Технология создания таблиц на примере базы данных “Учебный процесс”
Рассмотрим последовательность необходимых действий при создании файла и таблиц базы данных на примере проекта базы данных “Учебный процесс’.
Для создания файлы базы данных выполним команду меню Файл|Создать (File|Create). В окне Создание (New) выберем вкладку Общие (General) и щелкнем кнопкой мыши на значке Базы данных (Blank Database). В окне Файл новой базы данных (File New Database) зададим имя файла новой БД – Учебный процесс.mdb. Опре¬делим папку, в которой будет размещен этот файл.
Создание таблицы
В соответствии с технологией проектирования реляционной БД структура каждой таб¬лицы базы данных “Учебный процесс’ должна определяться составом реквизитов соот¬ветствующего информационного объекта в ИЛМ.
Основные параметры структуры таблицы, соответствующей информационному объекту ГРУППА, представлены ниже в табл. 3.1.
Создание структуры таблицы группа
Начнем создание таблицы ГРУППА с определения ее структуры в режиме конструктора таблиц. В окне базы данных (см. рис. 3.3) выберем объект Таблицы (Tables) и нажмем кнопку Создать (New). В окне Новая таблица (New Table) (см. рис. 3.4) выберем строку Конструктор (Design View).
В соответствии с приведенными в табл. 3.1 проектными параметрами структуры для таблицы ГРУППА в окне конструктора Таблица1:таблица (см. рис. 3.15, 3.16) нужно:
В столбец Имя поля (Field Name) ввести в нужной последовательности имена полей НГ, КОЛ, ПБАЛЛ
В столбце Тип данных (Data Type) выбрать нужный тип данных для каждого поля, используя кнопку списка
На вкладке Общие (General) задать свойства полей (рис. 3.15):
Размер поля (Field Size), нажав в нем кнопку списка:
для текстового поля НГ зададим размер поля 3
для числового поля КОЛ выберем значение Байт (Byte), определяющее длину целого числа, достаточную для размещения максимального значения поля (40 студентов в группе)
для числового поля ПБАЛЛ выберем Одинарное с плавающей точкой (Single)
Формат поля (Format) для поля ПБАЛЛ – Фиксированный (Fixed)
Число десятичных знаков (Decimal Places) для поля ПБАЛЛ – 2
Подпись (Caption), Условие на значение (Validation Rule), Сообщение об ошибке (Validation Text) – для каждого из полей выберем, как указано в табл. 3.1
Создание источника данных для слияния в Word
Теперь нужно создать источник данных слияния (адресов и фамилий получателей письма).
1. В разделе Выбор получателей окна Слияние области задач выберите пункт Создание списка (рис. 8.6).
Рис. 8.6. Окно Выбор получателей мастера Слияние
2. Щелкните на команде Создать в разделе Создание списка. Откроется окно диалога, показанное на рис. 8.7.
Источник данных слияния представляет собой базу данных, состоящую из записей, на основе каждой из которых с помощью главного документа будет сгенерирован конкретный экземпляр письма. Все записи имеют одинаковые поля данных.
Некоторые наиболее распространенные поля заранее внесены в список окна создания источника данных. Вы можете удалить из базы данных ненужные поля и добавить свои собственные.
Рис. 8.7. Создание источника данных
Другие пункты раздела Выбор получателей позволяют выбрать в качестве источника данных имеющуюся базу данных, ранее созданную в Word или в приложении типа Access, либо адресную книгу.
Примечание Наличие в источнике данных лишних полей никак не влияет на результат слияния, но замедляет работу программы.
3. Щелкните на кнопке Настройка. Откроется окно диалога, пока занное на рис. 8.8.
4. Выделите пункт Обращение.
5. Щелчком на кнопке Удалить сотрите выделенное поле.
Рис. 8.8. Настройка полей источника данных
Рис. 8.9. Окно диалога Получатели слияния
6. Повторяя шаги 4 и 5, удалите все поля, кроме Имя, Фамилия, Организация, Адрес 1 и Индекс.
7. Щелкните на кнопке ОК.
8. Щелкните на кнопке Закрыть окна диалога Создание источника данных.
9. В открывшемся окне диалога сохранения документа введите имя Гости и щелкните на кнопке Сохранить. Появится показанное на рис. 8.9 окно диалога Получатели слияния, в котором в настоящее время нет ни одной записи.
