Загружаем большой объем документов в 1С за раз
Сервис Entera экономит очень много времени бухгалтера благодаря автоматизации ввода первичных документов в 1С.
В этой статье мы разберем самый экономичный по времени способ одновременной загрузки большого количества документов
Инструкция на примере 1С 8.3
*при необходимости инструкцию по установке Entera в вашей 1C Вы найдете по ссылке.
Шаг 1. Сканирование
Если у Вас есть потоковый сканер — отлично! Если нет — ничего страшного, просто отсканируйте или сфотографируйте документы по-отдельности.
Шаг 2. Загрузка и распознавание
Можно сохранить все отсканированные документы в один файл pdf (но не более 100 страниц) или создать несколько.
После этого нажимаем кнопку “Отправить документ” и выбираем наши файлы.
На распознавание потребуется некоторое время, но нет необходимости следить за процессом. Вы можете спокойно работать в вашей базе или даже выключить компьютер, это не помешает процессу распознавания.
Если Вам нужно распознать документы как можно быстрее — щелкните по документу правой кнопкой мыши и нажмите «Ускорить распознавание задания». Тогда Entera будет знать, что распознаванию ваших документов нужно отдать наибольший приоритет.
Шаг 3. Проверка и заведение документов в 1С
Entera распознает документы с точностью 98%, автоматически проверяя правильность итоговых сумм в документе и сопоставляя контрагентов с базой ЕГРЮЛ.
На возможные ошибки сервис сам обратит Ваше внимание.
Вы можете за один раз завести сколько угодно документов, выделив их галочкой и нажав кнопку “Создать документы”. Entera справится с этим буквально за пару минут.
Удобнее заводить одновременно однотипные документы — например, те, из которых формируется “Поступление”, но если в настройках задать типы создаваемых документов по умолчанию, то можно одновременно обрабатывать и документы разных типов.
Важно: сопоставление номенклатуры
Entera запоминает, какие позиции контрагента вы сопоставили с Вашими позициями в 1С. Кроме того, при получении новых позиций Entera сама предложит Вам наиболее подходящие варианты из Вашей номенклатуры, с помощью умного поиска по справочникам.
Сервис устроен так, чтобы процесс сопоставления номенклатуры был точным и отнимал минимум Вашего времени.
Если у Вас возникают проблемы с сопоставлением (или любые другие) — обратитесь в службу заботы о клиентах Entera, наши специалисты помогут Вам максимально упростить этот процесс.
Печать и отправка из 1С 8.3 нескольких документов в одном
Иногда нужно распечатать или отправить по электронной почте из 1С 8.3 сразу несколько документов. Причем если документов очень много, то выводить их на печать, а затем отправлять по одному — очень трудозатратный процесс. В 1С последних версий есть механизм, который позволяет нам это сделать.
Выделение сразу нескольких документов в списке 1С
Для начала нам нужно выделить несколько документов в списке сразу. Существует несколько вариантов это сделать:
- В списке документов нажать ctrl+a — таким образом, вы выделите абсолютно все документы в списке. Причем до выделения, можно применить к списку какой-либо фильтр, тогда по нажатию ctrl+a будут выделены только документы соответствующие фильтру;
- В списке документов зажать ctrl и мышкой щелкать на нужные документы;
- В списке документов зажать shift и мышкой выделить с какого по какой документ необходимо выделить.
Выделение нескольких документов
Печать нескольких документов в одном
После того как вы выделили нужные документы, можно вывести их на печать. Для этого нужно нажать на кнопку «Печать» или возможно это будет кнопка с изображением принтера.
Печать нескольких документов
Затем в выпадающем списке нужно выбрать интересующую вас печатную форму. После чего, вы увидите, что все выделенные ранее вами документы выведены в один файл.
Несколько документов в одном
Теперь отправить на печать этот документ не составит труда. Просто жмите на кнопку «Печать». Готово. Вы распечатали множество документов одновременно и сэкономили кучу времени.
Отправка нескольких документов из 1С по электронной почте одним файлом
Существует два способа отправить по электронной почте, сформированный в предыдущем пункте документ.
Как прикрепить много документов в 1с 8
В тройке (1С:Бухгалтерии 8.3, редакция 3.0) есть совершенно замечательная возможность по пакетному выставлению документов.
Эта возможность подходит для тех компаний, которые выставляют из месяца в месяц одни и те же услуги (или группы услуг) одним и тем же контрагентам.
Ну, например, представим, что мы интернет провайдер.
У нас 200 клиентов:
- 150 из которых платят каждый месяц по тарифу «Эконом» 1000 рублей
- 50 платят 3500 рублей по тарифу «Бизнес».
В этом уроке я расскажу как в 1С упростить этот процесс до невозможности.
Напоминаю, что это урок и вы можете смело повторять мои действия в своей базе (лучше копии или учебной), главное чтобы версия базы была 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.
Включаем пакетное выставление документов
Заходим в раздел «Главное» пункт «Функциональность»:
Переходим на закладку «Торговля» и устанавливаем (если она уже не стоит) галку «Пакетное выставление актов и счетов-фактур»:
Заносим клиентов в справочник
Заходим в раздел «Справочники» пункт «Контрагенты»:
Создаем в группе «Покупатели» две подгруппы: Тариф «Бизнес» и Тариф «Эконом»:
На тарифе «Бизнес» у нас 50 покупателей, в учебных целях занесём первых двух.
