Как в экселевских файлах одновременно удалить информацию

Как в экселевских файлах одновременно удалить информацию

1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

1. Вкладка «Данные». «Подключения».
2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

1. Открываем меню Microsoft Office.
2. Нажимаем «Открыть».
3. Выбираем общую книгу.
4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

1. Почистить либо удалить журнал изменений.
2. Почистить содержимое файла.
3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Как отключить режим совместного доступа в Excel

1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.

Повторяющиеся значения в Excel: как удалить дубликаты, или просто найти и выделить

С популяризацией компьютеров за последние 10 лет — происходит и популяризация создания отчетов (документов) в программе Excel.

И в любом относительно большом документе встречаются повторяющиеся строки, особенно, если вы его собрали из несколько других таблиц. Эти дубли могут очень мешать дальнейшему редактированию таблицы, а потому их нужно либо выделить, либо вообще удалить.

Собственно, ко мне ни раз и ни два обращались с подобными вопросами, и я решил оформить работу с дубликатами в отдельную небольшую статью (которую вы сейчас читаете). Приведу самые часто-встречаемые задачи, и покажу их решение.

Примечание : все примеры ниже будут представлены в Office 2016/2019 (актуально также для Office 2013, 2010, 2007). Рекомендую всегда использовать относительно новые версии Office: в них и быстрее работать, и проще.

Простое авто-удаление дублей строк

Представим одну из самых популярных задач: есть список строк с ФИО людей, в строках много совпадений, нужно оставить только уникальные значения (кстати, это просто пример, все совпадения с реальными людьми — случайны) .

Задачка проиллюстрирована на скриншоте ниже (это пример: понятно, что 2 строки можно удалить и руками, но в реальности же строк может быть и 2000, и 20000, где «руки» будут бессильны. ).

Как удалить дубликаты в Excel при помощи таблиц

Таблицы Excel – это не обычные диапазоны. Ими служит набор данных, с которым можно осуществлять самые разные действия, в том числе, и удаление дубликатов. Важно понимать, что ячейки, которые содержат одинаковые на первый взгляд значения, могут на деле оказаться разных форматов. Очевидно, что Excel может подумать, что они разные, хотя по факту они являются одинаковыми.

Чтобы убрать дубликаты ячеек в таблицах Excel, необходимо знать, как это делается. А проще всего в этом разобраться на конкретных кейсах, что мы сейчас и будем делать.

Удаление дубликатов с помощью таблиц

Для начала надо научиться создавать умные таблицы. Давайте предположим, что мы создали документ, в котором есть диапазон с дублирующимися значениями. Причем форматы этих ячеек отличаются друг от друга количеством знаков после запятой.

Устранять дубликаты можно несколькими способами.

Чтобы сделать это, базируясь на содержимом колонки с текстом, необходимо выполнить следующие действия:

1. Превратить диапазон в умную таблицу. Чтобы это сделать, достаточно просто нажать комбинацию клавиш CTRL + T. 1
2. Далее достаточно нажать по пункту «Удалить дубликаты», который находится на вкладке «Конструктор». 2
3. Чтобы удалить дубликаты, нужно предварительно выключить проверку по четвертому столбцу (или, естественно, тому, который соответствует вашему случаю). 3
4. Теперь строки с одинаковыми значениями были убраны из таблицы.

Проверку по столбцу очень важно не забыть выключить, поскольку в ином случае данные не будут удалены.

Удаление повторяющихся значений в Excel (версии от 2007 года)

Допустим, нами была создана таблица, где имеется три колонки. Они содержат ячейки с одинаковыми показаниями, которые нужно убрать. Первый шаг – выделение той области, где есть повторяющиеся ячейки. Есть возможность удалить выделить самые разные диапазоны, включая отдельные столбцы или целую таблицу.

Затем делаем левый клик мышью по вкладке «Данные», и на ней находится кнопка «Удалить дубликаты».

4

Может быть так, что в таблице есть строка с заголовками. В этом случае нужно поставить соответствующий флажок в открывшемся окне. В нем также нужно выбрать те столбцы, в которых надо искать повторяющиеся значения.

5

После того, как клавиша ОК будет нажата, все строчки, содержащие дубликаты, убираются.

С помощью этой функции можно удалять ячейки, дублирующие ряды, в полной мере. Впрочем, если была выделена только часть колонок, то все равно уберутся строки, в которых записаны повторяющиеся значения.

Расширенный фильтр для удаления дубликатов

Есть еще один метод удаления ячеек, содержащих одинаковую информацию – расширенный фильтр. Чтобы его применить, нужно выбрать какую-угодно ячейку, находящуюся внутри требуемого диапазона, после чего открыть вкладку «Данные». Нас там интересует кнопка «Дополнительно».

6

После того, как она будет нажата, откроется окно, где следует выставить опцию «Скопировать результат в другое место», а там, где нужно записать исходный диапазон, надо его указать. Также в этом окошке есть поле «Поместить результат в диапазон», с помощью которого можно задать первую ячейку для будущего диапазона. После этого нужно включить отображение лишь уникальных значений, после чего подтвердить свои действия.

7

Теперь перед нами появляется таблица с отфильтрованными данными. В ней будут отображаться лишь те значения, которые являются уникальными. Мы так сделали с помощью соответствующей кнопки в предыдущем шаге.

Важно! Этот способ не убирает повторы полностью, а просто их скрывает.

8

Как выделить дубликаты с помощью условного форматирования (2007+)

Можно также осуществить выделение всех имеющихся дубликатов и убрать их вручную. Для этого можно воспользоваться функцией, которая называется условным форматированием. В качестве первого шага служит выделение таблицы, где нужно осуществить поиск повторяющихся значений. Для этого необходимо найти группу «Стили» на вкладке «Главная», и там найти «Условное форматирование».

Далее следует выбрать непосредственно критерии, по которым будет выделение осуществляться. Нас интересует правило «Повторяющиеся значения».

9

После этого появится окошко, где можно осуществить более гибкую настройку.

