Как отправить презентацию по почте

60 секунд: как отправить презентацию PowerPoint

Andrew Childress Last updated Oct 5, 2017

Russian (Pусский) translation by Yuri Yuriev (you can also view the original English article)

Когда, после завершения презентации, вы захотите поделиться ею со своими коллегами, вы, скорее всего, воспользуетесь emai. Но использование встроенной функции электронной почты PowerPoint может сэкономить ваше время.

Благодарим за это пособие. Загрузите БЕСПЛАТНО eBook: The Complete Guide to Making Great Presentations. Продолжите чтение после загрузки.

Примечание: в уроке использовался Simplicity PowerPoint Template. Выбирайте среди great PPT presentation templates на GraphicRiver или в Ultimate Guide to the Best Microsoft PowerPoint Templates.

Быстрая отправка презентации PowerPoint

Примечание: смотрите на скриншоты или следуйте комментариям к видео.

1. Нажмите Email в меню PowerPoint

В презентации PowerPoint перейдите в меню File и нажмите Share. Теперь щёлкните по Email слева. Давайте нажмём Send As Attachment.

Отправление презентации PowerPoint вложением.

2. PowerPoint откроет email client автоматически

PowerPoint откроет ваш почтовый клиент по умолчанию и вложит презентацию к письму. Вы можете добавить получателя и сообщение, чтобы быстро отправить его в виде вложения email. Это экономит ваше время на отдельное сохранение и отправку.

Отправка PowerPoint presentation письмом.

3. Или отправьте PowerPoint Presentation файлом PDF

Ещё один отличный способ — отправка файла PDF. Если у адресата нет PowerPoint на компьютере, это гарантирует просмотр. Вы можете сделать это, перейдя в то же меню, но на этот раз выберите Send As PDF.

Отправка PowerPoint в PDF.

Вы увидите тот же диалог, но на этот раз с PDF, прикрепленным к электронной почте.

Заканчивайте работу!

Это два совета по экономии времени, когда дело касается обмена презентациями PowerPoint и напряжённой работы с почтой.

Больше минутных уроков по PowerPoint

Изучайте наши PowerPoint tutorials и quick PPT video tutorials на Envato Tuts+. Большой выбор PowerPoint материалов, вроде этих коротких видео:

Делайте великие презентации (Free PDF eBook Download)

Это отличное пособие проведёт вас через весь процесс создания презентации. Учитесь писать презентацию, делать профессиональный дизайн и мощно её представлять.

Загрузите новую eBook: The Complete Guide to Making Great Presentations. Она бесплатна по подписке на Tuts+ Business Newsletter.

Способы отправки файла или документа по электронной почте

Почтовые клиенты позволяют пользователям обмениваться не только письмами, но и файлами разного характера. Отправить простой документ по электронной почте можно несколькими способами.

Как отправить файл по электронной почте

Пользователи используют разные почтовые сервисы для отправки не только простых писем, но и файлов. Отправка вложений в большинстве почтовиков происходит по одинаковой схеме.

Mail.ru

Для того, чтобы отправить документ Word или PDF помимо текста сообщения по электронной почте Mail.ru необходимо сделать следующее:

1. Зайти на сайт почтовика.
2. Ввести логин и пароль. При необходимости зарегистрироваться.
3. Кликнуть на кнопку “Написать”.
4. Прикрепить файл при помощи специальных кнопок в верхней панели письма под темой.
5. Указать путь к необходимому документу и дождаться загрузки.
6. Отослать сообщение обычным способом.

У Мейл.ру есть в наличии удобное облачное хранилища. Нужную информацию легко можно прикреплять к письму сразу из него. Стоит отметить, что если прикрепленное вложение с компьютера будет размером более 25 МБ, то оно будет отправлено в виде ссылки. Такие ссылки удаляются автоматически спустя некоторое время. Именно поэтому получателю необходимо скачать его сразу.