Заносим первого контрагента на тарифе «Бизнес», вот его карточка:
Переходим в договоры клиента и создаём там новый договор:
Заполняем в договоре тип цен «Оптовая», срок действия до конца года и вид расчётов.
Вид расчётов нужно создать самим и назвать его, например, Связь «Бизнес». Этот вид ни на что не влияет, а просто помогает нам отделить клиентов на тарифе бизнес от клиентов на тарифе эконом.
Таким же образом создадим второго клиента в группе Тариф «Бизнес»:
Обязательно указав в его договоре тот же тип цен и тот же вид расчетов.
Получается у всех контрагентов группы Тариф «Бизнес» будет договор с одним и тем же типом цен и одним и тем же видом расчётов. Зачем это нужно — вы узнаете чуть ниже.
И так мы заполняем столько покупателей на тарифе бизнес сколько нам нужно.
Переходим к группе Тариф «Эконом».
Создаём первого клиента и его договор:
Вот карточка договора:
Обращаю ваше внимание, что вид расчетов у этой группы контрагентов будет другой (но одинаковый для них всех), например, назовём его Связь «Эконом».
Таким же образом создадим второго покупателя на тарифе эконом:
И таким же образом заполним столько покупателей сколько нам нужно.
Заносим услуги в справочник
Переходим в раздел «Справочники» пункт «Номенклатура»:
В группе «Услуги» создаём две услуги, Интернет Бизнес и Интернет Эконом:
Устанавливаем цены на услуги
Заходим в раздел «Склад» пункт «Установка цен номенклатуры»:
Создаём новый документ «Установка цен номенклатуры» от начала года. Тип цен «Оптовая», в табличной части добавляем наши услуги и цены:
Выставляем акты и счет-фактуры
Подготовительная часть закончена. Теперь мы можем каждый месяц (или чаще) выставлять всем нашим покупателям акты и счета-фактуры в пакетном (групповом) режиме.
Сделать это очень просто.
Заходим в раздел «Продажи» пункт «Оказание услуг»:
Если у вас нет этого пункта — значит вы не включили галку «Пакетное выставление актов и счетов-фактур» в функциональности (мы сделали это на самом первом шаге этого урока).
В начале выставим весь пакет документов для всех контрагентов тарифа «Эконом».
Для этого укажем вид расчета Связь «Эконом», номенклатуру (услугу) Интернет Эконом, а затем в табличной части нажмём кнопку «Заполнить»->»По виду расчетов»:
1С в этом случае проанализирует договоры всех контрагентов, в которых заполнен указанный вид расчетов и подставит этих контрагентов вместе с этими договорами в табличную часть:
Цена в табличной части подставилась благодаря тому, что мы указали её в документе «Установка цен номенклатуры» для услуги «Интернет Эконом».
Если требуется также выставить счета-фактуры, переходим на вкладку «Счета-фактуры» и нажимаем кнопку «Отметить все»:
Проводим документ и видим, что сформировались все проводки, которые обычно формируются актом и счетом-фактурой, только для всех контрагентов сразу:
Из этого же документа мы можем напечатать акты, счета-фактуры или упд сразу для всех контрагентов:
Аналогичным образом выставим пакет документов для клиентов тарифа «Бизнес»:
Вот как легко и просто делать пакетное выставление актов и счетов-фактур в 1С:Бухгалтерии 8.3, редакция 3.0.
Мы молодцы, на этом всё
Кстати, подписывайтесь на новые уроки.
С уважением, Владимир Милькин (преподаватель школы 1С программистов и разработчик обновлятора).
Как помочь сайту: расскажите (кнопки поделиться ниже) о нём своим друзьям и коллегам. Сделайте это один раз и вы внесете существенный вклад в развитие сайта. На сайте нет рекламы, но чем больше людей им пользуются, тем больше сил у меня для его поддержки.
Как прикрепить внешний файл
Прикрепление файлов в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0
В бухгалтерской конфигурации есть возможность прикреплять только к документам. Для примера возьмем документы Поступление товаров и услуг, откроем любой:
В верхней командной панели нажимаем на иконку со скрепкой:
В открывшейся форме будут храниться все прикрепленные к документу файлы. Расширение файлов может быть произвольное. Если прикрепляется картинка, то в окне справа она будет открываться для предварительного просмотра. Нажимаем Добавить, в появившемся диалоговом окне выбираем нужный файл. После этого он появится в списке:
Если нужно добавить несколько файлов, повторяем это действие. После возвращения в список документов видим, что напротив данной накладной появилось изображение скрепки, это говорит о том, что к документу есть прикрепленные файлы:
Просмотреть прикрепленные к документу файлы или добавить новые мы можем не только из карточки документа, но и из списка — в командной панели также видим иконку со скрепкой. При необходимости нужно выделить строку с нужным документом и нажать на эту кнопку.
Прикрепление файлов в Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация 2.0, ERP 2.1
В перечисленных конфигурациях файлы можно прикреплять не только к документам, но и к справочникам.
В формах документов для прикрепления используем ссылку Файлы:
В открывшемся окне будет храниться список всех добавленных файлов.
Для демонстрации прикрепления файлов к справочникам откроем любой справочник, например, карточку партнера:
В карточке справочника для доступа к присоединенным файлам также используем ссылку Файлы.
Вас интересуют дополнительные функции,
модули, индивидуальные разработки?