Как создать ленточную форму в access

Форма для нескольких элементов (ленточная форма)

Данные отображаются в виде строк и столбцов, причем одновременно отображаются несколько записей. Однако это форма, и поэтому ее можно более тонко настроить, чем таблицу. В нее можно добавлять графические элементы, кнопки и другие элементы управления.

Создание формы для нескольких элементов

1. На панели навигации выберите таблицу или запрос с данными, которые нужно разместить в форме.
2. На вкладке Создание в группе Формы щелкните Несколько элементов. alt=»2″ />
3. Чтобы начать работу с формой, переключитесь в режим формы.

• На вкладке Главная(Home) выберите пункт Вид(View), а затем — Режим формы(Form view). alt=»2″ />

Как создать ленточную форму в access

• Позволяет включать в форму произвольный набор полей из различных таблиц и запросов базы данных.
• Обеспечивает возможность отображения на экране основных и подчиненных форм, по образцу вложенной формы или по отдельности, но с учетом связей между таблицами.

1. В окне Новая форма в качестве способа создания формы выбрать Мастер форм.

1. Выделить наименование таблицы или запроса из раскрывающегося списка источников, как это показано на рис. 7.2 и перейти к следующему шагу.
2. Перенести в правое окно только те поля таблицы, которые интересуют пользователя, пример показан на рис. 7.3.
3. Далее следует выбрать вид представления формы, например, — в один столбец, сделав пометку в окне, как это показано на рис. 7.4.
4. В следующем окне «Создание форм», необходимо выбрать из списка стиль оформаления страницы, после чего нажать на кнопку «Далее».
5. В конечном окне следует ввести имя новой формы, например, «Форма с зарплатой сотрудников» и нажать на кнопку «Готово». Система сохранит эту форму и одновременно ее раскроет для предварительного просмотра (форма представлена на рис. 7.5).

1. В окне Новая форма в качестве способа создания формы выбрать Мастер форм.
2. Последовательно открыть имена таблиц Льготы на фирме и Распределение льгот в окне «Создание форм», перенести в правое окно наименование полей, которые понадобятся для отображения в форме, например, как это показано на рис. 7.6.

1. В новом окне выбрать вид представления данных, для чего сделать пометку в поле «Связные формы», в этом случае в окне будет показано, что от одной формы к другой будет переход, как это показано на рис. 7.7. Нажать на кнопку «Далее».
2. Выбрать требуемый стиль оформления.
3. Задать имена формам при их сохранении, например, «Список льгот на фирме-главная» и «Распределение льгот-подчиненная». Подчиненная форма показана на рис. 7.9
4. Завершить работу с Мастером. В результате будет открыта форма, которая представлена на рис. 7.8. У этой формы появится кнопка с надписью , при нажатии на кнопку, будет открыта подчиненная таблица, которую сохранили под именем «Распределение льгот-подчиненная». Обратите внимание на то, что при прокручивании записей в главной форме, в подчиненной форме будут изменяться записи автоматически. Кроме того, каждую форму можно просматривать самостоятельно.

Как создать ленточную форму в access

Создание форм в Access

1. В панели навигации, выберите таблицу, которую нужно использовать, чтобы создать форму. Вам не нужно открывать таблицу.
2. Выберите вкладку «Создать» на ленте и найдите группу «Формы». Нажмите команду «Форма».
3. Ваша форма будет создана и открыта в виде макета.
4. Чтобы сохранить форму, нажмите кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа. При появлении запроса введите имя для формы и нажмите «ОК».

1. Перейдите на вкладку «Конструктор компоновки форм», затем найдите группу «Инструменты» в правой части ленты.
2. Нажмите команду «Добавить существующие поля».
3. Появится панель списка полей. Выберите поле или поля для добавления в форму.

1. Нажмите «Показать все таблицы».
2. Щелкните знак плюса + рядом с таблицей, содержащей поле, которое вы хотите добавить.
3. Дважды щелкните нужное поле.
4. Будет добавлено новое поле.

