Ввод часто повторяющихся фрагментов текста
Как в Word сделать так, чтобы в разных частях документа был расположен одинаковый кусок текста и чтобы при изменении его, например, только в начале документа — он изменялся во всех остальных таких же кусках текста во всем документе?
Подобный вопрос за последний месяц мне задали уже несколько человек. На самом деле, все достаточно просто. Нужно использовать в документе специальное поле REF . Вот как это делается на примере одного шаблона.
Предположим, что есть договор купли-продажи между Продавцом и Покупателем. В начале договора указываются фамилия, имя, отчество Продавца и Покупателя, а также их реквизиты. Дальше в тексте документе есть специальные поля, которые автоматически обновляются и заполняются тем текстом (данными), которые введены в начале документа — в данном случае — ФИО сторон и их адреса.
Итак, создайте новый документ и сохраните его как шаблон, например, под именем Договор.dot. Далее выполните следующие действия:
В качестве образца я предлагаю вам скачать и потренироваться на шаблоне договора, о котором я упомянул в самом начале заметки (ссылка на файл в конце заметки).
Обратите внимание, в этом шаблоне я использовал не только закладки, но и поля формы, а затем весь документ защитил от редактирования с тем, чтобы можно было изменять только поля, а не сам текст документа. Преимущества использования полей формы в том, что после того, как был введен текст в это поле и пользователь перешел к вводу текста в другое поле, остальные поля в тексте документа заполняются введенным текстом автоматически (без принудительного обновления).
Кроме того, я специально так составил текст документа, чтобы не склонять фамилии и имена. Увы, это проблема при автоматизации работы с документами.
Если у вас возникли вопросы, задавайте в комментариях к этой заметке.
Еще записи по вопросам использования Microsoft Word:
Комментариев: 87
у меня все время выдает, что
Ошибка! Источник ссылки не найден
Оксана, проверьте наличие закладки, которую вы должны были установить.
Я до этого использовал макросы в Ворде, что бы делать похожее, из плюсов — возможность делать математические операции (когда есть числа на входе). Можно делать формами или окном ввода — MessageBox если память не изменяtт.
А про это не знал, СПАСИБО.
Очень удобно! Вот только проблема. Вроде все делаю как описано, а не получается. Данные заполняются только после Ctrl+A . F9
Взял образец, вставил свой текст, начал добавлять поля и закладки, так родные поля заполняются сразу, а новые только после циклического обхода по всем полям. Может возможно подробней описать каждый шаг создания шаблона Fields.dot
Ничего не получается.Создала поля формы .Далее по тексту ссылки на закладки. После установки защиты нажать CNTR+A F9 не удается.Подскажите в чем проблема- задача очень актуальна .
Люба, возможно вы пытаетесь обновить поля в шаблоне, а не в документе, созданном на его основе. Проверьте.
У меня тоже все время выдает: «Ошибка! Источник ссылки не найден.» Закладки есть. Все делаю как написано в статье. Подскажите пожалуйста, срочно нужно
Анна, а кавычки в поле REF вы убрали?
Да, кавычки убрала. Может быть мне выслать вам сделанный мной шаблон, посмотрите, что не так. Буду очень благодарна
Добрый день, Антон!
У меня возникла проблема, есть большой текст, в начале его я создаю формы для заполнения, а затем внутри него расставляю ссылки ref. Все замечательно работает лишь до того момента, когда я вставляю, перед формами и самим текстом, оглавление, созданное на основе уровней структуры. После этого у меня не заполняются поля ref, в соответствии со значениями введенными в формы. Как мне исправить ситуацию? Спасибо
Документ в студию. Попробую разобраться. viter.alex@gmail.com
Автор этого вопроса пропал. Я тоже просил его выслать документ. Увы, ни ответа, ни привета.
скажите, пожалуйста, это только у меня такой баг или во всех офисах 2007 (windowsXP + office 2007 лицензионные + все обновления с сайта UpdateMicrosoft).
