Средства автоматизации ввода и редактирования данных.
В Excel имеются разнообразные средства для автоматизации ввода данных в ячейки электронной таблицы. К ним относятся:
Автозавершение используется для ускорения ввода текстовых данных в столбцы электронной таблицы. Табличный процессор способен предвидеть (угадывать) намерения пользователя. При вводе текста в некоторый столбец Excel формирует список слов, содержащихся в этом столбце, и пытается завершить набор повторяющихся слов после ввода лишь его первых символов. Пользователь может либо принять вариант автозавершения и зафиксировать его обычным способом, либо продолжать вводить другой текст, не обращая внимания на предлагаемый вариант.
В контекстном меню любой ячейки столбца с текстовыми данными имеется команда Выбрать из списка, с помощью которой можно просмотреть весь список слов, введенных в данный столбец, и выбрать любое из них для вставки в активную ячейку.
Операцию автозавершения удобно использовать при создании таблиц, содержащих большое количество строк с повторяющимися текстовыми данными. Чтобы использовать возможности автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд (без пустых ячеек между ними). Режим автозавершения не используется для ввода даты и времени, чисел, формул и функций.
Автозамена используется в Excel, как и в других приложениях Microsoft Office, для исправления наиболее распространенных опечаток и ускорения ввода часто используемых фрагментов.
Настройка параметров, добавление, удаление элементов в список автозамен Excel производятся в диалоговом окне Автозамена, которое можно вывести на экран с помощью команды меню окна Excel СЕРВИС ► Автозамена.
Автозаполнение ячеек служит для упрощения ввода в электронную таблицу однотипных данных и формул. Для заполнения пустых ячеек данными, содержащимися в ранее заполненных ячейках, используются:
команда меню ПРАВКА ► Заполнить (вверх, вниз, вправо, влево, по листам);
Значения в заполняемых ячейках зависят от типа исходных данных, их шага и предельного значения.
При вводе команды меню ПРАВКА ► Заполнить ► Прогрессия в диалоговом окне Прогрессия можно задать точные параметры заполнения ячеек:
Расположение — по строкам или по столбцам;
Шаг — значение, на которое будет увеличиваться или уменьшаться элемент ряда. Если введено положительное число, то ряд будет возрастать, а если отрицательное, то убывать;
Тип прогрессии (арифметическая, геометрическая, даты, автозаполнение). При установленном переключателе Автозаполнение происходит заполнение выделенных пустых ячеек рядом, основанным на данных, включенных в выделение. При выборе этой команды игнорируются все установки окна Шаг;
Предельное значение — значение, на котором ряд должен быть закончен (это окно можно и не заполнять);
Автоматическое определение шага. Если установлен этот флажок, то значение окна Шаг игнорируется.
Использование маркера автозаполнения
В Excel копировать и размножать содержимое ячеек (горизонтальные и вертикальные блоки) по столбцам и строкам можно также с помощью маркера автозаполнения, перетаскивая установленный на нем указатель мыши.
Маркер заполнения — небольшой черный квадрат, расположенный в нижнем правом углу выделенной ячейки или диапазона ячеек.
С помощью маркера автозаполнения можно:
копировать и размножать содержимое ячеек;
заполнять ячейки последовательностями числовых рядов и дат, а также данными предварительно сформированных списков;
стирать данные в выделенных ячейках;
удалять и вставлять ячейки — сдвигать ячейки в строках или столбцах.
Для копирования и размножения содержимого ячеек (горизонтальных и вертикальных блоков) с помощью маркера автозаполнения нужно:
выделить ячейку или копируемый блок;
установить указатель мыши на маркер автозаполнения, дождаться, пока он примет вид черного тонкого перекрестья, и тащить маркер при нажатой левой кнопке мыши до тех пор, пока внешняя граница выделения (рамка) не охватит необходимый диапазон.
Для того чтобы быстро скопировать формулу в расположенные ниже пустые ячейки столбца, нужно в верхнюю ячейку диапазона ввести нужную формулу и просто сделать двойной щелчок по маркеру автозаполнения.
Если вместо копирования с помощью маркера автозаполнения чисел или дат происходит их приращение (формирование рядов), то перетаскивать маркер нужно при нажатой клавише Ctrl.
Используя маркер автозаполнения, можно создавать ряды чисел, дат и т.п., которые будут равномерно возрастать (или убывать) в одном направлении. Для создания последовательностей с убывающими данными маркер заполнения следует перемещать влево или вверх.
При создании рядов данных начальные значения последовательности должны быть введены непосредственно в ячейки. Часто при автозаполнении достаточно указать в соседних ячейках два (а иногда и одно) начальные значения нужной последовательности (не обязательно числовой). Программа Excel сама определит закон, по которому формируется последовательность. Например, если ввести 1 и 3, то при автозаполнении будет сформирован ряд нечетных чисел, если ввести понедельник — дни недели, январь — месяцы и т, п.
Перетаскивание маркера при нажатой правой кнопке мыши позволяет управлять процессом автозаполнения с помощью команд контекстного меню.
