Как изменить размер умной таблицы в excel

Узнаем все особенности умных таблиц в Excel, чем же они так хороши и какие преимущества они дают при работе с данными.

Приветствую всех, дорогие читатели блога TutorExcel.Ru!

Практически уверен, что большинство из вас в принципе слышали о таком понятии как умные таблицы в Excel, но уверен, что не все знакомы с полным набором преимуществ, которое дает применение таких таблиц.

Чтобы восполнить этот пробел и хочется подробно рассмотреть все возможности умных таблиц. И вообще понять почему эти таблицы так называются, чем же они все-таки умные и как ее сделать?

Как сделать умную таблицу в Excel?

Давайте рассмотрим стандартную таблицу (не умную) и на ее основе поймем какие преимущества мы получим при создании умной таблицы:

Имеем на вид вполне стандартную таблицу и первым шагом для превращения таблицы в умную будет ее преобразование.

Для этого встаем в любую ячейку нашей таблицы и в панели вкладок идем в Главная -> Стили -> Форматировать как таблицу и выбираем подходящий стиль оформления (или можно просто воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + T):

Перед нами появляется диалоговое окно, где нужно задать диапазон для таблицы (при этом обратите внимание, что Excel автоматически определяет размеры таблицы если начальная ячейка находится внутри исходной таблицы). Параметр Таблица с заголовками означает, что заголовки нашей таблицы (в данном случае это данные из строки 1) будут использованы как заголовки для умной таблицы. Нажимаем ОК и получаем умную таблицу:

Какие преимущества появляются при выборе умной таблицы:

• В заголовках таблицы автоматически добавляет фильтр;
• Таблица получает имя, которое можно использовать для ссылки на таблицу;
• Таблица изменяет размер при добавлении новых строк или столбцов;
• При добавлении нового столбца формула копируется на весь столбец;
• При добавлении новой строки копируются все формулы;
• При прокрутке таблицы заголовки встают вместо названия столбцов (т.е. аналог закрепления верхней строчки);
• Отдельные элементы таблицы также получают имена.

Свойств достаточно много, теперь давайте о каждом немного поподробнее.

Добавление фильтра

Очень часто в таблицах требуется выбрать определенный перечень данных, для это как раз хорошо подходит использование фильтра, в умной таблице в заголовки фильтр добавляется автоматически:

При этом изначально фильтра в таблице не было — он автоматически появился в строке с заголовками после создания умной таблицы.

Имя умной таблицы

Использование имени таблицы очень удобно, к примеру, при создании сводных таблиц в качестве источника данных нужно указать диапазон и как раз для этого отлично подходит имя таблицы (по умолчанию название имеет вид типа Таблица1, в данном же случае указал название Продажи так как в таблице именно данные по продажам):

Тем не менее есть определенные ограничения при создании имени таблицы, о которых нужно помнить:

• Начинается с буквы или символа подчеркивания («_»);
• Не содержит пробел или другие недопустимые знаки;
• Не совпадает с уже существующими именами в книге.

Автоматическое изменение размера

Если мы захотим добавить новую строку или столбец, то таблица автоматически расширится на новый диапазон. Например, добавим в нашу таблицу новый столбец с суммой продажи:

Как мы видим новый столбец также визуально добавился к таблице.

Внизу таблицы есть маркер (в виде уголка) в ее правом нижнем углу, который показывает границы таблицы. Его можно вручную перемещать тем самым изменяя размер таблицы, но на практике это достаточно редко используется, так как Excel сам автоматически подстраивается под размеры:

Копирование формул для всего столбца

После добавления столбца в таблицу нужно прописать формулу для вычисления значения. В данном случае сумма продажи получается как произведение цены на количество продаж.

Обычно после ввода формулы в ячейку нужно еще дополнительно протянуть ее на весь диапазон, в случае умной таблицы этого делать не нужно — она все сделает сама:

Добавление формул для новой строки

Аналогичная история происходит и при добавлении новой строчки в таблицу. Если в строках таблицы есть какие-либо формулы, то при добавлении строки они в нее будут скопированы:

Закрепление заголовков при прокрутке

Если таблица большая, то вполне естественно желание посмотреть какую-либо из ее частей и для этого мы привычно прокручиваем лист до нужного места. В этом случае обычно шапка таблицы теряется из вида, если она предварительно не была зафиксирована с помощью закрепления областей.

Для умных таблиц все делается автоматически, при прокрутке заголовки таблицы встают вместо названия столбцов:

Однако обратите внимание, что это свойство работает только если мы находимся внутри умной таблицы. Если переместить активную ячейку за пределы таблицы, то заголовки пропадут и названия столбцов вернутся на свое место:

Отдельные элементы таблицы

Помимо имени самой умной таблицы имя получают также и ее отдельные элементы. Когда мы прописывали формулы в предыдущих примерах как раз видели, что ссылки на ячейки таблицы выглядят не совсем обычно, а вместо них записи вида [@Заголовок]:

В общем и целом это ссылки для упрощения работы с таблицей:

• Название_таблицы[#Все] — ссылка на всю таблицу;
• Название_таблицы[#Данные] — ссылка на данные (вся таблица без заголовков);
• Название_таблицы[#Заголовки] — ссылка на заголовки;
• Название_таблицы[@] — ссылка на текущую строку из таблицы;
• Название_таблицы[@Название_заголовка] — ссылка на ячейку из текущей строки в столбце Название_заголовка;
• и т.д.

В принципе можно не запоминать как именно пишутся ссылки — Excel автоматически изменит вид записи ссылки или предложит варианты ссылок, когда будете ссылаться на элементы таблицы.

С основными свойствами умных таблиц мы познакомились, теперь немного поговорим о внешнем виде таблицы и дополнительных настройках.

Дополнительные настройки

При работе с таблицей в панели вкладок активируется дополнительная вкладка Конструктор с несколькими блоками команд внутри:

Давайте поподробнее остановимся на каждом из блоков, что в них есть интересного и как они могут нам пригодиться:

• Свойства;
  Можно задать Имя таблицы и ее размер.
• Инструменты;
  Позволяет построить сводную таблицу на основе умной, добавить срезы в таблицу (аналог фильтров) и сделать из умной таблицы обычную.
• Данные из внешней таблицы;
  Настройка параметров для подключения к внешним данным.
• Параметры стилей таблиц;
  Возможность добавления строки итогов для таблицы и выделение определенных частей таблицы (первый столбец, последний столбец, чередование строк и т.д.).
  Обычно применяется для оформления внешнего вида таблицы и улучшения читаемости данных из нее.
• Стили таблиц.
  Настройка внешнего вида таблицы с точки зрения цветового оформления.

Как преобразовать умную таблицу в обычную?

Бывают ситуации когда умная таблица перестает быть нужна, поэтому чтобы отменить умную таблицу и сделать из нее обычную, то нужно во вкладке Конструктор и блоке Инструменты выбрать команду Преобразовать в диапазон, которая вернет таблице первоначальный вид.

Недостатки умных таблиц

Несмотря на все преимущества при использовании умных таблиц у них также есть и недостатки.

Из значимых отмечу невозможность совместного использования файла, запрет на объединение ячеек и невозможность использовать формулы массива.

Но в целом тот большой набор преимуществ существенно перевешивает небольшое количество недостатков, поэтому смело пользуйтесь данным инструментом, он может облегчить вам работу с определенными задачами.

Спасибо за внимание!
Если у вас есть какие-либо вопросы или мысли по умным таблицам — спрашивайте и пишите в комментариях.

Умные Таблицы Excel – секреты эффективной работы

В MS Excel есть много потрясающих инструментов, о которых большинство пользователей не подозревают или сильно недооценивает. К таковым относятся Таблицы Excel. Вы скажете, что весь Excel – это электронная таблица? Нет. Рабочая область листа – это только множество ячеек. Некоторые из них заполнены, некоторые пустые, но по своей сути и функциональности все они одинаковы.

Таблица Excel – совсем другое. Это не просто диапазон данных, а цельный объект, у которого есть свое название, внутренняя структура, свойства и множество преимуществ по сравнению с обычным диапазоном ячеек. Также встречается под названием «умные таблицы».

Как создать Таблицу в Excel

В наличии имеется обычный диапазон данных о продажах.

Для преобразования диапазона в Таблицу выделите любую ячейку и затем Вставка → Таблицы → Таблица

Есть горячая клавиша Ctrl+T.

Появится маленькое диалоговое окно, где можно поправить диапазон и указать, что в первой строке находятся заголовки столбцов.

Как правило, ничего не меняем. После нажатия Ок исходный диапазон превратится в Таблицу Excel.

Перед тем, как перейти к свойствам Таблицы, посмотрим вначале, как ее видит сам Excel. Многое сразу прояснится.

Структура и ссылки на Таблицу Excel

Каждая Таблица имеет свое название. Это видно во вкладке Конструктор, которая появляется при выделении любой ячейки Таблицы. По умолчанию оно будет «Таблица1», «Таблица2» и т.д.

Если в вашей книге Excel планируется несколько Таблиц, то имеет смысл придать им более говорящие названия. В дальнейшем это облегчит их использование (например, при работе в Power Pivot или Power Query). Я изменю название на «Отчет». Таблица «Отчет» видна в диспетчере имен Формулы → Определенные Имена → Диспетчер имен.

А также при наборе формулы вручную.

Но самое интересное заключается в том, что Эксель видит не только целую Таблицу, но и ее отдельные части: столбцы, заголовки, итоги и др. Ссылки при этом выглядят следующим образом.

=Отчет[#Все] – на всю Таблицу
=Отчет[#Данные] – только на данные (без строки заголовка)
=Отчет[#Заголовки] – только на первую строку заголовков
=Отчет[#Итоги] – на итоги
=Отчет[@] – на всю текущую строку (где вводится формула)
=Отчет[Продажи] – на весь столбец «Продажи»
=Отчет[@Продажи] – на ячейку из текущей строки столбца «Продажи»

Для написания ссылок совсем не обязательно запоминать все эти конструкции. При наборе формулы вручную все они видны в подсказках после выбора Таблицы и открытии квадратной скобки (в английской раскладке).

Выбираем нужное клавишей Tab. Не забываем закрыть все скобки, в том числе квадратную.

Если в какой-то ячейке написать формулу для суммирования по всему столбцу «Продажи»

то она автоматически переделается в

Т.е. ссылка ведет не на конкретный диапазон, а на весь указанный столбец.

Это значит, что диаграмма или сводная таблица, где в качестве источника указана Таблица Excel, автоматически будет подтягивать новые записи.

А теперь о том, как Таблицы облегчают жизнь и работу.

Свойства Таблиц Excel

1. Каждая Таблица имеет заголовки, которые обычно берутся из первой строки исходного диапазона.

2. Если Таблица большая, то при прокрутке вниз названия столбцов Таблицы заменяют названия столбцов листа.

Очень удобно, не нужно специально закреплять области.

3. В таблицу по умолчанию добавляется автофильтр, который можно отключить в настройках. Об этом чуть ниже.

4. Новые значения, записанные в первой пустой строке снизу, автоматически включаются в Таблицу Excel, поэтому они сразу попадают в формулу (или диаграмму), которая ссылается на некоторый столбец Таблицы.

Новые ячейки также форматируются под стиль таблицы, и заполняются формулами, если они есть в каком-то столбце. Короче, для продления Таблицы достаточно внести только значения. Форматы, формулы, ссылки – все добавится само.

5. Новые столбцы также автоматически включатся в Таблицу.

6. При внесении формулы в одну ячейку, она сразу копируется на весь столбец. Не нужно вручную протягивать.

Помимо указанных свойств есть возможность сделать дополнительные настройки.

Настройки Таблицы

В контекстной вкладке Конструктор находятся дополнительные инструменты анализа и настроек.

С помощью галочек в группе Параметры стилей таблиц

можно внести следующие изменения.

— Удалить или добавить строку заголовков

— Добавить или удалить строку с итогами

— Сделать формат строк чередующимися

— Выделить жирным первый столбец

— Выделить жирным последний столбец

— Сделать чередующуюся заливку строк

— Убрать автофильтр, установленный по умолчанию

В видеоуроке ниже показано, как это работает в действии.

В группе Стили таблиц можно выбрать другой формат. По умолчанию он такой как на картинках выше, но это легко изменить, если надо.

В группе Инструменты можно создать сводную таблицу, удалить дубликаты, а также преобразовать в обычный диапазон.