берем любой текст (назовем его оригинал), помечаем закладкой (вставка — закладка — имя закладки — добавить). Потом в другом месте документа ставим курсор и выполняем: Вставка — Экспресс блоки — поле — связи и ссылки — REF имя закладки (которую мы только что сделали) — ОК. У нас вставился такой же текст (назовем его копия) как был помечен закладкой. Теперь берем и меняем форматирование текста копия (жирный, курсив, размер и прочее). Далее в тексте оригинала добавляем еще слова. И при предварительном просмотре у меня в тексте копии первая половина слов в новом форматировании (жирный, курсив, размер и прочее) а следующие слова уже без форматирования простым текстом. причем если слова в тексте оригинала соединить (стереть пробел), то все слова слитные в тексте копии становятся снова форматированными (жирный, курсив, размер и прочее), а как поставим пробел, то после пробела снова без форматирования. Помогите разобраться, пожалуйста, это у всех так, или только у меня. СПАСИБО. СПАСИБО.
Попробуйте поставить курсор на поле, правая кнопка мыши, «Изменить поле…» и затем поставить галочку «Сохранять формат при обновлении».
Или попробовать в текст закладки (оригинал) включать и последующий пробел? Чем черт не шутит
Действительно есть такой баг. Этого можно избежать если применять не просто форматирование а стиль. Чтобы не нарушать общий стиль абзаца, нужно использовать стиль символа. Тогда все работает.
Спасибо Александр. Действительно работает.
Три дня искал ответ на этот самый вопрос! Спасибо огромное за такое простое решение!
Денис, у Алексея из предыдущего поста задача была намного сложнее, чем казалось. При личной связи со мной нам эту проблему удалось решить. Может вам тоже нужна помощь? Пишите.
А расскажите пожалуйста поподробнее как все вышеперечисленное сделать через ПОЛЯ, а не закладки. И как защитить от редактирования. заранее спасибо.
Так это и делается через поле REF
в документе после обновления F9 появляется на месте полей: «Ошибка! Неверная ссылка закладки». Как бороться?
Ольга, сделать корректными ссылки закладок. Проверьте свои закладки, на что они ссылаются.
Как организовать шаблон с помощбю полей (без принудительного обновления Ctrl+A, F9)? Расскажите пожалуйста подробнее на примере вашего шаблона Fields.dot.
Не ясно, а почему нельзя обновлять? В чем проблема? Можно настроить автоматическое обновление полей при сохранении документа (как у меня, например).
Чтобы это сделать нужно просто вставить в документ такой макрос
Сегодня вечером опубликую заметку о вставке повторяющихся фрагментов текста в редакторе Word 2007 без использования полей. На работе нет доступа к блогу через клиент.
Речь пойдет об экспресс-блоках.
Хотелось бы полной автоматизации при работе с документом, поэтому приятнее работать без обновления, да и введенную информацию можно проверять сразу. Попутный вопрос: правильно ли мною понято, что для того чтобы вставка проходила автоматически, нужно защищать документ? Посмотрел Fields.dot, как работает автоматическая вставка — понравилось, но заметил вот что: в защищенном виде при вводе в поле окошко «Параметры текстового поля» не выводится; после снятия защиты — всплывает и что странно, после защиты документа появляется тоже! Поясните?
Не могли бы Вы рассказать, как сделать что бы при редактировании таким образом документа (с помощью полей) Сохранялся бы формат каждого кусочка.
Добустим, тема документа упоминается и на титульном листе, и много раз в тексте документа. Но на титульном она должна быть одного цвета, размера, где-то в документе выделена курсивом, где-то подчеркнута.
Когда я делаю так, как описываете Вы, формат получается везде одинаковым.
Каждому кусочку назначьте стиль оформления. Он будет сохраняться при обновлении. Прямое форматирование здесь не помогает.
Спасибо! Очень полезные секреты! Хорошо, форму ввода данных оставляем на первой странице, чтобы не попадала
на печать. А как автоматизировать непопадание на печать . т.е. нажимаем значок «принтер» — и печать пошла со второй (например) странице.
Проще выбрать нужную страницу в настройках Печати (Файл — Печать — номера).
Если это нужно делать всегда, то можно в документ поместить макрос, который будет подменять стандартную команду, которая выполняется при нажатии на кнопку принтера FilePrintDefault
Этот макрос распечатает из активного документа все страницы, начиная со второй. Срабатывать он будет только при нажатии кнопки на панели инструментов. Если выбрать меню Файл→Печать…, то будет показано диалоговое окно печати, как обычно.
