Что такое база знаний в битрикс24

База знаний в Битрикс24

База знаний – это информативный сборник ответов на типовые вопросы сотрудников или клиентов. Дополнительный инструмент внутри Битрикс24, который собирает в себе вспомогательные материалы для пользователей:

• внутренний регламент организации;
• инструкции по программному обеспечению, используемому внутри компании;
• стратегию развития отделов и сотрудников;
• методические рекомендации для пользователей;
• регламенты по работе с CRM и другими модулями корпоративного портала.

5 причин использования Базы знаний внутри корпоративного портала:

1. Формирование внутрикорпоративной информации в едином рабочем пространстве
2. Существенная экономия ресурсов на обучении стажёров компании при использовании площадки в качестве обучающего модуля
3. Быстрый и визуально привлекательный обмен информацией между отделами компании
4. Рост эффективности клиентской поддержки при использовании в качестве справочной базы – для скриптов
5. Повышение внутрикорпоративной осведомленности сотрудников

Неважно, в какой сфере задействована ваша компания: IT, продажи, медицина или другое. Наличие базы знаний – преимущество как для руководителя организации, так для сотрудников и клиентов.

Пошаговое руководство по созданию базы знаний

Модуль базы знаний доступен в облачной и коробочной версиях Битрикс24. Найти инструмент можно через глобальный поиск вашего корпоративного портала либо через левое меню.

Создать базу знаний можно с помощью кнопки добавления или элемента интерфейса «Создать базу знаний»:

Битрикс24 предлагает на выбор две настроенные базы: в тёмном и светлом оформлении. Данные шаблоны уже свёрстаны – их необходимо только отредактировать по содержанию. Элементы управления схожи с теми, что используются в модуле Битрикс-Сайты.

При выборе чистого шаблона, собираем нашу новую базу поэтапно:

1. Создаём пустой шаблон. Добавляем описание и заголовок нашей будущей базы. Изменить шаблон страницы можно в настройках базы знаний:

Для этого переходим в меню «Дополнительно» и выбираем требующееся количество областей:

2. После того, как определились с видом нашей базы, переходим к наполнению рабочего поля , в нашем случае, состоящего из двух частей.

В правую часть добавляем блоки с контентом. Для каждого типа контента, будь то картинки или видео, необходимо добавлять свой блок. Вёрстку советуем начинать с верхнего меню страницы. Для этого добавляем блок из «Меню и шапка сайта»:

Редактируем содержимое блока. Наводим курсор мыши на созданный объект и нажимаем кнопку Редактировать.

Вносим правки: добавляем логотип, ссылку и пункты меню будущей странички.

Далее переходим к наполнению остальной части страницы. Предустановленных блоков в базе знаний Битрикс24 хватит для создания красочной и информативной страницы. Для того чтобы статья получилась интересной, рекомендуем добавить следующие типы контента:

• Обложка
• Текст
• Картинки и галереи
• Видео
• Этапы
• Кнопки и ссылки

3. После окончания работ по верстке правой части движемся дальше. В левую часть нашей базы добавляем меню (содержание статьи). Для навигации по разделам статьи можно использовать как верхнее меню в шапке страницы, так и сайдбар.

Добавляем его аналогично блокам в колонке с контентом. Меню находится во вкладке «Сайдбар».

Чтобы настроить ссылки для перехода, нажимаем кнопку «Выбрать» в пункте оглавления и выбираем блок, к которому пользователь будет переходить при нажатии на ссылку:

Дополнительно можно поэкспериментировать с дизайном вашей базы: изменить шрифт, подобрать подходящие цвета заливки блоков или текста, добавить или убрать анимацию появления созданных разделов.

В результате вы получите полноценную Wiki-страницу. База знаний готова! Не забудьте проверить ее итоговый вид и корректность работы ссылок и сайдбара.

Инструмент находится в стадии «beta» – это значит, что данный раздел будет дорабатываться. Некоторые функции могут работать некорректно или со сбоями.

Советы и лайфхаки по использованию базы знаний

Расскажем о некоторых особенностях работы с базой знаний. Наши рекомендации помогут сократить время на создание информационного контента для вашей компании и улучшить восприятие пользователями.

1. Для добавления видео используйте ссылку на Youtube.

Ссылки на остальные ресурсы, распространяющие видео-контент, корректно открываться не будут.

2. Если страница базы знаний получилась объемной, а листать постоянно наверх – решение не практичное, добавьте «ползающее» за пользователем верхнее меню (Шапку сайта). Сайдбар двигаться за скролл-панелью не будет.