Важно учитывать, что в этом случае форматироваться будет исключительно определенная ячейка колонки, а не строки. Поэтому может быть ситуация, когда повторяющиеся значения одного столбца будут залиты Excel, хотя они не являются уникальными.

Наглядно можно этот эффект увидеть на этом скриншоте.

10

Сводные таблицы для обнаружения повторяющихся значений

Сводная таблица – это еще один инструмент Excel, использование которого возможно для удаления дублей. Давайте откроем таблицу, которая находится выше (ту, которая с тремя столбцами, и сделаем еще один). Назовем его «Счетчик». В качестве содержимого ячеек будем использовать единицу. После этого вся таблица выделяется. Далее ищем кнопку «Сводная таблица». Найти ее можно на вкладке «Вставка».

11

Далее нужно настроить таблицу. Сперва открывается поле «Название строк», где размещается три столбца. Затем в качестве содержимого поля «Значения» выбираем колонку, в которой будет располагаться счетчик.

После этого будет сгенерирована таблица, где те записи, которые содержат число, превышающее единицу, будут обозначать дубликаты. При этом сама цифра будет показывать, сколько значений повторяется. Чтобы было более понятно, давайте сделаем сортировку значений по колонке «Счетчик», чтобы все дубликаты находились вместе.

12

Поиск и выделение дубликатов цветом

Чтобы выделить дубликаты на фоне других ячеек каким-то цветом, надо использовать условное форматирование. Этот инструмент имеет множество функций, в том числе, и возможность выставлять цвет для обнаруженных дубликатов.

В одном столбце

Условное форматирование – это наиболее простой способ определить, где находятся дубликаты в Excel и выделить их. Что нужно сделать для этого?

1. Найти ту область поиска дубликатов и выделить ее. 13
2. Переключить свой взор на Панель инструментов, и там развернуть вкладку «Главная». После нажатия на эту кнопку появляется набор пунктов, и нас, как уже было понятно исходя из информации выше, интересует пункт «Повторяющиеся значения». 14
3. Далее появляется окно, в котором нужно выбрать пункт «Повторяющиеся» и нажать на клавишу ОК. 15

Теперь дубликаты подсвечены красным цветом. После этого нужно их просто удалить, если в этом есть необходимость.

В нескольких столбцах

Если стоит задача определить дубликаты, расположенные больше, чем в одной колонке, то принципиальных отличий от стандартного использования условного форматирования нет. Единственная разница заключается в том, что необходимо выделить несколько столбцов.

Последовательность действий, в целом, следующая:

1. Выделить колонки, в которых будет осуществляться поиск дубликатов.
2. Развернуть вкладку «Главная». После этого находим пункт «Условное форматирование» и выставляем правило «Повторяющиеся значения» так, как это было описано выше.
3. Далее снова выбираем пункт «Повторяющиеся» в появившемся окошке, а в списке справа выбираем цвет заливки. После этого кликаем по «ОК» и радуемся жизни. 16

Дубликаты строк

Важно понимать, что между поиском дублей ячеек и строк есть огромная разница. Давайте ее рассмотрим более подробно. Посмотрите на эти две таблицы.

17 18

Характерная особенность тех таблиц, которые были приведены выше, заключается в том, что в них приводятся одни и те же значения. Все потому, что в первом примере осуществлялся поиск дубликатов ячеек, а во втором видим уже повторение строк с информацией.

Итак, что нужно сделать для поиска повторяющихся значений в рядах?

1. Создаем еще одну колонку в правой части по отношению к таблице с исходной информацией. В нем записывается формула, которая выводит объединенную информацию со всех ячеек, входящих в состав строки. =A2&B2&C2&D2
2. После этого мы увидим информацию, которая была объединена. 19
3. После этого следует выбрать дополнительную колонку (а именно, те ячейки, которые содержат объединенные данные).
4. Далее переходим на «Главная», а затем снова выбираем пункт «Повторяющиеся значения» аналогично описанному выше.
5. Далее появится диалоговое окно, где снова выбираем пункт «Повторяющиеся», а в правом перечне находим цвет, с использованием которого будет осуществляться выделение.

После того, как будет нажата кнопка «ОК», повторы будут обозначены тем цветом, который пользователь выбрал на предыдущем этапе.

Хорошо, предположим, перед нами стоит задача выбрать те строки, которые располагаются в исходном диапазоне, а не по вспомогательной колонке? Чтобы это сделать, нужно предпринять следующие действия:

1. Аналогично предыдущему примеру, делаем вспомогательную колонну, где записываем формулу объединения предыдущих столбцов. =A2&B2&C2&D2
2. Далее мы получаем все содержащиеся в строке значения, указанные в соответствующих ячейках каждой из строк. 20
3. После этого осуществляем выделение всей содержащиеся информации, не включая дополнительный столбец. В случае с нами это такой диапазон: A2:D15. После этого переходим на вкладку «Главная» и выбираем пункт «Условное форматирование» – создать правило (видим, что последовательность немного другая). 21
4. Далее нас интересует пункт «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек», после чего вставляем в поле «Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной», такую формулу. =СЧЁТЕСЛИ($E$2:$E$15;$E2)>122

Для дублированных строк обязательно установить правильный формат. С помощью приведенной выше формулы можно осуществить проверку диапазона на предмет наличия повторов и выделить их определенным пользователем цветом в таблице.

23

Иные способы удаления дубликатов в Excel

Итак, давайте подведем некоторые итоги касаемо того, как удалять повторы в Excel в разных ситуациях. Начем с повторений в одной колонке.

Удаление дубликатов в одном столбце

Если вся нужная информация находится в одной колонке, а требуется удаление повторяющихся данных, то нужно выполнить такие шаги:

1. Выделить нужный диапазон.
2. Развернуть вкладку «Данные» на Панели инструментов и найти кнопку «Удалить дубликаты». 24
3. После этого появится окно, где возле пункта «Мои данные содержат заголовки» ставится флажок, если в соответствующем диапазоне заголовок имеется. Кроме этого, надо посмотреть на меню «Колонны», чтобы убедиться, что галочка стоит возле нужного столбца. 25

После того, как будет нажата кнопка «Ок», системой будут удалены все копии в столбце.