Спасибо большое всем участникам! Все получилось сделать, но возникла маленькая проблемка: при заполнении полей обычные кавычки (такие «) не заменяются двойными, однако, при обычном вводе текста все нормально. Подскажите, пожалуйта как решить данную проблему.
Под двойными кавычками вы имеете ввиду вот такие «»? Вводите их напрямую с клавиатуры. Левая кавычка — Alt+0171, правая — Alt+0187. Немного неудобно, но иначе никак.
Цифры набирать на цифровой клавиатуре.
В документе вставляется несколько дат, которые повторяются — с этим понятно. А как сделать, чтобы на основе уже вставленных дат вычислились несколько других? Например: «начало проекта 29 июля 2009» — вставили и распространили по документу, «окончание проекта 4 августа 2009» — всегда через неделю (надо сделать вычисляемым, в зависимости от первой даты). Такое возможно?
Александр, на эту тему есть статья у Graham Mayor (http://www.gmayor.com/insert_a_date_other_than_today.htm). Поскольку создание вычисляемых полей для такой операции будет сложной, то он предложил использовать макрос (в конце его статьи). Попробуйте воспользьзоваться им.
При работе с закладкаами для меня основная проблема – их легко стереть.
А вот с шаблоном работать не получилось. Если можно, напишите подробно, по шагам, как его создать. Когда внедрять закладка, и какой момент и как вставить поля формы, какими параметрами защиты пользоваться.
Николай, а почему не получается работать с этим шаблоном? Шаги по его созданию описаны в заметке и дана ссылка в тексте (по закладке).
Кроме того, можно поискать по сайту с ключевым словом «шаблон» или «автоматизация», чтобы найти подходящие по теме заметки.
Конкретные места, в которые нужно вставлять закладку, вы определяете сами, исходя из вашей ситуации. А защита устанавливается на документ по нажатию кнопки с иконкой замка на панели инструментов «Формы».
доброе время суток!
можно продолжение узнать? т.е. подробную инструкцию дальнейших действий, чтобы полностью автоматизировать документ: как задать поля формы и защитить документ от редактирования кроме этих полей. как в примере. а то действительно не оч удобно каждый раз не забывать обновлять нововведенные данные.
Света, на ваши вопросы есть конкретные ответы на сайте: воспользуйтесь поиском (вверху слева есть форма поиска).
А для чего сделана форма с кнопкой закрыть? она нагрузку какую то несет?
Никакую, просто осталась после экспериментов
Для тех у кого возникли проблемы с созданием этих полей (Ошибка! источник ссылки не найден) распишу подробнее. У меня тоже возникла эта проблема когда делал по инструкции.
Дело в том, что когда начинаешь вводить текст, это не приносит эффекта, так как ссылка создана только на пробел. Поэтому надо править саму ссылку. В примере автора используются поля формы. Чтобы их создать нужно использовать панель инструментов «Формы». Там первая кнопка «текстовое поле». И ссылку уже делать на это текстовое поле. Можно сразу после создания щелкнуть по ней два раза откроется диалог свойств текстового поля. В нем можно задать имя ссылки и разные другие параметры в числе которых, например, текст по умолчанию. Теперь после создания полей и расстановки ссылок в нужных местах можно сохранить документ как шаблон. И дальше создавать документы на основе этого шаблона.
Водить данные в поля лучше включив защиту формы. Последняя кнопка на панель «Формы», так как при этом поля нельзя удалить. Без защиты они очень легко удаляются и вводить в них данные довольно неудобно. Например, мне так и не удалось полностью очистить введенный в поле текст. Один последний символ никак не удалить, удаляется целиком поле. Надеюсь помог тем, кто не справился
Теперь вопрос к автору.
Когда создаю документ на основе Вашего шаблона, при обновлении полей ссылки во всем документе обновляются автоматически.
Действительно не очень гуманно обновлять ссылки вручную Хочется автоматизма, как в Вашем шаблоне. Как это сделано?
Как автоматически вставить один и тот же текст в несколько мест в документе Word?
