежной единицы ( рис. 9.10 ).
Рис. 9.10. Установка финансового формата
3. Если требуемой денежной единицы нет в списке (см. рис. 9.10 ), выберите команду Другие финансовые форматы.
4. Во вкладке Число диалогового окна Формат ячеек в раскрывающемся списке Обозначение выберите обозначение нужной денежной единицы ( рис. 9.11 ).
http://testprof.msk.ru Учебник Microsoft Excel 2007 стр. 166
http://testprof.msk.ru Учебник Microsoft Excel 2007 стр. 167
Рис. 9.11. Установка произвольного финансового формата
В денежном формате, в отличие от финансового, можно выбрать способ отображения отрицательных чисел. Кроме того, денежный и финансовый формат отличаются способом выравнивания обозначения денежной единицы и знака минус (-) у отрицательных значений (см. рис. 9.9 ).
1. Выделите ячейку или диапазон ячеек.
2. Отобразите вкладку Число диалогового окна Формат ячейки .
3. В списке Числовые форматы выберите Денежный, в раскрывающемся списке Обозначение выберите обозначение нужной денежной единицы, в списке Обозначения числа выберите необходимый формат ( рис. 9.12 ).
Денежный формат против финансового в Excel
Форматы Денежный (Currency) и Финансовый (Accounting) в Excel очень похожи. Этот пример продемонстрирует разницу.
- Введите следующие значения:
- Денежный формат добавляет знак доллара перед числом.
- Финансовый формат выравнивает знаки доллара по левому краю ячейки и отображает тире для нулевых значений.
Примечание: Денежный формат может отображать отрицательные числа со знаком минус, красным цветом, в скобках или красным цветом в скобках. Финансовый формат отображает отрицательные числа в скобках.
Как изменить формат ячейки в Excel быстро и качественно
Изменение формата ячеек в Excel позволяет организовать данные на листе в логическую и последовательную цепочку для профессиональной работы. С другой стороны неправильное форматирование может привести к серьезным ошибкам.
Содержимое ячейки это одно, а способ отображения содержимого ячеек на мониторе или печати это другое. Перед тем как изменить формат данных в ячейке Excel следует запомнить простое правило: «Все, что содержит ячейка, может быть по-разному представлено, а презентация отображения данных зависит от форматирования». Это легко понять, если показать на примере. Посмотрите, как с помощью форматирования можно отображать число 2 разными способами:
Большинство пользователей Excel пользуются исключительно стандартными инструментами форматирования:
- кнопками на панели «Главная»;
- готовые шаблоны форматов ячеек доступных в диалоговом окне открыто с помощью комбинацией горячих клавиш CTRL+1.
Форматы данных вводимых в ячейки электронной таблицы
Диапазон ячеек A2:A7 заполните цифрой 2 и отформатируйте все ячейки так как показано выше на рисунке.
- Выделите диапазон A2:A7 введите число 2 и нажмите комбинацию клавиш CTRL+Enter.
- В ячейке A2 должен быть формат «Общий он в программе Excel задан по умолчанию. Поэтому сразу переходим на ячейку A3. Щелкаем по инструменту «Главная»-«Число»-«Увеличить разрядность» (увеличение количества отображаемых чисел после запятой).
- Перейдите на ячейку A4 и нажмите инструмент «Главная»-«Число»-«Процентный формат» или комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+5. Или просто введите 200% вручную и форматирование для ячейки присвоится автоматически.
- Кликниет по ячейке A5 и щелкните по инструменту «Финансовый числовой формат», он немного отличается от денежного, но об этом далее…
- Сделайте активной ячейку A6 и щелкните на угловую кнопку со стрелкой в низ в разделе «Главная»-«Число» или нажмите комбинацию клавиш CTRL+1. В появившемся окне на закладке «Число» выберите из раздела «Числовые форматы:» опцию «Дата», а в разделе «Тип:» укажите соответствующий способ отображения дат. В разделе «Образец:» отображается предварительный просмотр отображения содержимого ячейки.
- Переходим в ячейку A7 так же жмем комбинацию клавиш CTRL+1 для вызова диалогового окна «Формат ячеек», только в этот раз выбираем опцию «Время».
Какие возможности предоставляет диалоговое окно формат ячеек? Функции всех инструментов для форматирования, которые содержит закладка «Главная» можно найти в этом диалоговом окне (CTRL+1) и даже больше.
