Отслеживание исправлений в Excel
Excel содержит очень полезный инструмент, который позволяет отслеживать исправления, вносимые в рабочую книгу. Например, Вы можете отдать свою работу другому пользователю на рецензирование, а затем забрав ее обратно, посмотреть какие изменения были внесены. В этом уроке мы научимся отслеживать исправления в рабочей книге Excel, а также создавать Журнал изменений.
Предположим, Вас попросили откорректировать или выполнить совместно с коллегами работу над одной рабочей книгой Excel. Если есть распечатанный экземпляр, можно взять красную ручку и исправить недочеты, отметить орфографические ошибки или добавить комментарии на полях. Microsoft Excel позволяет осуществлять все это в электронном виде при помощи режима Отслеживания исправлений.
Общие сведения об отслеживании исправлений в Excel
Когда режим отслеживания исправлений включен, каждая ячейка, в которой произошли изменения, будет выделена особыми границами и указателем. При наведении курсора на отмеченную ячейку Вы увидите детали исправления. Это позволяет Вам и другим рецензентам следить за тем, чтобы все было исправлено, прежде чем утверждать окончательную версию книги.
Существует ряд исправлений, которые Excel не может отслеживать. Перед использованием данной опции советуем Вам ознакомиться на сайте компании Microsoft со списком изменений, которые не отслеживаются и не выделяются.
Вы не сможете использовать режим отслеживания исправлений, если рабочая книга включает в себя таблицы. Чтобы удалить таблицу: выделите её, перейдите на вкладку Конструктор, а затем выберите команду Преобразовать в диапазон.
Как включить режим отслеживания исправлений
- На вкладке Рецензирование нажмите команду Исправления, а затем в выпадающем меню выберите пункт Выделить исправления.
- В появившемся диалоговом окне Исправления установите флажок Отслеживать исправления. Убедитесь, что выбран пункт Выделять исправления на экране, а затем нажмите OK.
- Если появится запрос для подтверждения сохранения книги, нажмите ОК.
- Режим отслеживания исправлений будет включен. Теперь любая отредактированная ячейка будет помечаться цветной границей и треугольником в верхнем левом углу. Если рецензентов несколько, каждому из них будет присвоен свой цвет.
- Выберите любую отредактированную ячейку, чтобы увидеть перечень внесенных изменений. В следующем примере мы изменили содержимое ячейки E6 с «?» на «Андрей».
При включении режима отслеживания исправлений книга автоматически становится общей. Сутью общего доступа к рабочим книгам является возможность их хранения там, где сразу несколько пользователей смогут одновременно открывать и редактировать ее. Кроме этого, Вы можете отслеживать исправления как в локальной, так и в личной копии книги.
Вынесение всех исправлений на отдельный лист
В Excel есть возможность просматривать изменения на отдельном листе, который называется Журнал изменений. В данном журнале приводится список всех изменений в книге, включая Старое значение (прежнее содержимое ячейки) и Значение (текущее содержимое ячейки).
- Сохраните рабочую книгу.
- На вкладке Рецензирование выберите команду Исправления, а затем в выпадающем меню нажмите Выделять исправления.
- В появившемся диалоговом окне Исправления установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, затем нажмите OK.
- Исправления будут приводиться на отдельном листе с названием Журнал.
Чтобы удалить Журнал изменений из рабочей книги Excel, можно либо сохранить книгу, либо снять флажок Вносить изменения на отдельный лист в диалоговом окне Исправления.
Как включить и использовать отслеживание изменений в Excel
Функция «Исправления» — одна из самых лучших функций в Excel. Она позволяет вам не запутаться при работе с большими объемами данных и файлами, которые редактируют сразу несколько человек.
С помощью этой функции, вы можете отдельно отслеживать каждое изменение или сразу все. В общем, настроек в ней много.
Как начать следить за изменениями в Excel
Изначально эта опция не активирована в Excel. Вы можете сделать это самостоятельно.
- Щелкните на «Рецензирование»;
- Щелкните на «Выделить изменения…» в функции «Исправления»;
- В открывшемся окошке поставьте галочку на опции «Отслеживать исправления». Также вы можете задать дополнительные настройки (видно на картинке), но это уже по вашему усмотрению;
- Подтвердите.
Итак, мы включили функцию.
Как работает эта опция в Excel
Итак, теперь при каждом изменении ячейки она будет выделена синей рамкой. Если вы нажмете на неё, вы увидите кто, когда и что конкретно изменил в ячейке. Это очень удобно когда файл редактируют несколько людей. Например, если вы нашли ошибку, то можете увидеть кто её допустил.
На картинке ниже, я поменял значение ячейки B1, она выделилась синим цветом и в ней появился синий треугольник (слева вверху).
Если мы поместим курсор мышки на ячейку, то увидим небольшое окошко с примечанием, в нем будет указана вся информация про изменение.
Важная информация: когда вы включаете эту функцию, ваш файл Excel становится «Общим». Вы не сможете использовать его защиту (с паролем, как мы рассматривали в статьях ранее) и так далее. Имейте это в виду.
Как просмотреть все изменения списком
Это может понадобиться, когда вы работаете с большими объемами данных. Вы можете просмотреть сразу все изменения, которые вносились в файл списком.
