Обновить до цветовых категорий outlook что это

Создание и назначение цветовых категорий Outlook 2019

Цветовые категории служат для легкого поиска и распределения элементов по группам в инфо-ассистенте Microsoft Outlook. После назначения цветовой категории группе элементов, взаимосвязанных между собой — например, email-сообщений, встреч, контактов и заметок, — их можно будет гораздо легче упорядочивать и отслеживать. Каждому из элементов может быть присвоено несколько цветовых категорий.

Вы можете выбрать одну из определяемых по умолчанию категорий, назначить ее элементам Outlook, или создать новую категорию буквально “с нуля”. Требуемые цвета категорий отображаются в соответствующих представлениях таблиц, а также непосредственно в открытых элементах, к примеру, в папке “Входящие”. Вы можете выбирать для заданных категорий различные цвета и изменять их названия в соответствии с собственными стилевыми предпочтениями и запросами. Подобный гибкий подход предоставляет возможность создания такой системы цветовых категорий, которая будет подходить вам индивидуально.

Замечание: Если вы работаете с почтовым клиентом Outlook с настроенной учетной записью IMAP, назначение категории элементу будет невозможно. Тип аккаунта для входящей электронной корреспонденции IMAP не совместим с назначением категорий.

Присваивание цветовой категории сообщению

Для назначения цветовой категории сообщению из списка, выполните на нем щелчок правой клавишей мыши. В раскрывшемся контекстном меню отметьте пункт “Выбрать категорию”, после чего выберите соответствующую категорию из предлагаемого перечня.

Рекомендация: Если в результате нажатия правой клавиши мыши на экране отображаются лишь команды для пометки сообщения, попытайтесь выполнить аналогичный щелчок мыши на пустом месте, справа от отправителя (в этом случае стоит также воспользоваться правой кнопкой манипулятора).

Замечание: Если вы желаете назначить еще несколько цветовых категорий, вы можете ассоциировать нужный объект со второй или третьей категорией. Делайте это столько раз, сколько это необходимо.

Для назначения цветовой категории в открытом сообщении или области чтения, воспользуйтесь нажатием кнопки “Задать категории” в секции “Теги” на ленте команд, после чего выберите категорию из списка.

Если кнопка “Задать категории” не отображается на основной ленте команд, нажмите на раскрывающемся списке “Теги”.

Замечание: В раскрывающемся перечне “Задать категории” доступны только десять категорий, используемые в недавнем времени. Если вам понадобятся вспомогательные категории для назначения, нажмите на опции “Все категории” для просмотра остальной части списка.

Как переименовать цветовую категорию?

По умолчанию, всем цветовым категориям присваиваются общие имена, например “Синяя” или “Красная категория”. Чтобы облегчить поиск и упорядочивание элементов, можно присвоить более понятные имена недавно созданным цветовым категориям.

• Во время первого назначения элементу заранее созданной цветовой категории вам предоставится возможность переименования цветовой категории.
• Для изменения той цветовой категории, которая ранее уже была присвоена определенным элементам, для всех новых присваиваемых элементов будет применяться новое имя.

Вот, как можно в несколько щелчков мыши изменить название цветовой категории:

1. На главной функциональной панели нажмите на пиктограмму “Классификации ”.
2. Во всплывающем меню выберите элемент “Все категории”.

1. В перечне “Имя” отметьте соответствующее название цветовой категории, после чего воспользуйтесь кнопкой “Переименовать”.
2. В перечне “Имя” укажите новое название выбранной цветовой категории.

Для автоматического назначения цветовой категории тем элементам, которые были выбраны в главной рабочей форме Outlook, выставьте галочку возле искомой цветовой категории в перечне “Имя” и подтвердите выполненные изменения с помощью кнопки ОК.

Значки в аутлуке что означают

В Outlook можно добавить пометку, установить напоминание для помеченного сообщения электронной почты и назначить ему цветовую категорию, чтобы упорядовить свой почтовый ящик.

Установка отметки «К исполнению»

Выберите сообщение электронной почты.

Щелкните значок .
Отметка станет красной, и в заголовке письма появится сообщение К исполнению.