В ячейке A5 мы воспользовались финансовым форматом, но есть еще и денежный, их очень часто путают. Эти два формата отличаются способом отображения:
- финансовый формат при отображении чисел меньше чем 0 ставит минус с левой стороны ячейки, а денежный ставит минус перед числом;
- денежный формат по умолчанию отображает отрицательные значения красным цветом шрифта (например, введите в ячейку значение -2р. и денежный формат присвоится автоматически);
- в финансовом формате после сокращения валют добавляется 1 пробел при отображении значений.
Если нажать комбинацию горячих клавиш: CTRL+SHIFT+4, то ячейке присвоится денежный формат.
Что касается даты в ячейке A6, то здесь стоит упомянуть о правилах Excel. Формат даты считаются как последовательность дней от 1 января 1900 года. То есть если ячейка содержит значение – число 2, то это число в формате даты должно отображаться как 02.01.1900 и так далее.
Время для Excel – это значение чисел после запятой. Так как у нас в ячейке A7 целое число, время там отображено соответственно.
Формат даты со временем в Excel
Отформатируем таблицу с данными так, чтобы значения в строках отображались соответственно названиям столбцов:
В первом столбце форматы уже соответствуют его названию, поэтому переходим ко второму и выделяем диапазон B3:B7. Потом жмем CTRL+1 и на закладке «Число» указываем время, а в разделе «Тип:» выбираем способ отображения такой как указано на рисунке:
Так же делаем с диапазонами C3:C7 и D3:D7, подбирая соответствующие форматы и типы отображения.
Если ячейка содержит значение больше чем 0, но меньше чем 1, то формат даты в третьем столбце будет отображаться как: 0 января 1900 года. В то время как в четвертом столбце дата уже отображается иначе благодаря другому типу (системы даты 1904 года, подробнее смотрите ниже). А если число Примечание. Чтобы все даты по умолчанию отображались по системе 1904 года можно в параметрах внести соответствующие настройки: «Файл»-«Параметры»-«Дополнительно»-«При пересчете этой книги:»-«Использовать систему дат 1904».
Наглядно приводим пример отличия отображения дат в этих двух системах на рисунке:
В справке Excel указаны минимальные и максимальные числа для дат обоих систем.
| Система дат | Первая дата | Последняя дата |
| 1900 | 1 января 1900 г. (значение 1) | 31 декабря 9999 г. (значение 2958465) |
| 1904 | 2 января 1904 г. (значение 1) | 31 декабря 9999 г. (значение 2957003) |
Настройки изменения системы дат распространяются не только на конкретный лист, а на всю программу. Поэтому если нет острой необходимости их менять, то лучше пользоваться системой установленной по умолчанию – 1900 года. Это позволит избежать серьезных ошибок при выполнении математических операций с датами и временем.
Какие форматы отображения значений использует Excel
Одним из лучших способов улучшения читаемости ваших документов является представление данных в формате, наиболее полно отражающем необходимые цели и задачи данных. Форматирование денежных сумм знаком доллара или процента там, где это необходимо, и есть примеры того, как можно улучшить стиль ваших документов. Мы покажем вам, как приводить числа, даты и времена к необходимому формату, используя встроенные средства Excel. Также мы рассмотрим, как создавать собственные форматы, максимально отвечающие вашим требованиям.
Когда вы вводите числа в рабочие книги, Excel автоматически удаляет любые стоящие впереди или идущие в конце после запятой нули. Например, если вы введете число 00123.456000, Excel отобразит его как 123.456. Исключением из этого правила являются те случаи, когда вы вводите число, ширина которого превышает ширину ячейки. При этом Excel обычно расширяет ячейку, однако в некоторых случаях Excel отбрасывает часть числа, производя лишь его округление. Например, при вводе числа вроде 123.45678 программа отобразит вам лишь число 123.4568. Обратите внимание, что число было округлено только для отображения, при этом программа продолжает хранить его в неизменном виде.
Когда вы создаете новую книгу, каждая ячейка имеет описанный выше формат, называемый Общим. Если вы хотите, чтобы числа отображались иначе, вы можете выбрать из большого разнообразия форматов, предлагаемых вам разработчиками Excel: Числовой, Денежный, Финансовый, Процентный, Дробный, Экспоненциальный и Дополнительный. Разберем все форматы по порядку: