Как настроить уведомления об изменениях в гугл таблице

Подписка на уведомления об изменении Google таблиц

Google Диск, и Google Таблицы в частности, очень часто используются для доставки очень важной информации, об обновлениях которой необходимо узнавать своевременно.

Сразу к делу. И так, чтобы подписаться на обновления данных в Google Таблице, нужно:

1. Авторизоваться в Google аккаунте
2. Открыть нужную Google Таблицу
3. В верхнем меню нажать на “Инструменты”, затем “Уведомления”
4. Выбрать параметры получения уведомлений
5. Нажать на кнопку “ОК”.

По опыту: ежедневная сводка об изменениях приходит каждый день в 15.00. Если Вас не устраивает такой принцип работы, можно выбрать мгновенный способ получения уведомлений. Информация об изменениях будет приходить на почту, которая привязана к текущему аккаунту Google.

Как отслеживать изменения в Google Таблицах

Раньше сотрудничество с другими людьми могло быть невероятно неприятным. Вы открываете документ, и везде будут изменения — удаления, дополнения и модификации. Вы не знаете, что редактировали и почему. Возможно, вы даже потеряли данные навсегда.

Сегодня есть простое решение: отслеживание изменений. Когда вы отслеживаете изменения в Google Таблицах, вы можете видеть, какие изменения были внесены, когда и кем. Но нет единого простого способа отслеживать изменения в Google Таблицах, поэтому вам придется использовать несколько разных методов.

Зачем вам отслеживать изменения в Google Таблицах?

Отслеживание изменений позволяет увидеть, какие изменения произошли и когда. Затем вы можете вернуться к предыдущей информации.

В Документах Google можно просто выбрать «Отслеживать изменения». С этого момента каждое изменение помечается как «Предложение» до тех пор, пока оно не будет разрешено. В Google Таблицах нет такой функции. Вместо этого вам нужно отслеживать изменения, используя несколько других функций:

• Вы можете получать уведомления, когда происходят изменения.
• Вы можете увидеть историю изменений ячейки.
• Вы можете увидеть полную историю версий документа.
• Вы можете защитить определенные листы или диапазоны данных от изменений.

Вместе эти функции позволяют получать уведомления об изменениях, видеть изменения и предотвращать изменения. Хотя это может быть не так элегантно, как просто щелкнуть «Отслеживать изменения», на самом деле это очень гибкое решение.

Как отслеживать изменения в Google Таблицах

Допустим, некоммерческая организация пытается разделить свой бюджет между тремя людьми и хочет убедиться, что любые изменения видны. Отказ от предоставления общего доступа к документу — это не вариант; каждый должен работать над этим сразу.

Вы должны начать с защиты любых листов, которые не хотите менять. Затем вы включите уведомления. Наконец, вы должны поделиться документом с людьми, с которыми хотите им поделиться.

Если в какой-то момент вы заметили изменения, с которыми не согласны, вы можете использовать историю версий, хранящуюся в Google Таблицах, чтобы отменить внесенные изменения.

1. Защитите свой лист от изменений

Перед тем, как предоставить общий доступ к листу, возможно, на нем есть области, которые вы хотите защитить. В этом случае вы можете захотеть, чтобы все могли видеть бюджет и добавлять транзакции, но вы можете не захотеть, чтобы они редактировали инструкции в верхней части страницы.

• Выделите ячейки, которые хотите защитить.
• Щелкните Инструменты -> Защитить лист.
• Щелкните «Диапазон».
• Нажмите «Установить разрешения».

Здесь у вас есть два варианта:

• Показывать предупреждение при редактировании диапазона. Каждый раз, когда кто-то пытается отредактировать ячейку в этом диапазоне, он будет получать предупреждение, предупреждающее их не делать этого. Важно отметить, что они могут переопределить это предупреждение, если захотят. Это используется для мягких предупреждений, которые можно игнорировать.
• Ограничьте круг лиц, которые могут редактировать этот диапазон. Вы можете разрешить редактирование только себе или другим людям. Например, если у вас есть другой администратор, вы можете захотеть, чтобы и вы, и они могли редактировать эти ячейки.

Вы можете защитить либо весь лист в документе, либо отдельные столбцы. В любой момент вы можете перейти в «Защитить лист», чтобы просмотреть уже установленные защищенные листы и диапазоны.

2. Измените правила уведомлений.

Теперь вы хотите получать уведомления о любых изменениях в вашем листе. Нажмите «Инструменты -> Правила уведомлений».