1. В представлении «Макет формы» выберите вкладку «Дизайн макета форм» и найдите группу «Элементы управления».
2. Выберите команду Combo Box, которая выглядит как раскрывающийся список.
3. Ваш курсор превратится в крошечный значок перекрестия и выпадающего списка . Переместите курсор в место, где вы хотите вставить поле со списком, затем нажмите. Появится желтая строка, указывающая место, где будет создано ваше поле со списком.
   • В нашем примере, поле со списком будет расположен между в город поле и добавить в список рассылки.
4. Появится диалоговое окно Combo Box Wizard . Выберите второй вариант, я наберу нужные значения и нажмите «Далее».
5. Введите варианты, которые вы хотите отобразить в раскрывающемся списке. Каждый выбор должен быть в отдельности.
   • В нашем примере мы создаем поле со списком для добавления в список рассылки? поле в нашей форме, поэтому мы введем все возможные допустимые ответы для этого поля. Пользователи смогут выбрать один из трех вариантов из готового комбинированного поля: Нет, Да-Еженедельно и Только специальные предложения.

• В нашем примере вы можете заметить, что теперь у нас есть два поля с тем же именем. Эти два поля отправляют информацию в одно и то же место, поэтому мы не нуждаемся в них обоих. Мы удалим его без поля со списком.

1. В представлении «Макет» или «Дизайн» выберите вкладку «Дизайн» и найдите группу «Инструменты». Щелкните команду Property Sheet.
2. Лист свойств появится на панели справа. В форме выберите поле, которое вы хотите скрыть. В нашем примере мы скроем поле идентификатора клиента, потому что мы не хотим, чтобы кто-либо из наших пользователей редактировал его.
3. В Листе свойств перейдите на вкладку «Формат» и найдите параметр «Видимый» в третьей строке.
4. Нажмите стрелку раскрывающегося списка в столбце справа, затем выберите Нет.
5. Перейдите к виду формы, чтобы убедиться, что поле скрыто.

1. В представлении «Макет» или «Дизайн» выберите вкладку «Дизайн» и найдите группу «Инструменты». Щелкните команду Property Sheet.
2. Лист свойств появится на панели справа. В форме выберите поле, которое вы хотите автоматически заполнить в текущую дату. Это должно быть поле с типом данных даты. В нашем примере мы выберем поле «Дата отправки» в нашей форме «Заказы».
3. В Листе свойств перейдите на вкладку «Данные» и выберите поле «Значение по умолчанию» в четвертой строке. Нажмите кнопку «Создатель выражений», которая отображается в столбце справа .
4. Откроется диалоговое окно «Конструктор выражений». В списке Элементы выражения выберите слова «Общие выражения».
5. В списке категорий выражений дважды щелкните текущую дату.
6. Будет добавлено выражение для текущей даты. Нажмите «ОК».
7. Перейдите в режим просмотра формы, чтобы убедиться, что это выражение работает. При создании в новую запись с этой формой, поле даты вы изменяли будет автоматически заполнять текущую дату.

Введение

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то можно создать многостраничную форму для каждой записи. Можно также создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.

Формы предоставляют большую гибкость при вводе данных. Вы можете не только помещать вычисляемые поля в форму, но и добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (например, переключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Линии, рамки, цвета и фоновые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повышают продуктивность работы. В дополнение к этому OLE-объекты (такие, как рисунки и графики) можно увидеть только в форме или отчете.

Создать форму можно несколькими способами. Если вы в режиме базы данных откроете вкладку Формы и нажмете клавишу <Создать>, то откроется окно, в котором указаны способы создания формы (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Окно, в котором выбираются варианты построения формы

Конструктор позволит вам создать форму самостоятельно, но это для начинающих пользователей довольно сложно. Мастер форм позволяет автоматически создать форму на основе выбранных полей. Этот режим является наиболее удобным при создания форм как для начинающих, так и для опытных пользователей. Access в режиме диалога выяснит у вас, какую форму вы хотите получить и создаст ее автоматически. Если вас в этой форме что-либо не удовлетворяет, вы можете исправить это в режиме конструктора. Автоформы являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают заданные виды форм практически без участия пользователя. Это может быть удобно, когда базовая таблица одна, содержит немного полей и вам нужно быстро создать простую форму. Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой, а сводная таблица создает форму со сводной таблицей Excel. Эти режимы предпочтительнее использовать опытным пользователям, хотя форму с диаграммой не так сложно создать и начинающему пользователю – Access в этом поможет.

