Как добавить встречу в календарь клиента, чтобы он не забыл?
Сталкивались с ситуацией, когда клиент (по какой-то не понятной причине) переносил встречу в последний момент?
Если ответ «ДА», рекомендую воспользоваться моим способом.
Человек получает сообщение с анонсом события, нажимает на кнопку «Добавить в календарь», и — вуаля! — событие в календаре.
Календарь клиента напомнит о событии в заданное время. Полезная возможность? Думаю, вполне �� Более того, ссылки на добавление события в календарь можно разместить на сайте и в социальных сетях для большего охвата аудитории.
Сразу хочу сказать — это не реклама и это не мой сервис. Просто это удобно!
Эта функция пригодится при анонсах различных мероприятий, как офлайн, так и онлайн: семинаров, мастер-классов, вебинаров или начала акции в магазине. Также можно генерировать календари в автоматическом режиме с помощью специальных сервисов и использовать их в триггерных рассылках.
А еще это сервис и забота которую вы можете проявить по отношению к клиенту!
Сервис Event Generator создаст формат Google-календаря, который поддерживается Outlook, iCal и другими приложениями. Скопируйте полученную ссылку на календарь и вставьте её в письмо. Так клиент не забудет о предстоящей встрече.
Как добавить событие в календарь подписчика
Мы всегда стараемся делать полезные рассылки, чтобы подписчику было интересно их читать и они всегда были кстати. Постоянно ищем новые решения, которыми будет удобно пользоваться. Нам пришла идея сделать возможность добавлять событие из письма в календарь подписчика, чтобы он смог получить напоминание о его начале.
Как это работает
Подписчик получает письмо с анонсом события, нажимает на кнопку «Добавить в календарь подписчика», и — вуаля! — событие в календаре.
Календарь подписчика напомнит о событии в заданное время. Полезная возможность? Думаю, вполне ��
Более того, ссылки на добавление события в календарь можно разместить на сайте и в социальных сетях для большего охвата аудитории.
Кому полезен календарь подписчика
Эта функция пригодится при анонсах различных мероприятий, как офлайн, так и онлайн: семинаров, мастер-классов, вебинаров или начала акции в магазине. Также можно генерировать календари в автоматическом режиме с помощью специальных сервисов и использовать их в триггерных рассылках.
Как мы готовили календарь подписчика
Письма открываются с различных устройств. Пользователю должно быть просто добавить событие в календарь. Нужно было решение для всех платформ. Но оказалось, что существующие стандарты файлов и способы добавления событий не везде одинаково удобны. Поэтому мы использовали два стандарта:
- iCal (.ics).
- Google Calendar.
Google Calendar используется для добавления в календарь от Google и поддерживается Android-устройствами и персональными компьютерами (если у подписчика есть аккаунт Google).
Формат .ics — общий стандарт. Его поддерживают многие календари, в том числе предустановленные на iOS и MacOS. При этом после нажатия на кнопку в письме не нужно совершать никаких промежуточных действий, событие сразу добавляется в календарь.
Также iCal поддерживает календарь Outlook. Он устанавливается вместе с почтовым клиентом. Единственное отличие от iOS и MacOS — событие добавится после открытия загруженного файла на компьютер.
Этих двух типов календарей достаточно, чтобы охватить всю аудиторию.
Реализация
Рассмотрим оба формата, чтобы понять, как их создавать и использовать.
Формат имеет следующий вид:
Его можно прописывать вручную, но проще воспользоваться онлайн-сервисом. Он сделает все настройки за вас. Например, простым и бесплатным сервисом Event Generator.
Следуйте алгоритму ниже, чтобы создать событие в календаре с помощью этого сервиса:
В письме вы можете прописать ссылку на ics-календарь, что выдал сервис, или же скачать календарь и разместить у себя на сервере.
Google Calendar
Для создания события в Google-календаре зайдите на страницу календаря. Далее необходимо создать публичный календарь, для этого нажмите на плюсик и выберите «Создать новый календарь»:
Укажите его название и часовой пояс, после чего перейдите в настройки календаря:
И сделайте его общедоступным:
Осталось теперь просто добавить событие, для этого нажмите на кнопку «Создать»:
В открывшемся окне введите всю информацию о событии:
Сохраните событие. Откройте его — вам станет доступен пункт «Опубликовать мероприятие»:
Нажмите на «Опубликовать мероприятие». Google даёт на выбор сгенерированный код для кнопки и ссылку отдельно:
Нам нужна ссылка. Берите её и вставляйте в вёрстку ��
Или, как в предыдущем варианте, воспользуйтесь Event Generator.
