Поиск и отбор данных
Access предоставляет довольно широкий спектр возможностей для поиска и отбора информации в базе данных. К таким средствам можно отнести использование команды Найти, фильтрацию, сортировку.
Простейшим способом поиска информации в базе данных является использование команды Найти. Этот поиск может проводиться как в одном из указанных полей, так и во всех полях таблицы БД. Возможно изменение порядка просмотра записей в таблице.
Для того чтобы записи в таблице выстраивались при выводе в удобном для пользователя порядке, используется сортировка. Access может проводить сортировку по одному полю, по нескольким полям, по возрастанию и по убыванию значений ключевого признака.
Для вывода только определенных записей таблицы используется фильтрация.
Формирование запросов
В Access поиск и отбор любой нужной информации можно производить с использованием запросов, имеющих большие возможности, чем рассмотренные ранее средства. Запросы используются примерно так же, как и таблицы.
Запрос предназначен для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям (например, данных о торговых операциях за последний квартал).
С помощью Access могут быть созданы следующие типы запросов:
Запрос-выборка задает вопросы о данных, хранящихся в таблицах, и представляет полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах.
Запрос-изменение изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.
Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде.
Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.
В Access имеется возможность самостоятельно создать запрос или воспользоваться мастером по разработке запросов. Чаще всего запрос разрабатывается самостоятельно. Однако для создания специальных запросов возможно применение мастера, например, для создания перекрестного запроса, запроса на поиск повторяющихся записей или записей, не имеющих подчиненных, запросов на архивирование записей.
7. Создание запросов и поиск информации в базе данных
В СУБД Access 2007 можно создавать запросы для отображения требуемых полей из записей одной или нескольких таблиц.
В СУБД Access 2007 применяются различные типы запросов:
Наиболее распространенным является запрос на выборку. Применяются два типа запросов:
запрос по образцу (QBE);
запрос на основе структурированного языка запросов (SQL).
Запросы на выборку используются для отбора требуемой пользователю информации, содержащейся в нескольких таблицах. Они создаются только для связанных таблиц. Queries могут основываться как на нескольких таблицах, так и существующих запросах. СУБД Access 2007 включает такие средства создания запросов, как Мастер и Конструктор.
Кроме того, в СУБД Access 2007 существует множество средств для поиска и отображения информации, которая хранится в базе данных. Данные в таблицах можно отсортировать на основе любого поля или комбинации полей. Для извлечения из базы данных необходимых записей можно отфильтровать таблицу, применив средства фильтрации.
На скриншоте (рисунок 7.1) средства сортировки и фильтрации выделены скругленным прямоугольником красного цвета.
Рис. 7.1
Создание запроса на выборку с помощью Конструктора
Для создания нового пустого запроса в режиме конструктора надо щелкнуть на пиктограмме Конструктор запросов (рисунок 7.2).
Рис. 7.2
Откроется активное окно диалога Добавление таблицы (рисунок 7.3) на фоне неактивного окна «Запрос1». В этом окне можно выбрать таблицы и запросы для создания новых запросов.
Рис. 7.3.
В окне Добавление таблицы следует выбрать несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, а окно «Запрос1» станет активным (рисунок 7.4).
Рис. 7.4.
Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список связанных таблиц. В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE, в котором каждая строка выполняет определенную функцию.
Переместим имена полей с таблиц-источников в Бланк. Из таблицы Группы студентов переместим поле Название в первое поле Бланка, из таблицы Студенты переместим поле Фамилии во второе поле, а из таблицы Успеваемость переместим поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины переместим поле Название в четвертое поле Бланка запросов.
При необходимости можно задать принцип сортировки (по возрастанию или по убыванию) результатов запроса. В строке «Вывод на экран» автоматически устанавливается флажок просмотра информации.
Условия ограниченного поиска или критерий поиска информации вводится в строке «Условия» отбора и строке «Или». Например, введем критерий поиска — «5/A» в строке «Условия» для поля Оценка. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будут отображаться все фамилии студентов, которые получили оценку 5/A (рисунок. 7.5).