Автоматизация ввода данных в таблицах Excel
В Excel имеется несколько приемов, ускоряющих ввод данных. К ним относится заполнение одновременно нескольких листов, ввод данных из буфера, использование маркера автозаполнения и проч.
Заполнение нескольких рабочих листов
Удерживая клавишу Ctrl, выделить группу рабочих листов.
1. Ввести данные на один из них. Данные появятся в соответствующих ячейках каждого из выделенных рабочих листов.
Способ 1. С помощью буфера временного хранения информации.
- 1. Выделить ячейку, содержащую данные.
- 2. Выбрать пункт меню Правка —» Копировать.
- 3. Выделить ячейку, правее и ниже которой будет осуществляться вставка и выбрать пункт меню Правка —» Вставить.
- 4. Можно осуществить операцию копирования сразу в несколько диапазонов: выделить с помощью кнопки Ctrl только левые верхние углы областей, в которые нужно поместить копии диапазона, или выделить ярлыки нескольких листов и выполнить команду Вставить на одном из них.
Способ 2. С помощью маркера заполнения.
- 1. Выделить ячейку, содержащую исходные данные.
- 2. Установить курсор в правый нижний угол ячейки так, чтобы он принял вид черного крестика — маркер заполнения.
- 3. Не отпуская левую кнопку мыши, перетащить маркер заполнения так, чтобы заключить все заполняемые ячейки в широкую серую рамку.
- 4. Отпустить кнопку мыши, диапазон будет заполнен скопированными данными, причем если копировалась формула, то в ячейках будет отображаться результат вычислений по этим формулам.
Вставка форматов, значений и преобразованных данных
Если требуется копировать только часть информации из ячеек, например, только формат или значения или заменить формулы их значениями, тем самым заморозив результаты, то используется
- 1. Выделить ячейки, содержащие данные, предварительно сняв с них объединение.
- 2. Поместить их в буфер обмена по команде Правка —» Копировать.
- 3. Выделить ячейку в верхнем углу диапазона, куда следует скопировать данные.
- 4. Выбрать пункт меню Правка —» Специальная вставка (рис. 7.6).
5. В диалоговом окне Специальная вставка выбрать нужную операцию (табл. 7.1).
Таблица 7.7. Выбор нужной операции
Копирует все исходное содержимое и характеристики
Копирует только формулы
Копирует только значения и результаты формул
Копирует только форматы ячеек
Копирует все, кроме любых рамок, выделенных в диапазоне
Сложение данных в ячейках со значениями копируемых данных
Вычитание изданных в ячейках значений копируемых данных
Умножение данных в ячейках на значения копируемых данных
Деление данных в ячейках на значения копируемых данных
Замена данных в ячейках на копируемые данные
Диапазон ячеек строки заменяется столбцами
Средство Автоввод (АВТ)
Если в столбце таблицы Excel содержится повторяющаяся информация, то ее можно ввести с клавиатуры один раз, а при заполнении следующих ячеек достаточно напечатать только первые символы, остальные символы АВТ введет самостоятельно. Если автоматически предложенный вариант вас не устроит, нужно продолжить ввод текста с клавиатуры. При этом символы предложенные АВТ исчезнут.
Если при вводе часть данных повторяется, а часть нет, то нужно ввести часть списка вручную, а затем использовать АВТ. Список АВТ содержит все слова из текущего столбца. Поэтому следующую ячейку можно заполнять, выбирая данные из этого списка:
- 1. Щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке, когда указатель мыши имеет вид белого крестика.
- 2. Используя пункт Выбрать из списка, ввести нужный вариант в ячейку щелчком мыши.
Средство Автозаполнение (АЗП)
АЗП используется для автоматизированного ввода различных последовательностей, определенных как список редактора Excel.
Алгоритм использования средства АЗП:
- 1. Ввести один или несколько элементов списка (чисел или строк текста).
- 2. Выделить заполненные ячейки.
- 3. Установить указатель мыши в правый нижний угол выделенных ячеек. Когда он примет вид черного крестика — маркера заполнения, протащить его при нажатой левой кнопке мыши в нужном направлении: по строке или столбцу в пределах требуемого диапазона.
- 4. При перетаскивании маркера каждая ячейка, в образовавшемся диапазоне, будет очерчена слабо выделенной рамкой. При движении мыши справа от ячейки будет отображаться ее значение.
- 5. Отпустить кнопку мыши. При этом выделенный диапазон заполнится последовательностью данных.
Создание собственного списка АЗП
Стандартные последовательности АЗП можно просмотреть через пункт меню Сервис —» Параметры —»Списки (рис. 7.7).
Если в документе используются последовательности, которых нет в списке АЗП, то можно создать свой собственный список:
Автоматизация ввода данных
Data entry (ввод данных) — это набор различных типов процессов ввода данных. Автоматизация ввода данных дает возможность оптимизировать эти процессы, делегируя их запрограммированным роботам, которые выполняют простые, основанные на заданных правилах задачи быстрее и точнее, чем люди.
Полностью автоматизированные системы ввода данных могут распознавать данные из множества различных источников, таких как печатные отчеты, PDF-файлы, электронные письма и т.д. После этого эти системы вводят данные в более адаптированные хранилища данных, такие как базы данных или электронные таблицы.