Как автоматизировать
Что же делать, если нужно создавать такие календари в автоматическом режиме — например для анонса вебинара или даты смены коллекции в магазине?
Воспользуйтесь сервисом, который работает через API.
Event Generator Может работать и по API.
-
Зайдите в настройки и выберите раздел API-keys:
| Адрес для вызова: | https://tools.emailmatrix.ru/event-generator/ |
| Метод вызова | POST |
| Тип передачи данных | application/json |
Описание формата JSON вы найдёте в RFC 4627.
Общий формат запроса имеет следующий вид:
apikey — ключ из панели настроек;
start — начало события (указывается в формате ГГГГ-ММ-ДД ЧЧ:ММ);
end — окончание события (указывается в формате ГГГГ-ММ-ДД ЧЧ:ММ);
timezone — часовой пояс, например Europe/Moscow;
title — название мероприятия;
url — адрес страницы мероприятия;
location — адрес проведения мероприятия;
description — описание мероприятия;
remind — количество единиц времени для напоминания;
remind_unit — единицы времени для напоминания (m — минуты, h — часы, d — дни).
Параметры, выделенные жирным, являются обязательными.
Формат ответа
В случае успешного создания календаря сервер вернёт:
В случае ошибки сервер вернёт примерно следующий ответ:
Как это выглядит в письме
В качестве примера приводим реализацию в нашем собственном проекте. Для серии бесплатных вебинаров EmailGuide в емейлах «Подтверждение регистрации» и «Напоминание о предстоящем вебинаре» мы предлагаем подписчику добавить событие к себе в календарь:
Полезные рассылки — это не только интересный и актуальный контент, но и удобные функции. Создать собственный календарь и добавить его в рассылку теперь можно очень просто с помощью бесплатного инструмента Event Generator в EMX Tools. Это не единственный сервис, который мы разработали. Об остальных полезных разработках читайте в нашей статье.
Инструкция: как добавить в личный календарь подписчика событие из письма
Организуете мероприятие, которое получило 100 регистраций, а пришло всего 20 человек? Рассказываем, как создать рассылку с событием, о котором подписчики будут помнить.
Удержать в голове всё невозможно: горящие дедлайны, списки покупок, дни рождения друзей и коллег… А также звонки с партнёрами, встречи по работе, конференции, обучение, запись на приём к врачу, массаж. В общем, дел по уши. И всё это мы обычно фиксируем в календаре.
Давайте представим, что записались в парикмахерскую. После подтверждения записи на почту приходит письмо с датой и временем. Всё, что нужно сделать — лишь нажать на ссылку «Добавить событие в календарь»:
Теперь календарь сам напомнит о записи в нужное время. По умолчанию уведомление приходит за 10 минут до начала, но настройки можно легко поменять. И даже поставить сразу несколько напоминаний.
Но давайте вернёмся к тому, как работает добавление в календарь события из рассылки:
- Подписчик получает рассылку с анонсом события.
- Нажимает на кнопку [или ссылку] «Добавить в календарь».
- Календарь автоматически открывается и предлагает добавить событие.
Вот только люди читают письма с ноутбуков, планшетов и смартфонов с разными операционными системами. Да и календари, которыми пользуются подписчики, — тоже разные. Всё это влияет на корректность работы с календарём, поэтому в этой статье мы разберём несколько вариантов.
Как добавить событие в календарь Google
- Сделайте календарь публичным. Для этого войдите в его настройки, нажав на шестерёнку:
- В настройках календаря выберите тот, что нужен:
- Найдите раздел «Разрешения на доступ» и поставьте галочку в пункте «Сделать общедоступным»:
Теперь ваши мероприятия сможет найти любой желающий:
- Создайте событие, заполнив название, дату, время и место. Здесь также можно добавить дополнительную информацию о событии и прикрепить файлы:
- Когда событие создано, откройте его вкладку и нажмите «Дополнительные действия» → «Опубликовать мероприятие»:
Вуаля! Теперь у вас есть ссылка на событие и фрагмент кода HTML для вставки на сайт:
Скопируйте ссылку на мероприятие и вставьте в рассылку. Оформите её кнопкой, текстом или как душе угодно. Когда рассылка уйдёт подписчикам, одним кликом они смогут добавить событие в свой календарь.
Важный момент: лучше сделать просто интро-текст и понятную СТА-кнопку «Добавить в календарь», чтобы не отвлекать внимание подписчика от целевого действия.