3. Битрикс24 автоматически добавляет кнопку «Наверх», если статья содержит много информативных блоков. Данный элемент повышает юзабилити длинных страниц — нет необходимости прокручивать страницу вручную. Достаточно нажать на стрелку и пользователь снова окажется наверху страницы из любой части документа:

4. По информационной части Базы знаний работает поиск. Для этого необходимо добавить Поисковую строку через меню блоков «Другое»:

5. Ссылки из меню можно добавлять не только с помощью блоков для перехода, но и с помощью якорей. Якорь – своеобразный ID каждого элемента страницы. Для создания ссылки копируем якорь требующегося блока и вставляем его в поле «Ссылка» после хэштега:

6. Прописать вручную можно и сам Якорь каждого блока (в Редактировании – Настройках). По умолчанию каждый блок (так называемый адрес) формируется в виде «block*номер*»:

7. Чтобы переместить раздел внутри меню, нужно навести на левый край блока с названием и перетянуть его. Если перетянуть вправо – будет создан раздел (второй уровень), если влево – глава (первый уровень).

Видеоурок по созданию базы знаний Битрикс24

В качестве наглядной демонстрации работы с базой знаний мы создали для вас видеоурок:

После просмотра вы научитесь создавать простую информативную страничку внутри своего корпоративного портала Битрикс24.

Если у вас остались вопросы о том, как создать базу знаний, звоните по телефону или заполните форму ниже. Мы проконсультируем вас относительно всех настроек базы знаний и скрытых преимуществах любого инструмента Битрикс24.

Что такое База знаний

База знаний — справочник компании, где сотрудники могут найти всю информацию для работы: регламенты, график работы, формы отчетов, советы по продажам. Базы знаний будут особенно полезны компаниям с удаленными сотрудниками, а также быстро развивающимся компаниям.

Допустим, каждую неделю вы принимаете на работу новых сотрудников. Чтобы процесс адаптации и обучения прошёл быстрее, создайте Базу знаний со всей нужной информацией. Расскажите о своей компании более детально. Опишите, кто за что ответственен и к кому обращаться, если будут вопросы. Создайте список программ, которые должны быть у каждого сотрудника и какие задачи нужно выполнить в первую неделю работы.

Список Баз знаний можно найти в разделе Компания > База знаний.

Поручите каждому отделу сделать свою базу знаний, чтобы сотрудники могли найти ответы и там. Даже если уволится опытный сотрудник, его знания останутся в компании, и ими смогут воспользоваться другие сотрудники.

Подключите базу знаний к группе или проекту. Укажите в ней правила общения в группе или шаблоны отчетов по результату проекта. Доступ к такой базе знаний будут иметь только члены группы.

В базе знаний есть счётчик просмотров. Он показывает уникальных посетителей для каждой страницы базы знаний. То есть если сотрудник открыл базу знаний три раза, счётчик засчитает только первый просмотр.

База знаний в Битрикс24.CRM: Создаем, разбираемся, управляем вместе

Сотрудник, наделенный правами администратора в левом главном меню столбике портала, активирует вкладку «База знаний».

1. Добавляем новую базу.
2. Меню предлагает создать базу воспользовавшись готовым шаблоном на темном или светлом дизайнерском фоне или создать ее с нуля если Вы конечно уже обладаете необходимыми знаниями и опытом.

Откроем готовый шаблон, полистаем экран, посмотрим, оценим, что он предлагает.

Дальше создадим новую базу на пустом шаблоне.

Путь – стандартный, берем данные с нашего сайта, копируем, переносим, модифицируем и подгоняем под задачу создать несколько баз знаний для нескольких ключевых модулей системы Битрикс24.CRM.

Первая база, которую мы создадим будет посвящена CRM. Следующие мы посвятим: руководителям компаний, отделов, бухгалтерам, юристам, менеджерам и другим специалистам компании.

1. Первый шаг, активировать новую базу, присвоить ей броское – яркое название, можно приклеить лейбл, картинку или просто задать общий цветной корпоративны фон.
2. Философия построения базы знаний основывается на конструкторе, который очень похож на инструмент построения сайтов Битрикс24.CRM. Если Вы уже пробовали самостоятельно делать такие сайты, то очень многое Вам покажется знакомым. Если нет, то не расстраивайтесь конструктор интуитивно понятный и его легко освоить, воспользовавшись подсказками и видеокурсом.
3. Основа — это главная страница – рабочее полотно на экране.