Наиболее удобным и гибким способом создания форм является мастер форм. В этом режиме вы можете выбрать поля таблицы для отображения в форме, стиль и цвет оформления фона и ячеек, а также вид формы. Мастер форм предлагает вам четыре вида формы представления данных:

Если вы создаете форму на основе одной таблицы или одного запроса, то виды форм ограничиваются вышеописанными. Но если вы разрабатываете форму на основе нескольких таблиц или запросов, то Access предложит вам создать либо подчиненные, либо связанные формы в ленточном или табличном виде. Подробнее эти виды форм рассмотрим в следующей работе.

Настраивать внешний вид и возможности ввода, обработки и просмотра данных можно в режиме конструктора. Вы можете использовать огромное количество Инструментов и свойств формы, но чтобы реализовать эти возможности, надо иметь определенный опыт работы с формами. Некоторые из возможностей построения сложных форм мы рассмотрим в следующей главе, посвященной разработке многотабличной базы данных.

Перемещение в форме почти идентично перемещению в строках и столбцах. Перемещаться по форме можно, просто щелкая на нужном поле и внося изменения или дополнения в данные.

Для манипулирования записями (операции поиска, замены, сортировки и фильтрации данных) в режиме формы используются те же способы, как и в режиме таблицы (что естественно – ведь форма – лишь способ представления данных из таблиц или запросов), поэтому здесь повторять их не будем. Просмотр и печать форм также производится аналогично тому, как это производится с таблицами.

Выровненный вид формы

Выровненный вид формы (рис.4.7) похож на ленточную форму, но отличается тем, что на экран выводятся все поля с одной записью и, если полей много, то они располагаются рядами – один под другим.

Рис. 4.7. Выровненный вид формы

Табличная и ленточная формы

На рис.4.5 показана табличная форма, а на рис.4.6 – ленточная форма. Эти формы похожи. Но табличная форма фактически повторяет вид уже знакомой вам таблицы и в ней очень ограничены возможности редактирования. А в ленточной форме доступны все виды инструментов и способы оформления фона и ячеек с данными.

Рис. 4.5. Табличная форма

Рис. 4.6. Ленточная форма

Форма в один столбец

На рис.4.4 показана форма в один столбец. Поля в ней упорядочены и виде столбцов. Такая форма может занимать одну или несколько страниц. Поля можно упорядочить, как угодно. Access позволяет использовать большинство стандартных элементов управления Windows, которые создают привычный интерфейс при вводе данных. Линии, рамки, цвета и даже специальные эффекты (например, тени) позволяют <<Создать>> удобные формы с привлекательным внешним видом.

11 Создание форм для ввода данных

11 .1 Автоматическое создание формы на основе таблицы или запроса

Access предлагает несколько способов создания форм. Самым простым из них является использование средств автоматического создания форм на основе таблицы или запроса. Автоматически создаваемые формы (автоформы) бывают нескольких видов, каждый из которых отличается способом отображения данных.

1. Автоформа, организованная "в столбец" (Columnar). В такой форме поля каждой записи отображаются в виде набора элементов управления, расположенных в один или несколько столбцов. Это самое удачное представление для быстрого создания формы.

2. Табличная (Datasheet). Форма будет выглядеть так же, как обычная таблица Access.

3. Ленточная (Tabular). В такой форме поля каждой записи располагаются в отдельной строке. Это очень удобно для работы с большими массивами данных, поскольку данные располагаются в таком же порядке, как в простой таблице. Преимуществом именно этого представления формы по сравнению с табличным является то, что каждое поле представлено в виде отдельного элемента управления, которое можно оформить в любом стиле по вашему вкусу и для которого можно определить функции обработки событий, т. е. "оживить" поле с помощью программирования.

4. Автоформа в виде сводной таблицы (PivotTable) или сводной диаграммы (PivotChart) — два новых варианта, появившихся в Access.

5. Автоматически созданная форма включает все поля выбранного источника данных.

Чтобы создать форму с помощью средства автоматического создания форм:

1. Щелкните по ярлыку Формы (Forms) в окне База данных (Database) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новая форма (New Form), представленное на рис 11.1.

Рисунок 11.1 — Диалоговое окно Новая форма

2. В списке диалогового окна Новая форма выделите один из вариантов автоформы, например: Автоформа: в столбец (AutoForm: Columnar).

3. В поле со списком, находящимся в нижней части диалогового окна Новая форма, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для формы. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой, чтобы раскрыть список, и выберите в нем нужный элемент.

4. Нажмите кнопку ОК.