Примечание: Отметки «К исполнению» используются только для элементов, требующих выполнения действий.

Просмотр всех отметок «К исполнению»

На вкладке Вид нажмите кнопку Список дел и выберите пункт Задачи.

Откроется область Список дел со всеми отметками.

Удаление отметки «К исполнению»

Щелкните сообщение правой кнопкой мыши.

Выберите пункты К исполнению > Пометить как завершенную.

Отметка К исполнению примет вид зеленой галочки и удалится из области Список дел.

Настройка напоминания

Выберите сообщение электронной почты, для которого вы хотите настроить напоминание.

На вкладке Главная нажмите кнопку К исполнению и выберите пункт Добавить напоминание.

В диалоговом окне Другая в поле Пометка выберите значение К исполнению или введите описание.

Установите флажок Напоминание, укажите дату и время и нажмите кнопку ОК.

Рядом с сообщением появится значок колокольчика .

Чтобы изменить время напоминания, нажмите кнопку К исполнению, выберите пункт Добавить напоминание, измените время и нажмите кнопку ОК.

Поиск поручения

Если приложение Outlook находит в сообщении какие-либо признаки поручения, в области чтения автоматически появляется вкладка Поручения .

Нажмите стрелку вниз рядом с надписью Поручения, чтобы прочитать поручение, а затем выберите пункт К ИСПОЛНЕНИЮ, если необходимо установить отметку К исполнению для напоминания о необходимости исполнения этого поручения.

Примечание: При выборе пункта К ИСПОЛНЕНИЮ поручение появляется в области Список дел.

Когда задача будет выполнена, ее следует пометить как завершенную.

В раскрывающемся списке Поручения выберите пункт Пометить как завершенную.

Можно также щелкнуть помеченное сообщение в области Список дел правой кнопкой мыши и выбрать пункт Пометить как завершенную.

Создание цветовых категорий

На вкладке Главная нажмите кнопку Выбрать категорию и выберите пункт Все категории.

Чтобы переименовать цветовую категорию, в окне Цветовые категории выберите цветовую категорию и нажмите кнопку Переименовать. Укажите подходящее имя для выбранной категории и нажмите клавишу ВВОД.

Чтобы изменить цвет категории, выберите нужный цвет в раскрывающемся списке Цвет .

Чтобы создать новую цветовую категорию, нажмите кнопку Создать, введите имя, выберите цвет и нажмите кнопку ОК.

Когда вы закончите работу с цветовыми категориями, нажмите кнопку ОК.

Назначение сообщению цветовой категории

Щелкните сообщение правой кнопкой мыши.

Выберите пункт Выбрать категорию и выберите подходящую цветовую категорию для сообщения.

Значки в аутлуке что означают

В списке папок в области навигации следует сохранять только те папки, которые часто используются. Если в ней размещаются папки, о которых вы уже не помните, переместите все сообщения из этих папок в папку для справки, а сами папки удалите.

Папки

Ниже приведены рекомендации.

Если вы получаете большое количество сообщений по списку рассылки, перейдите в представление бесед или же используйте упорядочение по дате (установлено по умолчанию). Также вы можете настроить правила автоматического форматирования. Это позволит выделять синим цветом адресованные лично вам сообщения.

Настройте для этой папки ежегодную автоматическую архивацию.

Примечание. Если в этой папке накопится слишком много элементов (10 000 или более), она начнет очень медленно открываться в Outlook 2010.

Настройте для этих папок ежегодную автоматическую архивацию.

Сверните папку группы контактов верхнего уровня, чтобы не отвлекаться на уведомления о непрочитанных сообщениях во вложенных папках.

Примечание. Если вам необходимо читать все сообщения, отправленные группе контактов, не создавайте для них отдельную папку. Эти сообщения будут поступать непосредственно в вашу папку «Входящие».

Настройте для папок группы контактов автоматическую архивацию каждые шесть месяцев или чаще, если они содержат срочную информацию. Например, сообщения в группе контактов, которая обменивается сведениями об эксплуатации корпоративного автомобиля, следует архивировать ежедневно.

Папки поиска

Благодаря папкам поиска удобно собирать сведения из разных почтовых папок и RSS-папок. Папки поиска особенно полезны для сбора сведений, сохраненных в разных папках, — например, при подготовке к квартальным собраниям.

