Рис 2.5. Окно свойств базы данных
Рабочее поле окна базы данных предназначено для отображения выбранного списка объектов Microsoft Access.
На рис. 2.4 верхняя кнопка Открыть служит для открытия таблицы, формы или запроса. Эта кнопка меняет название на Просмотр, если выбран отчет, или на Запуск, если выбран макрос.
Кнопка Конструктор позволяет перейти в режим коструктора для доработки ранее созданного объекта.
Кнопка Создать позволяет приступить к созданию нового объекта.
Таблицы. Microsoft Access хранит данные в таблицах. Таблицы являются основой любой базы данных. Таблица содержит описание конкретных свойств реальных объектов. Таблица Microsoft Access состоит из строк и столбцов. Каждая строка таблицы — это запись, а столбец — поле. Запись содержит набор данных об одном объекте (например, код заказа, дату его размещения, код клиента, который разместил данный заказ), а поле — однородные данные о всех объектах (например, номера всех зарегистрированных заказах).
Запросы. Одним из основных инструментов доступа к данным и их обработки в системе СУБД являются запросы. Запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких таблиц, произвести вычисления и вывести результат этих действий в виде таблицы.
В Microsoft Access может быть создано несколько видов запросов. Основными из них являются следующие:
Запрос на выборку. Он служит для выборки данных из взаимосвязанных таблиц и других запросов. результатом выполнения запроса является таблица, которая существует до закрытия запроса. На основе запроса на выборку могут быть построены другие типы запросов.
Запрос на создание таблицы. Основой этого запроса является запросе на выборку, а результатом его выпрлнения является таблица, которая должна быть сохранена под другим именем.
Запрос на обновление.
Запрос на добавление.
Запрос на удаление.
Последние три запроса являются запросами действия, так как в результате их выполнения изменяются данные в таблицах базы данных.
Формы. Формы являются инструментом графического интерфейса, который позволяет наиболее удобным способом отображать данные в Microsoft Access и упростить процесс загрузки базы данных. С помощью форм можно отобразить всю информацию, содержащуюся в каждой записи и представить ее в виде исходного документа, например, товарной накладной, платежного поручения, акта экспертизы.
Отчеты. Отчеты служат для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде и вывода их на печать. Отчеты позволяют представлять и распечатывать данные в удобном для пользователя виде. В Microsoft Access имеются разнообразные способы конструирования отчетов.
Макросы. Макросы служат для автоматизации повторяющихся действий. Макрос представляет собой программу, состоящую из последовательности макрокоманд — инструкций, ориентированных на выполнение определенных действий. Макросы дают возможность выполнения большинства задач автоматизации действий, не прибегая к программированию на Visual Basic.
Модули — это процедуры, написанные на языке Visual Basic for Applications. Модули служат для решения таких задач, решение которых невозможно с использованием макрокоманд.
Как открыть окно свойств в access
Вывод окна базы данных на экран F11
Поиск и замена CTRL+F
Вставка возврата каретки в поле MEMO или текстовое поле CTRL+ENTER
Вставка текущего времени CTRL+: Вставка данных из того же поля предыдущей записи CTRL+’
Вставка текущей даты CTRL+;
Открытие новой базы данных CTRL+N
Открытие существующей базы данных CTRL+O
Переключение между редактором Visual Basic и предыдущим активным окном ALT+F11
Отмена изменений, внесенных в текущее поле ESC
Отмена изменений, внесенных в текущую запись ESC ESC (дважды нажмите клавишу ESC)
F1 — Отображение помощника Microsoft Office и справки Microsoft Access; контекстной справки по выделенному свойству, элементу управления, макрокоманде или ключевому слову Microsoft Visual Basic; дополняет кнопку Справк SHIFT+F1 — Вывод всплывающей подсказки в диалоговом окне после выбора параметра с помощью клавиатуры
CTRL+N — Открытие новой базы данных
CTRL+O — Открытие существующей базы данных
ALT+F4 — Выход из Microsoft Access
CTRL+P — Печать текущего или выделенного объекта
P или CTRL+P — Открытие диалогового окна Печать