В результате будет автоматически создана и открыта форма выбранного вида. Чтобы созданную форму можно было использовать в дальнейшем, ее необходимо сохранить. Для сохранения формы выберите команду Файл, Сохранить (File, Save) или нажмите на кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Режим формы (Form View). В поле Имя формы (Form Name) появившегося диалогового окна Сохранение (Save As) введите нужное название и нажмите кнопку ОК.

12.2 Создание формы с помощью мастера

Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов. На каждом этапе требуется установить определенные параметры в одном из диалоговых окон мастера, каждое из которых определяет один шаг создания формы. Если на каком-нибудь шаге была допущена ошибка или возникла необходимость изменения каких-либо установленных параметров, для возвращения к предыдущему шагу нажмите кнопку Назад (Back). Кроме того, в любой момент можно нажать кнопку Отмена (Cancel) для отказа от создания формы и возвращения к окну базы данных.

Чтобы с помощью мастера создать простую форму, не содержащую подчиненных форм:

1. Щелкните по ярлыку Формы (Forms) в окне базы данных.

2. Нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов окна базы данных. В списке вариантов в появившемся диалоговом окне Новая форма (New Form) (см. рис. 5.1) выделите элемент Мастер форм (Form Wizard) и нажмите кнопку ОК. То же самое можно сделать, дважды щелкнув по ярлыку Создание формы с помощью мастера (Create form by using wizard), находящемуся перед списком существующих форм в базе данных.

3. Появится первое диалоговое окно Мастера форм (рис. 11.2). В поле со списком Таблицы и запросы (Tables/Queries), как и в раскрывающемся списке в окне Новая форма, будут отображены имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут использоваться в качестве источника данных для формы. Раскройте этот список и выберите имя таблицы или запроса. В нашем примере это таблица "Сотрудники" (Employees).

Рисунок 11.2 — Первое диалоговое окно Мастера форм

4. В списке Доступные поля (Available Fields) этого диалогового окна отображаются все поля выбранной таблицы или запроса. Добавление полей в форму позволит просматривать и редактировать данные выбранной таблицы. Чтобы добавить в создаваемую форму только некоторые поля, выделите каждое из этих полей и нажмите кнопку ">". Выделенное поле будет перемещено из списка Доступные поля в список Выбранные поля (Selected Fields). Чтобы добавить в создаваемую форму сразу все поля из выбранной таблицы или запроса, нажмите кнопку ">>". Нажмите кнопку Далее (Next) для отображения второго диалогового окна Мастера форм.

5. Во втором диалоговом окне мастера (рис. 11.3) можно определить вид формы. Как уже говорилось в предыдущем разделе, существует несколько видов форм, определяющих представление данных на ней. Чтобы задать внешний вид формы, выберите один из переключателей: в один столбец (Columnar), ленточный (Tabular), табличный (Datasheet), выровненный (Justified), сводная таблица (PivotTable) или сводная диаграмма (PivotChart).

После выбора подходящего режима отображения данных в форме нажмите кнопку Далее для отображения следующего диалогового окна Мастера форм.

Рисунок 11.3 — Второе диалоговое окно Мастера форм

6. Третье диалоговое окно Мастера форм (рис. 11.4) предназначено для выбора стиля оформления новой формы. Мастер предлагает несколько стандартных стилей оформления. Можно определить собственные стили оформления форм с помощью диалогового окна Автоформат (Autoformat). Тогда эти стили будут отображаться вместе со стандартными в этом диалоговом окне Мастера форм. Выберите один из предлагаемых стилей и нажмите кнопку Далее.

7. В последнем диалоговом окне Мастера форм (рис. 11.5) требуется указать название формы. Чтобы отобразить созданную мастером форму в режиме Формы, выберите переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных (Open the form to view or enter information). А если после автоматического создания формы с помощью мастера требуется внести собственные изменения, выберите переключатель Изменить макет формы (Modify the form’s design), тогда созданная форма будет открыта в режиме Конструктора. Если необходима справка о работе с созданной формой, установите флажок Вывести справку по работе с формой? (Display Help on working with the form?), после чего нажмите кнопку Готово (Finish).

Рисунок 11.4 — Третье диалоговое окно Мастера форм

Рисунок 11.5 — Последнее диалоговое окно Мастера форм

В результате мастером будет создана форма в соответствии с выбранными параметрами и сохранена с указанным именем, затем эта форма будет открыта в заданном режиме.