Слева и в центре расположены кнопки меню, добавить блоки меню, для быстрого листания экранов, страниц базы знаний.

При активации кнопки добавить блок выпадает список меню, а справа отображается контент.

Полистаем меню, ознакомимся с предложениями системы.

Для начала выберем вкладку «Меню и шапка сайта», система предложит широкий выбор готовых вариантов. Нас интересует «Вертикальное меню с пунктами в рамке», активируем наш выбор.

На странице появится готовый шаблон-заготовка с готовой структурой основных и вложенных подпунктов.

Добавим в левом меню еще один пункт «Поиск строка поиска», это нужно и пригодится потом.

Правая сторона центральной страницы управляется своим правым блоком меню.

Тут мы можем картинку – фон на главную страницу, снабдить ее поясняющей и ориентирующей надписью, подтянуть строку общего поиска.

Инструмент позволяет легко менять фоновые картинки, добавлять и корректировать тексты по содержимому, цвету, стилям… В Вашем распоряжении весь стандартный и привычный набор обычного встроенного редактора.

На странице можно добавлять неограниченное число новых блоков, картинок и быстрых ссылок на новые страницы, если они уже созданы. Если их еще нет, то с помощь. Кнопок меню создайте их.

Вернемся к настройкам меню.

В режиме редактирования переименуем шаблонные названия, обозначим и настроим ссылки.

Лишние разделы можно удалить, при необходимости добавить потом другие.

Добавление новых пунктов осуществляется по клику. Перенос в подпункты происходит с помощью клавиши манипулятора мышь.

Количество уровней в меню ограничивается практической только целесообразностью.

Заполнение контентом и новых страниц происходит копированием обычным способом. Для примера откроем сайт технической поддержки Академии Битрикс24.CRM и воспользуемся общедоступной справочной информацией для наполнения страниц создаваемой нами базы знаний.

Переход в режим редактирования меню осуществляется нажатием привычной кнопки «шестеренка».

Редактирование названия страницы «живет» в правом верхнем меню «настройки страницы». Тут же предоставляется доступ к дополнительным настройкам (фон, представление, шаблон).

• Ели после сохранения Вы потерялись, ничего страшного чтобы попасть на редактируемую страницу сначала нужно вернуться на главную страницу, потом по структуре на редактируемую. Это нормальная практика.
• Важно не забываете перед началом опять включить режим редактирования, иначе ничего не получится.
• Для начала выберем в меню и добавим «Заголовок», форма шаблона выбирается по личному вкусу или пожеланию заказчика.

• Выберем и добавим фоновую картинку на всю ширину экрана.
• Добавим текстовые блоки.
• Блоки легко перемещаются мышкой по экрану.
• Меню дизайна и настройки – позволяет уменьшать отступы между блоками, настраивать видимость на различный устройствах, добавлять и корректировать цвет общего фона. Перед начало работы с блоками не забудьте редактируемую зону.

• Для копирования картинок с другого сайта достаточно скопировать URL и вставить в поле настроек.
• Меню редактора позволяет копировать заготовки, готовые блоки переносить и размещать их в нужных местах страниц базы знаний.
• Для получения устойчивых навыков работы с редактором просто нужно попрактиковаться и мастерство будет расти с каждой следующей минутой.
• Для закрепления материала повторим процедуру создания еще одной страницы для сохранения информации о лидах.

Для разнообразия добавим на страницу видео блок. На Ютуб канале найдем нужный ролик, активируем вкладку – поделится, скопируем URL адрес и вставим в блок в поле ссылка на видео.

Зачем бизнесу база знаний и как ее лучше создать?

Обращаться с деловой документацией и иной информацией, которая ежедневно нужна в работе, можно двумя основными способами — хаотично или упорядоченно.

В первом случае нет единого хранилища, где бы по полочкам (реальным или виртуальным) была разложена вся служебная информация от должностных инструкций до сценариев новогоднего корпоратива. Это усиливает негативное влияние человеческого фактора: поиск нужного документа начинается с определения сотрудника или отдела, где бы он мог находиться. В худшем случае носителем информации окажется сам сотрудник. Как вы понимаете, если он уйдет на больничный или уволится, вместе с ним пропадет и ценная информация.

Другим примером неудобства такого подхода является обучение нового сотрудника. Эта роль во многом ложится на коллег и отнимает у них время на то, чтобы рассказать правила внутреннего распорядка (а, возможно, и не один раз), показать, как пользоваться оборудованием, подсказать, как решить ту или иную задачу. В процессе, к сожалению, есть риск что-то упустить.

