Как сделать договор в excel

Учет договоров в Excel с напоминаниями

Чтобы в будущем можно было пользоваться фильтрами, вводимые данные необходимо нормировать. Например, чтобы в одной строке не ввели ООО «Сириус», а в другой — Сириус ООО. В 1С это делается справочниками, в Excel есть функция — Проверка данных.
Заводим листы с нашей нормативно-справочной информацией:
Виды договоров (с покупателем, поставщиком, прочее)
Контрагенты (здесь будут заноситься наши контрагенты)
Далее выделяем столбец D, идем в меню Данные — Проверка данных. На вкладке параметры выбираем Тип данных — Список, указываем диапазон-источник (лист Виды договоров).
Проверка данных Excel
Аналогично поступаем с контрагентами, проверяем, что выбрать можно только имеющийся элемент:
Выбор значения из выпадающего списка Excel

Цветовое выделение просроченных договоров

Здесь на помощь приходит Условное форматирование. Выделяем наш реестр договоров целиком, идем в раздел Условное форматирование — Управление правилами.
Условное форматирование
Создаем новое правило, выбираем тип правила как на рисунке.
Условие выделения цветом просроченных договоров
Указываем диапазон (весь регистр договоров), задаем формулу

В том случае, когда разница между текущей датой и датой окончания договора составит более 1 дня, будет выполняться условие для условного форматирования.
В формате выбираем кирпичный цвет фона для подсветки просроченных договоров
Правило форматирования по просрочке

Текущий статус договора

Идем в ячейку А2 и вводим формулу:

Работает по такому же принципу, если дата окончания договора больше текущей хоть на 1 день, выводится сообщение «Договор истек».
Копируем формулу на другие ячейки столбца А, вводим данные, убеждаемся, что все работает.
Учет договоров в Excel с напоминаниями
Итак, просроченные договоры у нас будут подсвечиваться кирпичным цветом, в первом столбце будет выводится надпись «Договор истек«.

Получившийся файл можно скачать по ссылке.

Учет договоров в 1С

Для этой цели подойдут различные конфигурации, приведем пример самой распространенной и специализированной

1С:Бухгалтерия 8

Если Вы уже пользуетесь 1С:Бухгалтерия 8, справочник «Договоры» прекрасно справится с функцией системы учета договоров.

• прикреплять сканы,
• печатать договор по шаблону,
• контролировать возврат оригиналов.

1С:Договоры 8

Отдельный специализированный продукт, подробное описание и стоимость можно посмотреть здесь

Если статья оказалась полезной, поддержите авторов, оставляйте комментарии, поделитесь ссылкой с друзьями в соц. сетях.
Поделиться в соцсетях

Как сделать договор в excel

Чтобы в будущем можно было пользоваться фильтрами, вводимые данные необходимо нормировать. Например, чтобы в одной строке не ввели ООО «Сириус», а в другой — Сириус ООО. В 1С это делается справочниками, в Excel есть функция — Проверка данных.
Заводим листы с нашей нормативно-справочной информацией:
Виды договоров (с покупателем, поставщиком, прочее)
Контрагенты (здесь будут заноситься наши контрагенты)
Далее выделяем столбец D, идем в меню Данные — Проверка данных. На вкладке параметры выбираем Тип данных — Список, указываем диапазон-источник (лист Виды договоров).
Проверка данных Excel
Аналогично поступаем с контрагентами, проверяем, что выбрать можно только имеющийся элемент:
Выбор значения из выпадающего списка Excel

Здесь на помощь приходит Условное форматирование. Выделяем наш реестр договоров целиком, идем в раздел Условное форматирование — Управление правилами.
Условное форматирование
Создаем новое правило, выбираем тип правила как на рисунке.
Условие выделения цветом просроченных договоров
Указываем диапазон (весь регистр договоров), задаем формулу

В том случае, когда разница между текущей датой и датой окончания договора составит более 1 дня, будет выполняться условие для условного форматирования.
В формате выбираем кирпичный цвет фона для подсветки просроченных договоров
Правило форматирования по просрочке

Работает по такому же принципу, если дата окончания договора больше текущей хоть на 1 день, выводится сообщение «Договор истек».
Копируем формулу на другие ячейки столбца А, вводим данные, убеждаемся, что все работает.
Учет договоров в Excel с напоминаниями
Итак, просроченные договоры у нас будут подсвечиваться кирпичным цветом, в первом столбце будет выводится надпись «Договор истек«.