10. Вам обязательно придется когда-нибудь ввести информацию в источник данных. Щелкните на кнопке Изменить. , чтобы сделать это сейчас. Откроется форма для ввода данных. Давайте добавим несколько записей. Позже слияние сгенерирует ровно столько копий главного документа, сколько записей имеется в источнике данных.
11. Заполните поля формы.
12. Чтобы добавить еще одну запись, щелкните на кнопке Создать запись.
13. Введите еще несколько записей, перенеся в них информацию, представленную в табл. 8.1.
История вопроса
Както раз после подведения итогов олимпиады, когда участникам требовалось разослать письмами с результаты по сданным (или не сданным) предметам, я заметил, что девушка сидит и руками вносит в шаблон письма результаты экзамена, ФИО школьника и прочую информацию. Перед ней лежало несколько распечатанных из Excel листов с фамилиями и оценками. Copy-Paste, Ctrl+C — Ctrl+V, перевод ФИО из именительного в родительный падеж и так уже была проделана работа с половиной первого из трех листов с данными. Сколько по вашему она могла бы еще просидеть копируя данные, а потом проверяя результат? Думаю довольно долго, да и ошибок было бы не мало. А ведь ей потом предстояло еще подписывать почтовые конверты. Мне стало жалко ее времени и за несколько минут я показал, как можно с помощью простых средств этот процесс автоматизировать. После небольшого экскурса ее работа была закончена за 20 минут.
В этом уроке я покажу Вам как можно быстро создавать документы (письма, приглашения) затрачивая на это минимум времени. В разных версиях языках этот описываемый процесс называется по-разному. Так в русском это «Слияние», а в английском — «Merge».
Надеюсь, что «письма счастья» от пенсионного фонда, налоговые уведомления создаются таким же способом 🙂
Инструменты
Для создания документов нам понадобится OpenOffice Writer. В нем мы будем создавать шаблон письма. Понадобиться так же OpenOffice Calc. В нем мы создадим базу с фамилиями и адресами тех лиц, которых мы, например, хотим пригласить на вечеринку. Вместо программ из пакета OpenOffice легко могут использоваться MS Word и Excel. База данных может легко лежать в MS Access. И так, приступаем.
Создание базы данных
База данных — это ничто иное как таблица в MS Excel или OpenOffice Calc, где данные располагаются в столбцах, а первая строка используется для именования столбцов. Заведем, например, столбцы «ФИО», «город», «индекс», «адрес». Введем данные и сохраним файл на диск.
В качестве баз данных могут использоваться и другие источники, например адресная книга Outlook, или база данных MS Access.
Создание шаблона письма
С созданием шаблона письма дело обстоит чуть сложнее. Поскольку в шаблон будут данные из таблицы (нашей базы данных) подставляться как есть, то и письмо надо писать соответствующим образом. Если у вас в базе данных ФИО идет в именительном падеже, то вряд ли Вам удастся использовать это поле в обращении «Дорогой, <ФИО>!» и для конверта в строке «Кому: <ФИО>». В последнем случае ФИО будет смотреться несколько коряво.
Составляя шаблон письма я рекомендую начать с составления письма какому-то реальному человеку. Можно самому себе. Затем в нем выделить цветом те данные, которые Вы будете брать из базы данных и заменить их на соответствующие поля. Перед тем как заменять выделенный текст на поле рекомендую обратить внимание на то, с какой буквы должно начинаться поле в базе данных (строчной или прописной). Конечно, можно составлять шаблон сразу с полями, но тогда Вы можете не заметить некоторых ляпов, как нестыковка падежей.
Уже в приведенном шаблоне видно, что нам потребуется ФИО в родительном падеже и поле, содержащие только имя и отчество. С первым полем мы можем заменить «Кому» на «Получатель» и тогда ФИО в именительном падеже нас вполне устроит. Со вторым полем все несколько сложнее и нам придется завести в базе данных еще один столбец и заполнить его соответствующими данными. В одном из следующих уроков я расскажу как это сделать автоматически, а пока будем считать что такое поле у нас уже есть.