В качестве Условия отбора могут быть выражения (вычисляемое поле), даты, текст, которые либо вносятся вручную, либо инструментом Построитель группы взаимосвязанных элементов управления Настройки запроса вкладки Конструктор, либо с помощью команды контекстного меню Построить. Константы типа Дата/Время заключаются в символ решетка «#».
Рис. 7.5.
Далее надо закрыть окно запроса Запрос1, появится окно диалога Сохранить, ответить — Да и ввести имя запроса, например «Успеваемость студентов». Для запуска запроса дважды щелкнем на запросе»Успеваемость студентов», откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 7.6).
Рис. 7.6.
Создание параметрического запроса.
Далее создаем параметрический запрос или запрос с параметрами. Создаем этот запрос так же, как и предыдущий, в режиме конструктора, но только в строке Условия отбора для поля Фамилия введем условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию]. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будет отображаться фамилия студента и все дисциплины, по которым он получил оценку.
Закрыть окно запроса на выборку. На вопрос о сохранении изменения ответить — Да и ввести имя запроса, например «Параметрический запрос». Запустим Параметрический запрос, дважды щелкнув на нем. В открывшемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить (рис. 7.7).
Рис. 7.7.
Затем надо щелкнуть на кнопке ОК, откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 7.8).
Рис. 7.8.
В некоторых случаях для создания запросов можно использовать Мастер запросов.
Вычисляемые поля в запросах
Запрос можно использовать для выполнения расчетов и подведения итогов из исходных таблиц. Для создания вычисляемых полей используются математические и строковые операторы. При этом Access проверяет синтаксис выражения и автоматически вставляет следующие символы:
квадратные скобки ([. ]), в них заключаются имена элементов управления;
знаки номеров (#), в них заключаются распознанные даты;
кавычки (» «), в них заключается текст, не содержащий пробелов или знаков пунктуации.
Поле, содержимое которого является результатом расчета по содержимому других полей, называется вычисляемым полем. Вычисляемое поле существует только в результирующей таблице. Общий формат вычисляемого поля выглядит так:
Имя вычисляемого поля: Выражение для создания вычисляемого поля.
Например: Прибыль: [Доход]-[Расход].
Создание вычисляемого поля осуществляется путем простого ввода выражения для вычисления в ячейку «Поле» пустого столбца бланка запроса. После выполнения запроса вычисляемое поле, основанное на этом выражении, выводит на экран результат вычислений, а не само выражение.
1. В строку «Поле» пустого столбца бланка запроса введите выражение, начинающееся со знака «=» и состоящее имен полей, записанных в квадратные скобки и какой-либо арифметической или другой операции.
2. После выполнения запроса в результирующей таблице появится новое поле с названием «Выражение1», используем в качестве имени вычисления выражения.
3. В режиме конструктора запроса измените имя «Выражение1» на более значимое.
Для того чтобы ввести сложные вычисления, используйте Построитель выражений, которое вызывается нажатием кнопки Построить 
, либо соответствующей командой контекстного меню (Рис.7.9). Построитель выражений облегчает создание выражений, позволяя выбирать его составляющие элементы (арифметические операции, встроенные функции, названия полей имеющихся в БД таблиц и запросов и т.п.) при помощи кнопок и списков.
Итоговые запросы
При выборе данных может понадобиться найти какую-либо функцию, например, сумму значений или максимальное значение в поле. Запросы, выполняющие вычисления над группой записей, называются итоговыми. Для их составления следует в режиме Конструктора в группе взаимосвязанных элементов управления. Показать или скрыть нажать Итоги 
. В бланке запроса появится новая строка с наименованием Групповая операция, в ней содержится слово Группировка. В этой строке следует указать, какое вычисление необходимо выполнить.
Возможные операции в поле Групповые операции:
SUM – сложение;
AVG – среднее значение;
MIN – минимальное значение;
MAX – максимальное значение;
COUNT – количество записей со значениями (без пустых значений);
STDEV – стандартное отклонение;
VAR – дисперсия;
FIRST – значение в первой записи;
LAST – значение в последней записи;
Выражение – вычисляемое поле;
Условие – ячейка используется для выбора записей, но не для обобщения данных.