S — Открытие диалогового окна Параметры страницы
C или ESC — Выход из режима предварительного просмотра
CTRL+S или SHIFT+F12 или ALT+SHIFT+F2 — Сохранение объекта базы данных
F12 или ALT+F2 — Открытие диалогового окна Сохранение
F4 или ALT+СТРЕЛКА ВНИЗ — Открытие поля со списком
F9 — Обновление содержимого подстановочного поля (Поле подстановок. Поле, используемое в форме или отчете в базе данных Microsoft Access, котором выводится либо список значений, загружаемый из таблицы или запроса, либо сохраняемый постоянный список значений.) списка или поля со списком
TAB — Выход из окна списка или поля со списком
CTRL+F — В диалоговом окне Поиск и замена открытие вкладки Поиск (только в режимах таблицы и формы)
CTRL+H — В диалоговом окне Поиск и замена открытие вкладки Замена (только в режимах таблицы и формы)
SHIFT+F4 — Поиск следующего вхождения текста, указанного в диалоговом окне Поиск и замена, при закрытом диалоговом окне (только в режимах таблицы и формы)
SHIFT+F7 — Переключение из редактора Microsoft Visual Basic в режим конструктора формы или отчета
ALT+V+P — Открытие окна свойств выбранного объекта
SHIFT+ENTER — Добавление элемента управления в раздел
CTRL+C — Копирование выделенного элемента управления в буфер обмена
CTRL+X — Вырезание выделенного элемента управления с копированием в буфер обмена
CTRL+V — Вставка содержимого буфера обмена в левый верхний угол выделенного раздела
CTRL+ СТРЕЛКА ВПРАВО — Перемещение выделенного элемента управления вправо
CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО — Перемещение выделенного элемента управления влево
CTRL+ СТРЕЛКА ВВЕРХ — Перемещение выделенного элемента управления вверх
CTRL+СТРЕЛКА ВНИЗ — Перемещение выделенного элемента управления вниз
SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ — Увеличение высоты выделенного элемента управления
SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО — Увеличение ширины выделенного элемента управления
SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ — Уменьшение высоты выделенного элемента управления
SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО — Уменьшение ширины выделенного элемента управления
F11 — Перевод окна базы данных на передний план
CTRL+F6 — Переход между открытыми окнами по порядку
CTRL+F8 — Включение режима изменения размера активного окна, когда оно развернуто; для изменения размера окна используются клавиши со стрелками
ALT+ПРОБЕЛ — Открытие оконного меню
SHIFT+F10 — Открытие контекстного меню
CTRL+W или CTRL+F4 — Закрытие активного окна
ALT+F11 — Переключение между редактором Microsoft Visual Basic и предыдущим активным окном
ALT+SHIFT+F11 — Переключение в редактор сценариев Microsoft Script Editor из предыдущего активного окна
TAB — Переход к кнопке «Справка» в мастере
ALT+С — Переход в следующее окно в мастере
ALT+B — Переход в предыдущее окно в мастере
ALT+F — Закрытие окна мастера
SHIFT+F2 — Открытие окна «Область ввода» для удобного ввода выражений и другого текста в небольшие области ввода
ALT+ENTER — Отображение окна свойств в режиме конструктора
ALT+F4 — Выход из Microsoft Access, закрытие диалогового окна или окна свойств
CTRL+F2 — Вызов построителя
CTRL+F11 — Переключение между пользовательской строкой меню и встроенной строкой меню
CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО или CRTL+ЗАПЯТАЯ (,) — Переключение в следующий режим в таблице, запросе, форме, отчете, странице, представлении, сводном списке, сводной диаграмме отчета, сохраненной процедуре или в функциях проекта Microsoft Access (.adp). Если доступны дополнительные режимы, последовательное нажатие клавиш переключает в следующий доступный режим.
CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО или CRTL+ТОЧКА (.) — Переключение в предыдущий режим в таблице, запросе, форме, отчете, странице, представлении, сводном списке, сводной диаграмме отчета, сохраненной процедуре или в функциях (.adp). Если доступны дополнительные режимы, последовательное нажатие клавиш переключает в предыдущий режим.
CTRL+TAB — Циклический переход сверху вниз по списку Объекты
SHIFT+CTRL+TAB — Циклический переход снизу вверх по списку Объекты
ENTER или ALT+О — Открытие выделенной таблицы или запроса в режиме таблицы, либо формы в режиме формы.
