Конструирование форм базы данных средствами ms Access и работа с ними
Приступая к работе с любым программным компонентом, в первую очередь, необходимо знать его характеристики.
Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная СУБД ( Система управления реляционными базами данных ) корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм.
Форма — это объект базы данных, который можно использовать для создания интерфейса пользователя для приложения базы данных, структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. Формы в Access служат для удобного представления данных БД пользователю.
Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. А так же (функции форм):
ввод и просмотр информации базы данных;
удаление данных БД;
Источники данных для форм
Источниками данных для форм могут служить таблицы и запросы.
Режим отображения форм
Режим формы — это режим отображения данных формы. Позволяет производить различные операции с данными, такие как просмотр, редактирование, удаление, добавление записей. Т. е. пользователь работает с источниками данных для формы.
Режим макета — наиболее наглядный режим изменения форм, так как в этом режиме все данные отображаются таким же образом, как и на рабочей форме. Позволяет редактировать элементы управления формы и подгонять их под конкретные данные. В режиме макета форма уже запущена. Таким образом, данные отображаются практически так же, как при реальном использовании формы. Поскольку при изменении формы отображаются реальные данные, в режиме макета удобно задавать размер элементов управления и выполнять иные задачи, влияющие на вид и удобство использования форм.
Режим конструктора — более подробное редактирование формы. Отображает полную структуру отчета, т.е. колонтитулы элементы управления и т.д. В этом режиме данные не отображаются, поэтому заранее нельзя увидеть какой будут иметь вид данные в этом режиме. Позволяет выполнять такие задачи:
добавление в форму дополнительных элементов управления, таких как границы привязанных объектов, разрывы страниц и диаграммы;
изменение источников элемента управления «текстовое поле» непосредственно в самом поле, без использования окна свойств;
изменение размеров разделов формы, таких как «Заголовок формы» или «Область данных»;
изменение определенных свойств формы, которые нельзя изменить в режиме макета.
Элементы управления форм
Элементы управления предназначены для просмотра и работы с данными. Выделяют такие элементы управления:
Связанные элементы управления это элементы управления, которые связаны с источником данных (таблица, запроса).
Свободные элементы управления это элементы управления, которые не связаны с источником данных (например, линии, рисунки, надписи заголовков форм).
Вычисляемые элементы управления это элементы управления, источником данных у которых является выражение.
Существуют такие виды форм:
«Свободная» форма, которая не связана напрямую с источником данных, но которая все равно может содержать кнопки, надписи и другие элементы управления, необходимые для работы приложения. 
Подчиненная форма — это форма, которая является составным элементом главной формы, отображает данные траблицы или запроса связанных отношением один-ко-многим.
Свойства подчиненной формы:
Свойство «Объект источник» — отображает информацию об объекте, который отображается в форме.
Свойство «Подчиненные поля» — свойство элемента управления подчиненной формы, определяющее поля по которым будут связаны главная и подчиненная форма.
Свойство «Основные поля» — свойство элемента управления подчиненной формы, определяющие поля главной формы, которые будут связывать ее с полями подчиненной формы.
Инструменты создания форм
Access включает такие инструменты для создания форм: Форма, Конструктор форм, Пустая форма, Мастер форм, Навигация и Другие формы (Несколько элементов, Таблица, Разделенная форма, Модальное диалоговое окно, Сводная диаграмма, Сводная таблица).
Способы создания форм:
Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности);
Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию);
Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи);
Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи);
Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица);
Автоформа: сводная таблица;
Автоформа: сводная диаграмма;
Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph);
Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel);
Создание формы с помощью инструмента «Форма»
Режим форма позволяет пользователю быстро создавать формы. С помощью инструмента «Форма» можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.
Для этого необходимо:
В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.
На вкладке Создать в группе Формы нажмите кнопку Форма.
Будет создана новая форма и отображена в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей в соответствии с данными.
Создание формы с помощью инструмента «Конструктор форм»
Для того, чтобы создать форму с помощью инструмента Конструктор форм, выполните такие действия.
1. Нажмите на кнопку Конструктор форм в группе Формы на вкладке Создание. В результате выполненных действий в рабочей области окна появится бланкпустой формы, который не связан ни с одним источником данных.
ПКМ -> Колонтитулы (Указываете авторскую метку)-> заголовок/примечание (название формы, текущее время и дата)
3. Свяжите форму с источником данных. Для этого на панели инструментов нажмите на кнопку Свойства и выберите источник данных для формы.