Предположим, есть часто используемая текстовая строка, которую вы хотите вставить в несколько мест этого документа Word. Чтобы набирать его снова и снова вручную, можно потратить много времени. Есть ли какие-нибудь быстрые и хорошие методы для повторения указанной текстовой строки в документе где-нибудь? В этой статье я расскажу о некоторых полезных методах решения этой проблемы в Word.
Автоматическая вставка одного и того же текста в несколько мест с помощью функции закладок
Автоматическая вставка одного и того же текста в несколько мест с помощью Kutools for Word
Если вы часто используете текстовую строку чтобы вставить его в несколько мест в файле Word, панель Auto Text в Kutools for Word может оказать вам услугу.
- 1. Добавьте конкретную текстовую строку в панель Auto Text ;
- 2. Щелкните текстовую строку, чтобы вставить ее как обычный текст или изображение в любое место, где вам нужно.
Kutools for Word : с более чем 100 удобными надстройками Word, которые можно бесплатно попробовать без ограничений в течение 60 дней. Нажмите, чтобы загрузить и бесплатную пробную версию прямо сейчас!
Автоматическая вставка одного и того же текста в нескольких местах с помощью функции закладок
Чтобы вставить текстовую строку, которую вы часто использовали в нескольких местах документа Word, вы можете вставить закладку и затем создайте перекрестную ссылку, чтобы вставить ее где угодно, сделайте следующее:
1 . Выделите текстовую строку, которую хотите вставить несколько раз, а затем нажмите Вставить > Закладка , см. Снимок экрана:
2 . В диалоговом окне Закладка введите имя этого текста в поле Имя закладки , а затем нажмите кнопку Добавить . , см. снимок экрана:
3 . Затем перейдите в то место, куда вам нужно вставить эту текстовую строку, и нажмите Ссылки > Перекрестная ссылка , см. Снимок экрана:
4 . В диалоговом окне Перекрестная ссылка :
(1.) Выберите Закладка из типа Ссылка. раскрывающийся список;
(2.) Выберите вариант Закладки для текста в раскрывающемся списке Вставить ссылку на ;
(3.) В списке Для какой закладки выберите имя закладки, которую вы вставили только что;
( 4.) Затем нажмите Вставить , чтобы вставить его..
5 . Вы можете поместить курсор в любое место и нажать кнопку Вставить , чтобы вставить текстовую строку, не закрывая диалоговое окно.
Примечание : Если исходная текстовая строка изменена, вам просто нужно выделить все содержимое документа, а затем нажать клавишу F9 , чтобы обновить все поля в документе.
Автоматическая вставка одного и того же текста в нескольких местах с помощью Kutools for Word
Если у вас есть Kutools for Word , с его функцией Auto Text , вы можете вставить текстовую строку в панель Auto Text , а затем вставить текст из Auto Text в файл Word в любом месте в любое время.
После установки Kutools for Word сделайте следующее:
1 . Выберите текстовую строку, которую вы хотите повторить, а затем нажмите Kutools > Auto Text , см. Снимок экрана:
2 . На панели Автотекст нажмите кнопку 
, введите имя и укажите категорию для этого текста. как показано на следующем снимке экрана:
3 . Затем нажмите кнопку Добавить , чтобы добавить текстовую строку в панель Автотекст . Теперь вам просто нужно поместить курсор в то место, куда вы хотите вставить этот текст, а затем щелкнуть поле текстовой строки на панели Auto Text , чтобы вставить его. См. Снимок экрана:
Совет : если вы просто хотите вставить текст как обычный текст или изображение, щелкните стрелку в поле текстовой строки и выберите нужный тип.
Как в ворде автоматически вставлять повторяющийся текст
Нередко вам приходится печатать один и тот же текст в документе несколько раз. Чтобы облегчить себе жизнь, пользуйтесь при этом возможностью Word повторять напечатанное. Повторный ввод текста возможен как в месте курсора вставки, так и поверх выделения, которое тем самым стирается и заменяется введенным текстом. Чтобы повторить ввод текста, сделайте следующее:
Напечатайте текст, который вы хотите в последствии вводить повторно.