CTRL+ENTER или ALT+К — Открытие выделенной таблицы, запроса, формы, отчета, страницы доступа к данным, макроса или модуля в режиме конструктора
ALT+С — Создание новой таблицы, запроса, формы, отчета, страницы доступа к данным, макроса или модуля
CTRL+G — Вывод окна проверки в редакторе Visual Basic FT+F10
CTRL+TAB или CTRL+SHIFT+TAB — Выбор следующей или предыдущей панели инструментов
TAB или SHIFT+TAB — Выбор следующей или предыдущей кнопки или меню на активной панели инструме
MS Access – элементы управления и свойства
В этой главе мы рассмотрим элементы управления и свойства, доступные в Access. Мы также узнаем, как добавить элементы управления в формы. Элементы управления – это части формы или отчета, которые вы используете для ввода, редактирования или отображения данных. Элементы управления позволяют просматривать и работать с данными в приложении базы данных.
Наиболее часто используемым элементом управления является текстовое поле, но другие элементы управления включают кнопки команд, метки, флажки и элементы управления подчиненной формы / подчиненного отчета.
Существуют различные виды и типы элементов управления, которые вы можете создавать, но все они попадают в одну из двух категорий – привязанные или не связанные.
Наиболее часто используемым элементом управления является текстовое поле, но другие элементы управления включают кнопки команд, метки, флажки и элементы управления подчиненной формы / подчиненного отчета.
Существуют различные виды и типы элементов управления, которые вы можете создавать, но все они попадают в одну из двух категорий – привязанные или не связанные.
Связанные элементы управления
Давайте теперь поймем, что такое Bound Controls –
- Связанные элементы управления – это элементы, которые связаны с конкретным источником данных в вашей базе данных, таким как поле и таблица или запрос.
- Значения могут быть либо текстом, датами, числом, флажками, изображениями или даже графиками.
- Вы используете связанные элементы управления для отображения значений, поступающих из полей в вашей базе данных.
Несвязанные элементы управления
Давайте теперь поймем, что такое Unbound Controls –
- С другой стороны, несвязанные элементы управления не привязаны к источнику данных и существуют только в самой форме.
- Это может быть текст, рисунки или фигуры, такие как линии или прямоугольники.
Типы управления
Вы можете создавать различные типы элементов управления в Access. Здесь мы обсудим несколько распространенных, таких как текстовое поле, метка, элементы управления вкладками кнопок и т. Д.
Текстовое окно
Как правило, все, что находится в текстовом поле, будет связано, но не всегда.
Вы можете использовать эти элементы управления для взаимодействия с данными, хранящимися в вашей базе данных, но у вас также могут быть несвязанные текстовые поля.
Вычисляемые элементы управления будут выполнять какие-то вычисления на основе написанного вами выражения, и эти данные нигде не хранятся в вашей базе данных.
Он рассчитан на лету и живет только в этой форме.
Как правило, все, что находится в текстовом поле, будет связано, но не всегда.
Вы можете использовать эти элементы управления для взаимодействия с данными, хранящимися в вашей базе данных, но у вас также могут быть несвязанные текстовые поля.
Вычисляемые элементы управления будут выполнять какие-то вычисления на основе написанного вами выражения, и эти данные нигде не хранятся в вашей базе данных.
Он рассчитан на лету и живет только в этой форме.
Этикетки
- Ярлыки всегда будут текстовыми и несвязанными.
- Обычно метки не связаны ни с одним источником в вашей базе данных.
- Метки используются для обозначения других элементов управления в вашей форме, таких как текстовые поля.
кнопка
- Это еще один тип популярного контроля; эти командные кнопки обычно выполняют макрос или модуль.
- Кнопки обычно используются для взаимодействия с данными или объектами в вашей базе данных.
Управление вкладками
- Элементы управления вкладками дают вам представление вкладок элементов управления или других элементов управления в вашей форме.
- Добавление вкладок в форму может сделать ее более упорядоченной и простой в использовании, особенно если форма содержит много элементов управления.
- Размещая связанные элементы управления на отдельных страницах элемента управления вкладками, вы можете уменьшить беспорядок и упростить работу с данными.
Гиперссылка
Гиперссылка создает гиперссылку в вашей форме на что-то другое. Это может быть веб-страница или даже другой объект или место в вашей базе данных.
Гиперссылка создает гиперссылку в вашей форме на что-то другое. Это может быть веб-страница или даже другой объект или место в вашей базе данных.