- Щелкните на «Рецензирование»;
- Щелкните на «Выделить изменения…» в функции «Исправления»;
- В открывшемся окошке, кроме уже поставленной галочки на «Отслеживать исправления», поставьте галочку на опции «Вносить изменения на отдельный лист»;
- Подтвердите.
В результате, Excel откроет новую страничку и поместит все изменения туда списком.
Принимаем или отклоняем изменения
В случае если у вас активирована наша функция, изменения, которые вносятся в ячейки не являются окончательными. Чтобы они стали окончательными, вы должны принять их в специальном разделе «Принять/отклонить исправления». Это относится и к изменениям, которые вносили другие люди в ваш файл, если такие, разумеется, есть.
- Щелкните на «Принять/отклонить исправления» в функции «Исправления»;
- В открывшемся окне «Просмотр исправлений» можно выбрать:
- Когда были внесены изменения
- Какой пользователь вносил изменения
- И в каком диапазоне вносились изменения
- Когда укажете нужные вам параметры, подтвердите;
- В следующем окне Excel покажет вам все изменения, которые вносились в ячейках, которые удовлетворяют всем указанным параметрам в прошлом шаге.
Вот и все, в этом окошке вы выбираете, принять или отклонить изменения (например, если вы увидели ошибку, вы можете отклонить).
Отключаем опцию
Когда вы закончите работу над файлом, вы можете отключить эту опцию, чтобы она не мешала.
Как посмотреть историю изменений документа в Excel Online
Программа Excel Online становится все более удобным и популярным табличным редактором, который предназначен для проведения различных расчетов, разработки диаграмм и таблиц, проведения функций и других действий. Если вы работаете с табличными данным Excel, то, скорее всего, сталкивались с таким вопросом, как посмотреть историю изменений в документе. Такая задача может возникнуть, например, при просмотре или восстановлении ранних версий, которые по каким-то причинам не сохранились. Программа предоставляет такую возможность, и вы сможете выполнить данную задачу. Рассмотрим подробнее в данной статье, какими способами можно решить данный вопрос.
Как посмотреть историю в Excel Online и увидеть все изменения в таблице
Просмотр истории изменений в документе – есть ли такая возможность? Программа позволяет это выполнить через просмотр специального журнала вносимых изменений.
Чтобы посмотреть историю изменений документа выполните следующие действия:
- Перейдите в панель меню и нажмите раздел «Рецензирование»;
- Кликните «Отслеживание изменений» и нажмите кнопку «Выделить исправления»;
- Поставьте галочку напротив пункта «По времени» и в перечне времени поставьте «Все»;
- Уберите галочки «В диапазоне» и «Пользователем»;
- Журнал истории изменений станет доступен в соответствии с выставленными параметрами.
Как узнать историю сохранений документа Эксель
У многих пользователей возникает вопрос просмотра предыдущих версий документа. Чтобы это сделать выполните следующие действия:
- Откройте документ, историю сохранений которого необходимо выяснить;
- Перейдите в раздел меню «Файл», выберите пункт «Сведения» и кликните «Версии»;
- Нажмите нужную версию, и она откроется в новом окне;
- Если возникает необходимость восстановления другой версии, кликните кнопку «Восстановить», пока она эта версия открыта.
Примечание: если возникает необходимость просмотреть историю отдельной ячейки документа, кликните по ней правой кнопкой и в открывшемся меню нажмите «Показать историю изменений».
Как восстановить предыдущую версию документа
Если ваш документ был уже сохранен и закрыт, но возникает необходимость вернуть другую его версию, программа позволяет это сделать. Чтобы восстановить предыдущую версию документа выполните следующие действия:
- Откройте рабочий документ, версию которого необходимо восстановить;
- Перейдите в папку со значком «>» и откройте область «Управление книгой»;
- Найдите документ, помеченный соответствующим символом, если файл был закрыт без сохранения;
- Нажмите кнопку «Восстановить», и ранее сохраненные версии будут переписаны.
Если вам необходимо посмотреть историю в документе Excel Online, узнать историю сохранений, работы или восстановить предыдущую версию документа, если документ был закрыт без сохранений, программа предлагает выполнить все эти задачи. Сделать это довольно просто, если следовать описанным алгоритмам работы.
Как узнать, когда и кем были внесены изменения
в таблицу Excel 2010?Как сделать так что бы отображалась дата внесенного изменения в конкретную таблицу?
-
Штатными средствами Excel . Для этого необходимо сделать книгу общей. Меню Рецензирование – Доступ к книге – установить галочку Разрешить изменять файл… :
Далее потребуется пересохранить книгу. Теперь в заголовке окна Excel после названия книги появится слово Общий . После этого нужно определится с режим исправлений: Меню Рецензирование – Исправления – Выделить исправления . Как видим, можно отслеживать изменения по времени, по пользователю или по диапазону ячеек. Еще можно решить, где выделять изменения: в ячейке или на отдельном листе. В первом случае получается своего рода комментарий к ячейке:
, а во втором – журнал изменений.
Здесь «A3:D8» – диапазон ячеек, в которых отслеживаются изменения, «B1» – ячейка для записи результата.
Пример работы макроса:
Как добавить макрос (на примере Excel 2010 ) написано здесь.
Но при таком способе, как только вносится изменение, так сразу отображается дата и как следствие нельзя отменить действие. Как видно, способ также не лишен недостатков.