Это работает со всеми популярными типами календарей: Яндекс, Yahoo!, Mail.ru или Outlook. Нужно лишь сделать календарь публичным, открыть доступ на событие для всех, скопировать ссылку и отправить её пользователям.
Как добавить событие в календарь iOS
В этом случае придётся делиться не событием, а целым календарём.
- Откройте календарь и создайте новый специально для событий, нажав по списку правой кнопкой мыши:
- Сделайте его публичным:
- Теперь вам доступна ссылка на календарь:
Готово! Теперь эту ссылку можно скопировать и добавить в рассылку. Открыв её, подписчик увидит события в вашем календаре и сможет добавить мероприятие в свой календарь.
Отдельным событием в календаре iOS тоже можно поделиться, но для этого придётся поработать руками: отправить приглашение получится только лично.
Для этого создайте событие и вручную добавьте имейлы участников, которым хотите отправить приглашение:
Как добавить событие в календарь файлом в формате ICS
Файл с расширением .ics понадобится, если подписчик использует не онлайн-календарь, а программу на компьютере или приложение на телефоне. Такой тип файлов как раз хранит календарные данные.
Чтобы подписчик смог добавить событие в календарь, ему нужно будет импортировать содержимое этого файла в свою программу-календарь — достаточно скачать и открыть файл.
Давайте посмотрим, как отправить такое событие подписчикам с помощью Google Календаря:
- Войдите в настройки, выберите календарь с нужным событием и нажмите «Экспортировать календарь»:
- После этого скачается архив ZIP, который содержит данные календаря в виде отдельных файлов ICS.
- Прикрепите нужный файл к письму или добавьте ссылку, предварительно залив его на сервер. Подписчику достаточно скачать и открыть формат .ics, после чего устройство само подскажет, в какой программе сохранить событие.
Как видите, перенести напоминание о событии из письма к себе в календарь легко — всего-то за пару кликов. Для подписчиков — удобно, а для вас — отлично, ведь так они вряд ли забудут про ваши мероприятия.
Как помочь подписчику добавить ваше событие из письма в личный календарь
Когда рассылаешь анонс события, стараешься максимально убедить подписчиков прийти. Делаешь рассылку с анонсом за две недели, еще раз за неделю и за полчаса до начала, но половина получателей все равно не приходит.
Сегодня будем работать с явкой на ваши ивенты — разберемся, как прислать подписчику анонс, чтобы он попал в его личный календарь и напомнил о себе оттуда.
Почему стоит заморочиться и предложить подписчику добавить событие из письма в календарь? Потому что вы сами добавите в напоминание любые детали — что за событие, где проходит, кто проводит, какие будут бонусы. К тому же вы сможете выбрать, когда именно напомнить подписчику о предстоящем ивенте — за неделю, день или пару часов.
Два способа добавить мероприятие из письма в календарь
Опишу вам два способа, как добавить событие из письма в календарь. Покажу, как это выглядит у пользователя, и опишу плюсы и минусы обоих способов. Первый — создать ссылки на ивент в конкретном сервисе-календаре. Второй — скачать событие в виде файла формата ics и отправить подписчику этот файл.
Как добавить анонс в календарь ссылкой
Большая часть календарных сервисов работает с напоминаниями по схожему принципу. Вы создаете общедоступное мероприятие, сервис генерирует ссылку на него, вы отправляете эту ссылку подписчику — в письме, чат-боте или любым другим способом. При нажатии на ссылку подписчик переходит в свой аккаунт в этом сервисе, на страницу настройки события — здесь ему нужно лишь подредактировать напоминание.
Давайте сразу посмотрим, как это выглядит для пользователей. Нашла у себя письмо от сервиса TimePad — это площадка для продажи билетов на мероприятия. После бронирования билетов на концерт сервис прислал письмо на email с функцией добавить событие в личный Google Календарь:
Из письма можно сразу добавить мероприятие в свой календарь
Таким образом можно работать с большинством популярных сервисов — например, с календарями Google, «Яндекс», Mail.ru, Yahoo!, Outlook. Делаете событие доступным для всех, копируете ссылку на него и отдаете пользователям.
Плюсы:
- Ссылки на события легко генерировать.
Минусы:
- Одна ссылка содержит только одно мероприятие.
- Не все календари умеют генерировать ссылки на мероприятия.
- Под каждый сервис-календарь нужна своя ссылка.
Как добавить анонс в календарь файлом ics
Ics — это тип файлов, которые хранят календарные данные. Чтобы использовать этот файл, нужно импортировать его содержимое в свою программу-календарь — все события, записанные в файле, перезапишутся в календарь.