Некоторые другие элементы управления
Давайте теперь посмотрим на некоторые другие элементы управления –
Вы также можете создать веб-браузер управления и навигации, группы, разрывы страниц, поля со списком.
Вы можете создавать диаграммы, линии, кнопки-переключатели, списки, прямоугольники, флажки, несвязанные рамки объектов, вложения, кнопки выбора, подчиненные формы и вложенные отчеты, связанные рамки объектов и даже размещать изображения в своей форме.
Вы также можете создать веб-браузер управления и навигации, группы, разрывы страниц, поля со списком.
Вы можете создавать диаграммы, линии, кнопки-переключатели, списки, прямоугольники, флажки, несвязанные рамки объектов, вложения, кнопки выбора, подчиненные формы и вложенные отчеты, связанные рамки объектов и даже размещать изображения в своей форме.
пример
Давайте теперь посмотрим на простой пример некоторых из этих элементов управления, создав новую пустую форму. Перейдите на вкладку « Создать » в группе форм и нажмите « Бланк» .
Приведенный выше шаг откроет несвязанную форму, которая еще не прикреплена ни к одному элементу в нашей базе данных.
По умолчанию он открывается в режиме макета, как показано на скриншоте выше.
Теперь давайте перейдем к представлению «Дизайн», чтобы добавить поля.
На вкладке «Дизайн» нажмите «Список свойств».
В окне свойств щелкните стрелку раскрывающегося списка и убедитесь, что выбрана форма, а затем перейдите на вкладку «Данные».
На вкладке «Данные» вы увидите, что источник записи остается пустым. Предположим, мы хотим создать форму, которая будет привязана к двум разным таблицам в нашей базе данных. Теперь нажмите на кнопку … В дальнейшем он откроет свой собственный построитель запросов.
Выберите таблицы, которые содержат данные, которые вы хотите отобразить; нажмите кнопку Добавить, а затем закройте это диалоговое окно.
Теперь давайте выделим все поля из tblEmployees и перетащим в таблицу запросов, а также добавим все поля из tblHRData.
Теперь нажмите «Сохранить как» и присвойте этому запросу имя.
Давайте назовем его qryEmployeesData и нажмите « ОК», а затем закройте построитель запросов.
Теперь вы можете видеть запрос в качестве источника записи. Теперь мы связали эту форму с объектом в нашей базе данных, в данном случае qryEmployeesData. Теперь мы можем начать с добавления некоторых элементов управления в эту форму и добавить любой из этих элементов управления, перейдите на вкладку «Дизайн» и просмотрите параметры из группы элементов управления.
В меню «Элементы управления» вы увидите, что мастер использования элементов управления выделен, как показано на снимке экрана выше. Эта маленькая кнопка имеет выделенную рамку вокруг нее по умолчанию. Это означает, что мастера управления включены. Это похоже на тумблер. При нажатии на тумблер мастера отключаются. Повторное нажатие включит волшебников.
Теперь давайте кликнем на Метку и перетащим эту метку и введите Информация о сотруднике, а затем перейдите на вкладку Формат, чтобы отформатировать ее, как показано на следующем снимке экрана.
Вы можете применить жирный стиль или изменить размер шрифта текста внутри этого ярлыка и т. Д. Этот элемент управления отображается в разделе сведений вашей формы. Имеет смысл разместить этот ярлык внутри раздела заголовка формы, который пока не виден.
Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте фона этой формы и выберите заголовок формы, как на скриншоте выше.
Переместите этот элемент управления в область заголовка формы. Теперь давайте создадим некоторые другие элементы управления на вкладке «Дизайн». На данный момент, скажем, мы хотим распределить все наши поля на две разные вкладки.
В меню элемента управления вы можете увидеть элемент управления вкладками, который будет создавать вкладки в вашей форме. Нажмите на элемент управления вкладкой и нарисуйте его на форме в разделе сведений, как на скриншоте выше.
Это создаст две вкладки – страницу 2 и страницу 3, как на скриншоте выше.
Давайте начнем с добавления некоторых элементов управления к этой вкладке.
Если мы хотим просмотреть некоторую информацию, которая хранится в нашем базовом запросе, щелкните параметр « Добавить существующие поля» в группе «Лента в инструментах», чтобы просмотреть все доступные поля из нашего базового запроса.