• прикреплять сканы,
• печатать договор по шаблону,
• контролировать возврат оригиналов.

Если статья оказалась полезной, поддержите авторов, оставляйте комментарии, поделитесь ссылкой с друзьями в соц. сетях.
Поделиться в соцсетях

Инструкция по созданию автозаполнения договоров в «Google Таблицах»

Рабочие процессы многих компаний связаны с таблицами. И все их используют для разных целей. Кто-то для подготовки отчётов, кто-то ведёт реестр продаж, кто-то совершает расчёты и готовит смету для клиента. Разных бизнес-задач в «Google Таблицах» множество.

Не больше 20% от всех процессов в таблицах выстроены рациональным образом и не доставляют лишних проблем тем, кто с ними работает

Одна из частых проблем — автозаполнение документов. Договоры заключаются в каждой компании, и от структуры договора или пакета документов зависят трудозатраты. Как правило, это подстановка данных в шаблоны. То есть пользователь вставляет в определённые места типового документа переменные параметры. Решить задачу можно довольно просто.

Наименование организации, сумма, условия. У каждого эти поля будут свои.

Решается сразу несколько проблем:

1. Данные всех договоров в одном реестре.
2. Организованное хранение документов.
3. Минимизация временных трудозатрат.

Все решается за счёт двух формул. Просто нужно посмотреть на процесс немного иначе.

В нём должны быть переменные поля документов, которые нам нужно заполнять.

Подгоняем форматирование под требуемый конечный вид документ. Переменные поля нужно разместить в отдельных ячейках, чтобы можно было на них ссылаться формулами. Самое сложное тут — поработать с форматированием документа.

Идентификатором при этом можно использовать номер договора, который пользователь вводить в реестре. Весь процесс выглядит так: заполнили строку реестра, ввели туда номер договора и остальные параметры → создали копию шаблона и ввели в нужном месте номер договора → шаблон заполнился данными реестра.

Папка с описанными таблицами. Скопируйте их на свой «Google Диск» (в меню: Файл → Создать копию)

Всем, кто дочитал до этого момента, отправим пошаговую инструкцию с описанием формул и реализации этого кейса.

Спасибо за статью!
Очень полезная информация.
Навела на мысль о возможности автоматизации всего цикла работы на базе бесплатных инструментов.
Мы в студии rusartdesign.ru ведем рабочий процесс с помощью интеграции Google Sheets и Trello.
Автоматически формируя задачи, обобщая всю переписку с клиентом в одной карточке Trello и автоматизированно выставляем счета и формируем статистику.

Теперь еще и договоры сделаем 🙂

Тоже поделюсь опытом:

С трелло у вас интересное решение) надо взять на заметку, спасибо!

Решение с договорами в гугл таблицах не новое. Основным его преимуществом для меня есть его настоящая мультиплатформенность — можно легко и с айпеда, и с телефона на андроиде работать. Но существенным недостатком остаются:

1. Невозможность сделать выравнивание строки по всей ширине (в стандартном экселе такая возможность есть), а это значит, что нужно попрощаться со всеми инструкциями по деловодству с их правилами оформления документов, так как на выходе получим ублюдское выравнивание по левой стороне.
2. Невозможность выделить жирным часть строки, в которой сидит формула, а это значит, что если в твоём офисе есть кроты, то придётся выслушивать возражения.
3. Практически нулевая гибкость. Есть ваши партнёры попросят убрать несколько пунктов из договора или, наоборот, что-то добавить, то можно сразу планировать минимум час времени для этого и готовиться колдовать с размером шрифта, высотой строк, объединением и разбивкой строк, изменением полей и т.д.

Можно написать скрипт. Тогда в таблице пользователь заполнит форму, программа подставит данные в Гугл документ и сделает запись в реестре Гугл таблицы. Полученный Гугл документ можете как угодно исправить если потребуется.

Договор в таблице — стремноватое решение.
Используем связку MS Word + Excel.
В MS Word подставляем поля для заполнения и через Рассылки > Начать слияние подтягиваем данные из таблицы.
На выходе привычный всем договор в Word для согласования и та же таблица с архивом всех договоров в MS Excel

Решений разных множество. Например нам удобней Гугл докс, потому что все в облаке.

Спасибо, полезная инфа!

Рады быть полезными!)

Побольше бы таких годных статей! Спасибо ����

Дочитал. Можно пошаговую инструкцию пожалуйста.) Правда, стоимость Договора бывает разбита на несколько периодов. Интересно, можно ли в таком случае автоматизировать
.