Если вы получаете большое количество сообщений (более 200 в день), с помощью папок поиска удобно анализировать почту от разных отправителей.

Избранное (необязательно)

В раздел Избранное можно помещать папки, которые иначе затерялись бы среди других почтовых папок.

В Избранное рекомендуется добавить следующие папки: Входящие, 1-Для справки, Отправленные и Удаленные.

Значки в аутлуке что означают

В следующей таблице перечислены значки и их значения — важность сообщения, наличие вложений, пометка (прочитанное/непрочитанное).

Значки, относящиеся к новостям

В следующей таблице приведена расшифровка значков — состояние обсуждения (свернутое/развернутое), пометка сообщений и заголовков (прочитанные/непрочитанные).

Отключение и отключение знаков форматирования

При написании сообщения электронной почты в тексте могут быть некоторые символы. Фактически это знаки форматирования, например точки (для пробелов) или стрелки (для знаков табуличек) в Outlook. Знаки форматирования помогают при помощи макета текста. Они не отображаются в напечатанных сообщениях.

Если вы включите или отключите знаки форматирования, ваш выбор будет действовать для всех последующих сообщений, которые вы составляете, отвечаете или переадваровыируете.

Быстрое переатмежание всех знаков форматирования

Чтобы включить или отключить знаки форматирования, сделайте следующее:

В окне сообщения на вкладке Формат текста в группе Абзац нажмите кнопку, которая выглядит как знак абзаца. (При нажатии указателя мыши на кнопку вы можете нажать кнопку Показать или скрыть ¶.

Сочетание клавиш CTRL+SHIFT+*. (Звездочка должна быть на клавише 8.)

Отключение или отключение определенных знаков форматирования

Вы можете настроить, какие знаки форматирования будут Outlook, открыв новое сообщение электронной почты.

В новом сообщении электронной почты выберите Файл > Параметры > Параметры > редактора почты > экран.

Убедитесь, что на экране есть знаки форматирования, которые должны быть на экране.

Примечание: Параметры, выбранные здесь, будут сохраняться для всех новых сообщений электронной почты, которые вы создаете в Outlook, ответов и переадранных сообщений, а также для текста текста встреч, собраний, событий, карточек контактов и задач.

Значки в аутлуке что означают

В списке папок в области навигации следует сохранять только те папки, которые часто используются. Если в ней размещаются папки, о которых вы уже не помните, переместите все сообщения из этих папок в папку для справки, а сами папки удалите.

Папки

Ниже приведены рекомендации.

Если вы получаете большое количество сообщений по списку рассылки, перейдите в представление бесед или же используйте упорядочение по дате (установлено по умолчанию). Также вы можете настроить правила автоматического форматирования. Это позволит выделять синим цветом адресованные лично вам сообщения.

Настройте для этой папки ежегодную автоматическую архивацию.

Примечание. Если в этой папке накопится слишком много элементов (10 000 или более), она начнет очень медленно открываться в Outlook 2010.

Настройте для этих папок ежегодную автоматическую архивацию.

Сверните папку группы контактов верхнего уровня, чтобы не отвлекаться на уведомления о непрочитанных сообщениях во вложенных папках.

Примечание. Если вам необходимо читать все сообщения, отправленные группе контактов, не создавайте для них отдельную папку. Эти сообщения будут поступать непосредственно в вашу папку «Входящие».

Настройте для папок группы контактов автоматическую архивацию каждые шесть месяцев или чаще, если они содержат срочную информацию. Например, сообщения в группе контактов, которая обменивается сведениями об эксплуатации корпоративного автомобиля, следует архивировать ежедневно.

Папки поиска

Благодаря папкам поиска удобно собирать сведения из разных почтовых папок и RSS-папок. Папки поиска особенно полезны для сбора сведений, сохраненных в разных папках, — например, при подготовке к квартальным собраниям.

Если вы получаете большое количество сообщений (более 200 в день), с помощью папок поиска удобно анализировать почту от разных отправителей.

Избранное (необязательно)

В раздел Избранное можно помещать папки, которые иначе затерялись бы среди других почтовых папок.