Для вставки поля и привязки шаблона к базе данных необходимо выполнить следующую последовательность действий. В OpenOffice Writer выбрать базу данных
Затем в нужное место вставить поле из подключенной базы данных. Для этого нажать Ctrl+F2, или в меню «Вставка» выбрать пункт «Поля» и «Другое». В открывшемся окне выбрать вкладку «Базы данных», в типе поля выбрать «Mail Merge fields», из базы данных выбрать соответствующее поле и нажать «Вставит». Собственно базу данных можно также выбрать в этом окне.
После того как одно поле вставлено, можно не закрывая текущего окна выделить текст для замены на следующего поля, выбрать поле и снова нажать «Вставить». И так для каждого из полей.
Для MS Word ситуация в чем-то похожа и, возможно, более удобна. После создания таблицы в MS Excel, запускаем MS Word и переходим на вкладку «Рассылки». На этой вкладке можно увидеть тре необходимых шага: «Начало слияния», «Составление документа и вставка полей» и «Завершение». Есть еще промежуточный шаг «Просмотр результата», но он является опциональным.
И так работа начинается с выбора документа. Это могут быть письма, наклейки, обычный документ Word. Тут же можно запустить мастер слияния, который проведет Вас через все стадии этого процесса. Следующий шаг — выбор получателя, то есть базы данных. Здесь Вы можете выбрать готовую базу данных (например, созданную на предыдущем этапе таблицу MS Excel), или создать новый список. После того как список выбран, становятся активными кнопки «Вставит поле слияния», «Изменить список получателей» и пр. Через диалог «Изменить список получателей», который открывается соответствующей кнопкой, можно выбрать из всего списка только необходимые для слияния записи.
Далее начинаем составлять шаблон письма и после того как оно написано заменяем блоки текста, на соответствующие поля в базе данных.
При вставке полей мне кажется удобным подсветить все поля серым цветом, кликнув по кнопке «Выделить поля слияния». В противном случае, если таких полей много, то их можно потерять в тексте.
И так, шаблон готов.
Генерация писем
Последний этап — генерация писем. В OpenOffice для этого в меню «Инструменты» выбираем «Mail Merge Wizard. » и проходим все предлагаемые шаги по объединению нашего шаблона с базой данных.
В диалоговом окне мы видем, что из предложенных 8 пунктов нам некоторые пункты выполнять не придеться. Так документ мы уже создали и редактировать его нам не надо, блок адреса мы тоже уже вставили. Но давайте по-порядку.
Сначала выбираем, что создаем письма на основе текущего документа и жмем «Далее» внизу окна. Вторым пунктом выбираем будет ли у нас это бумажное письмо или e-mail. Для того, чтобы письмо можно было сохранить в файл следует выбрать первое. Жмем «Далее». Третим пунктом нам предлагают создать блок адреса, но поскольку мы его создали руками, то снимаем все галочки и переходим к следующему шагу. Здесь нам предлагают вставить обращение, но оно у нас тоже уже есть, поэтому жмем «Далее». Шестым пунктом можно отредактировать документ, посмотреть на документ со вставленными из базы данных полями и, если надо, какие-то поля исключить.
На шаге 7 предлагается отредактировать каждый из созданных в результате соединения шаблона с базой данных файлов. И наконец на последнем, 8 шаге, можно выбрать что сделать с полученными документам. Можно сохранить, распечатать или отправить по e-mail. При этом можно сохранять все документы в один файл, или каждый документ отдельно.
В MS Word процесс слияния заканчивается нажатием кнопки «Найти и объединить».
Из выпадающего меню очевидно, что все письма можно напечатать и послать через e-mail, но не очевидно, что все их можно сохранить в файл. Для сохранения надо выбрать первы пункт — «Изменить отдельные документы». При этом откроется новый документ, в котором каждое новое письмо будет располагаться с новой странице, а тут уже этот файл можно и сохранить.
Заключение
И так, в этом уроке Вы узнали как используя инструмент слияния создавать документы на основе шаблона. Давайте кратко запишем последовательность действий:
Создание интегрированных документов на основе извлечения данных из внешних источников
Способы внедрения данных из Microsoft Access в Word
Для извлечения информации из базы данных Access или другого источника данных следует применять запросы для отбора и сортировки полей и записей. Чтобы обеспечить обновление данных, необходимо создать связь с данными Microsoft Access. При каждом изменении данных в Microsoft Access их копия будет автоматически обновляться в документе Microsoft Word.