Однако самое интересное – это создание срезов.

Срез – это фильтр, вынесенный в отдельный графический элемент. Нажимаем на кнопку Вставить срез, выбираем столбец (столбцы), по которому будем фильтровать,

и срез готов. В нем показаны все уникальные значения выбранного столбца.

Для фильтрации Таблицы следует выбрать интересующую категорию.

Если нужно выбрать несколько категорий, то удерживаем Ctrl или предварительно нажимаем кнопку в верхнем правом углу, слева от снятия фильтра.

Попробуйте сами, как здорово фильтровать срезами (кликается мышью).

Для настройки самого среза на ленте также появляется контекстная вкладка Параметры. В ней можно изменить стиль, размеры кнопок, количество колонок и т.д. Там все понятно.

Ограничения Таблиц Excel

Несмотря на неоспоримые преимущества и колоссальные возможности, у Таблицы Excel есть недостатки.

1. Не работают представления. Это команда, которая запоминает некоторые настройки листа (фильтр, свернутые строки/столбцы и некоторые другие).

2. Текущую книгу нельзя выложить для совместного использования.

3. Невозможно вставить промежуточные итоги.

4. Не работают формулы массивов.

5. Нельзя объединять ячейки. Правда, и в обычном диапазоне этого делать не следует.

Однако на фоне свойств и возможностей Таблиц, эти недостатки практически не заметны.

Как работать в Excel с таблицами для чайников: пошаговая инструкция

Программа Microsoft Excel удобна для составления таблиц и произведения расчетов. Рабочая область – это множество ячеек, которые можно заполнять данными. Впоследствии – форматировать, использовать для построения графиков, диаграмм, сводных отчетов.

Работа в Экселе с таблицами для начинающих пользователей может на первый взгляд показаться сложной. Она существенно отличается от принципов построения таблиц в Word. Но начнем мы с малого: с создания и форматирования таблицы. И в конце статьи вы уже будете понимать, что лучшего инструмента для создания таблиц, чем Excel не придумаешь.

Как создать таблицу в Excel для чайников

Работа с таблицами в Excel для чайников не терпит спешки. Создать таблицу можно разными способами и для конкретных целей каждый способ обладает своими преимуществами. Поэтому сначала визуально оценим ситуацию.

Посмотрите внимательно на рабочий лист табличного процессора:

Это множество ячеек в столбцах и строках. По сути – таблица. Столбцы обозначены латинскими буквами. Строки – цифрами. Если вывести этот лист на печать, получим чистую страницу. Без всяких границ.

Сначала давайте научимся работать с ячейками, строками и столбцами.

Как выделить столбец и строку

Чтобы выделить весь столбец, щелкаем по его названию (латинской букве) левой кнопкой мыши.

Для выделения строки – по названию строки (по цифре).

Чтобы выделить несколько столбцов или строк, щелкаем левой кнопкой мыши по названию, держим и протаскиваем.

Для выделения столбца с помощью горячих клавиш ставим курсор в любую ячейку нужного столбца – нажимаем Ctrl + пробел. Для выделения строки – Shift + пробел.

Как изменить границы ячеек

Если информация при заполнении таблицы не помещается нужно изменить границы ячеек:

1. Передвинуть вручную, зацепив границу ячейки левой кнопкой мыши.
2. Когда длинное слово записано в ячейку, щелкнуть 2 раза по границе столбца / строки. Программа автоматически расширит границы.
3. Если нужно сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, воспользуемся кнопкой «Перенос текста» на панели инструментов.

Для изменения ширины столбцов и высоты строк сразу в определенном диапазоне выделяем область, увеличиваем 1 столбец /строку (передвигаем вручную) – автоматически изменится размер всех выделенных столбцов и строк.

Примечание. Чтобы вернуть прежний размер, можно нажать кнопку «Отмена» или комбинацию горячих клавиш CTRL+Z. Но она срабатывает тогда, когда делаешь сразу. Позже – не поможет.

Чтобы вернуть строки в исходные границы, открываем меню инструмента: «Главная»-«Формат» и выбираем «Автоподбор высоты строки»

Для столбцов такой метод не актуален. Нажимаем «Формат» — «Ширина по умолчанию». Запоминаем эту цифру. Выделяем любую ячейку в столбце, границы которого необходимо «вернуть». Снова «Формат» — «Ширина столбца» — вводим заданный программой показатель (как правило это 8,43 — количество символов шрифта Calibri с размером в 11 пунктов). ОК.

Как вставить столбец или строку

Выделяем столбец /строку правее /ниже того места, где нужно вставить новый диапазон. То есть столбец появится слева от выделенной ячейки. А строка – выше.

Нажимаем правой кнопкой мыши – выбираем в выпадающем меню «Вставить» (или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+» Добавить ячейки.» src=»https://exceltable.com/sozdat-tablicu/images/tablica14-10.png» >

Отмечаем «столбец» и жмем ОК.

Теперь при печати границы столбцов и строк будут видны.

С помощью меню «Шрифт» можно форматировать данные таблицы Excel, как в программе Word.

Поменяйте, к примеру, размер шрифта, сделайте шапку «жирным». Можно установить текст по центру, назначить переносы и т.д.

Как создать таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Простейший способ создания таблиц уже известен. Но в Excel есть более удобный вариант (в плане последующего форматирования, работы с данными).

Сделаем «умную» (динамическую) таблицу:

1. Переходим на вкладку «Вставка» — инструмент «Таблица» (или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+T).
2. В открывшемся диалоговом окне указываем диапазон для данных. Отмечаем, что таблица с подзаголовками. Жмем ОК. Ничего страшного, если сразу не угадаете диапазон. «Умная таблица» подвижная, динамическая.

Примечание. Можно пойти по другому пути – сначала выделить диапазон ячеек, а потом нажать кнопку «Таблица».

Теперь вносите необходимые данные в готовый каркас. Если потребуется дополнительный столбец, ставим курсор в предназначенную для названия ячейку. Вписываем наименование и нажимаем ВВОД. Диапазон автоматически расширится.

Если необходимо увеличить количество строк, зацепляем в нижнем правом углу за маркер автозаполнения и протягиваем вниз.