Яндекс.Почта

Отправка файла по электронной почте Яндекс происходит в следующем порядке:

и ввести логин и пароль.
1. Кликнуть на кнопку “Написать”.
2. Для прикрепления вложения к письму нажать на значок в виде скрепки.
3. Указать путь к папке с необходимым содержимым.
4. Дождаться загрузки выбранного на почтовый сервис.
5. Отослать письмо специальной кнопкой.

Помимо этого, в Яндексе есть отдельный сервис Диск. Это облачное хранилище тесно связано с почтовиком и отправка возможна прямо из него. Как и в случае с Майл.ру документы более 25МБ автоматически отправляются в виде ссылки.

Gmail.com

Отправить вордовский документ другому пользователю через данный почтовик можно следующим образом:

и войти в личный кабинет.
1. Кликнуть на кнопку “Написать”.
2. Заполнить все поля сообщения и на нижней панели нажать на скрепку.
3. Указать путь к документу на компьютере.
4. Подождать пока вложение загрузится.
5. Отослать послание с вложением.

Также вложения можно предварительно загрузить на виртуальный диск этого сервиса и прикрепить через специальную иконку в виде облака. Все документы размером превышающим 25МБ будут отосланы получателю в виде ссылки. Она генерируется почтовым сервисом.

Rambler

В отличие от других почтовиков, вложения на Рамблеме отправляются только одним способом:

и кликнуть “Написать”.
1. Нажать на скрепку для прикрепления документа.
2. Указать путь к необходимому на компьютере.
3. Отправить письмо после полной загрузки вложения.

Если такой способ для отправки не подходит, то пользователь может загрузить нужные данные на любое облачное хранилище и отправить ссылку в Рамблере.

Переслать файл

В некоторых случаях может понадобиться переслать файл, который был ранее получен по электронной почте. Во всех почтовых сервисах это происходит одинаково. Например, в Яндексе так:

1. Открыть письмо с вложением.
2. В нижнем окошке под сообщением кликнуть на ссылку “Переслать”.
3. Далее откроется окно с новым письмом, которое нужно просто отослать, предварительно указав адресата.

Как отправить папку

К сожалению, по почте нельзя переслать целую папку, просто прикрепив ее к письму. В таком случае рекомендуется предварительно ее заархивировать, что даст возможность добавить вложение в виде архива. Или поочередно прикреплять к посланию все содержимое папки.

Отправка по email в Word

Во всех программах пакета от Майкрософт есть функция отправки документов по почте, не выходя из приложения. Делается это следующим образом (рассмотрим на примере MS Word):

1. Открыть документ с необходимым содержимым для отправки.
2. На панели сверху кликнуть на “Настроить панель”.
3. В выпадающем меню кликнуть на “Другие команды”.
4. Найти функцию “Отправить получателю”.
5. Добавить ее на панель.
6. После клика на эту кнопку будет открываться почта, где необходимо ввести адрес получателя.

Также документы можно отправлять в виде вложений в разных форматах. Это делается путем перехода с меню “Файл” по ссылке “Отправить”.

Отправка из Windows

Мало кто знает, но разные файлы (видео, аудио, текстовые) можно отправить прямо с ОС Виндовс, не запуская браузер. Чтобы скинуть текстовый документ нужно выполнить следующие действия:

1. Найти файл, который требуется переслать.
2. Кликнуть на него правой кнопкой мышки.
3. Навести курсор на строку “Отправить”.
4. В следующем меню нажать на “Адресат”.

Единственное условие — должна быть установлена программа для отправки электронной почты.

Использует Outlook

Распространены также и специализированные программы, например, Microsoft Outlook. Отправка файла с подобного приложения происходит достаточно просто. Как правило, необходимо кликнуть на кнопку “Вложить” и выбрать документ.

Помимо этого, приложение автоматически интегрируется в список программ для отправки. Таким образом послать содержимое папки можно будет через контекстное меню “Отправить — Имя_приложения”.

Обмен файлами и слайд-шоу по электронной почте

С помощью Elements Organizer можно обмениваться файлами по электронной почте на всех трех поддерживаемых платформах: 32- и 64-разрядной версии Windows, а также Macintosh. Для обмена файлами можно использовать Gmail, Yahoo!, AOL или Microsoft или любые другие учетные записи электронной почты.

