Компьютерная грамотность с Надеждой
Заполняем пробелы — расширяем горизонты!
Как правильно написать ответ на электронное письмо
Если пришло письмо по электронной почте, пользователь может его открыть, прочитать и при необходимости написать ответ. Казалось бы, все просто и понятно, о чем тут говорить. Однако не все пользователи знают, где и как правильно написать ответ на электронное письмо.
Бывает так, что найти ответ в письме является трудновыполнимой задачей для получателя. Например, ответ иногда пишут где-то в середине полученного письма, либо в каком-то другом, абсолютно случайном, произвольном месте. Получается, что получателю для того, чтобы прочитать ответ, надо будет еще сначала постараться его найти в тексте письма. Если письмо короткое, то это не проблема. Но если письмо длинное, например, на пару-тройку страниц печатного текста? Многие люди постоянно спешат и ценят свое время. Весьма вероятно, что искать ответ они НЕ будут со всеми вытекающими последствиями.
Существуют общепринятые правила по работе с электронной почтой. Хорошо бы, чтобы отправители писем придерживались этих правил. Это упрощает коммуникацию с помощью электронной почты.
Первый шаг, чтобы ответить на письмо
В любой электронной почте есть кнопка «Ответить». Чтобы ее найти, следует в почтовом ящике открыть письмо. Кнопка для ответа, как правило, находится в правом или левом верхнем углу, а также она дублируется в конце письма. Получается, что в полученном письме есть две кнопки для ответа. Достаточно нажать один раз на любую из них и после этого сразу писать ответ на полученное письмо.
Ниже показано, где искать кнопку «Ответить» на примере трех почтовых ящиков: Яндекс.Почта, Майл ру почта, а также Гугл почта. В каждой почте кнопка для ответа выделена красной цифрой 1.
Если открыть письмо в Яндекс.Почте, можно увидеть, что одна кнопка для ответа находится в левом верхнем углу, а другая имеется в конце письма. Обе кнопки выделены красной цифрой 1 на рис. 1.
Рис. 1 (Кликните для увеличения). Кнопки «Ответить» в Яндекс.Почте. Для ответа достаточно нажать на любую кнопку один раз.
Почта Майл ру в открытом письме с двумя кнопками «Ответить» показана ниже на рис. 2:
Рис. 2 (Клик для увеличения). В почте Mail.ru для ответа на письмо нажмите «Ответить».
В Гугл почте имеются ссылки «Ответить» в правом верхнем углу и в конце открытого письма (рис. 3).
Рис. 3 (Кликните для увеличения). Для ответа на письмо в gmail.com нажмите на любую кнопку «Ответить»: либо в правом верхнем углу, либо в конце письма.
Текст письма в скриншоте
Иногда я получаю письма от подписчиков, в которых не так-то просто найти текст письма. Дело в том, что в таком письме текст отсутствует. В лучшем случае там имеется только подпись, которая вставляется автоматически.
Письмо пустое и никаких пояснений нет. Но зато к письму прикреплен один файл или несколько. Как известно, в целях безопасности не рекомендуется открывать вложенные файлы в письмах от незнакомых отправителей. Это первый важный аргумент в пользу того факта, что текст следует размещать внутри письма, а не в прикрепленном скриншоте.
Второй аргумент состоит в том, что на экране крайне неудобно читать текст письма со скриншота, особенно если скриншот большой.
Если все-таки нужно к письму прикрепить один или несколько файлов, то всегда следует в тексте письма написать хотя бы пару предложений. В первом предложении будет весьма уместно приветствие, например, «Здравствуйте». Второе предложение содержит пояснение, зачем получателю письма нужно открыть вложенные файлы. К примеру, можно написать «Высылаю во вложении к письму скриншот (документ, презентацию) по теме такой-то».
Пользователи зачастую текст письма предварительно набирают в текстовом редакторе. Это разумное решение, потому что в этом случае набранный текст не пропадет и не исчезнет при отправке письма.
Однако после того, как текст готов, его следует выделить и скопировать (можно с помощью клавиш Ctrl+C). А затем открыть письмо и вставить туда этот текст (например, используя клавиши Ctrl+V). Тогда не понадобится делать скриншот с текстом и прикреплять его к письму. Получателю удобнее, проще и понятнее открыть письмо и, не теряя время, сразу читать текст, вместо того, чтобы искать его в скриншоте, прикрепленном к письму.
Что лучше: писать ответ или отправить новое письмо
Однозначно можно сказать, что лучший вариант для ответа на полученное письмо – это открыть письмо и затем использовать кнопку «Ответить», о которой шла речь выше. В этом случае получатель письма сразу понимает, на какое из своих писем он получил ответ и вообще, о чем идет речь в переписке.