MS Access – Создать форму
Формы в Access похожи на витрины в магазинах, которые облегчают просмотр или получение нужных вам предметов. Поскольку формы – это объекты, с помощью которых вы или другие пользователи можете добавлять, редактировать или отображать данные, хранящиеся в вашей базе данных рабочего стола Access, дизайн вашей формы является важным аспектом. Есть много вещей, которые вы можете сделать с помощью форм в Microsoft Access. Вы можете создать два основных типа форм –
- Связанные формы
- Несвязанные формы
Связанные формы
Давайте теперь поймем, что такое Связанные формы –
- Связанные формы связаны с неким базовым источником данных, таким как таблица, запрос или оператор SQL.
- Связанные формы – это то, о чем обычно думают люди, когда думают о цели формы.
- Формы заполняются или используются для ввода или редактирования данных в базе данных.
- Примерами связанных форм обычно являются то, что пользователи используют для ввода, просмотра или редактирования данных в базе данных.
Несвязанные формы
Давайте посмотрим на несвязанные формы –
- Эти формы не связаны с базовой записью или источником данных.
- Несвязанные формы могут быть диалоговыми окнами, панелями переключателей или навигационными формами.
- Другими словами, несвязанные формы обычно используются для навигации или взаимодействия с базой данных в целом, в отличие от самих данных.
Типы связанных форм
Есть много типов связанных форм, которые вы можете создать в Access. Позвольте нам понять типы –
Форма одного предмета
Это самый популярный вариант, и именно здесь отображаются записи – по одной записи за раз.
Форма для нескольких предметов
Это отображает несколько записей одновременно из этого связанного источника данных.
Сплит Форма
Форма делится на две половины, вертикально или горизонтально. Одна половина отображает один элемент или запись, а другая половина отображает список или предоставляет представление таблицы нескольких записей из базового источника данных.
Создание форм
Есть несколько методов, которые вы можете использовать для создания форм в Access. Для этого откройте свою базу данных и перейдите на вкладку «Создать» . В группе «Формы» в правом верхнем углу вы увидите кнопку «Мастер форм».
Нажмите на эту кнопку, чтобы запустить мастер форм.
На этом первом экране в мастере вы можете выбрать поля, которые вы хотите отобразить в своей форме, и вы можете выбрать из полей из более чем одной таблицы или запроса.
Допустим, мы хотим просто иметь быструю форму, которую мы собираемся использовать для ввода данных для информации о наших сотрудниках.
В раскрывающемся списке Таблицы / Запросы выберите таблицу tblEmployees . Нажмите на двойную стрелку, чтобы переместить все поля одновременно.
Давайте просто оставим это за одной таблицей и нажмем Далее .
На следующем экране мастера форм будет запрошен макет, который нам нужен для нашей формы. У нас есть столбчатые, табличные, таблицы данных и обоснованные макеты. Здесь мы выберем расположение столбцов и затем нажмите « Далее» .
На следующем экране нам нужно дать название для нашей формы. Давайте назовем это frmEmployees .
После того, как вы дали своей форме заголовок, вы можете открыть форму, чтобы увидеть, как эта форма выглядит, или вы можете начать вводить информацию в вашу таблицу. Или вы можете выбрать вариант, чтобы изменить дизайн формы. Давайте выберем первый вариант, чтобы открыть форму для просмотра или ввода информации, и нажмите « Готово» .
Теперь взгляните на следующий скриншот. Вот как выглядит ваша форма. Это форма отдельного элемента, то есть одна запись отображается за раз, и далее внизу вы можете видеть кнопки навигации, которые говорят нам, что это отображает запись 1 из 9. Если вы нажмете эту кнопку, она будет перемещена. к следующей записи.
Если вы хотите перейти к самой последней записи в этой форме или этой таблице, вы можете использовать кнопку рядом с этой стрелкой вправо, стрелку с линией после нее, то есть кнопку последней записи. Если вы хотите добавить информацию о новом сотруднике, перейдите в конец этой записи, а затем после 9 записей вы увидите пустую форму, в которой вы можете начать ввод информации о новом сотруднике.
Это один из примеров того, как вы можете создать форму с помощью мастера форм. Давайте теперь закроем эту форму и перейдем на вкладку «Создать». Теперь мы создадим немного более сложную форму с помощью мастера. Нажмите «Мастер форм», и на этот раз мы выберем поля из нескольких разных таблиц.