Правила уведомления состоят из двух частей:

• Когда вы должны быть уведомлены. Это может быть установлено как «Произведены любые изменения». или «Пользователь отправляет форму». В этом случае мы отслеживаем изменения. Итак, мы хотим выбрать «Все изменения внесены».
• Как вы должны быть уведомлены. Это может быть либо «Электронная почта — ежедневный дайджест», либо «Электронная почта — сразу». Это зависит от ваших личных предпочтений. Если изменений будет много, ежедневный дайджест — лучшее решение. Но если вам нужны срочные уведомления, лучше сразу.

Теперь вы получите уведомление по электронной почте, когда будут внесены изменения, и вы сможете ссылаться на эти электронные письма, чтобы отслеживать изменения.

Когда бы вы не хотели получать уведомление? Если вас не беспокоит, когда будут внесены изменения, но вы просто хотите иметь возможность вернуться к предыдущим версиям, вы можете сделать это через историю версий.

3. Поделитесь своим документом

Конечно, вы также можете отслеживать изменения, даже если вы не предоставляете общий доступ к своему документу. Но отслеживание изменений обычно наиболее полезно, когда вы делитесь документом с другими. Когда вы поделитесь своим документом с другими, вы увидите, кто внес какие изменения.

Вы можете поделиться документом двумя способами:

• Вы можете отправить документ конкретным людям. Как правило, это наиболее безопасный вариант.
• Вы можете отправить ссылку на документ людям. Вы можете либо ограничить это (для определенных людей), либо сделать так, чтобы любой, у кого есть ссылка, мог редактировать ее.

Вы также можете установить разрешения несколькими способами:

• Зрители могут просматривать документ, но не могут вносить изменения.
• Комментаторы могут комментировать документ, но не могут вносить изменения.
• Редакторы могут редактировать документ; это может быть опасно.

После того, как вы поделились документом, вы должны начать получать обновления, когда кто-либо редактировал документ.

4. Проверка истории документа

Теперь вы настроили электронную почту для любых изменений, внесенных в лист. Но что, если вам интересно узнать об определенной области листа? Было бы больно пытаться просмотреть историю версий, чтобы увидеть, когда были внесены изменения в конкретную ячейку.

С этой целью в Google Таблицах есть новая функция, которая может отображать историю ячейки.

• Выберите ячейку.
• Щелкните ячейку правой кнопкой мыши.
• Выберите «Показать историю изменений».

Теперь вы увидите всю историю ячейки. В этой истории будут отображаться только изменения значения ячейки, но не изменения форматирования, как в Google Doc. Но это позволит вам вернуться к предыдущим значениям ячеек по одному.

5. Возврат к предыдущим версиям документа

Помимо возможности видеть историю редактирования определенной ячейки, вы также можете выбрать просмотр предыдущих версий документа. Просто перейдите в «Файл -> История версий -> Просмотреть историю версий».

На панели истории версий вы можете увидеть предыдущие версии файла, включая текущую. Затем вы можете выбрать предыдущую версию и восстановить ее, присвоить ей имя или сделать копию.

Вы можете периодически сохранять версии, давая им имена. Затем вы можете вернуться к этим версиям, если внесены изменения, которые вам не нужны. Вы также можете выбрать отображение только названных версий, что упрощает возврат к определенным файлам.

Отслеживание и возврат изменений в Google Таблицах

Google Таблицы предоставляют вам несколько методов отслеживания и отмены изменений.

Чтобы отслеживать изменения, вы можете:

• Просмотрите историю версий документа.
• Щелкните ячейку правой кнопкой мыши, чтобы просмотреть ее индивидуальную историю.
• Получайте уведомления о внесении изменений.

Чтобы отменить изменения, вы можете:

• Запретить изменение определенных ячеек.
• Вернитесь к предыдущим версиям документа.
• Вручную верните в ячейки предыдущие значения.

Хотя это немного привередливо, возможность отслеживать изменения в Google Таблицах и просматривать историю ячеек чрезвычайно полезна. Если вы работаете над какими-либо важными документами, вам нужно будет получать уведомления об изменениях — в противном случае лист может очень быстро выйти из-под контроля. А отслеживая историю версий, вы можете быть уверены, что данные никогда не потеряны. Мы надеемся, что теперь вы лучше понимаете, как отслеживать изменения в Google Таблицах.

Как настроить уведомления для изменений в листах Google

Когда вы разделяете электронную таблицу в Google Pastets , вы захотите увидеть изменения других. Ты мог бы Проверьте историю версий , но оставаться на вершине вещей в режиме реального времени, получение уведомлений о каждом изменении гораздо более эффективно.

Установить уведомления в Google Pailets

Вы можете включить уведомления для изменений в листы Google с парой вариантов. Итак, откройте свою электронную таблицу и щелкните инструменты и GT; Правила уведомления из меню.