Когда приходит новое письмо вместо ответа на ранее отправленное письмо, то там нет цитирования прошлого письма. Поэтому получателю зачастую сложно бывает понять, о чем пишет человек. Переписка как бы начинается с «чистого листа». Вместо диалога, когда один человек пишет, а второй ему отвечает, в случае с новым письмом получается монолог как будто «с нуля».
На что обратить внимание при ответе на полученное письмо
Рис. 4. (Клик для увеличения). На примере почты Майл ру показано, где писать ответ на полученное письмо.
Во всех почтовых ящиках ответ на полученное письмо пишется стандартным образом. Разберем это на примере почты Майл ру. Итак, Вы открыли письмо и нажали на кнопку «Ответить», что дальше?
Первым делом нужно обратить внимание на графу «Кому» (красная цифра 1 на рис. 4). Дело в том, что там может быть указан не один получатель, а несколько. Так бывает, если письмо с одним и тем же текстом отправляется сразу нескольким получателям, по разным электронным адресам. Однако ответ на такое письмо может быть предназначен только одному человеку. Тогда остальных получателей следует удалить в поле «Кому» и оставить там одного получателя.
Далее обращаем внимание на поле «Тема». После нажатия на кнопку «Ответить» в этом поле всегда появляется «Re:». А далее повторяется «слово в слово» тема того письма, которое Вы получили.
Добавка «Re:» в теме письма позволяет получателю сразу определить, что он получил ответ на отправленное ранее письмо.
Тему ответного письма можно изменить при необходимости. Для этого можно кликнуть в поле «Тема» и ввести свою тему. Но обычно тему не рекомендуется менять, чтобы не путать получателя ответа и не прерывать начатый диалог в переписке.
Сразу после темы письма следует писать текст ответа (цифра 3 на рис. 4). Это позволяет получателю открыть письмо и сразу прочесть ваш ответ. При необходимости в конце письма он может открыть цитирование старого текста и таким образом освежить в памяти, о чем идет речь в переписке.
Итак, вы нажали на кнопку «Ответить» в полученном письме. Вы видите, что есть поля «Кому», «Тема», их можно не менять, а сразу приступить к ответу. Ниже этих полей надо поставить курсор (если его там не будет) и печатать текст письма.
При этом внизу останется текст письма, на которое Вы отвечаете. Сверху будет ваш ответ на полученное письмо.
Видео 1: Почта Mail.ru — Как ответить на полученное письмо, чтобы получатель правильно понял ваш ответ
Отличие электронного письма от бумажного и подпись
В ручной переписке «по старинке» мы никогда не прикладываем письмо отправителя, а пишем ответ с чистого листа. Ответ по электронной почте отличается тем, что мы сохраняем письмо отправителя, а свой ответ пишем в начале этого письма. Пишем свой ответ в начале электронного письма, а не в конце, не в середине и не где-то в другом месте. Так устроен своего рода этикет переписки по электронной почте.
Ваша подпись в письме может вставляться автоматически. При желании в ответном письме подпись можно удалить.
Теперь осталось окинуть взглядом еще раз свой ответ, дабы проверить, как в нем заполнены все поля. И после этого нажать «Ответить».
Когда следует отвечать на полученное письмо, если оно требует ответа? В лучшем случае ответ отправляется в течение суток с момента получения письма, но могут быть и другие варианты.
Горячие клавиши в электронной почте на mail.ru
Горячие клавиши — это функция сервиса, который задает действие, для определенных клавиш. То есть, нажав одну или несколько клавиш, происходит какое-либо действие — выделение письма, удаление, добавление отправителя письма в адресную книгу и т.д. Горячие клавиши, в определенных случаях, являются незаменимым средством упрощения работы с сервисами и программами.
Полезная реклама: многие российские банки уже ввели комиссию на валютные счета, чтобы сохранить накопления и оплачивать зарубежные сервисы, рекомендуем открыть банковскую карту в Белоруссии, Казахстане или Киргизии. Это можно сделать без посещения страны через надежного посредника.
Если часто приходится работать в электронной почте Mail, то горячие клавиши могут упростить многие действия.
Shift+? (раскладка клавиатуры роли не имеет, главное нажать клавишу, на которой есть знак ?)
Появляется окно, где показаны все горячие клавиши для электронной почты Mail.
N (или русская Т)
Написать новое письмо, то есть переходим на страницу создания нового письма.
«/»(раскладка клавиатуры роли не имеет, главное нажать клавишу, на которой есть знак /)
Переводит курсор в строку поиска по письмам (поиск в правом верхнем углу).