Настройка профиля электронной почты

Elements Organizer позволяет с легкостью настроить профиль электронной почты от поставщиков Gmail, Yahoo!, AOL или Microsoft. Для настройки профиля электронной почты от других поставщиков необходимо задать необходимые технические параметры.

Настройка профиля для поставщика с уже заданными параметрами

1. В Elements Organizer выберите Установки > Электронная почта .
2. Нажмите Создать .
3. Введите имя профиля . Выберите любое имя, по которому вы сможете определить свой профиль позже.
4. Выберите поставщика услуг из списка предварительно настроенных.
5. На экране «Настройки отправки по электронной почте» введите свое имя, адрес электронной почты и пароль.
6. Нажмите Проверить . После завершения проверки в Elements отобразится подтверждение.

Если компьютер защищен брандмауэром, для выполнения проверки брандмауэру необходимо разрешить связь через порты 465 и 587. Если отображается сообщение о том, что эти порты заблокированы, свяжитесь с системным администратором.

1. Нажмите кнопку OK .

Если при настройке почтового клиента вы получите сообщение об ошибке или столкнетесь с другой проблемой, ознакомьтесь со статьей Настройка электронной почты в Elements Organizer.

Настройка профиля для других поставщиков

При использовании почтового клиента от других поставщиков рекомендуется экспортировать медиафайлы, выбрав Файлы > Экспортировать как новые файлы, и предоставить доступ к экспортированным файлам, выполнив вход в учетную запись электронной почты в браузере. Дополнительные сведения об экспорте медиафайлов см. в статье Экспорт фотографий в папку.

1. В Elements Organizer выберите Установки > Электронная почта .
2. Нажмите Создать .

1. Введите имя профиля. Выберите любое имя, по которому вы сможете определить свой профиль позже.
2. В списке поставщика услуг выберите «Другие».
3. На экране «Настройки отправки по электронной почте» введите следующее:

• Ваш адрес электронной почты
• Ваше имя
• Пароль для почты
• Адрес сервера SMTP для поставщика сервиса электронной почты
• Номер порта SMTP, используемый поставщиком сервиса электронной почты
• Используемый поставщиком сервиса электронной почты протокол безопасности соединения (SSL/TLS, STARTTLS или без протокола)

1. Нажмите Проверить . После завершения проверки в Elements отобразится подтверждение.

Если компьютер защищен брандмауэром, для выполнения проверки брандмауэру необходимо разрешить связь через порты 465 и 587. Если отображается сообщение об ошибке, свяжитесь с системным администратором.

1. Нажмите кнопку ОК .

Если при настройке почтового клиента вы получите сообщение об ошибке или столкнетесь с другой проблемой, ознакомьтесь со статьей Настройка электронной почты в Elements Organizer.

Обмен файлами по электронной почте

1. Выберите медиафайлы в сетке Elements Organizer.
2. На панели справа выберите Общий доступ > Электронная почта .
3. Изображения не в формате JPEG можно преобразовать перед отправкой. Нажмите Конвертировать фото в формат JPEG .
4. Выберите максимальный размер медиафайла для отправки по электронной почте. Выберите Использовать исходный размер , чтобы отправить медиафайл в исходном размере.
5. На шкале от 0 (низкое) до 12 (максимальное) выберите качество изображения для отправки по электронной почте.
6. Нажмите Далее .
7. Выберите одного или нескольких получателей из адресной книги Elements.

Если вы используете Microsoft Outlook (Windows) или Mail/Microsoft Outlook/Entourage (Macintosh), можно оставить поле Выберите получателей пустым. Если вы используете какой-либо другой почтовый клиент, необходимо указать по крайней мере одного получателя.

1. Заполните строку Тема письма электронной почты.
2. При необходимости измените сообщение по умолчанию.
3. Нажмите Далее . Если вы используете Microsoft Outlook (Windows) или Apple Mail/Microsoft Outlook/Entourage (Mac), в приложении Elements открывается почтовый клиент с предварительно набранным сообщением.
4. Отправьте сообщение после внесения необходимых изменений.