В Избранное рекомендуется добавить следующие папки: Входящие, 1-Для справки, Отправленные и Удаленные.

Как добавить или изменить категории в Outlook

Используйте цвет, чтобы организовать ваши электронные письма, контакты и встречи

Используйте категории в Microsoft Outlook для организации всех видов элементов, включая сообщения электронной почты, контакты и встречи. Когда вы назначаете один и тот же цвет группе связанных элементов, таких как заметки, контакты и сообщения, вы облегчаете отслеживание этих элементов. Если какой-либо из элементов относится к более чем одной категории, присвойте ему несколько цветов.

Инструкции в этой статье относятся к Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 и Outlook для Office 365.

Добавить новую цветовую категорию в Outlook

Outlook поставляется с набором цветовых категорий по умолчанию, но легко добавить свои собственные категории или изменить цвет и название существующего ярлыка. Вы даже можете установить сочетания клавиш, которые применяют категории к выделенным элементам.

Категории не работают для электронной почты в учетной записи IMAP.

Перейдите на вкладку Главная и в группе Теги выберите Категоризация .

Выберите Все категории .

В диалоговом окне Цветовые категории выберите Новый .

В диалоговом окне Добавить новую категорию введите имя новой цветовой категории в текстовом поле Имя .

Нажмите стрелку раскрывающегося списка Цвет и выберите цвет для категории.

Если вы хотите назначить сочетание клавиш для новой категории, выберите стрелку раскрывающегося списка Сочетание клавиш и выберите сочетание клавиш.

Выберите ОК , чтобы сохранить новую цветовую категорию и закрыть диалоговое окно Добавить новую категорию .

Выберите ОК , чтобы закрыть диалоговое окно Цветовые категории .

Назначить цветовую категорию электронной почте

Назначение цветовой категории отдельным электронным письмам полезно для организации вашего почтового ящика. Вы можете классифицировать по клиенту или проекту.

Чтобы назначить цветовую категорию сообщению в папке входящих сообщений Outlook:

Щелкните правой кнопкой мыши сообщение в списке адресов электронной почты.

Вы также можете назначить цветовые категории для встреч и задач. Щелкните правой кнопкой мыши встречу в календаре Outlook или щелкните правой кнопкой мыши задачу в списке дел Outlook.

Выберите Categorize .

Если вы предпочитаете использовать это меню, перейдите в раздел Главная и в группе Теги выберите Категоризация .

Выберите цветовую категорию, чтобы применить ее к электронной почте.

Вам может быть предложено изменить название категории при первом ее использовании. Если будет предложено, введите новое имя.

Чтобы отсортировать сообщения по категориям, перейдите на вкладку Вид , выберите Упорядочить по и выберите Категории .

Редактировать категории в Outlook

Чтобы редактировать список цветовых категорий:

Перейдите на вкладку Главная и в группе Теги выберите Категоризация .

Выберите Все категории .

Выберите категорию, которую вы хотите изменить, затем выполните одно из следующих действий:

Как использовать Outlook Категории для управления горами почты

Категории Outlook позволяют назначать цвета определенным сообщениям, чтобы они выделялись в вашем почтовом ящике, и вы могли быстро группировать и просматривать все сообщения, назначенные категории. Например, если вы технический блоггер, вы можете создать категорию «Идеи потенциальной истории», а затем пометить соответствующие пресс-релизы, сообщения или сообщения из возможных источников в этой категории для быстрого доступа в будущем.

Для эффективного использования категорий Outlook необходимо сначала создать новую категорию или настроить существующую, затем назначить категорию для сообщения или сообщений, и, наконец, вы можете отсортировать входящие по категориям для просмотра всех отмеченных сообщений.

• Как создать новую категорию Outlook
• Как переименовать существующую категорию Outlook
• Как добавить цветовые категории в сообщения Outlook, используя «Быстрый щелчок»
• Как добавить цветовые категории в сообщения Outlook
• Как отсортировать почтовый ящик Outlook по категориям

Как создать новую категорию Outlook

На вкладке « Домашняя страница » Outlook перейдите в раздел « Теги » (это пятый раздел справа) и нажмите « Категоризация» .