В этом мастере форм давайте выберем tblProjects для таблиц / запросов и выберем несколько доступных полей, таких как ProjectID, ProjectName, ProjectStart и ProjectEnd. Эти поля теперь будут перемещены в выбранные поля.
Теперь выберите tblTasks для таблиц / запросов и отправьте через TaskID, ProjectID, TaskTitle, StartDate, DueDate и PercentComplete. Нажмите Далее .
Здесь мы хотим получить данные из нескольких разных объектов. Мы также можем выбрать один из вариантов того, как мы хотим оформить нашу форму. Если мы хотим создать плоскую форму, мы можем выбрать упорядочение с помощью tblTasks , которая создаст эту единственную форму со всеми полями, расположенными в плоском виде, как показано выше.
Однако, если мы хотим создать иерархическую форму, основанную на этом отношении «один ко многим», мы можем выбрать размещение наших данных по tblProjects.
В вышеприведенном окне у нас есть возможность включить подчиненную форму для tblTasks , или мы можем сделать ее связанной формой. В этой связанной форме tblProjects будет иметь кнопку, которая будет запускать вторую форму, отфильтрованную по проекту, который мы выбрали в этой форме базовых проектов. Давайте теперь выберем Форму с подформой (формами) и затем нажмите Далее .
На следующем экране вы можете выбрать макет для вашей подчиненной формы. Представление таблицы данных выбирается по умолчанию. Представление таблицы данных аналогично представлению таблицы. Теперь нажмите Next .
На следующем экране вам нужно указать имя для ваших форм. Введите желаемое имя и нажмите Готово .
Access даст вам предварительный просмотр того, как выглядит ваша форма. Кроме того, у вас есть элементы управления в главной форме, которая находится в нашей таблице Projects . Когда вы спуститесь вниз, вы увидите подчиненную форму. Это как форма внутри формы.
Форма для нескольких предметов
Вы также можете создать конкретный вид формы. Для этого вы можете нажать на раскрывающееся меню Больше форм .
Из меню вы можете создать форму « Несколько элементов», форму « Таблица данных», форму « Разделение» или даже форму « Модальное диалоговое окно» . Это обычно связанные формы; выберите объект, который вы хотели бы привязать к этой форме. Это не относится к модальным диалоговым формам.
Чтобы создать форму такого типа, вам нужно сначала выбрать объект на панели навигации. Давайте выберем здесь сотрудников.
Нажмите кнопку « Больше форм» и « Несколько элементов» .
Вышеуказанный шаг далее создаст форму Multiple Items, в которой перечислены все сотрудники.
Сплит Форма
Этот тип формы разделен на равные половины, вертикально или горизонтально. Одна половина отображает один элемент или запись, а другая половина отображает представление списка или таблицы из нескольких записей из базового источника данных.
Теперь давайте выберем tblEmployees на панели навигации и затем на вкладке Create . Выберите опцию « Разделить форму» в меню «Дополнительные формы», и вы увидите следующую форму, в которой форма разделена по вертикали.
Создание форм в программе Microsoft Access
Формы – это основное средство интерфейса пользователя в программе Access.
Формы Access создаются в нескольких целях:
- «ввод и редактирование данных» — это самый распространённый способ использования форм. Формы показываю на экране данные, в таком виде, в котором удобно пользователю.
- «вывод сообщений» — с помощью форм, можно показывать ошибки или полезную информацию для пользователя.
- «печать информации» — можно печатать информацию, которая находится в форме.
Способы создания форм Access.
Что бы создать форму, надо перейти на вкладку «формы» и нажать «создать», после этого появится окно «новая форма». После следует выбрать источник данных для форм и способ создания.
Способы создания форм:
- Конструктор форм – позволяет создавать экранные формы для просмотра и ввода данных.
- Мастер форм – быстро создаёт форму на основе выбранных данных.
- Диаграмма – создание формы, в виде диаграммы.
- Сводная таблица – здесь происходит создание объекта сводной таблицы.
Этапы создания форм Access:
- открыть окно базы данных
- в окне базы данных выбрать вкладку формы
- нажать «создать»
- в появившемся окне «новая форма» выбрать способ создания формы
- нажать «ок»
В процессе создания формы, можно изменять элементы, а так же удалять и перемещать.