Как работать с таблицей в Excel

С выходом новых версий программы работа в Эксель с таблицами стала интересней и динамичней. Когда на листе сформирована умная таблица, становится доступным инструмент «Работа с таблицами» — «Конструктор».

Здесь мы можем дать имя таблице, изменить размер.

Доступны различные стили, возможность преобразовать таблицу в обычный диапазон или сводный отчет.

Возможности динамических электронных таблиц MS Excel огромны. Начнем с элементарных навыков ввода данных и автозаполнения:

1. Выделяем ячейку, щелкнув по ней левой кнопкой мыши. Вводим текстовое /числовое значение. Жмем ВВОД. Если необходимо изменить значение, снова ставим курсор в эту же ячейку и вводим новые данные.
2. При введении повторяющихся значений Excel будет распознавать их. Достаточно набрать на клавиатуре несколько символов и нажать Enter.
3. Чтобы применить в умной таблице формулу для всего столбца, достаточно ввести ее в одну первую ячейку этого столбца. Программа скопирует в остальные ячейки автоматически.
4. Для подсчета итогов выделяем столбец со значениями плюс пустая ячейка для будущего итога и нажимаем кнопку «Сумма» (группа инструментов «Редактирование» на закладке «Главная» или нажмите комбинацию горячих клавиш ALT+» Автосумма.» src=»https://exceltable.com/sozdat-tablicu/images/tablica14-25.png» >

Если нажать на стрелочку справа каждого подзаголовка шапки, то мы получим доступ к дополнительным инструментам для работы с данными таблицы.

Иногда пользователю приходится работать с огромными таблицами. Чтобы посмотреть итоги, нужно пролистать не одну тысячу строк. Удалить строки – не вариант (данные впоследствии понадобятся). Но можно скрыть. Для этой цели воспользуйтесь числовыми фильтрами (картинка выше). Убираете галочки напротив тех значений, которые должны быть спрятаны.

"Умные" таблицы в Excel ⁠ ⁠

В Excel много инструментов, о которых большинство пользователей не подозревают или сильно недооценивают. Одним из таких являются Таблицы.

То что вы считаете таблицей, представляет собой Рабочую область листа.

Таблица – это объект, имеющий свое название, внутреннюю структуру, свойства и преимущества по сравнению с обычным диапазоном ячеек.

Создание Таблицы

Для создания Таблицы встаньте на Рабочую область листа содержащую данные для создания таблицы и нажмите сочетание клавиш CTRL+T(L). В появившемся окне вы можете изменить диапазон выделения данных для построения таблицы, нажмите ОК.

Так же для преобразования диапазона в Таблицу можно выделить выделите любую ячейку диапазона с данными, затем выбрать последовательно Вставка ►Таблицы ►Таблица.

Переименование Таблицы

В вашем файле планируется несколько Таблиц? Есть смысл присвоить для каждой Таблицы свое имя. Это облегчит их дальнейшее использование (например, при работе в Power Query или Power Pivot).

Для переименования установите курсор в любую ячейку Таблицы, в появившемся окне Конструктор в разделе Свойства введите новое имя в поле Имя таблицы:

Свойства Таблицы

1. Заголовки таблицы берутся из первой строки исходного диапазона.

При прокрутке вниз названия столбцов Таблицы (шапки) заменяют названия столбцов листа, следовательно дополнительное закрепление столбцов не требуется:

2. В таблицу по умолчанию добавляется фильтр, который можно убрать на вкладке Конструктор или сочетание CTRL+SHIFT+L:

3. При введении формулы в одну ячейку, она сразу копируется на весь столбец, т.е. формулу не нужно протягивать в вручную.

4. При добавлении в таблицу новых столбцов и строк они автоматически включатся в Таблицу. При наличии формул они автоматически применяются для новых данных.

5. Добавить строку итогов (суммирование, среднее и др.) для столбцов Таблицы можно сочетанием клавиш CTRL+SHIFT+T:

Настройка Таблицы

Изменить внешний вид Таблицы, вывести итоги, удалить дубликаты, создать Сводную таблицу, переименовать или удалить её можно на вкладке Конструктор.

Для использования Временной шкалы для Таблицы преобразуйте её в Сводную, на вкладке Конструктор ► Сводная таблица или Вставка ► Сводная таблица.

Преобразование Рабочей области в Таблицу является обязательным условием для использования возможностей Power Query и Power Pivot.

635 постов 14.5K подписчиков

Правила сообщества

2. Публиковать посты соответствующие тематике сообщества

3. Проявлять уважение к пользователям

4. Не допускается публикация постов с вопросами, ответы на которые легко найти с помощью любого поискового сайта.

По интересующим вопросам можно обратиться к автору поста схожей тематики, либо к пользователям в комментариях

Важно — сообщество призвано помочь, а не постебаться над постами авторов! Помните, не все обладают 100 процентными знаниями и навыками работы с Office. Хотя вы и можете написать, что вы знали об описываемом приёме раньше, пост неинтересный и т.п. и т.д., просьба воздержаться от подобных комментариев, вместо этого предложите способ лучше, либо дополните его своей полезной информацией и вам будут благодарны пользователи.

Утверждения вроде «пост — отстой», это оскорбление автора и будет наказываться баном.

Помогите с Умной таблицей в Excel , кто знает.

Есть Умная таблица.

Как известно к ней можно ссылаться напрямую =Таблица

..и через ссылки например на колонки =Таблица[Столбец1] — как у меня на картинке в ячейке H1

Вопрос, как можно прописать формулу чтобы название колоки менялось в зависимости от параметра.

То есть если передаем параметр 1 — то ссылка на Таблица[Столбец1]

если передаем параметр 2 — то ссылка на Таблица[Столбец2]

Если писать что-то типа =»Таблица[Столбец» & Параметр & «]» (ну или через сцепить) — то получается не ссылка на умную таблицу а просто текст в ячейке

Очень часто использую умные таблицы в работе — экономят кучу времени. Но есть большая ложка дегтя при работе с ними (во всяком случае для меня) — они не позволяют организовать совместное, с другими пользователями, редактирование общих файлов.

Мгновенное заполнение в Excel — магия в чистом виде⁠ ⁠

Друзья, всем привет. Сегодня хочу рассказать вам про мгновенное заполнение в Excel.