Удаление дубликатов в нескольких столбцах

Представим, что у нас есть таблица, в которой имена, сумма продаж и регион совпадают, но при этом отличаются даты.

26

Это может произойти, если при вводе информации в таблицу была допущена ошибка. Если необходимо удалить такие повторения, то нужно осуществить следующие действия:

1. Выделить информацию в таблице.
2. Развернуть вкладку «Данные», там отыскать часть инструментов, обозначенную заголовком «Работа с данными», после чего кликнуть на знакомую нам кнопку «Удалить дубликаты». Дальше действия осуществляются аналогично, но при нужно не ставить флажок возле столбца с датой. 27

После этого все дубли будут убраны системой.

Удаление дублирующих строк с данными

Чтобы автоматически убрать все повторения строк, нужно выполнить такие действия:

1. Выделить часть ячеек, где нужно убрать дубли.
2. После этого найти функцию «Удалить дубликаты» и выполнять те же действия, что описаны выше. Но в этом случае надо убедиться в том, что все флажки стоят. Тогда Эксель автоматически проверит всю информацию на предмет наличия в ней повторяющейся. 28

После нажатия ОК мы получаем нужный нам результат.

Выводы

Таким образом, в арсенале Excel есть огромное количество способов, с помощью которых можно скрыть дубли. Не во всех ситуациях нужно удалять их, нередко достаточно просто их спрятать или отметить цветом.

Поиск и удаление повторяющихся значений в Excel ⁠ ⁠

Работая с данными, в программе Microsoft Excel, возможно вы сталкивались с ситуациями, когда нужно найти и удалить повторяющиеся данные в таблице.

Давайте разберемся, как это сделать быстро.

Инструмент Удаление дубликатов

1. Выделите ячейку таблицы, в которой необходимо удалить дубликаты.

2. Выберите на вкладке Данные ►Удалить дубликаты:

3. В окне, по умолчанию проставлена галка Мои данные содержат заголовки, уберите при необходимости. В разделе Колонны установите или снимите галки (поиск и удаление будет производиться только по выбранным столбцам), нажмите OK:

В результате список сократится до уникальных значений:

Удалять дубликаты можно только по столбцам, если необходимо удалить по строкам, то сначала удалите по столбцам, затем транспонируйте данные:

1. Скопируйте данные или CTRL+С

2. Вкладка меню Главная ► Вставить ► Специальная вставка ► Траспонировать или вызов окна CTRL+ALT+V

Для корректной работы инструмента с полями формата Дата убедитесь, чтобы все поля имели одинаковый формат даты, например 01.01.2020

Удаление дубликатов при помощи Расширенного фильтра

Операцию выше можно сделать при помощи инструмента Расширенный фильтр.

Актуально, если у вас версия Excel 2003, в которой еще нет инструмента Удалить дубликаты.

1. Выделите шапку таблицы или всю таблицу (CTRL+A), в которой необходимо найти дубликаты.

2. Выберите на закладке Данные ► в разделе Сортировка и фильтр Дополнительно:

3. В окне, выберите вариант обработки Скопировать результат в другое место.

4. В поле Поместить результат укажите ячейку, в которую фильтр выведет значения.

5. Поставьте галку Только уникальные записи:

В результате фильтр выведет список уникальных значений в выбранную ячейку, причем данные исходной таблицы не удалятся:

Вам необходимо выделить уникальные значения в исходной таблице?

Скройте повторяющиеся значения при помощи Расширенного фильтра:

Обратите внимание, строки с повторяющимися значениями не удалились, а просто скрыты.

Список уникальных значений, для дальнейшей работы можно выделить заливкой, цветом текста или добавить метку в дополнительном столбце:

Поиск дубликатов при помощи Сводной таблицы

1. Добавьте в вашу таблицу дополнительное поле для проверки:

2. Создайте Сводную таблицу, вкладка Вставка ► Сводная таблица.

3. Выберите вариант отображения отчета, на вкладке Конструктор ► Макет отчета ► Показать в табличной форме.

4. Уберите промежуточные итоги Конструктор ► Промежуточные итоги:

Выделение повторяющихся значений при помощи условного форматирования для Excel 2007+

1. Выделите таблицу, в которой необходимо найти повторяющиеся значения.

2. На вкладке Главная ► Условное форматирование ► Правила выделения ячеек ► Повторяющиеся значения:

3. В окне Повторяющиеся значения, при необходимости выберите формат выделения дубликатов:

Данные будут подсвечены:

Как удалить дубликаты и разбить текст по столбцам, смотрите видео ⬇⬇⬇

635 постов 14.5K подписчиков

Правила сообщества

2. Публиковать посты соответствующие тематике сообщества

3. Проявлять уважение к пользователям

4. Не допускается публикация постов с вопросами, ответы на которые легко найти с помощью любого поискового сайта.

По интересующим вопросам можно обратиться к автору поста схожей тематики, либо к пользователям в комментариях

Важно — сообщество призвано помочь, а не постебаться над постами авторов! Помните, не все обладают 100 процентными знаниями и навыками работы с Office. Хотя вы и можете написать, что вы знали об описываемом приёме раньше, пост неинтересный и т.п. и т.д., просьба воздержаться от подобных комментариев, вместо этого предложите способ лучше, либо дополните его своей полезной информацией и вам будут благодарны пользователи.

Утверждения вроде «пост — отстой», это оскорбление автора и будет наказываться баном.

Условное форматирование и дальнейшая работа с ним при больших списках (от

150т.строк) — жесть. Просто вешает программу и никак далее не работает, программа в таком состоянии спокойно может висеть и ночь и сутки (пробовал).
Я предполагаю, что для этого нужен мощный компьютер, но мой 4 ядерный i5 с 16 гб оперативки, 8 гб видео-памяти и ssd диском не справляется с таблицей всего-то 180 т. строк.