Чтобы перенести существующие поля на страницу, выберите все поля, доступные в списке полей, как показано на следующем снимке экрана.
Теперь перетащите поля на страницу 2 элемента управления вкладками, как показано на следующем снимке экрана.
Теперь перейдите на вкладку Arrange и выберите Stacked layout.
На второй странице давайте теперь добавим остальные поля из этого запроса.
Вы можете пройти и внести любые изменения в размер и ширину этих элементов управления, чтобы они выглядели так, как вам нравится.
Как только вы закончите форматирование, нажмите на значок Сохранить как, чтобы сохранить форму с нужным именем.
Нажмите Ok и перейдите в представление формы, чтобы просмотреть всю информацию в этой форме.
Элемент управления вкладками разделяет наши элементы управления или поля на два экрана, чтобы упростить просмотр и добавление информации.
Как открыть окно свойств в access
Цель изучения темы: освоить приёмы создания независимых форм, которыми должны воспользоваться пользователи базы данных, научиться вносить исправления в форы и редактировать их содержание в режиме Конструктор и в режиме Мастер.
10.1. Общее представление о формах
База данных разрабатывается для того, чтобы её содержимым и возможностями пользовались представители различных подразделений организации. Их интересует удобный интерфейс, который позволяет осуществлять просмотр данных, их актуализацию, находить определённые фрагменты с помощью типовых запросов или более интеллектуальных средств. В Access 2010 форма является самостоятельным объектом, который хранится внутри базы. При разработке базы данных следует воспользоваться различными способами создания формы, которые предлагаются на вкладке «Создание» панели Access (Рис. 116).
Рис. 116. Средства для работы с формами на панели Access
В зависимости от постановки задачи, разработчик выбирает вариант создания интерфейса пользователя для работы с данными базы. Самым быстрым способом создания форм – использование мастера форм 
, самостоятельное создание формы осуществляется с помощью Конструктора или в режиме Пустая форма. В этих случаях разработчик может использовать элементы управления (кнопки, текстовые окна и другие), подключать макросы или писать программные модули на VBA . При использовании различных вариантов построения формы, имеется возможность включать в неё поля из разных таблиц и запросов.
10.2. Использование Мастера форм
Работа с любым мастером в MS Windows построена по единому сценарию, когда разработчику предлагается выполнить ряд шагов по выбору и размещению необходимых данных, а затем ввести определённые правки в созданный элемент. Поэтому в Access предлагается разнообразие выбора для разработчика. Вспомните задачу, которую решали для канцелярии предприятия (раздел 7.3.) — Запрос «Телефоны и должность», который можно превратить в удобный интерфейс.
1. На вкладке «Создание» панели базы данных щёлкните левой кнопкой мыши по пиктограмме .
2. В открывшемся окне перенесите те поля в правое окно, которые потребуются канцелярии для работы (Рис. 117).
Рис. 117. Создание макета формы с помощью Мастера
3. На следующем шаге выберите форму (Рис. 118.) представления данных (попробуйте переключать названия видов), перейдя на следующий шаг, задайте имя форме, например, 
, которое отобразится в области переходов.
4. Запустите форму на исполнение, вы увидите, что сначала появится диалоговое окно, как в запросе, с просьбой ввести должность, а затем все данные будут переданы на форму (Рис. 119). На форме отображаются данные только одной записи, внизу находится окно навигатора, в котором указано количество отобранных записей и номер просматриваемой записи.
Рис. 119. Форма, созданная с помощью Мастера
Неудобством использования Мастера форм заключается в том, что все поля, которые были заданы для вывода, оформлены без участия разработчика. Следовательно, придётся входить в режим коррекции для доведения внешнего вида формы до того вида, который удовлетворяет разработчика. Безусловно, удобство использования Мастера заключается в скорости создания формы.
Часто сотруднику, который пользуется интерфейсом базы данных, выполненного в виде формы, требуются дополнительные средства для быстрого поиска необходимых сведений, такие как: сортировка данных по полям, фильтрация данных, тогда на экран можно вывести форму вместе с таблицей запроса. В таблице запроса можно выполнять, перечисленные ранее операции. Чтобы выдавать на экран одновременно форму вместе с таблицей запроса, на вкладке «Создание» раскройте пиктограмму 
, в списке выберите строку 
. Фантазия разработчика позволяет создавать разнообразные формы с помощью Мастера, но следует помнить, что не всегда удаётся правильно подобрать источники (Рис. 120).