Ссылка на файл, чтобы можно было потренироваться — https://disk.yandex.ru/i/HyW0N215F6CuUg

Возможно, многие с ним знакомы заочно. Наверняка же замечали, что когда вручную заполняешь какие-то значения в ячейках, то с переходом к следующей ячейке при вводе символов Excel порой выдаёт вот такой список:

Так вот это и есть мгновенное заполнение во всей своей красе. Да, иногда это раздражает, потому что тебе это не нужно. Но в большинстве случае польза мгновенного заполнения огромна.

Извлечение данных

Предположим, у нас есть вот такой столбец с текстом:

Нам нужно извлечь отдельно номер договора и дату. Это можно сделать с помощью инструмента «Текст по столбцам». Правда, потом придётся от символа «№» ещё избавляться. А вот мгновенное заполнение справится с этим намного быстрее. Просто вводим справа от текста в первую ячейку номер договора (1), нажимаем Enter. Далее возможны два варианта.

Вариант 1. Вручную вводим в ячейку первую цифру второго договора (2). Excel предлагает свои варианты, жмём Enter — PROFIT!

Вариант 2. После того, как перешли ко второй ячейке, сразу нажимаем сочетание Ctrl + E (Е английская, конечно). Именно это сочетание отвечает за запуск мгновенного заполнения. Аналогично с датами. Вводим в ячейку С2 дату первого договора — Enter — Ctrl + E — наслаждаемся результатом.

ОЧЕНЬ ВАЖНАЯ ЧАСТЬ СТАТЬИ.

Так как же это работает? Всё довольно просто. В первой ячейке мы задаём образец, чего хотим получить, далее Excel распознаёт нашу логику и заполняет остальные ячейки по образу и подобию.

Ух ты! И так будет работать всегда?! Строго говоря — нет. Иногда, Excel не может с одной ячейки распознать логику. В этом случае нужно вручную заполнить не одну, а две, три, четыре (если случай совсем запущенный) ячейки. И только после этого нажимать Ctrl + E. Чем больше ячеек заполняешь, тем выше вероятность того, что твоя логика будет верно распознана могучим интеллектом Excel. Порой мгновенное заполнение не справляется с поставленной задачей:

Даты в первом столбце указаны в формате ГГГГ-ММ-ДД. При попытке привести их в формат ДД-ММ-ГГГГ получается вот такая «красота». Поэтому не поленитесь после того, как все ячейки будут заполнены, пробежаться по ним, а тот ли в них результат, который ты ожидал увидеть.

Образцы вводите в соседнем столбце от источника (можно справа или слева). Не «убегайте» далеко от данных, результат может быть непредсказуемым или вообще ничего не будет.

Ещё одно важное дополнение: мгновенное заполнение работает в версиях Excel 2013 и выше.

Теперь, когда с пояснениями закончено, давайте посмотрим, на что ещё способен этот удивительный инструмент.

Извлечение только чисел из столбца

Если нам из «красивого» столбца, в котором есть значения вроде «123руб», «55 рублей» и так далее, нужно извлечь только цифры, то вы уже знаете, что нам поможет:

В данном конкретном случае я прописал вручную две первых ячейки, иначе Excel не понимал, что нужны только числа.

Работа с текстом

В столбце указаны Имя и Фамилия. Нам нужно получить результат в виде «Имя Ф.» В первой ячейке вводим образец — Enter — Ctrl + E:

Кстати, если попробовать получить Фамилия И., то будьте внимательны. Если прописать два примера, потом начать вводить третий, то появляется довольно забавный список:

Но если не начинать вводить в третью ячейку текст, а сразу нажать на Ctrl + E, то всё будет нормально. Раз на раз не приходится. Временами мгновенное заполнение ведёт себя очень странно.

Извлечение части сплошного текста

Необходимо разбить слипшийся текст на части. Вводим в первых двух ячейках образец — Ctrl + E:

С номером поступаем аналогично.

Сбор текста

В отдельных столбцах есть различная информация, которую необходимо собрать в одно предложение. Обратите внимание, что порядок столбцов для мгновенного заполнения роли не играет. Прописываем предложение в первой ячейке — Enter — Ctrl + E:

На этом статью я хотел бы завершить. Уверен, я перечислил далеко не все чудесные возможности мгновенного заполнения. Буду вам благодарен, если в комментариях поделитесь своими способами применения этой чудесной штуки.

В качестве небольшой рекламы позвольте оставить здесь ссылку на мастер-класс, который я буду проводить 9 марта. Кто хочет узнать ещё несколько полезных приёмов при работе в Excel (там почти не будет того, о чём я писал здесь), а ещё хочет услышать чуть больше про то, где я работаю, записывайтесь — Полезные приемы при работе в Excel. Часть 2 (specialist.ru)

На этом всё. Как обычно, спасибо огромное всем, кто потратил своё драгоценное время и осилил данное полотно. Надеюсь, было полезно. Видео по данной статье обязательно появится на моём канале — (36) Андрей Митрохин — YouTube

Таблица подсчета розеток/выключателей/рамок. ⁠ ⁠

Когда я работал в магазине электротоваров регулярно приходилось считать ЭУИ и рамки к ним по зарисовкам заказчиков или их работников, тогда я это делал на бумаге и неплохо набил на этом руку. Но у некоторых продавцов консультантов это выходит не слишком быстро и качественно. Для автоматизации процесса я решил создать таблицу в google, а затем перенес ее в Excel (последний мне нравится больше). Таблицей я намерен поделиться ссылки будут ниже, а пока краткое описание:

Это страница «Сводка» первоначально ее надо заполнить под себя и сохранить как шаблон:
— Наименования всех типов ЭУИ какие у вас могут быть (если не достаточно того, что ввел я)
— Цвета механизмов (или например серия + цвет, как удобнее будет)
— Цвета рамок (аналогично механизмам)

Потом переходим на страницу «Ввод данных»
При добавлении новой строки указываете комнату
цвет механизма, цвет рамки и наполнение постов выбираете из выпадающего списка (подтянутся варианты со страницы «Сводка»), когда вы выбираете механизм для поста — ячейка окрашивается, считая количество постов в рамке

После заполнения страницы «Ввод данных», возвращаемся на «Сводка»
При выборе нужного цвета в крайней правой таблице («Текущий цвет») в списке ЭУИ и рамок останется только то количество, которое соответствует выбранным цветам.
Кроме того, общее количество механизмов и постов в рамках и количество установочных коробок

ЗЫ Отдельное спасибо @XaXa3Pa3a

Полезные трюки при работе в Excel⁠ ⁠

Всем привет. Это моя первая статья на Пикабу, поэтому позвольте сначала представиться. Я являюсь преподавателем Microsoft Excel. Теперь, когда с формальностями покончено, можно перейти к основному.