Для этого нужно выделить элемент и выбрать пункт «выбор объектов» на панели элементов, и не отпуская мышь переместить в нужную рамку выделения.
Так же в каждой форме нового объекта, есть значение свойств по умолчанию. Некоторые взяты из базовой таблицы, например для элемента «поле»: формат, число знаков, маска ввода, значение по умолчанию.
Для изменения размера элементов необходимо переместить выделенный маркер, пока не достигнете нужных пропорций. Если нужно что бы в поле были видны все отображаемые данные, то используем команду «Формат-Размер-По размеру данных».
Цель форм Access — создание удобного интерфейса для изменения и ввода данных в таблице, удобного, в первую очередь, для пользователя.
Лекция по теме: Создание ФОРМ в MICROSOFT ACCESS
Материал предназначен для студентов 2го года обучения.
Просмотр содержимого документа
«Лекция по теме: Создание ФОРМ в MICROSOFT ACCESS»
СОЗДАНИЕ ФОРМ В MICROSOFT ACCESS
Формой в Microsoft Access называют объект базы данных, который позволяет добавлять, редактировать или отображать данные, хранящиеся в базе данных.
Формы в Microsoft Access создают для того, чтобы облегчить ввод и редактирование данных, обеспечить их вывод в удобном для пользователя представлении. С помощью подобных объектов можно делать доступной только часть данных, автоматически выбирать информацию из связанных таблиц, вычислять значения выражений и т. д.
Существует много вариантов, которые можно реализовать с помощью создания форм MS Access. Можно создать два основных типа форм:
Связанные формы (Bound Forms) взаимодействуют с некоторыми базами данных, такими как оператор SQL, запрос или таблица. Этот вид используется для ввода или редактирования данных в базе.
Несвязанные формы (Unbound Forms) не зависят от источника данных. Они могут быть в форме диалоговых окон и коммутационных площадок, используемых для навигации с базой данных в целом. Существует много режимов создания форм в Access.
Типы связанных форм:
Форма единого элемента, самая популярная, когда записи отображаются в одной записи единовременно.
Несколько элементов, отображает ряд записей за один раз из связанного источника данных.
Сплит-форма, разделяется на половину, горизонтально или вертикально. Одна отображает элемент или запись, а другая — предоставляет данные нескольких записей из базового источника данных.
Подчиненные формы
Подчиненная форма — это элемент, являющийся дополнением другой, основной Access-формы. Создание форм подчинения – это разработка иерархической конструкции из двух таблиц, отражающей наличие отношений между формами.
Отношения между ними могут отражать разный тип связи, имеющийся между таблицами базы данных: «один-ко-многим», «многие-ко-многим» (приложение 2). Часто эти отношения рассматривают в разрезе родственной связи с наличием родительской (основной) формы и дочерней (подчиненной).
Создание подчиненных форм в Access можно объяснить примером: такой формой может стать форма заказов покупателя в интернет-магазине.
Сведения о покупателе содержатся в одной таблице, а сведения о его заказах хранятся в другой в связи с проведением нормализации при проектировании базы данных.
Одному покупателю соответствует сразу несколько заказов, поэтому отношение между таблицами покупателя и заказов отражают связь «один-ко-многим». В этом случае форма, представляющая данные покупателя, станет основной.
Другая, представляющая данные его заказов, будет добавлена к основной и окажется подчиненной.
Расположенные в одном пространстве макета основная и подчиненная формы демонстрируют только связанные данные. Так, если в таблице покупателей находится уникальный покупатель, а в подчиненной таблице заказов с ним связано три записи, значит, подчиненная форма отобразит все три записи о его заказах.
Разобравшись с тем, как делаются формы, какова их роль и, что они дают, вы будете чувствовать себя значительно увереннее, работая в программе Microsoft Access.
Создать её можно двумя способами:
При помощи Мастера форм.
При помощи Конструктора форм.
Рассмотрим подробнее каждый из способов.
При помощи Мастера форм.
Перейдите на вкладку «Создание», затем отыщите и нажмите кнопку «Мастер форм».
Перед вами откроется окно мастера, в котором необходимо указать таблицы, содержащие нужные поля, из выпадающего списка.
После этого отметьте все поля, которые хотите добавить.
Примечание: Также обратите внимание, что в качестве основы можно использовать не только таблицы, но и запросы. Однако, в этом случае больше рекомендуется использовать именно таблицы.