Теперь вы увидите, что у вас есть возможность получить электронное письмо при выполнении любых изменений или когда пользователь представляет форму (если вы есть форма Google подключен к вашему листу Google).

Вы также можете выбрать ежедневный дайджест или письмо прямо сейчас. Ежедневный дайджест завершит изменения или представления в один адрес электронной почты, тогда как другая сразу уведомит вас.

Сделайте свои выборы и нажмите «Сохранить».

Получите уведомление по электронной почте

Чтобы увидеть пример уведомления, который вы получите, выберите скриншот ниже. Он отображает пользователь, который сделал изменения вместе с датой и временем. Вы также можете использовать ссылки «Нажмите здесь», чтобы просмотреть редактировать или увидеть текущий Версия электронной таблицы Отказ

Опять же, если вы решите получать ежедневную дайджесту вместо немедленного электронного письма, вы увидите все изменения, сделанные в одном сообщении.

Редактировать, удалить или добавить уведомления

Вы можете редактировать правило уведомления, которое вы создаете, удалите один или добавляйте больше. Голова до того же места, инструменты и GT; Правила уведомления.

• Чтобы изменить существующее правило, нажмите «Изменить» рядом с ним, внесите изменения, и нажмите «Сохранить».
• Чтобы удалить правило, нажмите «Удалить», а затем подтвердите, нажав «ОК» во всплывающем окне.
• Чтобы настроить другое правило, нажмите «Добавить другое правило уведомления», сделайте свои выборы и нажмите «Сохранить».

Уведомления в листах Google сохраняют вас в курсе любых изменений, которые другие делают. И помните, вы также можете См. Изменения в конкретной ячейке в листах Отказ

Как отслеживать изменения в Google Таблицах с уведомлениями по электронной почте и историей изменений

Простое и бесперебойное сотрудничество имеет решающее значение в эпоху удаленной работы. К счастью, у Google есть несколько вариантов совместного использования, которые позволяют нескольким пользователям работать над одним и тем же проектом. Знание того, кто внес изменения в файл и когда, может иметь решающее значение для эффективного управления электронными таблицами.

К счастью, в Google Таблицах есть некоторые функции, которые позволяют отслеживать изменения, внесенные в ваши электронные таблицы. Первый — это уведомления Google Sheets, а второй — ваша история изменений. В этой статье мы подробно расскажем об этих основных функциях, объясним, как их активировать, и объясним, почему они необходимы для ваших электронных таблиц. Проверять Причины предпочесть Chromebook ноутбуку с Windows.

Зачем использовать уведомления по электронной почте в Google Таблицах?

При работе с большой электронной таблицей, в содержимое которой вносят изменения многие сотрудники, может быть трудно понять, какие изменения вносит каждый соавтор. Гораздо лучше знать, кто внес то или иное изменение, особенно руководителям проектов.

Вы можете проверить историю изменений, чтобы узнать, кто внес изменения. Однако скрининг с помощью этой функции может быть утомительным, если случаев много. Кроме того, вы можете использовать уведомления Google Sheets. Таким образом, вы будете уведомлены по электронной почте.

Если вы в пути, убедитесь, что у вас включены уведомления по электронной почте для мобильных устройств, чтобы ничего не пропустить.

Как включить уведомления по электронной почте в Google Sheets

Включение уведомлений по электронной почте занимает всего несколько минут, и как только вы это сделаете, оно останется активным, пока вы не внесете дополнительные изменения в настройки. Выполните следующие действия, чтобы включить уведомления:

• Откройте электронную таблицу, для которой вы хотите включить уведомления по электронной почте.
• Нажмите «Инструменты» в верхней части таблицы. Появится раскрывающееся меню.
• Нажмите на Правила уведомления , который открывает новое окно посередине экрана.

• Здесь вы можете установить правила. Если вы выбираете вариант из первого раздела, вы должны указать, когда вы хотите получать уведомления. Либо вы выбираете, когда: вносятся какие-либо изменения, либо пользователь отправляет форму.
• Во втором разделе вы можете выбрать Электронная почта — сводка за день или же Электронная почта — Немедленно.

• Нажмите на спасти Когда вы выбираете предпочтительные настройки,

Мы подробно опишем каждую из настроек с дополнительными пояснениями в нижней части статьи.

Как добавлять и удалять правила уведомлений в Google Sheets

Если вы хотите добавить больше правил, изменить существующие или удалить их, перейдите к параметру «Установить правила уведомлений», нажав «Правила и инструменты уведомлений».

Если у вас уже есть существующее правило уведомления, оно появится в списке. Вы можете нажать удалять или же Выпуск , или нажмите Добавить еще одно правило уведомления для создания нового правила. Когда вы закончите вносить изменения, нажмите Сделанный чтобы спасти их.