Сомнения перед написанием

Я довольно часто читаю разный тематический материал на Пикабу, и меня восхищают большинство авторов и статей. Статьи восхищают, в первую очередь, своей интересностью (есть такое слово вообще?) и полезностью. Именно поэтому у меня были большие сомнения, а стоит ли вообще лезть со своими очередными «простыми, но полезными штуками при работе в Excel». Да и кому вообще ты со своим Excel нужен?! Тем более, что беглый поиск по сайту не выдал ни одной подобной статьи. И та часть меня, которая отвечает за неуверенность, сразу подметила, что раз нет, значит, оно никому не нужно. А может, просто плохо искал. И да, я отдаю себе отчёт в том, что подобного материала довольно много на просторах интернета. И всё-таки, принцип «лучше сделать и жалеть, чем не сделать вовсе» возобладал.

Почему я посчитал, что это будет полезно

Занимаясь преподаванием этой замечательной программы (а я и правда считаю её чудесной и, можно сказать, влюблён в неё), я довольно часто подмечал, что именно мелочи оказывают самое большое впечатление на слушателей. Рассказываешь про сочетание функций ИНДЕКС(ПОИСКПОЗ), какое оно крутое, позволяет двумерный поиск по таблице осуществлять и много чего ещё делать, все сидят, понимающе кивают. Потом в процессе показываешь какую-нибудь мелочь, вроде той, что листы можно копировать, зажав Ctrl и мышкой перетащив лист чуть правее/левее, аудитория сразу оживает: «Ну всё, не зря время потратили». Именно про такие вот простые приёмы я и хотел бы вам рассказать (про первый так уже рассказал).

Небольшое пояснение

Путь до той или иной команды обычно описывается следующим образом: название вкладки — потом группа команд — сама команда:

Если у вас ноутбук, то функциональные клавиши могут работать только при одновременном нажатии на кнопку Fn+F1-12 (есть такие ноутбуки, в которых и этот способ не работает, тут надо уже по модели ноута смотреть).

Вообще, почти каждая функциональная клавиша отвечает за какое-то действие. Но я остановлюсь на одной, а именно — F4. И нет, речь пойдёт не про то, что этой кнопкой в Excel мы можем менять тип ссылки для ячейки.

F4 — повтор последнего выполненного пользователем действия (если нажимать её не тогда, когда курсор находится в строке формул)

Например, вам нужно для нескольких несмежных столбцов установить определённую ширину. Вместо того, чтобы каждый раз выбирать столбец, потом переходить на вкладку Главная — Ячейки — Формат — Ширина столбца. Можно один раз проделать эту операцию, потом просто выделить следующий столбец и нажать F4. И такой фокус можно проделывать со многими операциями, будь то закраска ячеек, строк, столбцов, части графика на диаграмме или банальная вставка столбцов (да, столбец можно вставлять сочетанием Ctrl + «+», но ведь это две кнопки, а F4 — одна).

Представления

Представления, с моей точки зрения, являются одним из самых недооценённых инструментов в Excel. Предположим, у вас есть таблица, в которой вы часто фильтруете несколько столбцов по разным критериям: отдел, пол и город.

И вот вы каждый раз раскрываете фильтр, устанавливаете нужные критерии, просматриваете данные, потом раскрываете фильтр, следующий критерий, потом фильтр. Думаю, суть вы уловили. «Но всё меняется, когда приходят они — представления!» © Установив нужные критерии, переходим на вкладку Вид — Режимы просмотра книги — нажимаем Представления:

Далее всё интуитивно (куда же без интуиции в этой прекрасной программе) понятно. Жмёшь «Добавить», обзываешь представление так, как тебе угодно — Ок. Здесь же, в окне добавления представления, мы можем узнать, а что, собственно, Excel сохраняет. А сохраняет он параметры печати, результаты фильтрации, скрытые строки и столбцы. Создав под каждый набор фильтров, строк и столбцов представление, потом лёгким и непринуждённым нажатием на эту команду ты будешь менять свою таблицу в мгновение ока. Это не совсем удобно? Что же, согласен. Давайте сделаем ещё удобнее и добавим представления на панель быстрого доступа. Для этого раскроем настройку панели быстрого доступа — Другие команды:

В открывшемся окне в поле «Выбрать команды из:» выбираем «Все команды». Потом находим «Представления» — Добавить:

Кстати, так можно добавить на панель быстрого абсолютно любую команду.

Теперь у нас появился выпадающий список со всеми нашими сохранёнными представлениями. Через это же окно можно и новые представления создавать. Просто пишешь в нём название, нажимаешь Enter — готово.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ!

Представления не работают в книгах, в которых есть «умные» таблицы (таблицы, которые мы создаём через вкладку Главная — Стили — Форматировать как таблицу).

После создания представления не нужно перемещать столбцы/менять их местами, иначе представление прекратит работать.

Два окна одной книги.

Прежде, чем кидать в меня различные предметы с криками «мало того, что про какой-то Excel пишет, так сейчас ещё будет рассказывать, как в двух окнах работать, смерд?!» позвольте пояснить. Речь пойдёт о том, как работать в двух окнах с ОДНОЙ книгой. Давайте смоделируем ситуацию. Есть у тебя два монитора (если ещё нет, обязательно заводи второй, пускай небольшой, но чтобы был), один файл Excel с несколькими листами внутри. Тебе нужно из одной таблицы перенести данные в другую (сравнить их, связать формулами и так далее). Что ты делаешь? Правильно, бесконечно долго и уныло переключаешься между листами. Второй монитор тем временем грустно за этим наблюдает. Но можно сделать этот процесс более удобным и быстрым. Прошу любить и жаловать, вкладка Вид — Окно — Новое окно:

Нажав на эту команду, мы получим ту же самую книгу, но в другом рабочем окне. Название файла будет немного изменено на «Мой файл:1» и «Мой файл:2». А дальше уже дело за тобой. Располагай окна так, как тебе удобно (на одном мониторе, на разных), копируй данные, создавай связи, формулы — в общем, работай. Но делать ты это уже будешь быстрее и удобнее. Все изменения, которые мы вносим в любое из клонированных окон, появляются сразу во всех связанных окнах. Главное, не забыть нажать «Сохранить» хоть в каком-нибудь окне.