Далее, выберите внешний вид, отметив один из следующих вариантов:
Рекомендуется остановиться на первом пункте – в один столбец.
В следующем окне укажите название будущей формы и нажмите кнопку «Готово».
Перед вами появится обычная форма. В нижней части окна вы обнаружите специальные кнопки для навигации.
Для большего удобства рекомендуется установить свои кнопки, чтобы было проще переключаться между записями. (Приложение 1)
Делается это следующим образом. Кликните правой клавишей мыши и выберите в меню пункт «конструктор». Затем перейдите к ленте инструментов и в разделе «Элементы управления» выберите «Кнопка». Разместите её в нужном месте формы и в открывшемся окне укажите «Переходы по записям» в разделе «Категории» и «Предыдущая запись» в разделе «Действия». В следующем окне вы можете выбрать, что разместить на кнопке: текст либо рисунок. Выберите то, что вам больше нравится, принципиальной разницы тут нет. Нажмите «Готово».
Аналогичным образом создайте ещё одну, только уже для перехода к следующей записи.
Также стоит добавить кнопку для выхода из формы. В разделе «Категории» выберите «Работа с формой», а в разделе «Действия» — строку «Закрыть форму». Ещё пригодится специальная кнопка для добавления данных. Укажите «Обработка записей» в пункте «Категории» и «Добавить запись» в пункте «Действия».
После этого вам будет очень удобно переходить от одной записи к другой и добавлять новые, находясь в режиме формы. Всё это позволит значительно повысить скорость работы.
Теперь рассмотрим второй способ создания — при помощи конструктора форм.
После нажатия на соответствующий инструмент перед вами откроется размеченная пустая область, не имеющая ни полей, ни заголовков. В этом случае заполнять пустую область придётся полностью самостоятельно.
Воспользуйтесь инструментом «Добавить поле», который находится в блоке «Сервис» на панели инструментов (Приложение 1).
В появившемся окне выберите нужные таблицы и поля из них. Просто перетаскивайте в незаполненную область. Чтобы не мучиться с размещение каждого отдельного поля, выделите их все и щёлкните правой клавишей мыши.
В открывшемся меню нажмите «Макет» и выберите один из вариантов размещения: «В столбик» либо «В виде таблицы».
Для добавления заголовков воспользуйтесь инструментом «Надпись». В свойствах вы можете изменять шрифт, его размер, цвет и прочие параметры. Для каждого поля можно настроить свой цвет, выбрать цвет заливки и так далее. В общем, Microsoft Access позволяет вам настраивать все элементы по своему усмотрению.
Добавление дополнительных полей в форму
Когда вы используете команду Form в существующей таблице, все поля из этой таблицы включены в эту форму. Однако, если позже вы добавите дополнительные поля в эту таблицу, эти поля автоматически не появятся в существующих формах. В подобных ситуациях вы можете добавить дополнительные поля в форму.
Чтобы добавить поле в форму:
Перейдите на вкладку «Конструктор компоновки форм», затем найдите группу «Инструменты» в правой части ленты.
Нажмите команду «Добавить существующие поля».
Появится панель списка полей. Выберите поле или поля для добавления в форму.
Если вы хотите добавить поле из той же таблицы, которую вы использовали для создания формы, дважды щелкните имя нужного поля.
Чтобы добавить поле из другой таблицы:
Нажмите «Показать все таблицы».
Щелкните знак плюса + рядом с таблицей, содержащей поле, которое вы хотите добавить.
Дважды щелкните нужное поле.
Будет добавлено новое поле.
Вы также можете использовать описанную выше процедуру, чтобы добавить поля в совершенно пустую форму.
Просто создайте форму, нажав команду «Пустая форма» на вкладке «Создать», а затем выполните указанные выше шаги, чтобы добавить нужные поля.
Чтобы создать поле со списком:
В представлении «Макет формы» выберите вкладку «Дизайн макета форм» и найдите группу «Элементы управления».
Выберите команду Combo Box, которая выглядит как раскрывающийся список.
Ваш курсор превратится в крошечный значок перекрестия и выпадающего списка. Переместите курсор в место, где вы хотите вставить поле со списком, затем нажмите.
Появится желтая строка, указывающая место, где будет создано ваше поле со списком.
В нашем примере, поле со списком будет расположен между в город поле и добавить в список рассылки.