Основная идея программного обеспечения для автоматизации ввода данных заключается в оптимизации потока данных (которые сотрудник обычно вводит вручную) путем полной или частичной автоматизации процесса.
Наиболее заметным результатом автоматизации процесса ввода данных является сокращение времени, затрачиваемого на данную задачу.
- Измерьте время, затраченное на один процесс ввода данных прямо сейчас;
- Представьте себе количество задач, которые можно выполнить вместо этого.
Когда вы умножаете полученные числа на средний объем задач за неделю или месяц, вы получаете приблизительную картину экономии времени, обеспечиваемой автоматизацией.
Хотите узнать больше об автоматизации? Обратитесь к нашем экспертам и получите персональные рекомендации.
Средства ввода и редактирования данных
Любая обработка информации начинается с ее ввода в компьютер. Каждая ячейка рабочей области листа может быть заполнена данными. Ввод данных может производиться как в строке формул, так и непосредственно в активной ячейке, если предварительно нажать клавишу F2 или дважды щелкнуть мышью. Как только в ячейку будет введен хотя бы один символ, ее содержимое сразу отобразится и в строке формул. Кроме того, в этой строке появятся три кнопки для обработки содержимого ячейки (см. рис. 5.2). По окончании ввода данных может быть нажата клавиша Enter или кнопка строки формул. Отменить ввод данных позволяет клавиша Esc или кнопка [*) строки формул. Вообще ввод в ячейку считается незаконченным, пока редактируемая ячейка не покинута любым способом. При этом большинство средств управления Excel остается недоступным.
Автоматизация ввода данных
Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel предоставляет средства для автоматизации ввода.
Автозавершение используется для автоматизации ввода текстовых данных. Его применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся.
В ходе ввода текста в очередную ячейку программа проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши Enter подтверждает операцию автозаверше- ния, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.
Если нажать клавиши Alt + |, под курсором возникает список из всех ранее введенных данных, где можно выбрать нужное значение щелчком мыши.
Можно прервать работу автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.
Автозаполнение используется при работе с числами. В правом нижнем углу рамки активной ячейки имеется черный квадратик — это маркер заполнения (см. рис. 5.12). При наведении на него указатель мыши приобретает форму тонкого черного крестика. Буксировка маркера заполнения при нажатой левой или правой кнопки мыши рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении. Важно, какую кнопку мыши удерживать при буксировке маркера заполнения: левую или правую.
Если ячейка содержит числовые данные (включая даты, денежные или текстовые данные, содержащие числа), то при буксировке маркера заполнения происходит либо копирование ячеек, либо их заполнение данными по закону арифметической прогрессии.
Например, в некоторой ячейке содержится число (включая денежный знак: 1 $). При буксировке ячейки за маркер заполнения, при нажатой левой кнопке мыши, все ячейки при протягивании будут содержать одно число (см. рис. 5.18). Если при буксировке ячейки за маркер заполнения удерживать клавишу Ctrl, то копируемая числовая константа в каждой следующей ячейке получит единичное приращение. Положим, в размножаемой указанным образом ячейке находится число 5. Протянув ее вправо или вниз, получим числа 6, 7, 8. Протягивание вверх или влево даст убывающую последовательность 4, 3, 2, 1.
Наоборот, при автозаполнении ячеек датами и текстовыми данными, содержащими числа, с помощью маркера заполнения при нажатой левой кнопке мыши, клавишу Ctrl удерживать не нужно, если хотим получить в каждой следующей ячейке единичное приращение (рис. 5.19).
Используя механизм автозаполнения Excel, легко вводить числовые данные с нужным шагом заполнения, предварительно выделив диапазон из двух ячеек, указывающий начальное и конечное данные, чтобы показать шаг заполнения данными при размножении.
Рис. 5.19. Автозаполнение ячеек данными
Другой инструмент управления заполнением ячеек доступен, если буксировать маркер заполнения при нажатой правой кнопки мыши. В конце операции протягивания появляется контекстное меню, где можно выбрать способ и содержание заполнения выделенных ячеек (рис. 5.20).
Рис. 5.20. Контекстное меню автозаполнения ячеек при нажатой правой кнопке мыши
Например, в некоторой ячейке содержит число 1. Если выбрать в открывшемся контекстном меню пункт Копировать ячейки, все ячейки будут содержать число 1. Если же выбрать пункт Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1, 2, 3, 4 и т.д.
Пункт Прогрессия открывает средство полного управления формированием числовых рядов. В открывшемся диалоговом окне выбираются тин прогрессии, величина шага и предельное значение. После щелчка на кнопке ОК программа Excel автоматически заполняет ячейки в соответствии с заданными правилами (рис. 5.21).
Рис. 5.21. Пример автозаполнения геометрической прогрессией
Множественный ввод. Имеется способ ввода данных, совмещенный с копированием. В этом случае сначала выделяются все (не обязательно смежные) ячейки, которые должны содержать одинаковую информацию. После ввода данных в одну текущую ячейку и нажатия клавиш Ctrl + Enter ее содержимое будет автоматически повторено во всех ячейках выделенных областей.