Обмен слайд-шоу PDF по электронной почте

Слайд-шоу PDF можно отправлять по электронной почте так же, как и отдельные изображения.

1. Выберите нужные изображения из сетки Elements Organizer.
2. На правой панели выберите Общий доступ > Слайд-шоу PDF .
3. Выберите максимальный размер медиафайла для отправки по электронной почте. Выберите Использовать исходный размер , чтобы отправить медиафайл в исходном размере.
4. На шкале от 0 (низкое) до 12 (максимальное) выберите качество изображения для отправки по электронной почте.
5. Присвойте имя файлу PDF.
6. Нажмите Далее .
7. Выберите одного или нескольких получателей из адресной книги Elements.

Если вы используете Microsoft Outlook (Windows) или Mail/Microsoft Outlook/Entourage (Macintosh), можно оставить поле Выберите получателей пустым. Если вы используете какой-либо другой почтовый клиент, необходимо указать по крайней мере одного получателя.

Как отправить электронный документ по почте

3.8 Оценок: 5 (Ваша: )

Хотите иметь возможность исправить любой электронный документ?
Скачайте лучший современный редактор PDF!

Как подготовить ПДФ-файлы к отправке

Почтовые сервисы работают со всеми форматами, однако в офисной и учебной среде наиболее популярным считается PDF. Это расширение, которое позволяет одним файлом пересылать текст и фото. При этом все загруженные данные упорядочены, как в вордовских документах. По сравнению с последними ПДФ имеет важное преимущество: формат позволяет безопасно распоряжаться данными. Файл с этим расширением защищается от копирования и редактирования, часть сведений позволяется скрыть, а добавление метаданных поможет сохранить информацию об авторстве.

PDF – нестандартный формат. Его использование является одним их вариантов, как отправить фото по электронной почте с компьютера, но более активно расширение применяется для пересылки документации. Чтобы открывать, создавать и редактировать подобные файлы, нужно специальное программное обеспечение. Лучший софт для работы с ПДФ на данный момент – PDF Commander.
Приложение позволяет:

• Создавать и редактировать документы.
• Открывать ПДФ-файлы с рабочего стола.
• Объединяться несколько документов в один.
• Конвертировать PDF в форматы изображений: JPG, PNG, BMP, TIFF и другие.
• Защищать информацию установкой паролей и скрытием отдельных фрагментов.
• Ставить электронные подписи.

PDF Commander умеет включать в документ комментарии и закладки, текстовую информацию (шрифт, размер, расположение поддаются изменению), загружать картинки. В программу включена коллекция штампов, добавлять которые можно прямо в окне редактора. Если весь документооборот в компании осуществляется в электронном виде, полезно знать, как поставить цифровую подпись в электронный документ. В программе есть и данная функция.

Как заархивировать документы

Если вам предстоит отправить несколько тяжелых документов (зачастую это фотографии), с пересылкой возникнут проблемы: в почтовых сервисах есть ограничения на общий размер или количество файлов. Не все пользователи обладают интернет-соединением, позволяющим скачать все данные достаточно быстро. Что делать, если ваша документация слишком много весит? Рассмотрим способ решения.

Отправляете папку с несколькими десятками изображений? Хорошим решением станет заархивировать ее. Для этого используются такие программы, как WinRAR или 7-Zip. Архив представляет собой единый файл, содержащий в себе произвольное число документов любого формата. Он сохраняет файловую структуру (то есть, если в директории есть папки, в архиве они сохранятся) и, что самое важное, снижает размер документов.

Разберемся, как быстро сжать PDF большого размера. На компьютере должна быть установлена одна из программ-архиваторов. Для примера используем WinRAR.

1. В Проводнике находим директорию, содержимое которой требуется отправить. Кликаем по ней правой кнопкой мышки, выбираем Добавить в архив.
2. Появляется окно, в котором можно задать название и формат. В качестве последнего рекомендуется ZIP: это универсальное расширение, которое открывается практически всеми архиваторами.