Появится диалоговое окно Combo Box Wizard. Выберите второй вариант, я наберу нужные значения и нажмите «Далее».
Введите варианты, которые вы хотите отобразить в раскрывающемся списке. Каждый выбор должен быть в отдельности.
В нашем примере мы создаем поле со списком для добавления в список рассылки? поле в нашей форме, поэтому мы введем все возможные допустимые ответы для этого поля. Пользователи смогут выбрать один из трех вариантов из готового комбинированного поля: Нет, Да-Еженедельно и Только специальные предложения.
При необходимости, измените размер столбца, чтобы весь текст был виден. После того, как вы удовлетворены своим списком, нажмите «Далее».
Выберите магазин, что значение в этом поле, а затем нажмите на стрелку раскрывающегося списка и выберите в поле, где вы хотите выбор из комбо — поля для записи. После выбора нажмите «Далее».
Введите метку или имя, которое будет отображаться рядом с вашим полем со списком. Как правило, рекомендуется использовать имя поля, которое вы выбрали на предыдущем шаге.
Нажмите «Готово» Ваше поле со списком появится в форме. Если вы создали свое поле со списком для замены существующего поля, удалите первое поле.
В нашем примере вы можете заметить, что теперь у нас есть два поля с тем же именем. Эти два поля отправляют информацию в одно и то же место, поэтому мы не нуждаемся в них обоих. Мы удалим его без поля со списком.
Перейдите в режим просмотра формы, чтобы протестировать поле со списком. Просто нажмите стрелку раскрывающегося списка и убедитесь, что список содержит правильные варианты.
Теперь поле со списком можно использовать для ввода данных.
Если вы хотите включить раскрывающийся список с длинным списком параметров и не хотите вводить их все, создайте поле со списком и выберите первый вариант в мастере со списком, я хочу получить значения из другой таблицы или запроса. Это позволит вам создать раскрывающийся список из поля таблицы.
Некоторые пользователи сообщают, что Access работает при работе с формами. Если у вас возникла проблема с выполнением любой из этих задач в представлении «Макет», попробуйте переключиться на «Дизайн».
Панель элементов
Работа по созданию несвязанных и вычисляемых элементов в режиме конструктора форм происходит, в основном, при помощи панели элементов. Ее можно вызвать командой меню Вид / Панель элементов (кнопка на панели инструментов Конструктор форм).
Выбрав нужный элемент на панели, следует поместить указатель мыши в нужной области формы (он превратится в значок выбранного элемента) и щелкнуть левой кнопкой.
Перечислим кнопки панели элементов (слева направо и сверху вниз):
Выбор объектов — используется для выделения, изменения размеров, перемещения и редактирования элемента управления, по умолчанию нажата;
Мастера — помогает вветси свойства соответсвующих элементов, по умолчанию включена;
Надпись — используется для создания области текста;
Поле — используется для создания одноименного элемента управления, служащего для вывода теста, чисел, дат, вычисляемых выражений; этот элемент можно связать с одним из полей таблицы или запроса;
Группа переключателей — используется для создания элементов управления (группы переключателей, флажков или выключателей);
Выключатель, Переключатель, Флажок — элементы управления, принимающие значение Да/Нет, которые можно связать с полем базовой таблицы (запроса) и/или использовать для организации диалога с пользователем;
Поле со списком, Список — используются для создания элементов управления, содержащих список потенциальных значений, которые можно внести в строку свойства Источник строк или использовать подстановку из имеющейся таблицы или запроса;
Кнопка — элемент управления, с помощью которого можно активизировать функцию или макрос;
, — средства для вставки в форму рисунка, рамок (связанных и свободных), рисования линий и прямоугольников;
Разрыв страницы, Вкладка — элементы, позволяющие разделить информацию из источника записей на отдельные страницы (вкладки);
Подчиненная форма/отчет — для включения в данную форму информации из дополнительного источника. Как правило, в качестве подчиненной формы используется объект (форма, запрос, таблица), связанный с исходным. Поэтому в подчиненном объекте зачастую отражаются не все записи, а только соответствующие определенному значению некоторого поля главной формы.