Рис. 120. Сообщение системы с неудачно подобранными таблицами
10.3. Редактирование формы, созданной в режиме Мастер
Форма, созданная в режиме Мастера, может быть видоизменена, это связано с тем, что разработчика или заказчика не удовлетворяют дизайн, размер шрифта, расположение отдельных элементов, отсутствие гиперссылок или кнопок для управления. Осуществить редактирования формы можно несколькими способами. Во-первых, на этапе разработки, во-вторых, в режиме Конструктора, в третьих в режиме макета. Рассмотрим вариант редактирования формы, созданной в разделе 10.2, в режиме макета.
Щёлкните правой кнопкой мыши по наименованию формы в области переходов базы данных, выберите из меню строку с командой 
или раскройте список в пиктограмме «Режимы» (на ленте слева), выберите «Режим макета». Сначала придётся выполнить условия запроса (в диалоговое окно ввести наименование должности), а затем будет открыта форма в режиме макета. Обратите внимание, на панели появилась новая вкладка «Работа с макетами форм», в которой отображены дополнительные элементы управления и пиктограмма «Страница свойств» (в правом углу), как показано на рисунке 121.
Рис. 121. Панель базы данных с вкладкой «Работа с макетами форм»
Возможности редактирования формы в режиме макета очень обширные, освоить все приёмы можно только тогда, когда самостоятельно начнёте пробовать варианты, предлагаемые системой. Наша цель – изучить технологию редактирования некоторых фрагментов формы. В следующем разделе будет идти речь о создании формы в режиме Конструктора, где будут даны рекомендации по редактированию представления данных на форме. Вкладка «работа с макетами формы» имеет три ярлыка: Конструктор, Упорядочить, Формат. Например, для выделения полей на форме, можно щёлкнуть левой кнопкой мыши по полю, а можно открыть ярлык «Формат», в левой стороне раскрыть список 
, с помощью которого можно выделять поля на форме, а затем использовать все возможности форматирования для изменения, выделенного элемента (Шрифт, Фон, Цвет заливки и т.п.). Ярлык «Упорядочить» содержит ряд функций, которые относятся как ко всей форме, так и к отдельному элементу формы. Ярлык «Конструктор» удобно использовать для изменения свойств форме, группе элементов или отдельному элементу. Для открытия окна свойств, щёлкните по значку 
— Страница свойств. На рисунке 122 показан пример форматирования формы в режиме «Работа с макетами форм», слева показано окно свойств, относящееся к элементу «Надпись» — наименование формы.
Рис. 122. Отредактированный вариант формы
Мастер форм создаёт на форме наименования полей и содержимое этих поле, например, Фамилия – это наименование поля, Петров – это содержимое поля для записи под номером 4. Вероятно, совсем не обязательно иметь наименования полей, например, фотография не нуждается в заголовке. Удалять с формы элементы очень просто, выделите поле и нажмите на клавишу Delete . Обратите внимание, если на форме по элементу, с данными щёлкнуть правой кнопкой мыши, то в появившемся меню можно найти много полезных функций для редактирования этого элемента.
10.4. Разработка формы в режиме Конструктор
Режим Конструктора форм используется для усовершенствования внешнего вида, созданной с помощью Мастера или при создании формы с нуля. Для запуска Конструктора форм можно воспользоваться пиктограммой «Режимы» (слева на панели), а затем в меню выбрать 
, или на вкладке «Создание» нажать на пиктограмму 
— Конструктор форм. Будет открыто окно (Рис. 123), содержащее заготовку формы.
Рис. 123. Заготовка формы, открытая в режиме Конструктор
Структура формы представляет собой набор компонентов:
§ Заголовок формы – область в верхней части формы, в которой можно располагать информацию, не зависящую от содержания отображаемых записей, например название организации.
§ Область данных – центральная часть формы, на которую выводятся данные из таблиц или запросов, пояснительные тексты, элементы управления.
§ Примечание формы – область в нижней части формы, в которую можно ввести информацию в виде пояснений.