Ics вам понадобится, если нельзя передать мероприятие в виде ссылки. Например, если подписчик использует не онлайн-календарь, а программу на компьютере или приложение на телефоне.
Покажу, как добавить напоминание в приложение-календарь iCalendar на компьютере с MacOS. Пользователю достаточно скачать и открыть файл:
Как ics-файл открывается на компьютере под MacOS
Примерно так же все происходит и на телефоне. Достаточно скачать файл и открыть его, устройство само предложит подходящие приложения:
Как ics-файл открывается на телефоне под Android
На некоторых устройствах файлы даже открываются автоматически, это зависит от пользовательских настроек самого устройства.
Плюсы:
- ics-файл будет работать во всех сервисах и приложениях.
- Файл может содержать много событий, они загрузятся одновременно.
Минусы:
- Не все пользователи доверяют скачанным из интернета файлам.
Как создать напоминание со ссылкой
Дальше я покажу на примере Google Календаря, как создать общедоступное мероприятие и ссылку на него для подписчиков.
Выбираем дату и кликаем на нужный временной интервал. Точность не нужна, вы можете позже отрегулировать любые настройки. В открывшемся окне набираем название, либо сразу переходим в «Другие параметры». Здесь самое главное — установить в настройках приватности вариант «Общедоступное», чтобы была возможность поделиться мероприятием. Жмем кнопку «Сохранить» вверху.
Чтобы мероприятием можно было поделиться, сделайте его общедоступным
Создавайте напоминание так, как вы хотите представить его подписчикам — все ваши настройки сохранятся при передаче ссылки или ics файла, включая описание события и интервалы напоминаний.
После этого кликаем на созданное мероприятие, во всплывшем окне жмем на три точки и выбираем опцию «Опубликовать мероприятие». Здесь календарь предложит вам две опции на выбор — кусочек HTML кода или ссылку. Копируйте ссылку и сохраните ее себе куда-нибудь.
Ссылка на мероприятие в Google Календаре лежит в разделе «Опубликовать мероприятие»
Дальше в статье я покажу, как вставить эту ссылку в письмо.
Как создать напоминание с файлом формата ics
Теперь создадим ics-файл. Я выбрала два способа: с помощью Google Календаря — одного из самых популярных календарных сервисов, и c помощью бесплатного сервиса Event Generator от Emailmatrix, которым очень просто воспользоваться любому желающему.
Создаем ics-файл из Google Календаря. Для начала создайте и настройте свое мероприятие. Желательно создавать его в отдельном календаре — вы будете скачивать именно календарь со всем содержимым, а не только отдельное мероприятие.
Теперь на панели слева найдите нужный календарь. Нажмите на три точки справа от названия. В открывшемся меню выберите пункт «Настройки и общий доступ», а на следующем шаге нажмите кнопку «Экспортировать календарь». На ваш компьютер скачается zip-архив, в котором и будет нужный нам ics.
Экспорт ics файла из Google Календаря
Обратите внимание, что календарь необязательно делать общедоступным, ведь вы не делитесь доступом к календарю онлайн, а сразу передаете подписчику копию данных.
В прочих онлайн-календарях процесс будет аналогичным — создать новый календарь с нужным мероприятием и скачать его. Нужно только найти соответствующие пункты в настройках.
Создаем ics-файл в сервисе Event Generator. Перейдите на страницу сервиса и заполните все графы. Их здесь немного — время начала и окончания, часовой пояс, заголовок и описание мероприятия, по желанию ссылка на сайт и адрес проведения. Нажмите «Создать событие», и сервис отдаст вам два готовых варианта. Первый, нужный нам — ics-файл, который можно либо скачать, либо взять ссылку его скачивание. Второй вариант — ссылка на событие в Google Календаре.
Создание ics-файла и ссылки на Google Календарь в сервисе Event Generator
Как вставить мероприятие из календаря в письмо
Сейчас я на примере конструктора рассылок SendPulse покажу, как тремя разными способами добавить напоминание из календаря в письмо.
Обратите внимание! Если собираетесь использовать ics-файл, загрузите его в какое-то облачное хранилище, например, Google Диск. Лучше выдавать ссылку на скачивание, чем прикреплять файл к письму — почтовые системы не очень хорошо относятся к письмам с вложениями.
Если вы хотите прямо сейчас попробовать добавить календарь в письмо, зарегистрируйтесь в SendPulse — это займет минуту, зато вы сможете бесплатно создавать email рассылки, push сообщения и чат-ботов.