Выделение разделов и элементов формы
Выделение нужного объекта в режиме конструктора формы удобнее всего осуществлять с помощью поля Объект панели инструментов Формат (форма/отчет)
Для выделения всей формы можно использовать маркер в левом верхнем углу Конструктора (на пересечении горизонтальной и вертикальной линеек). Щелчком левой кнопкой мыши по соответствующим разделителям разделов формы или по элементам управления также можно осуществлять их выделение. Для выделения смежных объектов можно перемещать мышь при нажатой левой кнопке по вертикальной (горизонтальной) линейке. Для несмежного выделения используют щелчки левой кнопкой при нажатой клавише Shift.
Элемент управления при выделении заключается в тонкую прямоугольную рамку с небольшими квадратными маркерами на углах и серединах сторон. Для изменения размеров элемента управления следует поместить указатель мыши на один из этих маркеров. Указатель превратится в двунаправленную стрелку. Перемещая мышь при нажатой левой кнопке, можно придать элементу нужные размеры. Дважды щелкнув по любому из маркеров изменения размера элемента, можно настроить его размер по размеру данных, которые будут в нем отображаться (автоподбор размера).
Для перемещения элемента управления указатель мыши надо поместить на любой стороне элемента между маркерами. Указатель превратится при этом в изображение руки и элемент можно перемещать на нужное место.
Если элемент управления имеет связанную подпись, перемещение подписи (или самого элемента) вызывает одновременное перемещение элемента (подписи). Для перемещения элемента управления независимо от подписи следует использовать более крупный квадратный маркер в левом верхнем углу рамки. При позиционировании на нем указатель мыши превращается в изображение руки с вытянутым указательным пальцем.
Оформление формы и ее элементов
Команду Вид / Свойства (кнопка панели инструментов) можно использовать для изменения и уточнения различи свойств формы, ее активных разделов или выделенных элемен Определяя свойства формы, можно скрыть полосы поо крутки, кнопки перехода, область выделения записей и др.
Можно, например, отменить вывод поля на экран, заблокировать доступ к данным в поле, изменить его тип и т. д.
Пользуясь меню или панелью форматирования, можно изменять параметры шрифта, настраивать свойства цвета фона (фоновый рисунок), тип, цвет, ширину границы, тип оформления, указывать точный размер отдельных элементов управления формы.
Команда Формат / Автоформат. (кнопка на панели инструментов) позволяет воспользоваться встроенными средствами для задания фонового рисунка и шрифтов в элементах управления, отдельных разделах и форме в целом.
С помощью соответствующих команд меню Формат можно выровнять элементы, привязать их к сетке, установить интервал между ними по горизонтали и вертикали.
Возникают ситуации, когда необходимо добавить вычисляемое поле. Как это делается? Очень просто.
Сперва, перейдите в режим конструктора.
Далее в ленте инструментов укажите «Поле» в блоке «Элементы управления».
Затем нажмите «Страница свойств» и перейдите на вкладку «Данные». В одноимённом пункте нажмите на «…» в конце строки.
В появившемся окне вы сможете составить выражения на основе полей таблицы. Если формат числа, отображаемого в вычисляемом поле, не соответствует нужному (например, должна отображаться денежная сумма), то формат можно изменить.
Для этого перейдите на страницу свойств, откройте вкладку «Макет» и в строке «Формат поля» выберите нужный из выплывающего списка вариантов.
Если необходимо создать подчинённую форму, отметьте соответствующий пункт в одном из окон мастера. Обратите внимание, что создание такого типа формы рекомендуется только для таблиц, имеющих связь «один ко многим».
Чтобы задать автоматическое заполнение поля текущей датой:
В представлении «Макет» или «Дизайн» выберите вкладку «Дизайн» и найдите группу «Инструменты». Щелкните команду Property Sheet.
Лист свойств появится на панели справа. В форме выберите поле, которое вы хотите автоматически заполнить в текущую дату. Это должно быть поле с типом данных даты. В нашем примере мы выберем поле «Дата отправки» в нашей форме «Заказы».
В Листе свойств перейдите на вкладку «Данные» и выберите поле «Значение по умолчанию» в четвертой строке. Нажмите кнопку «Создатель выражений», которая отображается в столбце справа .
Откроется диалоговое окно «Конструктор выражений». В списке Элементы выражения выберите слова «Общие выражения».
В списке категорий выражений дважды щелкните текущую дату.
Будет добавлено выражение для текущей даты. Нажмите «ОК».
Перейдите в режим просмотра формы, чтобы убедиться, что это выражение работает. При создании в новую запись с этой формой, поле даты «вы изменяли» будет автоматически заполнять текущую дату.