Каждая область является автономной, что даёт возможность задавать им собственный фон и формат представления данных. В том случае, если не требуется иметь на форме области заголовка и примечаний, то их можно удалить, и наоборот, если форма не содержит этих областей, их можно добавить. Для этого щёлкните правой кнопкой мыши по области данных на форме, а затем выберите в меню команду в строке 
Технология создание формы с помощью Конструктора весьма разнообразна, поэтому, остановимся на нескольких моментах выбора источников записей для формы. На панели щёлкните по пиктограмме 
— Добавить поля, слева от формы появится список полей (Рис. 124).
Рис. 124. Окно с доступным списком таблиц и полей для переноса на форму
Перенос необходимых наименований полей на форму осуществляется захватом левой кнопкой мыши имени поля в окне «Список полей», с последующей буксировкой его на форму. Обратите внимание, что одновременно с именем поля на форме будет появляться текстовое окно для вывода содержимого поля. Научитесь правильно перемещать наименование поля и это окно по форме. Есть вариант перемещения автономно и вариант одновременного перемещения элементов. Размеры, стиль представления информации, цветовая гамма, положение и другие свойства, можно изменять, используя ярлык «Формат» или окно свойств. На рисунке 125 представлен вариант формы, создаваемой в режиме Конструктор, на основе таблицы «Личные сведения», а так же открытая форма, после того, как её сохранили под именем «Список для отд кадров».
Рис. 125. Макет формы в Конструкторе и её отображение после запуска
Обратите внимание, что в форме, которую используют для просмотра данных, внизу имеется панель с инструментами, позволяющие осуществлять пролистывание записей из формы, а так же в окно «Поиск» вводить поисковые предписания, что бы быстро найти необходимую запись.
Рис. 126. Инструменты на форме для пролистывания записей и осуществления поиска информации
Созданная форма в режиме Конструктор, позволяет дополнять исходную таблицу данными только в том случае, если на ней присутствуют поля, контролируемые в таблице источнике. В приведённом примере, источником является таблица «Личные сведения», в ней находится поле «Год поступления», на которое наложен контроль, поэтому, попытка пополнить эту таблицу данными через форму «Список для отд кадров» закончится неудачей, система выдаст сообщение (Рис. 127). Кроме того, если в свойствах поля исходной таблицы против свойства «Обязательное поле» стоит «Да», то это поле надо вводить в форму.
Рис. 127. Сообщение системы о необходимости ввода данных в обязательное поле (контролируемое)
10.5. Использование пустой формы
Разрабатывать форму для добавления в таблицу записи или вносить изменения в данные, удобно на основе пустой формы. Проектирование которой, начинается щелчком левой кнопкой мыши по пиктограмме 
на вкладке «Создание». Предположим, что для внесения изменений и дополнений в таблицу «Доплаты», требуется разработать форму для канцелярии, где будут отслеживать приказы и вносить необходимые изменения.
1. Создайте пустую форму, из окна «Список полей» перенесите на форму все поля таблицы «Доплаты» (порядок переноса полей неважен).
2. Измените дизайн созданной формы, это можно выполнить разными способами, например, открыть вкладку «Главная» и воспользоваться панелью «Форматирование текста», выделяя необходимое поле. Другой способ форматирования – воспользоваться режимом Конструктор, для этого перейдите в этот режим, нажав на значок 
, который находится внизу формы (справа), как показано на рисунке 128. Можно воспользоваться и третьим способом, остаться в режиме макета (пиктограмма 
), и открыть окно свойств, в котором изменить параметры формы и элементов на ней.
Рис. 128. Расположение полей из таблицы на пустой форме
3. Сохраните форму, например, задайте имя формы « Доплаты-для канцелярии». Запустите эту форму, пролистайте в ней все виды доплат, а затем внесите новый вид доплат, например, «Двое и более детей». Посмотрите, как изменится основная таблица «Доплаты».
Вопросы для самоконтроля
1. Какие задачи можно решить, используя типы запросов на изменение?
2. Как с помощью Мастера можно создать новую таблицу?
3. Можно ли для создания новой таблицы использовать данные из разных таблиц?
4. В чём смысл обновления записей в таблицах?
5. Для обновления записи в таблице при создании запроса обязательно вводить все поля обновляемой таблицы, или нет?
6. Как правильно удалять записи из таблиц?
7. Можно ли восстановить удалённую запись из таблицы, какими способами этого можно добиться?