Поэтому условное форматирование при работе с большими таблицами — неработоспособное решение.

Раз пошло такое дело)) формула счетслимн: диапазон 1 и условие 1; диапазон 2 и условие если дата меньше даты указанной. Суть проблемы: если в условие прописываешь руками «<(дата)» То все считает, если пишешь <(адрес ячейки с датой) то ошибка. Что я упускаю))? Диапазон поиска и ячейка с датой одного формата

Очень круто, большое спасибо!!

Подскажите: есть столбик на пару тысяч строк, в нем числа и текст

Размер разный: 18 Нина, 208,50 Елена и тд

Как быстро вытащить только числа?

Мгновенное заполнение в Excel — магия в чистом виде⁠ ⁠

Друзья, всем привет. Сегодня хочу рассказать вам про мгновенное заполнение в Excel.

Ссылка на файл, чтобы можно было потренироваться — https://disk.yandex.ru/i/HyW0N215F6CuUg

Возможно, многие с ним знакомы заочно. Наверняка же замечали, что когда вручную заполняешь какие-то значения в ячейках, то с переходом к следующей ячейке при вводе символов Excel порой выдаёт вот такой список:

Так вот это и есть мгновенное заполнение во всей своей красе. Да, иногда это раздражает, потому что тебе это не нужно. Но в большинстве случае польза мгновенного заполнения огромна.

Извлечение данных

Предположим, у нас есть вот такой столбец с текстом:

Нам нужно извлечь отдельно номер договора и дату. Это можно сделать с помощью инструмента «Текст по столбцам». Правда, потом придётся от символа «№» ещё избавляться. А вот мгновенное заполнение справится с этим намного быстрее. Просто вводим справа от текста в первую ячейку номер договора (1), нажимаем Enter. Далее возможны два варианта.

Вариант 1. Вручную вводим в ячейку первую цифру второго договора (2). Excel предлагает свои варианты, жмём Enter — PROFIT!

Вариант 2. После того, как перешли ко второй ячейке, сразу нажимаем сочетание Ctrl + E (Е английская, конечно). Именно это сочетание отвечает за запуск мгновенного заполнения. Аналогично с датами. Вводим в ячейку С2 дату первого договора — Enter — Ctrl + E — наслаждаемся результатом.

ОЧЕНЬ ВАЖНАЯ ЧАСТЬ СТАТЬИ.

Так как же это работает? Всё довольно просто. В первой ячейке мы задаём образец, чего хотим получить, далее Excel распознаёт нашу логику и заполняет остальные ячейки по образу и подобию.

Ух ты! И так будет работать всегда?! Строго говоря — нет. Иногда, Excel не может с одной ячейки распознать логику. В этом случае нужно вручную заполнить не одну, а две, три, четыре (если случай совсем запущенный) ячейки. И только после этого нажимать Ctrl + E. Чем больше ячеек заполняешь, тем выше вероятность того, что твоя логика будет верно распознана могучим интеллектом Excel. Порой мгновенное заполнение не справляется с поставленной задачей:

Даты в первом столбце указаны в формате ГГГГ-ММ-ДД. При попытке привести их в формат ДД-ММ-ГГГГ получается вот такая «красота». Поэтому не поленитесь после того, как все ячейки будут заполнены, пробежаться по ним, а тот ли в них результат, который ты ожидал увидеть.

Образцы вводите в соседнем столбце от источника (можно справа или слева). Не «убегайте» далеко от данных, результат может быть непредсказуемым или вообще ничего не будет.

Ещё одно важное дополнение: мгновенное заполнение работает в версиях Excel 2013 и выше.

Теперь, когда с пояснениями закончено, давайте посмотрим, на что ещё способен этот удивительный инструмент.

Извлечение только чисел из столбца

Если нам из «красивого» столбца, в котором есть значения вроде «123руб», «55 рублей» и так далее, нужно извлечь только цифры, то вы уже знаете, что нам поможет:

В данном конкретном случае я прописал вручную две первых ячейки, иначе Excel не понимал, что нужны только числа.

Работа с текстом

В столбце указаны Имя и Фамилия. Нам нужно получить результат в виде «Имя Ф.» В первой ячейке вводим образец — Enter — Ctrl + E:

Кстати, если попробовать получить Фамилия И., то будьте внимательны. Если прописать два примера, потом начать вводить третий, то появляется довольно забавный список:

Но если не начинать вводить в третью ячейку текст, а сразу нажать на Ctrl + E, то всё будет нормально. Раз на раз не приходится. Временами мгновенное заполнение ведёт себя очень странно.

Извлечение части сплошного текста

Необходимо разбить слипшийся текст на части. Вводим в первых двух ячейках образец — Ctrl + E:

С номером поступаем аналогично.

Сбор текста

В отдельных столбцах есть различная информация, которую необходимо собрать в одно предложение. Обратите внимание, что порядок столбцов для мгновенного заполнения роли не играет. Прописываем предложение в первой ячейке — Enter — Ctrl + E:

На этом статью я хотел бы завершить. Уверен, я перечислил далеко не все чудесные возможности мгновенного заполнения. Буду вам благодарен, если в комментариях поделитесь своими способами применения этой чудесной штуки.

В качестве небольшой рекламы позвольте оставить здесь ссылку на мастер-класс, который я буду проводить 9 марта. Кто хочет узнать ещё несколько полезных приёмов при работе в Excel (там почти не будет того, о чём я писал здесь), а ещё хочет услышать чуть больше про то, где я работаю, записывайтесь — Полезные приемы при работе в Excel. Часть 2 (specialist.ru)

На этом всё. Как обычно, спасибо огромное всем, кто потратил своё драгоценное время и осилил данное полотно. Надеюсь, было полезно. Видео по данной статье обязательно появится на моём канале — (36) Андрей Митрохин — YouTube

Вы недооформились! (Снова о кадровиках)⁠ ⁠

Устроился на новую работу. В первый день на оформлении выдали кучу документов на подпись: и согласие на обработку персональных данных, и заявление на перечисление зарплаты на карту (с реквизитами), и трудовой договор, и ознакомление во всех журналах со всеми регламентами и инструктажами. Пол дня всё это заняло.