Как послать ПДФ документ через почтовые сервисы

При ведении деловой переписки общение зачастую идет рука об руку с пересылкой документации. Отправка осуществляется почтовыми сервисами: файлы прикрепляются напрямую к сообщению, без ссылки на сторонние файлообменники. Рассмотрим, как скинуть документ при помощи популярных в РФ электронных почт: Gmail, Mail.ru и других.ы

Gmail

1. Перед тем, как отправить ПДФ файл по электронной почте, заходим в Google-аккаунт. К нему привязан адрес нашего e-mail. Если аккаунта нет, регистрируемся. Много времени это не займет.
2. Попав на страницу Gmail, обнаруживаем в верхнем левом углу (если вы зашли с компьютера) кнопку Написать.

С телефона отправка документов выглядит примерно так же. Google разработала специальное приложение для Android и iOS, позволяющее просматривать почту и отправлять письма. Интерфейс в нем интуитивно понятен.

Mail.ru

1. Вводим логин (который в то же время является адресом электронной почты) и пароль.
2. На главной странице кликаем Написать письмо.
3. В поле Кому вводим адрес получателя электронного письма. Ниже указываем название и пишем само сообщение.
4. Чтобы добавить документ, кликаем Прикрепить файл. Указываем его расположение на диске.

Яндекс

Разберем, как переслать документ по электронной почте самым популярным в России онлайн-сервисом.

1. Регистрируем учетную запись Яндекс.
2. На главной странице находим сервис Почта.
3. Под логотипом Яндекс обнаруживаем кнопку Написать.
4. Пишем адрес, тему, само письмо.
5. Для добавления документа кликаем по значку в виде скрепки. Выбираем Файлы с компьютера.

Rambler

1. Регистрируем аккаунт Рамблер. Потребуется ввести фамилию и имя, желаемый e-mail, пароль и дату рождения.
2. Жмем Написать на главном экране почтового сервиса.

В каких ещё форматах можно отправить электронную документацию

Формат ПДФ достаточно распространен, однако у некоторых пользователей возникнут проблемы с его открытием. Разберем несколько альтернативных способов пересылки файлов:

• Doc/Docx. Word используется повсеместно, так как пакет Microsoft Office установлен на компьютер практически каждого.
• Изображения. Картинки открываются без установки стороннего софта. PDF Commander умеет преобразовывать ПДФ-документы в форматы растровых изображений. В таком виде можно и распечатать ПДФ-документ на принтере, чтобы передать ксерокопию лично другому человеку.

Изображения и вордовские документы можно так же легко отправлять почтовыми сервисами, как и ПДФ-файлы. Последовательность действий остается прежней.

Как отправить по электронной почте сканы документов

Используя принтер со встроенным сканером, можно не только обзавестись копией необходимой документации, распечатанной на бумаге. Отсканированные данные также позволяется получить в электронном виде. Как правило, для сохранения сканов на жестком диске применяются форматы изображений: JPEG, PNG и прочие. Существуют два способа, как отправить скан на почту:

• С помощью программы на ПК.
  Тут не будет четкой инструкции, потому как у каждого производителя и даже модели алгоритм действий немного отличается. Нам нужно подключить принтер к ПК и установить официальные драйвера. С ними должен идти софт для сохранения сканов. Запустив программу, вы активируете сканер: он создаст на жестком диске цифровую копию документа. Отправляйте его по почте так же, как и любой другой файл.
• Напрямую через функционал сканера.
  Разберем, как отсканированный документ отправить по электронной почте, используя функционал принтера. Современные модели позволяют сделать это без переноса файла на ПК. Положите документ в сканер, в интерфейсе найдите пункт отправки электронных писем, после чего выберите адрес из списка контактов.

Заключение

В офисной среде важно умение правильно работать с электронной документацией. Мы рассмотрели, как отправлять письма на ПК других пользователей, в каких форматах можно пересылать важные документы. Для работы с ПДФ рекомендуем PDF Commander — эта программа поможет создать или отредактировать документ, а также объединить несколько файлов для подготовки к отправке. Опробуйте софт в деле, скачав его бесплатно с нашего сайта.