Microsoft Access
Access- это система управления базами данных общего назначения, предназначенная для хранения и поиска данных, представления их в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций. Access используется в качестве инструментального средства для создания автоматизированных информационных систем, основанных на технологии баз данных.
К инструментам Microsoft Access относятся:
1. Конструктор- это инструмент являющейся графическим средством представления и изменения структуры таблицы в базе данных, к которой имеется подключение.
2. Мастер- это инструмент позволяющей выбрать поля для данной таблицы из множества определённых ранее таблиц, таких как деловые контакты и др.
Объекты Microsoft Access
Microsoft Access имеет следующие объекты:
Таблицы — это основной объект базы данных, они хранят структуру базы данных (поля, свойства, типы) и данные.
Запросы служат для извлечения данных из таблиц и предоставление пользователю в удобном виде.
А) Сортировать данные.
Б) Фильтровать данные.
В) Выполнять простейшие математические расчёты.
Г) Создавать перекрёстные запросы.
Д) Вносить изменение в существующие таблиц.
Формы- средства для просмотра введённых данных, их редактирования и ввода новых данных.
Отчёты служат для вывода данных на печатающем устройстве.
5. Страницы доступа к данным.
Страницы доступа к данным — это специальные объекты, выполненные в ходе HTML и размещаемой на web странице; содержит компоненты базы данных, через которые осуществляется связь web страницы с базой данных размещённой на сервере.
Макросы — это команда, служащая для автоматизации повторяющихся операций с элементами базы данных путём программирования.
Модули служат для создания новых объектов или функций, ранее не применяемых в СУБД. Эти модули создаются с помощью языка VBA.
access информация запрос спектакль
База данных «Спектакли»
Описание базы данных выполненной в практической части
Задание курсовой работы
Вариант 6. База данных «Спектакли»
Спектакли [Код_спект, Название, Код_жанра, Код_театра, Код_режис, Актер, Актриса, Дата выпуска, Продолжительность, Мин_цена, Макс_цена]
Жанры [Код_жанра, Жанр]
Театры [Код_театра, Театр, Город, Адрес, Нач_спектаклей, Телефоны]
Режиссеры [Код_режис, Фамилия, Имя_Отч, Лучшие_спектакли]
В полях Актер и Актриса указываются исполнители главных ролей; в запросах можно предусмотреть поиск спектаклей определенного жанра, выпущенных в определенный промежуток времени; возможен отбор спектаклей по фамилиям исполнителей главных ролей — актера и (или) актрисы, а также поиск спектаклей, поставленных определенным режиссером; возможен отбор по цене билетов.
Текстовое описание представленных таблиц.
База данных «Спектакли» состоит из четырёх таблиц, включающих в себя три вспомогательные.
Обработка данных в Базах данных. Быстрый поиск данных Основное назначение БД – поиск нужной информации. Access позволяет производить поиск: по части имени, — презентация
Презентация на тему: » Обработка данных в Базах данных. Быстрый поиск данных Основное назначение БД – поиск нужной информации. Access позволяет производить поиск: по части имени,» — Транскрипт:
1 Обработка данных в Базах данных
2 Быстрый поиск данных Основное назначение БД – поиск нужной информации. Access позволяет производить поиск: по части имени, если вы его точно не знаете, как это имя пишется; по начальным буквам слова; по окончанию слова и т.д.; Задавая искомый фрагмент текста, можно использовать подстановочные символы подстановочные символы
3 Поиск данных с помощью фильтров Фильтры позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Условия отбора записей создаются с использованием операторов сравнения (=, >, =, ). Фильтры: простые и сложные
4 Поиск данных с помощью запросов Запросы осуществляют поиск данных в БД почти так же, как и фильтры. фильтрзапрос Поиск данных по записям-по полям Поиск данных в одной таблицеобъединяет данные из одной или нескольких таблиц Отображает все поля таблицытолько те, кот. нужны для поиска не сохраняется как отдельный объект можно сохранить как отдельный объект не позволяет создавать вычисляемые поля позволяет создавать вычисляемые поля Отличия
5 Запрос на выборку; Запрос на изменение; Запрос на удаление; Запрос с параметрами; Запрос перекрестный. Виды запросов: Простые Сложные