День на третий видит меня кадровичка в коридоре и издалека на всю контору кричит:

К: VanyaDW, подождите, подойдите ко мне! Вы недооформились!

Я, естественно, в непонятках, спрашиваю, что это значит?

К: Вы не предоставили (!) заявление с банковскими реквизитами, бухгалтерия теперь не знает, куда вам зарплату перечислять!

Я: Что значит «я не предоставил»?

А меня разозлило так.

Я: Вы серьезно думаете, что мне дали бланк, а я его принципиально заполнять не стал? Чтобы предприятие мне зарплату не могло заплатить? Может быть, это вы просто предоставленный документ потеряли?

К: Ой, ну может быть, сотрудница просто не приложила! Вы только так не нервничайте!

Нравится мне этот подход: не «Мы — курицы, ваш документ потеряли, извините. «, а «Вы недооформились!».

Таблица подсчета розеток/выключателей/рамок. ⁠ ⁠

Когда я работал в магазине электротоваров регулярно приходилось считать ЭУИ и рамки к ним по зарисовкам заказчиков или их работников, тогда я это делал на бумаге и неплохо набил на этом руку. Но у некоторых продавцов консультантов это выходит не слишком быстро и качественно. Для автоматизации процесса я решил создать таблицу в google, а затем перенес ее в Excel (последний мне нравится больше). Таблицей я намерен поделиться ссылки будут ниже, а пока краткое описание:

Это страница «Сводка» первоначально ее надо заполнить под себя и сохранить как шаблон:
— Наименования всех типов ЭУИ какие у вас могут быть (если не достаточно того, что ввел я)
— Цвета механизмов (или например серия + цвет, как удобнее будет)
— Цвета рамок (аналогично механизмам)

Потом переходим на страницу «Ввод данных»
При добавлении новой строки указываете комнату
цвет механизма, цвет рамки и наполнение постов выбираете из выпадающего списка (подтянутся варианты со страницы «Сводка»), когда вы выбираете механизм для поста — ячейка окрашивается, считая количество постов в рамке

После заполнения страницы «Ввод данных», возвращаемся на «Сводка»
При выборе нужного цвета в крайней правой таблице («Текущий цвет») в списке ЭУИ и рамок останется только то количество, которое соответствует выбранным цветам.
Кроме того, общее количество механизмов и постов в рамках и количество установочных коробок

ЗЫ Отдельное спасибо @XaXa3Pa3a

Полезные трюки при работе в Excel⁠ ⁠

Всем привет. Это моя первая статья на Пикабу, поэтому позвольте сначала представиться. Я являюсь преподавателем Microsoft Excel. Теперь, когда с формальностями покончено, можно перейти к основному.

Сомнения перед написанием

Я довольно часто читаю разный тематический материал на Пикабу, и меня восхищают большинство авторов и статей. Статьи восхищают, в первую очередь, своей интересностью (есть такое слово вообще?) и полезностью. Именно поэтому у меня были большие сомнения, а стоит ли вообще лезть со своими очередными «простыми, но полезными штуками при работе в Excel». Да и кому вообще ты со своим Excel нужен?! Тем более, что беглый поиск по сайту не выдал ни одной подобной статьи. И та часть меня, которая отвечает за неуверенность, сразу подметила, что раз нет, значит, оно никому не нужно. А может, просто плохо искал. И да, я отдаю себе отчёт в том, что подобного материала довольно много на просторах интернета. И всё-таки, принцип «лучше сделать и жалеть, чем не сделать вовсе» возобладал.

Почему я посчитал, что это будет полезно

Занимаясь преподаванием этой замечательной программы (а я и правда считаю её чудесной и, можно сказать, влюблён в неё), я довольно часто подмечал, что именно мелочи оказывают самое большое впечатление на слушателей. Рассказываешь про сочетание функций ИНДЕКС(ПОИСКПОЗ), какое оно крутое, позволяет двумерный поиск по таблице осуществлять и много чего ещё делать, все сидят, понимающе кивают. Потом в процессе показываешь какую-нибудь мелочь, вроде той, что листы можно копировать, зажав Ctrl и мышкой перетащив лист чуть правее/левее, аудитория сразу оживает: «Ну всё, не зря время потратили». Именно про такие вот простые приёмы я и хотел бы вам рассказать (про первый так уже рассказал).

Небольшое пояснение

Путь до той или иной команды обычно описывается следующим образом: название вкладки — потом группа команд — сама команда:

Если у вас ноутбук, то функциональные клавиши могут работать только при одновременном нажатии на кнопку Fn+F1-12 (есть такие ноутбуки, в которых и этот способ не работает, тут надо уже по модели ноута смотреть).

Вообще, почти каждая функциональная клавиша отвечает за какое-то действие. Но я остановлюсь на одной, а именно — F4. И нет, речь пойдёт не про то, что этой кнопкой в Excel мы можем менять тип ссылки для ячейки.

F4 — повтор последнего выполненного пользователем действия (если нажимать её не тогда, когда курсор находится в строке формул)

Например, вам нужно для нескольких несмежных столбцов установить определённую ширину. Вместо того, чтобы каждый раз выбирать столбец, потом переходить на вкладку Главная — Ячейки — Формат — Ширина столбца. Можно один раз проделать эту операцию, потом просто выделить следующий столбец и нажать F4. И такой фокус можно проделывать со многими операциями, будь то закраска ячеек, строк, столбцов, части графика на диаграмме или банальная вставка столбцов (да, столбец можно вставлять сочетанием Ctrl + «+», но ведь это две кнопки, а F4 — одна).