Второй вариант — когда в неком хранилище (в облаке или на локальных компьютерах) собрана вся служебная информация, с которой новый сотрудник может легко ознакомиться самостоятельно. Это касается всех повторяющихся бизнес-процессов. База знаний создается однократно, а потом только корректируется и дополняется. Само ее существование сокращает временные ресурсы на всевозможные объяснения.

Базы знаний могут быть самыми разнообразными. Даже интернет — это тоже база знаний, только глобальная. В ней найдется многое, но не все применительно к вашему бизнесу. Для решения рабочих вопросов нужна другая база, корпоративных знаний, которыми обладаете только вы. Это не зависит от масштаба компании. Просто у крупного бизнеса и база знаний скорее всего будет крупнее, но суть останется прежней.

Что внутри?

Содержание документов и папок в каждом случае уникально, но сама база знаний — это всегда некая среда, где хранится вся информация о работе компании. От идеологии (информация о миссии и ценностях компании) до бытовых вопросов (где пообедать или что делать, если опоздал на работу). Это могут быть внутренние регламенты и инструкции, скрипты для работы с клиентами, архив реализованных проектов, сборник полезных статей — все, что вы посчитаете нужным.

Главное — не запутаться во всем этом информационном потоке. Представьте, что вы пришли в библиотеку, а там ни каталогов, ни буквенных указателей на полках, а вся литература свалена в кучу. Вряд ли вы быстро найдете нужную книгу. С корпоративной базой знаний то же самое. Ее с самого начала надо вести, во-первых, аккуратно, чтобы любой пользователь мог отыскать нужную информацию, а во-вторых, грамотно, чтобы, прочитав, каждый мог ее понять и применить.

Кто составляет базу знаний?

Честно говоря, практически все подразделения компании — от эйчаров до отдела продаж и лично генерального директора. У каждого отдела есть своя специфическая информация, которая должна быть зафиксирована. Ценность состоит в том, что знания не завязываются на отдельных сотрудниках, а принадлежат компании, могут накапливаться и передаваться. При этом они могут предназначаться для всех или только для части персонала. Как это обеспечить, расскажем далее.

Сервисы для ведения корпоративной базы знаний

Аналитическое агентство Tagline составило рейтинг сервисов для ведения корпоративной базы знаний и хранения документации. Он опубликован в 2016 году, но по-прежнему остается актуальным. Какие возможности предоставляют самые распространенные сервисы?

На первом месте рейтинга находится Битрикс24. На его платформе есть несколько решений, которые мы рассмотрим в отдельной главе. А пока пойдем ниже.

Практически все эти продукты (за исключением Atlassian Confluence и wiki-движков) объединяет то, что создание базы знаний не является их основным предназначением. Облачные сервисы схожи по функционалу, а различаются разве что интерфейсом и ценовой политикой для бизнеса. Есть также небольшие отличия в настройке прав доступа. Какой сервис и для чего использовать — вопрос личных предпочтений и привычки.

Общий недостаток всех этих решений — необходимость работать в «отдельном окне». Как показывает практика, пользователи обычно идут по пути наименьшего сопротивления и им не хочется открывать новую программу для решения той или иной задачи. И вот тут на помощь как раз и приходят приложения для Битрикс24.

Google Drive — это файловый хостинг от компании Google. Позволяет хранить текстовые документы, таблицы и презентации в интернете, дает к ним доступ для чтения, комментирования и редактирования. Сам не является базой знаний, но может использоваться для ее формирования при совместном использовании с другими программами онлайн-сервиса G Suite.

Atlassian Confluence — самая известная в мире wiki-система для создания баз знаний компаний и рабочих команд. Дает возможность собрать всю необходимую информацию в одном месте, создавать документы, структурировать их и публиковать с различными правами доступа.

Redmine — открытое серверное веб-приложение для управления проектами и задачами. Имеет инструменты для создания wiki-документов, но это не главное назначения данного продукта.

Dropbox — еще один файловый хостинг. Включает персональное облачное хранилище, синхронизирует файлы и дает к ним доступ со всех устройств. Как базу знаний использовать можно с большими ограничениями.

MediaWiki и DokuWiki — wiki-движки с открытым кодом, которые можно использовать для создания любой документации, интернет-энциклопедии или блога. Простые в применении, но малоопытным пользователям может потребоваться дополнительный инструктаж. Использовать их для создания корпоративной базы знаний довольно трудоемко.