Горячие клавиша для раздела «Написать письмо».
Ctrl+S (русская Ы)
Сохранить письмо в папку «Черновики» (хотя письма итак автоматически сохраняются в черновики, но потом удаляются при отправлении).
Ctrl+Enter
Отправить письмо, равноценно нажатию кнопки «Отправить».
Прикрепить файл — в новом окне открывается папка с файлами с Вашего компьютера и выбирается файл для прикрепления к письму. Если курсор стоит в каком-либо поле для ввода текста, то горячая клавиша не сработает, а напечатается «+». Для срабатывания, кликаем в любом незадействованном месте страницы.
Ctrl+Shift+C (русская С)
Добавление поле «Копия», в это поле вводится адрес электронной почты, на которую придет копия этого письма.
Ctrl+Shift+B (русская И)
Добавление поле «Скрытая копия», в это поле вводится адрес электронной почты, на которую придет копия этого письма.
Ctrl+Shift+F (русская А)
Изменить адрес отправителя, а точнее изменить свое имя и подпись. Возможно только в том случае, если Вы добавляли подпись в настройках «Имя и подпись».
Горячие клавиша для списка писем в папках.
Ctrl+A (русская Ф)
Поставить выделение на все письма на странице, если писем много и не помещаются на одной странице, то остальные письма не выделяются.
Удаляет выделенные письма, то есть перемещает письма в папку «Корзина» (с возможностью восстановления).
J (русская О)
Указывает, что все выделенные письма — спам и письма перемещаются в папку «Спам». Либо наоборот, выделяем письма в папке «Спам», нажимаем J, письма перестают быть спамом и перемещаются в папку «Входящие».
V (русская М)
Равноценно кнопке «Перемещение». Открывается меню выбора папки, для перемещения письма.
. (точка или русская Ю)
Равноценно нажатию кнопки «Еще». Открывается меню выбора дополнительных действий для выделенных писем.
Q (точка или русская Й)
Действует только к непрочитанным письмам. Отмечает выделенные письма, как прочитанные, то есть темносиний кружок перед письмом становится светлым и убирается цифра, указывающая, что есть непрочитанные письма.
U (точка или русская Г)
Действует только к прочитанным письмам. Отмечает выделенные письма, как непрочитанные, то есть светлый кружок перед письмом становится темносиним и появляется цифра рядом с папкой входящие, указывающая, что есть непрочитанные письма.
I (точка или русская Ш)
Отмечает флажком выделенные письма, при повторном нажатии снимает флажок. При первом нажатии I, все письма становятся выделенные флажком, даже если они уже были выделены. Но если выделены флажком все письма, то флажок снимается.
Ctrl → или ←
Переход на следующую страницу со списком писем, действует только если писем много и они не помещаются на одной странице (по умолчанию на странице 25 писем, после этого создается следующая страница).
G (русская П) затем D (русская В)
Открывается список писем в папке «Черновики».
G (русская П) затем S (русская Ы)
Открывается список писем в папке «Отправленные».
G (русская П) затем L (русская Д)
Остаются только те письма, которые отмечены флажком.
Горячие клавиша используемые, когда какое-либо письмо.
Выход из письма к списку писем.
Ctrl ↓ или ↑
Открывается следующее или предыдущее письмо, в соответствии с расположением в списке.
R (русская К)
Написать ответ на данное письмо.
Shift+R (русская К)
Написать ответ на все адреса, фигурирующие в данном письме.
F (русская А)
Переслать данное письмо на другой почтовый адрес.
J, v, U, Q, I, «.», Del
Идентично, как и при работе со списками писем.
Shift+С (русская С)
Добавить отправителя письма в записную книгу (то есть того, кто прислал Вам письмо).
Как ответить на электронное письмо
Вы получили электронную почту, и его отправитель ждет от вас ответ. Как сделать это правильно? Конечно, можно написать отправителю письмо с ответом, где можно указать, что это ответ на емэйл от такого-то числа и такой-то темы. Но правильней и проще будет воспользоваться специальной функцией почтового сервиса, которое так и называется – «Ответить». Давайте научимся правильно отвечать на электронное письмо на примере Яндекс Почты.
Как правильно ответить на email
Зайдя в свой почтовый ящик и увидев в папке «Входящие» непрочитанное письмо (отправитель и тема непрочитанного письма выделена жирным шрифтом), откройте его, щелкнув по нему левой кнопкой мыши.