Представления

Представления, с моей точки зрения, являются одним из самых недооценённых инструментов в Excel. Предположим, у вас есть таблица, в которой вы часто фильтруете несколько столбцов по разным критериям: отдел, пол и город.

И вот вы каждый раз раскрываете фильтр, устанавливаете нужные критерии, просматриваете данные, потом раскрываете фильтр, следующий критерий, потом фильтр. Думаю, суть вы уловили. «Но всё меняется, когда приходят они — представления!» © Установив нужные критерии, переходим на вкладку Вид — Режимы просмотра книги — нажимаем Представления:

Далее всё интуитивно (куда же без интуиции в этой прекрасной программе) понятно. Жмёшь «Добавить», обзываешь представление так, как тебе угодно — Ок. Здесь же, в окне добавления представления, мы можем узнать, а что, собственно, Excel сохраняет. А сохраняет он параметры печати, результаты фильтрации, скрытые строки и столбцы. Создав под каждый набор фильтров, строк и столбцов представление, потом лёгким и непринуждённым нажатием на эту команду ты будешь менять свою таблицу в мгновение ока. Это не совсем удобно? Что же, согласен. Давайте сделаем ещё удобнее и добавим представления на панель быстрого доступа. Для этого раскроем настройку панели быстрого доступа — Другие команды:

В открывшемся окне в поле «Выбрать команды из:» выбираем «Все команды». Потом находим «Представления» — Добавить:

Кстати, так можно добавить на панель быстрого абсолютно любую команду.

Теперь у нас появился выпадающий список со всеми нашими сохранёнными представлениями. Через это же окно можно и новые представления создавать. Просто пишешь в нём название, нажимаешь Enter — готово.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ!

Представления не работают в книгах, в которых есть «умные» таблицы (таблицы, которые мы создаём через вкладку Главная — Стили — Форматировать как таблицу).

После создания представления не нужно перемещать столбцы/менять их местами, иначе представление прекратит работать.

Два окна одной книги.

Прежде, чем кидать в меня различные предметы с криками «мало того, что про какой-то Excel пишет, так сейчас ещё будет рассказывать, как в двух окнах работать, смерд?!» позвольте пояснить. Речь пойдёт о том, как работать в двух окнах с ОДНОЙ книгой. Давайте смоделируем ситуацию. Есть у тебя два монитора (если ещё нет, обязательно заводи второй, пускай небольшой, но чтобы был), один файл Excel с несколькими листами внутри. Тебе нужно из одной таблицы перенести данные в другую (сравнить их, связать формулами и так далее). Что ты делаешь? Правильно, бесконечно долго и уныло переключаешься между листами. Второй монитор тем временем грустно за этим наблюдает. Но можно сделать этот процесс более удобным и быстрым. Прошу любить и жаловать, вкладка Вид — Окно — Новое окно:

Нажав на эту команду, мы получим ту же самую книгу, но в другом рабочем окне. Название файла будет немного изменено на «Мой файл:1» и «Мой файл:2». А дальше уже дело за тобой. Располагай окна так, как тебе удобно (на одном мониторе, на разных), копируй данные, создавай связи, формулы — в общем, работай. Но делать ты это уже будешь быстрее и удобнее. Все изменения, которые мы вносим в любое из клонированных окон, появляются сразу во всех связанных окнах. Главное, не забыть нажать «Сохранить» хоть в каком-нибудь окне.

Специальная вставка (пропускать пустые ячейки)

Вообще, про специальную вставку в Excel можно написать отдельную статью, наверное. Инструмент во многих случаях просто незаменимый. Но в рамках данной статьи я расскажу только про одну возможность. Представим, что есть две таблицы:

Нужно перенести данные из крайнего правого столбца второй таблицы (столбец Р) в крайний столбец первой таблицы (столбец F) таким образом, чтобы существующие номера остались. Обычным копированием-вставкой сделать это не получится, так как в столбце Р есть пустые ячейки, которые заменят собой существующие номера в столбце F. И тут на сцену выходит специальная вставка. Выделяем диапазон из столбца Р, копируем. Далее выбираем ячейку, начиная с которой нужно вставить данные (в нашем случае это F2), и либо щёлкаем правую кнопку мыши — в контекстном меню ищем «Специальная вставка», либо нажимаем сочетание клавиш Ctrl+Alt+V. Попадаем в такое окно:

Ставим галочку рядом с «пропускать пустые ячейки» — Ок. Профит!

Хочу отметить, что большинство приёмов, которые я здесь описал, не начнут прям с ходу экономить вам часы рабочего времени. Но если постепенно приучить себя их использовать, вспоминать о них, то скорость работы будет неуклонно возрастать. На этом, пожалуй, всё. Спасибо всем, кто уделил своё внимание и драгоценное время чтению поста. Надеюсь, что кому-то это было полезно. Вообще, если хотя бы одному человеку данный материал поможет в работе, я уже буду считать это успехом.

P.S. Если статья покажется интересной и полезной, то на примете есть ещё несколько приёмов, про которые могу рассказать.

Друзья, создал на Ютубе свой канал. Пока только видео с первой статьёй. В ближайшие дни опубликую вторую часть. Полезные трюки и приёмы при работе в Microsoft Excel — YouTube

Офисные будни⁠ ⁠

Сейчас состоялся диалог с коллегой.

К: DDlix, а как сложить значения нескольких ячеек в экселе? Каждый раз плюсы писать муторно.

Я: =СУММ и выделяешь нужные ячейки

*кряхтит ещё минут пять и выдаёт*

К: Не получается, пишет: «ИМЯ??»

Я: Ну так и пиши — Настя

Я: Подхожу и с каменным лицом показываю ошибку, выхожу из кабинета, чтобы просмеяться.