Для того, что бы разбить на несколько периодов оплату можно создать табличную часть финансового плана например. Дата, сумма, наименования этапа. Или создать несколько типовых шаблонов под разные сценарии.

Вот пошаговая инструкция с описанием формул: https://helpexcel.pro/avto_zapolnenie

По поводу разных платежей немного позже отвечу в комментариях)

Теперь я понимаю откуда приходят договоры в формате excel. Всё прекрасно, я полностью за автоматизацию. Но вот согласовывать такой договор с другой стороны очень проблематично.
Для автоматизации я когда-то использовал связку word-excel с полями в тексте, которые подгружались из таблицы. Возможно, более громоздко, но зато в итоге получается обычный текст, который можно редактировать, копировать, форматировать и т.п.

Но если строить бизнес-процесс на основе отказа от каких-либо согласований (или когда нет надобности), то ок и пусть это придет в массы.

Можно пойти более сложным путём и создать любой документ скриптом. Вот ссылка на обзор примера решения: https://www.youtube.com/watch?v=xDeC0mqR7kA

Конечно, может мы чего то не знаем и можно стандартными средствами заполнять Гугл докс)

Спасибо! Обязательно надо внедрить!

Если что пишите, поможем разобраться)

Спасибо! Думаю, что помощь понадобится)

Почему importrange+впр? Разве нельзя одним query сделать?

Можно, но это сложнее для обычных пользователей. Суть в простом инструменте.

1 Договор

Договор — это документ, в котором взаимоотношения между подписавшими его сторонами, регламентируются законодательством или прочими условиями, которые они предусмотрели в своем договоре. Многое зависит от того, как этот документ разработан и оформлен.

Договор состоит из следующих частей:

Вводной части (преамбула);

Предмета договора, прав и обязанностей сторон;

Дополнительных условий договора;

Рис. 1.1. Пример структуры упрощенного договора купли-продажи

1.2 Вводная часть (преамбула) договора

Эта часть содержит следующие основные положения:

Название договора (договор покупки-продажи, комиссии, поручения, и т.д.).

Дата подписания договора.

Место подписания договора или населенный пункт.

Полное название контрагентов, под которым они зарегистрированы в реестре государственной регистрации.

Название стороны по договору (например, «Продавец», «Покупатель», «Поставщик» и пр.)

Наименование должности, фамилии, имени, отчества лица, которое подписывает договор, а также название документа, из которого следуют его полномочия на подписание договора.

1.3 Предмет договора, права и обязанности сторон

Эта часть договора содержит существенные условия договора:

Обязательства и права первой стороны по договору;

Обязательства и права другой стороны по договору;

Срок выполнения сторонами своих обязательств;

Место выполнения обязательств каждой из сторон;

Способ выполнения обязательств каждой из сторон.

1.4 Дополнительные условия договора

Этот раздел включает в себя такие условия, которые можно не обязательно предусматривать в договоре, однако их наличие существенно влияет на права и обязанности сторон, а также на порядок их выполнения.

Срок действия договора;

Способы обеспечения обязательств;

Условия досрочного расторжения договора в одностороннем порядке и порядок действий сторон при одностороннем расторжении договора;

Условия о конфиденциальности информации по договору;

Порядок решения споров между сторонами по договору.

1.5 Прочие условия договора

Определяют, какими законодательными (и прочими) документами, кроме договора, регулируются отношения сторон;

Условия о средствах и методах связи между сторонами;

Количество экземпляров договора;

Порядок исправлений текста договора.

Подписи представителей сторон.

2 Практическая часть

С целью сокращения потери времени на механическую работу и избегания ошибок, необходимо проанализировать структуру договора и разработать безошибочный алгоритм его заполнения и последующего хранения этих данных.

Техническое задание

Необходимо создать приложение в Excel, которое позволило бы внести быстро и безошибочно изменения в типовой договор, созданный в текстовом редакторе Word.

В создаваемом приложении:

ввод всех реквизитов контрагента происходит автоматически из имеющейся табличной базы данных клиентов предприятия;

ввод изменяемых данных в договор осуществляется не в текстовом редакторе, а в определенных формах в Excel, которые позволят внести необходимые изменения в договор быстро и без ошибок;

элементы изменяющихся данных (реквизиты и пр.), внесенных в создаваемые договора должны храниться в архиве, с помощью которого можно просмотреть любой, находящийся в нем договор;