Специальная вставка (пропускать пустые ячейки)

Вообще, про специальную вставку в Excel можно написать отдельную статью, наверное. Инструмент во многих случаях просто незаменимый. Но в рамках данной статьи я расскажу только про одну возможность. Представим, что есть две таблицы:

Нужно перенести данные из крайнего правого столбца второй таблицы (столбец Р) в крайний столбец первой таблицы (столбец F) таким образом, чтобы существующие номера остались. Обычным копированием-вставкой сделать это не получится, так как в столбце Р есть пустые ячейки, которые заменят собой существующие номера в столбце F. И тут на сцену выходит специальная вставка. Выделяем диапазон из столбца Р, копируем. Далее выбираем ячейку, начиная с которой нужно вставить данные (в нашем случае это F2), и либо щёлкаем правую кнопку мыши — в контекстном меню ищем «Специальная вставка», либо нажимаем сочетание клавиш Ctrl+Alt+V. Попадаем в такое окно:

Ставим галочку рядом с «пропускать пустые ячейки» — Ок. Профит!

Хочу отметить, что большинство приёмов, которые я здесь описал, не начнут прям с ходу экономить вам часы рабочего времени. Но если постепенно приучить себя их использовать, вспоминать о них, то скорость работы будет неуклонно возрастать. На этом, пожалуй, всё. Спасибо всем, кто уделил своё внимание и драгоценное время чтению поста. Надеюсь, что кому-то это было полезно. Вообще, если хотя бы одному человеку данный материал поможет в работе, я уже буду считать это успехом.

P.S. Если статья покажется интересной и полезной, то на примете есть ещё несколько приёмов, про которые могу рассказать.

Друзья, создал на Ютубе свой канал. Пока только видео с первой статьёй. В ближайшие дни опубликую вторую часть. Полезные трюки и приёмы при работе в Microsoft Excel — YouTube

Офисные будни⁠ ⁠

Сейчас состоялся диалог с коллегой.

К: DDlix, а как сложить значения нескольких ячеек в экселе? Каждый раз плюсы писать муторно.

Я: =СУММ и выделяешь нужные ячейки

*кряхтит ещё минут пять и выдаёт*

К: Не получается, пишет: «ИМЯ??»

Я: Ну так и пиши — Настя

Я: Подхожу и с каменным лицом показываю ошибку, выхожу из кабинета, чтобы просмеяться.

Вот до чего приводит коктейль из доверия и незнания офисных программ:)

Скрипт для экселя- ссылка в тайминг⁠ ⁠

Всем добрый день.
Хочу обратиться к Пикабу-разуму в вопросе Офиса.

Для размещения поста на Пикабу имеется заранее подготовленная таблица в Эксель.
первая колонка- тайминг новости, вторая колонка — тело новости, третья колонка — ссылка на новость, что является обязательным в теге «политика».
в сильно упрощенном виде это выглядит банально:

До недавних нововведений в редакторе постов Пикабу, CSV сохраненный из Экселя втаскивался в редактор через скрипт в обозревателе. И получался хорошо известный некоторым вариант

НО в свете все известных событий (прогресс не остановить!) скрипт отвалился и судя по консилиуму специалистов воскрешению не подлежит, методологически так сказать.
Отсюда простой вопрос: можно ли скриптом или как-то иначе автоматизировать в Экселе или в ОпенОфисе вставку ссылок в тайминги?
То есть мы из 3 колонок должны получить две.

Для интересующихся — в обычном финальном Пузыре 60-90 новостей.
Вставлять руками можно, но ЛЛ меня и так гнобит

Ответ на пост «Работничек»⁠ ⁠

Дают задачу для доработки бекенда. Там простой фикс, говорили они. Думаешь, сейчас сделаешь за 20 минут и готово, но там:

1. Название задачи «Нужно починить сайт»
2. Есть сваггер, последнее обновление год назад
3. Схема запросов, ответов и описание никто не актуализировал
4. Описание задачи максимально абстрактное, очевидно, писал менеджер
5. Разработчик, который писал код, уволился полгода назад
6. Менеджер ушёл в отпуск
7. Дедлайн через пару дней в пятницу
8. У тебя испытательный срок

Работничек⁠ ⁠

EXCEL — ЭТИ СТРАШНЫЕ МАКРОСЫ – НАЧАЛО⁠ ⁠

Я решил с двух ног ворваться в тему макросов.

Кто-то про них слышал, кто-то даже видел, отдельные сверхразумы их даже использовали. Сегодня будет ознакомительный пост: что это вообще такое и как с этим начать работать. Обратите внимание – этот пост тех, кто не знает, что такое макросы и никогда с ними не работал

Первым делом нужно включить вкладку «Разработчик». По умолчанию в Excel ее спрятали, чтобы не взорвать мозг юзерам. Идем в Параметры -> Настройка ленты -> Основные вкладки -> Разработчик (поставить галочку).

Теперь идем в эту вкладку, нажимаем «Записать макрос» выбираем имя жмакаем «ок». Все, теперь любые действия в Excel надежным образом записываются.

Давайте теперь что-то сделаем. На пример поменяем заливку ячейки А1, в ячейку A2 напишем значение «Мама, я программист», а в ячейке А3 пропишем формулу текущей даты «=Сегодня()»

Останавливаем запись макроса. Нажимаем иконку «Макросы», выбираем наш макрос как мы его обозвали, нажимаем кнопку «изменить».

Появляется окно Microsoft Visual Basic for Applications. Кстати оно также вызывается комбинацией клавиш (Alt + F11) У меня почему-то вызывается только левым Altом, а правым нет, видимо намекая на то что для написания макросов лучше иметь 2 руки (хотя я и одной нажать могу). Появился редактор языка VBA – это язык, который написан специально под офис чтобы на нем писать макросы. В основном окне видим саму эту запись, которую автоматически сделал Excel.