Вот до чего приводит коктейль из доверия и незнания офисных программ:)

Ответ на пост «Кадровики-формалисты на страже уровня зарплаты»⁠ ⁠

Год назад уволился по сокращению отдела, бюджетная организация. 21 год проработал. Уволился с радостью, 40 с лишним офицального трудового стажа, из них 15 лет Крайнего Севера. Пенсионер МВД с 1998 г. Никуда не устроился и не собираюсь. Что бы там не пели терешковы и им подобные, ранняя заработанная неплохая пенсия — это прекрасно.
При увольнении кадры сделали всё правильно, но в бухгалтерии молодая расчетчица насчитала выплаты по сокращению в полтора раза меньше, чем положено по ТК. Устные претензии бухгалтерия не приняла — «программа так считает».
Ранее я писал жалобы своему руководителю про график работы, оплату сверхурочных, несвоевременную выплату ночных. Вопросы решались положительно для меня. Написал и на этот раз, выплатили всё как положено.
Недавно звонок от приятеля, там работает. В ходе разговора сказал, что зам. (тот вообще под 30 лет там проработал) вспоминал меня «добрым» словом, мол, был такой редиска-жалобщик, и уволить его до сокращения никак не получалось, и премии лишить никак.
Мне было приятно.

Если человек не подошёл к нам в компанию, так , что , он не человек?⁠ ⁠

Я тот самый сотрудник отдела кадров, который всегда перезванивает кандидатам, которые не подошли на открытую вакансию. Делать мне это приходится либо по дороге домой, либо уже дома, так как в кабинете или в здании офиса я это делать не могу. Видите ли, политика очень известной компании не позволяет себе такие «слабости», а я прекрасно помню себя, когда пропускала неплохие варианты из-за того, что надеялась на звонок из более хорошего места.

Ответ Faruga в «Хобби при собеседовании»⁠ ⁠

А я как-то проходила собеседование в одну фирму. Уже пообщалась с двумя руководителями, определили, что меня надо в другой отдел, пообщалась с руководителем этого отдела. В конце решили направить меня к генеральному директору, тоже пообщаться познакомиться. Не помню что он у меня спрашивал, как-то просто непринуждённо поговорили, а потом он говорит что всегда задаёт соискателям один вопрос: кубический корень из 27. Я конечно ответила) Работа если что не тесно связана с математикой. Видимо так он проверяет насколько человек свой. В эту компанию меня взяли, но я в итоге осталась на предыдущей работе, потому что когда там узнали, что я ухожу, смогли уговорить остаться.

Скрипт для экселя- ссылка в тайминг⁠ ⁠

Всем добрый день.
Хочу обратиться к Пикабу-разуму в вопросе Офиса.

Для размещения поста на Пикабу имеется заранее подготовленная таблица в Эксель.
первая колонка- тайминг новости, вторая колонка — тело новости, третья колонка — ссылка на новость, что является обязательным в теге «политика».
в сильно упрощенном виде это выглядит банально:

До недавних нововведений в редакторе постов Пикабу, CSV сохраненный из Экселя втаскивался в редактор через скрипт в обозревателе. И получался хорошо известный некоторым вариант

НО в свете все известных событий (прогресс не остановить!) скрипт отвалился и судя по консилиуму специалистов воскрешению не подлежит, методологически так сказать.
Отсюда простой вопрос: можно ли скриптом или как-то иначе автоматизировать в Экселе или в ОпенОфисе вставку ссылок в тайминги?
То есть мы из 3 колонок должны получить две.

Для интересующихся — в обычном финальном Пузыре 60-90 новостей.
Вставлять руками можно, но ЛЛ меня и так гнобит

Ответ на пост «Работничек»⁠ ⁠

Дают задачу для доработки бекенда. Там простой фикс, говорили они. Думаешь, сейчас сделаешь за 20 минут и готово, но там:

1. Название задачи «Нужно починить сайт»
2. Есть сваггер, последнее обновление год назад
3. Схема запросов, ответов и описание никто не актуализировал
4. Описание задачи максимально абстрактное, очевидно, писал менеджер
5. Разработчик, который писал код, уволился полгода назад
6. Менеджер ушёл в отпуск
7. Дедлайн через пару дней в пятницу
8. У тебя испытательный срок

Работничек⁠ ⁠

EXCEL — ЭТИ СТРАШНЫЕ МАКРОСЫ – НАЧАЛО⁠ ⁠

Я решил с двух ног ворваться в тему макросов.

Кто-то про них слышал, кто-то даже видел, отдельные сверхразумы их даже использовали. Сегодня будет ознакомительный пост: что это вообще такое и как с этим начать работать. Обратите внимание – этот пост тех, кто не знает, что такое макросы и никогда с ними не работал

Первым делом нужно включить вкладку «Разработчик». По умолчанию в Excel ее спрятали, чтобы не взорвать мозг юзерам. Идем в Параметры -> Настройка ленты -> Основные вкладки -> Разработчик (поставить галочку).

Теперь идем в эту вкладку, нажимаем «Записать макрос» выбираем имя жмакаем «ок». Все, теперь любые действия в Excel надежным образом записываются.

Давайте теперь что-то сделаем. На пример поменяем заливку ячейки А1, в ячейку A2 напишем значение «Мама, я программист», а в ячейке А3 пропишем формулу текущей даты «=Сегодня()»

Останавливаем запись макроса. Нажимаем иконку «Макросы», выбираем наш макрос как мы его обозвали, нажимаем кнопку «изменить».

Появляется окно Microsoft Visual Basic for Applications. Кстати оно также вызывается комбинацией клавиш (Alt + F11) У меня почему-то вызывается только левым Altом, а правым нет, видимо намекая на то что для написания макросов лучше иметь 2 руки (хотя я и одной нажать могу). Появился редактор языка VBA – это язык, который написан специально под офис чтобы на нем писать макросы. В основном окне видим саму эту запись, которую автоматически сделал Excel.