Процесс внедрения данных из базы данных Access в документ Word можно выполнить с помощью следующих процедур:
- 1. С помощью панели инструментов База данных или поля Database.
- 2. Путем публикации таблиц из Microsoft Access.
- 3. С помощью слияния документов.
- 4. С помощью Microsoft Query.
- 5. Мастера подключения данных.
- 6. Путем экспорта данных.
Некоторые из способов внедрения данных (публикация, экспорт) были изложены в предыдущих разделах. Поэтому ниже рассматриваются только некоторые из них.
Вставка данных с помощью панели инструментов База данных или поля Database
Для вставки объекта базы данных Microsoft Access в существующий документ необходимо выполнить следующие действия:
БД1. В документе Microsoft Word выбрать место для вставки содержимого таблицы или запроса.
БД2. Отобразить панель инструментов Базы данных, а затем нажать кнопку Добавить базу данных (рис. 3.22).
Рис. 3.22. Панель инструментов Базы данных
БДЗ. В появившемся на экране диалоговом окне База данных (рис. 3.23) нажать кнопку Получить данные.
Примечание. Диалоговое окно База данных отображается также после выбора поля Database с помощью команды Поле из меню Вставка.
Рис. 3.23. Диалоговое окно База данных
В результате на экране появится диалоговое окно Выбор источника данных (аналог окна Открыть), в котором можно выбрать один из следующих способов извлечения данных:
- • открыть файл на локальном диске;
- • воспользоваться командой Microsoft Query;
- • применить мастер подключения данных.
Воспользуемся первым способом. Пусть база данных расположена на диске Е:. Тогда в диалоговом окне Выбор источника данных необходимо:
- • в поле Тип файлов из раскрывающегося списка выбрать База данных Access;
- • с помощью списка Папка перейти на диск и открыть папку, которая содержит файл базы данных;
- • выделить файл и нажать кнопку Открыть.
БД4. На экране появится окно Преобразование источника данных (рис. 3.24), в котором необходимо выбрать раздел Файлы базы данных OLE DB и нажать
Преобразование источника данный
Тип источника данных:
Базы данных MS Access с помощью DOE (*.mdb;*.mde)
База данных MS Access с помощью ODBC (*.mdb)
TrioMotors с помощью ODBC (*.mdb)
Г Показать все OK I Отмена
Рис. 3.24. Диалоговое окно Преобразование источника данных
кнопку ОК.
БД5. Следующий этап сводится к выбору таблицы (рис. 3.25). После нажатия кнопки ОК снова появится окно База данных (рис. 3.26), в котором можно выполнить одну из процедур:
3.2. Вставка данных при помощи панели База данных или поля Database
Рис. 3.25. Диалоговое окно Выделить таблицу
Рис. 3.26. Диалоговое окно База данных
• вставить данные в документ.
БД6. Нажать кнопку Вставить.
В результате в документ будет вставлена таблица базы данных (табл. 3.5). В табл. 3.5 можно добавить итоговые показатели: общий объем поставок и сумму оплаченной продукции. Для этого следует воспользоваться процедурой, описанной в пункте 2.6.2.3. гл. 2 этого раздела. Результаты приведены в последней строке табл. 3.5.
Цена_за_тонну
Цена_за_тонну
Объем поставок
На шаге БД5 можно задать условия отбора и сортировки записей в источнике данных. Для этого следует нажать кнопку Отбор записей в диалоговом окне База данных (рис. 3.26) и затем выполнить следующие действия:
фтбор записей Портировка записей | Выбор долей |
Рис. 3.27. Диалоговое окно Отбор записей
ОТ1. В диалоговом окне Отбор записей (рис. 3.27) перейти на вкладку Отбор записей.
ОТ2. Задать условия отбора. На рис. 3.27 задан критерий отбора: «Отобрать все сведения по поставкам патиссонов или по региону-получателю Сибирь».
ОТЗ. Нажать кнопку ОК. На экране снова появится диалоговое окно База данных.
ОТ4. Активизировать кнопку Вставить данные. На экране откроется диалоговое окно Вставка данных, в котором можно задать вставку всех данных (переключатель Все) или диапазона данных, выбрав параметр с. Далее следует указать начало и конец диапазона. После нажатия кнопки ОК отобранные данные будут внедрены в документ.
Пример отбора данных согласно критерию, указанному на шаге ОТ2, показан в табл. 3.6.