Поместите курсор вставки или выделите часть содержимого там, где вы хотите повторить ввод.
Нажмите горячую клавишу Повторить [F4].
Вместо клавиши [F4] можно также пользоваться командой Правка Повторить или другой горячей клавишей Повторить [Ctrl+Y].
Перенос и копирование содержимого
Вырезание, копирование и вставка
Один из способов переноса содержимого — через выделение и вставку. При этом вы удаляете некий фрагмент содержимого из одного места и вставляете его в другое. Для этого сделайте следующее:
Выделите содержимое, которое вы хотите перенести.
Выберите команду Правка Вырезать (или нажмите кнопку Вырезать на Стандартной панели инструментов), чтобы перенести выделенный фрагмент в буфер.
Поместите курсор вставки с то место, в которое вы хотите вставить данный фрагмент.
Выполните команду Правка Вставить (или кнопку Вставить на стандартной панели инструментов) для вставки фрагмента находящегося в буфере
Копирование содержимого возможно через операции копирования и вставки. При этом вы копируете выделенный фрагмент в буфер, а затем вставляете копию из буфера в другое место документа. Для этого сделайте следующее:
Выделите содержимое, которое вы хотите скопировать.
Выберите команду Правка Копировать (или нажмите кнопку Копировать на Стандартной панели инструментов), чтобы поместить копию выделенный фрагмент в буфер.
Поместите курсор вставки с то место, в которое вы хотите вставить данный фрагмент.
Выполните команду Правка Вставить (или кнопку Вставить на стандартной панели инструментов) для вставки фрагмента находящегося в буфере
Копирование и перенос с помощью мыши
Операции вырезания и вставки либо копирования и вставки просты и интуитивно понятны, но у них есть один недостаток — они используют буфер обмена для временного хранения содержимого документа. При этом предыдущее содержимое буфера пропадает. Поэтому, возможно, вам больше понравится применение мыши для переноса и копирования, поскольку при этом буфер не затрагивается. Во многих случаях, когда буфер содержит что-либо, что вам понадобится в дальнейшем, этот способ незаменим. Кроме того, выполнение этих операций мышью обычно быстрее, чем вырезание, вставка и копирование через буфер.
Для переноса содержимого с помощью мыши выполните следующее:
Выделите содержимое, которое вы хотите скопировать.
Поместите курсор мыши в любое место выделенного фрагмента, после чего нажмите и удерживайте левую кнопку мыши.
Перетаскивайте выделенный фрагмент. При этом курсор мыши превратится в вертикальную пунктирную линию. Поместите эту линию в место, где должен располагаться выделенный фрагмент.
Отпустите левую кнопку мыши. Word сотрет выделенный фрагмент с того места, где он стоял раньше, и поместит его в указанное вами место. При этом перенесенный фрагмент останется выделенным.
Для копирования содержимого с помощью мыши выполните следующее:
Выделите содержимое, которое вы хотите скопировать.
Поместите курсор мыши в любое место выделенного фрагмента, после чего при нажатой клавише [Ctrl] нажмите и удерживайте левую кнопку мыши.
Перетаскивайте выделенный фрагмент. При этом курсор мыши превратится в вертикальную пунктирную линию. Поместите эту линию в место, где должен располагаться выделенный фрагмент.
Отпустите левую кнопку мыши. Копия изображения появится в новом месте, тогда как оригинал останется там же, где и был. При этом перенесенный фрагмент останется выделенным.
Выполните следующие упражнения для закрепления изученного.
1. Наберите фразу: «Я изучаю Microsoft Word успешно.» В процессе набора вам придется вспомнить:
* каким образом происходит переключение клавиатуры с ла-тинского алфавита на кириллицу (лат/рус);
* как осуществляется набор прописных (заглавных) букв (удерживанием клавиши [Shift]);
* в каком месте на клавиатуре располагается «точка» на рус-ской раскладке клавиатуры (если вы не используете специальных программ, которые делают раскладку клавиатуры «нормальной»).
2. Скопируйте данную фразу и вставьте еще несколько таких же. Для этого ее нужно сначала выделить.
* Выделите фразу одним из предложенных выше способов.