Понимание параметров в правилах уведомлений

В правилах оповещения есть два раздела: первый Медиа меня на Второй СМИ с.

1. Сообщите мне на [ваш адрес электронной почты], когда.

• Внесены любые изменения: при выборе этого параметра все вносимые вами изменения записываются в электронную таблицу и уведомляются пользователю по электронной почте, на месте или в ежедневно читаемой сводке.
• Пользователь отправляет форму: при выборе этого параметра вы будете получать уведомления всякий раз, когда кто-то отправляет форму. Google Forms позволяет связать ваши формы с электронной таблицей. Это может быть что угодно, от анкеты до заявления в колледж.

2. Сообщите мне с…

• Электронная почта — ежедневная сводка: если выбран этот параметр, список пользовательских изменений будет получен в конце дня или в указанное время. Если вы выберете эту опцию, вы будете получать уведомления позже, а не сразу после их создания. Это для тех, кто не хочет получать уведомления об изменениях немедленно. Это также идеально подходит для всех, кто работает в огромной компании, где рабочая таблица постоянно меняется, чтобы избежать заполнения вашего почтового ящика уведомлениями. Обязательно установите время доступа вне периода блокировки электронной почты, если вы установили какое-либо ограничение.
• Электронная почта — немедленно: при выборе этого параметра вы будете получать электронное письмо всякий раз, когда происходит изменение электронной таблицы. Это идеально подходит для людей, которые имеют дело с конфиденциальной информацией и хотят получать электронные письма, если что-то изменится.

Мы не рекомендуем использовать этот параметр для таблицы с более чем двумя или тремя соавторами, чтобы не подвергаться постоянным уведомлениям. Если вам нужно использовать этот метод, было бы неплохо настроить папку Gmail для получения всех уведомлений.

Зачем использовать историю изменений Google Sheets?

Вы можете использовать функцию истории изменений Google Sheets, если вам не нужны уведомления по электронной почте, но вы можете отслеживать изменения, внесенные в вашу электронную таблицу. Google Sheets сохранит небольшие изменения, если они происходят достаточно далеко друг от друга, поэтому вам не нужно беспокоиться о том, что вы пропустите какие-либо важные изменения.

Только владелец электронной таблицы и все, у кого есть доступ к редактированию электронной таблицы, могут просматривать историю версий электронной таблицы в Google Sheets.

Поскольку изменения находятся в облаке, вы можете получить доступ к своей истории изменений и найти именно ту версию, которую ищете. Это идеальный вариант, если член вашей команды (или вы) допустил ошибку и ему нужно понизить рейтинг. Вы также можете назвать изменения, чтобы увидеть, какую версию вы хотите. Проверять Как использовать Google Документы: полное руководство для начинающих.

Как просмотреть историю изменений в Google Sheets

Чтобы получить доступ к истории версий Google Таблиц, убедитесь, что вы внесли достаточно изменений в таблицу, прежде чем Таблицы смогут создать историю изменений. Вот шаги, которые необходимо выполнить, чтобы получить доступ к истории изменений:

• Нажмите «Файл» на верхней панели. Это вызовет раскрывающийся список.
• Там нажмите «История изменений».
• Нажмите Просмотреть историю изменений в меню. В качестве альтернативы вы можете использовать Ctrl + Alt + Shift + H.

Боковая панель откроется в правой части экрана. Там вы можете нажать на три вертикальные точки рядом со Старыми версиями и нажать Восстановить эту версию. Вы также можете нажать на метку этой версии, чтобы дать имена конкретным сохранениям. Если вы хотите создать новый экземпляр электронной таблицы, нажмите Создать копию.

Когда вы создаете новую копию электронной таблицы, она начинается заново и имеет новую историю изменений. Если вы все еще хотите отслеживать изменения в новой электронной таблице, вы можете удалить самую старую таблицу, чтобы избежать путаницы в будущем.

Различия между уведомлениями по электронной почте и историей редактирования

Уведомление Google Sheets позволяет вам получать электронные письма каждый раз, когда пользователь изменяет электронную таблицу. При использовании журнала модификаций изменения только записываются, а пользователь не уведомляется эффективно.

Верхушка айсберга

В большинстве случаев рекомендуется использовать эти две функции для важных электронных таблиц. Хотя они обсуждались в этой статье, это лишь малая часть всех инструментов, которые Google Таблицы предоставляют командам, работающим над электронными таблицами.

Нам еще многое предстоит узнать, поэтому продолжайте читать, чтобы узнать обо всем, что может предложить это мощное приложение. Теперь вы можете просмотреть Как правильно расположить столбцы в Google Таблицах.