Sub Макрос2()
With Selection.Interior
.Pattern = xlSolid
.PatternColorIndex = xlAutomatic
.Color = 255
.TintAndShade = 0
.PatternTintAndShade = 0
End With
Range(«A2»).Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = «Мама, я программист»
Range(«A3»).Select
ActiveCell.FormulaR1C1 = «=TODAY()»
Range(«A4»).Select
End Sub

Такой инструмент автоматической записи называется макрорекордер, по началу он хорошо помогает вообще понять, что происходит. Теперь давайте разберемся как выглядит записанный макрос (записанный макрос у автора этой статьи может различаться с записанным макросом у вас поскольку форма записи с макроса зависит от последовательности нажатий, способах ввода информации и криворукости пользователь, в любом случае автор этой статьи снимает с себя всю ответственность за любые действия которые привели или могут привести к изменению годовых отчетов, искажению пространственное – временного континуума и прочих непредвиденных вымираний.)

Теперь давайте разбираться что делает этот макрос

Sub Макрос2()
With Selection.Interior
.Pattern = xlSolid
.PatternColorIndex = xlAutomatic
.Color = 255
.TintAndShade = 0
.PatternTintAndShade = 0
End With

(Весь этот кусок от начала говорит нам о том, что с тем элементом что был выделен ранее происходит некоторое дерьмо, в том числе изменение цвета. Вот там, где Color = 255. Все остальное это параметры заливки, которые по итогу не менялись, но макрорекордер решил их тоже записать, на всякий. Это связано с внутренними особенностями работы excel как я понял. Вообще привыкайте к тому что макрорекордер пишет много того что потом вообще можно удалить. Конструкция With – End With позволяет делать несколько действий с одним объектом, на пример выше берется объект Selection.Interior, то есть фон выбранной области и ряду параметров этой заливки назначаются конкретные значения. То есть With нужен для облегчения записи кода, чтобы Selection.Interior не писать вначале каждой строчки.

Range(«A2»).Select –выделяем ячейку «A2»
ActiveCell.FormulaR1C1 = «Мама, я программист» – пишем в ячейку значение
Range(«A3»).Select – выделяем ячейку «А3»
ActiveCell.FormulaR1C1 = «=TODAY()» –пишем в ячейку формулу
Range(«A4»).Select – зачем то выделяем ячейку А4.
End Sub

Теперь при создании нового листа и запуске этого макроса он будет делать все то же самое.

Тут стоит понимать, что половину того что записал макрос можно опустить, так как нам важен результат, а не путь по которому к этому результату пришли, а макрорекордер записывает именно путь. На пример вместо всей конструкции With можно записать

так как мы точно знаем, что хотим поменять только цвет в ячейке А1. Также вместо того чтобы выделять ячейку, а потом в активной ячейке писать формулу можно сразу записать нужное значение в ячейку

Range(“A2”).Value = ”Мама, я программист”

или писать формулу как в третей ячейке

С формулами и значениями лично мне не понятно, как excel их интерпретирует, но в макрорекордре он записывает любой ввод в ячейку как ввод формулы. Благо лично у меня при написании макросов не возникает необходимости писать формулы в ячейки. На пример вместо вставки формулы как это было выше можно написать Range(“A3”).Value = Date(), тогда макрос вставит сразу текущую дату в ячейку как значение.

Опытные макроделы пишут макросы сразу без их записи макрорекордером, но это полезный инструмент для самостоятельного изучения при написании макросов: если не знаешь, что как делается в VBА то запускаешь и делаешь, потом смотришь что он там написал.

Теперь давайте напишем какой ни будь полезный макрос, я буду писать строчки и как можно подробнее их комментировать. Комментарии от программы отделяются символом «‘», он ставится вначале комментария. Прошу учесть, что я самоучка и многого не знаю, и просто напишу так ка делаю это сам, возможно есть более изящные решения. Напоминаю, что это просто ознакомительный опус для тех, кто не в зуб ногой.

Sub Colorization()
‘начало нашего макроса и его название
Dim x As Integer
‘объявляем переменную х типа интеджер, это тип для целых чисел от -32 768 до 32 767 (2 байта),
‘она нам нужна для перебора ячеек
For x = 1 To ActiveSheet.UsedRange.Rows.Count
‘перебираем х от 1 до конца использованной части листа, то есть не весь лист, а там где есть данные.
‘Тут цикл For повторяется от этой строки до строки Next x, которая прописана ниже
If Cells(x, 1).Value = «красный» Then Cells(x, 1).Interior.Color = RGB(255, 0, 0)
‘если значение в ячейке равно «красный» то закрашиваем ячейку в красный цвет. Функция If выполняет часть
‘после Then если условие между If и Then верно. Так как у нас необходимое действие занимает одну
‘строку можно писать в таком виде, если же действий несколько применяется конструкция:
‘If … Then
‘…
‘…
‘End If
If Cells(x, 1).Value = «зеленый» Then Cells(x, 1).Interior.Color = RGB(0, 255, 0)
‘как выше только в зеленый цвет
If Cells(x, 1).Value = «синий» Then Cells(x, 1).Interior.Color = RGB(0, 0, 255)
‘в синий цвет
Next x ‘берем следующее значение х, конец цикла For, который мы начали выше
End Sub ‘конец макроса
Как работает этот макрос: берет первый столбец, сначала 1 ячейку, смотрит что в ней написано, и если это равно «красный», «зеленый» или «синий», то красит фон ячейки в этот цвет, если нет по пропускает. Потом берет вторую и т. д. до конца активной части текущего листа.
Для проверки работы макроса нам нужен лист, где в первом столбце будут случайным образом прописаны цвета «красный», «зеленый», «синий». Запускаем макрос – когда он отработает ячейки будут раскрашены:

Некоторые пояснения: если не писать просто Cells то макрос будет делать все в активном листе активного окна. Но макрос может идти и в другие листы, файлы, даже в другие приложения офиса, но об этом не сегодня.

После того, как макрос поработал с документом, не удастся кнопкой «назад» вернуть все изменения, так что, если данные важны, то сохраняйте их отдельно и макросом работайте с копией, макросы беспощадны.

Итак, на этом пока все. Надеюсь теперь те, кто никогда не видел макросов получат о них начальное представление. Дальше буду писать про более практичное применение.