Sub Макрос2()
With Selection.Interior
.Pattern = xlSolid
.PatternColorIndex = xlAutomatic
.Color = 255
.TintAndShade = 0
.PatternTintAndShade = 0
End With
Range(«A2»).Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = «Мама, я программист»
Range(«A3»).Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = «=TODAY()»
Range(«A4»).Select
End Sub

Такой инструмент автоматической записи называется макрорекордер, по началу он хорошо помогает вообще понять, что происходит. Теперь давайте разберемся как выглядит записанный макрос (записанный макрос у автора этой статьи может различаться с записанным макросом у вас поскольку форма записи с макроса зависит от последовательности нажатий, способах ввода информации и криворукости пользователь, в любом случае автор этой статьи снимает с себя всю ответственность за любые действия которые привели или могут привести к изменению годовых отчетов, искажению пространственное – временного континуума и прочих непредвиденных вымираний.)

Теперь давайте разбираться что делает этот макрос

Sub Макрос2()
With Selection.Interior
.Pattern = xlSolid
.PatternColorIndex = xlAutomatic
.Color = 255
.TintAndShade = 0
.PatternTintAndShade = 0
End With

(Весь этот кусок от начала говорит нам о том, что с тем элементом что был выделен ранее происходит некоторое дерьмо, в том числе изменение цвета. Вот там, где Color = 255. Все остальное это параметры заливки, которые по итогу не менялись, но макрорекордер решил их тоже записать, на всякий. Это связано с внутренними особенностями работы excel как я понял. Вообще привыкайте к тому что макрорекордер пишет много того что потом вообще можно удалить. Конструкция With – End With позволяет делать несколько действий с одним объектом, на пример выше берется объект Selection.Interior, то есть фон выбранной области и ряду параметров этой заливки назначаются конкретные значения. То есть With нужен для облегчения записи кода, чтобы Selection.Interior не писать вначале каждой строчки.

Range(«A2»).Select –выделяем ячейку «A2»
ActiveCell.FormulaR1C1 = «Мама, я программист» – пишем в ячейку значение
Range(«A3»).Select – выделяем ячейку «А3»
ActiveCell.FormulaR1C1 = «=TODAY()» –пишем в ячейку формулу
Range(«A4»).Select – зачем то выделяем ячейку А4.
End Sub

Теперь при создании нового листа и запуске этого макроса он будет делать все то же самое.

Тут стоит понимать, что половину того что записал макрос можно опустить, так как нам важен результат, а не путь по которому к этому результату пришли, а макрорекордер записывает именно путь. На пример вместо всей конструкции With можно записать

так как мы точно знаем, что хотим поменять только цвет в ячейке А1. Также вместо того чтобы выделять ячейку, а потом в активной ячейке писать формулу можно сразу записать нужное значение в ячейку

Range(“A2”).Value = ”Мама, я программист”

или писать формулу как в третей ячейке

С формулами и значениями лично мне не понятно, как excel их интерпретирует, но в макрорекордре он записывает любой ввод в ячейку как ввод формулы. Благо лично у меня при написании макросов не возникает необходимости писать формулы в ячейки. На пример вместо вставки формулы как это было выше можно написать Range(“A3”).Value = Date(), тогда макрос вставит сразу текущую дату в ячейку как значение.

Опытные макроделы пишут макросы сразу без их записи макрорекордером, но это полезный инструмент для самостоятельного изучения при написании макросов: если не знаешь, что как делается в VBА то запускаешь и делаешь, потом смотришь что он там написал.

Теперь давайте напишем какой ни будь полезный макрос, я буду писать строчки и как можно подробнее их комментировать. Комментарии от программы отделяются символом «‘», он ставится вначале комментария. Прошу учесть, что я самоучка и многого не знаю, и просто напишу так ка делаю это сам, возможно есть более изящные решения. Напоминаю, что это просто ознакомительный опус для тех, кто не в зуб ногой.

Sub Colorization()
‘начало нашего макроса и его название
Dim x As Integer
‘объявляем переменную х типа интеджер, это тип для целых чисел от -32 768 до 32 767 (2 байта),
‘она нам нужна для перебора ячеек
For x = 1 To ActiveSheet.UsedRange.Rows.Count
‘перебираем х от 1 до конца использованной части листа, то есть не весь лист, а там где есть данные.
‘Тут цикл For повторяется от этой строки до строки Next x, которая прописана ниже
If Cells(x, 1).Value = «красный» Then Cells(x, 1).Interior.Color = RGB(255, 0, 0)
‘если значение в ячейке равно «красный» то закрашиваем ячейку в красный цвет. Функция If выполняет часть
‘после Then если условие между If и Then верно. Так как у нас необходимое действие занимает одну
‘строку можно писать в таком виде, если же действий несколько применяется конструкция:
‘If … Then
‘…
‘…
‘End If
If Cells(x, 1).Value = «зеленый» Then Cells(x, 1).Interior.Color = RGB(0, 255, 0)
‘как выше только в зеленый цвет
If Cells(x, 1).Value = «синий» Then Cells(x, 1).Interior.Color = RGB(0, 0, 255)
‘в синий цвет
Next x ‘берем следующее значение х, конец цикла For, который мы начали выше
End Sub ‘конец макроса
Как работает этот макрос: берет первый столбец, сначала 1 ячейку, смотрит что в ней написано, и если это равно «красный», «зеленый» или «синий», то красит фон ячейки в этот цвет, если нет по пропускает. Потом берет вторую и т. д. до конца активной части текущего листа.
Для проверки работы макроса нам нужен лист, где в первом столбце будут случайным образом прописаны цвета «красный», «зеленый», «синий». Запускаем макрос – когда он отработает ячейки будут раскрашены:

Некоторые пояснения: если не писать просто Cells то макрос будет делать все в активном листе активного окна. Но макрос может идти и в другие листы, файлы, даже в другие приложения офиса, но об этом не сегодня.

После того, как макрос поработал с документом, не удастся кнопкой «назад» вернуть все изменения, так что, если данные важны, то сохраняйте их отдельно и макросом работайте с копией, макросы беспощадны.

Итак, на этом пока все. Надеюсь теперь те, кто никогда не видел макросов получат о них начальное представление. Дальше буду писать про более практичное применение.