Потренироваться работе с календарем можно на наших готовых шаблонах. Для это зайдите в аккаунт, выберите на панели слева раздел «Шаблоны», нажмите на любой понравившийся и кликните «Редактировать». Вы попадете в конструктор рассылок SendPulse и сможете начать работу над выбранным шаблоном.
Потренироваться можно на готовом шаблоне, они находятся в аккаунте в разделе «Шаблоны»
Ссылка в тексте
Самый простой способ добавить мероприятие из календаря в письмо — вставить гиперссылку в текст. Не нужно ставить «голые» ссылки в текст: они бывают огромными, выглядят неаккуратно и портят впечатление от письма.
Я сделаю гиперссылку. Для этого добавлю в письмо блок текста с приглашением добавить мероприятие в свой календарь. Для примера использую ссылки на Google Календарь и скачивание ics-файла, которые получила при создании события в сервисе Event Generator.
Добавление ссылки на календарь в письмо в виде гиперссылки
Обратите внимание! В каком виде добавлять напоминание в письмо — это ваше решение. Отталкивайтесь от того, на каких устройствах аудитория читает ваши рассылки. Вы можете либо вести подписчиков на онлайн-календари, либо выдать ссылку на скачивание ics-файла, либо скомбинировать эти способы.
Ссылка на кнопке
Можно повесить ссылки на кнопки, этот вариант займет побольше времени. Процесс будет аналогичным, только вместо текста нужно будет создать в письме ряд кнопок.
Чтобы поставить несколько элементов в горизонтальный ряд, нам понадобится опция «Добавить структуру», она находится сверху в левой панели. Кликайте на нее и выбирайте нужную структуру.
После этого перетаскивайте в каждое окошко структуры нужные элементы, в нашем случае это кнопки. Учтите, что в SendPulse максимальное количество элементов в ряду — четыре (я для примера сделаю структуру с двумя кнопками). Напишем для кнопок названия и добавим ссылки.
Элемент «Структура» в конструкторе SendPulse понадобится, чтобы добавить несколько кнопок в ряд
После этого можно настроить внешний вид кнопок — цвет, размер, форму.
Кнопки настраиваются — текст, ссылки и внешний вид
Иконки
Если вы знакомы с HTML разметкой и не боитесь залезть в исходный код письма, можете создать кастомные иконки календарей, ведущие на нужные ссылки. Наша команда сделала для вас уже готовый код, в который нужно лишь вставить ссылки на ваше мероприятие — фрагменты текста под замену будут: «Ссылка на Google Календарь», «Ссылка на ics-файл», «Ссылка на Mail.ru календарь», «Ссылка на Яндекс.Календарь», «Ссылка на Outlook календарь».
Добавить напоминание в календарь:
Покажу, как применить его в конструкторе SendPulse. Зайдите в нужный вам шаблон. Код мы будем вставлять в текстовый блок, поэтому перетащите на рабочую область новый элемент «Текст». Теперь, если щелкнете на этот элемент, увидите всплывающее окно с опциями форматирования. Раскройте это окно щелчком на стрелку в правом углу и выберите значок исходного кода “>”. В открывшемся окне вставьте подготовленный код и нажмите «Ок». Готово!
Вставить иконки календарей в письмо можно через опцию «Исходный код»
Добавляем событие из календаря в письмо: что стоит запомнить
Подписчик может перенести готовое напоминание о событии из письма к себе в календарь в пару кликов. Так и ему меньше хлопот, и для вас чуть выше шанс, что он не забудет про ивент.
Есть два способа, как добавить напоминание о мероприятии из календаря в письмо:
- Создать событие в онлайн-календаре и отдать подписчикам ссылку. Это несложно, но вам придется создать мероприятия во всех популярных онлайн-календарях — нельзя в «Яндекс.Календарь» добавить мероприятие из Google Календаря.
- Создать событие в календаре и скачать его в виде ics-файла. Это надежно — с такими файлами работают практически все календарные онлайн-сервисы, программы и приложения. Но это не совсем удобно для подписчиков — не все знают, что это за формат и как его загрузить в свой календарь.
Можете скомбинировать способы — добавить в письмо и ссылки, и ics-файл. Красиво вставить готовый результат в письмо можно тремя способами:
- Повесить ссылки на текст.
- Добавить ссылки на кнопки.
- Создать иконки со ссылками в HTML-разметке письма.
На следующий ивент обязательно попробуйте добавить напоминание из календаря в письмо и смотрите, как это повлияет на количество участников. C конструктором SendPulse эта работа не займет много времени.