* Скопируйте ее с использованием буфера обмена. Для того, чтобы скопировать какой-либо объект, нужно сначала его выделить, затем выполнить команду Правка Копировать (в этот момент объект помещается в буфер обмена, по-сле чего его можно вставлять неоднократно).
* Выпол-ните команду Правка Вставить необходимое число раз.
Обратите особое внимание на то, что вставляется объект в то место, где мигает текстовый курсор. Копировать достаточно один раз, после чего вставлять столько раз, сколько необходимо.
Прежде чем вставить новую строчку, перейдите к новому аб-зацу при помощи клавиши [Enter]. Должна получиться следую-щая картина:
Я изучаю Microsoft Word успешно.
Я изучаю Microsoft Word успешно.
Я изучаю Microsoft Word успешно.
Я изучаю Microsoft Word успешно.
Я изучаю Microsoft Word успешно.
Я изучаю Microsoft Word успешно.
Я изучаю Microsoft Word успешно.
Я изучаю Microsoft Word успешно.
3. Выделив предварительно каждую строчку, измените размер шрифта (выполнив команду меню Формат Шрифт (рис. 2.1) или выбрав в раскрывающемся списке размеров шрифтов на па-нели инструментов (рис. 2.3)).
Я изучаю Microsoft Word успешно.
Я изучаю Microsoft Word успешно.
Я изучаю Microsoft Word успешно.
Я изучаю Microsoft Word успешно.
Я изучаю Microsoft Word успешно.
Я изучаю Microsoft Word успешно.
Я изучаю Microsoft Word успешно.
Выбирайте шрифты в порядке увеличения (для каждой сле-дующей строчки увеличьте размер шрифта), например:
4. Выделите все, что вы успели набрать и сформатировать. Проще всего это сделать при помощи команды Правка Выделить все или нажать горячие клавиши [Ctr+A] и установите размер шрифта (для всего выделе-ния) 10 пт. Вы опять вернулись к исходному варианту.
5. Удалите строки, оставив только три. Для этого каждую из удаляемых строк выделите и на-жмите клавишу [Delete].
Я изучаю Microsoft Word успешно.
Я изучаю Microsoft Word успешно.
Я изучаю Microsoft Word успешно.
6. Оформите первую строку шрифтом Arial Суr, вторую — Times New Roman Cyr, а третью — Courier New Cyr.
Обратите внимание, что, в зависимости от выбранного шриф-та, одна и та же строка (с учетом того, что текст набран одним размером шрифта) имеет разную длину.
7. Вновь выделите весь набранный текст и установите для него исходный шрифт.
8. Помимо всего вышеперечисленного, для каждого шрифта существуют курсивный и полужирный стили начертания.
Я изучаю Microsoft Word успешно.
Я изучаю Microsoft Word успешно.
Я изучаю Microsoft Word успешно.
Выделив участок текста, попробуйте изменить стиль начерта-ния шрифта (через меню Формат Шрифт (рис. 1.1) или вы-брав соответствующую кнопку на панели инструментов ). Оформите первую строчку курсивом, вторую полужир-ным стилем, а третью и полужирным, и курсивом.
Как сделать так, чтобы один и тот же текст в нескольких местах был изменен или изменен одновременно?
У меня есть документ с переменной, на которую ссылаются несколько раз на разных страницах. Это одна и та же переменная, поэтому ее значение одинаково на каждой странице. Если мне нужно изменить эту переменную, я хотел бы иметь возможность изменить ее только в одном месте и иметь это изменение всех других экземпляров этой переменной. Аналогично тому, когда вы реорганизуете переменную в коде. Я могу выполнить поиск и замену, но проблема в том, что, когда у меня есть несколько переменных с одинаковым значением, поиск и замена не будут различаться между ними, то есть мне нужно будет просмотреть каждый экземпляр вручную и решить, заменить этот экземпляр или нет ,
Есть ли способ вставить текст или пометить его каким-либо образом, чтобы документ знал, что этот фрагмент текста совпадает с другими экземплярами и что изменение одного из них приводит к изменению всех остальных. Это похоже на то, как работает текст в верхнем и нижнем колонтитулах, когда изменение одного верхнего колонтитула изменяет все из них, за исключением того, что это будет в теле документа.