Прочитайте письмо, и если оно требует ответа, то сделать это можно двумя способами:
- Способ 1. В самом низу, под текстом письма будет форма для быстрого ответа или пересылки. Нажмите ссылку «Ответить», чтобы открыть поле для ввода текста. Рамка поля для ответа окрасится в желтый цвет. Напечатайте ответ, при необходимости прикрепите файл, и нажмите кнопку «Отправить». Через пару секунд адресат получит ваше ответное сообщение.
- Способ 2. Ответ на электронное письмо с помощью полной формы ответа. Форма открывается нажатием кнопки «Ответить» в виде левой стрелки в прямоугольнике на так называемой панели инструментов.
При открытии формы автоматически заполняются поля «Кому» и «Тема», а также в поле ответа включается входящее сообщение. В поле «Тема» будет подставлена исходная тема отправителя с добавленной аббревиатурой «Re:» (от англ. Reply – ответ). Заполните текстовое поле письма, при необходимости прикрепите файл(ы) и нажмите на кнопку «Отправить».
С помощью полной формы ответа, письмо можно форматировать по своему желанию, т.е. менять шрифт, цвет шрифта, вставлять ссылки, составлять списки, вставлять смайлики и т.п. чего нельзя сделать по способу №1. Таким образом, если вам не нужно особым образом оформлять ответ, то можно воспользоваться формой быстрого ответа, в противном случае используйте способ №2.
При получении ответа на свое электронное письмо адресат увидит в теме аббревиатуру «Re:», а в теле письма свое исходное сообщение, перед которым будет ваш ответ. При желании, во время набора ответа, отправитель конечно может удалить исходное сообщение, но все-таки лучше оставить хотя бы часть его. В таком случае получатель сразу поймет, на какое его конкретное письмо пришел ответный емэйл.
Вполне вероятно, что ваш визави ведет активную переписку и ему потребуется время, чтобы вспомнить тематику отправленной электронной почты. В этом случае включение в ответ исходного сообщения или его части поможет ему быстро сориентироваться.
Подготавливаем и отправляем письма в почте Майл
В настоящее время Mail.ru — это ведущий почтовый интернет-сервис в России и странах бывшего СНГ. Пользователи используют данный сервис для отправки как простых текстовых посланий, так и различного мультимедийного контента. Для многих из них отправка электронных писем является обычным делом. Однако даже опытным пользователям известны далеко не о все доступные функции в этом сервисе. Поэтому ниже рассмотрим подробно, как можно отправить письмо в Майл.ру и какие возможности предоставляет этот сервис пользователям, чтобы сделать их общение максимально комфортным и быстрым.
Отправляем письмо по электронной почте: пошаговая инструкция
Для создания и отправки сообщения предварительно необходимо авторизоваться в электронной почте. Обычно используется одна учетная запись для всех сервисов Mail.ru. При необходимости можно пройти быструю процедуру регистрации. Достаточно указать ФИО, дату рождения, регион проживания и контактный номер телефона для подтверждения регистрации. После этого можно переходить к использованию электронной почты и других сервисов, которые предоставляет платформа Mail.ru. Для создания и отправки сообщения необходимо сделать следующее:
- Открываем почтовый сервис Майл.ру. По умолчанию на экране отобразится страница с входящими письмами. Потом нажимаем Написать , которая расположена в верхнем левом углу окна.
- В открывшемся окне указываем адрес электронной почты получателя. Затем ниже прописываем тему (это не обязательно) и текстовую часть письма. Далее нажимаем Отправить .
На экране появится окно с извещением о том, что отправка письма произведена. В течение 20 секунд можно отозвать отправленное письмо при помощи клика по Отменить отправку или через нажатие комбинации Ctrl + Z . В этом случае оно не будет отправлено и переместится в папку «Черновики».
Как отправить письмо на несколько адресов
Пользователям почтового сервиса Mail.ru доступна функция создания групповой рассылки. Это означает, что письмо с одинаковым содержанием можно передать большому количеству адресатов одновременно.
Чтобы воспользоваться такой функцией, достаточно указать в поле «Кому» всех получателей послания. После отправки каждый адресат получит свой экземпляр сообщения. Удобнее всего, если получатели есть в списке контактов Mail.ru, т.к. это существенно ускорит отправку. В противном случае каждый электронный ящик придется прописывать вручную, что займет намного больше времени.
Одновременно можно указать до 30 разных электронных адресов. Однако рекомендуется указывать меньшее количество получателей. В противном случае автоматическая система сервиса может воспринять рассылку, как спам и заблокировать данного отправителя.
Отложенная отправка сообщения
Обычно в почте Майл.ру письмо передается адресату через 20 секунд после его отправки. Однако пользователи могут отложить отправку и запланировать ее на любое удобное время, дату. Сообщение будет автоматически передано в указанный срок без вмешательства со стороны отправителя.