Во всплывающем окне прокрутите вниз до конца списка и нажмите « Все категории» .

Появится окно с надписью « Категории цветов» , и вы должны щелкнуть поле « Новый» с правой стороны.

• Вы можете использовать сочетания клавиш категории Outlook для быстрого добавления цветовых категорий в сообщения в папке «Входящие».

Если вы предпочитаете настроить существующие категории по умолчанию в Outlook или изменить имя категории, используйте следующий процесс.

Как переименовать существующую категорию Outlook

На вкладке « Домашняя страница » Outlook перейдите в раздел « Теги » (это пятый раздел справа) и нажмите « Категоризация» .

Нажмите на поле для переименования .

Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить название вашей новой категории.

После того как вы создали и настроили свой список категорий Outlook так, как вы этого хотите, вы можете начать добавлять цветовые категории в сообщения несколькими различными способами. (Примечание. Вы можете добавить более одной категории к одному сообщению, и все категории, к которым вы применяете, прикрепляются к будущим сообщениям в цепочке сообщений — например, ответы и пересылки.)

Как добавить цветовые категории в сообщения Outlook, используя «Быстрый щелчок»

Если вы используете одну категорию чаще, чем любую другую, вы можете добавить ее в функцию «Быстрый щелчок», которая устанавливает этот цвет в качестве категории по умолчанию.

На вкладке « Домашняя страница » Outlook перейдите в раздел « Теги » (это пятый раздел справа) и нажмите « Категоризация» .

В раскрывающемся меню «Категории» прокрутите весь список до конца и нажмите « Установить быстрый щелчок».

В поле « Установить быстрый щелчок» откройте раскрывающееся меню и выберите категорию, которую хотите установить в качестве категории быстрого щелчка по умолчанию.

• Если вы хотите изменить цвет быстрого щелчка, просто повторите эти четыре шага.

Чтобы быстро добавить цвет «Быстрый щелчок» к сообщениям в папке «Входящие», перейдите в папку «Входящие», найдите раздел или столбец « Категория » и щелкните пустое поле рядом с сообщением, которое необходимо классифицировать с помощью функции «Быстрый щелчок». В этом поле появится цвет по умолчанию, и сообщение будет классифицировано соответствующим образом.

• Вы также можете щелкнуть правой кнопкой мыши на маленьком окошке в столбце « Категория», чтобы получить доступ к полному меню « Категоризация» и изменить категории вашего быстрого щелчка по умолчанию.

• А если вы хотите удалить категорию «Быстрый щелчок», просто снова щелкните поле в столбце « Категория» для сообщения, которое необходимо удалить из категории, чтобы удалить цветную метку.

Также легко добавить цветовые категории, которые не установлены в качестве вашего быстрого щелчка по умолчанию для сообщений в папке входящих сообщений Outlook.

Как добавить цветовые категории в сообщения Outlook

1. Перейдите в папку «Входящие» Outlook и нажмите на сообщение, которое вы хотите классифицировать.
2. Выделив сообщение, щелкните правой кнопкой мыши, чтобы открыть новое раскрывающееся меню.
3. В этом меню прокрутите вниз до категорий.
4. В новом меню, которое появляется сбоку от первого меню, перейдите к цветовой категории, которую вы хотите добавить, и щелкните, чтобы выбрать ее.
5. Это сообщение теперь будет классифицировано и помечено цветовой меткой на ваш выбор.
   • Если вы установили пользовательскую комбинацию клавиш для любой из ваших категорий, вы можете легко добавить категорию, выбрав сообщение, которое вы хотите пометить в папке «Входящие», а затем нажав соответствующую комбинацию клавиш. (Примечание. Для некоторых клавиатур может потребоваться блокировка клавиши Fn для запуска сочетаний клавиш категории Outlook.)

После того, как вы классифицировали свои сообщения, вы можете быстро отсортировать входящие сообщения для просмотра корреспонденции по категориям, используя следующий процесс.

Как отсортировать почтовый ящик Outlook по категориям

Когда вы будете готовы сортировать сообщения по категориям, просто щелкните столбец или раздел « Категории » на горизонтальной панели над сообщениями Outlook.