GitHub — ведущий в мире веб-сервис для хостинга IT-проектов и их совместной разработки. Подходит для создания базы знаний в среде программистов. Для компаний из других отраслей бизнеса вряд ли может быть полезен.

Basecamp — известный онлайн-инструмент для управления проектами, совместной работы и постановки задач. Позволяет добавлять сторонних участников, собирать команду, составлять индивидуальный график работы. Функционал для создания базы знаний практически отсутствует, почему этот продукт попал в рейтинг, нам не совсем понятно.

Яндекс.Диск — облачное хранилище файлов от компании Яндекс. Позволяет хранить свои документы в облаке и передавать их другим пользователям в интернете, но в отличие от G Suite здесь нет возможности создавать и редактировать документы.

База знаний компании внутри Битрикс24

Для создания базы знаний в Битрикс24 есть встроенный модуль, основанный на wiki-технологии. У него сильно непонятный для обычного пользователя интерфейс и недостаточный функционал по разделению прав доступа к документам. В результате этим решением мало кто пользуется.

Базу знаний можно создавать с помощью модуля Битрикс24.Диск. Фактически являясь аналогом Яндекс.Диска или Goоgle Drive, он позволяет загружать документы, структурировать их по папкам и задавать права доступа к ним самым разнообразным способом. Но для того чтобы работать с этим функционалом полноценно, то есть создавать и редактировать документы, необходимо наличие программ Microsoft Office на компьютере или доступ в облачные сервисы Office365 или G Suite. Для многих компаний, использующих Битрикс24, это становится препятствием для быстрого и легкого формирования простой и доступной базы знаний.

Но зато в маркетплейсе Битрикс24 доступны для установки три специализированных приложения для создания и развития базы знаний в компании. Представим все три:

Все три приложения на сегодняшний день позволяют создавать отдельные документы, папки, разделы, назначать права доступа к ним и работать с документами в рамках окна Битрикс24.
Информатика и Сервис была в этой нише первопроходцем. К настоящему времени у нашего приложения больше всего установок и активных пользователей, а также, на наш взгляд, самый простой и дружелюбный интерфейс.

А началось все с того, что три года назад мы столкнулись с необходимостью создания базы знаний для своей компании, и очень хотелось, чтобы эта база работала внутри Битрикс24, ведь мы уже активно использовали его в ежедневной работе. Встроенный wiki-модуль нам решительно не понравился, поэтому мы решили разработать приложение для формирования базы знаний самостоятельно.

В итоге, в июне 2015 года мы опубликовали в каталоге приложений Битрикс24 первую версию нашей Базы знаний.

Приложение очень простое и легкое в использовании. Не имеет ничего лишнего, а обладает ровно тем функционалом, который нужен для быстрого формирования базы знаний любой компании в виде простых текстовых документов. Вероятно, поэтому наше приложение так полюбилось пользователям Битрикс24. За два года его установили более 9000 раз, и мы неоднократно получали как положительные отзывы о его значении для компаний, так и запросы на улучшение функциональных возможностей.

В октябре 2017 года в нем произошло несколько важных изменений. Улучшен механизм назначения прав доступа. По-прежнему есть три уровня − просмотр, редактирование, добавление/удаление. А вот настроить права стало проще: на экран выводится перечень всех сотрудников компании, и возле имени каждого ставится соответствующая галочка.

Также теперь добавился поиск по документам и полностью обновился дизайн. Кстати, по сравнению с альтернативными решениями у нас есть возможность экспорта/импорта данных − это может пригодиться при переезде на другой портал Битрикс24. Документы сохраняются в формате JSON и загружаются в новую базу данных. Мы всегда прислушиваемся к мнению наших пользователей и постепенно совершенствуем продукт под их запросы.

Резюме

Основная цель создания и использования корпоративной базы знаний — сократить время и трудозатраты на решение типовых задач, например интеграцию и обучение нового сотрудника в компании. По сути, это сборник рабочей информации, который может быть представлен в разном, но главное удобном и доступном виде. Создавать, хранить и редактировать документы для базы знаний можно в различных файловых хостингах или в Confluence. Но если ваша компания уже работает в Битрикс24, то удобнее всего делать это на вашем корпоративном портале. В этом случае вся информация для сотрудников будет структурирована и доступна в единой рабочей среде компании.
Обновленное приложение «База знаний» от Информатики и Сервиса можно бесплатно установить из маркетплейса Битрикс24.