Воспользоваться этой функцией сервиса поможет такая инструкция:
- Создаем новое письмо в Mail.ru или используем ранее подготовленный черновик послания. В нижней части окна нажимаем значок в форме часов. Он отвечает за установку таймера отправки.
- Далее задаем дату и время отправки послания. При наступлении указанных параметров сообщение автоматически будет передано адресату. Можно выбрать любой удобный день и время в календаре. После установки данного параметра на месте Отправить появятся Отправить_дата_время .
До момента отправки письмо будет находиться в папке «Входящие». При необходимости можно отложить отправку сообщения, отредактировать или удалить его, пока оно не было передано получателю.
Оформление текста
При создании нового письма, пользователям Mail.ru доступен полноценный текстовый редактор. С его помощью можно изменять стили текста и оформлять письмо на свое собственное усмотрение. Основные команды редактора доступны из панели инструментов, которая расположена над полем для ввода текста.
Среди основных команд можно выделить такие:
- выделение текста жирным, курсивным начертанием или нижним подчеркиванием;
- перечеркивание выделенной части текста;
- изменение шрифта и его размера;
- изменение ориентации текста, задание отступов;
- оформление маркированных, нумерованных или буквенных списков;
- вставка изображений, ссылок.
Необходимо учитывать, что заданное форматирование текста останется активным только для текущего письма. При создании нового послания потребуется заново оформлять его вручную, используя встроенный редактор. Чтобы исключить такую необходимость в дальнейшем, можно создать черновик, который будет выполнять функцию своеобразного шаблона. В нем можно сохранить все необходимые параметры и не набирать их повторно каждый раз при написании письма.
Отправка файлов
С помощью почты Mail.ru можно передавать различный мультимедийный контент. Встроенная в почту файлообменная система позволяет отправлять изображения, видеоролики, аудио и иные документы. Одно из главных преимуществ почты Майл.ру перед другими аналогичными сервисами заключается в том, что максимальный объем передаваемых посланий может составлять 2 Гб, в то время как в других службах вес писем ограничивается 25 Мб.
Чтобы отправить файл через почту Майл.ру надо сделать следующее:
- Создаем новое письмо, указываем адресата, прописываем тему и сопроводительный текст сообщения. Затем в верхней части окна нажимаем по Прикрепить файл , слева от которой отображается иконка в виде скрепки.
- После этого на экране откроется Проводник операционной системы. Далее необходимо найти и выбрать необходимый файл для отправки.
- Ожидаем некоторое время, пока объект будет загружен на почту. Время загрузки файла зависит от размера и скорости интернет-подключения. Когда файл загрузится, он будет отображен между темой и содержанием письма.
Для отправки крупных объектов, например, видеороликов или архивов с большим количеством файлов, лучше всего использовать облачный сервис Mail.ru. Он бесплатно предоставляет 8 Гб дискового пространства для хранения и обмена файлами с другими пользователями. При необходимости можно расширить облачное хранилище за счет оформления платной подписки.
Как включить уведомление о прочтении
Еще одна интересная функция, которая есть только в Mail.ru. В других почтовых сервисах для получения уведомлений о прочтении потребуется сторонние приложения. Воспользоваться этой функцией сервиса очень просто. Перед тем как отправить письмо по электронной почте, необходимо поставить отметку «С уведомлением». Она расположена внизу экрана слева от таймера отправки. Значок данной функции выглядит в виде открытого конверта с галочкой внутри.
Необходимо отметить, что уведомление о прочтении письма будет передано отправителю только в том случае, если это действие подтвердит получатель послания. Если письмо не прочитано, было удалено или перемещено в папку со спамом, отправитель не получит никаких извещений о его получении.
Действуют ли какие-то ограничения
Все владельцы учетной записи Mail.ru обязаны соблюдать ряд требований при использовании электронной почты. Максимальное количество входящих и исходящих писем не ограничивается. Однако необходимо учитывать то, что большое число отправленных сообщений может расцениваться, как рассылка спама.
При этом максимальный объем передаваемых файлов в совокупности не должен превышать 2 Гб. Однако учитывая низкую скорость загрузки на почте, целесообразно использовать облачный сервис, чтобы отправлять крупные объекты. Максимальное количество файлов в письме — до 100. В любом случае превышать установленный сервисом лимит нельзя. При достижении отметки в 100 файлов, следующий объект просто не прикрепится к сообщению. Поэтому, когда нужно отправить множество файлов или документов, лучше всего создавать архив, который будет определяться файлообменной системой, как один объект.